En ce début d’année, je voudrais revenir sur une de mes sujets favoris, à savoir la planification de son année. Nous essayons tous d’être organisés pour pouvoir faire tout ce qui est important dans nos journées et ainsi mener une vie avec intention. La planification annuelle permet :
- de remplacer la frustration de n’avoir le temps de rien, par un sentiment d’accomplissement. J’entends beaucoup : “mes journées sont tellement remplies, que je n’ai même pas le temps de penser”. Ou encore ” quand arrive le milieu d’après midi, que je vois tout ce qu’il me reste à faire sur ma to do list et que je sais que je pars dans 2 heures pour aller chercher mes enfants, c’est le pire moment de la journée”.
- de se fixer un cap et de le garder en vue
- d’avoir de la clarté sur son année
- de limiter au maximum les entrées sauvages dans votre agenda de vos collègues
- de garder la main sur vos journées et vos semaines, de ne pas subir mais de piloter.
- d’atteindre vos objectifs plus aisément
- de prévoir du temps pour penser, aller marcher quelques minutes, s’accorder un break pour aller prendre un café
Et pour cela je vais tenter d’être le plus pratico pratique afin de vous permettre de mettre en place vous-même seul. Si vous n’y arrivez pas seul, que vous ne l’avez jamais fait, ou que vous souhaitez du support, ne vous en faites pas, je vous propose plusieurs types de support .
- Je lance un webinar dans quelques semaines sur le sujet, ainsi qu’une application qui vous permettra de suivre la méthode pas à pas.
- Pour ceux qui le souhaitent, je propose aussi un accompagnement individuel pour mettre en place votre planification et vos objectifs. La durée est adaptée à votre besoin.
- Et aussi un atelier en ligne pour un petit groupe.
Manifestez votre intérêt en m’envoyant un mail à contact@priscillelivenais.com.
La technique s’applique à tous, que l’on soit en entreprise, à son compte, parent au foyer. Elle s’applique aussi que vous utilisiez un agenda papier ou digital, cela vous demandera juste un peu plus de temps pour le format papier.
- Ecouter l’épisode sur :
1/ Collecte :
Un peu comme pour la méthode GTD, ( liens), où on commence par collecter des informations, tâches etc, ici on va collecter tous les éléments prévisibles et prévus pour votre année :
- anniversaires des proches
- événements familiaux
- événements scolaires
- Réunions quotidiennes, hebdo, mensuelles, trimestrielles etc … et on va aussi forcer ceux qui organisent des événements récurrents à vous communiquer les dates dès le début de l’année. “J’ai besoin de connaitre les dates en avance pour te garantir ma présence à chacune des réunions”.
- Les vacances prévues
- Les week end prévus / souhaités
2/ Set up :
Ici on parle matériel et installation.Papier, digital, un mix des 2. C’est à vous de voir en fonction de vos habitudes et de ce qui vous plait. Il n’y a pas de méthode unique qui s’applique à tous, ici, on fait du sur mesure si on veut que l’habitude reste utilisée dans la durée. On ne tente pas de se forcer à utiliser tel ou tel outil.
J’ai trouvé très pratique, sur la base de ma pratique personnelle, d’attribuer des couleurs aux différents types d’événements. Tous les gestionnaires d’agenda proposent cette fonctionnalité je pense. L’avantage est qu’avec l’habitude, un simple coup d’oeil à la page d’une seule semaine va immédiatement vous indiquer ce qu’il y a dedans, sans vous demander de passer en revue chaque entrée. Je vous propose les catégories suivantes, libre à vous de prendre ce qui vous convient et d’en ajouter d’autres. N’en créez quand même pas trop si vous ne voulez pas vous y perdre
- temps perso ( dej, méditation par ex)
- mails
- call
- visioconférences
- travail seul / travail intense
- réunions physiques
- trajets ( ex : trajets quotidiens, trajets pour se rendre à la gare, à l’aéroport) vous n’êtes pas dispo pour le boulot
- déplacements ( trains , avions), vous pouvez effectuer certaines tâches.
- sport / activités
- routines perso ( matin / soir)
- temps en famille
- temps en couple
- temps dispo ( optionnel ou bien vide)
Si vous utilisez un agenda papier, vous pouvez aussi utiliser les couleurs soit pour écrire les événements et aussi pour hachurer les périodes. C’est un peu moins pratique si vous souhaitez déplacer un événement ultérieurement.
3/ Remplir l’agenda :
On met tout ce qu’on a comme éléments prévus et prévisibles, avec les bonnes couleurs et pour ceux qui utilisent un agenda digital, pensez à utiliser les fonctions de répétitions.
Pour les réunions récurrentes : prévoir à l’avance, des blocs de temps pour les préparer. Comme elles sont répétitives, vous devez déjà savoir combien de temps il vous faut pour les préparer, en fonction de la disponibilités des éléments par exemple. Utiliser une couleur ” travail seul” par exemple et prévoyez la préparation de ces réunions, même s’il s’agit de 30 min. Idem si c’est vous qui avez la charge de faire le compte rendu, il vous faudra prévoir le temps pour le faire si vous ne le faites pas en live pendant la réunion.
Pour les déplacements : j’ai fait une distinction entre les temps de trajets et les déplacements. Pour moi, pendant les trajets je ne suis pas disponible, on ne téléphone pas en conduisant, on ne fait pas un call quand le métro. donc on prévoit ce temps dans son agenda. Il n’y a rien de plus agaçant que la personne qui est incapable de gérer son agenda et qui participe à une visio, uniquement par téléphone parce qu’elle est en voiture, avec les problèmes de bruit, de coupures, dont on ne comprend pas un mot sur 2… bref je suis certaine que vous avez déjà tous expérimentés ce genre de boulets. Sans parler du danger que la personne prend. Donc on n’est pas dispo et on le met dans son agenda.
Pourquoi ? toujours le même problème. De nos jours la plupart d’entre nous sommes contraints de partager les entrées de nos agendas avec tout ou partie des membres de notre organisation. Résultat, les collègues utilisent les outils qui leur permettent de trouver le slot idéal pour tout le monde, ce qui est particulièrement pratique. Enfin, tant qu’on a pas un boulet, qui n’utilise pas son agenda, le verrouille toute l’année, ou bien n’indique pas les périodes où il n’est pas disponible. Passons…
Une précision, quand on saisit les différents éléments, on n’oublie pas de préciser que nous ne sommes pas disponibles.
On va aussi créer des blocs de temps de travail intense. ceux sont des blocs de temps pendant lesquels on ne souhaite pas être déranger et pendant lesquels on va travailler sur le sujet du moment.
Et on n’a pas besoin de connaitre à l’avance avec précision sur quoi on va travailler, on prévoit juste un bloc de temps, d’au moins 2 heures, qui nous permettra le moment venu d’être tout à fait disponible pour prendre en charge une étude confiée par notre chef adoré à la dernière minute. Pour les indépendants, on peut allouer ces blocs de temps à des tâches spécifiques, en créant en même temps sa semaine idéale.
Par exemple, un bloc de temps pour faire son administratif, un autre pour la communication et le marketing, plusieurs grands blocs que l’on va dévouer à nos clients par exemple. On peut tout à fait se dire que le lundi matin, on le réserve à sa revue hebdomadaire ( on en parle plus loin), et puis que le lundi après midi, est dédié à la création de contenus / promotions .
Et le lendemain matin, c’est la prospection. Le vendredi, la revue des indicateurs de la semaine, l’administratif, un autre bloc pour la vision stratégique et le développement de l’offre par exemple.
L’idée est de ne pas mettre de côté des tâches que nous n’aimons pas forcément, mais qu’il faut quand même faire et de ne pas passer tout le temps sur des tâches que nous aimons faire, mais qui pourrait peut être faites plus rapidement. Ca permet aussi de se mettre soi même des deadlines et de lutter efficaces contre son perfectionnisme. En se disant que je travaille 1 heure sur mes offres clients et c’est ok. A personnaliser et à appliquer de suite.
Cette option de semaine idéale peut aussi s’appliquer lorsqu’on est salarié, en fonction de votre degré d’autonomie.
Cette semaine idéale, est un idéal, cela ne veut pas dire que toutes les semaines seront un copier / coller de cette semaine, mais on va tenter de s’y référer. On est bien d’accord, que si vous avez un prospect qui est uniquement dispo le lundi à 14.00, vous n’allez pas rater une vente parce que c’est votre heure de marketing !On peut aussi avoir plusieurs semaines idéales. Dans certaines fonctions, il y a des récurrences très fortes, et donc il est possible de créer des semaines idéales, pratiquement pour chaque semaine d’un mois. A vous de voir ce qui vous convient le mieux.
- On va aussi prévoir du temps libre dans nos journées pour faire face aux imprévus et nous donner de la flexibilité en cas de retard, une réunion qui s’éternise etc. Je conseille au moins 1 heure par jour, à adapter en fonction de votre travail. Là encore, il peut y avoir un phénomène de saisonnalité à prendre en compte.
Par exemple, dans les industries où les fins de mois ou de trimestres sont particulièrement intenses, on mettra peut être plus de périodes dispo pour les urgences, et on va peut être supprimer le bloc de temps sur la vision stratégique.
- A ne surtout pas oublier, prévoir des pauses, plusieurs fois par jour, pour soufler, bouger, changer d’environnement quelques minutes, C’est essentiel au bien être.
Les plages de temps disponibles vont permettre aux autres de les utiliser pour les invitations à leurs réunions, et aussi à vous pour gérer toutes demandes urgentes qui ne peuvent pas être couvertes autrement.
Cette méthode, qui à prime abord va vous donner l’impression d’avoir un agenda blindé, va vous permettre réellement de piloter votre temps et comment vous l’allouez , pour les tâches qui comptent le plus, pour mener à bien vos objectifs, accorder du temps à vos collaborateurs.
4/ La revue hebdomadaire
On peut la faire le vendredi apm, le dimanche soir, le lundi matin à votre convenance.Il faut compter une à deux heures en fonction de votre fonction de votre expérience et de votre rapidité d’exécution.
Reprendre ce que nous n’avons pas fait la semaine précédente. Se demander si c’est encore d’actualité et si non, supprimer la tâche concernée. Si oui, la reporter dans votre gestionnaire de tâches de la semaine à venir.
Reprendre les nouvelles tâches arrivées en cours de semaine et les positionner dans votre gestionnaire de tâches pour la semaine en cours ou bien celle suivante. (ce process peut être un peu différent de si vous utiliser un gestionnaire de tâches ou de projets ou une liste manuelle).
En fonction de votre organisations les nouvelles tâches sont soit dans votre outil de gestion de projets / tâches, dans vos mails, sur des listes manuelles. L’idée n’est cependant pas de mettre dans votre agenda chaque petite tâche. Vous allez utiliser vos blocs de temps et ensuite définir à l’aide de votre to-do list ou de votre gestionnaire de tâches ce que vous aller faire durant ces blocs de temps. Je ne conseille pas de reporter chaque tâche car cela prend beaucoup de temps et ce n’est pas utile si vos tâches sont déjà enregistrées dans votre système.
Personnellement je recommande de travailler au minimum sur les 2 prochaines semaines. Mais si vous avez reçu une demande pour une tâche à terminer dans 6 semaines, rien ne vous empêche de prévoir dès à présent les moments où vous allez travailler dessus, et au minimum, une première session de réflexion pour définir, l’ensemble des sous tâches liées à la principale. Ainsi vous pourrez organiser plus facilement la préparation.
C’est une chose à faire absolument toutes les semaines pour ne pas perdre le fil et ne pas se laisser à nouveau submerger. La rapidité des premiers résultats est fonction du nombre de tâches que vous avez aujourd’hui en attente et aussi du taux de remplissage actuel de votre agenda. Même si au cours des premières semaines, cela vous semble un peu bancal, persistez. Petit à petit vous allez récupérer une plus grande visibilité sur votre agenda et sur ce que vous faites de votre temps.
5/ Prévenir son entourage
Autre conseil, prévenez vos collaborateurs de votre méthode de travail et particulièrement du fait que vous ne souhaitez pas être dérangé lors de vos périodes de travail intense.
Enfin, accrochez vous à votre organisation. si vous passez du temps à mettre en place cette organisation et que n’importe qui peut vous faire changer d’avis et vous faire modifier votre planning, ce n’est pas la peine de commencer. Il est important de tenir la barre, même si dans les premiers temps cela peut vous paraitre rigide. Rappelez vous que c’est ce cadre qui va ensuite vous permettre de répondre favorablement même à des demandes inattendues, qui vous permettra aussi de respecter les délais annoncés avec une très grande fiabilité.
Vos interlocuteurs seront peut être un peu surpris au début que vous ne vous exécutiez pas de suite, quitte à abandonner vos sujets à vous. Mais quand vous leur répondrez que ce sera prêt tel jour à telle heure et que vous respecterez cet engagement, ils prendront confiance et surtout prendront aussi l’habitude de vous demander des choses avec un petit délai. Il est important “d’éduquer” en quelque sorte les demandeurs, au moins ceux qui peuvent l’être. Et cela marche aussi très bien quand il s’agit de clients ou de votre supérieur hiérarchique.
En rapport avec cet épisode, vous pourriez trouver des informations complémentaires dans les épisodes suivants :
- Interview de Delphine boileau Terrien PVY 004
- La revue hebdomadaire PVY56
- Toute la série sur GTD PVY 108 à 114
- Le travail par Batch PVY 76
- Time blocking PVY 81
- Le rythme dans la peau PVY 50
- Savoir dire NON PVY 53 et 54
- ça plane pour moi PVY 80
- Deep work PVY 115
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