“Je reprends ma vie en main” de Robert Stahl nous est présenté aujourd’hui par son auteur.
Superviseur et coach professionnel certifié, Robert STAHL a créé et dirigé des centres de formation et notamment plusieurs écoles d’ingénieurs au fonctionnement pédagogique innovant. Ces expériences et le fait qu’il accompagne des personnes et des équipes depuis de nombreuses années lui confèrent des savoir-faire novateurs, directement opérationnels, que ce soit dans le monde du travail ou dans le champ de l’accompagnement, du coaching et du développement personnel.
1/ S’auto-coacher à l’aide de ce livre. Chaque chapitre est une invitation à identifier les marches que l’on peut monter à chaque étape. Le livre couvre des aspects personnels et professionnels.
Au-delà de la réflexion suscitée par les chapitres, le livre pousse à décider de ce que l’on a envie de modifier dans sa vie dès maintenant. Identifier quels sont les petits changements qui vont provoquer de plus grands changements.
Chaque chapitre propose à la fin, des questions pour mener une réflexion personnelle et aussi passer à l’action.
2/ Pour les coachs et les managers, aborder la posture de coach. Le lecteur peut s’approprier certains des outils du coaching pour les utiliser dans son champ professionnel.
3/ Le lire à l’envers. Il y a une annexe à la fin, avec des mots et expressions clés et on peut retrouver le chapitre qui en parle. On part d’un sujet qui nous touche et on va aller chercher la réponse.
Les 4 parties du livre :
Reprendre soin de soi
Reprendre soin de soi dans la relation
Reprendre soin de l’équipe vers l’intelligence collective
Le voyage du rêve à 10 ans
Les outils de gestion du temps, sont des moyens de se dire NON.
Description du cycle du contact, à prendre en compte dans nos relations avec les autres, en réunion avec notre équipe, en famille etc … ( A retrouver en détail dans le chapitre 19)
Vous pourrez retrouver aussi de nombreux exercices d’auto évaluation.
Son truc d’efficacité : quand on se sent bloqué, réfléchir à 5 solutions dont 2 de farfelues. L’intérêt des solutions farfelues, c’est de permettre d’identifier le côté émotionnel du sujet.
Sa citation : de Serge Ginger ” L’important ce n’est pas ce que l’on a fait de moi, mais ce que je fais de ce que l’on a fait de moi”
Ses livres : “Des fleurs pour Algernon” de Daniel Keyes; “L’ile” de Robert Merle; “La méthode Schopenhauer” de Irvin Yalom
Accompagner des équipes à distance et hybrides, en tant que coach, facilitateurs, manager ou formateurs.
Utiliser des outils de management visuel.
Aujourd’hui on partage encore beaucoup les documents partagés et le power point.
Mais ces outils ne sont pas très conviviaux
Exemples avec Klaxoon
Bastien nous propose de découvrir Klaxoon et notamment 3 templates qu’il utilise régulièrement.
Les templates sont très utiles pour gagner du temps, surtout quand on n’est pas graphiste.
Le weekly : comment travailler toutes les semaines avec son équipe
On garde ainsi une trace de ce qui s’est dit. C’est très utile avec les managers et leurs équipes, pour tenir le compte des sujets en cours, les problèmes.
On peut aussi l’utiliser en formation.
Le modèle est “livré” avec un petit mode d’emploi pour l’animateur et aussi pour les participants.
Une fois qu’on a bien pris en main l’outil, on peut aussi faire de la personnalisation.
Le Co-developpement : pour garder une trace des échanges. Il y les étapes à suivre dans le process.
On peut ajouter les participants avec des photos, avatars etc.
Les apprentissages, les solutions, le plan d’action sont repris dans le Template, avec les modes d’emploi.
On peut mettre aussi un chronomètre ou un minuteur pour afficher le temps et ainsi rester dans le programme.
On peut partir d’un board blanc et ensuite on peut créer un cadre tout simple où les gens peuvent agir. Il y a des outils de vote qui va permettre la priorisation par exemple. Mais aussi des sondages pour des feedbacks sur ce qui se passe et comme c’est anonyme, on peut ainsi avoir des avis plus facilement.
Présentation de plusieurs Icebreaker “ faits maison” , Pick your Nick et “ l’icebreaker vegan”
Bastien aime bien le “ si j’étais” (portrait chinois)
L’icebreaker est une bonne façon de prendre en main les outils, et mettre en relation les participants.
Les outils de rétrospectives en fin de sprint, de formation, de stage etc ….
Golocan’s island ( template dans Miro)
Rose / Thorn Bud
The sailboat
L’étoile de Mer
Le modèle SCAMPER et son dérivé
Les modèles permettent de démarre l’utilisation et peu à peu cela va être plus simple de mixer et de “ détourner”
https://youtu.be/HwfiZlL0YWg
Les avantage du management visuel
Le management visuel, engage plus les participants. C’est très participatif, donc les personnes sont acteurs.
On peut tout mettre au même endroit dans le board avec l’ensemble des documents utilisés.
Il est beaucoup plus difficile pour les participants de faire autre chose, et donc ils sont beaucoup plus présents en réunion, en formation.
Si jamais on fait des réunions en mode hybride, on partage aussi un board où tout le monde va pour agir, depuis un ordinateur, un téléphone portable.
On peut exporter en fichier CSV pour avoir un plan d’action, on peut classer les post it par thématiques, on peut faire un pdf du board en trace de ce qui s’est passé.
Réaliser un compte rendu est beaucoup plus simple.
Le board sert aussi à structurer des réunions
Bastien et moi animons des formations en présentiel et à distance. Contactez nous pour plus d’information
Si le déménagement est considéré comme un événement particulièrement stressant, il peut aussi être le moment d’écrire une nouvelle page, en conscience.
C’est ce chemin que Sylvie Mattart, Home Organizer, alias la Détricoteuse, nous invite à suivre dans cette épisode.
Au programme, un mode d’emploi du déménagement sans stress ou presque, des astuces et des conseils.
On peut à nouveau choisir les meubles et les objets qui vont continuer à nous accompagner.
Il faudra faire le tri, et parfois on va vers plus petit, et donc il sera nécessaire de faire des choix.
C’est une opportunité de repartir sur une page blanche.
Le bazar est souvent le résultat d’un refus de faire des choix à un moment.
Quels sont les objets que je veux garder, ceux qui me rappellent de bons souvenirs ?
Bien identifier tes trésors, les souvenirs, les objets émotionnels.
Limiter, limiter, limiter !
L’idée c’est de se limiter.
Souvent on a une table proportionnelle à son habitation. L’idée est de mettre tous ses “ trésors” ( les objets auxquels on tien-t particulièrement) sur la table et de se limiter à cela.
Faire le tri, quand on a plusieurs objets de la même catégorie.
Le but est de pouvoir mettre en valeur ses trésors dans la nouvelle habitation.
Règle possible : si un colis de déménagement n’est pas ouvert, on s’en sépare, c’est qu’on n’a jamais eu besoin de ce qui est dans ce colis. Est-il nécessaire de conserver un colis fermé pendant des années ?
Réflexion à mener sur l’organisation de la nouvelle habitation. Récupérer les plans pour anticiper en fonction des meubles et des objets afin de vérifier si tout va rentrer.
Le déménagement c’est comme aller faire les courses alimentaires sans avoir prévu de menu. On risque de revenir avec tout et n’importe quoi, et souvent beaucoup trop.
Anticiper pour réduire le stress
Dans le déménagement, l’anticipation et la réflexion vont aider à être plus serein dans ce déménagement.
Le déménagement est la première cause de gros stress, surtout si on change complètement de lieu de vie, de travail, d’école pour les enfants, de cercle de connaissance etc. Bien préparer le déménagement, peut vous aider à réduire un peu ce stress.
Le déménagement comme une opportunité
Voir le déménagement comme une opportunité. Se remémorer un précédent déménagement. Voir ce qu’on peut améliorer, réutiliser ce qui a bien fonctionné. Se souvenir des craintes que l’on a pu avoir lors d’un précédent déménagement et se demander si les craintes étaient fondées ou bien juste de produit de notre imagination. Utiliser les forces utilisées précédemment pour faire face à ce nouveau changement.
Traiter son déménagement comme un projet, et centraliser toutes les informations dans un seul endroit, physique ou digital.
Les astuces des pros
Bien étiqueter les colis, pour éviter de devoir tout surveiller lors de la livraison des colis. Les numéroter et enregistrer sur votre carnet, quels numéros de colis dans quelle pièce, ce qui sera utile pour aiguiller les déménageurs si besoin et aussi de pouvoir vérifier que tous les colis sont arrivés à bon port.
Faire un rétroplanning de tout ce qui devra être fait dans le déménagement et aussi prévoir le qui fait quoi, avant le déménagement mais aussi pendant (qui prépare le repas le jour J ? Qui peut aider pour faire les colis, déballer etc …)
Penser à prévoir des plan B, surtout en ce qui concerne les fournisseurs.
Penser à vérifier les délais de transfert des contrats qui sont très variables en fonction des régions et des villes.
Le déménagement est aussi un moyen de remettre à plat les amitiés.
Vous allez aussi faire de nouvelles rencontres, peut être découvrir une nouvelle culture, une nouvelle vie à part entière et ont peut aussi s’y préparer.
Préparer une petite valise avec un nécessaire de toilette et des vêtements car on ne pourra peut-être pas tout vider en un seul jour.
Garder auprès de soi les papiers importants et aussi les médicaments pour les traitements chroniques.
On va commencer à emballer ce qui est le moins utiliser en commençant par les zones de stockages et les choses peut importantes (livres, vêtements des autres saisons) et terminer par les espaces de vie.
On fera tout pour vider les cartons le plus rapidement possible pour se recréer notre espace organisé.
Sylvie accompagne les déménagements avec des services à la carte, depuis l’aide au rétroplanning, la réflexion sur la vie dans le futur lieu de vie (voir l’épisode sur les révélations d’Intérieurs), les démarches etc …
Une fois qu’on est installé, penser à fêter cette arrivée, avec quelques amis chers et célébrer ce nouveau départ.
Peter Walch “ Let it Go”, livre recommandé par Sylvie Mattart, alias la Détricoteuse
Ce sujet ” prendre soin de soi en déplacement” m’est venu alors que j’étais en déplacement il y a quelques semaines. J’allais chez le même client depuis plusieurs mois et à chaque fois j’avais échoué à trouver un hôtel sympathique qui ne soit pas une chaine aseptisée (encore que lorsque je dis aseptisée il y a une certaine notion de propreté, désinfection, ce qui est très loin d’être le cas partout même en 2023 en France)
Et donc j’ai découvert un établissement dans lequel je n’ avais jamais séjourné, mais uniquement été diné du temps où je vivais dans la région. Un hôtel dans une ancienne ferme, avec un dédale de couloirs et d’escaliers pour rejoindre une chambre confortable et typique, avec de vielles poutres, du mobilier ancien etc.
Le matin au petit déjeuner, j’ai eu le plaisir de traverser la salle de bar de l’établissement où un joli feu crépitait dans une grande cheminée à foyer ouvert. Je dois bien avouer que c’est une façon très sympa de commencer sa journée, des salles de petits déjeuners bruyantes et ultra climatisées des grandes chaines d’hôtellerie.
Le stress des déplacements
Quand on est un professionnel qui se déplace souvent, le cadre prend de l’importance. On apprend à bien choisir les endroits et à revenir dans ceux qui nous ont vraiment plus.
Longtemps, en tant de maman seule élevant mes enfants à plein temps, les déplacements étaient une vraie galère et un éternel sujet de stress.
Déjà, je ne pouvais pas partir pour plusieurs jours de façon inopinée, car je devais trouver un système de garde pour la nuit pour mes fils. Parfois une cousine, parfois une baby Sitter. Mais je faisais tout pour réserver les déplacements de plusieurs jours lorsqu’ils étaient en vacances chez leurs grands-parents. Et pour moi, les déplacements hors vacances scolaires cela signifiait un lever ultra tôt, une baby Sitter qui arrivait elle aussi très tôt et un retour très tardif aussi avec à nouveau la baby Sitter qui m’attendait. Je n’avais pas vu mes enfants de la journée mais au moins j’étais là pour la nuit, maigre consolation. Avec en plus l’éternelle crainte qu’il se passe quelque chose à l’école pendant que j’étais au loin.
Avec les années, mes fils ont grandi et ont aussi gagné autonomie. Et ils ont fini par atteindre l’âge où ils pouvaient rester seuls une nuit.
Et là pour moi, cela a complètement changé ma façon d’appréhender les déplacements.
Bien choisir le lieu
Je le disais précédemment, le choix des hôtels ou hébergements est devenu important, ainsi que les équipements proposés par l’hôtel. Comme j’ai travaillé dans de grands groupes, nous avions accès à des plateformes de réservation qui nous permettait d’accéder aux notations des précédents voyageurs et de faire des choix éclairés tout en restant dans le budget alloué.
Des tâches spéciales ” déplacement”
Et là je me suis organisée pour partir la veille en fin d’après-midi / début de soirée. Sur de nombreuses destinations, les tarifs étaient moins élevés que les tarifs du même voyage (en train ou en avion) le matin.
Cela me permettait de finir tranquillement ma journée de travail dans le TGV notamment, sans être dérangés par les collègues de l’open-space.
Pour m’aider à bien optimiser ce temps, j’utilise dans ce cas les tâches à faire que j’ai tagué “ TGV” (voir la série sur la méthode GTD), des tâches pas trop complexes, qui peuvent éventuellement s’accommoder d’une absence de réseau.
En fonction de la durée du trajet, je veille toujours aussi à passer quelques temps à lire, pour me détendre.
Soirée cocooning ou active
Une fois à l’hôtel et après un bon diner, je profite de ma soirée (plus ou moins longue) pour vraiment prendre du temps pour moi. Et pour moi ce peut être tester des échantillons de produits de beauté (un masque par exemple), prendre soin de mes ongles, ou tout simplement lire longtemps. Si l’hôtel est équipé d’une salle de sport, j’essaie aussi d’y passer du temps. Et pas de travail en nocturne. Si l’hôtel est situé en centre-ville, j’aime aussi bien flâner dans les rues, pour apprendre à connaitre la ville. Cela permet aussi de découvrir de petits restos sympas, des spectacles de rues aux beaux jours, de profiter de l’ouverture nocturne d’un musée etc.
Pour m’accompagner dans la préparation de mes déplacements, j’ai 2 applications fétiches La fourchette et Tripadvisor. Elles me permettent de faire des repérages, et d’enregistrer des endroits pour y revenir à l’occasion.
Trouver des alternatives
Il m’est aussi arrivé à plusieurs reprises de préférer louer une chambre avec Airbnb. Notamment dans des villes où les prix étaient tellement élevés, que pour pouvoir prendre une chambre dans les critères budgétaire de mon entreprise, je devais fortement sacrifier sur la qualité du lieu, ou alors me retrouver à 40 / 50 km de mon lieu de rendez-vous au milieu de nulle part.
Et pour beaucoup de parents s’accorder cette petite parenthèse c’est déjà beaucoup.
Etre en forme à votre rendez-vous
Autre avantage, c’est d’arriver le matin à son rendez-vous en forme. Car quand on voyage de bonne heure le matin, outre le fait de devoir se lever très tôt, on a aussi souvent une petite angoisse de rater le réveil qui fait que les nuits sont souvent agitées et peu reposantes. En arrivant la veille, on a eu le temps de prendre un bon petit déjeuner à l’hôtel, sans trop forcer quand même sur les viennoiseries !
Là on arrive en pleine forme et sans avoir besoin de réclamer des seaux de café pour rester éveillé (surtout en début d’après-midi si votre interlocuteur a la gentillesse de vous faire découvrir des spécialités locales au déjeuner …)
Des bénéfices pour tous
Et vous repartez après votre rendez-vous, et regagnez votre domicile sans avoir le sentiment qu’il va vous falloir 3 jours pour vous en remettre.
C’est donc là encore un bénéfice pour vous et pour votre entreprise.
Comment et pourquoi vivre avec Moins dans notre société qui nous pousse toujours plus vers la surconsommation ?
Malgré les injonctions à réduire notre consommation, force est de constater que la société de consommation encore de beaux jours devant elle.
Anne Douard le constate tous les jours dans ses activités de Home Organiser. Des armoires pleines, des maisons pleines, parce qu’on ne sait pas trier et jeter. Des boxes de stockage remplis d’objets dont on n’a plus l’utlité.
Même dans les milieu défavorisés, on va s’endetter pour des vêtements pour satisfaire un besoin d’appartenance voire de reconnaissance et d’estime de soi ( en lien avec la pyramide de Maslow).
Les plus jeunes, bien que d’après les médias très sensibles aux impacts de la surconsommation, tiennent un discours tout autre quand il s’agit de challenger leur recourt à des marques de Fast fashion, à du ” pas cher”.
Anne nous suggère l’utilisation de la méthode BISOU pour réduire nos achats
Alors B. Comme besoin. Est-ce que j’en ai vraiment ?
Le I comme immédiat, est ce que je ne peux pas reporter cette cet achat ? À plus tard. On y réfléchissant donc voilà, est-ce comme semblable, est-ce que je n’ai pas déjà un objet, un vêtement ?
S comme Semblable : est-ce que j’ai quelque chose de semblable qui pourrait faire l’affaire ?
Le O comme origine. Est-ce que je suis en accord avec l’objet, le vêtement que je vais acheter ? Est-ce que. Est-ce qu’il n’a pas été fabriqué au Bangladesh ou je suis pas du tout en accord ou voilà donc, est-ce que j’ai envie d’avoir cet objet éthique ou pas ?
Et puis le U pour dire est-ce qu’il va m’être utile ?
Anne encourage le recourt aux achats de second mains, pour éviter de refabriquer et donner une nouvelle vie aux objets et vêtements.
Elle nous parle aussi des dangers de certains types d’objets :
les cadeaux dont on n’ose pas se séparer même s’ils ne nous plaisent pas.
les dons ( notamment de vêtements pour bébé), que certaines personnes acceptent et entassent san oser s’en débarrasser.
les produits sur des plateformes de seconde main ( comme Geev ou Vinted). Certaines personnes se sentent poussées à récupérer ou acheter des choses sur ces sites pour éviter aux objets d’être jetés. Et au bout du compte ce sont eux qui se retrouvent encombrés.
https://youtu.be/6S82H6zr8Yg
Anne évoque aussi la difficulté que des enfants adultes ont à se séparer des objets ayant appartenus à leurs parents, dans le cadre des héritage. Un sentiment d’intrusion dans l’intimité de ces parents peut intervenir, qui va parfois ralentir le processus de tri, voire le stopper totalement. D’où l’importance, quand on arrive au seuil de sa vie, de passer par une phase de downsizing pour limiter le fardeau à ses enfants et aussi d’offrir à ses enfants les objets qui leur plaisent avant de quitter ce monde.
Dans la culture gitane, on brûle les possession d’un défunt car cela porte malheur de posséder des choses ayant appartenues à un défunt.
Nous sommes aussi encombré par les goodies que les entreprises nous offrent et les gens sont surpris quand on leur dit qu’on n’en veut pas. Mais ce n’est pas parce que c’est offert que l’on doit se sentir obligé d’accepter.
Désencombrer et s’alléger des objets et vêtements dont on n’a plus besoin, qu’on n’apprécie pas, va nous permettre de faire entrer une énergie positive dans nos maisons.
On va aussi plus profiter de la place libérée, avoir moins de ménage à faire, moins de crainte de se faire voler aussi.
Aujourd’hui on parle de 2 façons de reprendre le contrôle quand on se sent dépassé.
Dans le premier cas c’est un cas conjoncturel, dans le second cas c’est chronique.
Cas d’un surplus temporaire, vous vous sentez sous l’eau.
Prenez 1 minute pour respirer et calmer votre esprit. Allez marcher, sans musique, sans podcast dans les oreilles, juste vous et vos pensées. Concentrez vous sur ce que vous voyez ou sur votre respiration
Retirez de votre espace de travail tout ce qui n’est pas utile dans l’immédiat. Mettez ça ailleurs vous rangerez plus tard.
Parcourez la liste et identifiez les tâches qui peuvent être déléguées et surtout n’hésitez pas à demander de l’aide. Pour les tâches perso, vous allez solliciter les membres de la famille, des amis, des voisins. Au bureau, vous demanderez un coup de main à vos collègues.
Parcourez la liste et identifiez les tâches qui peuvent être reportées d’un jour ou deux, voire plus. Si c’est possible renégociez certains délais.
Il ne devrait rester que ce qui est urgent et important. Il n’est pas nécessaire de refaire une priorisation fine.
Utilisez la technique Pomodoro et enchainez les tâches. Une musique instrumentale entrainante peut vous permettre de vous concentrer plus vite.
Lorsque vous avez terminé cette tâche, rayez-la de la liste et passez à la suivante.
Vous êtes sous l’eau depuis un long moment et vous voulez reprendre le contrôle
Coupez vos notifications de mail et de téléphone et autres chats d’entreprise, whatsapp et consorts.
Forcez-vous à ne pas regarder votre boite mail plus d’une fois par heure ( et pendant quelques minutes seulement pour identifier les vraies urgences)
Listez régulièrement tout ce que vous avez à faire, lors d’une revue hebdomadaire par exemple puis organisez les tâches dans votre système de suivi des projets et tâches associées.
Prioriser les tâches : Établir une liste de toutes les tâches à faire et les classer par ordre d’importance pour maximiser l’efficacité. ( Matrice d’ Eisenhower ou attribution de points en fonction de l’urgence et de l’importance.
Déléguer des tâches : Identifier les tâches qui peuvent être confiées à d’autres personnes pour alléger la charge de travail.
Travail par Batch: Regrouper les tâches similaires pour les accomplir de manière plus efficace.
POMODORO : Diviser le temps de travail en périodes de travail courtes et de pauses plus longues pour éviter la fatigue et augmenter la productivité.
Fixez vous des limites claires: Fixer des limites claires pour le temps consacré aux différentes tâches, pour éviter de tomber dans la sur-qualité ou le perfectionniste si c’est une tendance chez vous.
Prendre soin de soi: Prendre soin de sa santé physique et mentale, dormir suffisamment et faire de l’exercice pour éviter la fatigue et maintenir une bonne capacité de travail.
N’oubliez pas qu’ensuite tout est une question de régularité et dediscipline pour maintenir votre système en place.
Voici quelques épisodes qui pourraient vous aider à mettre votre système en place :
Cette semaine, je reçois Romain Olives, fondateur d’ Ihmisen qui va nous conter son parcours De consultant à dirigeant, l’avènement d’une entreprise humaine
Après plusieurs années passées en cabinets de conseil, à accompagner des clients de tout secteur et de toute taille, j’ai fini par me forger des convictions fortes autour de nos organisations modernes, des femmes & des hommes qui les composent, ainsi que des pratiques managériales. Une chose est sûr, l’Humain est la valeur la plus importante de nos organisations et nous devons tout faire pour la préserver et l’épanouir.
C’est pourquoi j’ai fondé une entreprise basée sur des valeurs fortes autour de l’Humain. Ce n’est pas pour rien que Ihmisen s’appelle « ihmisen ». Cela veut dire « humain » en finnois.
Ihmisen infuse toutes ces valeurs au travers de 4 marques :
Ihmisen Consulting | Conseil en Management 3.0, Agile, Lean, Change Management & RSE.
Ihmisen Coaching | Coaching professionnel exécutif, individuel & collectif.
Ihmisen Academy | Organisme de formation professionnel certifié Qualiopi (Agile, Management 3.0, IT, Communication, …).
Ihmisen Talk | Conférence (Keynote) sur mesure.
De mon côté, j’apprends tous les jours et du fait de ma curiosité, je cumule les expériences. J’alterne entre mon rôle de dirigeant, de Coach Agile, Lean, Management 3.0, de Coach Professionnel, de formateur et de conférencier.
Voici la transcription de notre discussion :
Bonjour à tous et Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast de productiv’You je suis Priscille Livenais, l’animatrice de ce podcast.
Pour ce nouvel épisode, je reçois un invité, une nouvelle personne que vous ne connaissez pas, qui s’appelle Romain Olives, Bonjour Romain.
Romain
Bonjour Priscille, Bonjour à tous.
Priscille
Alors, Romain et moi, nous nous sommes rencontrés il y a presque un.
Romain
C’est ça
Priscille
puisque c’est toi qui m’as formé au management 3. 0 sur le module de de base, voilà donc c’est comme ça que nous nous sommes rencontrés et nous avons donc gardé contact. Alors, Romain, aujourd’hui va nous parler d’un sujet extrêmement intéressant ?
Le titre hein ? De son de qu’il a choisi. C’est alors je lis pour pas oublier de consultant à dirigeant l’avènement d’une entreprise humaine. Alors moi ça me parle beaucoup puisque j’avais déjà fait quelques podcasts justement sur ces entreprises qui changent un petit peu de cap et puis surtout de fond et de vision.
Alors, raconte-nous tout déjà, qui es-tu Romain ?
Romain
Ouais, on va commencer par ça. Qui je suis. alors du coup, Ben pour ma part, je suis consultant depuis pas mal d’années maintenant, je suis passé par plein de structures différentes, des très gros cabinets de conseils, des plus petits, des sociétés de services numériques également, et cetera.
Et puis j’ai pu bah du coup, accompagner pas mal de clients différents aussi, que ça soit dans le secteur public.
Dans le secteur privé quand on parle de start-up, de groupes internationaux et donc ça m’a permis de vraiment d’avoir une richesse organisationnelle. Finalement de voir des choses, des choses plutôt bien. Enfin, en tout cas que je trouvais plutôt bien.
Et puis des choses que je trouvais un peu moins bien finalement et donc je me suis nourri de tout ça en fait petit à petit, suite à des changements et je vais dire en fait grâce entre guillemets, à la crise du COVID, j’ai eu l’occasion de me poser la question de, est-ce que je continue dans ce monde du Conseil ? Finalement, où est-ce que je me dirige sur autre chose.
Et en fait, j’ai mêlé les 2 finalement et je me suis dit OK, je vais me lancer à mon compte, je vais me lancer seul, Je vais tester ça, donc je suis parti dans cette aventure.
Finalement, en fondant Ihmisen, du coup Ihmisen qui est mon entreprise alors j’en parlerai un petit peu plus tout à l’heure.
Mais la première chose que j’ai posée sur la table, c’est que Ihmisen est un mot finnois, donc de Finlande qui veut dire humain, voilà.
Donc, tout ça avait beaucoup d’importance pour moi. Alors certains vont demander pourquoi la Finlande ? Je suis pas finlandais, hein ?
Je le précise, non ?
Priscille
Tu n’as pas trop le look
Romain
Exactement. En revanche, comme j’aime bien dire il y a 2 raisons. La première c’est que je suis plutôt amoureux de la Laponie et des pays scandinaves.
J’adore cette région et la 2e chose, c’est que les pays scandinaves sont régulièrement mis en avant. Finalement, pour tout ce qui est innovation sociale, disruption sociale et donc tout ça fait beaucoup de sens pour moi. Voilà pourquoi je suis allé creuser les racines du nom de la société là-bas.
Bon, en tout cas je me lance tout seul à mon compte ?
Priscille
Ok.
Romain
Et première intention, c’est de me dire, OK, ça première fois que tu fais ça, voyons si ça marche. Donc assez vite, au bout d’un mois à peu près, je me suis-je me suis convaincu que ça allait fonctionner. J’avais mes premiers clients, donc c’était plutôt chouette, ça, c’était très bien. On reste dans le monde du conseil, du coup toujours, et que je savais faire, donc tout est bien. Et puis ensuite bah je me suis laissé un peu plus d’un an finalement pour incuber l’idée de ce que devait être Ihmisen. Pourquoi ?
Parce que travailler tout seul, ça marche, j’y arrive, ce n’est pas un problème. En revanche, il me manquait quelque chose, et ce que quelque chose, c’était une équipe en fait, des gens avec qui travailler avec qui porter une vision et puis, et puis vraiment essayer de faire des choses
Priscille
Et puis ça, ça rejoint peut-être aussi un peu le nom de l’entreprise, parce que quand on dit humain.
On entend aussi contact. Enfin, il y a tout ça derrière la partie humaine.
Romain
Ouais effectivement tu vois, c’est tu soulèves un bon point et je pense que même si je n’en étais peut-être pas tout à fait conscient au début, assez vite ça m’a rattrapé.
Je suis quelqu’un qui aime fondamentalement travailler avec des personnes, avec des gens et donc voilà, j’ai passé un petit peu plus d’un an, essayé d’incuber ça donc.
Je me suis aussi appuyé sur des personnes de de mon réseau, en fait de mon entourage pour bah poser des questions, savoir ce qu’ils en pensaient, et cetera.
Petit à petit j’en suis venu à rencontrer d’autres personnes qui sont ensuite devenues, les premiers consultants de Ihmisen finalement et puis ensemble on est allé créer un nouveau cadre en fait un nouveau système qui nous a quand même posé quelques alors je ne vais pas dire quelques problèmes, ce n’est pas des problèmes mais en tout cas des choses qu’il a fallu résoudre pour pouvoir mettre en place tout ça, voilà.
Priscille
D’accord, OK très bien, donc on sent déjà un peu le parcours du combattant de l’entrepreneur qui se profile. Alors Ben justement, quelles ont été enfin peut être un exemple de choses auxquelles tu as été confronté du fait de ton souhait de ce que tu …. ou peut-être qu’il faut que tu nous expliques déjà quelle structure t’avais envie de mettre et comment tu voulais créer ton entreprise.
Romain
Ouais tout à fait. Alors du coup il y a une chose qui était sûre, c’est que je ne voulais pas que on recrée un énième cabinet de conseil ou une énième structure.
Il fallait que ça soit quelque chose de fondamentalement différent, donc ça, c’était le concept de base. À partir de là, on a réfléchi à pas mal de choses et en fait, ce qui nous a permis d’avancer, c’est déjà de se focaliser sur ce qu’on vend finalement sur le service et un cabinet de conseil.
Du coup, on va avoir des consultants qui vont être vendus à la journée, ça c’est le truc traditionnel que tout le monde a. Basé sur ça, on s’est dit OK, qu’est-ce qu’on peut faire pour faire différent et donc on s’est dit on va travailler sur la rémunération. Comment peut-on rémunérer différemment ? On va travailler sur la politique de congés, on va travailler sur comment on fait pour sélectionner ces missions, sur l’entraide, sur le fait que on ne voulait pas être forcément régional mais peut-être plutôt national d’emblée. Sur tout un tas de choses comme ça, on a pu décanter.
Et puis tu me demandais un exemple d’une décision qu’on a prise, faut savoir qu’on a travaillé avec un avocat pour pouvoir arriver à trouver le bon cadre juridique et donc, quand je suis arrivé devant l’avocat, alors avec mes premiers consultants, du coup on y aller ensemble.
On lui a dit, Bah Voilà, on a une première idée déjà, on voudrait que dans le contrat on puisse mettre en place une notion de congés illimités.
L’avocat m’a regardé un peu avec des gros yeux, alors spécialistes quand même des organisations en niveau légal et il m’a dit “Ça va être très compliqué.”
“ Ah bon et pourquoi ?”
Et en fait c’est là où, en tant qu’entrepreneurs, je savais qu’il y avait des limites sociales basses. Je veux dire minimum à respecter ce qui est en place.
Priscille
Oui Ben oui, c’est le role des conventions et des fédérations, et cetera. Ouais.
Romain
Vous voyez donc ça, c’est tout à fait normal. En revanche, je me suis vu voir des limites hautes en fait.
Donc on va dans le sens du salarié, mais pour autant non, ce n’est pas possible comme ça, donc on a dû jouer sur Ben pas mal de choses en fait. Et l’idée de l’avocat, c’est de nous dire qu’il faut peser le risque pour l’entreprise et les salariés et trouver le juste milieu quand on veut changer des choses.
Donc voilà on a pas mal travaillé sur ça, sur d’autres concepts avant de trouver notre premier contrat de travail. En fait qu’on a nommé version un. L’idée, c’est que on vient tous de du monde, de l’agilité, donc pour ceux qui qui connaissent ou pas d’ailleurs, on va expérimenter, tester et cetera, et c’est exactement le chemin qu’on a pris.
On fait une première version qui nous paraît pas mal, on itère dessus en fait. Finalement, on va apprendre sur ce qui a fonctionné, moins bien fonctionné et on va, on va le mettre à jour quoi . Voilà petit à petit.
Priscille
Ok, très bien et alors du coup ça prend de l’ampleur, ça se développe bien, raconte.
Romain
Voilà Ben du coup, une fois qu’on a eu ce premier contrat de travail, on a fondé l’entreprise, donc c’est une entreprise qui est jeune, très jeune, même encore pour l’instant parce qu’on l’a fondé le premier juillet, finalement donc tu vois, ça fait que quelques mois néanmoins, aujourd’hui on a réussi à emmener d’autres personnes avec nous, donc on est, on est 6 à peu près.
Enfin, à peu près, on est 6 salariés dans la structure, tous consultants.
Et une qui est comme on dit, business développer finalement, qui est plutôt là pour nous accompagner, c’est une alternante qu’on encadre et surtout on a travaillé vraiment à développer notre cocon, notre cocon et surtout les valeurs qu’on veut mettre derrière ça.
Ce qui est sûr, c’est qu’aujourd’hui Priscille on a une vision, Cette vision, en l’a posé d’emblée et on dit tous les jours, alors je vais te la donner et sur la telle qu’on la partage à tout le monde et à nos clients.
Priscille
Ben oui.
Romain
En fait, elle est double. Il y a d’abord la vision externe qui est “dépoussiérer le monde des organisations”. Et alors tu vois, on l’a un peu mise à jour parce qu’au début c’était disrupté le monde des organisations et finalement, on aime moins la connotation du mot, disrupter.
Maintenant donc dépoussiérer le monde des organisations et la vision interne, c’est “
donner la banane aux salariés pour aller bosser”.
Voilà, tu vois donc ça parle de lui-même et toutes nos décisions sont calées là-dessus. Voilà,
Ensuite, on a travaillé sur des valeurs nous-mêmes. On s’est dit OK, ce que ce qu’on ce qu’on quotidien déjà a pris un mois, on mettait en place, on a réfléchi, quelle valeur derrière, on pouvait-on pouvait voir.
Donc on a parlé de notions de confiance, ça, c’est un truc où on est tous très axés là-dessus. Quand on parle de confiance, c’est entre nous.
C’est avec nos clients, c’est avec nos partenaires, je t’expliquerai un petit peu plus après si tu veux bien ?
On a parlé de coresponsabilité.
Aujourd’hui, il n’y a pas un dirigeant des employés, il y a un groupe qui est responsabilisé sur l’avenir de la société et ça, ça se ressent vraiment quand il y a une personne qui est dans la panade, entre guillemets, qui n’a pas de mission ou quoi que ce soit, ce n’est pas forcément moi ou une personne désignée qui va essayer de trouver mais on s’y met tous en.
On a la transparence, une notion super importante, déjà de base pour moi et pour les personnes qui m’ont rejointe.
On est dans une transparence où on donne nos marges, par exemple à nos partenaires, donc ils savent exactement ce qu’ils gagnent, ce qu’on gagne, et cetea.
On explique à nos clients comment sont calculés vos prix aussi s’ils le souhaitent. Enfin bref, on essaie d’être le plus transparent possible sur tout.
Respect très important pour nous. Et là on a une notion dont je te parlerai après, c’est au niveau de l’équilibre de vie.
Et ensuite fun parce qu’on est tous, fondamentalement, on a envie de s’amuser et donc tu vois ça rejoint bien la vision et donc on essaye d’injecter le plus possible de choses sympas à faire et à développer. Voilà.
Priscille
Alors je j’aime beaucoup ta démarche parce que tu nous as dit en préambule, on a regardé comment ça se passait et quelle valeur on pouvait en tirer ?
Et généralement, c’est pas du tout ça qu’on fait dans une entreprise, hein, on met des grands cerveaux autour d’une table et puis on se dit, Ben tiens, qu’est-ce que ça va être nos valeurs ?
Et moi j’ai je dis souvent, parce que j’ai dans mes formations accompagnement bah le sujet des valeurs, ça revient beaucoup, surtout en ce moment où sur le management, on travaille beaucoup sur la motivation des gens, donc forcément il y a les valeurs qui ne sont pas loin et quand je dis à mes clients bah les valeurs de toute façon c’est si je prends n’importe qui dans votre équipe il doit pouvoir me dire au quotidien quelle valeur est présente.
Alors là, en général, c’est grand blanc quoi hein là alors déjà la plupart même des managers, ils me disent Moi je ne me souviens même pas des valeurs de l’entreprise, c’est dire et alors du coup en plus, dire comment elle se matérialise au quotidien dans l’équipe, là c’est silence radio.
Hein donc j’adore cette approche qui est à mon sens la vraie valeur quoi hein ce n’est pas un truc écrit sur un joli document au mur dans les salles de réunion ou dans les couloirs pour qu’on s’en souvienne parce que justement on a besoin d’avoir des rappels parce que on ne les vit pas. Voilà, c’est quelque chose qu’on vit au quotidien.
Romain
Ouais, je suis d’accord.
Priscille
Et j’adore. J’adore. Voilà, je te laisse continuer parce que je suis bavarde.
Romain
Non mais y a aucun problème
Je voulais soulever , par exemple une notion là, quand je te disais respect, je te parlais d’équilibre de vie, mais tu vois, Généralement, on est, on entend équilibre de vie professionnelle personnelle, c’est ce qu’on entend. Sauf qu’on s’est dit, ouais, mais on veut aller plus loin.
Donc, quand on parle de respect, en fait c’est qu’on parle d’équilibre, de vie. Pour nous, ça ne nous gêne pas que le personnel et le professionnel se mélange.
Bien sûr, il y a des choses qui restent du domaine personnel, des choses qui restent du domaine professionnel. Ça, c’est OK. En revanche, on part du principe qu’une personne, peu importe qui elle est hein, elle a, elle a ses forces, elle a aussi ses points faibles, hein, entre guillemets ou en tout cas des choses avec lesquelles elle ne se sent pas forcément bien.
Et on veut que les personnes chez Ihmisen se sentent libres de pouvoir en parler de tout ça. Tu vois, moi ce que j’ai vu aussi par rapport à toutes les personnes que j’ai pu accompagner, tous les clients, c’est que j’ai. J’ai comme la sensation finalement, qui a une montée en pression au niveau du monde du travail et de plus en plus de choses qu’on a pas envie de voire. Typiquement des burn out.
Et donc en fait la façon dont on a créé Ihmisen et dont la façon dont on nourrit Ihmisen, c’est aussi de pouvoir laisser l’opportunité aux personnes de se développer différemment, de prendre du temps pour eux, pour se reposer, s’ils ont besoin, parce qu’on est sur des métiers aussi avec du stress quand même.
Et puis de pouvoir venir parler à qui ils veulent, à des collègues à moi aussi, hein. Je m’inclus dans le mot collègue, hein ? Je préfère préciser. De tout et de rien quoi finalement, donc ça peut être des sujets très personnels et c’est OK.
En fait, voilà. Donc là tout ça, c’est vraiment chouette. Et pour partager une petite anecdote, mais même 2 anecdotes, j’aime bien partager les anecdotes.
La première, c’est que, en fait, on est allés plus loin que ce que j’aurais pu imaginer. Si tu veux, on a fondé une espèce d’esprit qui qui va plus loin que de que de super collègues finalement, donc on est, on est, on est un peu comme une famille, si je reprends les termes de de certains de mes consultants, dans le sens où bah tu vois dès qu’y a un qui ne va pas bien, on est tous à guetter, à savoir ce qu’on peut faire pour lui, à s’accompagner.
Ca va tellement loin que je me souviens même d’une fois où il y a un, un consultant qui avait moins rentré de chiffre d’affaires en fait – et ça c’est une notion qui est importante pour notre fonctionnement – et une autre consultante qui a proposé de lui passer du chiffre d’affaires finalement qu’elle avait généré pour que pour que lui soit mieux payé entre guillemets derrière.
Et. Et donc ça je me le suis dit “Waouh Ah ouais”. Ça, ça peut le faire ça, ok,
Donc j’ai découvert des choses aussi et ça c’est vraiment chouette en fait à vivre, voilà.
Priscille
Ben écoute, c’est une alors, ce sont de jolies anecdotes qui montrent effectivement que quand on met vraiment l’humain, on est capable d’aller et de dépasser, de transcender un peu l’image du début.
Et ça me rappelle aussi des quand tu lis Frédéric Laloux et qu’il te donne les exemples aussi sur les entreprises, il te dit à chaque fois, on a mis ça en place et les gens sont spontanément allés au-delà.
Pour encore aller plus loin pour encore améliorer, et cetera, et cetera. Et ça notamment quand il parle de de ce qui a mis en place sur l’entreprise Burzog hein, avec des infirmières qui ont spontanément été au-delà du petit cadre qui avait qui était déjà très large. Mais elles sont encore allées beaucoup plus loin, spontanément.
Romain
C’est clair.
Priscille
Et ça, c’est la grande force quand on laisse cette liberté à l’humain.
Romain
C’est voilà, c’est tout à fait ça, Priscille et l’autre anecdote que je voulais te raconter aussi, c’est je te ce que je disais en préambule, on n’est pas régional, on est plutôt national, donc aujourd’hui on existe, mais on a des personnes autour de Toulouse, on a des personnes autour de Cannes, on a des personnes qui vont être à Paris et puis et vers Vernon par exemple. À Pau aussi, donc tu vois, on est un petit peu partout en France.
Donc on a travaillé les 4 premiers mois, 5 premiers mois peut-être sans se voir physiquement, donc on a tout fait en en distance ciel et puis y a quoi y a 2 semaines, 3 semaines je sais plus, on s’est vu pour la première fois en fait on a fait un premier événement ensemble et en fait on s’attendait tous à voir.
Tu sais, l’effet, “Ah oui, Ben en fait, t’es comme ça dans la vraie vie “ et Ben pas du tout, ça l’a pas du tout fait. On ne sait pas découvert finalement, c’était un peu un peu la stupéfaction entre guillemets. Parce que on a tellement passé de temps à créer des choses ensemble, à distance et à créer du lien que quand on s’est vu, on a l’impression de s’être toujours vu, finalement, ça a fait un peu cette sensation.
Donc c’était plutôt agréable en fait de se dire que même à distance, tu peux créer des choses comme ça.
Priscille
Ah oui, parce que moi, je suis persuadée.
Romain
Sans doute mais voilà.
Priscille
Mais Ah oui, mais enfin, il y a beaucoup de gens qui restent, hein, “je le sens pas les choses passent, pas distance, et cetera, et cetera.” Il faut juste se donner les moyens et faire attention et ça passe tout pareil. Enfin mon sentiment.
Romain
Ouais, c’est ça. Ouais exactement.
Priscille
Ok, très bien. Alors aujourd’hui, comment est structurée ton activité alors ?
Romain
Ouais, alors on a on a bon d’ailleurs on a 4 chemins, on va dire 4 axes, y a
le conseil finalement, où on infuse des pratiques agiles, Lean Management 3 .0, du coup tu t’en doutes et conduite du changement. On est en train aussi de développer tout un axe RSE parce qu’on est quand même assez convaincu, pas mal de choses autour de l’humain mais pas que. Donc ça c’est un axe.
2e axe, c’est un organisme de formation que l’on a, qui est Qualiopi, avec qui on développe pas mal de de choses.
On a un 3e axe qui est autour du Coaching donc je suis aussi coach professionnel, mais on a d’autres personnes dans l’équipe qui le sont où qui sont en devenir, et l’idée c’est de développer encore plus d’accompagnement humain, mais via le coaching professionnel cette fois-ci.
Et un dernier axe qui vient de s’ouvrir à pas très longtemps, c’est, c’est une marque qu’on appelle I Ihmisen Talk et en fait l’idée c’est de créer les conférences sur mesure puisqu’on en fait de plus en plus qui bah qui amènent du sens finalement pour les clients, peu importe où il se trouvent, peu importe ce qu’ils souhaitent. En se basant quand même sur ce que l’on croit, parce que ça c’est quand même fondamental et notamment toutes les pratiques des nouvelles organisations managériales du Management 3.0. Une fois de plus et autres, voilà l’agilité et cetera.
Priscille
Ok.
Romain
Ça, c’est notre, c’est notre panel de marques. On va dire derrière, il faut voir qu’on est donc 6 salariés, mais il y a aussi des freelances qui travaillent avec nous sur du conseil, sur de la formation et donc on va dire que l’entièreté Ihmisen va représenter une quarantaine, une cinquantaine de personnes à peu près aujourd’hui. Voilà donc ça, c’est le constat.
Priscille
Ok OK.
Romain
Maintenant, est-ce que tu veux que je te parle plutôt de comment ç’est structuré à l’intérieur pour les consultants ?
Priscille
Oui, oui, oui, par exemple car c’est assez spécifique
Romain
Ouais, c’est assez spécifique, c’est ça. Alors en fait, il y a plusieurs choses en tout à l’heure, j’ai parlé d’une notion de congé illimité, donc ça, c’est un truc qu’on a mis en place.
Effectivement, on part du constat que bah des fois y a des personnes qui bah par la pression de la mission, et cetera. On va avoir besoin de d’un sas de décompression.
Cette notion de congé illimité permet à la personne de de de le faire en fait. Et ça, c’est vraiment super utile et ça a beaucoup de valeur.
Deuxièmement, c’est par rapport au salaire, donc comme je te disais, on est parti du constat qu’un consultant était vendu à la journée. En fait, notre idée, c’était de trouver le bon, le juste milieu, en fait, entre le monde du freelance, qui garantit la liberté et le monde du salariat qui garantit la sécurité. Donc si on se situe au milieu, nous on s’est dit OK, on va assurer un salaire fixe qui sera le même pour tout le monde, moi inclus une nouvelle fois, et en fait la variation, on va parler de variable entre guillemets, derrière sera indexée sur le chiffre d’affaires rapporté dans l’entreprise.
Donc ça, ça permet de libérer pas mal de choses, c’est à dire qu’une personne qui a envie d’aller se former, bah il peut investir sur sa formation une personne qui a envie de prendre des vacances peut investir sur plus de vacances.
Une personne qui a envie de gagner plus, mieux sa vie, Ben il va pouvoir investir sur une mission. Bref, on on. On a essayé de libérer tout ça comme ça .
Donc ça , c’est une 2e innovation entre guillemets,
3e chose qu’on a mise en place aussi, c’est par rapport aux décisions. Comme je te disais la coresponsabilité. Aujourd’hui, quand on recrute quelqu’un par exemple, il n’y a pas une personne qui va dire à la fin OK, on le recrute ou pas. En fait, on, on est plusieurs à voir la personne minimum 3 je dirais et des fois on le fait ensemble l’entretien et on décide ensemble si on recrute ou pas, si y en a un qui dit non Ben ça s’arrête, voilà.
Et d’ailleurs, en parlant du recrutement, la petite anecdote chez nous, c’est que quand on passe un entretien de recrutement avec Ihmisen à la fin de l’entretien, on sait si ça, si c’est bon ou pas. Voilà donc on avait pour vocation aussi de rendre acteur. Finalement, la personne recrutée et ce qu’on recherche chez les personnes, c’est pas du tout le CV, vraiment on ne va pas vraiment le regarder, c’est plutôt. C’est plutôt Ben telle qu’elle est en quoi elle croit et si elle est prête à contribuer à la mission qu’on s’est fait, nous qui est de dépoussiérer le monde des organisations.
Priscille
Ok.
Romain
Il y en a d’autre. Je ne vais pas tous les étaler mais y en a pas mal d’autres et il y en aura encore plein d’autres, on l’espère.
Priscille
Ouais Ben c’est clair hein, c’est clair. Alors cette aventure donc ça fait à peu près un an si j’entends bien à peu près un an, un an et demi que t’es dessus. Et vraiment depuis juillet où ça prend vraiment forme, quelles sont déjà toi tes premières constatations, tes premières surprises que tu as pu déjà dégager ?
Romain
Bah comme je te disais, dans les surprises, il y avait ce qu’on a parlé, c’est que les gens vont plus loin que ce qu’on on veut à la base, donc ça c’est juste génial.
Les constatations, alors après, si on va plus loin, c’est, c’est d’un point de vue commercial, entre guillemets, ça, c’est souvent des choses qui l’intéressent.
Les clients que l’on peut rencontrer aiment pas mal notre modèle en fait globalement quasiment à chaque fois, on a des très bons retours et le point sur lequel on se frotte, c’est la dimension.
En fait, c’est que nous, on a encore assez petit. On veut travailler potentiellement avec des clients qui sont de différentes envergures. Et donc dès qu’on est sur des très gros groupes, là il y a toujours des difficultés, on arrive à travailler avec eux, mais des fois Ben on ferme les portes directement parce que parce qu’il faut Ben par exemple, plus de 4000000 d’euros de chiffre d’affaires pour pouvoir travailler avec eux ce genre de choses, ce qui est assez paradoxal finalement.
Puisqu’ ils cherchent de la nouveauté, ils cherchent des personnes qui font des fois les choses différemment. Mais pour autant, la porte est fermée au genre de structures qui pourrait le proposer. Donc on travaille là-dessus aussi, on milite beaucoup pour que ça change. Bon, bien sûr, on va avoir du mal tout seul, donc c’est pour ça que on recherche toujours des personnes pour nous aider, hein que ce soit chez nous ou en dehors de toute façon.
Et puis on croit beaucoup dans la notion de partenariat, donc on essaie de créer des liens au maximum avec tout ce qui entouré notre écosystème finalement.
Priscille
Ok très bien et au niveau commercial donc tu as une structure commerciale déjà qui est mise en place.
Romain
Alors non, tout le monde fait son commerce, à l’exception de, d’une alternance du coup sur laquelle on investit, qui est, qui est en train de d’apprendre, de métier finalement et qui monte de plus en plus en compétences.
Alors, c’est assez marrant aussi et génial parce que cette personne du coup bah elle va assez loin et et comment dire hyper dynamique, elle va chercher des choses, et cetera. Donc elle croit dans ce qu’on veut faire et elle est dans le même cadre que nous ? Voilà, il n’y a pas de de notion de commerciaux ou consultants. Finalement on est tous sur les mêmes, les mêmes métiers. Sauf que une va être plus axée sur le commerce et les autres, plus sur les missions qu’on peut délivrer. Voilà.
Priscille
D’accord, OK. Ok, très bien, va falloir la garder parce que quand elle va retourner dans une entreprise classique, ça risque de lui faire bizarre.
Romain
Je sais pas mais oui oui biensûr qu’on veut la garder.
Priscille
Et est-ce qu’il y a des choses qui alors, c’est comme on n’a pas préparé les questions comme d’habitude, tu risques peut-être de trouver bizarre, mais est-ce qu’il y a des choses que tu avais imaginées au début et sur lequel t’as dû faire marche arrière ou changer d’angle parce que finalement ce n’était pas possible ou pas la bonne idée ou ….?
Romain
Pas la bonne idée je ne suis pas sûr, mais des choses sur lesquelles j’ai dû faire marche arrière. Oui, c’est clairement en tout début que je te dis quand on avait pensé la structure telle qu’on voulait la mettre en place après discussion avec l’avocat, on a vu que ce n’était pas possible tu vois, pour diverses raisons légales en fait qui sont qui sont enfin explicables finalement. Mais là on a du en fait revenir en arrière re réfléchir différemment pour essayer d’adresser les mêmes sujets et rentrer dans un cadre convenable quoi finalement légalement ?
Voilà, ça en est une. Après, sur tout ce qu’on a mis en place, très honnêtement, aujourd’hui, tout fonctionne plutôt bien. Il y a une chose qu’on n’arrive pas encore à faire assez bien et qu’on aimerait faire mieux. Tu sais, on est parti du principe qu’on aimerait bien avoir une journée par semaine ensemble et donc on s’est dit le vendredi, voilà, on le bloque, il n’est pas vendu chez nos clients et dans l’idéal on se vend 80% chez des clients et 20% chez Ihmisen
Pour faire quoi ? Pour travailler ensemble, pour juste échanger des banalités entre guillemets, mais créer du lien, c’est, c’est ça qui est bien aussi et tout un tas de choses. Et en fait ça, c’est quelque chose que on a tous, hein dans nos agendas, donc on a du mal à tenir. Pour l’instant les raisons elles sont multiples, hein, c’est, on n’est pas tous disponibles, forcément le vendredi parce que les clients demandent des choses, etc.
Et bien on, on a, on a aussi, on est en train de mettre une dynamique en place pour développer ce qu’on ce qu’on veut faire. Donc tout ça est en train de se mettre en place, assez mouvant pour l’instant et donc ça, clairement, tu vois, c’est une bonne idée, on pense hein, on y croit beaucoup.
En revanche, il faut qu’on y travaille dessus, plus encore pour arriver à vraiment l’installer culturellement, je veux dire.
Priscille
Ok.
Romain
Voilà, ça, c’est un exemple.
Priscille
Bon après, vous êtes encore jeune donc ça va se se roder, se roder et moi qui fait beaucoup d’informations, notamment sur la gestion du temps, on a toujours l’agenda ou le calendrier idéal.
Et puis après, il faut s’adapter et ça ne peut pas être parfait tout le temps et ça prend un peu de temps, souvent aussi à mettre en route quoi .
Romain
Ouais ouais ouais tout à fait.
Priscille
Et il faut se laisser un peu de latitude, se foutre un peu la paix aussi parfois avec les injonctions, pardon qu’on se met.
Romain
Donc ouais tu as raison.
Priscille
Il faut se détendre il n’y a pas mort d’homme, donc voilà. Si ce n’est pas fait là, ce sera fait plus tard, OK ?Ecoute Romain, Moi j’ai adoré cet échange.
Romain
Ouais, je te remercie.
Priscille
Et je trouve que cette c’est une très belle aventure, donc j’espère qu’on pourra te retrouver dans un autre épisode où tu continueras à nous parler des aventures Ihmisen, de voir un peu comment ça grandit. Et en tout cas moi je te souhaite une très très belle réussite, mais je suis à peu près certaine qu’il ne va pas y avoir trop de soucis.
Romain
Ah Ben écoute ça, je ne sais pas, on va se souhaiter aussi Priscille si tu permets. Et puis en tout cas je juste pour ajouter pour les personnes qui pourraient écouter, sachez qu’on est toujours ouvert à juste prendre un café virtuel, ne serait-ce que pour discuter. Et comme je le disais, on cherche toujours des personnes sur qui s’appuyer, créer du lien et avoir des relations de de confiance. Voilà donc n’hésitez pas à venir nous voir juste par curiosité même.
Priscille
Ok. Super alors les 3 petites questions, obligatoires cette fois de de fin d’entretien, donc un livre que tu nous recommande
Romain
Et Ben écoute ça, j’y réfléchis parce que y en a beaucoup que j’aime bien, mais franchement, je crois qu’il y a que j’adore parce que quand tu le fais lire, ça ouvre de suite l’esprit des gens et c’est celui de Frédéric Laloux, Reinventing Organization, voilà.
Priscille
Ah, j’aurais voulu le faire exprès, je n’y serais pas arrivé.
Romain
Et ça, c’est ça.
Non, je le trouve bien écrit, forcément comme beaucoup et ce que j’aime bien c’est que quand je le mets dans les mêmes, quelqu’un qui connaît pas forcément tout ça, Ben c’est de suite un éclairant finalement donc c’est pour ça que j’aime beaucoup celui-ci.
Priscille
Et c’est la version longue ou la version condensée.
Romain
Les 2 sont très bien, il y a une version illustrée aussi, qui est encore mieux entre guillemets, parce que là pour le coup. Tu peux même le donner à des gens qui aiment pas trop lire, c’était mon cas à l’origine et tu vois je trouve que c’est pas mal.
Priscille
Oui, c’est vrai que la version illustrée est pas mal du tout, OK, très bien, alors un mantra, un proverbe qui te qui te suit.
Romain
Ouais pareil, j’ai réfléchi à ça et en fait j’aime beaucoup, je crois La citation de Gandhi qui dit “Soyez le changement que vous voulez voir dans le monde” en fait, et je crois que ça colle tout à fait à ce qu’on essaye de faire finalement.
Priscille
Eh bien oui, effectivement, c’est, je suis bien alignée et la dernière question, une, un petit truc d’efficacité auquel tu ne déroges pas ?
Romain
Pour le coup. Ben alors c’est c’est, je le fais naturellement, mais je veux dire que ça colle bien aussi à l’esprit agile entre guillemets c’est que j’essaie de prendre les décisions rapidement. En fait, même si c’est pas la bonne, ce n’est pas grave quoi. On prend la décision et on voit ce qui s’est passé et ça, ça nous permet d’apprendre, de grandir et finalement, petit à petit, on prend de plus en plus de bonnes décisions on va dire, voilà.
Priscille
Et puis On dit souvent que de retarder la décision, c’est, c’est déjà une décision.
Romain
C’est pas faux, voilà.
Priscille
Ok, super. Alors où est-ce qu’on te retrouve parce que tu parlais justement de prendre un café virtuel ou de pouvoir rencontrer d’autres personnes ? Alors dis nous tout.
Romain
Ben, le plus simple, c’est LinkedIn finalement, en tapant mon prénom au nom, on va me trouver assez facilement, hein ? Et ?
Priscille
Je mettrai les liens de toute façon.
Romain
Ben super merci et voilà, je je réponds très rapidement, généralement parce que j’y suis souvent. Donc voilà, n’hésitez pas à prendre contact avec moi, là-dessus, sur LinkedIn.
Présentateur 1
Super. Romain écoute. C’était extrêmement enrichissant cette belle aventure que tu nous as racontée et encore une fois, voilà tous mes vœux de succès à Ihmisen et aussi à tous ceux qui vont te rejoindre dans cette aventure.
Romain
Bah je te remercie. Ouais bah écoute encore une fois on se le souhaite. On croise les doigts. Merci beaucoup.
Priscille
Et à très bientôt pour la suite. Merci à vous tous de nous avoir suivis, que ce soit en audio ou en vidéo. Les notes, comme d’habitude sur le blog productivYou.com, dans la catégorie PODCAST, où vous retrouvez en même temps toutes les, les explications, les liens pour contacter Romain, les liens vers la vidéo ou l’audio. Merci à tous et à très bientôt pour un nouvel épisode bye bye.
Je suis Cynthia, j’ai 40 ans, je suis maman d’un adolescent et après avoir fait la connaissance d’un joli Burn Out, j’ai mis fin à 20 ans de carrière de cadre et j’ai revu mes priorités, pour aider les familles et cadres à faire face à leurs difficultés à s’octroyer des moments simples de bonheur, j’officie principalement comme home organiser. Méthodiquement, j’aide mes clients à trier, vider, organiser et optimiser leurs espaces de vie ou de travail en un clin d’œil.
Avec Happy tri, on transforme le temps perdu en temps utile et agréable sans culpabilité.
Votre happytrieuse est une fan inconditionnelle de Monica dans « Friends » et une redoutable adversaire dans Tétris. Mais, surtout, une femme inspirée par la vie et par vous. Certifiée professionnelle de l’Organisation et adhérente à la Fédération Francophone des Professionnels de l’Organisation, elle propose un accompagnement sur-mesure pour solutionner les problématiques de rangement impactant sur la qualité de vie et de travail à la maison ou au bureau.
La paperasse est souvent un sujet d’angoisse, que l’on repousse très souvent. Cette angoisse touche tout le monde.
Avec un peu d’organisation on peut faire baisser cette anxiété.
3 aspects : sociétal, économique et environnemental.
Le point de vue sociétal :
Le retard dans la gestion administrative peut avoir plusieurs impacts, comme une charge mentale plus élevée. On peut culpabiliser de sans arrêt procrastiner. On peut être irrité de voir l’accumulation des papiers si on est soi-même plus organisé que la personne qui est censé gérer les papiers.
Au niveau économique
En plus, des retards administratifs peuvent avoir des impacts importants financièrement (ex : retard de paiement des factures, des impôts)
Autre exemple, on peut avoir une multitude contrats, comme des contrats d’assurance qui sont peut-être en doublon. Bien les gérer peut nous aider à faire des économies.
Par ailleurs des papiers accumulés depuis des années, prennent de la place, et donc coutent du fait de l’encombrement généré.
Au niveau environnemental
Il est nécessaire de faire le point sur le type de stockage, minimer les papiers, en utilisant des outils digitaux pour réduite le papier. Mais il faut aussi gérer l’utilisation du digital car cela aussi utilise des ressources et on a une action possible pour réduire notre empreinte sur l’environnement.
Ne pas trier les papiers, les photos, les mails à un impact négatif sur l’environnement mais aussi sur notre charge mentale. Il nous faut aussi à prendre à gérer les stockages numériques.
Comment on s’y prend :
Les documents administratifs
Prendre du temps
(faire des achats en dernier)
Planifier le moment où on va s’y mettre et combien de temps on va y passer.
Regrouper tous les papiers de la maison dans un même lieu (avec de la place). On va chercher dans toutes pièces y compris des choses sur des papiers volants.
On commence le tri, seul ou à plusieurs.
4 boites ou bannettes, une poubelle de recyclage ou un broyeur de documents et une répartition :A Traiter, A suivre, A conserver / Archiver , A garder sur du long terme ( voire pour toujours) comme les papiers précieux, comme des souvenirs, les dessins des enfants etc
Utiliser le site du service public pour connaitre les délais de conservation des documents (attention cette liste évolue régulièrement)
liens pour connaitre la durée de conservation et à regarder régulièrement car le slois changent :
Définir ce qui nous va le mieux en fonction de nos envies, de nos façons de travailler etc
Les papiers entrants : définir où on les met : entrée, bureau, bannette verticale ou horizontale, chemise etc …. Faire un process simple pour être certain que l’on va s’y tenir.
Exemple de bannettes avec 3 casiers : A lire, à Suivre, A classer/conserver/Archiver. On n’est pas obligé d’archiver tous les jours.
Les archives : où on les met, quelle pièce, quel type de stockage …
Les papiers affectifs : même question sur le lieu de stockage et le matériel à utiliser.
Le Classement :
définir quelle catégorie on veut et comment
Ex un dossier par catégorie comme un dossier assurance, un dossier banque, Notices etc …. et à l’intérieur on peut faire des sous catégories pour chaque assurance, ou chaque banque, etc
Autre possibilité, un dossier par thème ex : famille et santé avec des sous-chemises avec des catégories différentes
Enfin, on peut aussi faire un dossier par personne et un dossier commun pour ce qui est commun à tous.
Il est important que l’utilisateur s’y retrouve et aussi que n’importe qui puisse retrouver les documents en cas de besoin. Chercher ce qui est le plus logique pour tout le monde.
Ensuite, il faut pratiquer et surtout définir le routine et la fréquence
Est-ce qu’on veut ouvrir le courrier tous les jours et mettre immédiatement les choses au bon endroit ?
On va essayer aussi d’éliminer un maximum de chose qu’on ne regarde jamais.
Fixer ensuite une journée dans la semaine où on va traiter les papiers qui sont dans la bannette à traiter.
Fixer une journée par mois pour avec classer les documents et mettre dans les archives.
On peut utiliser les ressources de la famille, une ou plusieurs personnes peuvent gérer les documents.
Une fois par an, faire le tri dans les documents qu’il n’est plus nécessaire de garder
Même principe pour les documents numériques, les mails etc.
On va classer les documents
De façons alphabétiques
Par chiffre, des numéros de dossiers
Thématiques
Par personne du foyer.
Le nommage des fichiers
Renommer avec une méthode à définir (nomenclature), utiliser quelques de parlant
Ex : facture EDF Juin 2022
La nomenclature va aussi être liée à l’arborescence que l’on va utiliser pour le classement.
Est-il encore nécessaire de télécharger les documents de nos fournisseurs ?
Ce n’est pas une obligation car ils sont déjà stockés quelque part cela va éviter un double stockage.
Mais si on change de fournisseurs, il faut penser à récupérer les documents qui sont eux.
Certains documents qui pourraient être importants sont à garder chez soi car on peut avoir un problème pour le récupérer le document le jour où on en a besoin.
L’utilisation des coffres forts numériques est à étudier en fonction de nos habitudes et de l’aisance d’utilisation et de notre agilité avec le soutils numériques. Cela évitera la répétition du stockage des données.
Le livre de chevet de Cynthia :
“Trier pour désencombrer” de Lisa Butherworth
“Le parfum du bonheur est plus fort sous la pluie”, Virginie Grimaldi
Proverbe :
Il n’y a pas de hasard il n’y a que des rencontres, Paul Eluard
Truc d’organisation :
Ne jamais se déplacer les mains vides, quand on passe d’une pièce à l’autre, “pas de voyage à vide”
Avec les changements des modalités de travail depuis la crise sanitaire, les réunions en mode hybrides se sont développées.
Or il s’agit d’un exercice périlleux, qui peut vraiment démotiver votre équipe à participer à ces événements si vous ne prêtez pas une attention particulière à son organisation et à l’animation.
Dans les formations que je donne sur le management hybride, je conseille toujours de ne faire des réunions hybrides que si on ne peut vraiment pas faire autrement. Une réunion 100% à distance sera toujours mieux qu’une réunion hybride mal organisée.
Nous allons voir dans cet épisode, les risques de ce type de réunion, et ce qui peut être fait par l’organisateur et les participants pour tirer le meilleur de ce moment.
Pour commencer qu’est ce qui caractérise une réunion en mode hybride :
C’est qu’une partie des participants se retrouve en salle de réunion et une autre partie se connecte depuis son domicile, voire depuis une autre salle de réunion dans une autre localisation de l’entreprise par exemple, ou chez vos clients….
On imagine donc facilement qu’il va y avoir potentiellement des problèmes avec ce type d’organisation.
Les risques et les pièges des réunions hybrides.
Il existe plusieurs risques ou pièges à connaître lors de l’animation d’une réunion en mode hybride :
Les participants à distance peuvent se sentir exclus ou oubliés si leur participation n’est pas suffisamment encouragée ou si les outils de communication ne sont pas utilisés de manière efficace. En effet, si vous n’êtes pas équipés dans la salle de réunion avec un double très grand écran, qui vous permet sur une des écrans, de voir les participants qui sont à distance et sur l’autre de partager les documents, vous allez potentiellement exclure de la vue des participants en présentiel, les autres membres. Ils auront donc moins le réflexe de les interpeler, voire pourront se mettre à parler entre eux en oubliant complètement les ” à distance”. cela signifie aussi que si vous avez des participants qui n’allument pas leur caméras et que vous l’acceptez, vous allez créer de mauvaises conditions pour votre réunion.
Les participants présents physiquement peuvent avoir tendance à dominer la réunion, ce qui peut exclure les participants à distance. et cela découle directement du point précédent.
Les problèmes techniques, tels que les mauvaises connexions internet ou les problèmes de matériel, peuvent perturber le déroulement de la réunion et rendre difficile la participation de certains participants. une mauvaise connexion réseau, des micros de mauvaise qualité ou trop peu nombreux vont concourir à rendre la réunion rapidement ingérable pour tous.
Il peut être difficile de maintenir l’attention des participants à distance en raison de distractions potentielles dans leur environnement. Ils seront plus tentés de faire leurs mails, travailler sur autre chose si vous ne vous assurez pas qu’ils se sentent parfaitement intégré dans la réunion.
Il peut être difficile de gérer les interactions sociales et les relations de groupe lorsque les participants ne se rencontrent pas physiquement. Si vous ne faites que des réunions de ce type et que vous avez toujours les mêmes personnes à distance, la cohésion de l’équipe peut être difficile à créer et à maintenir.
Les réunions en mode hybride peuvent être plus longues et plus épuisantes que les réunions physiques, car il est plus difficile de détecter les signaux non verbaux et les pauses naturelles dans la conversation. vous l’avez certainement vous même vécu, on finit souvent la réunion complètement épuisé, qu ece soit les participants ou l’animateur car on va avoir passé beaucoup der temps à tenter de décrypter des signaux, à se concentrer beaucoup pour tenter de comprendre une personne qui parle avec une mauvaise connexion … et si vous ajouter sur ça des réunions qui ne sont pas faites dans votre langue maternelle, vous avez un événement épuisant.
Les réunions en mode hybride peuvent également être plus difficiles à organiser, car il est nécessaire de prendre en compte les besoins des participants à distance et de planifier des pauses et des moments de rétroaction. Ces moments sont aussi nécessaire en présentiel naturellement, mais la fréquence soit être accrue avec la distance.
Les bonnes pratiques pour les réunions hybrides
Il existe plusieurs bonnes pratiques pour animer une réunion en mode hybride :
Comme pour toute réunion, assurez vous qu’elle est réellement nécessaire et de n’inviter que les personnes qui sont réellement utiles.
Utilisez un outil de vidéoconférence pour connecter les participants présents physiquement et à distance. Et cela passe par des salles de réunion avec au minimum de très grands écrans, qui permettent à la fois de voir ce qui est partagé mais aussi la galerie des participants à distance. Cette salle sera idéalement équipée d’une caméra au-dessus des écrans, voire qu’autres caméras dans la salle. Il en va de même pour les micros et hauts parleurs, qui seront en nombre et répartis dans la salle afin d’assurer que tous entendent correctement et sont entendus lorsqu’ils prennent la parole.
Dans la même veine, vous allez tester en avance votre équipement, vous assurez que vous avez tous les câbles, adaptateurs et rallongés nécessaires. Dans certains cas, ce type de matériel a tendance à ” s’évaporer” des salles de réunions et vous devrez peut être prévoir votre propre équipement.
Assurez-vous que tous les participants ont une bonne connexion internet et que leur matériel est fonctionnel. Et si c’est nécessaire veillé à leur procurer le matériel nécessaire. Personnellement je suis plus partisane de faire de la notion de bonne connexion internet un des pré requis au travail à distance. et une bonne connexion à distance, ce n’est pas 5 Mbytes, surtout si vous faites de la visio, que vous avez potentiellement un conjoint et/ou des enfants qui utilisent l’accès à la box pendant que votre collaborateur travail. A chaque manager de s’assurer que le collaborateur qui travaille à distance, notamment dans des lieux différents de son domicile pour son confort personnel, et je pense notamment aux entreprises qui autorisent la maison de vacances comme second lieu de travail à domicile, d’être particulièrement intraitable sur la qualité de la connexion. On ne peut pas se permettre qu’un collaborateur ruine systématiquement des réunions d’équipe par exemple car il travaille depuis la campagne …
Dans certains cas et si vous avez les compétences dans l’équipe, on peut prévoir d’avoir un spécialiste ” technique”, que les participants à distance pourront contacter s’ils rencontrent des difficultés. Il pourra éventuellement vous dépanner aussi si nécessaire.
Il est souvent difficile de tout voir quand on gère une réunion hybride, alors n’hésitez pas à assigner des rôles aux différents membres, notamment ceux qui sont sur place, comme gérer le temps, regarder la galerie des participants à distance afin de s’assurer que tout va bien, qu’il n’y pas pas une personne qui attend la parole depuis un moment etc.
Créer des binômes entre les personnes à distance et les personnes sur place. Le rôle de la personne sur place sera de faire un compte rendu des échanges qui auront inévitablement lieu lors des pauses entre les personnes qui sont sur place. Il pourra aussi intervenir si son buddy à distance souhaite dire quelque chose mais que personne ne voit sa main levée par exemple ou bien parce qu’il y au momentanément un problème technique. Chaque binôme pourra ainsi échanger avec le chat de la visio ou le chat général de l’entreprise. cela va aussi contribuer à renforcer des liens et permettre à ce que des personnes qui ne se connaissaient pas ou peu apprennent à se découvrir.
Prévoyez des pauses régulières pour permettre aux participants à distance de se déplacer et de se détendre. Cela permet de casser le rythme, de lutter contre la sédentarité qui est d’après les spécialistes aussi mortel que le tabagisme, et peut être même pire dans les prochaines années.
Demandez aux participants de se présenter brièvement, même s’ils se connaissent déjà. On va aussi utiliser la technique des Icebreakers afin de créer une petite ambiance en début de réunion, il y en a des centaines que vous pouvez tester à tour de rôle.
Utilisez des outils pour faciliter la participation des personnes à distance, comme la messagerie instantanée, les sondages et les Q&R. Ces outils vont favoriser les interactions et si vous en faites régulièrement au cours de votre réunion, de même que des questionnements très fréquents, des travaux en sous groupe aussi, vous allez maintenir l’attention de tous.
Encouragez les participants à allumer leur microphone et à participer activement à la réunion. En favorisant les questions ouvertes pour que les personnes puissent s’exprimer pour encourager la participation. Il en va de même, notamment pour des réunions régulières, si vous assignez des choses à faire, à préparer et à présenter lors des réunions.
Prévoyez un temps pour le feedback et la discussion en fin de réunion afin de collecter les avis et ressentis des participants et voir ce qui a bien fonctionner et qui sera à reconduire, ou bien les choses à bannir ou à améliorer.
Créez un accord d’équipe dans lequel les bons usages à appliquer lors des réunions hybrides sont décrits, et qui auront été décidés et validés par tous. Cela servira de référentiel pour informer les nouveaux, vous pourrez le joindre dans l’invitation de chaque réunion, notamment si vous invitez des personnes externes à votre équipe ou entreprise de façon à ce qu’elles soient au courant de vos habitudes.
Limiter le nombre de réunions, c’est encore la meilleur façon d’optimiser le temps de tous.
Enregistrer la réunion et la transmettre aux personnes absentes afin qu’elles reprennent rapidement le train en marche à leur retour. Cet enregistrement peut aussi permettre de faire un compte rendu plus rapidement .
Comme pour toutes réunions, assurer vous que quelqu’un fera le compte rendu pou rtous, qu’un plan d’action est bien créé en fin de réunion, avec des dates et des personnes allouées aux différents sujets et qu’à la réunion suivant il y aura bien un suivi d’effectué.
Plus d’engagement dans les réunions hybrides
Quoi faire pour encore optimiser la participation des membres de votre équipe aux réunions hybrides ?
Assurez-vous que tout le monde est sur la même page en termes d’objectifs et d’agenda pour la réunion.
Utilisez des outils pour partager des documents et des présentations en temps réel, comme Google Slides ou Microsoft Powerpoint. Il peut aussi s’agit de document dans une conversation sur votre outil de chat interne, ou bien un drive partagé. C’st un lieu connu et utilisé par tous.
Utilisez des fonctionnalités telles que les sous-titres pour aider les personnes qui ont des difficultés à entendre ou qui préfèrent lire. Ca ne fonctionne pas forcément encore super bien sur toutes les applications de visio avec la langue française, mais cela marche quand même, et cela fonctionne très bien avec l’anglais. ce qui pourra éventuellement facilité la vie de vos collaborateurs qui ont plus de mal avec la langue de shakespeare.
Utilisez des outils pour la prise de décisions, comme des tableaux d’affichage virtuels ou des sondages, pour inclure tous les participants dans le processus décisionnel. Les tableaux collaboratifs comme MIRO / KLAXOON, MURAL par exemple sont des outils parfaits pour les réunions hybrides. N’oubliez pas de prévenir ceux qui sont sur place de venir avec leur ordinateur.
Encouragez la communication asynchrone avant et après la réunion pour discuter des questions qui ne peuvent pas être abordées en temps réel. Cela signifie que vous allez envoyer, avec l’invitation, des documents qui devront avoir été lus avant la réunion, que peut être vous allez solliciter l’avis de vos collaborateurs avant la réunion sur certains thèmes. Ainsi, lors de la réunion, vous ferez des synthèses, commenterez des résultats, solliciterez des prises de décisions rapides, sachant qu’en amont de la réunion chacun aura eu les éléments pour arriver complètement préparé.
Prévoyez des moments pour des interactions sociales informelles entre les participants pour renforcer les liens entre les membres de l’équipe. C’est essentiel pour cultiver et maintenir l’esprit d’équipe. Ce n’est pas toujours faisable, si votre équipe est toujours en format hybride, car il y a des milliers de kilomètres qui vous séparent. Ce n’est tout de même pas le cas pour tous, aussi, n’oubliez pas les échanges en personne.
Enfin, comme évoqué dans un précédent épisode sur le travail en mode hybride, si vous pouvez privilégier les jours où vous êtes tous au bureau, notamment pour vos réunions d’équipes, vous aurez tout de même des moments d’une meilleure qualité relationnelle.
En mettant en place ces pratiques, un manager peut favoriser la participation active des membres à distance dans une réunion en mode hybride, assurant ainsi une réunion efficace.
En savoir plus sur l’effet de la distance dans les équipes :
La distance virtuelle a été découverte par le Dr Lojeski lors de son doctorat. recherche. Sa thèse, “Virtual Distance: A New Model for the Study of Virtual Work”, a remporté le prix 2006 de la thèse exceptionnelle de l’année au Steven’s Institute of Technology, l’une des meilleures écoles d’ingénieurs du pays.
En utilisant des méthodes de recherche rigoureuses et une modélisation statistique approfondie, le Dr Lojeski a montré que la distance virtuelle a un impact significatif et négatif sur plusieurs indicateurs de performance clés. Et il ne s’agit pas seulement de différences géographiques ou de fuseaux horaires – en fait – lorsqu’ils sont pris en somme – ces facteurs sont les moins importants.
Le Dr Lojeski a identifié 10 facteurs, regroupés en trois composantes principales, la distance physique, la distance opérationnelle et la distance d’affinité. Les facteurs les plus importants, la distance opérationnelle et d’affinité, ont davantage à voir avec les problèmes quotidiens dans les communications significatives et les obstacles qui bloquent la formation profonde de relations. Cela dit, si les entreprises continuent à chasser les facteurs de distance physique, elles visent la mauvaise cible si elles veulent améliorer leurs performances.
Je reçois cette semaine Michael Burow, qui nous parle de co-design et de gamification.
Michael est spécialiste en gamification & co-design, il s’intéresse à de multiples sujets dont la facilitation, la community building et le game design. Il travaille en duo avec Alexandre Duarte sur la marque Fidbak où ils proposent des formats Sprint pour co-concevoir des stratégies de gamifications, et démocratisent la méthode et les outils de la gamification.
Voici le texte de notre interview : ( réalisé avec l’outil transcript de Word)
Bonjour à tous et Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast de Productiv’You. Je suis Priscille Livenais l’animatrice de ce podcast et aujourd’hui, j’ai le plaisir de vous présenter Michael Burow, Bonjour Mickaël.
Michael
Bonjour Priscille, Bonjour à toutes et à tous.
Priscille
Alors, Michael va se présenter un tout petit peu plus tout à l’heure. Michael va venir nous parler du co-design et comment est-ce qu’on peut co- concevoir des stratégies d’engagement avec ces clients. Truc passionnant, je suis sure. Alors, Michael, c’est à toi, dis-nous-en un peu plus sur toi déjà.
Michael
Ouais Ben très rapidement du coup Ben Michael Burow, moi ça fait, ça fait un peu près 3 ans que je suis indépendant et Ben mes gros sujets c’est à la fois d’un côté la Gamification. Comment on va utiliser des choses qui marchent dans les jeux. On aura l’occasion d’y revenir pour. Les mettre dans d’autres expériences physiques numériques, peu importe, pour engager justement ce sujet de faire passer à l’action, changer les comportements et une de mes deuxièmes casquettes principales et qui m’a un peu poussé vers l’indépendance, vers faire les choses autrement, c’est justement la casquette du facilitateur, de la facilitatrice que tes auditeurs connaissent. Bien Voilà, voilà qui est plus dans. Effectivement, comment on fait avec plutôt que faire pour et en particulier, effectivement, ce qui m’intéresse, c’est d’appliquer l’intelligence collective à faire du design. Alors du design hein ? Concevoir des choses ensemble, faisant simple, voilà, et donc en fait je le fais sur une marque aussi qui s’appelle FIDBAK avec 1K à la fin , en duo avec Alexandre Duarte avec qui je suis associé et où du coup on va accompagner pas mal de structures assez diverses sur des enjeux d’engagement donc soit directement, soit on forme et on monte les gens en compétences à se saisir de cet outil là pour le faire.
Priscille
OK, très bien toi, ça m’a l’air passionnant. Alors concrètement comment tu t’y prends justement pour co-concevoir ces stratégies d’engagement ?
Michael
Je pense qu’il y a un peu 2 sujets dans le sujet. Effectivement y a la question de comment on fait de l’engagement et la question du co-design. peut être je vais rentrer d’abord par l’angle du co design.
Priscille
Ça marche.
Michael
Effectivement, bah en fait, on va s’appuyer pas mal sur les étapes classiques qu’on va retrouver dans les approches centrées utilisateurs, donc la plus courante, celle dont vous entendrez le plus parler souvent c’est le design thinking. Et en fait, on va rythmer, On va déjà réunir tout le monde autour de la table, c’est le mieux, pour concevoir ensemble donc avec les clients idéalement même avec les clients de mes clients. Si on peut avoir le public qu’on va essayer d’impliquer, si on peut avoir des clients finaux, des utilisateurs c’est encore mieux , et en fait on va de façon structurée, passer vraiment différentes étapes qui vont de :qu’est-ce que quels sont les objectifs qu’on cherche à atteindre pour qui ?
Et ensuite ,des phases d’idéation, donc plus des phases. On va essayer d’ouvrir les possibles mais aussi vous connaissez toutes et tous, sans doute, Ces moments, on a trop d’idées, on sait plus avancer, on tourne en rond mais aussi des phases de convergence, de jalons où on va justement trier, prioriser, choisir quelques idées.
Du coup, par exemple, concrètement, si je ne sais pas, je, je réfléchis en même temps si on disait Je veux réfléchir à un dispositif pour impliquer, par exemple, je prends un sujet qu’on a eu, je vais impliquer des publics étudiants à s’intéresser et à générer des idées pour un budget participatif. Bon, Ben, quels sont nos objectifs ? Ben, je viens de le dire à peu près, quels sont nos contraintes ? Ben en fait, on peut les atteindre dans la résidence, on peut les atteindre au restaurant à chaque fois dans des temps assez restreints, donc là. Je ne vous fais pas le détail, ça prendrait du temps, mais l’idée c’est de se questionner avec les bonnes personnes et peut-être même avec les étudiants sur c’est quoi les bons formats, les contraintes, comment on y va.
On va se dire aussi : tient à qui on s’adresse ? On s’adresse peut-être plus à des étudiants qui sont en train de faire des projets d’avenir qui sont dans telle filière, qui sont…. Voilà pareil. Il faut creuser hein, avec toutes les méthodes, les méthodes qui vont bien et effectivement après on va se dire bah tient, quelles seraient nos idées là-dessus ? Et donc là on va avoir des phases. Alors le classique qu’on connaît généralement, c’est le brainstorming,
On va donc après, il y a plein de façons de bien organiser un brainstorming et de l’outiller donc on va commencer à se dire par exemple, tiens, le format qu’on aimerait bien, c’est un grand panneau. Tiens, il pourrait avoir une espèce de jauge qui se remplit au fur et à mesure, qui donne des idées et puis en fait on se dit mais parfois ils bloquent en fait et donc on va se dire Ah bah tiens un truc qui est parfois bien pour débloquer les gens c’est des petites cartes à jouer. C’est des choses comme ça. Donc voilà vraiment sur un fil très rapide effectivement.
L’idée, là, c’est de faire toute cette partie que je viens de vous dire en concentré sur un atelier, sur une journée, sur 2 jours. Ça dépend de l’ampleur des projets et ensuite d’aller assez rapidement aussi prototyper, donc faire quelque chose de physique, faire quelque chose ou de ou de maquette numérique pour voir si ça marche aussi, si ça reste beaucoup aussi dans ces méthodes, quelque chose qu’il faut confronter au terrain, regarder ce qui se passe, et cetera.
Priscille
D’accord et donc toute cette première phase, tu l’as fait donc avec, m’a dit le client ou voire le client du client.
Michael
Ouais, en fait, c’est souvent effectivement un angle assez intéressant qui fait partie de mes parties prises, c’est de dire on va préférer, en tout cas, nous, on pousse souvent le fait de faire avec eux. On pourrait dire, on prend votre problème, on va chez nous, on réfléchit dessus, on vous amène une solution deux solutions, vous choisissez on implémente. Nous, notre parti pris est plutôt de dire on va le faire avec vous. De un parce qu’on connaît moins bien vos publics, que vous. Forcément, on connait moins bien aussi vos stratégies profondes.
En fait, quand on quand on rentre à des niveaux un peu stratégiques sur un projet interne dans une entreprise, et cetera, à priori moi prestataire externe, je vais pouvoir moins peut-être dire Ah mais attends ça, ça ? Pour quelqu’un qui est en train, qui est commercial dans la boîte va dire bah ça par rapport à ce qu’on est en train de déployer ou de faire maintenant ça ne colle pas ou par rapport à la stratégie long terme, ça ne colle pas. Donc voilà, il y a une meilleure connaissance de la stratégie des clients et des publics. Et aussi, nous ça facilite en fait, ça crée une certaine culture commune avec nos clients, donc ça facilite aussi après l’implémentation, le travail en commun souvent d’ailleurs, on fait une phase de co-design, on fait une phase où on continue à conseiller, envoyer des choses, répondre à des questions. Après de lors de l’implémentation, mais le fait qu’on ait déployé, donner aux outils, aider les gens à s’approprier, Eh Ben ça fait qu’on peut dialoguer mieux dedans. Donc moi je te dis souvent, le co-design, il y a le produit, vous allez produire quelque chose de meilleure qualité potentiellement et de l’autre côté. Vous allez aussi produire de l’appropriation, ce qui peut être important. Par exemple, si vous le faites avec des publics pour notre je reviens à notre dispositif de participation sur le budget par étudiant. Si vous co designer avec les animateurs du dispositif, ils seront plus à même à prendre le dispositif et à l’animer eux-mêmes, s’ils ont participé à sa conception, on est un peu tous meilleurs défenseurs de ce qu’on a conçu.
Priscille
C’est clair, c’est clair, très bien et alors ? Après une fois que tu as défini ton atelier, comment est-ce que tu fais intervenir justement un de tes sujets favoris, la gamification par exemple ou comment ça entre en jeu c’est cas de le dire?
Michael
Ouais, en fait du coup donc mon atelier hein, vous l’avez peut-être Certains se sont dit effectivement c’est assez un process de design thinking classique des choses comme ça, et cetera. Nous, l’idée sur la gamification c’est de se dire en plus et ça va être le cas pour beaucoup, beaucoup de sujets de co-design assez spécifiques où vous amener aussi une expertise.
Il faut se dire comment on va rendre ça accessible, comment on va faire que des gens qui ne sont pas experts en gamification puissent avec nous concevoir une stratégie de gamification. Nous on va avoir dans les exercices, dans la façon structurée, pas mal de canevas. Donc, vraiment des bouts de papier avec des cases à remplir, des tableaux, des choses comme ça qui aident à se poser les bonnes questions. On va dire Bah tiens, qui sont nos joueurs ? Qu’est-ce qu’ils aiment plutôt comme jeu ? Quels sont ….on va, on va réfléchir. Nous, on a une espèce de roue avec 9 leviers d’engagement, qui dit, c’est quoi qui me motive dans les Jeux ? on va aider les gens avec un petit jeu, on a un petit jeu de cartes, un peu sous forme de questionnaire de personnalité, en se disant notre personnage, il est plutôt challenge ou créativité, ou s’immerger dans des histoires.
Voilà donc ça, c’est voilà un autre petit outil pour aider à s’immerger. Puis après on les gamifie-cartes du coup qui sont à qui sont un outil qui, avec 90 exemples d’idées de gamification triées par différentes choses et qui en fait rend l’expertise accessible de se dire qu’est-ce qui motive dans les jeux, ou je vais le mettre ailleurs, par exemple en fait souvent peut-être vous écoutez, je dites-moi la gamification, les jeux.
En fait je ne sais pas quoi prendre des jeux pour le mettre dedans. En fait si ça se trouve, si vous prenez les cartes il y a une carte barre de progression, il est très probable que vous ayez déjà vu des barres de progression dans des applis, dans des jeux, dans des choses comme ça, il y a une carte qui parle par exemple du parrainage. Pareil, le système de parrainage pour inciter quelqu’un, c’est quelque chose que vous avez déjà entendu et peut être une récompense aléatoire.
Donc en fait, le fait d’avoir des cartes, d’avoir des outils, d’avoir des choses comme ça, ça va rendre votre expertise plus accessible, manipulable, discutable. En fait, on va permettre aux gens aussi de mobiliser ce qu’ils savent déjà, même quand ils ne sont pas experts du sujet. Donc voilà donc en fait, nous, on a vraiment notre process, notre méthode, avec la coloration, entre guillemets, gamification, donc qui a aussi ses limites hein en soi puisque du coup cette coloration-là par exemple du Co-design, elle est intéressante pour traiter des problèmes de motivation, d’engagement, de passage à l’action, elle ne l’est peut-être pas pour traiter par exemple: J’ai eu cette discussion la semaine dernière, des problèmes de fluidité pure, ce qu’on va trouver dans l’UX design, de dire vraiment il faut rendre l’expérience la plus fluide possible, ce n’est pas, ce n’est pas potentiellement ce n’est pas une question de motivation, c’est vraiment plus une question d’expérience utilisateur. Des choses qu’on fait aussi, mais qui sont moins spécifiques à notre méthode.
Priscille
D’accord, mais là gamification, du coup, parce que là je suis un peu perdue. Elle est utilisée dans l’atelier de Co-design ou dans l’application. Parce que quand tu me parles par exemple de progression ou de parrainage, ce n’est pas dans l’atelier de Co-design que t’utilises ça.
Michael
Effectivement, J’ai répondu surtout à comment on applique, comment on fait du co design en gamification ? Effectivement, nous on va avoir quelques leviers de gamification qu’on utilise dans la façon dont on anime des ateliers. Et effectivement, je suis pas mal utilisateur aussi de jeux bah les gamifie-cartes par exemple c’est mettre sous forme de cartes donc mettre une forme ludique, même si ce n’est pas un jeu à s’approprier des connaissances. Parfois on utilise des petites cartes avec des rôles pour donner des rôles à chaque participant pendant l’atelier pour que chacun a sa propre quelque chose. Un des rôles que les donc y a des rôles classiques comme timekeeper comme scribe.
Effectivement, parfois on utilise des cartes rôles dans des ateliers de facilitation qu’on facilite où en fait chaque participant dans le groupe va s’approprier une carte, alors quelqu’un va devenir le timekeeper, quelqu’un va devenir le scribe, quelqu’un va devenir maître-convivialité donc il est là pour s’assurer que tout le monde aille bien et peut-être que quelqu’un est là pour gérer l’équilibre du temps de parole. Pareil, on est sur la gamification assez légère hein, mais chacun se prend un petit rôle et puis va avoir cette excuse là quelque part pour dire Attendez moi mon rôle c’est d’écrire, laissez-moi le temps d’écrire ou moi. Mon rôle, c’est que tout le monde aille bien, Je vous propose de faire une pause là maintenant voilà donc on va. En fait, on va saupoudrer de pas Mal de choses. Dedans, pareil avec les j’utilise beaucoup Effectivement, les petits jeux de cartes pour dire où on en est sur les. Émotions ou pour introduire .Mais voilà assez léger quand même, hein. Sur la gamification de la facilitation….
Priscille
Quoi donc là c’est plus la gamification dans les applications finales en. Fait OK.
Michael
Ouais oui oui vraiment effectivement.
Priscille
D’accord, d’accord, et alors, qu’est-ce que ça apporte tous ces outils de gamification ?
Michael
Bah du coup effectivement, la gamification, on en parlait un peu en introduction en fait de manière globale on parle de stratégie d’engagement, on parle de motivation, sens large quand on parle de gamification, donc nous on fait le détour Pas mal de s’inspirer des Jeux et de ce qui marche dans les jeux, mais en fait, Au global, on est sur tous ces sujets, où on est bloqué parce que on a du mal à remotiver les gens, à revenir sur une plateforme, un leader ou quelque chose comme ça, à faire des exercices pour mettre en pratique, à réellement passer à l’action, sur des questions, par exemple d’écologie ou de petits gestes.
Donc effectivement la gamification c’est une façon bah en fait sur tous les sujets, dans la vie on dit j’aurais bien besoin d’un petit coup de pouce pour m’aider à me motiver à ….
En fait la plupart du temps hein sur ces sujets là, l’utilisateur il sait enfin en tout cas c’est les sujets les plus sains. L’utilisateur, il sait, il sait que ça serait mieux pour lui de le faire, mais ce n’est pas toujours facile de se motiver à le faire, donc c’est vraiment finalement une aide à la motivation.
Priscille
D’accord, OK, Moi j’ai une expérience avec une application que j’utilise avec des clients en formation où dans l’application, donc c’est pour leur faire des petites tâches en fait, Des petites actions suite à des formations. Et dans l’application, il y a des petits jeux, ils marquent des points, y a des scores, y a des petites licornes qui passent en volant. Enfin bref, y a voilà y a des petits challenges donc qui donnent un petit peu de de gamification, effectivement hein. Dans pas par équipes, enfin, et cetera. Donc ça, ça marche un petit peu comme un jeu vidéo entre guillemets et moi, je me heurte à des personnes qui n’aiment pas du tout, par contre cet aspect-là parce qu’elle trouve que ça donne un aspect un peu de compétition. Et il y a certaines fonctions dans les entreprises où autant les commerciaux “ vas y on y va, il faut qu’on soit les meilleurs, autant d’autres secteurs de l’entreprise. Les caractères sont peut-être un petit peu moins compétitifs et ils n’apprécient pas trop cet aspect-là,. Donc comment on gère ça ?
Michael
Ouais Ben en fait je pense que tu te heurtes aussi selon comment c’est conçu, et cetera. Alors il y a une taxonomie même si elle n’est pas parfaite que les gens aiment bien qui est la taxonomie de Bartle qui vient dire dans les jeux il y a des gens qui aiment la compétition justement il y a des gens qui aiment juste être là pour jouer avec des amis et des gens qui sont juste là pour voir comment marche le jeu et puis d’autres qui sont là pour collaborer avec d’autres, et cetera.
Voilà, on a plein de motivations assez différentes dans les jeux et effectivement, dans ce que tu m’as décrit. Il y a beaucoup de progression, de compétences, de de de barres de choses comme ça, de petits points, et cetera. Ça va parler à un certain nombre de gens. D’ailleurs, moi je fais attention parce que moi ça ne me parle pas forcément énormément, en tout cas sur des contextes pros, mais en fait, on se rend compte à chaque fois que dans les publics, Il y a une partie de la population qui va être motivée par ça. Je pense. Une des une des astuces qu’on a souvent, c’est d’utiliser plusieurs leviers de motivation.
Par exemple, moi j’ai des formations, on m’a mis en en binôme pour faire la formation, parler de l’avancée, et cetera. Ça peut être en plus grand groupe, un peu comme une ville dans un jeu. On est toujours potentiellement en tout cas sur des idées qu’on aurait pu avoir avec la gamification, mais déjà ça ressemble plus à un jeu. En tout cas, ça ne fait pas penser à l’apprenant tout de.Suite, c’est un jeu. Et d’ailleurs on a des applications, on a un degré. Dans les systèmes gamifiés, il y en a qui montrent vraiment qu’ils sont gamifiés et qui du coup c’est un peu un argument. Il y en a surtout qui ne le disent pas et en fait moins le dire, moins le montrer, ça marche aussi. Effectivement, les points, les badges et cetera ça peut crisper et après effectivement on est toujours aussi sur cette adaptation précise au public de comment on fait effectivement sur des publics …. par exemple, nous on a eu le cas sur des publics en reconversion, bah souvent en difficulté scolaire bah voilà, allez appuyer sur le levier compétition, ce n’est pas une bonne idée. Il vaut mieux jouer sur l’entraide, jouer sur la, peut-être sur la progression personnelle mais voilà donc ouais, ça ne m’étonne pas trop et c’est aussi souvent dans les critiques qui peuvent être faites à la gamification.
C’est qu’on a vu énormément de badges, de points, de tableaux de classement partout, ce qui ne sont pas des mauvais outils hein, mais qui ont été vus partout, qui ont des effets de bord et qui ne sont pas toujours les bons outils utilisés.
Priscille
Et alors du coup, comment on adresse, parce que ces outils sont quand même faits pour atteindre tout un public, on ne refait pas l’application à chaque fois qu’on a un nouveau client pour peut-être cacher la partie jeu à ceux qui n’aiment pas trop. Alors, comment est-ce qu’on peut s’adapter en tant que créateur d’une application pour que on arrive quand même à toucher un public qui serait moins sensible à cet aspect compétition.
Michael
Ouais bah déjà là nous souvent on intervient plutôt en phase de conception pour pouvoir un peu anticiper ce genre de chose. Maintenant dans la conception, dans l’itération dans des choses comme ça, on peut en faire aussi quelque chose de plus optionnel. Ça c’est une option. On peut aussi, et c’est important dans ce genre de cas aussi le reconnecter beaucoup au sens et à pourquoi on fait ça ? Parce qu’en fait, effectivement, si on me dit Ah Ben je gagne des points, je gagne des niveaux et machin mais en fait j’étais venu pour apprendre des choses concrètes pour mon métier. Bah c’est aussi important, nous, c’est un de nos leviers Le sens et c’est, c’est aussi pour rappeler aux gens qu’un enfin, un gros facteur de motivation des personnes, c’est aussi le pourquoi, le sens, le contexte, pourquoi elles sont là. Voilà, parfois, on peut même expliquer pourquoi c’est en place, un peu potentiellement hein.
Je pense que de toute façon on a beaucoup cette discussion avec les jeux en facilitation justement, je pense qu’il ne faut jamais trop forcer le trait si quelqu’un n’a pas envie d’aller dans un icebreaker, si quelqu’un n’a pas envie de ces petits jeux là pour des pour démarrer et cetera, ça ne sert à rien de forcer à la limite faut laisser le groupe faire voir s’il va dedans derrière, mais je pense que effectivement toute façon. Comme on le dit aussi, si c’est ça et fais de bonne façon, c’est les aides à la motivation, ça doit pas enlever le fait que la formation est bonne que quelqu’un qui dit. “ Moi, j’ai pas besoin de ça pour …” voilà, moi j’aime bien dire effectivement laisser ces gens prendre un pas de recul sur les choses physiques, par exemple pour pas que ça casse l’énergie du groupe aussi par rapport à l’exercice ou l’outil. Mais voilà, moi je, je pense pas qu’il faut absolument embarquer dans le jeu des gens qui ne veulent pas aller avec quoi, on en aura toujours.
Priscille
Oui, c’est certain, c’est certain. Après effectivement, si l’entreprise met en place une application pour tous les salariés, et qu’il y a Une partie qui n’aime pas l’application parce qu’il y a trop de jeux, Enfin, un aspect trop gamifié. Effectivement, ça peut être plus compliqué après à adapter.
Michael
Mais c’est un vrai sujet, hein, mais on a souvent cette question du dosage de c’est quoi, combien trop, assez et parce que souvent, on a cette discussion dans des sprints, de dire Ah Ben, on a mis beaucoup moins qu’on pensait, mais en fait moins, c’est parfois mieux dans La Gamification parce que justement, on a ce décrochage des gens qui disent bah je n’étais pas venu pour jouer au jeu vidéo en fait aujourd’hui quoi ?
Priscille
Oui, oui, non, mais ça, je l’entends bien. OKOK. Et qu’est-ce qu’on peut dire d’autre sur ces ateliers de co conception ?
Michael
Un des trucs si c’est quelque chose qui vous fait envie, moi je pense que c’est un truc à aller expérimenter, les formats que j’aime bien c’est Museomix, entre autres hein, on embarque les gens 3 jours dans un musée.
Priscille
Alors raconte-moi ça parce que j’ai vu passer un post sur ton profil sur Museomix raconte-nous.
Michael
Ouais Ben Museomix c’est plusieurs assos maintenant, qui existent depuis 10 ans et on est vraiment … même plus de 10 ans, sur Justement, on emmène des équipes pluridisciplinaires, donc il y a des graphistes, y a des gens qui aiment bien fabriquer, y a des spécialistes des musées. Pour venir dans un musée, le découvrir le vendredi et le dimanche à 16h, ils ont produit un prototype, donc un truc imparfait, parfois avec du carton, de l’électronique, des choses qu’on a pas … mais voilà quelque chose qui fonctionne, en tout cas qu’on peut tester, qu’on présente au public à 16h. Par exemple, on va se dire tiens telle partie du musée, ça raconte par exemple l’histoire des femmes en région et en fait, on a envie de leur donner la parole. Bon bah y aura peut-être un dispositif ou les visiteurs peuvent vraiment dialoguer, parce que nous, dans la visite guidée qu’on aura eu, on nous aura parlé de toutes ces choses-là, qu’on ne voit pas quand on est simple visiteur et nous on va faire un dispositif qui permet de comprendre interactivement, le dimanche à à 16h.
Comment on fait ça ? Ben en fait, on a plein d’outils de prototypage fabrication, donc un atelier de fabrication, un fablab et surtout enfin en tout cas la partie qui nous intéresse pas mal aujourd’hui, un facilitateur qui va être là dans chaque groupe pour proposer justement un processus qui va de comment on va figer notre intention à. Ah ensuite, comment à la fois on par moment on cherche des idées et puis on les on les coupe aussi parce que bah le samedi par exemple, il faut commencer à faire des choix pour fabriquer.
Et en fait, effectivement pourquoi je disais ça, vous avez pas mal de formats, pas mal de choses qui existent, mais effectivement de le vivre, ce processus de codesign, je dis souvent, il y a ce lâcher prise, il y a ce fait de faire, il y a quand même, et en particulier quand on l’anime. Moi je sais que ça marche et je suis assez confiant qu’on retombe sur nos pas. Mais je sais aussi qu’il y a un énorme creux au milieu ou en fait, surtout quand on creuse bien les sujets, on tire, on tire. Où en fait, on est perdu, on a généralement, on a déboulonné quelques points de repère, c’estt le but, si on veut sortir quelque chose d’intéressant au bout, mais en fait, ça peut faire flipper quoi. Et en fait, moi je sais qu’avec le bon groupe, le bon process et cetera, on retombe sur ses pattes donc c’est pour ça qu’effectivement je dis souvent aller l’expérimenter dans différents formats, il y a pas mal de petits ateliers de design thinking hein, effectivement des choses comme le Muséomix. C’est un bon point pour y.
Aller après y a y a de la littérature sur le sujet, y a y a pas mal de choses qui existent. Moi, j’ai fait des petites vidéos aussi sur la chaîne Youtube de Fidback sur qu’est ce qui se passe dans un sprint gamification où je parle justement de petits points précis comme ce fameux creux, comme ces histoires d’outils, et cetera. Donc voilà, mais vraiment effectivement je trouve, on est beaucoup plus à l’aise quand on a vécu le process pour l’animer. Parce que quand les participants ont peur, au moins nous, on n’a pas peur parce qu’on sait que ça va retomber. Donc ça aide beaucoup.
Priscille
OK, très bien Ben écoute, c’est très très intéressant comme expérience et donc ça se fait un peu partout en France ce type de ….
Michael
Ouais, du coup c’est que j’ai pas, j’ai effectivement bah là c’est en novembre chaque année on va avoir un peu partout en France et dans le monde des musées qui vont faire museomix pendant 3 jours voilà pour pour 2022 moi j’étais en Normandie et puis après chaque année chaque année ça change un petit peu et donc ça se se trouve sur le site de l’asso avec pas mal d’expériences et de lieux assez variés, Du jardin botanique à au musée de sciences de l’université à une villa d’un armateur, c’est aussi ce qui est sympa, c’est qu’on découvre des choses très variées.
Priscille
OK, d’accord. Et donc là, n’importe qui peut s’inscrire pour tester.
Michael
Effectivement ouais Yes. Et puis, contacter les communautés locales aussi parce que même s’il n’y a pas de museomix tout de suite Ben en fait elles font déjà des choses. Elles préparent l’année suivante. Elles réfléchissent à des ateliers elles, puis elles connaissent bien ces sujets de codesign et les événements en rapport aussi.
Priscille
OK, très bien Ben écoute, c’était très très intéressant Michael. On arrive à la fin de cette interview sauf si tu as encore d’autres choses à nous proposer sur, comment est-ce qu’on conçoit ces stratégies avec nos clients ? Non, c’est bon.
Michael
Non non bah moi je vous incite vraiment juste à faire à faire le pas de le faire parce que ça change pas Mal de choses
Priscille
En tout cas, ça donne envie, ça donne envie. Alors on va finir cette interview par les 3 questions obligatoires. Comme à chaque fois déjà, est-ce que tu peux nous parler d’un livre que tu nous recommanderais, et un livre qui te suit Un peu partout.
Michael
Ouais Ben alors je réfléchissais un petit peu et effectivement bah sur ces questions de codesign justement. Non, non, moi je, je me base beaucoup sur les méthodes du design sprint et cetera. Donc je triche, y a le bouquin sprint qui existe, qui est l’officiel mais en vrai moi le livre que j’avais envie de vous conseiller, c’est un petit livre qui s’appelle “le design sprint en pratique” qui a été écrit par Pauline Thomas du Laptop,
Donc il y a un endroit de formation au design et puis la diffusion de la culture, du design et qui est intéressant parce qu’en fait justement le en pratique est important, c’est qu’il vous expliqué comment on crée des formats en 2 jours.
Comment avoir des choses plus simples, plus pragmatiques, plus adaptées que quand que des choses vous allez dire Bah on est Google et on a 5 jours et des moyens illimités pour faire un sprint. Donc voilà, je mets quand même un petit warning. C’est quand même un livre plutôt pour quelqu’un qui a déjà une pratique de la facilitation qui a déjà été regarder les choses parce que il ne réexplique pas tout donc c’est bon à savoir.
Priscille
OK. D’accord très bien, donc merci pour ça. Maintenant, un petit proverbe, un mantra, une petite phrase qui te suit.
Michael
Ouais Ben je réfléchissais à un des un des auteurs que j’aime bien, c’est Bernie De Koven c’est un c’est quelqu’un qui a beaucoup, on en a pas beaucoup parlé mais qui a beaucoup travaillé sur le le Play donc c’est vraiment le côté plus exploratoire du jeu, moins le côté d’ailleurs gamification que le côté comment on y va et une citation que j’aime bien c’est
“ c’est plus facile de changer le jeu que de changer les gens qui y jouent”
Bernie De Koven
et en fait qui qui dit bah en fait parfois quand on a un cadre, quand on a quelque chose, si vous avez un jeu qui vous paraît pas du tout adapté, en fait vous avez le droit de changer les règles de bidouiller des trucs, et cetera. Et en fait, ça fait beaucoup écho à ce qu’on fait dans mon métier, parce qu’on est souvent en train de triturer des systèmes compliqués où il y a un tas de données, de gens, de choses dedans. Et en fait, on essaie de trouver les bonnes règles du jeu pour avoir un quelque chose qui soit bien pour tout le monde à la fin.
Priscille
OK super. Et puis la dernière petite question, qui est un outil d’efficacité, une petite technique que tu utilises quasiment tout le temps ?
Michael
un outil d’efficacité ? J’en ai un basic mais qui m’a quand même rendu pas mal de parce J’ai eu une période, c’est un peu, c’était comme ça que j’avais découvert ce que tu faisais à l’époque, je m’intéressais beaucoup à ces outils et vraiment la règle de si ça prend moins de 2 Min, faites-le plutôt que plutôt que le mettre dans une liste dans je clique dans je ne sais quoi, et cetera. Franchement, elle m’aide beaucoup de dire, faut arrêter de faire des listes de tâches, de trucs, et cetera, de trucs qui en fait sont réglés tout de suite quoi.
Priscille
Donc ça c’est un grand basique effectivement.
Michael
Yes
Priscille
Avec ça, on avance quand même beaucoup plus vite comme tu le dis parfois, ça prend beaucoup plus de temps d’aller remplir sa todo électronique plutôt que de faire l’action tout de suite ou de répondre à un mail en 3 secondes, plutôt d’aller le classer puis de se dire Je fais une tâche derrière pour ne pas oublier ? Effectivement OK et parfait Michael. Alors, où est-ce qu’on te retrouve ?
Michael
Bah le, le plus simple, c’est LinkedIn, puisque on est beaucoup dessus. Et puis je partage la plupart des choses que je partage. Je les repartage rediffuser dessus. Mais sinon 2 sites Fidbak. io, où vous allez trouver plus autour de la gamification et j’ai un site plus personnel qu’on mettra qui est Michaelburow.fr qui en fait va avoir une partie blog et va explorer de façon un peu plus large les sujets qui m’intéressent donc aussi autour des comment on construit des communautés, des choses autour de la facilitation des choses comme ça.
Priscille
OK Super Ben écoute, je mettrai tout ça bien évidemment dans les notes de de l’épisode merci beaucoup Michael pour cet échange extrêmement intéressant sur notamment la gamification mais surtout la co-conception. Et Ben, je te souhaite en tout cas une bonne continuation. Et puis j’espère que je vais pouvoir participer à un Muséomix une fois pour voir. Un peu ce que c’est.
Michael
Merci à toi pour l’invitation.
Présentateur 1
Je t’en prie et merci à tous de nous avoir suivis et on se retrouve très prochainement pour un nouvel épisode de Productiv’You.
Tout d’abord, je vous souhaite à tous, une très belle année 2023. Avec santé, succès et plein de projets menés à bien. Je vous souhaite aussi de prendre soin de vous et de ceux qui vous entourent. Nous sommes plongés en quasi permanence dans un contexte très anxiogène. Et certains de nos proches, sans forcément oser en parler, sont peut-être très affectés par ces conditions. Donc prenons soin d’eux.
Pour démarrer cette année, je vous propose si vous ne l’avez pas déjà fait, de vous poser quelques questions sur l’année 2022.
Quels ont été les moments forts ?
Quelles ont été les difficultés que vous avez traversées ?
Quelles ont été vos réussites ?
Et ensuite, avec ces éléments, interrogez-vous sur les qualités que vous avez utilisées dans ces situations.
Qu’est-ce que vous avez appris de ces moments ?
Avez-vous développé de nouvelles compétences et si oui, lesquelles ?
Quels apprentissages en retirez-vous ?
Quelles sont les qualités compétences que vous aimeriez plus développer ou utiliser pour cette nouvelle année ?
Qu’avez-vous appris sur vous en 2022 ?
A titre personnel, 2022 a été l’année d’un nouveau grand changement.
Après avoir changé de carrière en 2021, j’ai changé de lieu de vie en 2022 et avec bien des péripéties. De fausses joies, de report, etc. Et ce n’est pas fini. J’ai dû faire preuve de beaucoup de patience, qui n’est pas du tout une de mes qualités de base.
Ce fut aussi une période où j’ai pu m’appuyer sur des personnes de mon entourage. C’est à dire que j’ai partagé certaines de mes préoccupations et j’ai trouvé du soutien. C’est quelque chose que je pratique un peu plus depuis quelques années. Alors que pendant longtemps, je gérais mes problèmes seuls et sans spécialement de soutien puisque je ne partageais pas grand-chose.
Cette installation à la campagne fait partie de mes beaux succès de l’année.
J’ai appris aussi beaucoup dans ma nouvelle activité ainsi, notamment sur la gestion des projets clients, les impacts d’annulation ou des réductions drastiques de certaines activités, par exemple. Et je n’ai pas fini d’apprendre.
Focalisez-vous beaucoup sur vos forces utilisées dans les différentes expériences que vous avez traversées. Les forces, les qualités, les compétences, les valeurs constituent vos fondations. Savoir bien les identifier, les reconnaître quand elles sont appliquées, vous permet de vous constituer une boîte à outils.
Face à de nouvelles situations, vous pouvez alors vous demander, qu’ai-je dans ma boîte à outils qui va pouvoir m’aider dans cette situation ? Qu’est-ce que je vais pouvoir activer ? Ai-je déjà été dans un contexte similaire et qu’ai-je fait ?
Ainsi, vous partez en 2023, bien équipés.
Cela va aussi être le moment de se fixer quelques objectifs pour le premier trimestre au moins. Ou bien un gros objectif annuel que l’on va décliner en trimestre.
Ne vous enfermez pas dans une longue liste d’objectifs, point quelques objectifs bien définis seront plus atteignables. Et si vous avez fini avant la fin du trimestre ou de l’année, il sera toujours temps d’en ajouter.
C’est aussi le bon moment pour faire le ménage dans des activités qui ne vous apportent rien, des relations qui sont des pertes de temps et ne contribuent en rien de positif dans votre vie. On fait beaucoup de choses par habitude ou pour faire plaisir. Mais les années passent vite.
Prenons le temps de nous concentrer sur ce qui compte vraiment et mettons de côté ce qui est inutile. Se concentrer sur ce qui compte, en prenant soin de rationaliser au maximum la liste de ce qui est important et aussi en planifiant et priorisant cette liste.
Cette année a été pour moi l’occasion de me rendre compte que je menais parfois trop de sujets de front. Même si j’allouais toutes les semaines ou presque des moments pour les faire avancer, je ne pouvais pas les faire avancer significativement. Si bien que certains sujets perdaient de leur intérêt ou de leur pertinence face à des changements de contexte.
Pour 2023, j’ai décidé de me donner des thèmes par trimestre, notamment pour ce qui est de mes projets parallèles à mon activité de base. Je vous en parlerai en temps voulu. Mais j’ai comme objectif de terminer chaque trimestre de cette année un des gros projets que j’ai entamés, dans certains cas, il y a plusieurs années.
Et qui ne font qu’avancer en micro étape. Si je veux les voir aboutir avant ma retraite (dans 15 ans, ) Il faut que j’intensifie mes efforts.
Et vous, qu’allez-vous faire significativement avancer cette année ? Quel est le projet que vous différez sans cesse ?
Pour arriver à mon but, j’ai pris le taureau par les cornes et j’ai alloué tous les matins du temps en première activité. Me connaissant, c’est le moyen le plus sûr pour parvenir à mon but dans un délai raisonnable.
Cette année marque aussi le 8e anniversaire de mon blog et celui du podcast dans quelques mois. Je m’interroge souvent sur la pertinence de poursuivre ces 2 activités. Je me suis rendue compte que depuis la crise sanitaire et l’explosion des podcasts en France, mon audience a beaucoup chuté.
Il est vrai que le temps de trajet pour nombre de professionnels à diminué, et auparavant une grande partie de mes auditeurs m’écoutaient en voiture ou en transport. Donc cela fait partie de mes réflexions. Je tiens à rester fidèle aux plus anciens d’entre vous et je dois aussi considérer le temps passé et le temps disponible. J’ai décidé finalement de poursuivre sur un rythme de 3-4 épisodes par mois, avec des thématiques différentes pour cette année et je verrai ensuite les résultats de cette stratégie.
Mais vous, qu’attendez-vous de ces épisodes ?
Y-a-t il des sujets que vous aimeriez voir traiter ? N’hésitez pas à m’en faire part sur les réseaux sociaux ou par mail.
Cette année a aussi été pour moi l’occasion de me former beaucoup. Tout d’abord au Management 3. 0, très utile pour mes accompagnements en entreprise, mais aussi pour les coachings de managers et la formation.
Je suis aussi devenu facilitatrice agile. Je me suis formée aux usages de la réalité virtuelle et aussi à l’accompagnement de la formation en réalité virtuelle.
Puis j’ai suivi une formation me permettant d’accompagner les managers en quête de sens et en questionnement, grâce à l’Ikigai.
Finalement, j’ai développé mes compétences en accompagnement d’organisations grâce à la fantastique approche de l’Appréciative Inquiry qui est une méthode qui me parle beaucoup, permettant de mener les changements avec beaucoup plus d’adhésion, de douceur, de souplesse, en s’appuyant sur les réussites et pas les échecs et surtout avec un taux de réussite impressionnant.
En 2023, je vais consolider tout cela, me concentrer sur la pérennisation de mon activité, la prospection, le démarchage de nouveaux clients. Sur mes activités phares, à savoir la formation sur-mesure, le coaching de managers et l’accompagnement d’entreprises dans leur projet de transformation et d’amélioration.
Et donc mon année devrait être bien remplie d’activités qui me plaisent, sans oublier de m’occuper de mon petit jardin, de faire des travaux de décoration dans ma maison et de développer mon réseau local. Cette année, outre la formation, je me suis aussi formée par mes lectures. Soit des livres physiques, soit des livres audios. Et en plus des 30 romans que j’ai lus cette année, en 2022, il faut ajouter 22 livres professionnels. Dont:
Fascinate de Sally Hogshead (lien affilié Amazon) …..
Et bien d’autres. Vous pouvez trouver la liste sur le compte Instagram Priscille Livenais services. C’est une Story à la une avec les couvertures de tous les livres, donc des 22 livres que j’ai lus en 2022.
Je compte continuer sur cette lancée en 2023. Évidemment, même si j’utilise moins ma voiture et les transports, donc je vais moins écouter d’audio book cette année. Assez curieusement, je suis incapable d’écouter un podcast ou un livre en cuisinant ou en faisant des tâches domestiques. Je préfère écouter mes pensées dans ces cas-là, réfléchir à mes préoccupations du moment. Et je n’écoute d’ailleurs même pas de musique en cuisinant ou en faisant le ménage.
Par conséquent, ma consommation de contenu audio baisse et se concentre sur les sujets et les podcasts que j’apprécie le plus comme
J’en ai quand même encore une très grande liste, comme vous pouvez le constater.
Bref, une année bien remplie en perspective et j’espère qu’au cours de cette année, nous aurons l’occasion de beaucoup échanger sur les réseaux sociaux. Et d’ailleurs, si vous voulez me parler, c’est LinkedIn que j’utilise vraiment le plus ces dernières années, donc n’hésitez pas à me contacter en me prenant dans vos contacts et en m’envoyant un MP, si vous ne souhaitez pas commenter les posts où je partage les podcasts. LinkedIn est vraiment, pour moi, la plateforme que j’utilise le plus suivi de Facebook. Twitter, je ne l’utilise quasiment plus donc si jamais vous m’envoyez un message dans Twitter, il y a de fortes chances que je mette un certain temps à mon rendre compte.
Et vous ? Où en êtes-vous ? Partagez vos ressentis et vos projets avec moi via les réseaux ou bien par mail à contact@priscillelivenais.com.
Et en attendant je vous dis à très vite, on va reprendre les séries comme vous avez pu le constater en ce moment. 4 thématiques.
Un podcast par mois si possible sur interview avec un sujet varié.
Un podcast tourné plutôt sur le coaching,
un autre sur le management et en ce moment, c’est beaucoup sur le management hybride et enfin
la dernière série que je fais avec des professionnels de l’organisation, tournée bien évidemment sur l’organisation domestique.
Je vous retrouve très vite dans de nouvelles aventures Podcastiques, n’oubliez pas que vous pouvez aussi suivre les podcasts, notamment les interviews directement sur Youtube, pour voir mes invités, c’est aussi assez sympathique. Je vous embrasse. Très très belle année 2023 !
Cette semaine, nous parlons de la formation à distance qui s’est beaucoup développée depuis la crise sanitaire. L’idée est de développer des contenus à partager à distance, pour former efficacement.
La crise sanitaire a accéléré la digitalisation des contenus de formation.
La demande est d’avoir des formations personnalisées, accessibles à la demande et sur tous les types de supports.
Mais avant la crise sanitaire, les contenus digitaux sont souvent des contenus asynchrones, qui étaient en soutien avant ou entre des sessions de formation en présentiel, ou pour de l’ancrage post formation.
Le problème a changé avec la crise, car il fallait monter des programmes de formation en ligne et en live.
Il y plusieurs types d’outils qu’il a fallu mobiliser et qui n’étaient pas forcément connus des formateurs ou managers.
Les outils de visio, entre ceux imposés par les entreprises, ou bien des outils perso car il n’y avait pa de système prévus dans certaines entreprises. ( Zoom, Meet, Teams etc …)
Des outils de management visuels ( Klaxoon, Miro, Mural …)
Des outils de questionnaires ( Kahoot, Google forms …)
Des outils de gestion de contenus, ( LMS), pour déposer les contenus et les rendre accessibles aux apprenants.
Aujourd’hui tous ces outils font partie du quotidien des formateurs.
Mélanger les apprenants
La formation à distance permet de diversifier le travail des formateurs. On peut aussi mélanger différents services d’apprenants plus facilement. Cela permet de créer des liens entre des départements qui habituellement n’étaient pas ensemble.
Mixer les équipes est un sujet qui remonte en point très positif des formations. Cela crée du lien entre les départements, les managers se sentent moins isolés face à leurs challenges et on peut aussi créer des communautés apprenantes.
Mixer les supports et les modalités
Par ailleurs, on a aussi la possibilité de mixer les supports ( vidéos, audio, photos, dessins etc), les réactions ( smileys, émoticones), les sous-groupes permettent de créer des petits groupes qui vont travailler dans de bonnes conditions ensemble. L’ensemble crée du rythme, et favorise les interactions.
L’utilisation de plateformes collaboratives (Klaxoon, MiroMural … ) permet de gagner du temps, tout en mixant les supports, ouvrant la créativité avec un minimum d’outils.
Il est nécessaire de prévoir un temps d’adaptation des apprenants pour qu’ils soient suffisamment à l’aise pour une utilisation de base des outils.
Le mode distancielle amène à repenser les contenus, les rythme, les interactions, les modes d’engagement, la possibilité que les apprenants soient distraits par d’autres outils ( mail, chat etc).
Le rôle de facilitateur
Le formateur doit se former et s’entrainer pour ce nouvel usage et il doit avancer sur une posture de facilitateur, pour permettre à ce que le apprenants soient acteurs et actifs tout au long des sessions de formation.
On ne doit pas dérouler un powerpoint, avec les caméras coupées.
Poser le cadre pour expliquer les règles de fonctionnement du groupe, comme on le fait en présentiel.
Donner du rythme à la formation à distance
Le rythme de notre formation, doit nous permettre de relancer l’attention toutes les 3-4 minutes ( questions, activités, jeux, sous-groupe, mise en situation etc …)
Le formateur doit travailler en inter session ( avant ou entreà, avec des vidéos, des travaux collectifs à fournir en inter session ( qui va être rendu possible par les outils à distance).
On va privilégier des outils simples, collaboratifs, attractifs.
Faire bouger les apprenants ( lever la main, le bras).
Profiter des fonctionnalités comme le partage de documents, tableau blanc, etc
Avant de démarrer on peut commencer avec un icebreaker, idem en retour de pause.
Penser à la prise en main des outils
Pour permettre à des apprenants moins à l’aise avec les outils collaboratifs, on peut envoyer un petit exercice de prise en main, et que le premier icebreaker puisse permettre aux apprenants qui n’ont pas fait les exercices pré formation, de prendre en main l’outils. Si vous avez encore des personnes qui pataugent, lors du travail en sous groupe, le mettre avec des personnes plus à l’aise qui pourront les aider, écrire à leur place.
Co-animer les sessions à distance
Etre 2 formateurs à distance est très bénéfique, afin que l’un puisse toujours surveiller si une personne “ décroche” ou une lève la main ou encore si quelqu’un rencontre un souci technique etc.
Si jamais une partie des apprenants se sont regroupés dans une salle de réunion, la co-animation va être encore plus pertinente pour s’assurer que les personnes “ regroupées” ne font pas une sous réunion formation.
Penser à la technique et aux pré-requis
Au niveau technique, il est important d’avoir un bon matériel
de grands écrans
la qualité audio
la lumière d’éclairage de l’apprenant
des salles de réunion bien équipées.
Indiquez aussi aux apprenants qu’il y a des pré-requis techniques. Tout ce peut pas se faire sur mobile. Il est nécessaire de le préciser. Indiquez aussi le cadre de la formation pour éviter que certains suivent la formation dans les transports en commun, en voiture et donc ne pourront pas participer activement à la formation.
Il est nécessaire de se connecter avant pour tester, relancer son wifi avant une journée de formation, éviter d’avoir trop de fenêtres ouvertes sur son PC pour maximiser la bande passante.
Quelques bonnes pratiques
Co animation de la formation à distance ou impliquer des apprenants aussi
Faire des pauses ( 20-20-20)
Le formateur a des rôles différents, présenter les attentes pendant et entre les sessions.
Poser le cadre
Respecter les temps d’inclusion, les icebreakers
Tester
Préparer son intervention, envoyer des informations en amont des sessions de formation
Proposer un wébinaire de présentation de la formation, commencer à tester quelques outils ( les sous groupes, l’outil collaboratifs), les modalités utiisées etc.
Cette semaine, nous parlons de la révélation d’intérieure, inspirée de la méthode REVIE pour révéler les espaces de vie et nous simplifier le quotidien. Je reçois pour cela Sylvie Mattart qui est Home Organizer, spécialisée dans la révélation d’intérieurs et la facilitation des déménagements. Elle est aussi membre de la Fédération Francophone des Professionnelles de l’Organisation.
Bio de mon invitée :
Au départ, Sylvie a étudié les langues germaniques. Sa connaissance des langues lui a permis de travailler dans des entreprises aux dimensions internationales. Pendant environ 15 ans elle a acquis de l’expertise en gestion administrative, en organisation d’évènements, en gestion des ressources humaines et de plusieurs déménagements.
Passionnée depuis toujours par l’habitat, elle a décidé de combiner cette passion à ses compétences en organisation.
En juillet 2021 Sylvie a décidé de lancer son activité d’Organisatrice d’Intérieurs et Facilitatrice de déménagements et a lancé La Détricoteuse, après avoir testé différents outils au sein de son propre foyer, avec ses 2 jeunes enfants, où elle a vu son quotidien simplifié et la collaboration familiale s’installer, ce qui était très bénéfique pour cette maman très engagée dans ses activités professionnelles.
Sylvie accompagne les personnes débordées dans leur quotidien, et les aide sur le terrain, notamment dans le désencombrement de leur habitation. Elle utilise différents outils en fonction des situations rencontrées, pour simplifier l’organisation au quotidien et elle propose des solutions pour aider les personnes à jongler avec leurs différentes casquettes, tant professionnelles que privées.
Sylvie fait partie de la Fédération Francophone des Professionnels de l’Organisation, ainsi que du réseau des Fabuleuses Home Organiser. Elle est basée en Belgique et son champ d’action est essentiellement la Wallonie et Bruxelles.
La révélation d’Intérieurs est une méthode inventée par Marie Winand.
Le concept de base : Partir de l’humain et le remettre au cœur de l’habitation.
L’habitation est au service du bien-être. Il s’agit de réfléchir à son fonctionnement naturel et mettre les meubles et objets là où ils vont le mieux pour notre fonctionnement.
Exemple : rationaliser les déplacements pour que ce soit plus fluide.
Sylvie avait installé sa buanderie dans le garage. Alors que le linge était utilisé à l’étage. Elle a remis les machines dans la salle de bain, et toute la gestion du linge se fait sur le même niveau de la maison. En plus elle peut effectuer le rangement/pliage du linge dans la foulée du séchage.
Réfléchir à toutes les actions autour des “envahisseurs”.
Exemples d’envahisseurs : les jouets, matériels créatifs, les papiers, les photos.
Essayer de rassembler les objets au plus près de l’endroit où ils vont être utilisés.
C’est similaire au principe de Charles Duhigg dans “Atomic habits” , mettre les choses dont on a besoin pour créer une nouvelle habitude, le plus près possible et le plus facile d’accès.
Utiliser ce que l’on a chez soi, sans nécessaire faire de gros travaux et ou de lourds achats. Cela permet de tester nos idées et aussi de suivre les évolutions de notre vie.
Les meubles et les pièces deviennent multi-usage. Exemple la table de salle à manger, aussi utilisée comme “bureau à la maison”, table de jeux, table pour faire des activités.
Moduler les lieux en fonction des besoins et ne plus avoir des lieux “mono usage” comme la salle à manger qui est parfois utilisée uniquement quand on a du monde.
Oser sortir du cadre et ne pas se laisser impressionner par ce qu’on voit sur les réseaux sociaux.
La méthode REVIE :
On part des plans de l’habitation actuelle, comment on vit maintenant.
On commence par le linge, les jouets, les papiers.
Ensuite, on dessine le flux par type, comme la gestion du linge.
On réfléchit au besoin, on garde ce qui fonctionne et enfin les souhaits.
Enfin, on teste les fonctions de chaque pièce et on identifie les zones” éteintes” pour essayer de réorganiser pour optimiser leur utilisation.
Le regard de la “révélatrice d’intérieurs” est important pour questionner les clients, leur permettre de prendre conscience de ce qui se passe. Ensuite les clients réfléchissent quelques temps et ensuite il y a la mise en place des idées.
Cette organisation ne permette de donner une place à chaque membre de la famille. On prend en compte les idées de chacun et on va essayer de répondre aux besoins de tous
La démarche a une visée de pérennité.
Mieux connaitre Sylvie Mattart :
Son mantra : “Tout ce qui est fait n’est plus à faire”
Son truc d’efficacité : l’agenda électronique avec des créneaux d’environ 2 heures et les planifier. Utile notamment pour gérer les projets. Rassembler les tâches similaires ensemble dans les créneaux.
Aujourd’hui je souhaite partager les pratiques intéressantes que j’ai pu rencontrer lors de mes formations, les partages d’expériences et aussi les points d’attention relatif au travail en mode hybride et l’utilisation de plus en plus courante des bureaux en “ Flex offices” aussi appelés “bureaux dynamiques”
Laisser chaque équipe s’organiser à l’intérieur d’un cadre est plus efficace que d’imposer un modèle unique pour tous. Les besoins des différents services sont différents, les périodes intenses dans la semaine, le mois, le trimestre varient par fonction.
Laisser les équipes s’auto organiser avec leurs propres contraintes est profitable.
2. Un jour par semaine, tous ensemble.
En définissant ensemble qu’il y aura toujours une journée dédiée à l’équipe, vous garantissez que les liens ne vont pas continuer à s’étioler dans notre équipe.
Ce peut être toutes les semaines le même jour ou bien vous créez à l’avance et pour plusieurs semaines un planning avec les jours “tous ensemble” en évitant les réunions externes ce jour-là.
3. Pas de réunions “externes” les jours “tous ensemble”
Des managers me rapportent qu’avec l’habitude prise pendant le covid d’avoir des réunions back-to-back, ils passaient leur temps à courir d’une salle de réunion à une autre lorsqu’ils sont sur site et n’ont même pas le temps de passer un moment avec l’équipe.
Si vous fixez une journée où toute votre équipe est en présentiel, soyez présent pour elle.
Faites donc savoir que ce jour-là, vous privilégiez les échanges avec votre équipe et ne répondrez pas forcément favorablement aux demandes en dehors de votre équipe.
4. Un grand événement en présentiel tous les 2- 3 mois.
L’idée est de recréer le contact entre les équipes, qui se voient peu voire pas.
A cette occasion, mettez en place des animations ludiques, demandez aux équipes de se mélanger dans les open-spaces, créez des animations de type World Café pour partager les nouveaux projets et réalisations de chaque équipe.
Vous voulez en savoir plus sur ce type d’animations ? Contactez moi !
Si vous souhaitez découvrir les bienfaits d’un accompagnement personnalisé pour vous permettre de mener une vie intentionnelle, de travailler sur vos croyances limitantes, ou évoquer la création d’une formation sur mesure pour vos équipes ?, contactez moi par mail à contact@priscillelivenais.com ou bien réservez directement un entretien découverte gratuit de 30 minutes via le lien : https://calendly.com/priscille-livenais/30min
5. Formez vos managers au management hybride.
Une formation sur le management en mode hybride est essentielle pour accompagner nos équipes à utiliser à fond les avantages de cette modalité de travail.
Privilégier les formations multi-modales ( sur site, à distance, e-learning, vidéos, groupes de co-développement, ancrage etc) Espérer que le visionnage solitaire d’une petite capsule vidéo va suffire à ancrer des savoirs et favoriser leur application est un doux rêve.
Les modalités complémentaires doivent être mise en place, et il doit toujours y avoir de l’humain en temps réel pour répondre aux questions, s’exercer, partager et ainsi apprendre, progresser et appliquer.
6. Former vos managers à l’utilisation des outils collaboratifs
Je constate souvent que les managers ne sont pas formés à l’utilisation des outils collaboratifs. Ils ne connaissent pas les cas d’usage. Ils ont à disposition quelques tutos sur le LMS ou dans un share point et voilà. “Aide toi et le ciel t’aidera”. Il en faut un peu plus pour réellement développer les usages. La prise en main nécessite d’y passer un peu de temps, temps que vos managers ne trouveront pas si vous ne leur permettez pas d’avoir un temps de formation identifié. C’est valable aussi à l’intérieur de votre équipe. Vous pouvez valoriser et favoriser les échanges entre générations si cela est applicable de façon à ce que les moins agiles avec les outils numériques ( et souvent les moins jeunes 😇), puissent apprendre de la jeunesse !
Encore une fois, contactez moi !
7. Créer des process et règles pour la réservation des salles de réunion.
Quand vous organisez une réunion, vous ne savez pas toujours si vous serez sur site ou à distance et de même pour les participants. Ce qui induit une sur- réservation de salles qui ne sont pas toujours libérées en cas de non utilisation. Résultat, ceux qui ont besoin d’une salle n’en n’ont pas. Un peu de discipline est à mettre en place.
8. Demander aux collaborateurs de clairement définir les tâches et les lieux pour les effectuer.
Toutes les tâches ne demandent pas le même niveau de concentration, le même contexte. etc.
Lors d’une réunion d’équipe, demander à chacun de faire une répartition “idéale” des tâches par lieu. Cela permettra d’améliorer l’efficacité. Ex : lire un contrat ou un RFQ au calme, plutôt qu’au milieu d’un open-space bruyant. Faire les réunions avec les clients au bureau par avoir un environnement pro etc. Evidemment c’est une situation idéale, à moduler en fonction des impératifs de votre activité.
9. Accorder de la flexibilité sur le lieu du “home office”.
Beaucoup de managers sont partis vivre loin des grandes villes. D’autres ont des maisons à la campagne.
Leur donner la possibilité d’avoir plusieurs lieux de “Domicile” peut apporter encore plus de souplesse à votre politique et accord de télé-travail. Dans la même idée, certaines entreprise autorisent à des collaborateurs d’aller sur des sites de la société plus proche de leur domicile / maison de campagne, de façon temporaire.
10. Quand c’est possible, apporter de la flexibilité sur les horaires.
Eviter les heures de pointe dans les transports, pouvoir suivre son rythme personnel, ce sont deux possibilités qui peuvent être proposées à vos collaborateurs, dans la mesure bien sur où cela ne perturbe pas le travail de l’équipe. Arrivées plus tôt / tard et idem pour les départs.
11. La prise en compte des fermetures saisonnières.
Avec la crise énergétique, certaines entreprises ont choisi de fermer leurs bureaux les vendredis cet hiver afin de faire des économies d’énergie. L’histoire ne dit pas encore, si on fera la même chose pendant l’été pour éviter une journée de clim’ dans les bureaux. Toujours est-il qu’il faut revoir les accords au niveau de chaque équipe pour éviter les pics de fréquentation, au-delà des capacités d’accueil des sites. Eh oui, souvent à présent, il y a moins de bureaux que de salariés. Donc à revoir par équipe et aussi en transverse. Certaines équipes expérimentent aussi le travail sur 4 jours ( dans un contexte spécifique et sans atteinte à l’organisation générale de l’entreprise bien évidemment)
12. Définir clairement les moyens de communication par usage/ urgence, délais de réponse.
Cela peut être intégré dans chaque accord d’équipe et remis à jour régulièrement. Tout mettre sur un Sharepoint ou un drive sans communication préalable ne sert à rien, personne n’ira voir (ou presque) . Le partage en mode asynchrone sert de base à des échanges en mode synchrone. ex : les données d’un projet pour préparer une revue de projet ou Les comptes rendus d’une réunion régulière.
Prenez donc le temps de définir avec votre équipe, voire à un niveau plus important, les moyens de communications à utiliser en fonction des situations, les délais de réponse attendus par moyens, le traitement des urgences. Un client me disait récemment ” j’envoie un mail, un message instantané et je vais voir ou j’appelle mon interlocuteur” et j’ajoute : tout cela dans une période très courte ! Au secours !!!!
Voilà un rapide tour des éléments que j’ai pu remarquer dans mes échanges et dans mon travail avec mes clients. L’implication des équipes le plus tôt possible pour re-penser le mode de fonctionnement de tous et chacun dans le travail en mode hybride est essentiel. Cela évitera de vous “prendre” un “vote sanctionnant” dans votre prochaine enquête QVCT interne. Impliquer, Communiquer ( même maladroitement) vaut mieux que d’imposer en espérant que tout s’arrangera avec le temps et l’accoutumance.
Et chez vous quelles sont les pratiques qui pourraient aider la communauté ?
Le point de vue de mon invité cette semaine, David Roblin, est de montrer l’apport des techniques immersives pour un formateur. Comment la réalité virtuelle, mais aussi dans un contexte plus large toutes les techniques immersives, peuvent aider le formateur ?
Je m’appelle David, je suis ingénieur pédagogique. Mon expérience en ingénierie pédagogique, je la consacre à l’employabilité du plus grand nombre. Afin de déverrouiller les compétences nécessaires à cette évolution, j’oriente mes travaux non plus sur le classique « apprendre à apprendre », mais sur le désormais essentiel « apprendre à enseigner » grâce au apports des outils numériques.
Il y a un travail sur l’évolution des compétences et comment on évalue les savoirs et compétences .
David intervient dans la formation “Devenir formateur immersif “. Cette formation est essentiellement centrée sur la posture de l’accompagnant.
Il y a tout d’abord un Cadrage à l’utilisation et sur l’utilisation. C’est un vrai rôle pour le formateur.
C est une évolution de l’acte pédagogique, c’est particulièrement sur le “comment” on valide.
La réalité virtuelle et les simulateurs vont utiliser des “capteurs” pour récupérer des données, les « learning analytics ». Grâce à cela, le formateur et l’apprenant vont co-construire le parcours personnalisé de formation. Cela rend réellement l’apprenant acteur de son apprentissage. Il va débriefer lui -même de ses séances de formation avec le formateur et définir lui même ce sont il a besoin pour progresser.
Les techniques immersives sont un complément à la formation. Elles permettent de valider et évaluer mieux, et pas avec un questionnaire.
Comment je l’intègre ?
On intègre des techniques immersives entre la théorie et la mise en situation sur le terrain, dans les métiers techniques.
L’ un des avantages, c’est le gain de surface. Dans une salle de classe on peut faire “entrer” des dizaines de machines, un échafaudage etc… On va aussi faire des économies de matières premières.
Apprendre des gestes sécuritaires.
Éviter le gaspillage de matières. Eco-responsable
Réduire le temps d’apprentissage.
Investissement dans les machines pas nécessaire, seulement dans les casques et logiciels.
La répétition du geste est efficace et on peut le répéter à l’envi. On va ainsi recontextualiser sur l’opérationnel.
Impact sur le coût est exceptionnel. Le formateur peut apporter plus de pratique. Il peut cibler sur les choses à améliorer dans une séquence et définir avec l’apprenant tout le Cursus de formation.
La formation “Devenir formateur immersif” est une collaboration entre un concepteur et un ingénieur pédagogique, Mimbus
Evolution de posture face à l’immersif
Les formateurs doivent se former à cette modalité de formation. Elle ne va pas remplacer le formateur, elle va l’accompagner à mettre plus de pratique et de concret pour les apprenants.
Mieux connaitre David :
Le livre qu’il recommande : “Le journal d’Anne Franck”version avec tous témoignages.
Sa citation : “Le meilleur moyen de prévoir le futur est de le construire” P. Drucker.
Son truc d’efficacité : Etre très à l’écoute pour connaitre les attentes de mes interlocuteurs.
Le coaching à distance a été imposé aux coachs lors de la crise sanitaire, mais l’utilisation perdure. Il s’agit de s’adapter aux contraintes (problèmes sanitaires, problèmes énergétiques, télétravail) Et aussi de s’adapter aux besoins et demandes des clients, surtout les clients professionnels.
Le fait de ne pas être à l’aise avec les outils techniques est un frein. Cependant c’est nécessaire pour assurer la continuité de son activité, voire développer de nouvelles activités ou atteindre de nouveaux marchés.
Beaucoup de coachs avaient ( et ont encore) des croyances “limitantes” en plus de la difficulté que peut représenter la technique.
La distance empêche de “sentir” ce qui se passe.
Je peux pas faire les activités où il faut se déplacer.
Les personnes qui avaient déjà l’habitude des outils pour le distanciel ont pu assurer la continuité de leur activité, voire même la développer pendant la crise sanitaire.
Les avantages du coaching à distance
Il faut aussi prendre en compte que les habitudes des clients ont changé et les avantages du coaching à distance sont importants :
flexibilité des horaires et des lieux
moins de déplacements
Extension du rayon d’intervention du coach
Permettre de collaborer plus facilement avec d’autres coachs “éloignés”
Possibilité de gérer son agenda différemment
Possibilité de rencontrer plus de clients dans une même journée
Le coach peut aussi réfléchir sur l’adaptation de ses outils ” physiques” pour que le coaché puisse les réaliser chez lui. Les plateformes collaboratives ( laxoon, Miro, Mural etc…) permettent une grande adaptation.
L’utilisation des outils de collaborations à distance permet en plus, un suivi en un seul endroit.
Par ailleurs, les outils de paiements, de prise de RDV en ligne, facilitent la vie des coachs.
Les outils permettent d’ouvrir le potentiel de coaching, et de proposer un coaching “augmenté”, avec un mix de nombreuses modalités ( dessin, images, vidéos, musique etc )
Les pré-requis au coaching à distance
Cela demande de la préparation des séances, de tester aussi les outils créés, la connexion internet etc et aussi, un temps de ” formation” du client à l’utilisation des outils.
Le coach va aussi devoir porter une grande attention aux signaux faibles de son client, s’assurer que le lieu où le client se trouve est propice à une séance. On ne sait pas où le client se trouve, et les fonds d’écran font que l’on ne voit plus le lieu.
Il faut faire plus d’efforts sur le clarté des consignes, les reformulations pour bien s’assurer que notre compréhension est ok.
Vérifier l’attitude du client ( mouvements des yeux), proposer un cadre ( pas de notification, de mails ouverts , lieu choisi…) afin que l’attention du client reste sur la séance. C’est la même chose pour le coach, qui doit éviter d’être dérangé par des notifications.
L’installation du coach est importante ( éclairage, caméra à hauteur des yeux, un bon son, réduction d’écho, écouteurs …)
Lors des points d’étapes, ne pas hésiter à reposer le cadre ( technique et spatial) avec le client.
Valider aussi l’adresse mail qui va être utilisée pour l’envoi des invitations électroniques ( différents comptes, confidentialité ….)
Prêter attention aux horaires des séances (éviter les congés du client, les RDV sur le temps perso etc ) et ne pas hésiter à la clarifier dans l’accord tri-partite s’il y en a un.
En résumé
Se préparer
Choisir les bons outils
Faire des tests
Prendre des conseils aupès de coachs plus à l’aise
Je reçois cette semaine Anne Douard, qui est Home Organizer et qui utilise le Feng Shui pour guider ses clients à obtenir un intérieur équilibré et serein. Anne et moi sommes toutes les 2 actives au sein de la FFPO, Fédération Francophone des Professionnelles de l’Organisation.
D’origine bretonne, issue du milieu agricole. Jeune, je participais aux travaux agricoles et d’élevage, ce qui m’a donné un goût inné pour la nature.
Mes études et mon expérience professionnelle m’ont amenée à bouger dans différents endroits de France, ce qui m’a donné le gout de l’aventure et du voyage.
Professionnellement, je me suis formée au métier de Conseillère en Économie Sociale et Familiale.
Un métier qui m’a appris à relativiser et ne pas faire de jugement actif, j’ai aimé la diversité des gens que j’ai accompagné.
Après presque 20 ans à travailler dans ce secteur, en 2018, j’ai souhaité me reconvertir. C’est naturellement que je me suis dirigée vers le métier de Professionnelle de l’Organisation car il alliait l’accompagnement des personnes et mes valeurs de préserver l’environnement.
Auparavant, je prodiguais des conseils de réduction de consommation et d’économie d’Énergie pour éviter le surendettement.
Aujourd’hui, j’accompagne ma clientèle à consommer différemment. A prendre conscience de ce qu’elle projette pour son avenir et ainsi se libérer du poids des objets pour vivre l’instant présent. Comme une thérapeute, je soigne à ma manière les intérieurs de mes clients pour qu’ils retrouvent sérénité et bien être chez eux et en eux.
Depuis le début de mon activité de Professionnelle de l’Organisation, j’ai pu constater que le désencombrement est souvent compliqué parce les personnes ne veulent pas jeter, souvent par méconnaissance des circuits de recyclage. Je prodigue des conseils de revalorisation, de réutilisation des objets pour aider ma clientèle à tendre vers une consommation circulaire et non plus linaire.
Persuadée que chacun de nous peut faire sa part pour préserver nos ressources et éviter le gaspillage, mon métier y contribue.
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Avec le Feng Shui tout est affaire d’équilibre, entre les éléments, les couleurs…
Un logement déséquilibré ne permettra pas de se sentir “bien” chez soi.
Petit sas à l’entrée de la maison pour faire la transition entre l’énergie du dehors et de l’intérieur, permet de changer de chaussures.
un couloir long, donne une énergie très rapide. On peut mettre un tapis pour ralentir.
Chambre : dressing minimaliste pour que l’énergie circule. Une table de nuit de chaque côté du lit. Rien sous le lit ou alors un minimum et bien rangé dans les tiroirs sous le lit. Pas de photos des ancêtres ou des enfants, préférer les mettre dans le bureau par exemple, ou une autre pièce.
Salle de bain : zone d’évacuation des mauvaises énergies de la maison.
Arrangement du bureau : idéalement pas de porte dans le dos ( zone de la tortue, on peut mettre un paysage de montagne pour compenser), une belle vue dégagée ( le phénix, on peut mettre un paysage marin avec un bateau pour ” compenser”), un petit meuble à gauche ou une plante et un grand meuble à droite.
Mieux connaître Anne
Mantra : le tri c’est comme dans la vie, vaut mieux garder les bons souvenirs
La question de l’accueil (onboarding) des nouveaux membres du personnel alors que l’on travaille en mode hybride est un sujet récurrent. D’autant qu’avec la pénurie de talents, les entreprises et les managers souhaitent que les nouveaux collègues soient très bien accueillis, que l’intégration se passe pour le mieux et qu’ils restent restent dans l’entreprise.
Lors de mes accompagnements et des formations que je donne dans le cadre de mon activité professionnelle j’ai pu discuter longuement de ce sujet et aussi identifier des points communs parmi les expériences partagées.
Tout d’abord, l’arrivée d’ un nouveau membre dans votre équipe se fera d’autant mieux s’il y a un transfert de savoir de l’ancien titulaire du poste.
Si vous avez pu récuperer des process, des best practices pour le nouveau, vous gagnerez du temps et lui aussi.
La transition
Idéalement il y a une phase de recouvrement entre les 2 personnes, mais je sais bien que c’est très rare, car même si le salarié est promu ou muté dans une autre fonction, dans la même entreprise, il est souvent déjà happé dans son nouveau quotidien et a rarement le temps de réellement former le suivant.
Cependant, si vous pouvez organiser ne serait ce que quelques heures d’échanges bien ciblés, vous gagnerez un temps précieux.
Le process de recrutement
Est ce l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise ?
C’est vraiment cette question qui doit être au centre de vos reflexions.
Et cette reflexion commence dès la rédaction de l’offre d’emploi et de l’organisation des entretiens. Le processus de recrutement en dit long sur votre entreprise.
J’ai lu il y a quelques années, que certaines entreprises mettent volontairement un process en place fastidieux, afin de tester la résistance et la patience des candidats, car au sein de l’organisation c’est compliqué. Donc à moins que votre entreprise soit réellement difficile en terme de process internes et de lourdeur administrative, assurez vous que le process de rerutement ne fait pas fuir les potentiels candidats. En cette période de plein emploi, où vous peinez peut être à recruter, pensez à vérifier le process de recrutement.
Personnellement, quand je cherchais du travail il y a quelques années, quand je trouvais une annonce sur Linkedin, qui m’amenait sur un voire deux sites différents où à chaque fois il fallait remplir manuellement tout un questionnaire, et que les données linkedIn n’étaient même pas pré- remplies, c’était pour moi un showstopper. Je me disais aussitôt : “s’ils ne sont pas fichus de simplifier et d’automatiser la collecte de données à ce stade là, c’est que derrière ça doit être encore pire.” Et donc pas du tout en adéquation avec mon état d’esprit et mes attentes. Ca me faisait penser immédiatement à l’épreuve de rentrée scolaire que beaucoup de parents doivent encore subir, de remplir 5 fois les mêmes informations sur des fiches de couleurs différentes pour l’école. RED ALERT BIP BIP BIP .
Ca y est, la séduction a fonctionné, vous vous plaisez et votre nouvelle recrue ne va plus tarder à arriver. On arrive donc à la phase de préparation. La commande de matériel, l’ouverture des comptes et accès divers, le contrat, le programme de formation….
Des dizaines de petites choses qui sont essentielles pour donner un sentiment de fluidité au nouvel entrant.
Et surtout, le jour J, tout est bien prêt, vous n’avez pas à courir de tous les côtés pour récupérer les informations. Et surtout, cela vous évitera de ne pas savoir quoi faire faire au nouveau le 1er jour.
Qui n’a jamais vécu le fameux. “En attendant que tout soit prêt, tu peux lire les procédures”. “ou encore “voici les offres commerciales de l’année dernière “? C’est un excellent moyen pour faire fuir vos nouvelles recrues.
A moins que vous embauchiez une personne au département qualité, qui est intéressé par la lecture du manuel qualité ?
D Day
Passons à présent au jour J, l’arrivée de votre nouveau collaborateur, qui ce fera idéalement en présentiel si cela est possible.
Si vous avez vendu du rêve avec une superbe annonce et un process de recrutement au top, mais que les premiers jours de votre nouveau collègue ressemblent au parcours du combattant, il va rapidement penser qu’il y a un loup quelque part et peut être se mettre à douter de son choix. Rien de pire que de démarrer un nouveau job avec des arrières pensées parce que ça ne se passe pas comme espéré.
Il est très important que l’accueil du premier jour soit effectué par le responsable du service en personne. Et si vous avez un empêchement, essayez à minima de faire une visio dès son arrivée dans les locaux.
Cela montre à l’arrivant qu’il est important.
Même si vous ne pouvez pas l’accompagner toute la journée, prenez du temps pour lui. Et suite à plusieurs expériences, si vous le pouvez, aller déjeuner avec lui / elle.
Vous en profiterez pour lui montrer la plateforme d’échanges utilisée par votre équipe, là où tous les documents, modèles, ressources sont stockées afin de permettre à chacun un accès à la demande aux informations nécessaires au bon fonctionnement et aux tâches confiées.
Une de mes clientes accompagne les nouveaux équipiers elle même sur 2 jours entiers sur site. Le 3ème jour, elle est dans les locaux avec le nouveau, mais elle n’est pas / peu disponible. Elle nomme un autre membre de l’équipe ( pas nécessaire physiquement présent), comme référent si besoin. Le 4ème jour, le nouveau collaborateur est chez lui et son référent le suivi à la demande. Ils font un point en fin de semaine.
Le mentor
Il est aussi intéressant de nommer un “mentor “qui va accompagner l’arrivant, répondre à ses questions du quotidien.
Et ce mentor n’est pas nécessairement quelqu’un de très ancien dans l’équipe. Ce peut être une personne avec quelques mois d’ancienneté seulement qui se sentira valorisé par cette expérience.
En plus, elle aura peut être vécu 2- 3 “aventures” à son arrivée qu’elle souhaitera éviter à son nouveau collègue.
Si toute l’équipe peut être au bureau physiquement ce jour là, c’est super et vous organisez une réunion de présentation. Et si cela n’est pas possible, faites au moins une réunion en ligne pour les présentations, éventuellement rappeler les étapes du parcours d’intégration, indiquer qui de l’équipe va servir de référent etc.
En principe la première journée, le service RH va gérer toute la partie administrative qui n’a pas pu être réglée à distance, les badges, accès au site RH ( congés etc) etc.
Le 30-60-90
De votre côté vous pouvez aussi prévoir un programme sur 90 jours, appelé le 30-60-90
Il est proposé par vous et discuté avec le nouveau salarié.
Le but est de définir un plan d’acquisition de compétences, en connaissance (entreprise, process etc) et montée en autonomie. Ce plan sera revu lors des 1-1 par exemple. Vous pourrez peut être l’accélerer ou bien allonger certaines étapes où votre équipier a plus de mal, éventuellement.
Les feedbacks
Tout au long de cette période d’intégration et pendant la période d’essai, faites des feedbacks réguliers à votre collaborateur et demandez lui de vous en faire aussi. Vous allez apprendre à vous connaitre et à travailler ensemble. Rien n’est inné, ni évident par défaut. Soyez clair dans vos demandes et dans vos attentes. Faites la chasse au non dit et aux choses qui, dans votre référentiel, vont de soi.
Trop souvent, des collaborateurs partent ou sont remerciés en cours ou fin de période d’essai, sans avoir aucune idée de ce qui leur est reproché. Ou bien ils s’en vont d’eux même sans que le manager ne sache pourquoi.
Alors assurez le dialogue dès le début.
Le rapport d’étonnement
Si le collaborateur se sent rapidement en confiance, il osera vous faire part des choses dont il a besoin, qu’il n’a pas compris etc.
Proposez lui de rédiger un rapport d’étonnement. C’est un très bon outil pour ouvrir les yeux sur des dysfonctionnements ou des bizarreries que l’on a sous les yeux depuis des années et qu’on ne voit même plus.
Pensez aussi que rapidement votre nouveau va se retrouver chez lui à travailler seul. Interrogez le sur son installation à la maison et appelez le regulièrement voire alternez avec son référent. ll doit pouvoir se rapprocher d’un membre de l’équipe s’il rencontre une difficulté.
On peut prévoir un petit kit de bienvenu, comme un mug et une gourde, des stylos, post-it, mini déco pour le bureau.
En fonction du type de poste, le nouveau peut avoir à passer plusieurs jours avec un ou plusieurs collègues pour découvrir sa nouvelle fonction et aussi appréhender ce que les autres membres de l’équipe font, voire également des fonctions dans d’autres département en lien avec son poste à lui.
L’annonce
Annoncez l’arrivée à l’ensemble de l’entreprise, avec une photo et quelques infos sur l’arrivant. Ainsi il/elle pourra être abordé(e) et bien accueilli(e) partout. Et si vous avez des filiales ou une maison mère, prévenez les aussi.
Les mises à jour nécessaires
Prenez le temps de mettre à jour le Team Canvas avec les informations sur le nouveau. Le document peut aussi servir de base à expliquer le fonctionnement de l’équipe, les régles de communication, l’éthique etc. Revoyez régulièrement votre process d’accueil, en prenant en compte les suggestions des derniers arrivés. Il y a sans doute de petits réglages à faire pour que tout soit nickel !
Planifiez au plus vite les séances de formation si besoin. S’il y a de nombreuses applications à utiliser, prévoyez une formation avec quelqu’un pour les bases. Le “il y a tout sur l’intranet” est une façon rapide de se débarrasser de la formation, sauf que le nouveau n’a peut être aucune idée de comment y aller et surtout il ne sait peut être même pas quoi chercher. “On ne sait pas ce que l’on ne sait pas !”
Clarifiez, expliquez
Définissez clairement les rôles et responsabilités, le périmètre d’action, les intervenants réguliers, les interactions, les rituels d’équipe.
Evidemment on ne fait pas tout cela le premier jour. On va éviter de noyer le nouveau on pensera à éviter le jargon. Non, le langage de votre entreprise n’est pas universel, il faut donc décoder pour les nouveaux voire leur proposer un petit lexique.
En conclusion, gardez à l’esprit que les premières impressions restent longtemps et que votre intérêt est de ne pas rater le début. Et que faire si quelqu’un arrive demain dans votre équipe et que tout n’est pas prêt ? Eh bien dites-le et invitez votre nouveau à co-créer avec votre équipe son programme d’accueil !
En résumé, les avantages d’ un onboarding réussi :
Vous améliorez votre expérience employé.
Vos employés deviennent efficaces plus rapidement. Ils ajoutent donc de la valeur plus tôt.
Vous réduisez la gestion et le poids de l’intégration, en rationalisant, en automatisant, et encourageant le libre-accès aux données essntielles à la réalisation des tâches.
Bonne Chance à vous tous et bonne intégration de vos nouveaux.
