La gestion des e-mails est une compétence cruciale pour les managers qui sont souvent submergés par les e-mails et les messages instantanés comme Slack et autres applications similaires. Voici quelques bonnes pratiques et conseils pour aider les managers à désencombrer leur boîte de réception et à rester concentrés :
Quelques chiffres d’après étude étude de Statista, menée en 2017 aux USA
En moyenne, en 2015, chaque personne recevait en moyenne 121 emails par jour.
- Ecouter l’épisode sur :
En 2022, 333 milliards de mails ont été envoyés.
- 19 % des destinataires se précipitent sur chaque email dès son arrivée,
- 24 % vont consulter leurs messageries plusieurs fois par jour,
- 20% regardent quelques fois par jour,
- 19% une seule fois par jour et
- 19 % moins d’une fois par jour.
Par ailleurs on a souvent plusieurs boites mail à gérer, des boites personnelles, des boites professionnelles. Et comme si cela ne suffisait pas, nous avons aussi de nombreux comptes sur des applications de messageries instantanées : messenger, Whatsapp, Télégram, Slack et j’en passe. Ce qui fait que le flot d’information qui nous arrive et que nous devon straiter est énorme et surtout il provient d’une multitude d’endroits. Où est passé le temps béni où tous nous parvenait dans une boite à lettre bien physique ? Au moins c’était plus simple …. Bon j’arrête de faire la boomeuse de base ( ce que je ne suis pas puisque je suis GEN X …)
1. Désactiver les notifications :
La désactivation des notifications par e-mail peut vous aider à rester concentrés et à éviter les distractions. Même si vous ne regardez pas vos mails à chaque arrivée, une simple notification va capter votre attention de ce que vous êtes en train de faire et va donc vous déconcentrer. Donc couper les notifications vous permettra d’être plus concentrés que ce soit sur une tâche, une réunion, ou bien une discussion avec vos collaborateurs.
2. Préparer des répertoires de tri :
En amont du traitement de vos mails, vous avez besoin de préparer des répertoires dans votre client mail. Ces répertoires peuvent être :
- A lire ( pour les newsletters par exemples)
- A déléguer ( pour les tâches que vous devez déléguer
- A traiter : pour les mails qui nécessitent plus de 2 minutes de traitement pour y répondre
- Ensuite tous les répertoires dont vous allez avoir besoin pour classer / archiver les messages par dates, nom de projet s / clients, expéditeurs etc tout système qui vous convient pour retrouver facilement vos messages.
3. Appliquer la technique “One touch” :
C’est à dire que lors de la période de temps que vous avez alloué au traitement de vos emails, vous allez toucher l’email une seule fois et aussitôt décider de ce que vous allez en faire.
- Vous lisez le 1er mail de votre liste de mails prioritaires.
- Vous décidez ce que vous en faites Classement archivage ( dans un de vos répertoires de classement)Suppression ( corbeille)
- Réponse immédiate si le sujet peut être traité en 2 minutes max, puis classer immédiatement le mail d’origine et la réponse dans le répertoire adéquate.
- Délégation et vous le faites suivre immédiatement à la personne qui devra s’en occuper avec des explications. Si l’explication et la rédaction du mail sont un plus longs que 2 minutes, appliquer le point suivant.
- Planifier du temps pour répondre car il vous faudra plus de 2 minutes. et vous mettez le mail dans le répertoire “ A traiter” ou “à déléguer” si le cas se présente.
Ainsi, votre email ne reste pas dans votre boite mail en attendant votre prochaine séance de lecture de mails. Il y a quelques temps j’avais activé une application sur ma boite mail qui me permettait de voir si mes mails étaient bien lus par les destinataires. Et cerise sur le gateau, cela me permettait aussi de voir combien de fois mes mails étaient ouverts. Et il n’était pas rare que certains mails soient ouverts plusieurs dizaines de fois.
Pourquoi cela ? si vous laissez le mail en attente dans votre boite de lecture, il y a de bonne chance que dans quelques heures vous ayez oublié le contenu du mail. donc vous l’ouvrez à nouveau et si le mail reste plusieurs jours, vous risquez de l’ouvrir plusieurs fois … quelle perte de temps !
4. Planifiez des heures spécifiques pour répondre aux e-mails :
Réserver des heures spécifiques pour y répondre peut vous aider à rester maîtres de leur boîte de réception sans la laisser diriger votre vie. Là encore le bon sens s’applique et cela dépend fortement de votre travail. Mais dans la plupart des cas, lire les mails une fois toutes les 2 heures est largement suffisant. Rappelez vous que si c’est urgent, le téléphone existe toujours.
5. Utilisez des dossiers et des étiquettes :
La création de dossiers ou d’étiquettes pour classer différents types de messages peut aider les responsables à localiser et à hiérarchiser rapidement les e-mails, réduisant ainsi le temps passé à rechercher dans une boîte de réception encombrée. E t pour les plus avant gardistes, vous pouvez aussi connecter votre boite mail avec des outils utilisant l’intelligence artificielle, et dans ce cas la nécessité de bien classer et étiqueter les mails devient moins utile.
6. Définissez des priorités et répondez de manière stratégique :
Une gestion efficace des e-mails implique de définir des priorités et de répondre stratégiquement aux e-mails, d’utiliser des filtres et de pratiquer des habitudes de pleine conscience. Cela signifie aussi de mettre des filtres, pour ne traiter en priorité que les mails dont vous êtes le seul destinataire principal ( je ne parle pas d’être en copie).
Et vous pourrez remettre à des périodes plus calme, la prise de connaissance des mails dont vous êtes en copie. Ce genre de filtre est utilisable dans quasi toutes les applications. Vous pouvez ainsi mettre dans une couleur spécifique les mails, en fonction de l’expéditeur, des destinataires, copie etc. Usez de ces options pour pré-trier votre boite mail, surtout si vous recevez plusieurs centaines de messages par jour.
7. Tâches de courrier électronique par lots :
le traitement par lots des tâches de courrier électronique peut aider les responsables à mieux se concentrer sur leur travail et à éviter l’afflux constant de messages. Et je vous invite à consulter mes articles sur le travail par batch.
8. Créer des modèles de réponses :
La rédaction de modèles standard pour les e-mails fréquemment utilisés peut faire gagner du temps aux responsables lorsqu’ils répondent aux e-mails. Vous pouvez aussi utiliser des outils comme Text Expander pour taper tout un texte avec un simple raccourci clavier pour les mails récurrents. Une fois encore, des outils boostés à l’IA vous aideront aussi à répondre rapidement à certains messages. Ne vous privez pas de ces avancées techniques.
9. Apprendre à rédiger des emails clairs :
La rédaction des emails peut faire toute la différence quand il s’agit de réduire leur nombre. En effet si vous prenez l’habitude d’exprimer des demandes complètes, avec les maximum des informations dont votre interlocuteurs pourrait avoir besoin, vous éviter des allers/ retours non productifs. Vous pouvez ainsi creer des modèles pour des sujets récurrents, ou des types de demande récurrentes.
Je me souviens avoir créé avec un de mes clients il y a quelques années, des modèles de documents pour certaines de ces demandes. Ainsi il pouvait collecter en amont tous les éléments nécessaires pour que mon équipe et moi même puissions lui apporter une réponse optimale en un minimum de temps et surtout sans longue chaine de messages. Vous pouvez aussi entrainer votre équipe à écrire aussi des mails pertinents et complets, avec les méthodes BLIND et FOCUS.
10. Se désabonner :
Se désabonner des newsletters et des e-mails promotionnels inutiles peut aider les managers à réduire le volume d’e-mails qu’ils reçoivent. Je sais que c’est parfois peine perdue et qu’on a beau se désabonner de certaines listes et ça revient encore et toujours. Mais gardez la foi, vous arriverez à réduire malgré tout la liste des messages non sollicités.
11. Déléguer :
Déléguer des e-mails aux membres de l’équipe peut aider les managers à rester maîtres de leur boîte de réception et à libérer du temps pour des tâches plus importantes. La délégation est votre alliée si vous avez une équipe, donc lors du traitement des mails, n’hésitez pas à transmettre à ceux qui peuvent traiter à votre place, en prenant soin de communiquer des consignes très claires sur ce qui est attendu et pour quand.
12. Lâcher prise :
Enfin, rappelez vous que la gestion des e-mails nécessite de s’imprégner de certaines règles et d’un peu d’expérimentation. Il n’existe pas une seule bonne façon de gérer les e-mails, et ce qui fonctionne pour quelqu’un peut ne pas fonctionner pour tout le monde. Ne vous mettez pas trop la pression pour arriver à chaque fin de journée au fameux Inbox 0. faites de votre mieux.
Rappelez vous que les mails c’est comme le puits sans fond, ou bien le bateau dont la coque est percé et qu’on tente de vider avec un petit seau.Alors on se focalise sur les priorités et pour le reste on verra. Et pour prioriser, on pourra utilise une matrice d’Eisenhower par exemple. Sous réserve d’avoir bien défini pour soi, ce que sont les sujets prioritaires et vos objectifs
13. Eduquer ses contacts :
En indiquant à vos principaux interlocuteurs comme vous fonctionnez avec les mails et en ne les habituants pas avec des réponses tardives, dans les 3 minutes ou le week end, vous éviterez de vous créer vous même la pression. Vosu avez le droit de vous déconnecter, de dormir, d’avoir une vie personnelle et de famille, sans répondre à vos mails sans arrêt.
14. Créer des règles d’utilisation des différents outils avec votre équipe :
C’est à dire que vous allez décider ensemble de quels outils vous avez besoin, et de leur usage. Par exemple les urgence absolue avec une appel téléphonique. Les choses un peu moins urgentes sur whatsapp ou similaire, le reste sur le mail et éventuellement le suivi des projets, dans des canaux spécifiques dans slack ou votre application professionnelle de messagerie instantanée.
En adoptant ces bonnes pratiques, les managers peuvent gérer leurs emails plus efficacement et améliorer leur productivité.
Références
- https://hiverhq.com/blog/email-management
- https://blog.hubspot.com/service/email-management-tips
- https://rockcontent.com/blog/email-management/
- https://missiveapp.com/blog/email-management-best-practices
- https://tryshift.com/blog/tips-tricks/5-simple-tips-for-efficient-email-management/
https://www.statista.com/statistics/456500/daily-number-of-e-mails-worldwide/
