PVY EP027 RÉUNIONS 1

REUNIONS

Ceci est le premier épisode sur les réunions, mal du siècle de nos entreprises.

Ecouter ici

POURQUOI EVITER LES RÉUNIONS AU MAXIMUM

  • C’est une distraction, si vous voyez dans votre agenda qu’une réunion commence dans 15 minutes la plupart des gens ne vont rien entamer et attendre le début de la réunion
  • il y a souvent des digressions
  • il y a souvent trop de monde et souvent des personnes qui n’ont rien à dire, sur le sujet en question et qui pourraient se contenter de lire un compte rendu
  • cela prend beaucoup de temps si le considère le nombre de réunion multiplié par le nombre de participants Calculateur du coût d’une réunion
  • ce n’est pas du « travail », pendant ce temps les to do list attendent

COMMENT EVITER LES RÉUNIONS 

  • demander l’agenda précis et en fonction répondre oui ou non.
  • envoyer quelqu’ un de votre équipe
  • exiger le compte rendu
  • se demander : si je suis malade ce jour là est ce que la réunion devra être replanifiée ? si la réponse est non il y a de bonne chance que vous puissiez refuser cette réunion
  • demander à ne participer que quelques minutes juste sur le domaine vous concernant, en début de réunion par exemple
  • essayer de remplacer par un appel téléphonique
  • proposer des réunions de 15 ou 30 minutes maxi
  • utiliser les réunions pour les discussions ou les décisions qui ne peuvent se faire par mail ou au téléphone
  • bloquer des périodes pour les réunions dans votre agendas et des moments de travail personnel sur votre to do list
  • si vous vous retrouvez dans une réunion et que finalement vous n’avez rien à apporter au sujet et que le sujet ne vous concerne pas, n’hésitez pas à quitter la réunion.

QUESTIONS A SE POSER AVANT DE DÉCIDER D’UNE RÉUNION

  • ai je bien réfléchi au problème par moi même et si la réponse est non prendre le temps d’y réfléchir, le projet, son statut, les différentes étapes, et rédiger un petit plan d’action permet déjà de faire avancer les sujets
  • ai je besoin de donnée externes pour faire avancer mon sujet ? mettez à jour votre liste de taches et entamer les actions pour récolter les données. Une conversation téléphonique ou un entretien avec une seule et bonne personne peut parfois suffire.
  • est que cela nécessite une conversation en temps réel ? Il peut être plus efficace de lister les sujets à voir avec les différentes personnes, de leurs envoyer les questions sur lesquelles elles pourront travailler tranquillement de leur côté et d’attendre leur retour.
  • est ce que cela nécessite une réunion de visu ? Essayer autant que possible d’opter pour une réunion on line courte et concise voir un chat pour des réponses rapides.
  • le but est optimiser le temps et de l’utiliser à bon escient. On ne permet pas aux employés de voler le matériel de l’entreprise, on ne doit pas non plus permettre de voler leur temps.
  • bonne nuit de sommeil si la réunion va être longue, faire un peu d’exercice avant et de la méditation
  • si la réunion se passe l’après midi ou sur toute la journée, prendre des aliments légers, poissons, légumes, éviter les féculents et les viandes surtout rouges dont la digestion être longue et fatiguante pour le corps. boire de l’eau régulièrement. En cas de petite baisse de régime : mini sieste aux toilettes, mâcher discrètement un chewing gum.

POINT ORGANISATION

  • inviter les bonnes personnes. si vous menez une réunion où des décisions doivent être prises et aucun décideur n’est là annulez !
  • utiliser des applications ou agenda partager pour organiser la réunion : doodle, partage d’agendas
  • envoyer l’ordre du jour au moins 72 heures à l’avance
  • préparer les réponses à quoi, qui, quand, où, pourquoi, et comment
  • prévoir le lieu, les équipements nécessaires, à tester au préalable
  • définir sur quelles bases la décision sera prise : consensus, vote, au choix du responsable
  • envoyer les documents en avance. si vous avez besoin d’un retour sur un dossier envoyez les éléments en avance pour que les personnes aient le temps d’en prendre connaissance.
  • si vous êtes participants, préparez la réunion, soyez clairs sur ce qui est attendu de vous les notes de la précédente réunion, vérifiez que n’aviez pas quelque chose à faire ou bien que tout est en ordre.

La suite dans le podcast 29 !

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Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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