Ah cette maudite paperasse, on aimerait tous pouvoir s’en passer, n’est-ce pas ? Pour que la gestion de tous ces papiers ne devienne pas un véritable cauchemar, je vous propose une méthode efficace et ultra simple pour le gérer.
Ce qu’il vous faut :
- Une boite, bannette, dossier qui vous servira à déposer tous les papiers ” entrants” ( courriers, factures, papiers de l’école …)
- Des dossiers en cartons ( archives), plastiques, boite métallique avec multi sections pour stocker tous les documents par catégorie (banque, assurance, paie, école, assurance, impôts etc ….),
- Éventuellement des chemises cartonnées pour les sous catégories ( ex : assurance voiture, assurance habitation, assurance scolaire…)
- Une pochette avec 12 onglets
Principe de fonctionnement
- Tout ce qui arrive est déposé dans la boite “IN”
- Tous les jours ou bien au minimum une fois par semaine, la boite et vidée et son contenu traité, c’est le triage
Le triage
Il a pour but de définir ce que vous allez faire avec le papier que vous avez dans la main. Prenez chaque papier un par un et demandez à chaque fois :
En ai je besoin ? Si oui, tout de suite, ou plus tard ? Doit il être archivé de suite ? Est ce que je peux le jeter immédiatement ?
TRAITEMENT IMMÉDIAT :
Ce sont les factures à payer, document à remplir et renvoyer, tout ce qui doit être fait immédiatement est traité puis généralement expédié au demandeur. Vous inscrirez sur la facture sa date de paiement, le moyen ( chèque ou virement). Mais aussi dans cette catégorie, les documents que vous pouvez jeter immédiatement ou classer car ils doivent être conservés mais n’ont pas d’utilité immédiate.
TRAITEMENT DIFFERE :
Ce sont les factures à payer le mois prochain ou plus tard, les documents nécessaires pour un événement se produisant dans le futur, sont classés dans la pochette à onglets, dans le mois où le document sera utilisé. En parallèle, un rappel est mis au calendrier (papier ou électronique), pour rappeler l’événement.
Exemples :
- Je reçois en février un document de ma banque qui me sera utile en mai pour ma déclaration d’impôt. Je classe le document dans l’onglet Mai et je mets un rappel à mon calendrier pour le jour où je ferai ma déclaration.
- J’achète en juin des billets pour un concert qui aura lieu en novembre. Je range les tickets à “novembre” et je mets un rappel dans mon agenda pour la jour et l’heure du concert.
- Mon médecin me demande de faire une prise de sang en septembre, mais me donne l’ordonnance en juillet. Je scanne l’ordonnance dans Evernote avec un rappel pour la prise de RDV au laboratoire ( comme ça je pourrais prendre mon RDV sans avoir à ressortir mes papiers). Puis je range l’ordonnance dans le mois de Septembre, lorsque j’irai au labo.
La pochette à onglets doit vous servir lors de votre revue hebdomadaire, lorsque vous revoyez votre programme de la semaine. Vous y puiserez les documents dont vous allez avoir besoin au cours de vos activités de la semaine.
CLASSEMENT :
Tous les documents dont vous n’aurez pas besoin dans l’immédiat mais que vous devez conserver ( délais légaux) : relevés, facture, avis imposition, échéanciers, documents bancaires, papiers officiels, compte rendu de copropriété, quittance de loyers, fiches de paie, contrats de travail etc ….
Schéma de fonctionnement
Vous pouvez télécharger le schéma depuis la page d’accueil du site, sur la colonne de droite, ou bien ici
LA MISE EN OEUVRE
Commencez par un “super tri” de vos papiers et faisant des piles pour chaque catégorie. Si vous ne l’avez jamais fait, ou pas régulièrement, c’est clairement une vrai galère, mais une fois que c’est fait, c’est fait ! Alors courage, vous allez y passer quelques heures, mettez une petite musique, regrouper tous vos papiers et en avant !
Une fois les piles faites, (ou bien simultanément à la première étape), classer les documents par ordre chronologique. Aidez vous de la liste de durée de garde des documents administratifs (rien ne sert de classer vos relevés bancaire de 1995).
Tout ce qui est obsolète est jeté ou brûlé.
Le reste est mis dans les pochettes au nom de la catégorie.
A chaque ” vidange” de la boite “IN”, classer immédiatement les documents à conserver. ( Cf CLASSEMENT). Au pire faites-le une fois par mois, mais pas plus sinon vous allez à nouveau vous enterrer sous les papiers et vous n’aurez pas le courage de vous y remettre.
Une fois par an, jetez tous les documents devenus obsolètes.
POUR LIMITER LES APPORTS DANS LA BOITE “IN”
- Souscrivez au maximum de services en ligne possible et optez pour la possibilité de NE PLUS recevoir de document papier ( banques, EDF/ GDF, Impôts, téléphonie, syndic, sécurité sociale, mutuelle, etc ….) ainsi vous recevrez beaucoup moins de courrier.
- Fixez vous une routine mensuelle ou trimestrielle, pour aller télécharger les documents en ligne et les stocker sur votre PC ou sur le cloud ( je recommande les 2 options)
- Refusez les publicités ou jetez les immédiatement.
- Intégrer un maximum de document dans Evernote ( notices d’utilisation d’appareil par exemple, confirmation de réservations etc )
- Utilisez des applications 0 papiers comme les applications de la SNCF pour le plus avoir de billet de train sous format papier, les appli des compagnies aériennes pour les billets d’avion etc.
Tous les services en ligne, tout comme votre boite mail, seront traités de la même façon que votre boite “IN” physique et si possible à la même fréquence afin de ne pas accumuler de retard.
Vous avez à présent les clés d’un traitement simple et efficace de tous vos papiers.
A vous de jouer maintenant !
Et si vous avez d’autres trucs pour faciliter le traitement de toute cette paperasse, n’hésitez pas à les faire connaitre en laissant un message ci dessous.
