Il s’agit de faire un groupe ou lot (batch en anglais) de tâches similaires en une seule fois, plutôt que de les réaliser une par une à des moments différents. Ces tâches sont similaires car elles nécessitent les mêmes moyens ou ressources.
Le Principe du Batch
L’idée base est de se dire que le temps d’installation ou de préparation n’est pas plus long que l’on fasse une ou plusieurs tâches similaires. Si vous cuisinez ou pâtissez un peu, l’exemple suivant va tout de suite être plus clair. Il ne vous viendrait certainement pas à l’idée de vous dire « j’ai faim je vais faire un sablé », puis 2 heures après, de vous dire à nouveau, « je mangerai bien un sablé » et de ressortir tout votre matériel et de recommencer. Au lieu de cela vous allez préparer une certaine quantité de pâte qui vous permettra de faire un lot de sablés, ou un batch. Vous saisissez le principe ? Le temps de préparer les ingrédients et le matériel pour faire 1 sablé ou 10 est exactement le même ou presque ( il faudra peut être casser plus d’œufs) le temps de cuisson aussi. Mais si vous prépariez 10 sablés individuellement il vous faudrait 10 fois le temps initial.
Idem pour la lessive. Faire tourner la machine pour 1 drap ou 3 ne prendra pas plus de temps, sera bien plus efficace en terme d’économie d’eau et d’énergie que si vous faisiez 3 lessives avec 1 seul drap à chaque fois. (en principe tout cela parle très bien aux femmes de mon lectorat, messieurs c’est ok aussi ?)
Si vous connaissez le monde industriel, vous savez que pour lancer la production d’une pièce, le temps de préparation et de réglage des machines va être le même si vous fabriquez 1 pièce ou 10 000. Par contre en terme de coûts, si vous voulez acheter 1 seule pièce ou bien 10 000, le coût unitaire ne sera pas du tout le même. Car le coût de la préparation sera appliqué à 1 seule pièce si vous n’en voulez qu’une et à 10000 dans l’autre cas.
C’est le même principe avec nos propres efforts.
Afin d’être plus efficace, on va chercher à appliquer ce concept à toute action que l’on a à faire. Dans la plupart des cas cela vous prendre juste un peu plus de temps que de réaliser la tâche une seule fois.
Lutter contre la tâche unique
Cela permet de lutter contre les « tâches uniques » et en même temps contre le multitasking ( qu’est ce qu’elle me raconte la blonde, elle me répète que je dois rester concentrer et ne faire qu’une seule chose à la fois et à présent elle dit le contraire ?)
Le syndrome de la tâche unique, c’est quand on doit déployer une grande quantité d’efforts et de ressources pour faire une seule chose (comme un sablé), au lieu d’essayer de revoir notre préparation/planification pour optimiser le temps de préparation en réalisant plusieurs choses (10 sablés). Comme cela prend beaucoup de temps de préparation, pour passer d’une tâche unique à une autre, notre attention se disperse, et puis on commence plein de trucs en même temps –> multitasking. On va plutôt chercher à optimiser le ratio entre temps de préparation et résultats obtenus.
Un exemple chiffré
Vous êtes entrepreneurs et vous devez enregistrer vos factures.
Pour ce faire, vous devez récupérer les factures reçues, peut être les classer par type, puis allumer votre ordi, lancer le programme de comptabilité. Disons que cela vous prend 10 minutes. Pour la saisie de la facture vous passez 1 minute par facture.
En moyenne vous recevez 3 factures par jour.
Si vous le faites tous les jours, vous allez passer 13 minutes par jour, soit pour 5 jours, 65 minutes = ( 10 + 3) * 5 jours
Mais si vous le faites une fois par semaine, cela vous prendra 10 minutes d’installation + 15 minutes de saisie, soit 25 minutes. Voilà, vous avez économisé 40 minutes dans votre semaine.
C’est donc une technique très utile pour toutes les tâches routinières comme :
- La lecture des mails
- La revue des tâches à faire
- La planification
- Les appels téléphoniques
- Les enregistrements de documents ou de données dans un système informatique (factures, opérations bancaires etc)
- Les courses
- La mise en ligne d’articles de blog/podcast etc
- Le classement du courrier
- Des tâches ménagères (on passe généralement l’aspirateur dans toute la maison d’un coup, on nettoie tous les miroirs d’un coup etc)
- Brain Dump
- Revue hebdomadaire
- Les réunions, il est souvent plus efficace de regrouper les réunions sur une même journée ou plusieurs demi journées, plutôt que d’en avoir pleins disséminer dans toute la semaine et qui vous empêchent d’avoir de longues sessions de travail.
- Votre revue de presse pour alimenter vous réseaux sociaux ( relire article Gestion efficace des Réseaux sociaux)
Les bienfaits de travailler par Batch
- Gagner du temps en Réduisant les temps de préparation et de rangement
- Organiser efficacement son temps de travail. On pourra ainsi avoir un bloc de temps pour lire les emails, un autre pour traiter tous les messages téléphoniques plutôt que de sauter de l’un à l’autre à longueur de journée. Couplé à l’utilisation de le technique du POMODORO, vous allez faire des étincelles !
- Réduire les coûts de revient ( si vous êtes entrepreneur.e par exemple)
- Pouvoir mettre en place des process écrits pour certaines de ces activités et ainsi les déléguer plus facilement
- Permettre d’automatiser certaines tâches qui ont un process similaire, ou une certaine fréquence
Et vous quand utilisez vous les batch pour améliorer votre productivité ?
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