Déplacements Professionnels Zen – PVY 058

déplacements
Les déplacements professionnels sont plus ou moins bien vécus en fonction des tempéraments de chacun, des conditions dans lesquelles votre entreprise vous permet de voyager, de la fréquence des déplacements, de leur éloignement.
Il va sans dire qu’entre le cadre qui voyage en Business, arrive 1 jour avant ses rendez vous, et repart 1 Jour après, a une chambre somptueuse dans un hôtel Spa et celui qui voyage en éco, les genoux sous le menton, avec le premier vol /train et rentrera le même jour par le dernier, il y a un monde.
La course aux économies de bout de chandelles entraine nombre d’entre nous à voyager en mode économie, sans compter la pression que l’on peut se mettre tout seul, parce qu’on n’a pas envie de dormir loin de chez soi, parce qu’on ne peut pas partir trop longtemps, parce que la boite mail explose après une journée d’absence etc…
Il y a cependant quelques astuces qui permettent de voyager zen – ou presque- et de rester productif. Ecouter sur Spreaker

Avant – La préparation

Réservations  des titres de transport :

Quand réserver

On est souvent balancer entre réserver tôt pour payer moins cher, mais sans remboursement possible ou bien partiellement,  et attendre pour être sûr que le rendez vous n’est pas annulé. J’aurai tendance à dire que cela dépend vraiment des personnes que vous allez visiter, de leur fiabilité à respecter leurs engagements mais aussi de votre propre faculté à résister aux changement d’emploi du temps que l’on souhaite vous voir faire.
Cela dépend aussi des destinations, du nombre de types de transport disponibles et de leur fréquence. 
Si vous une savez pas trop, demandez à des collègues qui « savent », à une assistante de direction qui fait de nombreuses réservations, elle vous donnera certainement de bons conseils.
Personnellement, je dois réserver les voyages en avion assez longtemps en avance en raison des procédures de validation des vols de mon entreprise, donc je m’y prends en avance. Pour ce qui est des billets de train, je réserve en général 10 jours avant, voire une semaine. J’ai un abonnement TGV et cela offre une grande flexibilité en cas d’annulation, tout en permettant de belles économies à chaque voyage.

Choisir sa place

Pensez aussi à choisir une place qui vous convient, dans le sens de la marche du train si vous êtes sensible au mal des transport, côté couloir si vous vous levez tout le temps ou côté fenêtre si vous êtes du genre à ne pas bouger et surtout  à ne pas supporter d’être dérangé par un voisin à la petite vessie, ou un accro du téléphone qui sort téléphoner toutes les 10 minutes. Les détails comptent quand on voyage.

Quel support

Privilégiez les supports dématérialisés pour vos titres de transport, en utilisant les applications fournies par les companies aériennes ou de train. Cela vous évitera de vous trimbaler avec une feuille supplémentaire, vous ne risquez pas de la perdre ou d’oublier de l’imprimer. Combien de billets électroniques restent sur les imprimantes …. et en cas de modification, c’est d’autant plus simple que tout ce fera depuis votre smartphone.

Réservation hôtels

En cas de réservation d’hôtels, si votre entreprise n’a pas une liste d’hôtels privilégiés, regardez les commentaires sur des sites comme booking ou tripadvisor pour avoir une idée de l’endroit où réserver.
Si vous utilisez un site de réservation en ligne « tout intégré » type Egencia, vous avez souvent la fonctionnalité de pouvoir trouver un hôtel à proximité de votre lieu de rendez vous. Un petit bémol toutefois, sur les distances indiquées, qui sont souvent des distances à vol d’oiseau. J’en ai fait l’expérience il y a un an, alors que je me déplaçais au bord du lac de Constance. J’ai trouvé un petit hôtel familial en pleine montagne qui était en principe à 15 km de mon lieu de rendez vous. Il s’est avéré qu’il était en fait à près de 40 km de route de montagne. Je ne regrette pas de l’avoir fait car c’était l’été, j’avais le temps et c’est juste magique, mais j’auras certainement été moins fière en plein hiver ! Donc, vérifier les distances AVANT ! Autre avantage de ces sites utilisés par les entreprises, ils proposent souvent des hôtels avec des chambres pré-payées, ce qui est quand même plus agréable pour votre porte feuille.
Généralement, les réservations via des sites vous envoient des mails de confirmations, qui peuvent être ensuite enregistrés dans votre calendrier électronique. Utilisez sans modération cette fonctionnalité, qui vu permettra d’avoir les coordonnées de votre hôtel sans avoir à imprimer votre réservation. Vous l’avez compris je suis adepte du voyage sans papier … Etonnant non ? 

Réservation Voiture de location 

Si vous devez réserver une voiture, pensez à demander un GPS, tous les modèles ne sont pas encore équipés. Ou bien installez une application GPS sur votre smartphone. cependant si vous allez à l’étranger, cela peut vite couter très cher sur votre forfait. Un navigateur réservé avec votre voiture sera toujours moins onéreux. Pensez aussi que les bureaux de location sous souvent bonder dès l’arrivée d’un train ou d’un vol, que les parking où l’on récupère les voitures sont rarement juste à côté des gares et aérogares. Inutile d’espérer être en voiture à peine sortie du train ou de l’avion. Donc à garder en tête avant d’annoncer une heure d’arrivée à la personne qui vous attend. ( C’est valable aussi si vous prenez le taxi, les files d’attentes sont souvent longues, il faudra donc penser à réserver un taxi à l’avance si vous êtes pressés).

Les Papiers

Vos papiers officiels

Mieux vaut qu’il soient bien à jour surtout si vous voyagez hors de l’Union Européenne. Et vérifiez la durée de validité minimale requise pour le pays. Certains pays, notamment en Asie, mais pas que,  demandent une validité de 6 mois au moment du retour, alors vérifiez bien pour éviter de rester à l’aéroport de départ. Une fois encore, les sites type Egencia vous demandent d’enregistrer tous vos documents officiels et vous envoient des rappels.
Autre solution, vous créer un rappel dans votre calendrier, dans Evernote ou autre afin de vous rappeler le renouvellement. Enfin, pensez à faire un scan de tous vos documents officiels et stockez le dans le cloud, sur Evernote, Google Drive ou dropbox, en activant la disponibilité hors connexion. Cela sera toujours utile en cas de perte ou de vol. De même, au moment de vous remettre votre passeport, on vous remet un petit papier qui vous permet de faire renouveler plus rapidement votre passeport depuis un pays étranger en cas de perte/ vol. Scannez le aussi.

Santé :

On n’oublie pas sa carte de sécurité sociale, sa carte de mutuelle, pour la France et sa carte européenne si on voyage hors des frontières. Même pour un court séjour. J’ai eu l’occasion d’aller visiter le service des urgences du Luxembourg cet été, lors d’un simple aller retour sur une journée et heureusement que j’avais ma carte. Autre astuce si jamais vous devez vous rendre chez un médecin ou un hôpital à l’étranger, demandez une facture en français si c’est possible (car la sécurité sociale française vous fera la misère pour l’obtenir) et demander aussi la mention «  réglée » sur la facture, sinon, là aussi vous allez ramer… parole de « testeuse ». 
Certaines entreprises bien organisées et ayant à coeur le bien être de leurs salariés envoient même un mémo médical et sureté aux salariés sur le point de partir en déplacement hors de France. On y trouve généralement les coordonnées des hôpitaux des principales villes, les règles de sécurité à connaitre et quelques renseignements intéressants et utiles. Là encore, direction Evernote, Google Drive ou Dropbox. Si vous voyagez souvent et un peu partout, vous aurez rapidement une petite bibliothèque qui pourra vous être utile même pour vos déplacements personnels.
Certaines entreprises proposent aussi un service d’assistance aux voyageurs. Selon les cas, on vous donne une carte à votre nom et un numéro de client à conserver ou bien, il faut vous faire connaitre au cas par cas au service concerné pour être enregistré et couvert. Là encore si vous arrivez dans une nouvelle entreprise, renseignez vous, cela pourra vous éviter d’avoir à avancer de grosses sommes d’argent si vous voyagez hors Union Européenne notamment mais pas que.

Regroupez vos réservations et documents

Si vous faites un voyage de plusieurs jours et avec plusieurs hôtels, des réservations de véhicules et différents moyens de transport, vous pourriez aussi vous créer une fiche sommaire dans Evernote. Je l’utilise en général plutôt pour mes voyages perso car mes voyages pro durent rarement plus de 2-3 jours.
Faites une note pour chacune de vos réservations, billets etc, en mettant dans le titre ce que c’est et la date de la prestation.
ensuite, faire une note sommaire qui reprendra toutes ces notes. On enregistre tout cela en local ou bien en disponible hors connexion et le tour est joué. Allez voir mon article sur Evernote, j’avais fait un mini tuto.
La suite la semaine prochaine, valise, trajet vers la gare ou l’aéroport, pendant le trajet et sur place.
N’hésitez pas à rejoindre la communauté Productiv’You, sur Facebook ainsi que le groupe privé Mes Objectifs 2017, pour voir du soutien dans la réalisation de vos objectifs dans la bonne humeur !
 
La vidéo des 2 parties sera mise en ligne sur le chaine Youtube le 27/01.

PVY 057 – LES ERREURS QUI VOUS EMPECHENT D’ATTEINDRE VOS OBJECTIFS

erreurs objectifs

En ce début d’an, c’est le moment de penser aux bonnes résolutions de 2017.

Mais voilà, vous le savez tous, entre prendre des bonnes résolutions le 1er janvier et parvenir à les tenir toute l’année, il y a un grand pas.
En effet d’après une étude menée en 2008 par un psychologue anglais, seuls 22% des personnes tiennent leurs bonnes résolutions.
Mais qu’est ce qui nous empêche de les tenir ?
Voici quelques unes des erreurs qui nous conduisent à l’échec et comment les éviter :
Ecouter l’épisode sur Spreaker. La vidéo de l’enregistrement est disponible sur YouTube

1/ Vous n’avez pas de vision :

Vous vivez au jour le jour, en vous laissant ballotter par votre environnement et vos contraintes. Vous n’avez aucune idée de là où vous voulez aller. Et si vous commenciez par réfléchir à ce que vous voulez être. Je vous propose un petit exercice un peu étrange.
Au jour de votre mort, qu’aimeriez vous laisser comme souvenirs de vous même à vos proches, vos amis, votre famille, vos collègues etc. Quelle description aimeriez vous que l’on fasse de vous ?
Répondre à cette question, pourra déjà vous aider à imaginer la personne que vous souhaitez devenir.
Avoir une vision de ce qui l’on veut être ou devenir , à 3, 5 ou 10 ans, vous aidera à tracer une ligne de « conduite » et à définir les domaines à développer. D’autres exercices sont proposés dans le ebook Mes Objectifs 2017, que j’ai créé pour vous soutenir dans cette démarche.

2/ Vous avez des tas d’objectifs mais ne savez pas les prioriser.

Parfois, nous avons pleins d’idées. Au delà du fait qu’il ne faut pas avoir trop d’objectifs, 7 à 10 grand maximum pour une année, il est très important de savoir les prioriser et ce centrer sur l’essentiel.
Quelques questions à se poser pour prioriser les objectifs :
– Vont ils me permettre de devenir la personne de ma vision ?
– Dans quelle mesure ?
– Quels sont ceux qui me permettront d’atteindre mon futur moi avec le minimum d’effort ? Pensez à la règle de 20/80. 20% de vos efforts bien ciblés peuvent vous permettre d’atteindre 80 % de votre but.
Un autre facteur à prendre en compte, c’est la pyramide des besoins de Maslow. Cette pyramide décrit les différents besoins humains, en partant des plus basiques ou besoins physiologiques ( se nourrir, se loger) jusqu’au plus élaborés, la réalisation de soi ( spiritualité..).

source : http://classedu.free.fr/spip.php?article553
Si vous utilisez cette pyramide pour catégoriser vos objectifs, cela peut vous aider à prioriser. En effet d’après Maslow, tant que les besoins d’une « couche » ne sont pas remplis il est très difficile de pouvoir travailler sur les niveaux supérieurs.
Ainsi, si vous avez décidé de travailler sur votre « zenitude » cette année, avec des séances de yoga ou de méditation, mais que dans le même temps, vous jonglez tous les jours pour faire bouillir la marmite et maintenir vos finances hors du rouge, vous risquez d’avoir de faibles résultats « zen ». Il sera sans doute plus opportun de vous fixer comme objectif d’assainir vos finances ( et un petit atelier avec Marina, L’Accro du Budget vous sera sans doute fort utile), ou bien de trouver un travail mieux payer, et une fois que ces besoins de bases seront satisfaits et que vous aurez gagné en tranquillité d’esprit de ce côté là, vous serez certainement beaucoup plus réceptif à votre cours de yoga ou votre séance de méditation.

3/ Vous ne planifiez pas vos objectifs.

Autre erreur habituelle, se fixer des objectifs avec une deadline au 31/12/2017. Vous savez que les objectifs doivent avec une cible temporelle, et il y en a une. Oui, mais la cible étant très éloignée, il y a de très bonnes chances que pendant de longs mois vous soyez tentés de procrastiner et que vous deviez mettre les bouchées doubles dans le dernier trimestre . Mais voilà, si pour certains objectifs, ça peut éventuellement fonctionner, pour d’autres cela peut s’avérer plus difficile voire vous conduire à des comportements néfastes. Perdre 20 kg en 1 an et perdre 20 kg en 3 mois, ce n’est pas le même effort et la technique utilisée pour y parvenir en 3 mois à de forte chance de ne pas être très saine ou pérenne.
La bonne technique consiste à planifier les objectifs tout au long de l’année et de ne pas mettre plus de 2 ou 3 grandes échéances par trimestre.
Se fixer des étapes est aussi très bénéfiques. Ainsi, si l’on reprend l’exemple des 20 kg à perdre, en les divisant par 12 mois, cela mais une échéance tous les mois de 1,6 kg.
On encore, vous pourrez vous fixer comme objectif de vous mettre à méditez tous les jours pendant les 3 premiers mois de l’année, jusqu’à ce que cela devienne une réelle habitude et ensuite, le trimestre suivant, vous mettez en place une nouvelle habitude ( sans perdre la première qui devrait déjà être bien ancrée)

4/ Vous ne mesurez pas vos progrès:

Sans mesure de vos progrès, vous n’aurez pas la satisfaction du chemin accompli, ni celui de ce qui reste à faire. Mesure ses progrès, régulièrement, voire tous les jours est essentiel pour la mise en place de bonne habitude et surtout pour ce rendre compte de ce qui a déjà été fait. C’est une très bonne motivation pour s’aider à continuer quand il y a des petits coups de mous.
Plusieurs techniques existent, depuis une simple feuille que l’on va cocher à chaque fois que l’on a accompli sa tâche ou objectif du jour ( lire, faire du sport etc), les applications comme goalmap, qui vous permettra d’enregistrer vos objectifs et d’assurer leur suivi et de recevoir des conseils personnalisés, ou un Bullet Journal etc.

5/ Vous n’avez pas écrit vos objectifs:

Savez vous que vous avez 42 % de chance d’atteindre vos objectifs ou résolutions, si vous avez pris le temps de les écrire. Alors allez y de bon coeur, sur votre journal, votre Bullet journal, une feuille volante, peu importe, l‘essentiel est de les écrire et aussi de les relire très souvent, pour bien s’en imprégnier. Dans le Ebook “Mes objectifs 2017”, vous trouverez des fiches pour écrire vos objectifs, les planifier et les revoir régulièrement.

6/ Vous n’avez pas pris en compte votre situation personnelle :

Sous l’effet des bulles du 1er janvier, vous avez accepté la « bonne » résolution d’aller courir 3 fois par semaine avec votre copine. Oui, mais une fois la période de dégrisement passée, ce n’est pas si simple. Votre copine, elle, est célibataire et travaille à domicile, quand vous avez 2 bambins et travaillez à 1 heure de chez vous. Du coup, voilà une jolie résolution qui risque de mourir dans l’oeuf.
Les résolutions viennent de vous, et uniquement de vous. Elles sont prises parce qu’elles correspondent à votre vision, vos valeurs, au but que vous voulez atteindre. La motivation pour les mener à bien est en vous et pas en votre copine, ami, mari, etc.
Cherchez en vous la motivation de faire ce qui est bon pour vous et laissez les autres faire leurs propres choix, mais pas les vôtres !

7/ Vos objectifs sont vagues et sans deadline.

« Cette année je me mets au sport , ou je mange mieux, ou je maigris … »
Oui, mais encore ? Vous objectifs doivent être super spécifiques et précis. « cette année je cours 2 fois par semaine, le mardi et le jeudi à 19 heures »
« Cette année je maigris de 10 kg d’ici le 31/07 »
Le fait d’avoir des objectifs spécifiques, vous permettra d’être entièrement concentrés sur eux, de pouvoir les décliner en étapes et surtout de pouvoir mesurer leur avancement.
Soyez précis autant que possible !
Vous trouverez d’autres conseils pour la mise en place d’objectifs atteignables dans mon ebook « Mes objectifs 2017 » et des outils pour les mettre en place immédiatement grâce au workbook. Alors n’attendez pas pour le télécharger !
 Rejoingnez la communauté Productiv’You sur Facebook et ainsi que le groupe privé Facebook « Mes Objectifs 2017 » , pour échanger, trouver du soutien, partager vos astuces !

2 ans de Blog et Bilan 2016

ANNIVERSAIRE
Il y a 2 ans, je lançais le blog Productiv’You ! Youhou 2 ans déjà.
J’ai fait tellement de belles rencontres grâce à ce blog, que je m’en veux de ne pas avoir persévéré dans celui que j’avais commencé en 2002. Vous avez tous été tellement ouverts, bienveillants, pleins de bons conseils ! MERCI MERCI.
Et j’ai tant appris déjà sur un domaine où je ne pipais rien ! Et j’ai encore tant à découvrir, apprendre, mettre en pratique !!!
Je suis toujours aussi fière de l’avoir fait, même si je me dis au moins une fois par jour que :
  • je devrais changer le thème du site
  • je devrais écrire plus d’articles
  • Je devrais, je devrais
Mais voilà, je ne suis pas blogueuse à plein temps, vous le savez et mes journées sont par ailleurs bien chargées, et surtout en 2016.

Début 2016 – Mes objectifs

J’ai commencé 2016 avec ma liste d’objectifs, bien écrits, bien planifiés, objectifs pour moi, pour le blog, pour mes finances, pour mon travail etc … Ma vision de moi est bien claire, ma roue de vie aussi, j’ai identifié les zones où je dois progresserait etc …
J’avais défini 10 objectifs, dont 2 étaient la poursuite des habitudes mises en place en 2015 à savoir Me coucher au plus tard à 23h pour avoir au moins 7 heures de sommeil/nuit et faire des étirements et une séance de Tai chi tous les matins.
Pour le blog, je voulais doubler le nombre de like sur FB ( atteint !! merci à vous) et continuer à poster 3 podcasts par mois ainsi que 3 articles par mois.
Au niveau perso, j’avais comme objectif d’arrêter complètement de fumer à fin octobre 2016, de ne pas grossir pendant ce processus et de marcher ou de faire du stepper au moins 3 fois / semaine.
Et les autres objectifs :
– Méditer le matin ( en plus du soir mis en place en 2015)
– Remplir le 5-minutes journal matin et soir
– Terminer l’assainissement de mes finances
– Passer un examen d’allemand et un en espagnol ( avec les cours avant) + mes cours en lignes Edx
– Créer des garde robes « capsules » ( ma démarche minimaliste).

Sur les chapeaux de roues !

Et donc me voilà partie début janvier, cheveux au vent, prête à tout casser en 2016 et en janvier tout c’est à peu près bien passé, sauf un petit manque d’activité physique ( faisait froid …) mais pour tout le reste, nickel chrome.
En Février, j’ai commencé à avoir quelques problèmes de dos, donc mon activité physique s’est encore plus ralentie. Pour le reste tout allait bien. Cours d’allemand et d’espagnol 2 fois par semaine ( chacun), 3 podcasts par moi avec l’idée « lumineuse » d’écrire tout ce que je disais, afin de faire un vrai article à chaque fois, pour ceux qui préfère me lire que m’entendre.
Et cela a plutôt bien marché, car j’ai gagné quelques auteurs cette année et aussi de nombreux abonnés à la newsletter, vous êtes plus de 400 abonnés fin 2016 et je vous en remercie du fond du coeur.
Pour les podcasts, 31 nouveaux épisodes, Des pics de téléchargement à près de 500 chacun pour les podcasts sur L’espace de travail, le changement avec Mika et Mat, dire non ou Le rangement.
Côté Blog, la fréquentation a aussi bien progressé avec près de 80000 visiteurs soit 55 % de progression par rapport à 2015 et plus de 140 000 lectures, soit 45 % de progression. Et sur 2 ans cela donne ça :
STATS BLOG
Pour beaucoup de blogueurs, cela parait sans doute ridicule, mais moi je suis très contente. Je fais avec mes possibilités de temps et l’ensemble progresse. Donc ça va bien. Les articles les plus lus sont ceux sur la méthode KonMari, le Bullet Journal, le Rangement, Evernote ou les routines.
Quelques Blab aussi avec les copines jusqu’en milieu d’année, expériences très sympathiques ! Merci les filles !
Donc encore une foi un grand merci à toutes et tous, vous me rendez très heureuse. Et j’espère que cela dure encore très longtemps.

Nouveau job !

Et puis en mars j’ai commencé mon nouveau job. Si vous avez écouté le podcast sur le changement, vous êtes déjà un peu au courant. Après 10 ans dans la même entreprise, j’ai changé . Donc saut dans l’inconnu ou presque, prise de risque ( je suis une maman seule, donc un seul revenu et pas vraiment de petits coussins à la banque et 7 mois de période d’essai), gros écart en dehors de ma zone de confort, alors que depuis des années, j’étais sur mon petit rythme de croisière, bien entourée par mes charmants collègues, avec un réseau bien établi, un truc bien rodé quoi.
Et donc, nouveau job, nouvelle culture, tout à réapprendre, nouveau lieu de travail, période d’intégration intense … J’avais un anticipé ce changement au niveau de la planification de mes objectifs afin d’être très disponible pour cette nouvelle aventure. Par exemple, j’avais enregistré pas mal de podcasts d’avance. J’ai mis en pause mes cours de langues. Et donc en mars, je n’ai pas fait beaucoup d’exercice physique, faute de temps, et surtout j’ai commencé à très mal m’alimenter. Le self de mon nouveau lieu de travail est un véritable scandale nutritionnel, impossible d’avoir de crudités qui ont vu la terre ou la lumière du soleil, idem pour les fruits, viandes en sauce, légumes cuits au petit bonheur, bref une vraie honte. Beaucoup de déplacements, avec repas au restaurant et pour ceux qui voyagent, on se rend vite compte qu’il est très difficile de conserver une alimentation saine quand on mange souvent au restaurant, et à l’étranger c’est encore plus difficile.

Ah ma voiture !

Et puis mes horaires …. non pas les horaires de travail en eux même, mais plutôt mon temps d transport qui est passé de 1 h 15 par jour à 2.30 voire 4 heures certains jours. Et cela je ne l’avais pas vu venir. Avant d’accepter ce nouveau poste, tous les matins au moment de partir, je vérifiais sur Waze le temps annoncé pour se rendre à mon futur lieu de travail, pendant plusieurs semaines et le résultat était très stable 45 à 50 minutes. Un peu plus long que mon précédent poste mais pas beaucoup plus. Sauf que …. le trajet sélectionné par Waze passe par un long tunnel, que Waze est totalement aveugle sur ce qui s’y passe et qu’au final, ce n’est pas 45 minutes ( sauf la semaine du nouvel an) mais 1heure 30 de trajet matin et soir. Résultat, j’arrive beaucoup plus tard que prévu au bureau et même en m’évertuant à partir à 18 h presque tous les jours je suis rarement chez moi avant 19.30. Et pour être franche j’arrivais chez mi totalement sur les genoux. Déjà la fatigue de tout réapprendre, qui demande une concentration maximale toute la journée, en plus tout réapprendre en anglais ( langue de travail de mon nouveau poste), plus les trajets et vous avez une Priscille totalement vidée chaque soir chez elle.
Et cette période terrible a duré pendant les 6 premiers mois. Et en plus, en mars, mon fils ainé est parti travailler à Londres et maman s’est un peu occupée de la logistique ( c’est mon métier me direz vous), la paperasse ( moins qu’en France !!), le déménagement, la traversée de Londres avec la voiture remplie jusqu’au toit, le récurage du nouveau nid de mon chéri etc etc. Dans la même période j’avais des travaux de rénovation chez moi. Je vois se dessiner votre petit sourire en coin, et ou vous vous en doutez, ça a été un peu la cata !
Mon grand étant parti, je réinvestis une vraie chambre à coucher après avoir dormi dans le salon pendant presque 8 ans. J’en profite pour réaménager complètement une chambre, minimaliser un peu plus le salon et tant que j’y suis, j’attaque très sérieuse la cuisine, c’est la grande braderie les amis. Mes weeks end sont bien (trop) remplis !

C’est quand les vacances ?

Et puis, pas de vacances … pour ceux qui ne connaissent pas le système français, on cumule des jours entre le 1er juin et le 30 mai utilisable d’une année sur l’autre. Ainsi entre mars et mai, j’ai cumulé 7 jours à prendre entre juin 2016 et mai 2017. 7 jours …. et quand depuis 15 ans, on prend très régulièrement, 2 semaines en aout, une semaine à Noel, une semaine en février, une semaine en avril, plus quelques ponts colmatés avec une dizaine de RTT, je peux vous assurer que ça fait très très mal. Car on ne va pas en rajeunissant ma bonne dame ….
Je me suis accrochée. A la faveur des beaux jours, j’ai repris des petites marches quotidiennes ou presque à midi dans mon quartier de travail ( c’est moche et urbain mais on fait avec). J’ai maintenu la pause des cours de langues jusqu’en mai. J’ai réussi à maintenir le cap sur ma diminution de cigarette ( en fait j’ai commencé janvier en fumant 10 cigarettes jour et je diminuais d’une cigarette tous les mois), les podcasts ok. J’ai créé mes capsules vestimentaires, j’ai assaini mes finances, je médite tous les matins, un peu moins le soir, car je tombe tellement de sommeil que j’ai tendance à m’endormir (!!!), je tiens le cap avec le journal quotidien. Pour compenser mon absence de cours de langues, je dégotte des podcast en allemand et en espagnol ( en plus de ceux que j’écoute en anglais), il faut dire que vu le temps que je passe en transport, j’ai le temps … Bref, au fur et à mesure j’ai dû revoir mes priorités et réajuster les deadlines fixées. Etre flexibe est devenu indispensable.

LA chute

Et arrive fin juin début juillet et là patata, c’est le drame, tout commence à partir à vaut l’eau, ou presque. Légère remontée de consommation de cigarette ( les terrasses au soleil c’est pas bon …), je me sens épuisée et commence à enchainer les petits bobos, migraines terribles à répétition, problème de rythme cardiaque, douleurs lombaires, qui m’empêchent de dormir la nuit et me font mal à pleurer quand je suis en voiture, épuisement, découragement, fatigue qui s’accumule du fait des mauvaises et petites nuits. Je parviens à faire le pont du 14 juillet qui me requinque un peu, je prends 5 jours de congés en aout que je passe à Londres ( entre 15 et 18 km de marche par jour youyou!), et je passe de magnifiques moments avec mes fils adorés. En rentrant je vais marcher à midi avec les collègues pendant une heure à midi. Mais pour ce qui est des activités « intellectuelles » c’est calme. J’ai repris les cours d’allemand en « intensif » car j’ai mon Bulats à passer et que la marche est haute. Mais le soir, je suis une loque. L’impression que les neurones ne connectent plus, que rien ne rentre, je végète en rattrapent toutes les séries que je n’ai pas vu en début d’année.
 
Septembre, Octobre, Novembre Décembre. Même combat. J’étudie tous les soirs de fin Aout à fin octobre, car tous les ans depuis 3 ans je suis un cursus du MIT sur la plage-forme EDX. Je m’accroche à suivre les 12 heures de cours et d’exercices toutes les semaines et à rendre mes devoirs chaque semaine malgré les déplacements, les trajets et les migraines qui ne font que s’accentuer au fil des semaines. Planifier son travail et son « après travail » quand on ne sait pas si le lendemain sera une journée « normale » ou une journée « migraine » ce n’est pas simple. Du coup, j’ai tendance à mettre les bouchées doubles quand ça va, mais la fatigue s’accumule. Et le jour du passage de l’examen final, qui compte pour 40 % du certificat je me plante lamentablement. Le trou, incapable de comprendre certains énoncés et j’échoue à 1 point près du diplôme … Grosse déception…. Très grosse même.
 
Je n’écris quasiment plus dans mon journal, je ne fais plus qu’un bilan mensuel au lieu d’un bilan hebdomadaire de mes objectifs. C’est la débandade les amis. 
 
Je suis chez l’ostéopathe toutes les 3 semaines car mon dos se coince de tous les côtés. En plus au bureau il fait perpétuellement froid et  la clim  me tombe sur le cou histoire de faciliter les choses. Courant septembre, tous les matins dans ma voiture, je me dis que c’est le dernier jour, que je vais arrêter cette vie de folie. Oui mon boulot est passionnant mais à quel prix ? Et pas moyen d’avoir accès au télétravail, même ne serait ce qu’une journée par semaine, c’est totalement interdit ….
Je finis par trouver un nouveau chemin pour aller travailler, qui me permet d’avoir un temps de parcours stable. 1 heure pile si je pars avant 7.15. C’est une avancée … Je maintiens ainsi une moyenne à 2 heures – 2 heures 30 par jour, je le vis un peu mieux, mon dos aussi. Adaptabilité …. et « créativité »
 
Mais je rentre toujours aussi épuisée, avec la motivation d’un poisson rouge. Il y a tant de chose que j’aimerai vous écrire, tant d’articles dans ma tête, tant de recherches que je fais, tant de livres que je lis ( dans le train), mais voilà, le soir venu, il n’y a plus de jus. Je m’affale devant une série, je surfe sur FB, LinkedIn ou Twitter, je joue à Candy Crush ( j’aurais dû le mettre dans mes objectifs car j’ai fait de grands progrès cette année), je tricote, je bricole à la maison, je fais un peu de ménage.
Une sorte de procrastination « active » ( je suis hyper active de nature alors rester plus de 20 minutes devant une série relève du miracle). Mais je ne parviens pas à me coller devant mon écran à part pour faire les podcasts, souvent à l’arrache, mais je m’accroche car je me dis que c’est une des rares choses qui m’apportent de la joie dans ces mois difficiles.
J’ai eu l’immense joie de participer au podcast avec Mat, Mika et Guillaume à l’automne. Ce fut un vrai bonheur pour moi que d’échanger avec eux. Un grand Merci les amis !
Je m’autoflagèle allègrement. Et puis, je réfléchis. Parfois, il faut savoir lâcher. Ma santé est la chose la plus importante, alors tant pis si je n’écris pas beaucoup, si je ne suis pas très présente. J’accepte de me mettre en « service minimum », ça fait mal au mental, mais c’est parfois nécessaire. Après tout, je ne sauve pas des vies, il n’y a aucune urgence dans ma passion d’écrire ( enfin ..), mon cerveau à besoin de repos, mon corps à besoin de repos, alors …
Côté vie amicale, c’est le grand calme. Je comate le week end et sors peu. Même aller au cinéma me pèse et pourtant j’adore cela et je suis abonnée.
Mon fils ( le plus jeune) rencontre de grandes difficultés scolaires cette année ( bac en juin), et il se met à faire de la phobie scolaire. Je m’en rends compte un matin où je pars plus tard que d’habitude au bureau car en général, je pars avant qu’il ne se lève. Du coup je « psychote » aussi et m’en veux terriblement de n’avoir rien vu, de ne pas être là pour lui. Alors, je reste avec lui le matin jusqu’à son départ 2 ou 3 jours par semaine pour le soutenir et tant pis si du coup je me retrouve dans le pic de circulation et que j’arrive tard, les larmes aux yeux tellement mon dos me fait mal. Je lui trouve un thérapeute pour le soutenir et l’aider à surmonter ses crises d’anxiété matinale. Pour le moment, pas de grande amélioration, mais il s’accroche mon loulou.
 
Les semaines passent. Je suis tellement épuisée que je rate régulièrement le réveil, me rendors pendant ma méditation du matin. Et comme je cours ensuite, je ne remplis plus régulièrement mon journal quotidien. Je m’offre une délicieuse pause londonnienne avec mon amie d’enfance Karine. Je lui ai sans doute fait vivre la misère avec nos 15 km de marche / jour. Mais cela a valu le coup. Nous avons vu le nouveau maire de Londres, vu passé la reine, le prince Charles, Camilia et les autres, assisté à un magnifique défilé d’anciens combattants, visitez des tas de musées, mangé des fish & chips, ri, bref 4 jours superbes !
la reine
Voiture de la Reine d’Angleterre
Au milieu de tout ce marasme, la géniale Maryse Hania me contacte pour que j’intervienne dans son réseau féminin LeRéseau. J’accepte avec plaisir et vis une très belle expérience grâce à elle. Merci Maryse, tu m’as offert une grande bouffée d’oxygène !
 
Je reçois parfois un petit message de l’un de vous, ou une revue qui me fait chaud au coeur et qui m’encourage à continuer. Un grand Merci à vous pour ces encouragements car sans que vous le sachiez, ils sont toujours tombés au bon moment. Je dois avoir un petit ange qui veille …
 
J’ai réussi à passer mon Bulats Allemand, et à obtenir un B1 ( niveau). Il n’y aura pas de Bulat en espagnol car le certificat est supprimé … mais je continue les cours.

Je n’ai pas arrêté de fumer fin octobre, mais depuis le 1er novembre, je ne fume que le soir et reste à 3-4 cigarettes ultra light maxi, souvent même moins, voire rien. Et cet objectif est repoussé en 2017.

gateau
Petits gâteaux de Noël allemands
Gingerbread Man

J’ai pris quelques kilos car mon alimentation ne s’est pas vraiment améliorée. J’ai arrêté la cantine après avoir pris 5 kg, je fais dans la salade de Monoprix, mais avec l’hiver j’ai un peu tendance à faire un détour chez Paul ou au Subway à midi et ce n’est pas ma séance de QiGong hebdomadaire le mardi qui m’aide à brûler les calories ( mais ça me détend !). En plus ma collègue allemande m’a fait découvrir les spécialités de Noel de son pays et nous avons fait un atelier « gâteaux de Noel »… bref vous voyez le genre… Ah les petits gâteaux plein de cannelle ….

Je vous passe la panne du réfrigérateur, le dégât des eaux, les soucis de santé de ma maman, les idées lumineuses d’Anne Hidalgo pour pourrir la vie des franciliens, les grèves du mois de Juin, l’Euro de foot, les risques d’attentat qui font qu’à chaque fois que je traverse le centre commercial à côté de mon bureau ou que je dois prendre un train ou un avion, je me demande si un illuminé ne va pas faire irruption …

Alors pourquoi je vous fais un 3615 Mylife aujourd’hui ?

Parce que je ne voudrais pas que vous fassiez les mêmes erreurs mes chers lecteurs et lectrices.
Parce que j’ai très certainement était trop ambitieuse sur mes objectifs 2016, et que j’ai largement sous estimé les impacts de mon changement de travail. Du coup, même si j’ai réussi à tenir une bonne partie de mes objectifs personnels malgré tout, mon nouveau poste a été validé au bout de 4 mois au lieu de 7, mes résultats profesionnels sont très satisfaisants. Mais mes objectifs  principaux, c’est à dire ceux qui concernent ma santé ont fortement pâti du manque de suivi.Ils n’étaient pas suffisamment ancrés, la potivation pas assez profonde et je me suis laissée submergée par certains événements. Et ensuite c’est la réaction en chaine. J’ai mal au dos donc je ralentis l’activité physique. Je ne fais pas d’activité physique car je passe trop de temps dans les transports, du coup mes douleurs s’accentuent car les muscles diminuent et me bloquent tout le dos, le cou et engendrent des migraines encore plus fortes et récurrentes et je ne suis pas en état de travailler convenablement mes objectifs de développement personnels. Alors le soir je végète, donc je prends du poids et je me dévalorise ( je suis nulle). Et comme je me sens mal, je ne sors pas, je mange du sucré ou du gras ou du « convenience food » ( traduisiez des trucs trop bons mais trop riches comme des gratins, des quiches, des sandwichs gras etc …) Bref c’est la spirale infernale.
 
Alors, mes amis lecteurs, au moment de prendre vos objectifs, prenez vraiment tout en compte et ne soyez pas trop optimistes sur vos possibilités. Surtout si de gros changements se profilent au cours de l’année. Soyez raisonnables, anticipez ce qui peut l’être et surtout entourez vous. Il ne faut pas que les objectifs soient trop faciles pour ne pas créer de lassitude, ils doivent être challengeant mais pas inatteignables et doivent prendre en compte tous VOS paramètres.
Je me rends compte que je ne suis pas du tout soutenue au quotidien, que cela fait des années que cela dure, mais que face à de très gros changements, c’est très très difficile de tenir le cap. Pendant les 10 ans années dans ma dernière entreprise, j’étais assez proche de quelques uns de mes collègues, et échanger quelques minutes lors d’une pause était souvent suffisant pour prendre un peu de recul et que les choses aillent lieux. Mais l’éloignement a fait son oeuvre, et « loin des yeux loin du coeur » . Et puis, il y a eu aussi le départ de mon grand du foyer. Et mine de rien et même si je clame depuis sa maissance que l’on ne fait pas des enfants pour soi, cela fait quand même un grand vide… 
Je n’ai pas réussi à identifier dans mon entourage une seule personne susceptible de m’encourager dans mes objectifs personnels. Du coup, en fin d’année, j’ai suivi la formation de Michael Hyatt Best Year Ever pour me booster pour mes objectifs fin décembre et me sentir entourée.  Et je me suis aussi inscrite au groupe mastermind de mon amie Laura McClellan, pour les 12 prochaines semaines. Je pense que cela me permettra de bien commencer cette nouvelle année. Je suis aussi dans un groupe privé FB, qui fait suite à la formation de Michael Hyatt. J’essaie d’y être active, et je compte en retirer du soutien, et d’encouragement de la part de personnes qui ont fait la même démarche sérieuse de mise en place d’objectifs et de leur suivi. Après les premiers jours, je me rends compte que cela fait un evrai différence. Même si je reçois des encouragements et conseils de parfaits inconnus, c’est mieux que de rester dans son coin. Alors mes amis, n’hésitez pas à solliciter de l’aide, du soutien, entourez vous !
Et pour aider ceux qui sont comme moi, je crée aussi un groupe FB « mes objectifs 2017 ». https://www.facebook.com/groups/mesobjectifs2017/ . Il est accessible pour les abonnés à la newsletter et à la page FB de Productiv’You. Parce que cette année je veux aussi partager avec vous les doutes, les questionnements, les victoires quotidiennes qui nous amènent petit à petit vers notre Futur Nous.

Et 2017 ?

Cette année, ma santé est ma priorité. Bouger, manger mieux, arrêter la cigarette, me détendre, écrire, écrire, écrire, lire pleins de livres de développement personnel ( et la pile est bien haute, le kingle plein à craquer).
Pour les podcasts, je vais maintenir le même rythme. Il y aura à nouveau des interviews durant l’année. J’aimerais aussi évoluer sur un format « à 2 », pour que les échanges soient plus vivants. Avis aux volontaires !
Mais surtout, je ne prévois pas des « tas » d’objectifs. J’ai bien réduit ma liste (7 objectifs), pour me laisser le temps de «reprendre du poil de la bête » et me concentrer sur la consolidation des acquis ! Et quand je me sentirai mieux, j’irai chercher dans ma loooooonguuuuue liste, il y a de quoi faire, croyez moi !

Et je vous souhaite à toutes et tous une merveille année, riche, belle, douce et bienveillante !

 

PVY 056 ORGANISATION HEBDOMADAIRE 2 – Gérer l’Agenda

agenda
Voici la seconde partie consacrée à l’organisation hebdomadaire. Après la collecte des données et leur tri, expliqués dans l’épisode précédent, nous arrivons à la mise en oeuvre de nos tâches et projets dans notre agenda ou calendrier.

Quelques règles de base pour la gestion de votre agenda :

Vous allez commencer par noter dans votre agenda des événements personnels que vous n’auriez pas encore inscrits, un diner en tête à tête, un spectacle scolaire etc… 

Les événements personnels

Pourquoi commencer par la partie perso ? Tout simplement pour ne pas les oublier et ne pas les faire passer après votre vie professionnelle.
Vos engagements personnels, le temps passé avec votre famille, ou pour vous même doivent clairement apparaitre dans votre agenda. Cela vous évitera d’allonger vos journées à l’envi, juste pour réaliser des tâches sans réellement d’importance. Vous devez vous concentrer chaque jour, pour réaliser vos tâches professionnelles, dans le temps imparti dans votre agenda, sans empiéter sur votre temps personnel. 
Si vous n’enregistrez pas vos décisions de vie personnelle, vous pourriez être tentés d’accepter des engagements tardifs, de repousser l’heure de rentrer à la maison et ainsi de détériorer vos relations familiales.
Notez aussi les plages horaires réservées à vos activités sportives, ou hobbies, les temps de trajet aussi, pour vous rendre à vos différents rendez vous, personnels ou professionnels.

Les temps de trajet

Exemple, jeudi à 19 h vous avez la réunion parents professeurs à l’école de votre fils. L’école est à 45 minutes de route. Vous allez bloquer ces 45 minutes dans votre agenda. Ainsi, pas de réunion intempestive à 18.00. Vous partirez à l’heure et arriverez à l’heure. Vous ferez de même avec vos rendez vous professionnels. Vous avez un client à voir à 15 heures, il y a 1 heure de route, vous bloquez l’heure de trajet dans votre agenda. Cela évitera que vous passiez pour la personne éternellement en retard à ses rendez vous.
Il y a un certains nombres d’engagements personnels qui sont prévus très en amont, n’oubliez pas de les enregistrer dès que vous en avez connaissance. Ainsi, votre revue hebdomadaire sera plus rapide.

La lecture de mails

On va aussi bloquer dans son agenda le temps alloué à la lecture des mails. Vous le savez si vous me suivez depuis un moment, je suis assez fanatique sur la gestion des mails. Il me parait inconcevable de pouvoir être productif et performant en étant interrompu toutes les 30 secondes par l’arrivée d’un nouvel e-mail. Vous pouvez réécouter les podcasts sur le multi tasking et la gestion des interruptions.
A part si vous travaillez dans un service client, la lecture et le traitement des mails, peuvent être réalisé dans des plages de temps définies chaque jour. La fréquence va être fonction de votre profession, mais avec 3 à 4 fois 20 à 30 minutes par jour, vous devriez très largement vous en sortir. Un exemple de planification, milieu de matinée, après votre première importante tâche, après la pause déjeuner, et avant de quitter le bureau. On peut ajouter une petite session en milieu d’après midi. Mais en général, si vous faites une séance toutes les 2h / 2h30, tout va bien se passer.  Nous en reparlerons dans un autre épisode. La lecture des mails peut être planifiée de façon répétitive dans votre agenda électronique ou papier.
Cette période consacrée aux mails, doit vous permettre :
  • la lecture,
  • le tri,
  • la réponse rapide,
  • la délégation,
  • la suppression,
  • la transformation en tâches si nécessaire ou en projet.

Plannification des Tâches

Bloquer des plages de temps

Pour la plupart des tâches, vous allez planifier leur accomplissement sur des plages de temps réservées. C’est à dire une période plus ou moins longue dédiée à un projet ou une tâche, exactement comme un entrée d’agenda pour une réunion ou un déplacement. Et cette étape se fait dans votre agenda.

Pourquoi l’agenda et pas juste un gestionnaire de tâches ?

Le gestionnaire de tâches vous permet d’avoir la liste de tout ce que vous avez à faire, trié par projet, avec, la plupart du temps un niveau de détail assez fin, c’est à dire que vous avez détaillé vos projets en petites tâches qui doivent généralement s’effectuer dans un ordre précis. Ainsi, si vous avez une présentation des résultats de votre service à préparer, vous allez commencer par définir l’objectif de votre présentation, collecter les données, peut être déléguer une partie à votre équipe, ensuite, trier et organiser vos données, les mettre en forme, rédiger la présentation, l’éditer, la répéter etc… Il y a donc un ordre logique, qui va être détaillé dans votre gestionnaire de tâches.
Par contre dans votre agenda, vous allez noter quand vous devez remettre votre projet fini, ou bien quand vous allez donner votre présentation. C’est bloqué dans votre agenda, avec une date fixe et peut être même un horaire s’il s’agit d’une réunion.
Donc d’un côté, on a le calendrier avec la deadline, de l’autre votre gestionnaire de tâches, avec l’ensemble de ce que vous devez faire pour ce projet. A vous donc, dans le temps dont vous disposez, de créer des blocs de temps pour travailler sur cette présentation. Vous n’aurez peut être pas la possibilité d’y consacrer une journée complète, vous allez donc positionner dans votre agenda, des blocs de temps, de 30 min, 1 heure, 2 heures, en fonction des besoins et de vos possibilités, pour bloquer le temps dans votre agenda, c’est à dire ne pas dire OUI à d’autres engagements et ainsi pouvoir rendre votre projet dans les temps. 
Calendrier et gestionnaire de tâches ont donc des fonctions différentes mais complémentaires.
En créant un bloc de temps dans votre agenda, vous devez être spécifique, c’est à dire indiquer clairement sur quel dossier vous allez travailler, voire même, quelques tâches vous voulez effectuer, tout dépend du niveau de détail que vous souhaitez inclure dans les notes de votre agenda.
Et vous allez plannifier ces blocs de temps sur les 2 prochaines semaines. Et chaque lundi, vous ajouterez des blocs de temps sur vos semaines à venir.
Basiquement, pour la première semaine, vous allez avoir un agenda rempli chaque jour à 60 % et pour la semaine suivante, quelques périodes bloquées mais encore un peu de temps pour pouvoir ajouter les nouvelles demandes qui vont arriver dans le semaine en cours.
En vous organisent de la sorte, vous évitez de :
  • Prendre trop d’engagements externes qui vous empêcheraient d’accomplir ce qui vous avez à faire
  • Voir vos collègues ou votre chef cannibaliser votre agenda avec des demandes de réunions que vous devriez refuser ( voir Comment Dire NON Pour garder le contrôle de votre vie professionnelle.
Personnellement j’en utilise un gestionnaire de tâches, qui est plus un gestionnaire de petits projets, qui s’appelle ASANA. Il me permet de détailler toutes les tâches d’un projet, d’avoir la visibilité sur les projets de mon équipe, de partager des projets à plusieurs etc . Mais les deux, agenda et gestionnaire de tâche cohabitent. Par ailleurs certains gestionnaires de tâches peuvent s’intégrer ou se synchroniser avec un agenda électronique comme Gmail ou Outlook.

Créer des « lots »

Au delà des projets, on va aussi créer des blocs de temps pour réaliser des tâches similaires.
Ensuite, vous allez reprendre votre liste de tâches ( ou pile de post it etc …) et vous allez les regrouper par similarité si possible pour essayer de faire des «lots».
Par exemple, vous avez plusieurs coups de fils à passer cette semaine, vous allez prévoir une plage d’une heure pour passer tous vos appels. Vous allez donc créer une entrée dans votre agenda, en détaillant ce que vous avez prévu de faire dans cette page horaire. Comme cela vous n’allez pas oublier.

Mettez de la couleur

Si vous utilisez un gestionnaire de tâches, vous allez mettre à jour la tâche avec la date et l’heure à laquelle vous avez prévu de la faire, un code couleur pour certains etc …
Si vous êtes visuels, n’hésitez pas à utilisez les couleurs pour chaque type d’activité. Personnellement j’ai des couleurs différentes pour ces catégories :
  • trajet / déplacements
  • Réunions ( physiques)
  • Conf Call / Appels téléphoniques
  • Webex
  • Travail personnel
  • Activités Personnelles ( du RDV médical en passant par la séance de sport ou le déjeuner avec une copine)

 Travaillez la taille

Ensuite vous allez trouver des tâches longues et des tâches plus courtes. En fonction de ce qui se trouve dans votre agenda, vous allez donc créer des plages de temps, où vous allez travailler sur ces tâches. Toujours en détaillant ce que vous avez à faire. Si vos tâches émanent d’un mail, vous pourrez lier le mail à la tâche de façon à avoir tout de suite le support nécessaire ou bien directement à une entrée d’agenda. Dans Outlook, il suffit de déplacer le mail vers le calendrier pour en faire une entrée d’agenda, avec jour et heure et vous avez tout le détail dans le corps de l’entrée agenda.
Les petites tâches pourront par ailleurs s’intercaler facilement entre 2 rendez vous, 2 réunions etc, en veillant toujours à laisser un peu de marge.
Enfin, si vous vous souvenez du podcast sur les Rythmes, prenez en compte votre propre rythme pour planifier les tâches. Vous préférerez peut être mettre les tâches les plus longues le matin, les plus courtes ou plus simples en après midi, ou l’inverse. 

Des Intitulés clairs et des rappels

L’intitulé des activités dans votre agenda doit être très clair pour vous, afin éviter de passer 10 min à tenter de vous rappeler ce que vous vouliez dire. Une petite normalisation vous aidera aussi à enregistrer au premier coup d’oeil votre semaine ou votre journée.
Mettez des rappels sur vos tâches, blocs de temps etc … très utiles pour rester à l’heure et ne pas arriver en retard.

Anticipez

Pensez aussi à bloquer des journées entières, très en avance, si vous avez des prévisions de déplacements, séminaires ou grands événements de ce type. Dans la plupart des agendas, on peut créer un entrée sur toute une journée, voire plusieurs, lui donner un nom, et définir si on sera disponible pour les autres ou pas. Très utile pour bloquer les périodes de congés par exemple, ça l’est aussi pour bloquer provisoirement une période.

Quelques conseils :

  • Laissez toujours une dizaine de minutes entre 2 tâches, au cas où l’une serait plus longue, pour vous permettre d’avoir le temps d’aller prendre l’air, faire une pause pipi etc sans prendre de retard et aussi pour gérer les petits imprévus. 
  • Ne sous-estimez pas le temps allouer à une tâche, doublez le temps que vous pensez y mettre en première intention, vous serez certainement plus proche de la réalité.
  • Ne remplissez jamais vos journées à plus de 60 %,   En effet, il faut compter sur les interruptions, les imprévus, les urgences etc… donc on se laisse un peu de « mou ». Croyez moi, on est toujours trop optimiste sur ce que l’on peut réellement accomplir dans une journée, et vous le savez aussi bien que moi. Donc pour éviter d’avoir un retard qui s’accumule et se dire le vendredi soir qu’il vous faudrait une journée de travail en plus cette semaine, allez y doucement dans le remplissage de votre agenda.
Cette séance hebdomadaire peut aussi être elle moment de faire votre classement, régler des tâches administratives, faire votre notes de frais, etc. Mais le principal objectif reste l’organisation de vos prochaines semaines et de vous donner de la visibilité pour accomplir vos propres objectifs et contrôler vos journées.
AU QUOTIDIEN
AU démarrage d’une journée de travail, le grand classique est de faire la liste des choses à faire, soit sa to do list.
Mais avant cela, je vous propose de commencer par une petite réunion avec vous même.
Si vous êtes familier avec la technique de travail appelée « SCRUM », vous connaissez le Daily Scrum, qui est une toute petite réunion d’équipe, tenue debout, durant laquelle chaque membre de l’équipe explique en quelques mots ce qu’il a fait depuis la précédente réunion ( la veille), ce qu’il va faire aujourd’hui et fait part des éventuelles difficultés qu’il rencontre et qui peuvent le ralentir ou l’empêcher d’atteindre son objectif.
Je vous propose de commencer chaque journée avec cette réunion rapide avec vous même et de vous posez exactement les mêmes questions, avant de vous mettre à lister vos tâches du jour sur votre To DO. Cela vous permettra d’aligner vos tâches avec vos objectifs, de mettre en évidence les potentiels blocages et d’être concentré sur votre journée qui commence.
Je vous souhaite une bonne mise en place. Si vous avez des questions ou commentaires, notez les dans les commentaires de cet article, ou sur la page Facebook. 

PVY 055 – ORGANISATION HEBDOMADAIRE 1 – Collecter et Trier

organisation
Cette semaine, nous rentrons dans une phase active et fondamentale : l’organisation hebdomadaire.
La gestion de son planning et de ses tâches est un travail de longue haleine, qui est à faire régulièrement dans le cadre d’une routine bien établie.
Cette routine a plusieurs objectifs :
  • Lister tout ce qui est à faire
  • Eliminer ce qui n’est pas essentiel ou le reléguer dans une liste «Un jour peut être» ou « plus tard »
  • Prioriser les tâches et projets
  • Planifier les tâches et projets
La régularité est essentielle, car elle évite de prendre du retard, de se laisser déborder et de louper une échéance importante. En plus, si cette routine devient une réelle habitude, vous allez la dupliquer au niveau de chaque journée de travail et vous allez au final gagner en rapidité d’exécution.
Cette organisation hebdomadaire, va être le pilier de votre organisation globale, elle vous permettra de gérer votre agenda, de planifier vos événements personnels, vos réunions et rendez vous professionnels, les réunions avec vos collaborateurs et votre temps de travail seul.
Personnellement, je le fais le lundi matin et dans mon agenda, tous les lundis matins, j’ai un bloc de 2 heures, appelé ORGA, car il est essentiel que vous bloquiez réellement du temps pour vous dans votre agenda, pour ne pas oublier de le faire, ne pas le remettre à plus tard c’est à dire jamais. La régularité de cette phase hebdomadaire est essentielle, car de cela va découler, votre TO DO, la maîtrise de votre agenda et votre zénitude d’une façon générale.
Il faut compter 2 heures au début, pendant les premiers mois et ensuite en moins d’un heure par semaine, vous devriez être en mesure de faire tourner le système.
Cela deviendra une routine et on ne va pas reparler des routines et de leur force, vous savez que j’en suis une fervente défenderesse, bien que pendant longtemps, je considérais que de faire des choses répétitives et régulièrement, c’était un truc de « vieux », que c’était avoir une vie triste que d’avoir une vie avec des routines. Depuis, j’ai bien compris que d’avoir une vie avec des routines, ce n’était pas avoir une vie routinière ! 

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : QUAND ?

Il y a plusieurs possibilités, tant que celles-ci répondent à une contrainte essentielle : Vous devez être seul et totalement concentré sur cette activité.
Après, vous pouvez le faire le vendredi en fin d’après midi pour la semaine suivante, qui pour certains sera une bonne façon d’avoir l’esprit totalement libre pour le week end et de ne pas avoir des trucs « oubliés » qui surgissent en plein week end familiale.
Pour d’autres, le dimanche soir pourra être une option. Pour ceux par exemple qui voyagent pour ce rendre dans leur ville de travail, qui sont à l’hôtel tous les dimanches.
Dernière option, le lundi matin à la première heure. Il faudra peut être arriver plus tôt ce jour là, pour que vous soyez certain de ne pas être dérangé.
Encore un fois, quelque soit le jour et le moment choisi, il est impératif de le mettre dans son agenda, toutes les semaines, et ce dès le moment où vous décidez de le faire. Si vous utilisez un agenda électronique, vous utiliserez la fonction de répétition hebdomadaire. Si vous utilisez un agenda papier, ce sera un peu plus long, alors courage.
Si jamais vous savez à l’avance que vous ne pourrez pas effectuer votre routine de la prochaine semaine, il sera important dans ce cas, d’anticiper votre organisation personnelle, plutôt que de la reporter ou tout simplement de ne pas la faire pendant une semaine. On perd vite les bonnes habitudes et en fonction de votre métier, vous pourriez vite vous retrouver débordé.

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : COMMENT ?

On éteint son téléphone, son smartphone. On va ouvrir sa boite mail et son agenda mais en restant OFF LINE pour éviter d’être perturbé par des mails entrants.

OUVRIR L’AGENDA

Dans cette première étape, vous prenez connaissance de votre agenda pour la semaine, mais aussi pour la semaine suivante, voire plus loin, pour avoir une idée générale de ce que vous avez déjà dans votre agenda. Par exemple, les déplacements qui sont déjà programmés depuis longtemps, les réunions récurrentes.
Vous avez donc déjà une idée du « taux de charge » de votre agenda.
Ensuite, on ne touche plus à l’agenda pour le moment.

COLLECTER LES DONNEES

C’est la phase de récupération des éléments stockés et qui sont à faire dans les prochains jours ou semaines.
Ce sont : 
  • Les mails que vous avez flagués ou tagués, ou stockés dans un répertoire particulier.
  • Les choses que vous avez noté sur votre petit carnet au fil de l’eau, dans votre billet journal ou dans une application de notes,
  • les post it que vous avez dans tous les coins,
  • des documents papiers que vous avez dans une bannette « en attente »,
  • Les listes de tâches, todo de la semaine précédente 
  • Les mémos vocaux que vous avez enregistrés dans votre voiture.
  • Des notes ou rappels qui peuvent émaner d’un CRM
  • Des documents à lire
  • des documents à classer, à archiver.
Tout dépend de votre façon de travailler, si vous êtes très digital, tout analogue, ou un mixte des deux. Bref, tout ce que vous avez mis de côté d’une façon ou d’une autre.
On va récupérer tous ces éléments, sans exception et on va commencer à trier tout cela.
Les premières fois, cela peut être long, car il est possible que vous ayez beaucoup de choses en attente, des notes partout, des piles de post it et autres. Mais on prend son courage à 2 mains, comme dans toute méthode d’organisation, c’est le premier pas qui coûte et ensuite, vous allez vous auto congratuler tellement vous allez gagner en temps et en organisation.
Cela vous parait peut être idéaliste, mais je peux vous assurer que cette technique d’organisation est un outil fantastique, que j’utilise personnellement depuis plusieurs années et comme me l’a dit récemment mon chef «  il est épaté par mon organisation personnelle ». Alors je vous souhaite aussi de pouvoir mettre un système d’organisation performant.
Comme chaque technique d’organisation, ce n’est pas un outil universel et rigide. Testez le pendant plusieurs semaines et adaptez le à votre propre de fonctionnement.

LE TRI DES DONNEES

Le tri va consister à définir ce qui doit être fait
  • cette semaine,
  • la semaine prochaine,
  • jamais,
  • ce qui peut être délégué,
  • ce qui peut être repoussé à plus tard.
En fonction de votre façon de travailler, il va donc falloir ouvrir ou créer des fichiers, ou des listes, ou un carnet, qui va correspondre aux différentes échéances.
Vous allez  tout reprendre un à un, tout relire et décider de ce que vous en faites.
Ce pourrait aussi être des tâches créés dans un gestionnaire de tâches, avec un code couleur qui différencie le degré d’urgence (ASANA, WUNDERLIST,NOZBE)
wunderlist
source : wunderlist.com
asana
source : asana.com
nozbe
source : www.nozbe.com
Quelque soit le système que vous décidez d’utiliser, prenez le temps de la réflexion.
L’outil doit correspondre à votre personnalité, ce ne doit pas être un trop grande contrainte ou un trop grand changement. 
L’idée, c’est d’avoir un endroit où vous allez « stocker » les tâches à faire et qui soit évolutif. 
Si vous utilisez le gestionnaire de tâches d’Outlook ou de Gmail, les couleurs vous aideront et vous pourrez faire évoluer la couleur de tâche, sans avoir à la saisir à nouveau ailleurs.
Vou pouvez aussi utiliser un système KANBAN, manuel ou digital. C’est un système simple et efficace, surtout pour les visuels ou créatifs. Toutes vos tâches sont inscrites sur des post it. vous les collez sur un tableau qui comportent plusieurs colonnes que vous définissez: cette semaine, aujourd’hui, la semaine prochaine, plus tard etc… 
kanban
source : www.yeswekanban.net
Vous placez vos post it dans les colonnes et au fur et à mesure vous les faites changer de colonnes, jusqu’à les mettre dans la colonne « terminé » et de les jeter. http://kanbantool.com/product
kanban organisation
source yeswekanban.net
Il existe le même système digital, qui vous permettra de vous « balader » avec, ce qui sera plus facile que d’emporter votre grand tableau. (Trello)
trello organisation
source : www.trello.com
Par ailleurs, Excel peut aussi être un excellent gestionnaire de tâches, alors si vous l’utilisez habituellement, n’hésitez pas, surtout si le look de votre liste n’est pas votre priorité.
En faisant cela, on fait très attention, on n’est pas là pour « faire » les tâches, on est là pour les catégoriser, les classer, les prioriser. A moins que vous trouviez une tâche qui va vous prendre 2 minutes, et que vous allez faire de suite, pour le reste vous ne touchez à rien.
Alors vous avez tout trié et organisé par priorité ou catégorie. Vous avez jeté ce qui est finalement inutile, dans la corbeille. Vous avez identifié ce que vous devez déléguer, et ces tâches sont soit dans une pochette pour votre collaborateur, ou bien, vous avez trouvé un mail avec une tâche pour votre collègue et  vous lui avez transmis.
Et vous vous retrouvez avec ce qui est à faire dans les 2 prochaines semaines.
On va donc pouvoir passer à la planification des tâches. A suivre …
Pour aller plus loin :
comparateurs de gestionnaires de tâches :
N’oubliez pas de revoir votre Année 2016, faire votre bilan et réfléchir à vos objectifs pour 2017 !
 

PVY 054 COMMENT DIRE NON ?

non comment
Dans l’épisode précédent, nous avons avons vu pourquoi nous devons dire non et quel doit être notre raisonnement avant de décider de dire OUI ou NON.
Le principe de base est d’avoir toujours à l’esprit que lorsque l’on dit OUI à une chose, on dit NON à autre chose. Notre temps est précieux, et tout aussi précieux que celui de la personne qui vous fait une demande. 
Chacun fait ensuite l’évaluation des conséquences du OUI ou du NON, par rapport à ses objectifs personnels ou professionnels. La réponse, quelle qu’elle soit, doit être véritablement intentionnelle et en conscience. Ce n’est pas une réponse à la va vite, que l’on va regretter ensuite.
Nous avons vu pourquoi nous avons tendance à dire OUI, ainsi que les techniques de manipulation qui peuvent influencer notre comportement.
Or, ce que nous souhaitons en tant que personne efficace et gardienne de notre temps et de nos priorités, c’est que lorsque nous nous engageons à faire une chose, ce soit avec enthousiasme, sans regret, parce que nous avons soigneusement pesé le pour et le contre.
Notre OUI doit signifier que ce que l’on nous demande est parfaitement aligné sur notre but, notre objectif et nos valeurs et que par conséquent nous souhaitons pouvoir réaliser la tâche ou la demande de la meilleure des façon possible.
C’est pour cela que nous devons apprendre à dire NON à tout ce qui ne rentre pas dans ce schéma. Aussi, nous allons voir comment dire NON. Pour être en mesure de dire de vrais « OUI » il faut apprendre à dire de vrais NON.

Quelques Principes

Afin de dire NON de la meilleure des façons, il faut garder quelques principes à l’esprit :
– être certain de notre réponse
– Etre respectueux de la personne qui a demandé
– Afficher de la bonté et de la compassion
– Donner une explication ou une raison si possible – mais ne pas se laisser entraîner dans des discussions interminables. Plus les explications du refus sont longues, plus elles affaiblissent le NON. Nous ne sommes pas obligés de justifier nos choix, cependant, dire un simple NON, risque de ne pas être suffisant. On va donc donner une explication courte, claire, structurée qui permettra à notre interlocuteur de saisir le cheminement de notre réflexion. Il ne faut pas que cette explication soit une invention de toute pièce, mais elle doit reposer sur des faits. Vous n’êtes pas un tire-au-flanc qui veut échapper à son travail habituel.
1. Dîtes NON et pourquoi
2. Soyez assertif et Courtois
définition de l’assertivité : https://fr.wikipedia.org/wiki/Assertivit%C3%A9, c’est à dire s’exprimer avec fermeté et assurance, défendre sa position, sans agressivité ou manipulation.
3 Proposez un choix que le demandeur devra arbitrer
4. Soyez ferme, Défendez votre territoire, votre choix.
5. Proposez une alternative
Il faudra rappeler les faits, c’est à dire la demande qui a été formulée. Puis expliquer les conséquences de cette demande si celle ci est acceptée. Et si possible une alternative.
Exemple :
Votre patron vous demande de préparer une présentation pour dans 2 jours,  alors que vous avez déjà un autre travail à finir pour le même jour.
  1. Les faits : tu m’as demandé de préparer la présentation pour la réunion X. Je travaille actuellement sur le sujet Y qui est à rendre après demain aussi.
  2. Les conséquences : Je ne pourrais rendre une qualité de travail correct si je fais les deux choses. OU Je vais devoir faire un choix entre ces 2 dossiers, que suggères tu ?
  3. Une solution : Pourrais tu proposer cette tâche à Z ? OU Est il possible de revoir les délais pour l’un de ses dossiers ?
  4. Ecouter la réponse donnée. Il est évident que votre interlocuteur va contre argumenter pour obtenir que ce qu’il veut, surtout s’il se trouve dans une impasse. On va donc l’écouter attentivement et bien lui faire comprendre que l’on a bien compris sa demande, son urgence etc, mais que malgré tout vous rester ferme sur votre décision.
  5. Les alternatives : il s’agit de discuter si besoin des alternatives possibles, comme déléguer le dossier, repousser un délai, négocier une moindre qualité dans le rendu, mais attention il ne s’agit pas d’accepter tout et n’importe quoi, il s’agit d’une négociation. Or le principe de base de toute négociation c’est : « pas de compromis sans contre partie »
Un «Non» prononcé avec la conviction la plus profonde est mieux qu’un «oui» prononcé seulement pour plaire, ou pire, pour éviter les ennuis – Gandhi
Voici Quelques exemples de façons de dire NON, qui pourrons nous aider dans notre vie quotidienne. Car parfois, on bute sur la verbalisation. Il s’agit de la traduction adaptée d’un article issu du site Getting Organized Magazine :  http://www.gettingorganizedmagazine.com/2016/04/18/20-ways-to-say-no/. Sur une même idée, on y trouve des variantes intéressantes, qui permettront une personnalisation.
1- Je ne peux pas, Mon agenda est plein
– Soyez honnête si votre agenda est rempli
– «Rempli» ne doit pas signifier vraiment rempli
2- Je ne peux pas, je n’aime pas vraiment ce type de tâche
– La vie n’est pas une corvée – si vous n’aimez pas, pourquoi le faire?
– N’ayez pas peur  de faire savoir que vous ne souhaitez pas faire telle ou telle chose
– Il y a probablement quelqu’un qui aime ce type de tâche.
3- Je ne peux pas, j’ai un autre engagement
– Peu importe la nature de votre engagement
-C’est peut être tout simplement un engagement avec vous même ou avec votre famille.
– Vous n’êtes pas obligé de vous justifier – n’êtes tout simplement pas disponible
4- Je ne peux pas, je n’ai pas l’expérience nécessaire
– Etre volontaire pour apporter son aide ne signifie pas devoir apprendre d’un coup tout un tas de choses nouvelles.
– Proposez-leur de trouver quelqu’un qui a de l’expérience dans ce domaine
– Offrez d’aider sur un sujet que vous connaissez
5- Je ne peux pas maintenant,  mais je peux le faire plus tard
– Si vous voulez vraiment aider, mais que vous n’en n’avez pas le temps immédiatement, dites le.
– Offrez votre aide à un autre moment
– Si le demandeur ne peut pas attendre, il trouvera quelqu’un d’autre.
6- Je ne peux pas, mais je sais que vous ferez un excellent travail.
– Les gens demandent souvent de l’aide parce qu’ils doutent de leurs propres capacités
– Faites-leur savoir que vous avez confiance  dans leur réussite
7- Je ne peux pas, mais laissez-moi vous mettre en contact avec quelqu’un qui peut
– Si vous n’êtes pas disponible pour aider, proposez une autre ressource qualifiée
– Aider à connecter les gens est une aide précieuse
– Assurez-vous que la personne que vous recommandez, est en mesure de réaliser un travail de qualité
8- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur ma carrière (mes études etc) pour le moment
– Parfois, vous avez besoin de concentrer votre énergie sur un important projet professionnel.
– Vous pourriez avoir à renoncer à certaines obligations sociales ou communautaires pour atteindre votre objectif.
– Si vous ne le faites pas, ce n’est pas un problème, quelqu’un d’autre s’en occupera.
9- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur ma vie personnelle à ce moment
– Ne pas avoir honte de vouloir passer du temps avec votre famille
– Avoir une famille forte est une priorité importante en soi
– Soyez prêt à mettre vos besoins personnels premier
10- Je ne peux pas, je dois me concentrer sur un seul projet à la fois
– Laissez les gens savent que vous voulez faire du bon travail,  mais vous ne pouvez pas quand votre attention est divisée.
– Vous serez plus efficace si vous vous concentrez sur un seul projet à la fois
11- Je ne peux pas, je dois laisser du temps libre pour moi-même
– Il est normal de penser à vos propres besoins
– Traitez votre temps personnel comme tout autre rendez-vous
– Bloquer des périodes de temps « personnels » dans votre agenda et bataillez pour le conserver.
12- Je ne peux pas, j’ai déjà plusieurs projets en cours
– Informez que vous avez déjà d’autres responsabilités et engagements.
– Pas besoin de faire des excuses si vous ne disposez pas de temps libre
– Personne ne peut vous reprocher d’avoir déjà beaucoup à faire. Par ailleurs, s’ils voient que vous avez à coeur de remplir les engagements déjà pris, ils seront rassurés quant à la future réalisation des engagements que vous pourriez prendre avec eux.
13- Je ne peux pas, je suis pas à l’aise avec ce sujet.
– Vous pourriez être mal à l’aise pour tout d’un certain nombre de raisons: les personnes concernées, le type de travail, les implications morales, etc.
– c’ est une façon très respectueuse d’ éviter une situation délicate
14- Je ne peux pas, je ne prends pas de nouvelles responsabilités pour le moment.
– Vous ne dites pas que vous refusez définitivement, juste que votre agenda ne vous le permet pas pour le moment.
– Vous connaissez vos limites et le faites savoir.
15- Je ne peux pas, et je préfère refuser que de faire un travail bâclé.
– Soyez lucide sur vos capacités à fournir un travail qualitatif.
– La raison n’a pas d’importance – pas assez de temps, compétences mauvaises, etc.
16- Je ne peux pas, je préférerais vous aider sur une autre tâche.
– Dire non ne signifie pas que vous ne pouvez pas aider du tout
– Si quelqu’un vous demande de faire quelque chose que vous détestez vraiment, refuser
– Alors offrez votre aide sur une chose qui vous inspire plus, où pour laquelle vous avez plus de compétence.
17- Je ne peux pas, je ne suis pas la personne la plus qualifiée pour ce travail.
– Si vous ne vous sentez pas que vous avez des compétences adéquates, tout va bien.
– Il est préférable d’admettre vos limites avant que de fournir un travail qui ne sera pas à la hauteur des attentes.
– Ceci est la meilleure façon d’éviter de se sentir submergé.
18- Je ne peux pas, un imprévu requiert mon attention.
– Des choses imprévues se produisent qui peuvent perturber votre agenda.
– Acceptez que vous devrez peut-être faire quelques ajustements
– Ce n’est que temporaire et vous aurez plus de temps dès que le problème sera réglé.

Pour résumer ces 2 épisodes sur le NON

– Définissez vos priorités, objectifs, toutes les choses auxquelles vous avez choisies de dire OUI
– A chaque demande, évaluez l’impact d’un OUI ou d’un NON sur vos priorités. Prenez le temps de la réflexion.
– Donnez une réponse franche et ferme
– Proposez une alternative si besoin.
«La différence entre les gens qui réussissent et les gens qui réussissent vraiment, est que les gens qui réussissent vraiment disent non à presque tout. » – Warren Buffett
Pour aller plus loin :
Un grand merci à FREE French et à Konuth pour leurs revues sur Itunes et n’hésitez pas à faire comme eux, une note, un commentaire pour faire connaitre ce Podcast.

PVY053 DIRE « NON » – POURQUOI ?

NON
Nous avons seulement 168 heures par semaine, mais dans notre empressement à dire oui, nous n’admettons pas  cette limite. Nous pensons que nos heures contiennent plus de minutes que dans la réalité. Que ce soit dans notre vie privée ou dans notre vie professionnelle, nous courons après ce temps, après ces précieuses minutes. Mais que pouvons nous faire pour moins courir, pour rester concentrés sur notre essentiel, pour atteindre tous nos objectifs ou nous en approcher un peu plus chaque jour ?
 
Dans son livre « The Best Yes », l’auteure américaine Lysa TerKeurst recommande un exercice utile: Commencez par énumérer les principales choses que vous faites chaque semaine, puis estimez le temps qu’elles prennent. Si votre liste et estimations sont exactes, il est facile de voir que vous avez beaucoup moins de temps que vous l’imaginiez. Et si on vous propose de nouvelles activités, des invitations ou bien au bureau, de nouveaux projets, qu’allez vous répondre à cela ? Où allez vous trouvez le temps ? Saurez vous dire NON ?
 
La plupart d’entre nous refuse le défi, car nous ressentons le fait de dire « non » négativement, pas seulement dans le sens littéral du mot, mais émotionnellement aussi. On peut se sentir impoli, arrogant, égoïste ou médiocre. Mais il est important de se rappeler que les sentiments ne sont pas toujours honnêtes et ne reflètent pas la réalité. Vous pouvez réécouter l’article sur les sentiments.
 
En fait, il y a un Oui à l’intérieur de Chaque Non.  Il faut penser au «non» comme un moyen de faire des économies.  Lorsque vous dites non au dîner dehors dans un resto super tendance,  ou à l’achat d’une nouvelle voiture, vous dites en même temps oui à votre objectif d’épargne, votre sécurité financière, ou un achat plus important ou nécessaire que vous avez l’intention de faire quand votre bas de laine sera plein.
 
Ce que nous devons réaliser est que dire NON c’est aussi dire OUI. Nous avions évoqué ce point dans le podcast sur l’Essentialisme, le livre de Greg Mc Keown. Très justement, il rappelait que dire OUI à quelque chose c’est dire Non à une autre et vis versa. Il décrit aussi l’importance du OUI non équivoque, le grand OUI, sans aucune hésitation. Et en cas de « petit » OUI, il conseillait de dire NON.
Mais pour cela il faut être à 300 % clair avec ce qui mérite votre OUI. Une fois cette liste établie, il sera d’autant plus simple de dire NON, après un examen des opportunités ou propositions que l’on nous fait.
 
Apprendre à dire Non, c’est apprendre à surmonter les sentiments négatifs que nous pourrions ressentir.  Quand vous dites « non » aux demandes supplémentaires, vous dites « oui » à la réalisation de vos propres objectifs en premier, qu’ils soient d’ordre personnels ou professionnels.
 
1.D’abord, prenez la liste que vous avez créé pour l’exercice précédent.
 
2. identifiez les choses qui ressortent comme particulièrement irritantes ou comme étant du gaspillage, les choses que d’autres collègues auraient pu faire, celles qui n’étaient au final pas si importantes ni aussi urgentes que vous le pensiez, ou qu’on vous l’a laissé croire. Les tâches sont vous ennuient profondément, celles pour lesquelles vous n’aviez pas forcément toutes les compétences et pour lesquels vous avez perdu un temps fou à glaner des infos détenus par un autre collègue.
 
3. Imaginez aussi ce que vous auriez pu faire pour faire avancer vos propres projets professionnels, plutôt que de faire avancer les projets de tout votre entourage, sauf les vôtres ? Ces projets devraient être les seuls méritants un Oui, franc et massif. Et c’est ce qui doit vous motiver à dire Non plus souvent.
4. Refusez ce qui ne vous permet pas d’avancer vers vos objectifs.
 
Lorsque nous sommes confrontés à des demandes ou des exigences de notre temps, nous avons plusieurs réponses possibles, qui contiennent toutes des engagements et conséquences implicites, que notre réponse soit NON ou soit OUI.
 
L’auteure citée précédemment, propose de se poser 4 questions pour nous aider dans notre évaluation

Le Compromis

Considérons d’abord le compromis résultant de notre réponse. Pour chaque accord explicite que nous faisons, il y a toujours des dizaines d’accords implicites qui vont de pair avec eux. Les choix sont, comme le dit Lysa TerKeurst, des forfaits ou des packages, c’est à dire qu’ils ne sont pas tout seuls ni isolés. Les choix viennent avec toute leur « famille » et parfois, elle est très grande.. Pour prendre de bonnes décisions, que cela soit OUI ou NON, cela exige que nous travaillions à rendre ces accords implicites clairs, afin que nous puissions les évaluer. Demandez-vous: Qu’y a-t-il vraiment dans la boite ? Est-ce que ce OUI ne signifie pas NON au diner familial prévu de longue date? Est ce que ce Oui ne signifie pas de devoir renoncer à voir le récital de chant de votre aîné ?
Nous devons être très clairs sur les conséquences pour pouvoir estimer les impacts sur nos projets. Comme déjà rappelé, on a toujours le choix, dans toutes les situations, mais on a souvent pas envie ou pas la force ou le courage,  d’assumer les conséquences de nos choix.

Détailler la décision

Chaque accord va avoir son propre schéma. Nous devrions faire une pause et déterminer où notre décision va nous conduire, quelles sont les potentielles réactions en chaine. « Et ensuite ? Et après?  et ainsi de suite. Si cette demande et votre décision devaient se répéter, quelles en seraient les conséquences sur le long terme?  Si la destination finale est un regret, la seule réponse est non. En outre, si nous ne sommes pas clairs sur la direction que nous choisissons, nous devrions probablement dire non, aussi. Il y a des conséquences pour presque tout ce que nous choisissons. Cela vaut le coup de savoir quelles pourraient être les conséquences, dans les 2 cas, Oui et Non. Si nous sommes enclins à dire oui, par exemple, il peut être intéressant d’envisager les conséquences d’un NON. Parfois, nous sommes tellement enfermés dans notre justification du OUI, que nous n’avons même pas évaluer les conséquences très favorables d’un NON.

La Motivation

Examinez ce qui motive votre choix. Et nous pourrions considérer ce qui nous pousse généralement à dire OUI.
Pourquoi disons-nous « oui »?
 
– Nous voulons aider
– Nous voulons être aimé
– Pour éviter tout conflit ou confrontation
– Par ce que cela fait du bien de se sentir nécessaire
– FOMO (peur de manquer)
– Nous avons une idée irréaliste de ce que nous pouvons accomplir
– Culpabilité – nous nous sentirions coupable de refuser.
– Nous nous sentirions égoïste de refuser
– Nous succombons à la pression et à la manipulation.
 
Il y a plusieurs sortes de personnes qui nous entourent et qui chacune à leur façon, tente de nous manipuler pour obtenir un OUI de notre part.
Prenons quelques minutes pour lister et identifier ces manipulateurs. (traduction de l’article : http://www.womansday.com/relationships/family-friends/advice/a5454/how-to-say-no-gracefully-113856/
Le flatteur
Que ce soit l’amie qui vous dit combien vous êtes intelligents et combien elle avait apprécié votre aide sur un projet de bénévolat sur lequel elle travaille dure, ou la maman à l’école qui insiste sur le fait que les élèves seront atrocement déçus si vous ne faites pas vos petits gâteaux pour la sortie de classe , le flatteur joue sur la vanité, en vous faisant vous sentir indispensable.
 
La réalité :  Si vous voulez aider, car cela vous donne du plaisir, très bien, mais personne n’est irremplaçable. « Si ce n’est pas une chirurgie du cerveau, d’autres peuvent le faire, peut-être pas avec votre brio, mais ce sera fait et la terre ne s’arrêtera pas de tourner si vous ne le faites pas».
 
L’antidote : La flatterie s’exerce dans les deux sens.  Au lieu de céder, pourquoi ne pas renvoyer la balle dans l’autre camp en soulignant comment votre interlocuteur a merveilleusement bien réussi sa dernière présentation à ce client si difficile ?
 
Le cupabilisateur
Votre maman vous rabat les oreilles qu’elle ne vous entend pas assez, malgré vos trois appels hebdomadaires. Ou bien votre amie se lamente que vous avez assez du temps pour les autres mais pas elle.
 
La réalité :  Prenez du recul. Comment vous sentiriez vous à la place de votre maman ou de votre amie ? Demander les conseils d’un proche sur la situation, un oeil extérieur.
 
L’antidote : Vous ne pouvez jamais faire assez pour certaines personnes, alors il ne faut pas essayer», Cela ne sert à rien de se prendre la tête à chaque appel avec votre maman ou votre amie. Mais plutôt, interrompez la conversation pour éviter énervement et paroles trop violentes et dites que vous rappellerez quand vous le pourrez, ou dites à votre amie, que vous faites du mieux possible.
 
Le Saboteur
Vous vous êtes engagé à perdre du poids, mais chaque fois que vous sortez avec une certaine amie, elle essaie de vous faire commander le dessert. «Juste cette fois ne peut pas faire de mal! ». « Tu ne peux pas venir dans ce merveilleux restaurant et ne pas prendre de dessert ! Le saboteur tente de valider ses choix en vous influençant pour que vous vous comportiez comme elle/il le fait.
 
La réalité : Réfléchissez en leader, pas un suiveur, et imaginer votre rage en voyant le chiffre de votre balance pencher du mauvais côté.». Dire non ce n’est pas être égoïste, mais c’est du respect de soi. Vous devez donc rester ferme sur vos positions, pour ce qui est bon pour vous.
 
L’antidote :  Tenez ferme, puis rediriger la conversation. Vous n’avez pas besoin de beaucoup d’excuses ou d’explications. « Non, je te remercie. Le thé est très bien pour moi. Tu as prévu quoi pour ce week end ?
 
le Pleurnicheur
Chaque fois que votre collègue reçoit une tâche difficile, elle commence à se lamenter sur l’injustice de tout cela, et qu’elle est celle à qui l’on demande toujours les choses difficiles. Elle va continuer à se plaindre ainsi jusqu’à ce que vous proposiez votre aide, lassé de ses jérémiades.
 
La réalité : Même si c’est vrai et que le patron lui donne toujours les tâches les plus complexes, cela n’a rien à voir avec vous. C’est entre elle et lui.
 
L’antidote : Coupez lui l’herbe sous le pied. Dès que votre collègue arrive pour se plaindre, dites lui : effectivement il semble que le chef s’adresse plutôt à toi pour les choses difficiles. Pourquoi ne sollicites tu pas un entretien avec lui, pour que vous vous expliquiez sur ce sujet ?
 
L’intimidateur
L’intimidation chez les adultes est plus commune que vous pouvez le penser. Une étude de 2007 sur près de 8000 adultes qui travaillent, a constaté que 37 pour cent des travailleurs ont été victimes d’intimidation. L’intimidation des adultes peut prendre de nombreuses formes, mais l’agresseur utilise toujours sa colère et son comportement intimidant pour vous amener à faire plus que vous le voulez.
 
La réalité : Peu importe ce que vous avez fait ou pas fait, personne ne mérite d’être traité irrespectueusement ou d’une manière menaçante.
 
L’antidote : Un intimidateur veut se glisser sous votre peau, alors il ne faut pas lui montrer que cela est possible. Ne pas répondre par  la colère (il se nourrit d’émotions négatives) et ne vous laissez pas forcer à faire quelque chose que vous ne voulez pas faire. Il est nécessaire de rester d’un calme olympien avec ce type de personne, de rester factuel et de dire par exemple  » Je n’accepte pas d’être traité(e) de cette façon. Revenez quand vous serez calmé, »ou« je pense que je me suis fait clair je ne vais pas discuter plus. ‘ « 
 
En oubliant que le vie est trop courte pour s’encombrer avec des perceptions fausses, des attentes irréalistes, nous réduisons la seule chose dont nous manquons réellement, à savoir le temps.
 
Il faut donc trouver le moyen et le courage de dire NON, sans se mettre à dos nos interlocuteurs.
 
Les autres mangeurs de temps que l’on peut éviter en disant NON :
 
Les réunions, surtout si elles ont été mal préparées. Et vous pouvez reprendre la série de podcast sur les réunions, pour savoir comment s’en passer et si ce n’est pas possible, comment en tirer le meilleur parti. Mais cela peut aussi être des pseudos événements professionnels qui vont empiéter sur notre temps personnel et familial pour un résultat professionnel décevant mais un risque familial important.
Voici la traduction d’un article de Seth Godin, datant du début de cet année sur pourquoi nous devrions dire NON :
A propos du NON :
Si vous n’en êtes pas fier , ne le servez pas
Si vous ne pouvez pas faire un bon travail, ne l’acceptez pas.
Si cela va vous distraire de ce qui compte vraiment, passez votre chemin
Si vous ne savez pas pourquoi ils veulent que vous le fassiez , demandez.
Si vous avez besoin de le cacher à votre maman, reconsidérez
Si cela vous profite, mais pas aux gens que vous aimez, refusez
Si vous cela va dans le sens du vent,  cela ne suffit pas.
Si cela crée une habitude qui vous coûtera cher sur le long terme, ne commencez pas.
Si cela ne vous avance pas, hésitez puis faites marche arrière
Le court terme semble toujours urgent, et c’est un moment où le compromis semble approprié. Mais sur le long terme, on se souvient des bons « NON »
D’autre part, il y a un impératif à dire «oui». Dites oui et construisez quelque chose qui compte.
 
Dans le prochain podcast, nous verrons comment dire « Non » respectueusement et avec assertivité.
N’hésitez pas à partager ci dessous vos réflexions par rapport à cet article.
A bientôt
Ressources et lectures recommandées
Shave 10 hours off your work week de Michael Hyatt ( ebook gratuit à télécharger sur le site de Michael Hyatt)
 

KONMARI – 18 mois après

konMari
Vous vous souvenez très certainement de mon article sur la méthode KonMari, l’un des tous premiers écrits dans la blogosphère française, en mai 2015.
J’ai eu envie de vous faire un retour de cette expérience après tout ce temps. En effet j’ai eu beaucoup de lectures de cet article, et même encore aujourd’hui, il est encore lu plusieurs centaines de fois par semaine. C’est donc que la méthode plaît toujours autant, indépendamment du phénomène de mode.
il faut dire que les blogs et magazines féminins parlent de la méthode KonMari quasiment toutes les semaines ! J’ai même eu l’occasion de faire un blab sur le sujet au printemps dernier avec Elodie et Mino !
Aujourd’hui je fais un bilan et vous fais part à coeur ouvert de mon ressenti et de la suite…

Premier enseignement : j’aurais pu mieux faire

Je n’ai certainement pas été assez « radicale » dans l’application de la méthode. Je veux dire par là, que même si j’ai beaucoup jeté lors de l’application, au vu de ce que j’ai encore jeté depuis, j’aurais sans doute pû faire mieux dès la première fois.
Mais peut être avais je en moi encore des vieux relents de « au cas où », bien enfouis, et qui se sont travestis en « il faut le garder je l’aime » lors du tri …
Toujours est il que j’ai encore beaucoup jeté ensuite. J’avais exprimé ma difficulté avec les objets non « sentimentaux » comme les ustensiles de cuisine ou bien des objets utilitaires. C’est peut être aussi une des raisons.
Ou bien est ce parce que cette méthode, m’a permis de m’affirmer dans ma démarche minimaliste entamée (inconsciemment) depuis quelques années.
Et donc j’ai continué à jeter, jeter, jeter. Et je dis bien jeter, pas ranger.

Deuxième leçon : Encore plus de vide

Comme je l’ai déjà expliqué, mes placards et armoires n’étaient pas spécialement désorganisés avant la méthode. Surchargés oui, mais organisés. La Méthode KonMari m’a permis de mettre les choses ensemble, ce qui est un des piliers de la méthode. Tout ce qui se ressemble s’assemble, en quelque sorte. Et donc c’est vraiment en cela que la méthode KonMari m’a aidée pour le rangement.
Donc pas de rangement supplémentaire. Je veux dire par là, qu’il n’y a pas eu de grand déballage de printemps en même temps que le ménage de printemps. Plutôt un flot continu de « séparation », avec des objets qui au final : n’étaient pas/plus si utiles que cela, ne me faisaient pas/plus plaisir.
Et surtout un grand besoin d’avoir de l’espace vide autour de moi, sur les étagères, dans les pièces et à l’intérieur des placards.
La pièce qui a le plus « bénéficié » de cette seconde phase de « vide », a été la cuisine.
J’adore cuisiner, vous le savez.
Mais voilà, mon fils aîné a quitté le nid familial pour voler de ses propres ailes. Et je cuisinais essentiellement pour lui et sa chérie. Mon cadet n’aime pas manger, ne goûte rien de nouveau et ne se satisfait que de « junk food » – fait maison par mes blanches mains, mais junk food quand même. Donc je cuisine uniquement pour moi et les quelques diners amicaux. Bref, cela ne justifie absolument pas la batterie de cuisine que j’avais. Donc tri et don.
Ensuite j’ai eu une « période » cupcakes – gâteaux décorés, pendant quelques années. Et pendant cette phase, j’ai acheté beaucoup, beaucoup de matériel et fournitures. Les goûts et envies ont changé. Donc « exit » le matériel de compétition. J’ai conservé un « fond » d’ustensiles. (pour mes amies, aujourd’hui encore je suis hyper équipée, mais je peux vous assurer que ce n’est rien comparé à avant). Du coup j’ai pu supprimer un meuble de 5 étagères de ma minuscule cuisine.

Troisième leçon : de bonnes habitudes

Je ne conserve quasiment aucun livre après l’avoir lu. Grâce au groupe de « Minimalistes » de Mino, j’ai découvert l’application MOMOX je mets de côté mes livres jusqu’à en avoir assez pour faire un petit colis, je scanne, emballe, étiquette et je récupère un virement quelques semaines plus tard. Nikel. Et ma bibliothèque s’est vidée. Dans les « trous » j’ai mis des bibelots que j’aime, et qui ont libéré le dessus des meubles.
Autre bonne habitude, tout remettre à sa place après utilisation. J’étais déjà très adepte de cette technique de rangement immédiat, mais là je suis passée à un autre niveau, si je peux dire.
En conséquence, la corvée de rangement du soir ou du week end est réduite à quelques minutes et encore … il ne s’agit que de remettre en place les objets que je viens d’utiliser, ou le linge que je viens de sortir du sèche linge. De précieuses minutes de gagnées.

Quatrième leçon : noter les nouveaux emplacements 

Je dois bien avouer que dans les premiers mois, il m’est arrivé plus d’une fois de me dire «  mais où j’ai rangé ça ». Dans ma « folie » KonMari, j’ai rassemblé les objets ensemble et leur ai donné une place qui n’était pas forcément la même qu’auparavant, après mûre réflexion. Sans nécessairement toujours tout noter au fur et à mesure…. Et pour certains articles de fréquence d’utilisation faible, j’ai un peu cherché. Tout est rentré dans l’ordre à présent, mais un conseil, pensez y ( étiquetez ET notez). Autre astuce, prendre une photo de l’endroit et du contenu des boites / sacs, enregistrer dans Evernote et détailler dans la note tout ce qui s’y trouve. Pour d’autres astuces sur l’utilisation d’Evernote à la maison, relisez cet article.

Cinquième enseignement : la discipline

Oui, il faut de la discipline, non seulement pour tout remettre à la -bonne- place, mais surtout pour conserver la technique de pliage. Personnellement, je pense plutôt bien m’en sortir, mon armoire est toujours nickel. Cependant, il va me falloir trouver des contenants plus petits pour ranger toujours correctement mes pliages. En effet, forte de l’allègement de ma garde robe ( et si vous voulez voir les images avant/après relisez l’article), je me suis lancée dans la garde robe « capsule ». Ben oui, tant que j’y étais … Je n’applique pas la méthode 333, ( 33 articles que l’on renouvelle pour les 3 mois), car ici les saisons ne sont pas assez marquées pour que cela nécessite un changement au bout de 3 mois. J’ai une sorte de grande saison automne-hiver d’une cinquantaine de pièces (hors sous-vêtements et vêtements de sports), certains vêtements de cette capsule vont aussi servir dans celle du printemps ( ex : chemisiers toute saison). J’ai ensuite une capsule printemps – été, qui comprend quelques pièces d’automne ( jupes assez légères mais chaudes pour les journées fraiches du printemps) et les pièces d’été « pures ». Par conséquent, j’ai beaucoup de place libre dans mon armoire. Ô joie! mais les pliages ne tiennent pas bien dans les paniers Ikea quand ils sont à 3/4 vides . Vous me direz c’est un bien petit mal, pour un grand bienfait et c’est vrai. (Promis je vous explique tout très prochainement sur ma « Capsule Wardrobe » !)

Sixième leçon : profiter du vide

Avoir une armoire qui respire, voir tous ces vêtements d’un seul coup d’oeil, pouvoir mettre dans ses placards des choses qui vont libérer la vue dans la pièce, qui vont libérer les dessus d’armoires ou les dessous de lit, c’est une réelle joie. Et plus le temps passe et plus je me débarrasse, je rationalise. J’ai fait une semaine de vacances cet été avec une valise cabine ! je pars en week end avec un tout petit sac à dos. Quelle légèreté ! Tout cet espace dans mon minuscule chez moi, me donne l’impression que c’est devenu grand, très grand, voire trop grand. J’en viens même à me dire que dans quelques années, quand mon cadet volera lui aussi de ses propres ailes, je me verrai bien vivre dans une tiny house ! Vous voyez le tableau ! 
Je me promène avec un sac à main microscopique et en semaine, j’ai un sac pour le travail minimaliste.

Septième leçon : plus de temps pour moi et pour ce(ux) que j’aime.

Mais il faut dire que tout se temps que je ne passe plus à chercher mes affaires, à ranger, à nettoyer, et bien je le passe à faire des choses que j’aime. Et moins j’aurais dans ma vie de contraintes et corvées et plus j’aurai de temps pour moi, pour appprendre, pour lire, pour écrire, pour voyager, pour passer du temps en famille, entre amis, etc …
Et moins je dépense pour des choses dont je n’ai pas besoin et plus je peux utiliser mon argent pour rembourser plus vite mon emprunt immobilier, pour vivre mes rêves. C’est mieux que d’enrichir des multinationales qui m’ont de cesse que de nous aspirer nos maigres euros, non ? Je me fixe comme objectif de prendre ou de me créer un travail probablement moins rémunéré, mais moins stressant et surtout moins chronophage, mais avec beaucoup plus de sens pour moi.
Je me déleste de biens matériels, et je m’enrichis d’expériences, de lectures, de partages, de rencontres. 
Bref, tout a changé.
Alors, en clin d’oeil à mon premier article, je n’ai pas rencontré l’amour, je n’ai pas perdu 20 kg ( et pourtant il faudrait) et je n’ai pas changé de vie au sens propre.
Non, je change à l’intérieur, petit à petit, jour après jour. J’ai enfin tourné le dos à la sur consommation, à la mode, au besoin d’acheter pour être. Bon soyons honnête, cela faisait déjà bien longtemps que je fuyais les magasins comme la peste. Mais à présent, je n’achète qu’en conscience, que pour un besoin réel et si je peux différer voire supprimer le besoin, ou lui trouver un succédanné, je le fais.
Donc je dirai simplement que cette méthode a été pour moi le catalyseur d’une démarche déjà entamée, mais sans réelle structure jusqu’à la lecture du livre de Marie Kondo.
Je le recommande encore et toujours autour de moi et j’espère que ce retour d’expérience, vous poussera à vous y mettre si jamais vous hésitiez encore !

PVY 052 Gérer Les Interruptions au Travail

interruptions
Voici la suite du podcast sur le Interrutions. Aujourd’hui, on parle de la gestion des interruptions et de comment retrouver rapidement sa concentration.

TRAITER LES INTERRUPTIONS

Grâce à l’analyse des interruptions, vous vous êtes rendus compte qu’elles ne sont pas toutes de même nature, n’ont pas la même validité, ni le même niveau d’urgence. 
Pour les demandes qui ne sont ni urgentes, ni spécialement valides, on va donc essayer de les traiter en quelques secondes, afin de ne pas perdre notre concentration, sans toutefois être impoli.

1. Répondre à une question

Un peu comme dans la technique de gestion des mails, on va se fixer un temps de traitement maximum. Ce temps doit être inférieur à 1 minute, afin de limiter la perturbation sur votre concentration.
Si vous connaissez la réponse, donnez la  en quelques secondes, si possible moins d’une minute, et si besoin dites à votre collègue de repasser dans X minutes / heures.
 
S’il vous faut plus d’une minute pour lui répondre et que ce n’est pas une urgence, vous devez alors demander à votre collègue de repasser plus tard en lui indiquant un délai, car pour le moment vous devez terminer un autre sujet. Le tout en moins d’une minute. Et ensuite, vous tenez parole, c’est à dire que lorsque votre collègue revient, vous répondez effectivement à sa demande. Sinon, la prochaine fois il ne décampera pas de votre bureau sans avoir sa réponse.

2. Avoir une phrase toute prête

Cette technique est particulièrement adaptée pour les choses non urgentes et pas forcément valides, et surtout si vous êtes très très concentrés ou en plein élan créatif. Elle va consister à répondre, sans même lever la tête, ou à peine, pour dire que vous êtes concentrés sur un autre sujet et qu’il faut repasser plus tard ou envoyer un mail.
J’utilise cette technique depuis assez longtemps, sans même m’en rendre compte parfois ( ce sont mes collègues qui me l’ont fait remarquer). A priori cela me permet de rester tellement concentrée sur mon sujet que parfois même je ne me souviens même pas d’avoir été interrompue.
Vou êtes tellement dans votre bulle, que vous ne voulez pas en sortir et tout ce qui se passe au tour vous est étranger. Pour vous messieurs, c’est comme lorsque votre compagne vous demande un service alors que vous êtes en train de regarder un match de foot ou de jouer sur votre console. Vous répondez un truc automatique et vous oubliez aussitôt et restez concentré sur votre sujet. Et bien là c’est pareil, mais au bureau !

3. Chassez le boulet

Cependant, vous pouvez aussi être dérangé(e) par le « boulet » de service. Je suis sûre que vous en connaissez au moins un ou une, … j’en ai 2 bien en tête!  Des personnes absolument charmantes, joviales, mais qui semblent errer en permanence dans les couloirs, généralement peu occupées et à l’affut d’une oreille pour écouter :
  • les petits problèmes
  • le dernier weekend /vacances / sorties bref se vanter
  • les secrets qu’ils ne devraient pas vous dire mais qu’ils vous confient tout de même ( comme à tout l’étage)
  • la conspiration pour les virer. Il faut dire que depuis le temps que tout le monde se demande ce qu’ils font encore là, que les fantasmes vont bon train. Depuis le «  rancmac », au parent éloigné du patron en passant, par « le gars qui était super et qui ne s’est jamais remis de son divorce il y a 8 ans »…  les élucubrations pour savoir pour il est toujours là sont nombreuses. Ce serait il rendu compte que vous faites secrètement des incantations pour qu’on vous débarrasse de ce boulet???
Comme ils sont charmants, il est très difficile de les  » chasser », mais là encore il faut tenir bon et ne pas hésiter à être fermes sur le fait que vous avez du boulot ( vous). Quitte à le froisser un peu, ce n’est pas grave. D’ailleurs, pour vous en convaincre, essayez d’aller déranger votre  » boulet » la seule et unique fois où il est occupé ( ce sera peut être difficile de trouver le moment ;-)). Vous serez surpris(e) de constater la façon dont il va vous envoyer sur les roses ! essayez et dites moi !

4. Retenez votre langue

Lorsqu’on est interrompu, il est facile de se laisser prendre dans le «rush» de la personne qui vous interrompt, surtout si celle ci s’exprime avec tous les signaux d’un drame imminent. En réalité, les crises réelles sont généralement rares, et donc il faut apprendre à relativiser un peu les choses que vous venez d’entendre et prendre du recul.
Prenez quelques minutes pour examiner la situation. Reprenez votre souffle et videz votre tête.
Et au lieu de répondre de suite, prenez 20 secondes pour noter ce à quoi vous étiez en train de penser, ou bien là où vous vous êtes arrêté dans un raisonnement, un calcul, une idée, une argumentation etc. Ce sera toujours ça de gagner pour reprendre au plus vite votre tâche.
Demandez à la personne de reformuler,  la question / le sujet / l’urgence, en fonction des réponses, vous saurez si vous devez effectivement arrêter votre tâche ou bien si vous pouvez différer le sujet. Parfois, demandez à la personne d’aller chercher un complément d’informations, qui vous permettra à vous,  d’achever ce que vous étiez en train de faire et d’enchainer avec ce nouveau sujet.

5. Apprenez à dire «Non»

Il est souvent acceptable de dire «non» à des demandes ou des tâches si vous êtes occupé quand quelqu’un d’autre peut vous remplacer, si elle ne constitue pas une tâche importante, ou si cela peut être fait plus tard.
 
SI  tel est le cas, dire «non» d’une manière courtoise et sincère, suivie d’une courte explication est la meilleure ligne de conduite à prendre: «Je travaille avec un délai très serré sur un projet important en ce moment, je suis désolé, mais je ne peux pas ‘apporter mon aide aujourd’hui « . Nous verrons en détail le sujet du « savoir dire NON dans le prochain épisode »

8. Interruptions Incontrôlable

Il y a des interruptions que, peu importe la technique, vous ne pouvez pas contrôler. Comme votre patron qui déboule et requiert votre attention toute de suite et maintenant.
Indiquez alors courtoisement «Je n’ai que cinq minutes pour parler de ça maintenant», et s’y tenir.
 
Ne proposez pas l’interrupteur de s’asseoir mais plutôt Encouragez le  à aller droit au but et si une solution ne peut pas être trouvée avant que le temps imparti ne soit  écoulé, fixez un autre rendez vous, encore une fois tenez vous y.

REFOCUS

Vous n’avez pas pu échapper à une interruption ? Vous avez stoppé votre tâche en cours, il faut maintenant vous y remettre. Voici quelques techniques.

1. Visualisation

L’idée est de vous imaginer une fois votre dossier terminé, d’imaginer votre état d’esprit, votre ressenti,  et de trouver ainsi la motivation et l’énergie de reprendre là où vous en étiez.

2. Questionnement

Vous allez vous poser des questions sur votre avancement. C’est souvent assez naturel. On reprend un tâche et on se dit, parfois à heure voix « Où j’en étais ? ». On pourra aussi se questionner sur les prochaines actions à faire, l’enchainement logique des sous-tâches. Quelle est la prochaine étape à réaliser etc…
Si vous aviez pris soin de noter, au moment de l’interruption, où vous en étiez dans vos pensées, votre réflexion ou autre, l’étape du questionnement sera d’autant plus efficace et rapide.

3. Bilan

Fixez vous quelques minutes pour revoir ce que vous avez produit jusque là. Par exemple, relire le début du mail que vous étiez en train d’écrire, revoir les premiers slides de la présentation sur laquelle vous étiez en train de travailler, relire les notes de votre compte rendu etc. Vous allez reprendre ainsi le cheminement de votre pensée et pouvoir repartir sur ces bases. Vous allez vous replonger dans votre sujet, le plus rapidement possible.

4. Méditation orientée

Prenez 1 ou 2 minutes pour méditer, yeux fermés et au calme. Après quelques respirations profondes et vous concentrant uniquement sur votre respiration, concentrez alors votre esprit sur votre sujet, pendant une minute. Continuez à respirer profondément et les yeux fermés. Cela va vous permettre de collecter vos idées sur le sujet, revoir mentalement ce qui a été fait et ce que vous devez faire et repartir de plus belle !
 
N’hésitez pas à communiquez dans les commentaires vos techniques personnelles pour gérer les interruptions. Vous pouvez aussi utilisez le compte twitter ou Facebook pour échanger avec moi et les autres membres de la communauté !

PVY 051 – Eviter Les Interruptions au Travail

interruptions
Les interruptions quotidiennes au travail peuvent être un obstacle majeur à la gestion de votre temps de manière efficace et, en fin de compte, peuvent être un obstacle à votre succès. D’où l’intérêt, quand on ne peut pas les éviter, de perdre un minimum de temps et d’énergie à les traiter.
C’est l’une des plus grandes sources de réclamations des employés et cadres. Et si par malheur, votre bureau est situé à proximité d’un lieu de passage important, cela devient très difficile. Je me suis retrouvée pendant plus d’un an avec un bureau juste en face de l’espace café. Outre le bruit quasi permanent des machines à café, les discussions aux heures de « pointes », mes collègues en profitaient toujours pour faire une halte dans mon bureau, pour parler de la pluie et du beau temps. Convivial mais totalement ingérable. J’ai dû demander à changer de bureau tant cela devenait ingérable.
Pensez à votre dernière journée de travail, et aux nombreuses interruptions qui se sont produites. Il peut y avoir eu des appels téléphoniques, des courriels, des conversations de couloir, les collègues arrêtés devant votre bureau, ou toute autre chose qui a exigé de manière inattendue votre attention et, ce faisant, vous a distrait de vos travaux en cours.
Votre temps est limité chaque jour, et  une poignée de petites interruptions peut vous priver du temps dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et réussir dans votre vie professionnelle et personnelle. 
La clé est de pouvoir contrôler ces interruptions, et de savoir si elles sont nécessaires, et de les  planifier  dans votre agenda quotidien. 
Les conseils qui vont suivre sont adaptables à tout type de travail, et en prenant quelques instants pour y réfléchir, vous trouverez certainement certaines astuces que vous pourrez appliquer au quotidien.
Le problème avec les interruptions, c’est qu’en plus de vous faire perdre du temps, elles coupent votre concentration ou vos élans créatifs. Il faut souvent entre 10 et 20 minutes après une interruption, pour revenir à l’état de concentration précédent. En terme d’efficacité, il y a un réel intérêt à limiter au mieux ces interruptions, car la perturbation ne se limite pas au temps passé à traiter l’interruption, mais il faut aussi ajouter le temps perdu à se recentrer.
Vous pouvez ainsi laisser tomber votre tâche importante du jour pour vous retrouver à traiter des choses moins importantes. Même un toute petite interruption de quelques minutes, peut représenter en fin de compte la perte de plusieurs heures de travail productif.
Mais ce n’est pas tout. Si vous avez un travail créatif, vous risquez de perdre de fil d’ une très bonne idée et mettre plusieurs heures voire plusieurs jours avant de retrouver le momentum.
Nous allons procéder par étape, et voir comment on peut :
  • Eviter les interruptions ( dans cet article)
  • Cataloguer et traiter les interruptions ( dans le prochain podcast PVY EP052)
  • Reprendre notre activité après une interruption

Éviter les interruptions

La meilleure façon de minimiser les interruptions est de prendre des mesures proactives pour les éviter. Avant de commencer sur un projet majeur, essayez ces approches pour vous assurer calme et tranquillité pour mener à bien votre tâche.

1 Coupez les notifications

Déjà abordé dans le podcast sur le multitasking, les notifications sont des éléments perturbateurs en puissance. Donc, on les supprime, on les met en silencieux, bref on se crée un univers silencieux. On supprime aussi les notifications visuelles sur les différents écrans qui nous entoure. 
On utilise aussi le répondeur de nos téléphones fixes ou mobiles, il sont prévus pour cela. Il y a certaines fonctions « ne pas déranger » qui permettent d’éviter que le téléphone ne sonne, tout en permettant que certains interlocuteurs, au delà de X appels de suite, puissent quand même vous joindre. Ainsi, en cas de réelle urgence, vous restez joignable.
On coupera aussi sa messagerie instantanée, ou mettra un statut indisponible ( si vous savez que vos collègues respectent les statuts) Si vous avez un bureau qui ferme, fermé la porte, posez un signe «  do not disturb » sur votre bureau en open space, mettez votre casque anti bruit…

2. Utilisez votre messagerie / votre agenda

 Changez votre réponse Out of Office pour dire que vous allez répondre aux e-mails demain. Bloquer le temps sur votre calendrier électronique avec le nom du projet ou de la tâche,  afin que vos collègues bien intentionnés ne choisissent pas ce moment pour passer discuter. Vous vous créez une réunion avec vous même en quelque sorte, et nous aurons de discuter de ce sujet plus en détail dans l’épisode sur la gestion des tâches et de l’agenda. Certains agenda électroniques permettent aussi de «geler » toute une journée, c’est à dire que pour vos collègues, vous êtes indisponibles toute la journée.

3. « Disponible » et « Non disponible » 

Si vos collègues savent que vous êtes indisponibles, ils seront moins enclins à venir vous voir pour un oui ou un non. Outre les informations pour votre agenda, particulièrement utiles pour les personnes qui ne sont pas à proximité, il est important de communiquer sur vos disponibilités avec votre équipe, qui est sans doute dans votre environnement immédiat.
On peut imaginer un système de signaux, panneaux pour indiquer votre disponibilité ou indisponibilité. Et si vous êtes manager, il sera nécessaire de communiquer clairement avec votre équipe, sur votre mode de fonctionnement afin de ne pas frustrer votre équipe et de passer pour une personne trop rigide.
Si vous avez un bureau qui ferme, le signal pourra juste être la porte fermée.

4. Prévoir des tête à tête

Si vous ne prenez jamais le temps de faire des points réguliers avec vos principaux interlocuteurs ou avec les membres de votre équipe, il ne faut pas vous étonner qu’ils vous sollicitent sans arrêt.
Une technique de prévention consiste à planifier des réunions régulières avec ces personnes, afin de passer en revue tous les sujets en cours, apporter les réponses, validations, informations dont elles ont besoin. Ainsi vous limiterez les interruptions intempestives.

5 Ne commencez pas

Si vous ne souhaitez pas que vos collègues vous interrompent à tout va, ne les interrompez pas. Grand classique qui date de plusieurs millénaires ! En étant prévenant avec eux si vous avez besoin de les interrompre avec un simple phrase comme « puis je t’interroger quelques minutes? », vous montrez que vous respectez leur travail et leur emploi du temps. Si vous partagez vos agendas, un petit coup d’oeil à celui ci avant de débarquer dans leur bureau ou de les appeler vous informera de leur disponibilité. Et vous choisirez peut être d’envoyer en messages demandant à voir la personne dès qu’elle sera dispo. 

6 Cachez vous.

Parfois, c’est la seule méthode, surtout en open space. Trouvez un bureau inoccupé, une salle de réunion, ou installez vous au café en bas du bureau pour terminer un sujet important sans risquer les interruptions peut aussi être une technique. Si vous en avez la possibilité, réservez les tâches où vous avez réellement besoin de calme, lorsque vous êtes en télétravail, si vous avez la chance d’y avoir droit. Certain profitent aussi des déplacements en train, téléphone en silencieux et sont certains de ne pas être dérangés.

7. Identifier et planifier les interruptions

Si les interruptions perdurent et causent de grandes perturbations dans la réalisation de vos objectifs, il sera peut être temps de mettre en place une autre stratégie. Elle va consister à faire un état des lieux des perturbations et des perturbateurs et de s’organiser en conséquence.
C’est une excellente idée que j’ai découverte dans un article du blog Mind tools. 
Pour cela, ils ont créé un template pour enregistrer au quotidien les perturbations qui reprend les items suivants :
Personne / Date et l’heure/Description de l’interruption/Valide?/ Urgent?
On remplit soigneusement cette fiche pendant une bonne semaine.
Une fois que vous avez enregistré les interruptions pendant une semaine, on prend quelques minutes pour analyser les enregistrements.
La première étape de l’analyse va consister à séparer les interruptions valables de celles qui ne sont pas vraiment, c’est à dire que vos interlocuteurs auraient pu attendre, ou bien vous auriez pu différer le traitement de cette interruption.
En ce qui concerne les interruptions qui ne sont pas valides, vous devez trouver un moyen de bloquer dans l’avenir et nous en reparlerons dans quelques minutes.
Vous devez composer avec les interruptions valides. Nous allons vous montrer ci-dessous comment vous pouvez les programmer dans votre journée afin qu’ils obtiennent l’attention dont ils ont besoin, alors que vous avez encore le temps dont vous avez besoin pour répondre adéquatement votre travail quotidien.
Ensuite, regardez l’urgence les interruptions et si elles auraient pu être anticipées. Vous pouvez anticiper de nombreuses interruptions en organisant des réunions régulières avec les gens. S’ils sont convaincus qu’ils auront accès à vous dans un proche avenir, ils vont apprendre à «stocker » les problèmes non urgents jusqu’à cette réunion régulière qu’ils ont avec vous. C’est ce que nous avons vu au point 4.
Cependant, certaines interruptions sont à la fois urgent et valide. Vous devez être interrompu, et vous avez besoin pour faire face à la situation. Dans ce cas, il faudra prévoir du temps dan votre agenda pour ces interruptions.
Grâce à votre enquête, vous verrez combien de temps est passé sur ces interruptions, valides urgentes. L’idée est d’alors de créer dans votre agenda un espace pour le traitement de ces interruptions valides et urgentes, afin que leur traitement ne vous mette pas en retard sur la suite de votre journée et que vous ne passiez pas pour un éternel en retard. Cet espace pourra simplement être un « blanc » de 15 ou 30 minutes entre 2 blocs de temps alloués à des réunions ou le traitement d’un dossier. Vous savez que vous ne pourrez pas toujours échapper à ces interruptions, qui peuvent être plus ou moins nombreuses en fonction de votre métier, donc vous prévoyez du temps pour y travailler.
Une analyse plus fine des raisons des interruptions, pourra aussi vous amenez à revoir votre système de priorisation des tâches, voire à vous rendre compte que certaines sont liées à la procrastination. La vôtre ou bien celle de vos collègues et collaborateurs. Certaines urgences proviennent peut être de sujet importants, qui ont été reportés, pas traités à temps, repoussés parce que vous n’aviez ps envie de vous y pencher et boom, c’est devenu un truc urgent à gérer de suite.
Ce sera sans doute le moment de vous pencher sur votre organisation personnelle et celle de votre équipe. Et pensez à relire ou écouter l’article sur la procrastination.
Vous voici avec un certain nombre d’outil spour éviter les interruptions, mais comme on l’a vu, ça ne va pas faire disparaitre 100 % de ces coupures et il va falloir mettre en place des stratégies pour les traiter.
Et c’est ce que nous verrons dans le prochain article/podcast !
Faites part à la communauté de vos suggestions, techniques pour limiter les interruptions, soit dans les commentaires en dessous de cet article, soit sur le fil twitter au facebook de Productiv’You ! 
Pour aller plus loin :
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