L’art d’utiliser le Temps Masqué

Dans un post récent, je vous parlais du multi-tasking “féminin”, qui se révélait être souvent du temps masqué.

M’est alors venu à l’idée de faire un article complet sur ce qu’est le temps masqué et comment l’utiliser à son avantage, pour optimiser votre utilisation du temps.

Qu’est ce que le temps masqué ?

cette expression vient de l’industrie et est utilisée en gestion de production.

Voici la définition “industrielle”

“Temps d’un travail accompli pendant l’exécution d’un autre travail dont la durée est seule prise en considération.” source roc d’acier

Un exemple très courant qui va vous parler tout de suite.

Vous avez décidé de faire un gâteau. Généralement, vous avez une indication du temps de préparation (exemple 15 minutes) et du temps de cuisson (45 minutes) . Le temps global pour avoir votre gâteau sera donc d’1 heure ( 45 +15 minutes)

Votre recette commence quasi invariablement par la même phrase “Mettre à préchauffer votre four à xx°”.

Pourquoi ?

Vous savez que le four a besoin de plusieurs minutes pour atteindre la température idéale ( exemple 15 minutes).

Si vous faites la préparation ( 15 minutes), que vous mettez ensuite le four à préchauffer ( 15 minutes) et faites cuire (45 minutes), vous aller devoir passer 1 h et 15 minutes pour récupérer votre gâteau.

MAIS, en préchauffant le four PENDANT la préparation, le temps total est de 60 minutes soit 1 heure.

C’est simplement cela le temps masqué.

Et ce n’est pas du multi-tasking, puisque la tâche “de fond” ou en temps masqué n’est pas faite par vous même, mais par une machine, voire quelqu’un d’autre. C’est un point super important.

Les exemples ne manquent pas dans la vie quotidienne, surtout dans celle d’une maman

– programmer sa machine à laver le linge pour qu’elle se termine juste au moment de votre retour du bureau ou des courses, et pouvoir ainsi la faire sécher de suite, sans devoir rester debout tardivement dans la soirée en attendant la fin du cycle de lavage. Cela relève, pour la plupart d’entre nous, pour du simple bon sens, mais croyez moi, certains ont des progrès à faire !

Récemment un des collègues avec qui je travaillais est arrivé un matin avec de très petits yeux. Je le raille un peu sur ses nuits agitées et il me répond qu’en fait il était effectivement sorti la veille, et qu’en rentrant il avait dû faire une lessive, et attendre qu’elle se termine et qu’elle passe au sèche linge avant de se coucher … à 2 h du mat’. Voilà une situation qui aurait pu être facilement évité s’il avait fait tourner sa machine PENDANT qu’il était sorti, n’est ce pas ?

Autres exemples :

– enchaîner la préparation de plusieurs plats en cuisine, pendant que l’un cuit, on prépare le suivant.

– Lire quand vous voyagez, écouter des podcasts ou des livres audio dans les transports.

Cette technique a de gros avantages surtout lorsque vous avez beaucoup de choses à faire avec un nombre limité de moyens.

Mise en application

Pour les 18 ans de mon fils aîné, j’ai organisé une fête surprise avec 20 personnes. C’était en juillet, il faisait beau et assez chaud et les invités étant principalement ses “potes” j’avais prévu un buffet “fait maison” et voici le menu. J’ai “sous-traité” le gâteau d’anniversaire.

1 gros pain surprise (surgelé)
1 gros taboulé maison
1 quiche
1 pizza
des bâtonnets de légumes avec 2 sauce ( St moret – sardines)
des bouchées chèvres – courgettes
des bouchées crevettes chorizo
1 gâteau au yaourt
des muffins salés
des cupcakes
wrap guacamole ( maison) – poulet
1 cake salé
tomates – mozza sur pic
une soupe champenoise ( apéro)

et en plus, il me fallait

m’occuper de la décoration,
faire le marché, le ménage,
me préparer,
me reposer un peu aussi.

Le tout entre le vendredi soir et le samedi soir, sans pouvoir faire mes préparatifs à l’avance car c’était une surprise et que mon fils vit chez moi.

J’ajoute que je n’ai qu’1 frigo, 1 four, 2 plats à tarte et une cuisine de 6 m2 (pour le fun).

Oui je sais, j’aime les challenges 😉

Ma première étape a été de lister tout ce qui était à faire, et définir le temps pour chacun et pour ce qui était de la cuisine, en séparant le temps de préparation / repos et le temps de cuisson. J’ai fait tout cela dans excel (voir la photo).

Le total général de la durée des différentes tâches étaient de : 35.7 heures de préparation diverses + 2.9 heures de cuisson au four. Je me retrouvais donc avec tout cela à faire “rentrer” dans mon temps disponible c’est à dire :

3 heures le vendredi soir et 10 h 30 le samedi soit 13 h 30. Soit presque 3 fois moins que le temps global nécessaire !

Puis j’ai identifié les choses qui devaient absolument être faites en premier car elles demandaient un temps de repos ou de décongélation long. Ici, le pain surprise nécessitait 12 heures de décongélation, il fallait donc penser à le sortir du congélateur tôt le matin. Idem pour le taboulé, qui demande un temps de repos long ( je le fais avec de la semoule crue qui doit se gonfler du jus des légumes). Ces 2 tâches sont typiquement des tâches à effectuer en temps masqué, pendant que je ferai tout le reste.

Ensuite, j’ai considéré que mon four était un point bloquant, on appelle cela aussi, le goulot d’étranglement, c’est à dire que je n’en ai qu’un et que le temps de cuisson ne peut pas être accéléré quoiqu’il arrive et que j’avais en plus peu de plats ” compatibles” en termes de durée de cuisson et de température.

Donc, j’ai calé mon planning sur le temps d’utilisation du four et si possible en laissant le four allumé en continu pour gagner du temps, et en incluant si besoin un temps de baisse de température.

J’ai mis sur le planning tous les temps de cuisson (couleurs foncées rayées) l’un après l’autre pour les différents plats, ensuite j’ai ajouté les temps de préparation de ces plats. Les temps de cuisson, sont ici des temps masqués, puisque pendant que ça cuit, je fais une autre tâche.

Et enfin, j’ai intercalé d’autres préparations, là où il y avait des “trous”.

J’ai fait mon planning par tranche de 30 minutes et si j’avais des actions plus courtes, j’en ai prévu 2 sur la même tranche. J’aurais pu descendre à un degré de précision plus fin, au quart d’heure par exemple, mais je préfère voir toujours un peu large quand je fais un planning. Si les temps de cuisson sont généralement bien définis et fixes, par contre il peut y avoir des aléas en préparation, on renverse un truc, il faut faire un peu de vaisselle parce qu’il n’y a pas assez saladiers, de fouets, casseroles ou autre… bref un peu de souplesse est très important dans ce genre d’exercice.

Cela m’a donné le joli tableau ci dessous. Je ne prétends pas que ce planning est le reflet de l’état de l’art en matière d’optimisation du temps et certains d’entre vous, familiers de la méthode pourraient sans doute faire mieux. Néanmoins, cela a bien fonctionné.

Visibilité et souplesse

Par ailleurs cette méthode vous donne de la visibilité et donc de la souplesse. Je m’explique.

Le vendredi soir, en rentrant du travail, je suis allée récupérer les éléments de décoration qui avaient été livrés chez mon gardien et que j’avais laissé là pour ne pas éveiller l’attention de mon fils. Et là ce fut le drame car le colis avait été éventré dans le transport, le gardien ne m’avait pas prévenu et la moitié de ma déco n’était pas dans le colis. Après quelques minutes de panique, et une ruée sur Google ( GIYF) j’ai trouvé une boutique ouverte le lendemain matin à 10 h , située à 20 km, qui pouvait me fournir les éléments manquants.

Grâce à mon planning, j’ai pu “transférer” des tâches du samedi vers le vendredi soir, afin de libérer les 2 heures nécessaires à ces achats de dernières minutes. Ouf sauvée !!!

Bien évidemment, tout cela demande de la préparation en amont, je n’ai pas fait l’ exercice la veille de la fête. Mais c’est une excellente méthode qui peut être déclinée dans beaucoup d’activités personnelles et professionnelles. Il faut savoir “perdre” du temps pour en gagner et ici, l’exemple est très parlant.

On ne fait pas une fête chez soi tous les jours, mais vous pouvez réellement gagner du temps précieux chez vous ou au bureau en utilisant cette méthode.

D’autres exemples

Le matin quand vous préparez votre To Do du jour, prenez quelques instants pour réfléchir à ce qui peut être fait “en temps masqué”.

– lancer des travaux d’impression pendant la pause déjeuner

– lancer des sauvegardes de votre PC, une mise à jour pendant que vous êtes en réunion

– faire laver votre voiture pendant que vous faites vos courses

– dans le traitement d’un dossier ou d’un projet, établir la liste de tous les éléments “externes” avant de vous lancer. Réclamez ces éléments immédiatement aux personnes qui les détiennent. Cela vous évitera d’être bloqué quand vous en aurez besoin, ou en tout cas votre attente sera moins longue. Cela rejoint le traitement des tâches dont nous avons déjà parlé. Identifier tout ce qui peut être délégué. Et si vous avez besoin du “résultat” des tâches déléguées, les demander en priorité afin de ne pas ralentir votre progression sur vos propres tâches.

– lors de la priorisation de vos tâches, il y a peut-être, dans vos tâches non prioritaires, quelque chose qui nécessite l’intervention d’une tierce personne. N’hésitez pas “à perdre” 10 minutes pour lancer cette tâche “externe”, cela pourra vous faire gagner un temps précieux plus tard.

Voilà pour l’utilisation du temps masqué. J’espère avoir été assez claire dans mes explications et que vous aidera à repenser vos tâches pour plus d’efficacité.

Si cet article vous a plu, merci de le partager avec vos contacts sur vos réseaux sociaux !

Photo : Pendule masque d’or de partie de Venise http://www.zazzle.fr/