PVY055 – ORGANISATION HEBDOMADAIRE 1 – Collecter et Trier

organisation
Cette semaine, nous rentrons dans une phase active et fondamentale : l’organisation hebdomadaire.
La gestion de son planning et de ses tâches est un travail de longue haleine, qui est à faire régulièrement dans le cadre d’une routine bien établie.
Cette routine a plusieurs objectifs :
  • Lister tout ce qui est à faire
  • Eliminer ce qui n’est pas essentiel ou le reléguer dans une liste «Un jour peut être» ou « plus tard »
  • Prioriser les tâches et projets
  • Planifier les tâches et projets
La régularité est essentielle, car elle évite de prendre du retard, de se laisser déborder et de louper une échéance importante. En plus, si cette routine devient une réelle habitude, vous allez la dupliquer au niveau de chaque journée de travail et vous allez au final gagner en rapidité d’exécution.
Cette organisation hebdomadaire, va être le pilier de votre organisation globale, elle vous permettra de gérer votre agenda, de planifier vos événements personnels, vos réunions et rendez vous professionnels, les réunions avec vos collaborateurs et votre temps de travail seul.
Personnellement, je le fais le lundi matin et dans mon agenda, tous les lundis matins, j’ai un bloc de 2 heures, appelé ORGA, car il est essentiel que vous bloquiez réellement du temps pour vous dans votre agenda, pour ne pas oublier de le faire, ne pas le remettre à plus tard c’est à dire jamais. La régularité de cette phase hebdomadaire est essentielle, car de cela va découler, votre TO DO, la maîtrise de votre agenda et votre zénitude d’une façon générale.
Il faut compter 2 heures au début, pendant les premiers mois et ensuite en moins d’un heure par semaine, vous devriez être en mesure de faire tourner le système.
Cela deviendra une routine et on ne va pas reparler des routines et de leur force, vous savez que j’en suis une fervente défenderesse, bien que pendant longtemps, je considérais que de faire des choses répétitives et régulièrement, c’était un truc de « vieux », que c’était avoir une vie triste que d’avoir une vie avec des routines. Depuis, j’ai bien compris que d’avoir une vie avec des routines, ce n’était pas avoir une vie routinière ! 

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : QUAND ?

Il y a plusieurs possibilités, tant que celles-ci répondent à une contrainte essentielle : Vous devez être seul et totalement concentré sur cette activité.
Après, vous pouvez le faire le vendredi en fin d’après midi pour la semaine suivante, qui pour certains sera une bonne façon d’avoir l’esprit totalement libre pour le week end et de ne pas avoir des trucs « oubliés » qui surgissent en plein week end familiale.
Pour d’autres, le dimanche soir pourra être une option. Pour ceux par exemple qui voyagent pour ce rendre dans leur ville de travail, qui sont à l’hôtel tous les dimanches.
Dernière option, le lundi matin à la première heure. Il faudra peut être arriver plus tôt ce jour là, pour que vous soyez certain de ne pas être dérangé.
Encore un fois, quelque soit le jour et le moment choisi, il est impératif de le mettre dans son agenda, toutes les semaines, et ce dès le moment où vous décidez de le faire. Si vous utilisez un agenda électronique, vous utiliserez la fonction de répétition hebdomadaire. Si vous utilisez un agenda papier, ce sera un peu plus long, alors courage.
Si jamais vous savez à l’avance que vous ne pourrez pas effectuer votre routine de la prochaine semaine, il sera important dans ce cas, d’anticiper votre organisation personnelle, plutôt que de la reporter ou tout simplement de ne pas la faire pendant une semaine. On perd vite les bonnes habitudes et en fonction de votre métier, vous pourriez vite vous retrouver débordé.

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : COMMENT ?

On éteint son téléphone, son smartphone. On va ouvrir sa boite mail et son agenda mais en restant OFF LINE pour éviter d’être perturbé par des mails entrants.

OUVRIR L’AGENDA

Dans cette première étape, vous prenez connaissance de votre agenda pour la semaine, mais aussi pour la semaine suivante, voire plus loin, pour avoir une idée générale de ce que vous avez déjà dans votre agenda. Par exemple, les déplacements qui sont déjà programmés depuis longtemps, les réunions récurrentes.
Vous avez donc déjà une idée du « taux de charge » de votre agenda.
Ensuite, on ne touche plus à l’agenda pour le moment.

COLLECTER LES DONNEES

C’est la phase de récupération des éléments stockés et qui sont à faire dans les prochains jours ou semaines.
Ce sont : 
  • Les mails que vous avez flagués ou tagués, ou stockés dans un répertoire particulier.
  • Les choses que vous avez noté sur votre petit carnet au fil de l’eau, dans votre billet journal ou dans une application de notes,
  • les post it que vous avez dans tous les coins,
  • des documents papiers que vous avez dans une bannette « en attente »,
  • Les listes de tâches, todo de la semaine précédente 
  • Les mémos vocaux que vous avez enregistrés dans votre voiture.
  • Des notes ou rappels qui peuvent émaner d’un CRM
  • Des documents à lire
  • des documents à classer, à archiver.
Tout dépend de votre façon de travailler, si vous êtes très digital, tout analogue, ou un mixte des deux. Bref, tout ce que vous avez mis de côté d’une façon ou d’une autre.
On va récupérer tous ces éléments, sans exception et on va commencer à trier tout cela.
Les premières fois, cela peut être long, car il est possible que vous ayez beaucoup de choses en attente, des notes partout, des piles de post it et autres. Mais on prend son courage à 2 mains, comme dans toute méthode d’organisation, c’est le premier pas qui coûte et ensuite, vous allez vous auto congratuler tellement vous allez gagner en temps et en organisation.
Cela vous parait peut être idéaliste, mais je peux vous assurer que cette technique d’organisation est un outil fantastique, que j’utilise personnellement depuis plusieurs années et comme me l’a dit récemment mon chef «  il est épaté par mon organisation personnelle ». Alors je vous souhaite aussi de pouvoir mettre un système d’organisation performant.
Comme chaque technique d’organisation, ce n’est pas un outil universel et rigide. Testez le pendant plusieurs semaines et adaptez le à votre propre de fonctionnement.

LE TRI DES DONNEES

Le tri va consister à définir ce qui doit être fait
  • cette semaine,
  • la semaine prochaine,
  • jamais,
  • ce qui peut être délégué,
  • ce qui peut être repoussé à plus tard.
En fonction de votre façon de travailler, il va donc falloir ouvrir ou créer des fichiers, ou des listes, ou un carnet, qui va correspondre aux différentes échéances.
Vous allez  tout reprendre un à un, tout relire et décider de ce que vous en faites.
Ce pourrait aussi être des tâches créés dans un gestionnaire de tâches, avec un code couleur qui différencie le degré d’urgence (ASANA, WUNDERLIST,NOZBE)
wunderlist
source : wunderlist.com
asana
source : asana.com
nozbe
source : www.nozbe.com
Quelque soit le système que vous décidez d’utiliser, prenez le temps de la réflexion.
L’outil doit correspondre à votre personnalité, ce ne doit pas être un trop grande contrainte ou un trop grand changement. 
L’idée, c’est d’avoir un endroit où vous allez « stocker » les tâches à faire et qui soit évolutif. 
Si vous utilisez le gestionnaire de tâches d’Outlook ou de Gmail, les couleurs vous aideront et vous pourrez faire évoluer la couleur de tâche, sans avoir à la saisir à nouveau ailleurs.
Vou pouvez aussi utiliser un système KANBAN, manuel ou digital. C’est un système simple et efficace, surtout pour les visuels ou créatifs. Toutes vos tâches sont inscrites sur des post it. vous les collez sur un tableau qui comportent plusieurs colonnes que vous définissez: cette semaine, aujourd’hui, la semaine prochaine, plus tard etc… 
kanban
source : www.yeswekanban.net
Vous placez vos post it dans les colonnes et au fur et à mesure vous les faites changer de colonnes, jusqu’à les mettre dans la colonne « terminé » et de les jeter. http://kanbantool.com/product
kanban organisation
source yeswekanban.net
Il existe le même système digital, qui vous permettra de vous « balader » avec, ce qui sera plus facile que d’emporter votre grand tableau. (Trello)
trello organisation
source : www.trello.com
Par ailleurs, Excel peut aussi être un excellent gestionnaire de tâches, alors si vous l’utilisez habituellement, n’hésitez pas, surtout si le look de votre liste n’est pas votre priorité.
En faisant cela, on fait très attention, on n’est pas là pour « faire » les tâches, on est là pour les catégoriser, les classer, les prioriser. A moins que vous trouviez une tâche qui va vous prendre 2 minutes, et que vous allez faire de suite, pour le reste vous ne touchez à rien.
Alors vous avez tout trié et organisé par priorité ou catégorie. Vous avez jeté ce qui est finalement inutile, dans la corbeille. Vous avez identifié ce que vous devez déléguer, et ces tâches sont soit dans une pochette pour votre collaborateur, ou bien, vous avez trouvé un mail avec une tâche pour votre collègue et  vous lui avez transmis.
Et vous vous retrouvez avec ce qui est à faire dans les 2 prochaines semaines.
On va donc pouvoir passer à la planification des tâches. A suivre …
Pour aller plus loin :
comparateurs de gestionnaires de tâches :
N’oubliez pas de revoir votre Année 2016, faire votre bilan et réfléchir à vos objectifs pour 2017 !
 

PVY 054 COMMENT DIRE NON ?

non comment
Dans l’épisode précédent, nous avons avons vu pourquoi nous devons dire non et quel doit être notre raisonnement avant de décider de dire OUI ou NON.
Le principe de base est d’avoir toujours à l’esprit que lorsque l’on dit OUI à une chose, on dit NON à autre chose. Notre temps est précieux, et tout aussi précieux que celui de la personne qui vous fait une demande. 
Chacun fait ensuite l’évaluation des conséquences du OUI ou du NON, par rapport à ses objectifs personnels ou professionnels. La réponse, quelle qu’elle soit, doit être véritablement intentionnelle et en conscience. Ce n’est pas une réponse à la va vite, que l’on va regretter ensuite.
Nous avons vu pourquoi nous avons tendance à dire OUI, ainsi que les techniques de manipulation qui peuvent influencer notre comportement.
Or, ce que nous souhaitons en tant que personne efficace et gardienne de notre temps et de nos priorités, c’est que lorsque nous nous engageons à faire une chose, ce soit avec enthousiasme, sans regret, parce que nous avons soigneusement pesé le pour et le contre.
Notre OUI doit signifier que ce que l’on nous demande est parfaitement aligné sur notre but, notre objectif et nos valeurs et que par conséquent nous souhaitons pouvoir réaliser la tâche ou la demande de la meilleure des façon possible.
C’est pour cela que nous devons apprendre à dire NON à tout ce qui ne rentre pas dans ce schéma. Aussi, nous allons voir comment dire NON. Pour être en mesure de dire de vrais « OUI » il faut apprendre à dire de vrais NON.

Quelques Principes

Afin de dire NON de la meilleure des façons, il faut garder quelques principes à l’esprit :
– être certain de notre réponse
– Etre respectueux de la personne qui a demandé
– Afficher de la bonté et de la compassion
– Donner une explication ou une raison si possible – mais ne pas se laisser entraîner dans des discussions interminables. Plus les explications du refus sont longues, plus elles affaiblissent le NON. Nous ne sommes pas obligés de justifier nos choix, cependant, dire un simple NON, risque de ne pas être suffisant. On va donc donner une explication courte, claire, structurée qui permettra à notre interlocuteur de saisir le cheminement de notre réflexion. Il ne faut pas que cette explication soit une invention de toute pièce, mais elle doit reposer sur des faits. Vous n’êtes pas un tire-au-flanc qui veut échapper à son travail habituel.
1. Dîtes NON et pourquoi
2. Soyez assertif et Courtois
définition de l’assertivité : https://fr.wikipedia.org/wiki/Assertivit%C3%A9, c’est à dire s’exprimer avec fermeté et assurance, défendre sa position, sans agressivité ou manipulation.
3 Proposez un choix que le demandeur devra arbitrer
4. Soyez ferme, Défendez votre territoire, votre choix.
5. Proposez une alternative
Il faudra rappeler les faits, c’est à dire la demande qui a été formulée. Puis expliquer les conséquences de cette demande si celle ci est acceptée. Et si possible une alternative.
Exemple :
Votre patron vous demande de préparer une présentation pour dans 2 jours,  alors que vous avez déjà un autre travail à finir pour le même jour.
  1. Les faits : tu m’as demandé de préparer la présentation pour la réunion X. Je travaille actuellement sur le sujet Y qui est à rendre après demain aussi.
  2. Les conséquences : Je ne pourrais rendre une qualité de travail correct si je fais les deux choses. OU Je vais devoir faire un choix entre ces 2 dossiers, que suggères tu ?
  3. Une solution : Pourrais tu proposer cette tâche à Z ? OU Est il possible de revoir les délais pour l’un de ses dossiers ?
  4. Ecouter la réponse donnée. Il est évident que votre interlocuteur va contre argumenter pour obtenir que ce qu’il veut, surtout s’il se trouve dans une impasse. On va donc l’écouter attentivement et bien lui faire comprendre que l’on a bien compris sa demande, son urgence etc, mais que malgré tout vous rester ferme sur votre décision.
  5. Les alternatives : il s’agit de discuter si besoin des alternatives possibles, comme déléguer le dossier, repousser un délai, négocier une moindre qualité dans le rendu, mais attention il ne s’agit pas d’accepter tout et n’importe quoi, il s’agit d’une négociation. Or le principe de base de toute négociation c’est : « pas de compromis sans contre partie »
Un «Non» prononcé avec la conviction la plus profonde est mieux qu’un «oui» prononcé seulement pour plaire, ou pire, pour éviter les ennuis – Gandhi
Voici Quelques exemples de façons de dire NON, qui pourrons nous aider dans notre vie quotidienne. Car parfois, on bute sur la verbalisation. Il s’agit de la traduction adaptée d’un article issu du site Getting Organized Magazine :  http://www.gettingorganizedmagazine.com/2016/04/18/20-ways-to-say-no/. Sur une même idée, on y trouve des variantes intéressantes, qui permettront une personnalisation.
1- Je ne peux pas, Mon agenda est plein
– Soyez honnête si votre agenda est rempli
– «Rempli» ne doit pas signifier vraiment rempli
2- Je ne peux pas, je n’aime pas vraiment ce type de tâche
– La vie n’est pas une corvée – si vous n’aimez pas, pourquoi le faire?
– N’ayez pas peur  de faire savoir que vous ne souhaitez pas faire telle ou telle chose
– Il y a probablement quelqu’un qui aime ce type de tâche.
3- Je ne peux pas, j’ai un autre engagement
– Peu importe la nature de votre engagement
-C’est peut être tout simplement un engagement avec vous même ou avec votre famille.
– Vous n’êtes pas obligé de vous justifier – n’êtes tout simplement pas disponible
4- Je ne peux pas, je n’ai pas l’expérience nécessaire
– Etre volontaire pour apporter son aide ne signifie pas devoir apprendre d’un coup tout un tas de choses nouvelles.
– Proposez-leur de trouver quelqu’un qui a de l’expérience dans ce domaine
– Offrez d’aider sur un sujet que vous connaissez
5- Je ne peux pas maintenant,  mais je peux le faire plus tard
– Si vous voulez vraiment aider, mais que vous n’en n’avez pas le temps immédiatement, dites le.
– Offrez votre aide à un autre moment
– Si le demandeur ne peut pas attendre, il trouvera quelqu’un d’autre.
6- Je ne peux pas, mais je sais que vous ferez un excellent travail.
– Les gens demandent souvent de l’aide parce qu’ils doutent de leurs propres capacités
– Faites-leur savoir que vous avez confiance  dans leur réussite
7- Je ne peux pas, mais laissez-moi vous mettre en contact avec quelqu’un qui peut
– Si vous n’êtes pas disponible pour aider, proposez une autre ressource qualifiée
– Aider à connecter les gens est une aide précieuse
– Assurez-vous que la personne que vous recommandez, est en mesure de réaliser un travail de qualité
8- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur ma carrière (mes études etc) pour le moment
– Parfois, vous avez besoin de concentrer votre énergie sur un important projet professionnel.
– Vous pourriez avoir à renoncer à certaines obligations sociales ou communautaires pour atteindre votre objectif.
– Si vous ne le faites pas, ce n’est pas un problème, quelqu’un d’autre s’en occupera.
9- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur ma vie personnelle à ce moment
– Ne pas avoir honte de vouloir passer du temps avec votre famille
– Avoir une famille forte est une priorité importante en soi
– Soyez prêt à mettre vos besoins personnels premier
10- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur un seul projet à la fois
– Laissez les gens savent que vous voulez faire du bon travail,  mais vous ne pouvez pas quand votre attention est divisée.
– Vous serez plus efficace si vous vous concentrez sur un seul projet à la fois
11- Je ne peux pas, je dois laisser du temps libre pour moi-même
– Il est normal de penser à vos propres besoins
– Traitez votre temps personnel comme tout autre rendez-vous
– Bloquer des périodes de temps « personnels » dans votre agenda et bataillez pour le conserver.
12- Je ne peux pas, j’ai déjà plusieurs projets en cours
– Informez que vous avez déjà d’autres responsabilités et engagements.
– Pas besoin de faire des excuses si vous ne disposez pas de temps libre
– Personne ne peut vous reprocher d’avoir déjà beaucoup à faire. Par ailleurs, s’ils voient que vous avez à coeur de remplir les engagements déjà pris, ils seront rassurés quant à la future réalisation des engagements que vous pourriez prendre avec eux.
13- Je ne peux pas, je suis pas à l’aise avec ce sujet.
– Vous pourriez être mal à l’aise pour tout d’un certain nombre de raisons: les personnes concernées, le type de travail, les implications morales, etc.
– c’ est une façon très respectueuse d’ éviter une situation délicate
14- Je ne peux pas, je ne prends pas de nouvelles responsabilités pour le moment.
– Vous ne dites pas que vous refusez définitivement, juste que votre agenda ne vous le permet pas pour le moment.
– Vous connaissez vos limites et le faites savoir.
15- Je ne peux pas, et je préfère refuser que de faire un travail bâclé.
– Soyez lucide sur vos capacités à fournir un travail qualitatif.
– La raison n’a pas d’importance – pas assez de temps, compétences mauvaises, etc.
16- Je ne peux pas, je préférerais vous aider sur une autre tâche.
– Dire non ne signifie pas que vous ne pouvez pas aider du tout
– Si quelqu’un vous demande de faire quelque chose que vous détestez vraiment, refuser
– Alors offrez votre aide sur une chose qui vous inspire plus, où pour laquelle vous avez plus de compétence.
17- Je ne peux pas, je ne suis pas la personne la plus qualifiée pour ce travail.
– Si vous ne vous sentez pas que vous avez des compétences adéquates, tout va bien.
– Il est préférable d’admettre vos limites avant que de fournir un travail qui ne sera pas à la hauteur des attentes.
– Ceci est la meilleure façon d’éviter de se sentir submergé.
18- Je ne peux pas, un imprévu requiert mon attention.
– Des choses imprévues se produisent qui peuvent perturber votre agenda.
– Acceptez que vous devrez peut-être faire quelques ajustements
– Ce n’est que temporaire et vous aurez plus de temps dès que le problème sera réglé.

Pour résumer ces 2 épisodes sur le NON

– Définissez vos priorités, objectifs, toutes les choses auxquelles vous avez choisies de dire OUI
– A chaque demande, évaluez l’impact d’un OUI ou d’un NON sur vos priorités. Prenez le temps de la réflexion.
– Donnez une réponse franche et ferme
– Proposez une alternative si besoin.
«La différence entre les gens qui réussissent et les gens qui réussissent vraiment, est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout. » – Warren Buffett
Pour aller plus loin :
Un grand merci à FREE French et à Konuth pour leurs revues sur Itunes et n’hésitez pas à faire comme eux, une note, un commentaire pour faire connaitre ce Podcast.

PVY053 DIRE « NON » – POURQUOI ?

NON
Nous avons seulement 168 heures par semaine, mais dans notre empressement à dire oui, nous n’admettons pas  cette limite. Nous pensons que nos heures contiennent plus de minutes que dans la réalité. Que ce soit dans notre vie privée ou dans notre vie professionnelle, nous courons après ce temps, après ces précieuses minutes. Mais que pouvons nous faire pour moins courir, pour rester concentrés sur notre essentiel, pour atteindre tous nos objectifs ou nous en approcher un peu plus chaque jour ?
 
Dans son livre « The Best Yes », l’auteure américaine Lysa TerKeurst recommande un exercice utile: Commencez par énumérer les principales choses que vous faites chaque semaine, puis estimez le temps qu’elles prennent. Si votre liste et estimations sont exactes, il est facile de voir que vous avez beaucoup moins de temps que vous l’imaginiez. Et si on vous propose de nouvelles activités, des invitations ou bien au bureau, de nouveaux projets, qu’allez vous répondre à cela ? Où allez vous trouvez le temps ? Saurez vous dire NON ?
 
La plupart d’entre nous refuse le défi, car nous ressentons le fait de dire « non » négativement, pas seulement dans le sens littéral du mot, mais émotionnellement aussi. On peut se sentir impoli, arrogant, égoïste ou médiocre. Mais il est important de se rappeler que les sentiments ne sont pas toujours honnêtes et ne reflètent pas la réalité. Vous pouvez réécouter l’article sur les sentiments.
 
En fait, il y a un Oui à l’intérieur de Chaque Non.  Il faut penser au «non» comme un moyen de faire des économies.  Lorsque vous dites non au dîner dehors dans un resto super tendance,  ou à l’achat d’une nouvelle voiture, vous dites en même temps oui à votre objectif d’épargne, votre sécurité financière, ou un achat plus important ou nécessaire que vous avez l’intention de faire quand votre bas de laine sera plein.
 
Ce que nous devons réaliser est que dire NON c’est aussi dire OUI. Nous avions évoqué ce point dans le podcast sur l’Essentialisme, le livre de Greg Mc Keown. Très justement, il rappelait que dire OUI à quelque chose c’est dire Non à une autre et vis versa. Il décrit aussi l’importance du OUI non équivoque, le grand OUI, sans aucune hésitation. Et en cas de « petit » OUI, il conseillait de dire NON.
Mais pour cela il faut être à 300 % clair avec ce qui mérite votre OUI. Une fois cette liste établie, il sera d’autant plus simple de dire NON, après un examen des opportunités ou propositions que l’on nous fait.
 
Apprendre à dire Non, c’est apprendre à surmonter les sentiments négatifs que nous pourrions ressentir.  Quand vous dites « non » aux demandes supplémentaires, vous dites « oui » à la réalisation de vos propres objectifs en premier, qu’ils soient d’ordre personnels ou professionnels.
 
1.D’abord, prenez la liste que vous avez créé pour l’exercice précédent.
 
2. identifiez les choses qui ressortent comme particulièrement irritantes ou comme étant du gaspillage, les choses que d’autres collègues auraient pu faire, celles qui n’étaient au final pas si importantes ni aussi urgentes que vous le pensiez, ou qu’on vous l’a laissé croire. Les tâches sont vous ennuient profondément, celles pour lesquelles vous n’aviez pas forcément toutes les compétences et pour lesquels vous avez perdu un temps fou à glaner des infos détenus par un autre collègue.
 
3. Imaginez aussi ce que vous auriez pu faire pour faire avancer vos propres projets professionnels, plutôt que de faire avancer les projets de tout votre entourage, sauf les vôtres ? Ces projets devraient être les seuls méritants un Oui, franc et massif. Et c’est ce qui doit vous motiver à dire Non plus souvent.
4. Refusez ce qui ne vous permet pas d’avancer vers vos objectifs.
 
Lorsque nous sommes confrontés à des demandes ou des exigences de notre temps, nous avons plusieurs réponses possibles, qui contiennent toutes des engagements et conséquences implicites, que notre réponse soit NON ou soit OUI.
 
L’auteure citée précédemment, propose de se poser 4 questions pour nous aider dans notre évaluation

Le Compromis

Considérons d’abord le compromis résultant de notre réponse. Pour chaque accord explicite que nous faisons, il y a toujours des dizaines d’accords implicites qui vont de pair avec eux. Les choix sont, comme le dit Lysa TerKeurst, des forfaits ou des packages, c’est à dire qu’ils ne sont pas tout seuls ni isolés. Les choix viennent avec toute leur « famille » et parfois, elle est très grande.. Pour prendre de bonnes décisions, que cela soit OUI ou NON, cela exige que nous travaillions à rendre ces accords implicites clairs, afin que nous puissions les évaluer. Demandez-vous: Qu’y a-t-il vraiment dans la boite ? Est-ce que ce OUI ne signifie pas NON au diner familial prévu de longue date? Est ce que ce Oui ne signifie pas de devoir renoncer à voir le récital de chant de votre aîné ?
Nous devons être très clairs sur les conséquences pour pouvoir estimer les impacts sur nos projets. Comme déjà rappelé, on a toujours le choix, dans toutes les situations, mais on a souvent pas envie ou pas la force ou le courage,  d’assumer les conséquences de nos choix.

Détailler la décision

Chaque accord va avoir son propre schéma. Nous devrions faire une pause et déterminer où notre décision va nous conduire, quelles sont les potentielles réactions en chaine. « Et ensuite ? Et après?  et ainsi de suite. Si cette demande et votre décision devaient se répéter, quelles en seraient les conséquences sur le long terme?  Si la destination finale est un regret, la seule réponse est non. En outre, si nous ne sommes pas clairs sur la direction que nous choisissons, nous devrions probablement dire non, aussi. Il y a des conséquences pour presque tout ce que nous choisissons. Cela vaut le coup de savoir quelles pourraient être les conséquences, dans les 2 cas, Oui et Non. Si nous sommes enclins à dire oui, par exemple, il peut être intéressant d’envisager les conséquences d’un NON. Parfois, nous sommes tellement enfermés dans notre justification du OUI, que nous n’avons même pas évaluer les conséquences très favorables d’un NON.

La Motivation

Examinez ce qui motive votre choix. Et nous pourrions considérer ce qui nous pousse généralement à dire OUI.
Pourquoi disons-nous « oui »?
 
– Nous voulons aider
– Nous voulons être aimé
– Pour éviter tout conflit ou confrontation
– Par ce que cela fait du bien de se sentir nécessaire
– FOMO (peur de manquer)
– Nous avons une idée irréaliste de ce que nous pouvons accomplir
– Culpabilité – nous nous sentirions coupable de refuser.
– Nous nous sentirions égoïste de refuser
– Nous succombons à la pression et à la manipulation.
 
Il y a plusieurs sortes de personnes qui nous entourent et qui chacune à leur façon, tente de nous manipuler pour obtenir un OUI de notre part.
Prenons quelques minutes pour lister et identifier ces manipulateurs. (traduction de l’article : http://www.womansday.com/relationships/family-friends/advice/a5454/how-to-say-no-gracefully-113856/
Le flatteur
Que ce soit l’amie qui vous dit combien vous êtes intelligents et combien elle avait apprécié votre aide sur un projet de bénévolat sur lequel elle travaille dure, ou la maman à l’école qui insiste sur le fait que les élèves seront atrocement déçus si vous ne faites pas vos petits gâteaux pour la sortie de classe , le flatteur joue sur la vanité, en vous faisant vous sentir indispensable.
 
La réalité :  Si vous voulez aider, car cela vous donne du plaisir, très bien, mais personne n’est irremplaçable. « Si ce n’est pas une chirurgie du cerveau, d’autres peuvent le faire, peut-être pas avec votre brio, mais ce sera fait et la terre ne s’arrêtera pas de tourner si vous ne le faites pas».
 
L’antidote : La flatterie s’exerce dans les deux sens.  Au lieu de céder, pourquoi ne pas renvoyer la balle dans l’autre camp en soulignant comment votre interlocuteur a merveilleusement bien réussi sa dernière présentation à ce client si difficile ?
 
Le cupabilisateur
Votre maman vous rabat les oreilles qu’elle ne vous entend pas assez, malgré vos trois appels hebdomadaires. Ou bien votre amie se lamente que vous avez assez du temps pour les autres mais pas elle.
 
La réalité :  Prenez du recul. Comment vous sentiriez vous à la place de votre maman ou de votre amie ? Demander les conseils d’un proche sur la situation, un oeil extérieur.
 
L’antidote : Vous ne pouvez jamais faire assez pour certaines personnes, alors il ne faut pas essayer», Cela ne sert à rien de se prendre la tête à chaque appel avec votre maman ou votre amie. Mais plutôt, interrompez la conversation pour éviter énervement et paroles trop violentes et dites que vous rappellerez quand vous le pourrez, ou dites à votre amie, que vous faites du mieux possible.
 
Le Saboteur
Vous vous êtes engagé à perdre du poids, mais chaque fois que vous sortez avec une certaine amie, elle essaie de vous faire commander le dessert. «Juste cette fois ne peut pas faire de mal! ». « Tu ne peux pas venir dans ce merveilleux restaurant et ne pas prendre de dessert ! Le saboteur tente de valider ses choix en vous influençant pour que vous vous comportiez comme elle/il le fait.
 
La réalité : Réfléchissez en leader, pas un suiveur, et imaginer votre rage en voyant le chiffre de votre balance pencher du mauvais côté.». Dire non ce n’est pas être égoïste, mais c’est du respect de soi. Vous devez donc rester ferme sur vos positions, pour ce qui est bon pour vous.
 
L’antidote :  Tenez ferme, puis rediriger la conversation. Vous n’avez pas besoin de beaucoup d’excuses ou d’explications. « Non, je te remercie. Le thé est très bien pour moi. Tu as prévu quoi pour ce week end ?
 
le Pleurnicheur
Chaque fois que votre collègue reçoit une tâche difficile, elle commence à se lamenter sur l’injustice de tout cela, et qu’elle est celle à qui l’on demande toujours les choses difficiles. Elle va continuer à se plaindre ainsi jusqu’à ce que vous proposiez votre aide, lassé de ses jérémiades.
 
La réalité : Même si c’est vrai et que le patron lui donne toujours les tâches les plus complexes, cela n’a rien à voir avec vous. C’est entre elle et lui.
 
L’antidote : Coupez lui l’herbe sous le pied. Dès que votre collègue arrive pour se plaindre, dites lui : effectivement il semble que le chef s’adresse plutôt à toi pour les choses difficiles. Pourquoi ne sollicites tu pas un entretien avec lui, pour que vous vous expliquiez sur ce sujet ?
 
L’intimidateur
L’intimidation chez les adultes est plus commune que vous pouvez le penser. Une étude de 2007 sur près de 8000 adultes qui travaillent, a constaté que 37 pour cent des travailleurs ont été victimes d’intimidation. L’intimidation des adultes peut prendre de nombreuses formes, mais l’agresseur utilise toujours sa colère et son comportement intimidant pour vous amener à faire plus que vous le voulez.
 
La réalité : Peu importe ce que vous avez fait ou pas fait, personne ne mérite d’être traité irrespectueusement ou d’une manière menaçante.
 
L’antidote : Un intimidateur veut se glisser sous votre peau, alors il ne faut pas lui montrer que cela est possible. Ne pas répondre par  la colère (il se nourrit d’émotions négatives) et ne vous laissez pas forcer à faire quelque chose que vous ne voulez pas faire. Il est nécessaire de rester d’un calme olympien avec ce type de personne, de rester factuel et de dire par exemple  » Je n’accepte pas d’être traité(e) de cette façon. Revenez quand vous serez calmé, »ou« je pense que je me suis fait clair je ne vais pas discuter plus. ‘ « 
 
En oubliant que le vie est trop courte pour s’encombrer avec des perceptions fausses, des attentes irréalistes, nous réduisons la seule chose dont nous manquons réellement, à savoir le temps.
 
Il faut donc trouver le moyen et le courage de dire NON, sans se mettre à dos nos interlocuteurs.
 
Les autres mangeurs de temps que l’on peut éviter en disant NON :
 
Les réunions, surtout si elles ont été mal préparées. Et vous pouvez reprendre la série de podcast sur les réunions, pour savoir comment s’en passer et si ce n’est pas possible, comment en tirer le meilleur parti. Mais cela peut aussi être des pseudos événements professionnels qui vont empiéter sur notre temps personnel et familial pour un résultat professionnel décevant mais un risque familial important.
Voici la traduction d’un article de Seth Godin, datant du début de cet année sur pourquoi nous devrions dire NON :
A propos du NON :
Si vous n’en êtes pas fier , ne le servez pas
Si vous ne pouvez pas faire un bon travail, ne l’acceptez pas.
Si cela va vous distraire de ce qui compte vraiment, passez votre chemin
Si vous ne savez pas pourquoi ils veulent que vous le fassiez , demandez.
Si vous avez besoin de le cacher à votre maman, reconsidérez
Si cela vous profite, mais pas aux gens que vous aimez, refusez
Si vous cela va dans le sens du vent,  cela ne suffit pas.
Si cela crée une habitude qui vous coûtera cher sur le long terme, ne commencez pas.
Si cela ne vous avance pas, hésitez puis faites marche arrière
Le court terme semble toujours urgent, et c’est un moment où le compromis semble approprié. Mais sur le long terme, on se souvient des bons « NON »
D’autre part, il y a un impératif à dire «oui». Dites oui et construisez quelque chose qui compte.
 
Dans le prochain podcast, nous verrons comment dire « Non » respectueusement et avec assertivité.
N’hésitez pas à partager ci dessous vos réflexions par rapport à cet article.
A bientôt
Ressources et lectures recommandées
Shave 10 hours off your work week de Michael Hyatt ( ebook gratuit à télécharger sur le site de Michael Hyatt)
 

KONMARI – 18 mois après

konMari
Vous vous souvenez très certainement de mon article sur la méthode KonMari, l’un des tous premiers écrits dans la blogosphère française, en mai 2015.
J’ai eu envie de vous faire un retour de cette expérience après tout ce temps. En effet j’ai eu beaucoup de lectures de cet article, et même encore aujourd’hui, il est encore lu plusieurs centaines de fois par semaine. C’est donc que la méthode plaît toujours autant, indépendamment du phénomène de mode.
il faut dire que les blogs et magazines féminins parlent de la méthode KonMari quasiment toutes les semaines ! J’ai même eu l’occasion de faire un blab sur le sujet au printemps dernier avec Elodie et Mino !
Aujourd’hui je fais un bilan et vous fais part à coeur ouvert de mon ressenti et de la suite…

Premier enseignement : j’aurais pu mieux faire

Je n’ai certainement pas été assez « radicale » dans l’application de la méthode. Je veux dire par là, que même si j’ai beaucoup jeté lors de l’application, au vu de ce que j’ai encore jeté depuis, j’aurais sans doute pû faire mieux dès la première fois.
Mais peut être avais je en moi encore des vieux relents de « au cas où », bien enfouis, et qui se sont travestis en « il faut le garder je l’aime » lors du tri …
Toujours est il que j’ai encore beaucoup jeté ensuite. J’avais exprimé ma difficulté avec les objets non « sentimentaux » comme les ustensiles de cuisine ou bien des objets utilitaires. C’est peut être aussi une des raisons.
Ou bien est ce parce que cette méthode, m’a permis de m’affirmer dans ma démarche minimaliste entamée (inconsciemment) depuis quelques années.
Et donc j’ai continué à jeter, jeter, jeter. Et je dis bien jeter, pas ranger.

Deuxième leçon : Encore plus de vide

Comme je l’ai déjà expliqué, mes placards et armoires n’étaient pas spécialement désorganisés avant la méthode. Surchargés oui, mais organisés. La Méthode KonMari m’a permis de mettre les choses ensemble, ce qui est un des piliers de la méthode. Tout ce qui se ressemble s’assemble, en quelque sorte. Et donc c’est vraiment en cela que la méthode KonMari m’a aidée pour le rangement.
Donc pas de rangement supplémentaire. Je veux dire par là, qu’il n’y a pas eu de grand déballage de printemps en même temps que le ménage de printemps. Plutôt un flot continu de « séparation », avec des objets qui au final : n’étaient pas/plus si utiles que cela, ne me faisaient pas/plus plaisir.
Et surtout un grand besoin d’avoir de l’espace vide autour de moi, sur les étagères, dans les pièces et à l’intérieur des placards.
La pièce qui a le plus « bénéficié » de cette seconde phase de « vide », a été la cuisine.
J’adore cuisiner, vous le savez.
Mais voilà, mon fils aîné a quitté le nid familial pour voler de ses propres ailes. Et je cuisinais essentiellement pour lui et sa chérie. Mon cadet n’aime pas manger, ne goûte rien de nouveau et ne se satisfait que de « junk food » – fait maison par mes blanches mains, mais junk food quand même. Donc je cuisine uniquement pour moi et les quelques diners amicaux. Bref, cela ne justifie absolument pas la batterie de cuisine que j’avais. Donc tri et don.
Ensuite j’ai eu une « période » cupcakes – gâteaux décorés, pendant quelques années. Et pendant cette phase, j’ai acheté beaucoup, beaucoup de matériel et fournitures. Les goûts et envies ont changé. Donc « exit » le matériel de compétition. J’ai conservé un « fond » d’ustensiles. (pour mes amies, aujourd’hui encore je suis hyper équipée, mais je peux vous assurer que ce n’est rien comparé à avant). Du coup j’ai pu supprimer un meuble de 5 étagères de ma minuscule cuisine.

Troisième leçon : de bonnes habitudes

Je ne conserve quasiment aucun livre après l’avoir lu. Grâce au groupe de « Minimalistes » de Mino, j’ai découvert l’application MOMOX je mets de côté mes livres jusqu’à en avoir assez pour faire un petit colis, je scanne, emballe, étiquette et je récupère un virement quelques semaines plus tard. Nikel. Et ma bibliothèque s’est vidée. Dans les « trous » j’ai mis des bibelots que j’aime, et qui ont libéré le dessus des meubles.
Autre bonne habitude, tout remettre à sa place après utilisation. J’étais déjà très adepte de cette technique de rangement immédiat, mais là je suis passée à un autre niveau, si je peux dire.
En conséquence, la corvée de rangement du soir ou du week end est réduite à quelques minutes et encore … il ne s’agit que de remettre en place les objets que je viens d’utiliser, ou le linge que je viens de sortir du sèche linge. De précieuses minutes de gagnées.

Quatrième leçon : noter les nouveaux emplacements 

Je dois bien avouer que dans les premiers mois, il m’est arrivé plus d’une fois de me dire «  mais où j’ai rangé ça ». Dans ma « folie » KonMari, j’ai rassemblé les objets ensemble et leur ai donné une place qui n’était pas forcément la même qu’auparavant, après mûre réflexion. Sans nécessairement toujours tout noter au fur et à mesure…. Et pour certains articles de fréquence d’utilisation faible, j’ai un peu cherché. Tout est rentré dans l’ordre à présent, mais un conseil, pensez y ( étiquetez ET notez). Autre astuce, prendre une photo de l’endroit et du contenu des boites / sacs, enregistrer dans Evernote et détailler dans la note tout ce qui s’y trouve. Pour d’autres astuces sur l’utilisation d’Evernote à la maison, relisez cet article.

Cinquième enseignement : la discipline

Oui, il faut de la discipline, non seulement pour tout remettre à la -bonne- place, mais surtout pour conserver la technique de pliage. Personnellement, je pense plutôt bien m’en sortir, mon armoire est toujours nickel. Cependant, il va me falloir trouver des contenants plus petits pour ranger toujours correctement mes pliages. En effet, forte de l’allègement de ma garde robe ( et si vous voulez voir les images avant/après relisez l’article), je me suis lancée dans la garde robe « capsule ». Ben oui, tant que j’y étais … Je n’applique pas la méthode 333, ( 33 articles que l’on renouvelle pour les 3 mois), car ici les saisons ne sont pas assez marquées pour que cela nécessite un changement au bout de 3 mois. J’ai une sorte de grande saison automne-hiver d’une cinquantaine de pièces (hors sous-vêtements et vêtements de sports), certains vêtements de cette capsule vont aussi servir dans celle du printemps ( ex : chemisiers toute saison). J’ai ensuite une capsule printemps – été, qui comprend quelques pièces d’automne ( jupes assez légères mais chaudes pour les journées fraiches du printemps) et les pièces d’été « pures ». Par conséquent, j’ai beaucoup de place libre dans mon armoire. Ô joie! mais les pliages ne tiennent pas bien dans les paniers Ikea quand ils sont à 3/4 vides . Vous me direz c’est un bien petit mal, pour un grand bienfait et c’est vrai. (Promis je vous explique tout très prochainement sur ma « Capsule Wardrobe » !)

Sixième leçon : profiter du vide

Avoir une armoire qui respire, voir tous ces vêtements d’un seul coup d’oeil, pouvoir mettre dans ses placards des choses qui vont libérer la vue dans la pièce, qui vont libérer les dessus d’armoires ou les dessous de lit, c’est une réelle joie. Et plus le temps passe et plus je me débarrasse, je rationalise. J’ai fait une semaine de vacances cet été avec une valise cabine ! je pars en week end avec un tout petit sac à dos. Quelle légèreté ! Tout cet espace dans mon minuscule chez moi, me donne l’impression que c’est devenu grand, très grand, voire trop grand. J’en viens même à me dire que dans quelques années, quand mon cadet volera lui aussi de ses propres ailes, je me verrai bien vivre dans une tiny house ! Vous voyez le tableau ! 
Je me promène avec un sac à main microscopique et en semaine, j’ai un sac pour le travail minimaliste.

Septième leçon : plus de temps pour moi et pour ce(ux) que j’aime.

Mais il faut dire que tout se temps que je ne passe plus à chercher mes affaires, à ranger, à nettoyer, et bien je le passe à faire des choses que j’aime. Et moins j’aurais dans ma vie de contraintes et corvées et plus j’aurai de temps pour moi, pour appprendre, pour lire, pour écrire, pour voyager, pour passer du temps en famille, entre amis, etc …
Et moins je dépense pour des choses dont je n’ai pas besoin et plus je peux utiliser mon argent pour rembourser plus vite mon emprunt immobilier, pour vivre mes rêves. C’est mieux que d’enrichir des multinationales qui m’ont de cesse que de nous aspirer nos maigres euros, non ? Je me fixe comme objectif de prendre ou de me créer un travail probablement moins rémunéré, mais moins stressant et surtout moins chronophage, mais avec beaucoup plus de sens pour moi.
Je me déleste de biens matériels, et je m’enrichis d’expériences, de lectures, de partages, de rencontres. 
Bref, tout a changé.
Alors, en clin d’oeil à mon premier article, je n’ai pas rencontré l’amour, je n’ai pas perdu 20 kg ( et pourtant il faudrait) et je n’ai pas changé de vie au sens propre.
Non, je change à l’intérieur, petit à petit, jour après jour. J’ai enfin tourné le dos à la sur consommation, à la mode, au besoin d’acheter pour être. Bon soyons honnête, cela faisait déjà bien longtemps que je fuyais les magasins comme la peste. Mais à présent, je n’achète qu’en conscience, que pour un besoin réel et si je peux différer voire supprimer le besoin, ou lui trouver un succédanné, je le fais.
Donc je dirai simplement que cette méthode a été pour moi le catalyseur d’une démarche déjà entamée, mais sans réelle structure jusqu’à la lecture du livre de Marie Kondo.
Je le recommande encore et toujours autour de moi et j’espère que ce retour d’expérience, vous poussera à vous y mettre si jamais vous hésitiez encore !

PVY 052 Gérer Les Interruptions au Travail

interruptions
Voici la suite du podcast sur le Interrutions. Aujourd’hui, on parle de la gestion des interruptions et de comment retrouver rapidement sa concentration.

TRAITER LES INTERRUPTIONS

Grâce à l’analyse des interruptions, vous vous êtes rendus compte qu’elles ne sont pas toutes de même nature, n’ont pas la même validité, ni le même niveau d’urgence. 
Pour les demandes qui ne sont ni urgentes, ni spécialement valides, on va donc essayer de les traiter en quelques secondes, afin de ne pas perdre notre concentration, sans toutefois être impoli.

1. Répondre à une question

Un peu comme dans la technique de gestion des mails, on va se fixer un temps de traitement maximum. Ce temps doit être inférieur à 1 minute, afin de limiter la perturbation sur votre concentration.
Si vous connaissez la réponse, donnez la  en quelques secondes, si possible moins d’une minute, et si besoin dites à votre collègue de repasser dans X minutes / heures.
 
S’il vous faut plus d’une minute pour lui répondre et que ce n’est pas une urgence, vous devez alors demander à votre collègue de repasser plus tard en lui indiquant un délai, car pour le moment vous devez terminer un autre sujet. Le tout en moins d’une minute. Et ensuite, vous tenez parole, c’est à dire que lorsque votre collègue revient, vous répondez effectivement à sa demande. Sinon, la prochaine fois il ne décampera pas de votre bureau sans avoir sa réponse.

2. Avoir une phrase toute prête

Cette technique est particulièrement adaptée pour les choses non urgentes et pas forcément valides, et surtout si vous êtes très très concentrés ou en plein élan créatif. Elle va consister à répondre, sans même lever la tête, ou à peine, pour dire que vous êtes concentrés sur un autre sujet et qu’il faut repasser plus tard ou envoyer un mail.
J’utilise cette technique depuis assez longtemps, sans même m’en rendre compte parfois ( ce sont mes collègues qui me l’ont fait remarquer). A priori cela me permet de rester tellement concentrée sur mon sujet que parfois même je ne me souviens même pas d’avoir été interrompue.
Vou êtes tellement dans votre bulle, que vous ne voulez pas en sortir et tout ce qui se passe au tour vous est étranger. Pour vous messieurs, c’est comme lorsque votre compagne vous demande un service alors que vous êtes en train de regarder un match de foot ou de jouer sur votre console. Vous répondez un truc automatique et vous oubliez aussitôt et restez concentré sur votre sujet. Et bien là c’est pareil, mais au bureau !

3. Chassez le boulet

Cependant, vous pouvez aussi être dérangé(e) par le « boulet » de service. Je suis sûre que vous en connaissez au moins un ou une, … j’en ai 2 bien en tête!  Des personnes absolument charmantes, joviales, mais qui semblent errer en permanence dans les couloirs, généralement peu occupées et à l’affut d’une oreille pour écouter :
  • les petits problèmes
  • le dernier weekend /vacances / sorties bref se vanter
  • les secrets qu’ils ne devraient pas vous dire mais qu’ils vous confient tout de même ( comme à tout l’étage)
  • la conspiration pour les virer. Il faut dire que depuis le temps que tout le monde se demande ce qu’ils font encore là, que les fantasmes vont bon train. Depuis le «  rancmac », au parent éloigné du patron en passant, par « le gars qui était super et qui ne s’est jamais remis de son divorce il y a 8 ans »…  les élucubrations pour savoir pour il est toujours là sont nombreuses. Ce serait il rendu compte que vous faites secrètement des incantations pour qu’on vous débarrasse de ce boulet???
Comme ils sont charmants, il est très difficile de les  » chasser », mais là encore il faut tenir bon et ne pas hésiter à être fermes sur le fait que vous avez du boulot ( vous). Quitte à le froisser un peu, ce n’est pas grave. D’ailleurs, pour vous en convaincre, essayez d’aller déranger votre  » boulet » la seule et unique fois où il est occupé ( ce sera peut être difficile de trouver le moment ;-)). Vous serez surpris(e) de constater la façon dont il va vous envoyer sur les roses ! essayez et dites moi !

4. Retenez votre langue

Lorsqu’on est interrompu, il est facile de se laisser prendre dans le «rush» de la personne qui vous interrompt, surtout si celle ci s’exprime avec tous les signaux d’un drame imminent. En réalité, les crises réelles sont généralement rares, et donc il faut apprendre à relativiser un peu les choses que vous venez d’entendre et prendre du recul.
Prenez quelques minutes pour examiner la situation. Reprenez votre souffle et videz votre tête.
Et au lieu de répondre de suite, prenez 20 secondes pour noter ce à quoi vous étiez en train de penser, ou bien là où vous vous êtes arrêté dans un raisonnement, un calcul, une idée, une argumentation etc. Ce sera toujours ça de gagner pour reprendre au plus vite votre tâche.
Demandez à la personne de reformuler,  la question / le sujet / l’urgence, en fonction des réponses, vous saurez si vous devez effectivement arrêter votre tâche ou bien si vous pouvez différer le sujet. Parfois, demandez à la personne d’aller chercher un complément d’informations, qui vous permettra à vous,  d’achever ce que vous étiez en train de faire et d’enchainer avec ce nouveau sujet.

5. Apprenez à dire «Non»

Il est souvent acceptable de dire «non» à des demandes ou des tâches si vous êtes occupé quand quelqu’un d’autre peut vous remplacer, si elle ne constitue pas une tâche importante, ou si cela peut être fait plus tard.
 
SI  tel est le cas, dire «non» d’une manière courtoise et sincère, suivie d’une courte explication est la meilleure ligne de conduite à prendre: «Je travaille avec un délai très serré sur un projet important en ce moment, je suis désolé, mais je ne peux pas ‘apporter mon aide aujourd’hui « . Nous verrons en détail le sujet du « savoir dire NON dans le prochain épisode »

8. Interruptions Incontrôlable

Il y a des interruptions que, peu importe la technique, vous ne pouvez pas contrôler. Comme votre patron qui déboule et requiert votre attention toute de suite et maintenant.
Indiquez alors courtoisement «Je n’ai que cinq minutes pour parler de ça maintenant», et s’y tenir.
 
Ne proposez pas l’interrupteur de s’asseoir mais plutôt Encouragez le  à aller droit au but et si une solution ne peut pas être trouvée avant que le temps imparti ne soit  écoulé, fixez un autre rendez vous, encore une fois tenez vous y.

REFOCUS

Vous n’avez pas pu échapper à une interruption ? Vous avez stoppé votre tâche en cours, il faut maintenant vous y remettre. Voici quelques techniques.

1. Visualisation

L’idée est de vous imaginer une fois votre dossier terminé, d’imaginer votre état d’esprit, votre ressenti,  et de trouver ainsi la motivation et l’énergie de reprendre là où vous en étiez.

2. Questionnement

Vous allez vous poser des questions sur votre avancement. C’est souvent assez naturel. On reprend un tâche et on se dit, parfois à heure voix « Où j’en étais ? ». On pourra aussi se questionner sur les prochaines actions à faire, l’enchainement logique des sous-tâches. Quelle est la prochaine étape à réaliser etc…
Si vous aviez pris soin de noter, au moment de l’interruption, où vous en étiez dans vos pensées, votre réflexion ou autre, l’étape du questionnement sera d’autant plus efficace et rapide.

3. Bilan

Fixez vous quelques minutes pour revoir ce que vous avez produit jusque là. Par exemple, relire le début du mail que vous étiez en train d’écrire, revoir les premiers slides de la présentation sur laquelle vous étiez en train de travailler, relire les notes de votre compte rendu etc. Vous allez reprendre ainsi le cheminement de votre pensée et pouvoir repartir sur ces bases. Vous allez vous replonger dans votre sujet, le plus rapidement possible.

4. Méditation orientée

Prenez 1 ou 2 minutes pour méditer, yeux fermés et au calme. Après quelques respirations profondes et vous concentrant uniquement sur votre respiration, concentrez alors votre esprit sur votre sujet, pendant une minute. Continuez à respirer profondément et les yeux fermés. Cela va vous permettre de collecter vos idées sur le sujet, revoir mentalement ce qui a été fait et ce que vous devez faire et repartir de plus belle !
 
N’hésitez pas à communiquez dans les commentaires vos techniques personnelles pour gérer les interruptions. Vous pouvez aussi utilisez le compte twitter ou Facebook pour échanger avec moi et les autres membres de la communauté !

PVY 051 – Eviter Les Interruptions au Travail

interruptions
Les interruptions quotidiennes au travail peuvent être un obstacle majeur à la gestion de votre temps de manière efficace et, en fin de compte, peuvent être un obstacle à votre succès. D’où l’intérêt, quand on ne peut pas les éviter, de perdre un minimum de temps et d’énergie à les traiter.
C’est l’une des plus grandes sources de réclamations des employés et cadres. Et si par malheur, votre bureau est situé à proximité d’un lieu de passage important, cela devient très difficile. Je me suis retrouvée pendant plus d’un an avec un bureau juste en face de l’espace café. Outre le bruit quasi permanent des machines à café, les discussions aux heures de « pointes », mes collègues en profitaient toujours pour faire une halte dans mon bureau, pour parler de la pluie et du beau temps. Convivial mais totalement ingérable. J’ai dû demander à changer de bureau tant cela devenait ingérable.
Pensez à votre dernière journée de travail, et aux nombreuses interruptions qui se sont produites. Il peut y avoir eu des appels téléphoniques, des courriels, des conversations de couloir, les collègues arrêtés devant votre bureau, ou toute autre chose qui a exigé de manière inattendue votre attention et, ce faisant, vous a distrait de vos travaux en cours.
Votre temps est limité chaque jour, et  une poignée de petites interruptions peut vous priver du temps dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et réussir dans votre vie professionnelle et personnelle. 
La clé est de pouvoir contrôler ces interruptions, et de savoir si elles sont nécessaires, et de les  planifier  dans votre agenda quotidien. 
Les conseils qui vont suivre sont adaptables à tout type de travail, et en prenant quelques instants pour y réfléchir, vous trouverez certainement certaines astuces que vous pourrez appliquer au quotidien.
Le problème avec les interruptions, c’est qu’en plus de vous faire perdre du temps, elles coupent votre concentration ou vos élans créatifs. Il faut souvent entre 10 et 20 minutes après une interruption, pour revenir à l’état de concentration précédent. En terme d’efficacité, il y a un réel intérêt à limiter au mieux ces interruptions, car la perturbation ne se limite pas au temps passé à traiter l’interruption, mais il faut aussi ajouter le temps perdu à se recentrer.
Vous pouvez ainsi laisser tomber votre tâche importante du jour pour vous retrouver à traiter des choses moins importantes. Même un toute petite interruption de quelques minutes, peut représenter en fin de compte la perte de plusieurs heures de travail productif.
Mais ce n’est pas tout. Si vous avez un travail créatif, vous risquez de perdre de fil d’ une très bonne idée et mettre plusieurs heures voire plusieurs jours avant de retrouver le momentum.
Nous allons procéder par étape, et voir comment on peut :
  • Eviter les interruptions ( dans cet article)
  • Cataloguer et traiter les interruptions ( dans le prochain podcast PVY EP052)
  • Reprendre notre activité après une interruption

Éviter les interruptions

La meilleure façon de minimiser les interruptions est de prendre des mesures proactives pour les éviter. Avant de commencer sur un projet majeur, essayez ces approches pour vous assurer calme et tranquillité pour mener à bien votre tâche.

1 Coupez les notifications

Déjà abordé dans le podcast sur le multitasking, les notifications sont des éléments perturbateurs en puissance. Donc, on les supprime, on les met en silencieux, bref on se crée un univers silencieux. On supprime aussi les notifications visuelles sur les différents écrans qui nous entoure. 
On utilise aussi le répondeur de nos téléphones fixes ou mobiles, il sont prévus pour cela. Il y a certaines fonctions « ne pas déranger » qui permettent d’éviter que le téléphone ne sonne, tout en permettant que certains interlocuteurs, au delà de X appels de suite, puissent quand même vous joindre. Ainsi, en cas de réelle urgence, vous restez joignable.
On coupera aussi sa messagerie instantanée, ou mettra un statut indisponible ( si vous savez que vos collègues respectent les statuts) Si vous avez un bureau qui ferme, fermé la porte, posez un signe «  do not disturb » sur votre bureau en open space, mettez votre casque anti bruit…

2. Utilisez votre messagerie / votre agenda

 Changez votre réponse Out of Office pour dire que vous allez répondre aux e-mails demain. Bloquer le temps sur votre calendrier électronique avec le nom du projet ou de la tâche,  afin que vos collègues bien intentionnés ne choisissent pas ce moment pour passer discuter. Vous vous créez une réunion avec vous même en quelque sorte, et nous aurons de discuter de ce sujet plus en détail dans l’épisode sur la gestion des tâches et de l’agenda. Certains agenda électroniques permettent aussi de «geler » toute une journée, c’est à dire que pour vos collègues, vous êtes indisponibles toute la journée.

3. « Disponible » et « Non disponible » 

Si vos collègues savent que vous êtes indisponibles, ils seront moins enclins à venir vous voir pour un oui ou un non. Outre les informations pour votre agenda, particulièrement utiles pour les personnes qui ne sont pas à proximité, il est important de communiquer sur vos disponibilités avec votre équipe, qui est sans doute dans votre environnement immédiat.
On peut imaginer un système de signaux, panneaux pour indiquer votre disponibilité ou indisponibilité. Et si vous êtes manager, il sera nécessaire de communiquer clairement avec votre équipe, sur votre mode de fonctionnement afin de ne pas frustrer votre équipe et de passer pour une personne trop rigide.
Si vous avez un bureau qui ferme, le signal pourra juste être la porte fermée.

4. Prévoir des tête à tête

Si vous ne prenez jamais le temps de faire des points réguliers avec vos principaux interlocuteurs ou avec les membres de votre équipe, il ne faut pas vous étonner qu’ils vous sollicitent sans arrêt.
Une technique de prévention consiste à planifier des réunions régulières avec ces personnes, afin de passer en revue tous les sujets en cours, apporter les réponses, validations, informations dont elles ont besoin. Ainsi vous limiterez les interruptions intempestives.

5 Ne commencez pas

Si vous ne souhaitez pas que vos collègues vous interrompent à tout va, ne les interrompez pas. Grand classique qui date de plusieurs millénaires ! En étant prévenant avec eux si vous avez besoin de les interrompre avec un simple phrase comme « puis je t’interroger quelques minutes? », vous montrez que vous respectez leur travail et leur emploi du temps. Si vous partagez vos agendas, un petit coup d’oeil à celui ci avant de débarquer dans leur bureau ou de les appeler vous informera de leur disponibilité. Et vous choisirez peut être d’envoyer en messages demandant à voir la personne dès qu’elle sera dispo. 

6 Cachez vous.

Parfois, c’est la seule méthode, surtout en open space. Trouvez un bureau inoccupé, une salle de réunion, ou installez vous au café en bas du bureau pour terminer un sujet important sans risquer les interruptions peut aussi être une technique. Si vous en avez la possibilité, réservez les tâches où vous avez réellement besoin de calme, lorsque vous êtes en télétravail, si vous avez la chance d’y avoir droit. Certain profitent aussi des déplacements en train, téléphone en silencieux et sont certains de ne pas être dérangés.

7. Identifier et planifier les interruptions

Si les interruptions perdurent et causent de grandes perturbations dans la réalisation de vos objectifs, il sera peut être temps de mettre en place une autre stratégie. Elle va consister à faire un état des lieux des perturbations et des perturbateurs et de s’organiser en conséquence.
C’est une excellente idée que j’ai découverte dans un article du blog Mind tools. 
Pour cela, ils ont créé un template pour enregistrer au quotidien les perturbations qui reprend les items suivants :
Personne / Date et l’heure/Description de l’interruption/Valide?/ Urgent?
On remplit soigneusement cette fiche pendant une bonne semaine.
Une fois que vous avez enregistré les interruptions pendant une semaine, on prend quelques minutes pour analyser les enregistrements.
La première étape de l’analyse va consister à séparer les interruptions valables de celles qui ne sont pas vraiment, c’est à dire que vos interlocuteurs auraient pu attendre, ou bien vous auriez pu différer le traitement de cette interruption.
En ce qui concerne les interruptions qui ne sont pas valides, vous devez trouver un moyen de bloquer dans l’avenir et nous en reparlerons dans quelques minutes.
Vous devez composer avec les interruptions valides. Nous allons vous montrer ci-dessous comment vous pouvez les programmer dans votre journée afin qu’ils obtiennent l’attention dont ils ont besoin, alors que vous avez encore le temps dont vous avez besoin pour répondre adéquatement votre travail quotidien.
Ensuite, regardez l’urgence les interruptions et si elles auraient pu être anticipées. Vous pouvez anticiper de nombreuses interruptions en organisant des réunions régulières avec les gens. S’ils sont convaincus qu’ils auront accès à vous dans un proche avenir, ils vont apprendre à «stocker » les problèmes non urgents jusqu’à cette réunion régulière qu’ils ont avec vous. C’est ce que nous avons vu au point 4.
Cependant, certaines interruptions sont à la fois urgent et valide. Vous devez être interrompu, et vous avez besoin pour faire face à la situation. Dans ce cas, il faudra prévoir du temps dan votre agenda pour ces interruptions.
Grâce à votre enquête, vous verrez combien de temps est passé sur ces interruptions, valides urgentes. L’idée est d’alors de créer dans votre agenda un espace pour le traitement de ces interruptions valides et urgentes, afin que leur traitement ne vous mette pas en retard sur la suite de votre journée et que vous ne passiez pas pour un éternel en retard. Cet espace pourra simplement être un « blanc » de 15 ou 30 minutes entre 2 blocs de temps alloués à des réunions ou le traitement d’un dossier. Vous savez que vous ne pourrez pas toujours échapper à ces interruptions, qui peuvent être plus ou moins nombreuses en fonction de votre métier, donc vous prévoyez du temps pour y travailler.
Une analyse plus fine des raisons des interruptions, pourra aussi vous amenez à revoir votre système de priorisation des tâches, voire à vous rendre compte que certaines sont liées à la procrastination. La vôtre ou bien celle de vos collègues et collaborateurs. Certaines urgences proviennent peut être de sujet importants, qui ont été reportés, pas traités à temps, repoussés parce que vous n’aviez ps envie de vous y pencher et boom, c’est devenu un truc urgent à gérer de suite.
Ce sera sans doute le moment de vous pencher sur votre organisation personnelle et celle de votre équipe. Et pensez à relire ou écouter l’article sur la procrastination.
Vous voici avec un certain nombre d’outil spour éviter les interruptions, mais comme on l’a vu, ça ne va pas faire disparaitre 100 % de ces coupures et il va falloir mettre en place des stratégies pour les traiter.
Et c’est ce que nous verrons dans le prochain article/podcast !
Faites part à la communauté de vos suggestions, techniques pour limiter les interruptions, soit dans les commentaires en dessous de cet article, soit sur le fil twitter au facebook de Productiv’You ! 
Pour aller plus loin :

Minimaliste, Digital et Beau, mon tout nouveau sac !

sac minimaliste
Il y a quelques mois, je vous parlais de ma démarche pour alléger mes semaines de travail, en terme de sac à main et de sac pour ordinateur. Me voici donc avec un outil 2 en 1 bien pratique pour la semaine.
Pour ce qui est des soirs et week end, j’ai longtemps utilisé une besace mini format, idéale pour mettre mes affaires.
Il faut dire que lorsqu’on s’habitude à ne sortir qu’avec le minimum de «bazar» en semaine, on se rend vite compte que pour la vie personnelle, on n’a pas/plus besoin de trop se charger et que seulement quelques affaires sont indispensables. En ce qui me concerne :
  • portefeuille, généralement bien rempli, avec toutes les cartes de fidélité les plus utilisée, cartes de sécu, mutuelle, carte de paiement, cartes de groupe sanguin, d’électeur etc etc
  • porte-cartes, pour toutes les cartes qui ne tiennent pas dans le porte feuille, essentiellement carte Air France, Cartes de transport en commun, cartes de club d’hôtels, cartes de fidélité supermarché et magasins etc
  • clé de voiture
  • Permis de conduire
  • carte d’identité
  • carte grise / carte verte
  • 1 stylo
  • 1 carnet
  • Mouchoirs
  • liquide anti bactérien
  • smartphone
  • lunettes de soleil / parapluie
J’ai trainé ma mini besace un peu partout depuis plusieurs années. Le seul hic, c’est que sa jolie couleur rose fuchsia et sa toile (indestructible), ne la rendait pas très propice aux sorties «habillées». Du coup, je conservais de « vieux » sacs à main (qui s’avéraient toujours beaucoup trop grands par rapport à mes besoins «minimalistes»).
Cependant,  je gardais dans un coin de ma tête cette recherche d’un sac minimaliste et aussi élégant.
Et hop, grâce à la chérie de mon fils ainé, j’ai découvert une marque absolument fantastique, aussi bien pour les femmes que pour les hommes et en plus tout à fait compatible avec la vie digitale.
Cette marque c’est KNOMO (se prononce NOMO), une marque londonienne qui a quelques années. Le hasard fait que leur boutique show-room se trouve à proximité de l’appartement londonien de mon fils et j’ai pu y faire un tour cet été et découvrir LE graal.
Ou plutôt, LES graal, car je vais vous présenter 2 modèles, élégants et minimalistes.

ELEKTRONISTA MINI

Le premier, c’est le mini digital clutch « Elektronista Mini ». Il est vraiment tout petit : 14*20 cm avec 2,5 cm de largeur.
mini clutch
Tout la beauté de ce mini sac, c’est qu’il y a un compartiment pour chaque objet indispensable. Il devient portefeuille / porte cartes, grâce à ses encoches spéciales, il devient le porte téléphone/papiers grâce à ses poches. Il s’ouvre totalement et se replie en 3. Aucune place perdue, rien ne se «perd» à l’intérieur. Il requiert néanmoins de ne pas avoir besoin de grand chose. Autre grand avantage, une batterie supplémentaire, pour éviter la panne de téléphone en pleine chasse de Pokemon GO ! Ma petit belle fille l’a adoré, ce fut donc son cadeau d’anniversaire. Moi je l’ai testé, mais je l’ai trouvé vraiment trop petit. Même en me séparant de mon portefeuille et de mon porte-carte, je ne parvenais vraiment pas à y faire tenir mes indispensables.Voici une vidéo pour voir le principe de ce sac : https://www.youtube.com/watch?v=DK8l2-9vKPU

DIGITAL CLUTCH ELEKTRONISTA 

Le deuxième, est le grand frère du premier, mais cela reste un sac ultra minimaliste. Digital Clutch Elektronista.  Le principe est le même, une place pour chaque chose et chaque chose à sa place. Plus de poches dans ce modèle qui est aussi un peu plus grand : 20*28 cm et 3 cm de profondeur.
Les finitions sont bluffantes, la qualité du cuir est exceptionnelle, très souple et d’une douceur incroyable. Chaque couture est parfaite, les zip glissent sans à-coup, un vrai petit bijou.
knomo

Prise en Main

Il y a 2 grandes poches, dans la première je range mes papiers ( Permis, CNI, Papier voiture). Dans la seconde, on peut y mettre un livre de poche ( évidemment pas de 900 pages), ou un carnet moleskine 14 * 21 ou un kindle, ou une tablette jusqu’à 10″ ( iPad par exemple). 2 poches plus petites, soit pour 2 smartphones, ou un smartphone et mes clés de voiture + mouchoirs ou lunettes de soleil. Une poche « filet » dans laquelle je mets mes babioles «de fille», des encoches pour les cartes. Du coup j’ai viré le portefeuille et ne conserve que les cartes totalement indispensables.
Il y a un mini porte monnaie qui est clipsé à l’intérieur et que l’on peut détacher si besoin. Une poche externe, avec là encore des encoches pour cartes. Et à l’arrière une poche très large, dans laquelle je mets mes lunettes de soleil, ou un parapluie ou une petite bouteille d’eau. Il y a là aussi la batterie de secours pour les smartphones. Si on n’a pas besoin de la batterie, la pochette est très pratique, il y a dessus une bande élastique, pour glisser la clé de la voiture par exemple, un badge de bureau etc…
electronista

LE TEMPS DE LA REFLEXION

Pour faire rentrer tout mon petit bazar, j’ai du repenser l’utilisation de mes cartes notamment. Car comme vous l’avez noté plus haut, j’en trimballais pas mal dans mon portefeuille et porte cartes.
Donc première étape, séparer les cartes d’usage pro ( le plus souvent) des cartes d’usage privé et aussi penser aux lieux où j’utilise ses cartes. Par exemple, j’ai une carte Séphora, et quand j’ai besoin de m’y rendre, j’ai 2 options : le magasin à côté de mon bureau ou bien la gare de l’est, où je me rends très souvent. Cette carte se retrouve donc avec mes affaires «pro», tout comme ma carte Monoprix, car j’y vais après le bureau. Il y a aussi les affaires «permanentes », comme la carte vitale, la carte de mutuelle, les cartes de paiement, les papiers de la voiture etc.

ACTIONS

Une fois le tri fait, j’ai donc distribué mes affaires entre le sac de la semaine et celui soir/week end. Ainsi, seules les affaires « permanentes » changent de sac, toutes les autres restent en place. Et du coup, tout tient dans mon sac minimaliste. Une grande partie des cartes reste à la maison, ce sont celles dont je me sers très rarement. Et comme je ne suis pas du genre à partir sur un coup de tête en virée shopping ( j’ai horreur du shopping), elles ne me manquent pas et je ne les prends que si j’ai prévu un achat .
Par ailleurs, ce sac étant très plat et de petit format, je peux même le mettre dans mon sac «semaine» si je dois me rendre directement à un événement privé le soir. Ou bien si je suis en déplacement, je le glisse sans problème dans ma petite valise.
Ce sac est en fait un gros portefeuille à bandouillière, on a supprimé un contenant (le traditionnel portefeuille). C’est un peu comme lorsqu’on achète ses produits alimentaires en vrac pour les mettre dans ses propres bocaux, on supprime un contenant, on s’allège en emballage.

APPRENTISSAGES

Cet exercice m’a permis d’alléger encore plus mon sac de la semaine. Par ailleurs, cela m’a fait prendre conscience, que je me baladais encore avec quelques « au cas où » essentiellement de la petite pharmacie, petits certes, mais qui prennent toujours un peu de place et qui pèsent dans les sacs. Donc hop, je me suis débarrassée de ces « au cas où ». Pour la plupart, ils sont rangés dans ma voiture (qui n’est jamais bien loin), ou dans ma trousse de toilette (pour les déplacements).
Il y a vraiment beaucoup de modèles et comme pour tout achat, la réflexion est de mise, surtout lorsqu’on est dans une démarche minimaliste :
  • Pour quelle occasion en ai-je besoin ?
  • Pour quelle fréquence d’utilisation de mon futur achat ?
  • Que vais-je y mettre ?
  • Quelle est la fréquence d’utilisation de ce que je mets dans mon sac?
  • Est-il pratique ? Les affaires sont elles accessibles facilement ?

ENVIE DU MEME ?

La marque KNOMO se trouve dans quelques boutiques en France. Vous pouvez aussi passer commande sur leur site internet, ils livrent partout dans le monde et gratuitement au delà de 100 € . Voici le lien pour trouver une boutique près de chez vous. On trouve aussi les modèles décrits ci-dessus sur Amazon, mais la description qui en est faite est pitoyable. Et les photos ne permettent pas d’apprécier le design et l’intérieur des sacs. Mais vous pouvez toujours faire des repérages sur le site de la marque et ensuite vous rapprocher du point de vente de plus proche ou d’un site de vente en ligne, si vous ne voulez pas l’acquérir sur le site principal.
Si vous le pouvez, faites des essais dans les magasins. C’est ce que j’ai fait dans ma période de réflexion. Je me suis rendue dans des boutiques avec mon sac habituel et j’ai fait des essais. Voir si « tout » rentrait, si la tenue me convenait une fois plein, si les fermetures étaient pratiques etc. Tout cela pour éviter un achat que l’on va regretter au bout de quelques jours d’utilisation. Le but est bien évidemment d’investir avec sagesse, dans de beaux objets, parfois chers, mais que l’on conservera longtemps.

BONUS

Dans le même esprit, j’ai découvert une autre marque anglaise, Jekyll & Hyde, qui fait de très beaux sacs à main, sacs à dos et de magnifiques bagages. Chez eux aussi, le minimaliste et le pratique sont de rigueur, le tout allié à de très belles matières, qu’on a envie de toucher et de caresser rien qu’en regardant leurs photos. Cette marque propose aussi toute une gamme de produits qui intégrent une protection pour tous les moyens de paiement sans contact ( RFID Protected) Ci dessous les liens vers leurs réseaux sociaux et leur belles photos. On peut acheter en ligne sur leur site et ils livrent partout dans le monde.
note : ceci n’est pas un article sponsorisé. J’ai eu le coup de foudre pour ces 2 marques et je souhaite simplement vous en faire profiter.

PVY EP050 Le Rythme Dans La Peau

rythme
Nous voici dans le 3ème épisode sur l’efficacité au bureau. Bien organiser son travail en fonction de son rythme.
En fait, on ne va pas parler que de son propre rythme, mais aussi des rythmes de ce qui nous entoure, des rythmes externes.

Le Rythme Circadien

Même si on ne s’est jamais penché sur la question, on sait tous par expérience, que nous sommes plus efficaces à certains moments de la journée qu’à d’autres.
Cela est lié à notre rythme circadien, qui vient du latin circa diem, qui veut dire « environ 1 jour ». C’est le rythme calqué sur le rythme du soleil, qui fait que l’on se réveille le matin, même sans réveil et, qu’à la nuit tombée, on ressent la fatigue et le besoin de sommeil.
Aujourd’hui, nous ne nous levons pas avec le soleil, comme le faisaient nos ancêtres, réveillés par le chant du cop, mais nous nous levons la plupart du temps grâce au chant du réveil ou pour les jeunes parents, par le chant de leur charmante progéniture.
Si notre rythme n’est pas équilibré, on peut avoir beaucoup de mal à se lever le matin par exemple, ou à se coucher le soir, on ressent de la fatigue en pleine journée ..
On a souvent des rythmes différents au cours de sa vie. Les jeunes enfants, sont souvent des « lève tôt », adolescents et jeunes adultes, on devient généralement des marmottes et marmottons. Quand on fonde une famille et que les enfants arrivent, on redevient du matin, par la force des choses.
Si on a un travail en équipe, ou de nuit, comme les infirmières, les personnels d’usines qui font les 3 huit par exemple, le rythme circadien, sera totalement perturbé. Les professionnels qui voyagent souvent sur différents fuseaux horaires peuvent avoir aussi des perturbations de leur rythme circadien.
Il y a quelques techniques pour aider à la régulation du rythme circadien :
  • l’exposition régulière au soleil ou à la lumière du jour
  • des routines de levers et de couchers régulières
  • pratiquer une activité physique toujours à la même heure
  • prendre ses repas à heures régulières tous les jours
Cette horloge interne est contrôlée par la production de mélatonine, sécrétée par la glande pinéale. C’est cette hormone qui sert de pile à notre horloge interne. Avec l’âge, la production de mélatonine diminue et c’est pourquoi les personnes âgées souffrent souvent d’insomnie.
Mais que l’on soit un oiseau de nuit, ou bien du matin, le tout est d’en être conscient et d’en tirer profit autant que possible pour utiliser au mieux les heures les plus favorables de la journée, sur les tâches les plus ardues et garder les tâches les plus simples pour les moments où nous sommes plus fatigués.
Souvent, les meilleures heures sont le matin, entre 9 et 11 – 12h et l’après midi entre 16 et 18h. C’est une considération générale, il y a beaucoup de variantes. On peut être super performant à 7 h du matin par exemple et moins à 10 h.
Malheureusement, nos semaines professionnelles prennent rarement en compte notre rythme circadien et encore moins le fait que les équipes sont composées de profils différents. Le traditionnel 9-18h s’applique majoritairement. Quelques entreprises proposent des horaires dits flexibles, qui sont souvent mis à profit pour emmener les enfants à l’école ou aller les chercher le soir, et pas réellement pour prendre en compte les profils du matin ou les profils du soir. 
Mais c’est certainement, pour les managers une donnée à prendre en compte, pour optimiser le travail d’une équipe.

Le rythme de notre Concentration

Dans la même veine, notre concentration aussi à son rythme. Des études ont montré qu’au delà de 45 minutes de travail intense, notre concentration à tendance à décliner de façon vertigineuse.
Alors confier à la dernière minute à un collaborateur un rapport demandant 7 ou 8 heures de travail intensif et à finir le jour même est une pure folie, ou la méconnaissance totale et volontaire des rythmes chronopsychologiques. Nous avons besoin de faire des pauses régulièrement, même s’il ns s’agit que de 3 à 5 minutes, pour permettre à notre cerveau un petit break et surtout à notre potentiel de concentration de pouvoir revenir à son meilleur niveau.
Pour faire un premier bilan, nous avons un rythme personnel dans la journée qui est sinusoïdale, c’est à dire qui monte et descend et remonte et redescend. Mais à l’intérieur de notre phase ascendante, notre concentration aussi à des hauts et des bas et pour éviter que notre concentration ne s’effondre totalement, on fera une petite pause, pour recharger notre énergie.
rythmes

Prendre des Pauses

Une pause, c’est faire quelques pas, aller prendre un verre d’eau, un café, mais ce peut être changé quelques minutes de tâches, pour passer un coup de fil ou autre. Cela peut passer par aller prendre l’air quelques minutes, faire quelques exercices physiques, méditer, voire faire une sieste. Tout dépend de votre environnement de travail bien évidemment.
Attention, cela n’a rien à voir avec le multitasking, puisque l’on choisit sciemment, de s’arrêter après 30 ou 45 minutes pour décompresser et ainsi mieux repartir. C’est d’ailleurs le principe de la méthode Pomodoro, dont je vous rabats les oreilles, qui de base fait 25 minutes de travail, 5 min de pause, 25 minutes, 5 min, 25 min, 5 min, 25 min, 17 minutes. Les différentes applications du POMODORO, permettent souvent le paramétrage de la phase de travail à la hausse ou à la baisse en fonction de votre propre rythme. Cela nous permet de régénérer notre énergie.
Par ailleurs, au delà des managers qui ne prennent pas toujours en compte le rythme biologique, en mettant par exemple des réunions à 14h, heure à laquelle nous sombrons presque tous dan une petite torpeur, nous aussi, nous faisons souvent n’importe quoi.
Par exemple, l’habitude de commence sa journée par traiter ses mails pendant de longues heures. Ce sont généralement les heures les plus productives de la journée, que nous devrions dédiées à des dossiers bien ardus, ou des tâches longues et au lieux de cela, on brule notre belle énergie à répondre à d’autres au lieu de travailler à l’avancement de nos propres objectifs.
Alors demain matin en arrivant, attendez un peu avant d’ouvrir votre boite mail, repérer la tâche la plus importante de votre journée et mettez le paquet aussitôt !

Le Rythme Hedomadaire

Autre rythme qui nous affecte, c’est le rythme des semaines. Parfois le lundi on a du mal à s’y mettre, et le vendredi on est épuisé par une semaine intense. Par contre on va se sentir pus en forme entre le mardi et le jeudi. Pourquoi ne pas organiser nos semaines en prenant en compte ce rythme hebdomadaire. Commencer le lundi par des travaux intéressants qui sauront nous stimuler, sans être trop longs, mettre en milieu de semaine ce qui est plus intense et finir le vendredi après midi, par des travaux administratifs, les notes de frais, la planification des semaines suivantes, les réservations pour de futurs déplacements, le classement du bureau, comme le suggérait Pauline récemment etc …
Là encore, si vous êtes manager d’une équipe, pensez à ce rythme hebdomadaire. Evitez de mettre les réunions importantes en tout début ou toute fin de semaine, au risque de ne pas avoir une forte participation et d’avoir l’impression de vous adresser à des poissons rouges !

Le Rythme des Saisons

Autre rythme important, celui des saisons. En fonction des saisons, la luminosité est différente, et souvent notre énergie est affectée. On se sent revivre au printemps, dès que le soleil revient et que les journées s’allongent alors qu’en hiver on va se sentir plus groggy, on aura plus de mal à se lever le matin. Et plus on habite loin de l’équateur et plus l’impact est important, car la glande pinéale est stimulée par la lumière du jour pour produire la mélatonine. Certaines personnes souffrent de dépression saisonnières, que l’on parvient à atténuer grâce à des exposition régulières aux UV et à la prise de vitamine D.
Vous savez, vous aussi, que vous vous sentez plus énergique certaines saisons que d’autres, aussi, si vous avez le choix de la saison pour lancer un grand projet, essayez de choisir une période où vous serez le plus en forme.C’est surtout possible pour les indépendants ou les petites structures humaines, qui peuvent gérer plus facilement leurs lancements produits, campagnes commerciales etc.
Dans les grandes entreprises, ce n’est jamais pris en compte malheureusement, mais une fois de plus, je pense que l’on se prive de certains avantages en persévérant dans le principe de la semaine de 5 jours, 52 semaines par an avec un rythme identique de janvier à décembre et du lundi au vendredi.

Les Rythmes Externes

Après il y a les rythmes artificiels, autrement ceux créés par notre environnement, comme les périodes de vacances scolaires qui créent des ralentissements dans les entreprises, les ponts, surtout quand il y en a beaucoup comme en mai en France. 
Le rythme propre à l’entreprise, avec les séminaires qui reviennent souvent au même période, les campagnes commerciales, les périodes de soldes si vous êtes dans le commerce, les périodes de fêtes si vous êtes dans la restauration etc. Tous ces rituels, traditions, impriment aussi un rythme à nos mois et années et si l’on a besoin de planifier des événements sur de longues périodes, il faudra aussi en tenir compte.
Et enfin, il y le rythme de vos collègues, conjoint, enfants. Il faut composer avec, savoir identifier les rythmes de chacun et en tirer le meilleur partie, afin que chacun y trouve son compte.

Tirer avantages des rythmes dans une équipe

Le fait d’avoir des gens du matin et des gens du soir, dans le travail posté par exemple peut être très intéressant. On n’est par forcément obligé de faire changer tout le monde une semaine sur deux. Si vous êtes dans le tertiaire et que vous avez à traiter avec des collègues sur plusieurs fuseaux horaires, avoir de gens du matin et du soir, sera un atout fou permettant de couvrir une plage horaire plus longue sans que vos collaborateurs ne se sentent lésés. Il en va de même pour parvenir à étendre sensiblement la plage horaire d’un service client, sans créer une mini révolution. Vous avez très certainement des collaborateurs qui seront ravis de pouvoir arriver à 10 h et repartir à 20 h !
Alors en résumé, il y a plusieurs rythmes qui nous affectent, à différents niveaux,
  • des rythmes biologiques quotidiens,
  • des rythmes hebdomadaires,
  • des rythmes mensuels,
  • des rythmes saisonniers, annuels
  • des rythmes qui nous sont externes, de l’entreprise, de notre entourage.
Il faut savoir faire un savant mélange de tout cela pour organiser au mieux, votre journée, votre semaine, votre mois et votre année. Ce n’est pas une science exacte, ni immuable, car les rythmes, nos rythmes changent. Il s’agit donc de faire un mix de tout cela et surtout de réajuster régulièrement le mélange. 
La chose la plus «simple» à gérer, c’est bien évidemment ce qui est sous votre contrôle, c’est à dire l’adaptation de votre agenda, à vos rythmes, et de faire au mieux pour intégrer les rythmes que vous ne maitrisez pas, les rythmes externes. Cela va demander du temps et des expérimentations afin de trouver le rythme qui vous correspond.
Et vous allez aussi utiliser des outils différents, comme l’agenda journalier, hebdomadaire et le calendrier mensuel et annuel pour avoir une vue d’ensemble. Mais ça nous en parlerons dans un autre épisode.
Je voudrais terminer avec un sujet qui est un tout petit peu différent mais qui va affecter le rythme, il s’agit de s’organiser quand on souffre d’un trouble chronique. Etre migraineux par exemple, souffrir de trouble pré-menstruels ou menstruels importants, avoir une autre affection chronique qui peut survenir à n’importe quel moment et affecter notre vie et notre productivité est à prendre en compte, et notamment dans les temps de sécurité que l’on va mettre dans la réalisation des tâches les plus importantes. On sous-estime toujours le temps que l’on va passer à une tâche. Dans un article l’an dernier, je vous conseillais d’aller jusqu’à doubler le temps que l’on pense nécessaire au premier abord pour une tâche. Si vous souffrez d’une maladie ou d’un trouble, il sera sans doute utile d’ajouter un peu plus de temps dans « le cas où ». Et je sais de quoi je parle, ayant moi même 2 troubles chroniques, qui s’évertuent à me pourrir la vie régulièrement. Et d’ailleurs, si mon podcast est mis en ligne le 8/10 au lieu du 7 c’est parce que j’ai dû passer mon dernier dimanche coucher au lieu d’y travailler.
Il y a beaucoup de personnes qui ont des problèmes de santé chroniques, qui généralement les subissent depuis l’enfance et nous ne nous en rendons pas toujours compte, parce qu’elles ont appris à s’organiser autour. Et croyez moi, quand on a toujours l’épée de Samoclès de ne pas savoir si demain « ça va aller », on est beaucoup moins tenté de procrastiner !
 
Références de ce podcast et pour aller plus loin
 

Retrouvez les autres épisodes de cette série sur l’éfficacité professionnelle :

http://productivyou.com/pvy-ep-047-efficace-au-bureau/

http://productivyou.com/pvy-048-espace-travail-organise-by-pauline/

http://productivyou.com/pvy-ep049-stop-au-multi-tasking/

PVY EP049 STOP AU MULTI-TASKING

multi-tasking
Second volet de notre série sur l’éfficacité au bureau, LE MULTI-TASKING
Le multi-tasking est très souvent considéré comme une vertue. Mais c’est une erreur d’appréciation.
Dans la vie professionnelle  on le pratique à longueur de journée, parfois même sans s’en rendre compte. On commence à écrire un mail, et hop, on va se chercher un café ou un verre d’eau. On est en train de lire un contrat et on clique sur la notification d’un nouvel email. Cela nous prend quelques minutes et on reprend le contrat. A longueur de journée, on fragmente notre attention et on saute d’une tâche à l’autre. Internet et les réseaux sociaux sont aussi une source importante de perturbation. Un petit coup d’oeil à Twitter entre 2 mails, un petit check de Facebook pendant une conversation téléphonique, 3 like sur instagram pendant une WebeX et ainsi de suite.
Mis bout à bout, ce sont de précieuses minutes, voire des heures que nous perdons chaque jour, heures improductives et qui ne nous rapprochent pas de la réalisation de nos objectifs à long terme, et encore moins de l’achèvement de notre To Do liste du jour.
Et dans la vie privée c’est la même chose. On surfe sur internet en regardant la TV. Vous trouverez dans le lien ci contre, une étude intéressante sur le comportement des français sur ce sujet, 77 % d’entre nous regardent plusieurs médias en même temps. http://www.lsa-conso.fr/les-francais-adeptes-du-multitasking-infographie,215112

LA SCIENCE ET LE MULTI-TASKING

Les scientifiques ont découvert que notre nouvelle manie de vouloir faire des tas de choses en même temps créait des problèmes à notre cerveau. Depuis une forte augmentation du stress chez les adultes jusqu’à des problèmes d’apprentissage et des comportements proches de l’autisme chez les enfants. Les moyens techniques d’études du cerveau ont montré que, notre cerveau, loin d’être un habile jongleur entre plusieurs tâches est plutôt à la peine.

Surcharge du Cerveau

Le professeur Earl Miller du MIT a démontré que cela force notre cerveau à utiliser beaucoup d’énergie pour arriver à faire 2 ou 3 choses en même temps, beaucoup plus que si nous les faisions l’une après l’autre. En fait quand on essaie de se concentrer sur 2 tâches différentes en même temps, cela provoque une surcharge dans les capacités de notre cerveau.
C’est particulièrement vrai lorsque nous tentons de faire 2 tâches similaires en même temps, comme écrire un mail et parler au téléphone. On a tous fait l’expérience. A un moment, ou il y a un blanc dans la conversation parce qu’on a décroché ou vous vous perdez dans la rédaction de votre email, signe que votre cerveau « bugue ».
Un psychiatre anglais, Glenn Wilson, a montré qu’en multitaskant, on perdait jusqu’à 10 points de quotient intellectuel, ce qui correspond à la perte due une une nuit blanche. Alors si vous multitaskez, après une nuit blanche, le résultat ne sera vraiment pas terrible !

Fatigue

D’autres études ont aussi montré que le fait de sauter en permanence d’une activité à une autre tout au long de la journée, fatigue terriblement le cerveau, et conduit ainsi à affaiblir notre capacité de décision et la qualité de nos décisions.
Le pire c’est que beaucoup de gens sont persuadés d’être très fort à ce petit jeu, comme quoi le cerveau est très fort pour nous faire croire des tas de choses.
Une autre étude auprès d’étudiants américains a révélé que ceux ci étaient 40% plus lents à résoudre des problèmes de mathématiques complexes s’ils faisaient plusieurs tâches en même temps.
La même étude a conclu que le multi-tasking augmentait aussi la libération d’hormones du stress et d’adrénaline. Cela nous met aussi dans un cercle vicieux. On a le sentiment de travailler beaucoup et très dur en faisant plusieurs choses en même temps, mais il nous faut plus de temps pour parvenir à atteindre nos objectifs ou à terminer notre to do. Par conséquent on se sent stressé, harcelé et contraint à multi-tasker encore plus. Cette attitude nous empêche de retenir des informations essentielles, parce que notre cerveau ne peut pas enregistrer des choses importantes provenant de sources différentes en même temps.

 Moins efficace

Enfin, une autre étude de l’université de Californie, montre que lorsque les personnes sautent fréquemment d’une tâche à l’autre, elle travaillent plus vite, mais produisent moins. 
Et contrairement au mythe, les femmes ne sont pas plus multitâches que les hommes ! Il n’y a aucune différence dans les mauvaises performances liées au multi-tasking entre les hommes et les femmes. 
Sur le long terme, les chercheurs révèlent que cette habitude entraine une modification de la chimie de notre cerveau avec comme conséquences, une augmentation des comportements impulsifs, agressifs, ainsi que des risques cardio vasculaires.

Effets sur les enfants

Le résultat est catastrophique sur les enfants et jeunes gens. Plus ils passent de temps à jongler d’une activité à l’autre et mons ils seront en mesure de se concentrer sur une seule chose pendant de longues périodes. C’est donc particulièrement périlleux pour leurs études, où on leur demande de passer plusieurs heures sur un même sujet, en cours ou pendant les examens.
D’autres études ont montré que les enfants qui prennent cette habitude très jeunes, – outre les problèmes d’apprentissage et de concentration que cela entraine – rencontrent aussi de grandes difficultés à développer des qualités relationnelles, et même cela les empêchent de développer les capacités d’analyse des interactions sociales, comme l’interprétation des messages non verbaux, conduisant à des comportements anti sociaux, et des personnes dépourvues de compassion, de créativité et de conscience de soi. 
Tableau pas très engageant !

En résumé, le mode multi tâches c’est :

– fatigue
– fait perdre du temps
– diminue la qualité de votre travail et de vos décisions
– augmente le stress et le sentiment de ne pas aller au bout des choses
– peut conduire sur le long terme à des comportements a-sociaux, au burn out.
Quand on fait plusieurs choses en même temps, il est absolument impossible de pouvoir accorder la même concentration à toutes les tâches. Alors oubliez le mythe du multitâche, faîtes une chose à la fois, vous serez immanquablement plus efficace.
Et juste pour finir sur le multitâche, il ne peut fonctionner que si vous solliciter des fonctions différentes de votre cerveau : Courir en écoutant un podcast, ou de la musique, ou en apprenant une langue étrangère par exemple.

LE TEMPS MASQUE

On confond souvent le multi tasking avec la gestion des tâches et surtout l’utilisation du temps masqué. Là encore c’est une notion venue de l’industrie mais que quasiment toutes les mamans du monde maitrisent sur le bout des doigts et c’est pour cela que l’on dit que les femmes sont multitâches. Par exemple, allumer le four avant de commencer à préparer le gâteau c’est utiliser le temps masqué. Pendant le temps nécessaire au préchauffage de votre four, vous préparez la pâte et ainsi vous n’avez pas attendre 10 minutes à la fin de la préparation que votre four chauffe.
Les exemples sont nombreux : lancer une lessive en arrivant le soir, pendant que vous vous occupez du diner et des enfants, la lessive se fait et vous pourrez la mettre à sécher avant de vous coucher. Mais au bureau aussi, si vous lancez un traitement long sur votre ordinateur, ou bien une édition de 300 pages, vous n’allez pas rester béatement au pied de la machine à attendre. Vous ferez autre chose pendant que cette tâche  » de fond » se réalisera.
temps masqué

POUR ARRETER LE MULTI-TASKING

Alors si on en croit le Web, c’est presque aussi difficile que d’arrêter de fumer, ou presque ! En effet, la libération de dopamine liée au multitasking est assez additive et certaines personnes s’ennuient quand elles ne font qu’une seule chose à la fois. En tout cas cela demande une forte discipline, mais c’est indispensable pour retrouver le sentiment su travail bien fait, en profondeur et de voir chaque soir sa to do list totalement terminée.
Il va donc être essentiel de se créer un environnement propice au travail, à la grande concentration et à la suppression ou presque des tentations.
Lister tout ce qui vous distrait dans une journée, depuis toutes les applications, notifications, mais aussi les bruits, les collègues etc.

TOUT COUPER

Il s’agit là de mettre sur pause toutes les alertes, les notifications, les bis  tut, buzz qui détournent notre attention de notre tâche et nous appellent à elles. 

LE POMODORO

Cette première action, cumulée avec l’utilisation d’un chrono, comme dans la méthode Pomodoro par exemple, va nous permettre de rester concentré sur une seule tâche. Pour un rappel de cette technique, réécoutez le Podcast sur le POMODORO avec Mikael Pâquet

LES APPLICATIONS

On peut ajouter aussi l’utilisation d’application qui vont nous empêcher d’aller fureter sur internet, comme Anti-social, recommandé par Mickael Hyatt. On définit les sites interdit, ainsi que la durée de l’interdiction, et on ne eut pas y accéder. On mettra aussi son téléphone en silencieux, et on range dans un tiroir pour éviter de le voir s’animer en cas d’arrivée de message ou d’appel. Des applications similaires ICI

CASQUE

On pourra aussi utiliser un casque anti-bruit, surtout si on travaille dans un open space, parce qu’on ne peut pas toujours couper le son de ses collègues.  En profiter pour écouter de la musique motivante. Il existe des applications avec les playlists permettant la concentration. Juste pour le fun, saviez vous que le premier casque anti perturbation a été inventé en 1925, par un luxembourgeois, Hugo Gernsback, qui est aussi considéré comme le père de la science fiction. Il a inventé un casque appelé Isolator, que vous avez en photo dans cet article, dans le but de ne pas être interrompu par les perturbations externes. Mais il a aussi écrit que nous sommes notre propre perturbateur dans 50 % des cas!
multi-tasking
Concernant vos collègues indélicats, pourquoi ne pas avoir une petite conversation avec eux et leur expliquer posément le problème que pose leur comportement? 
Ne soyez pas trop ambitieux pour commencer. Passer de longues années de multi-tasking à une journée de totale concentration ne se fait pas du jour au lendemain.
Essayez de passer le temps d’un Pomodoro sans distraction ( 25 min), puis 2, puis 3 et accordez vous, pendant la grande pause, le droit d’aller checker vos mails, votre Facebook et autre Instagram.
Petit à petit, vous vous rendrez compte que votre efficacité s’accroit, qu’il est beaucoup plus facile et rapide de faire certaines tâches complexes quand on est pas dérangé.

LA MEDITATION

La méditation aide aussi à se concentrer, à maintenir son attention sur une seule chose. Retrouvez le podcast sur la méditation pour plus de détails. Là encore, 5 minutes tous les jours font des miracles.
Comme pour toute nouvelle habitude, un pas à la fois, et même un micro pas s’il le faut. Vous avez tenu 20 minutes aujourd’hui … c’est mieux qu’hier et vous ferez mieux demain !
Autres références intéressantes :
 

PVY EP048 – Espace de travail organisé By Pauline

espace de travail
Nouvelle interview – tornade avec Pauline, dont vous avez fait la connaissance dans l’épisode 42, où elle venait nous présenter son livre, Range Ta Vie
Aujourd’hui, dans le cadre de la série sur l’efficacité au travail, nous débutons par l’espace de travail, avec les précieux conseils de Pauline, qui ne se contente pas de vous aider à ranger placards et cuisine, mais qui intervient aussi dans les entreprises, petites et grandes et professions libérales, en partenariat avec la Société Préventech. Ecoutez la discussion ICI
Vous pouvez aussi retrouver les conseils de Nadège, pour un bureau Feng Shui !

Le poste de travail

plateau 80 *60 mini, 80*160 idéal.
Bureau droit
plateau clair
Attention à la Position de travail, acheter un très bon fauteuil, et se renseigner sur les positions idéales
Mettre l’écran à hauteur des yeux

Organisation personnelle :

  • ne pas s’encombrer de papier, ne garder que ce qui est utile, jeter, trier une fois par semaine
  • un caisson de rangement par personne
  • avec 1 ou 2 tiroirs et un tiroir avec des dossiers suspendus pour les dossiers en cours, bien étiquetés.
  • A défaut, des portes revues sur une étagère
  • Utiliser des   Chemises épaisses à rabats
  • Garder son espace de travail ranger et clair, prendre 10 minutes chaque jour pour tout ranger
  • Normalisation des noms de dossiers, écrire toujours avec la même police et au même endroit sur les dossiers
  • C’est la même chose pour les fichiers informatiques, d’autant plus si on utilise des fichiers partagés sur des serveurs communs ou sur le Cloud. 
  • Informer les nouveaux arrivants des règles de nomage.
  • Stock de fournitures de bureau centralisé avec une seule personne qui fait les commandes de réappro.
  • Utiliser des boites à archives ou de classement si on a de très gros dossiers.
  • Attention aux classeurs, il ne faut pas les archiver tel quel, mais les vider les contenu qui sera mis dans des boites à archives.
« l’encombrement est contreproductif »
Prendre un peu de temps une fois par mois, pour revoir son système de classement, l’améliorer ou l’adapter, trier, jeter, faire les sauvegardes. Les systèmes de rangement physiques ou virtuels, ne sont pas figés, ils doivent s’adapter à l’évolution de votre activité.
Son livre :
truc d’organisation : Son système de rangement des bottes : une petite tringle & des pinces 
Sa Citation : « toute conviction est une prison » Nietzsche

Pauline sur les réseaux