Ca Plane pour moi, et Vous ? PVY80

Aujourd’hui nous allons poursuivre notre découverte du dictionnaire de la productivité et nous allons parler du planning et de la planification.

On se réfugie souvent derrière “je n’ai pas le temps”, alors que si on veut réellement faire quelque chose, on peut trouver le temps.
Pourtant il y a un lien direct entre le temps passé sur quelque chose et le succès que l’on peut avoir dans cette activité. Pour le temps c’est la même chose.

Dans les étapes ci dessous, nous allons voir ensemble comment se ré-approprier son temps et l’utiliser à bon escient.

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Déterminez ce qui est important, l’essentiel

Avant de planifier, nous allons commencer par déterminer ce que nous avons à faire, avec quelle priorité et à identifier s’il y a des choses qui peuvent nous faire perdre du temps, comme :

TV
Les média sociaux
La gestion permanente des email
Les chats et forums
Les choses que l’on fait par “convenance” ou pour faire plaisir

Toutes ces choses qui nous empêche de gérer ce qui est réellement important pour nous.

Donc vous établissez la liste des choses essentielles que vous souhaitez faire de vos semaines, mois, années. Quels sont vos objectifs, vos projets.

Vous pouvez partir de vos objectifs annuels, d’un travail avec un coach, ou bien de votre travail de développement personnel qui vous aide à vous recentrer sur l’essentiel.

Faire le bilan du temps passé

Pour faire une bonne planification de vos semaines, vous pouvez démarrer en faisant un enregistrement de tout ce que vous faites dans une semaine. C’est aussi très utile à faire quand on se sent totalement débordé. On fait un bilan de la façon dont on dépense son temps.
Nous avons tous 168 heures par semaine, il faut retrancher :

Les heures de sommeil
Les heures de trajet pour aller au travail
Les heures passées au travail
Les heures passées à faire du sport, pour les hobbies
Les heures consacrées aux repas
Le temps passé avec votre famille, enfants, amis

À la fin vous avez une vision assez précise de la façon dont votre temps est réparti dans une semaine, et vous pouvez aussi vous rendre compte s’il y a des déséquilibres évidents, s’il y a des activités qui apportent peu de valeur, voire aucune valeur, et qui prennent beaucoup de temps, comme regarder la TV.
Il est très probable qu’à la lecture de votre bilan du temps passé, vous vous rendiez compte que vous auriez tout à fait assez de temps à consacrer à un projet personnel que vous repoussez faute de temps, une passion que vous souhaiteriez développer.
Cet exercice devrait vous donner la motivation et la conviction qu’il y a de l’espoir d’améliorer la situation.
Si vous vous rendez compte qu’il y a un problème dans la façon dont vous disposez de votre temps, alors vous avez tout en main pour arranger la situation. Il est toujours plus facile de s’améliorer dans un domaine, quand on a pris le temps de mesurer, d’évaluer la situation de départ, de mettre en place des actions et ensuite d’en assurer un suivi régulier.

Vous pouvez aussi affiner votre étude de la façon dont vous travaillez tout au long de la journée de travail, en utilisant des applications spécialisées. Il y a par exemple une application, qui, une fois paramétrée, tourne en tâche de fond et évite ainsi que vous enregistriez manuellement toutes les activités de votre journée, chose qui peut être complexe, pénible voire même peut fiable, si on le fait après coup.
Lien vers Timing App. ( il y a d’autres applications qui nécessitent des saisies manuelles : rescue Time, Harvest, toggl et bien d’autres)

Une fois cette phase de bilan réalisée, vous êtes prêt passer à la planification de votre semaine et même à définir une semaine idéale, avec des blocs de temps alloués à chacune des activités, obligatoires, nécessaires, ou optionnelles.

Et pour les entrepreneurs, vous pouvez même, sur votre période de travail, définir des activités par jour, comme un jour pour les activités de vente, la marketing, la gestion administrative et même à l’intérieur d’une journée, en fonction de votre rythme personnel, définir des périodes de temps où vous êtes plus créatifs, plus orientés sur les détails et les tâches complexes etc. (Réécouter le podcast avec Delphine Boileau Terrien)

Définir avec intention l’utilisation de son temps

Décider intentionnellement de ce que l’on va faire de son budget temps hebdomadaire.
Le temps est ce que nous avons de plus précieux et savoir comment nous le dépensons est essentiel.
C’est un peu comme gérer un budget, on définit à l’avance où l’argent va aller, comment il va être dépensé. Si vous voulez vous constituer des économies pour un voyage ou pour les études de vos enfants, si vous ne mettez pas de l’argent de côté intentionnellement tous les mois dès la réception de votre paie, mais que vous attendez la fin du mois pour voir ce qui reste, il y a peu de chances que votre tirelire augmente rapidement.

Le principe est exactement le même avec votre temps, il faut décider, intentionnellement comment il va être dépensé, y compris pour le temps libre, afin d’en faire un moment profitable et ne pas finir à passer tout son temps libre avachi sur le divan à binge watcher des tas de séries, sans aucun intérêt.

Tout écrire dans son agenda.

Tout doit apparaître dans votre calendrier, tout ce qui n’est pas mis dans votre agenda, a assez peu de chance de se produire. Donc on met tout dans son agenda, qu’il soit digital ou papier.

Visualiser son année

Personnellement, j’utilise différents niveaux de calendrier.
J’ai un très grand calendrier annuel mural, avec une surface effaçable avec un marqueur à tableau blanc. Cela me permet d’avoir une vue d’ensemble sur une année entière car je ne parviens pas à me rendre compte du temps et des grands pavés juste en regardant un calendrier mensuel. En effet, mettre d’avance sur mon grand calendrier, les périodes de vacances, les voyages ou déplacements prévus, les événements familiaux, indiquer les dates de sortie de mes prochains podcasts etc me permet de jauger le rythme de mes semaines.

IMG_1191 - Productiv' You! — calendrier NeuYear

Et ainsi, si je dois prendre des engagements qui vont me demander beaucoup de temps, je vais chercher à les positionner dans les semaines ou mois qui ne sont pas trop chargés “visuellement”. Et ça, je ne parvenais pas à le faire avec un calendrier digital ou bien avec un petit calendrier annuel dans lequel je ne pouvais écrire que très peu d’informations. Ce calendrier prend effectivement de la place, mais avec ses grandes boites par jour, c’est devenu pour moi un outil réellement indispensable. J’utilise une version académique, c’est à dire qu’il va de juillet à juin et non pas de janvier à décembre. Ce format me convient mieux, car en ce qui me concerne, j’observe un ralentissement d’activité en été et pas en hiver et donc ce format est plus adapté.

Par ailleurs pour mes objectifs personnels, je suis dans une démarche continuelle de 12 semaines, et donc le début d’année n’a pas d’importance pour mon développement et mes buts à atteindre.

La semaine Idéale

Donc une fois l’année définie, et même si cela évolue, bien évidemment, je vais utiliser ensuite un calendrier digital pour le détail de chaque journée, mes rendez vous etc. Et pour cette étape, je conseille de directement passer au niveau de la semaine. J’ai défini une semaine idéale et je vous encourage tous à le faire, tout spécialement si vous êtes entrepreneurs, solopreneurs, artisans et que vous avez une certaine flexibilité sur l’organisation de vos journées. C’est plus difficile dans le monde corporate, car même si de votre côté vous organisez votre agenda en fonction de vos rythmes, et en fonction de thématiques précises il peut arriver que vos collaborateurs et surtout votre management fassent valser tout cela pour que leurs demandes soient satisfaites indépendamment de la façon dont vous souhaitez travailler.

Néanmoins tout ce que vous pourrez faire dans ce sens va vous aider à rythmer vos semaines et ainsi vous permettre de ne pas laisser de côté des tâches que vous n’aimez pas faire, votre compta, vos notes de frais par exemple. Tout ce que vous devez faire dans une semaine sera prévu d’avance. Cela vous apportera de la visibilité et contrairement à ce que vous pourriez penser, cela vous donnera de la flexibilité, la flexibilité d’échanger une activité contre une autre en cas d’urgence sans pour cela négliger un des blocs de temps au profit d’un autre.

Pour vous aider à créer cette semaine idéale, commencez par planifier vos tâches essentielles, vos projets essentiels, “les grosses pierres” de votre vie, et tout particulièrement celles se référant à votre famille, vos enfants ou vos relations. C’est la seule façon de vous assurez d’être présent au récital du petit dernier, à une compétition de votre ainé etc . Idem pour les diners en tête à tête avec votre moitié, vos vacances, les weeks ends prévus etc.
Prévoyez ensuite des blocs de temps pour des tâches complexes, nécessitant un haut degré de concentration, de préférence durant votre phase la plus efficace de la journée. ( vous pouvez retrouvez le podcast sur les rythmes de travail).

Si vous le faites sur plusieurs semaines d’avance, vous n’ aurez peut être pas encore le sujet précis qui va être traité pendant cette période, mais au moins ce sera prévu dans votre agenda et le moment venu, lorsque vous ferez votre revue hebdomadaire (relire l’article sur la revue hebdo), il y aura de la place pour ces tâches prioritaires dans votre agenda, même s’il s’agit d’une période de plusieurs heures dans votre semaine.
Gardez à l’esprit qu’il est de votre responsabilité de vous “battre” pour votre agenda, pour maintenir votre rythme, car personne mieux que vous ne sait quand vous êtes le plus performant, quelles sont vos priorités etc.

Votre agenda ne doit pas s’arrêter aux heures de bureau, mais dans votre semaine idéale, vous devez intégrer le temps alloué à votre développement personnel, vos routines du matin ou du soir, vos projets personnels quels qu’ils soient. C’est une bonne façon de limiter le risque d’échouer sur votre sofa en entrant du bureau et de ne plus en sortir avant l’heure du coucher, voire de vous endormir devant la TV.
Tout particulièrement si vous vous êtes fixés un objectif comme de lire 15 minutes par jour, ou faire du sport, ou jouer 20 minutes avec vos enfants, il y a beaucoup plus de chance que cela arrive si c’est prévu que si cela ne l’est pas.
En ce qui me concerne, j’ai une semaine idéale pour mes soirées, que j’imprime et qui se trouve sur un tableau magnétique dans la cuisine. Je ne peux pas le louper car je passe devant plusieurs fois par jour. Cela ne concerne que 2 heures de mes soirées, mais cela m’aide à rester dans les rails et à ne pas trop procrastiner.

Ce planning n’est pas permanent sur une année, il change au fur et à mesure de mes objectifs. En ce moment je dois travailler régulièrement à l’organisation de la conférence Organis’Elles, c’est donc dans mes tâches du soir. Une fois que cette conférence sera terminée, j’aurais probablement un autre objectif ou projet qui prendra sa place. Cela doit cela aussi intégrer la planification de vos objectifs trimestriels.
Ne soyez pas trop optimiste non plus, les urgences et imprévus se produisent dans votre vie pro et perso, laissez vous donc des marges de manœuvre, et même si vous ne prévoyez qu’une seule chose dans votre agenda du soir, comme jouer 20 minutes avec vos enfants et que vous le faites réellement, c’est une victoire.

Je ne vous dis pas de remplir vos soirées comme une journée de travail. Cela peut arriver si vous avez beaucoup à faire, mais le mieux c’est quand même de garder du temps dans vos soirées pour vous reposer, vous détendre, vider votre cerveau, discuter avec votre conjoint aussi !
Et pour le week end, c’est la même chose, vous pouvez retrouver mon article sur les week end productifs. Se reposer pendant les week end, ce n’est pas que “binge-watcher” 10 heures de séries, c’est aussi prendre soin de votre corps, votre esprit, votre famille, vos relations amicales etc. Et encore une fois, si c’est dans votre agenda, il y plus de chance que cela se produise !

Alors, ça plane pour vous ?

Résumé des étapes :

Définir ce qui est essentiel
Faire le bilan de votre utilisation actuelle de votre temps
Planifiez les grands éléments sur une année
Etablir une semaine idéale, soirées et week end compris
Toutes les semaines, planifiez vos priorités et tâches en fonction de votre semaine idéale.

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