L’année de 12 semaines – PVY 089

Cet article traite du livre “The 12-week year” ou L’ année de 12 semaines.
Les 2 auteurs : Brian P. Moran https://brianpmoran.com/ et Michael Lennington https://www.linkedin.com/in/michaellennington/
Le sous titre est «  Faites plus en 12 semaines que les autres en 12 mois »
 
Dans la cadre de mon objectif 2017, « lire un livre de développement personnel par mois », j’ai lu récemment ce livre et je me suis dit que j’aurais dû commencer l’année 2017 par celui-ci. Rassurez vous, je me dis cela à quasiment tous les livres que je lis. Néanmoins, celui-ci je le considère un peu comme le chaînon manquant dans mon système d’organisation. Ecouter le podcast
“Comment, tu as des failles dans ton système d’organisation ?”
Eh bien oui, je l’avoue; sans être une réelle faille, je ne disposais pas d’un outil identifié ou clair entre la phase de plannification de mes objectifs personnel et professionnel et la mise en action.
Si je reprends le déroulé global :
Vision à long terme —> objectifs annuels —> objectifs trimestriels —> plannification mensuelle/hebdo/quotidienne.
Mais dans cette dernière phase, j’avais ce sentiment de truc pas super clair.
Certes je décline bien mes objectifs dans mon planning, mais ensuite au niveau de l’exécution du plan, j’avais une impression de flou.
Et ce livre est la réponse que je cherchais.

L’éxécution comme base de la réussite

Pour faire très court, ce livre explique avec une méthode simple, comment exécuter le plan, comment le suivre au plus près pour s’assurer que l’on suit le plan et que par conséquent on va atteindre les objectifs fixés.
Pour poser le cadre, les auteurs expliquent que la plupart des échecs ne sont pas dus à un manque de connaissance de la part des personnes ou organisations qui ont échouées.
On trouve partout toutes les informations nécessaires que ce soit pour perdre du poids, retrouver la forme physique, gagner plus d’argent, lancer un produit qui marche, créer une entreprise rentable, atteindre des objectifs commerciaux etc… tout est disponible quelque part et il est seulement nécessaire de faire un peu de recherche. Donc la connaissance sur comment faire n’ est pas à mettre en cause dans les échecs. Ce qui conduit à l’échec, c’est une mauvaise exécution du plan.
Tout le monde sait comment être en forme physique et pourtant combien de personnes remettent ce sujet tous les ans dans leurs objectifs. Tout le monde sait comment perdre du poids mais combien de personnes disent devoir perdre du poids. Tout le monde sait ou peu savoir comment devenir un super vendeur, mais combien y a -t-il de super vendeurs dans les entreprises ? Etc etc … on sait mais on n’exécute pas la méthode, le plan d’actions qui permet d’atteindre les objectifs .
« Ce n’est pas ce que vous connaissez, ni qui vous connaissez qui compte, c’est ce que vous implémentez »
Il y a 2 parties dans le livre, une première sur la méthode pour atteindre les objectifs en quelques semaines, et la seconde  axée sur l’éxécution.
Le principe n’est pas de travailler plus dur, ou plus, c’est là encore de ce concentrer sur ce qui compte le plus, en créant et maintenant un sens de l’urgence dans l’exécution.

Penser en trimestre

La première étape de la méthode est d’arrêter de penser en année, pour passer en trimestre.
La raison donnée est simple et j’en ai déjà parlé dans les épisodes sur les objectifs , plus le délai est éloigné et moins on se sent motivé pour s’y mettre. « On a le temps », on a le temps, les mois avancent, on a toujours le temps et tout à coup octobre arrive on n’a pas fait grand chose et on s’agite comme un fou pour arriver à l’objectif. C’est très vrai pour beaucoup d’entreprises, où les fins d’années sont épuisantes tellement le rythme est élevé, et alors que physiquement nous devrions amorcer un baisse de rythme pour nous caler sur le rythme de la nature. Ça court dans tous les sens, il faut absolument atteindre les objectifs fixés en début d’année, on prend des décisions radicales et parfois surprenantes pour atteindre les chiffres. Vous connaissez certainement cette situation. Au niveau personnel ça peut aussi être le cas, où on organise un voyage prévu depuis 6 mois à la dernière minute, on se met à faire du sport comme un fou, un mois avant la plage etc … les exemples sont nombreux et vous avez tous certainement vécu cela.
Le but de cette méthode est d’éviter que l’on se réveille en fin d’année, et en même temps on utilise cette faculté que nous avons de nous mettre en marche quand on sent l’échéance arriver. Comme me disait ma prof de maths au collège, «  c’est comme les chevaux qui se mettent à courir quand ils sentent l’écurie ».
Cela se traduit donc dans une méthode qui répose sur le trimestre ou 13 semaines. Avec un objectif précis et identifié pour chaque période. Avec une échéance plus proche, la motivation est présente et le sens de l’urgence qui motive beaucoup de monde est quasiment tout le temps présent. Pour faire simple, on est toute l’année en mode « clôture ».
Les auteurs s’appuient sur une technique qui vient du monde sportif appelée la périodisation. Les athlètes de haut niveau s’entraînent dur pendant une période de 4 à 6 semaines sur une compétence, un domaine particulier puis passent à un autre domaine dans la période suivante. Le but général est bien toujours l’augmentation de leur performance.
L’idée est de faire de même avec les objectifs. Nous avons notre vision, qui se décline en étapes annuelles, étapes elles mêmes déclinées en étapes trimestrielles.
Puis la méthode décline des objectifs trimestriels en actions hebdomadaires et quotidiennes. Cette méthode permet réellement d’affûter le focus au niveau de chaque semaine et de chaque journée.

Créer sa vision et la planifier

On commence par définir la vison, qui doit être motivante, profondément liée à nos émotions, notre pourquoi, ( rien de nouveau jusque là) ( revoir le podcast sur la définition de la vision) Une fois la vision définie, on passe au plan, qui va permettre d’éviter des erreurs, de garder la concentration et de gagner du temps. Et ce plan, on va le répartir sur 12 semaines et non plus 12 mois. Cela va nous donner beaucoup plus de confiance dans l’avenir de notre plan, car souvent quand on fait un plan à 12 mois, on sait que des quantités de choses peuvent se produire, qui peuvent réduite notre plan à 0. Sur une période de 12 semaines, le risque est beaucoup moins grand, l’avenir nous paraît beaucoup plus « certain ». On va pouvoir définir les actions à mettre en place avec plus de certitude, sachant qu’on commence à les mettre en place dès le lendemain.
De là on va pouvoir définir les actions pour chacune des 12 semaines. Ce n’est pas un trop grand exercice 12 semaines, et on va pour cela doser le mélange détail / vision, pour éviter de tomber dans la surplanification qui est une forme de procrastination.

Contrôler et mesurer

Ensuite on met en place des indicateurs que l’on va suivre toutes les semaines. Les auteurs attirent l’attention qu’il faut réellement suivre les indicateurs toutes les semaines qu’ils soient bons et surtout s’ils sont mauvais. Nous sommes trop nombreux à arrêter de mesure nos indicateurs quand les résultats sont mauvais. Et c’est vrai à chaque niveau, on ne consulte plus son compte en banque quand on sait que l’on est dans le rouge, on ne se pèse plus pour ne pas constater l’ampleur de la débâcle.
Alors le livre nous encourage à faire face à la vérité des indicateurs. Est-ce qu’une situation va s’améliorer juste parce qu’on ferme les yeux ? Non, bien évidemment. Alors on prend son courage à 2 mains et face à des mauvais résultats de nos indicateurs hebdomadaires on ajuste nos efforts et si besoin la méthode. Et je commence par les efforts. En effet les auteurs mentionnent que les principales causent d’échec résident dans la non application du plan plutôt que dans le plan lui-même. Si vous souhaitez développer votre clientèle de X % en plus et que vous connaissez votre taux de conversion, vous allez pouvoir déterminer avec précision combien de prospects vous devez contacter chaque jour pour atteindre votre objectif. Si vous n’en contactez que la moitié, il ne faudra pas vous attendre à des miracles et pour autant le plan ne sera pas mauvais. Mais la réalisation si.
Pour bien suivre les indicateurs il faut en créer de 2 sortes.
Ceux qui vont mesurer le résultat final : le poids perdu, le nouveau chiffre d’affaires, le montant d’une commission.
Ceux qui vont mesurer l’effort : le nombre de calories mangées par jour, le nombre d’entrainements sportifs, le nombre d’appels de nouveaux clients, le nombre de visites de prospects etc.
Et avec ces indicateurs on va créer une tableau de bord hebdomadaire, mais pas d’une usine à gaz qui nécessite une journée complète à remplir et à analyser. Le but n’est pas non plus de sanctionner, mais bien de reconnaître le niveau de la performance.

Time-blocking

Ensuite, on travaille sur sa fameuse idéale pour avoir le temps de mettre son magnifique plan en pratique. Les auteurs préconisent la technique du time blocking, dont nous avons déjà parlé, mais avec une petite subtilité. 3 types de blocs sont décrits :
Le bloc stratégique d’une durée de 3 heures 1 fois par semaine, qui va servir à se concentrer sur les tâches prévues qui vont rapporter le plus à votre business ou vos projets
Les blocs « tampons » d’une durée max d’une heure, 1 à 2 fois par jour pour les tâches de moindre valeurs, comme les mails,
Le bloc de pause, les auteurs recommandent 3 heures de pause consécutives hebdomadaires pour se vider la tête.

Accountability et engagement

Ensuite, il y a les mesures d’accompagnement, comme l’accountability, dont nous avons déjà parlé, et ils conseillent une réunion hebdomadaire de 30 minutes entre les membres d’une équipe, au maximum par 3, pour revoir leur planning hebdo et leurs résultats.
L’attention est aussi portée sur le fait que dans le  cadre d’une application dans une équipe, au travail, il est important que les membres de l’équipe soient réellement motivés à faire avancer les choses, qu’il y est une réelle implication et pas seulement un intérêt pour les objectifs ou pour la démarche. Rien de grand ne se produira si les membres de l’équipe ne sont pas réellement imergés dans les projets.
Enfin, le multitasking est bien évidemment proscrit, l’engagement personnel est mis en avant.

La grandeur

Enfin les auteurs insistent aussi sur le fait qu’on ne devient pas bon dans un domaine uniquement le jour où l’on atteint un résultat. On devient bon et meilleur au fur et à mesure des entraînements, par une suite d’actions continues sur de longues périodes. Un peu comme les athlètes qui ne deviennent pas bons le jour où ils obtiennent une médaille, mais ils obtiennent une médaille parce qu’ils sont bons, et cela depuis des mois voire des années.
Dernier point essentiel de la méthode, le déséquilibre intentionnel. Dans le même esprit qu’ un précédent podcast sur l’équilibre pro perso, les auteurs écrivent « l’équilibre est atteint quand vous êtes intentionnels sur où et comment dépenser votre temps, énergie et effort » et on retrouve cette notion de se consacrer sur de courtes périodes à un sujet plutôt qu’à un autre en fonction des priorités du moment.
Pour résumer, il y a 8 piliers :
  • La vision
  • Le planning
  • Le contrôle du process
  • La mesure
  • L’utilisation du temps
  • L‘Accountability
  • L’engagement
  • La grandeur
Les 5 premiers sont considérés comme des exercices de discipline et les 3 derniers comme des principes.
 
La seconde partie du livre permet d’entrer dans le détail de la mise en oeuvre de chacun des éléments avec des exemples concrets, des modèles de documents qui peuvent être utilisés, ainsi que les erreurs qui pourraient être commises à chaque étape ainsi que les astuces pour que tout se passe bien.
Et à la fin, il y a un focus sur la première fois où l’on met en place la méthode, les 12 premières semaines d’application.
 
J’ai beaucoup apprécié cette lecture, car elle répondait à un véritable besoin pour moi. Par ailleurs sa structure qui explique la méthode dans une première partie, puis va dans le détail de la mise en application concrète avec de nombreux exemples dans la seconde partie m’a beaucoup plus. Car souvent, même si les explications sont claires, pour visualiser des cas concrets, des modèles de documents aident pour la phase de mise en pratique. Par ailleurs, le livre donne aussi plusieurs liens vers un site web où l’on peut télécharger gratuitement les modèles et ainsi gagner du temps dans la mise en place. Et ensuite on a toute latitude pour personnaliser en fonction de sa façon de fonctionner.
 
Les nombreux exemples donnés, dans des domaines différents sont aussi très parlants. Je sais que parfois le style d’écriture des livres de développement personnel américains est souvent décrié en raison des nombreux exemples donnés et on pourrait croire que cela ne sert pas le sujet, le délaye et qu’on pourrait faire plus court.
Personnellement j’y vois un grand intérêt. J’ai tendance à dire que c’est un peu comme si on suivait un court de maths et qu’on ne face aucun exercice et qu’on est alors aucune idée à quoi cela peu bien servir. Les exemples aident à mettre des concepts en actions, et beaucoup de gens se remémorent mieux l’histoire autour d’un concept que le concept lui même. L’histoire permet de mettre en marche son imagination et permet ainsi de fixer les concepts plus facilement. Enfin, cela nous permet aussi de constater que ce n’est pas que de la théorie mais que cela fonctionne aussi dans la pratique. Ou encore, cela permet d’imaginer dans quel cas nous pouvons l’appliquer avec un processus d’identification.
Cela parle souvent peu aux français, car de par le système éducatif qui sépare souvent très nettement la théorie et la mise en pratique, on pense que c’est inutile, long et ennuyeux. Alors que c’est juste une technique de mémorisation supplémentaire, comme les répétitions par exemple.
 
Comme indiqué en début de cet article, il n’y a malheureusement pas de version française de ce livre. Néanmoins, je vous communique un lien vers les ressources du site web, car les modèles sont suffisamment clairs pour pour être utilisés même sans une grande pratique de l’anglais. Il y a aussi une chaîne YouTube qui accompagne l’ensemble.
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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