PVY EP31 RÉUNIONS EFFICACES 3

REUNIONS
Dernier volet de la série consacrée aux réunions efficaces.
Aujourd’hui on parle des interruptions pendant la réunion et de la gestion des caractères particuliers. Vous pouvez écouter ICI

INTERRUPTIONS INTERNES

  • Ecouter ce que la personne a à dire, sans trop devenir irrité ou émotif . Parfois, sans que les formes y soient, la remarque faite peut avoir un intérêt.
  • prendre en compte et rediriger vers le but de la réunion, en le reformulant et en rappelant qu’il y a un problème à résoudre ou un projet à mener et que les directions respectives s’attendent à un résultat.
  • écouter – valider – rediriger
  • questionner la personne qui interrompt pour en savoir plus, ou le prendre comme une opportunité d’apprendre selon un angle d’attaque différent. Traiter les pbs car ils ne vont pas disparaitre.
  • si la personne est insistante, lui proposer calmement et poliment un rdv pour en discuter, et dire qu’il faut avancer sur l’agencda et que son point a été pris en considération.
  • utiliser le language du corps, bras ouvert, s’approcher de la personne et soutenir son regard pendant 5 secondes, puis le placer derrière la personne et d’adresser au reste du groupe
  • lors de l’entretien avec le perturbateur : demander : Que penses tu de ce problème ? Que ferais tu différemment ? Pourquoi est ce important pour toi ?
  • Il se peut qu’en fait vous et lui souhaitiez la même chose, dans ce cas proposer une alliance

5 PERSONNALITES A CANALISER DURANT LES REUNIONS

Le tueur d’idées

Qui va expliquer en détails pourquoi ça ne va pas marcher. Se fait toujours l’avocat du diable. Lui donner la parole en lui demandant de commencer par 2 points positifs par rapport au sujet afin de lui permettre de se mettre dans une perspective différente.

Le bavard

(avec les autres pendant que le présentateur travaille), fait des blagues et déconcentre le groupe? créer un agenda très serré et détaillé et le marteler dès que les premières personnes entrent dans la salle pour le pas lui donner le temps de penser à des blagues. Si la personne se met à bavarder, arrêter la réunion et demander à ce que chacun se reconcentre.

le répéteur

Qui reprend toujours de vieilles idées  en y ajoutant ses propres idées. Ils prennent les idées des autres et tentent d’en prendre la paternité avec l’assentiment des autres participants. Créer un environnement qui lui permettra de trouver ses propres idées. dans un brainstorming, noter toutes les idées pour forcer le répéteur à ne pas regarder que les anciennes idées mais aussi les nouvelles.

le retardataire chronique

Qui interrompt le fil de la réunion; ne pas interrompre la réunion, ne pas répéter ce qui a été dit. une fois qu’il aura raté plusieurs fois des sujets importants, il arrivera à l’heure.

le voleur de réunion

Il interrompt pour un autre sujet. lui demander poliment le lien avec le sujet. et lui dire que s’il reste du temps on reviendra à son sujet

LES REUNIONS D’EQUIPES

  • En prévoir juste une par semaine, de 2 ou 3 heures si nécessaire
  • elle doit être obligatoire pour toute l’équipe rien ne doit passer avant
  • l’agenda doit être précis et identique chaque semaine pour que chacun arrive préparé à la réunion
  • demander aux participants s’ils veulent aborder certains sujets pour les impliquer plus dans la réunion
  • choisir des sujets qui concernent tout le groupe pour éviter d’en perdre en chemin ou bien découper la réunion en partie commune à tous et partie ne touchant que certaines personnes
  • désigner un leader pour chaque sujet
  • revoir l’agenda en début de réunion en cas de sujets brulants à ajouter
 N’hésitez pas à partager vos astuces pour rendre vos réunions plus efficaces !
 
Ressources pour la trilogie
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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