Dans les 5 précédentes étapes de la méthode GTD, nous avons vu comment reprendre notre vie en main, comment reprendre le contrôle. Ces étapes nous ont permis de faire le tri et d’éviter ce qui nous distrait au quotidien, de faire ce que nous avons à faire.
A présent la question qui vient à l’esprit est : Où devez vous placer votre attention ? Les 6 horizons vont nous aider à évaluer les tâches et leur priorité, et à choisir précisément où placer notre attention à chaque moment.
Prenons 2 exemples : comment vous sentez vous lorsque ce sont les autres, votre conjoint, votre patron qui vous disent quoi faire ? Est ce que cela vous ennuie, vous rend heureux, frustré, créatif ? A l’opposé, comment vous sentez vous quand vous faites vos propres choix, prenez vos propres décisions, et faites des activités qui sont importantes pour vous ? Vous reconnaitrez aisément que les sentiments entre les 2 situations sont bien différents.
Se sentir libre et indépendant, dépend très largement de votre capacité à manager votre attention, vous capacité à prendre de la hauteur, à mettre les choses en perspective. Nous allons parler aujourd’hui les 6 horizons de la méthode GTD, aussi appelé les niveaux d’attention ou niveaux de focus. Ces niveaux de focus vont nous permettre de capturer, clarifier et manager notre attention et notre perspective dans la durée.
Il existe deux manières de penser à la planification et à la focalisation, il s’agit de la planification horizontale et verticale. La planification horizontale concerne les tâches et la gestion granulaire de notre vie quotidienne. C’est ce à quoi la plupart des gens pensent lorsqu’ils pensent à la méthodologie de gestion des tâches ou à la gestion des tâches en général. La planification verticale a plus à voir avec l’approche descendante ou stratégique de la gestion de notre temps basée sur nos objectifs à court et à long terme. La planification verticale associe toutes nos tâches et projets à un objectif supérieur et nous aide à rester connectés à notre pourquoi.
Pour ce qui est de la planification verticale, il existe six horizons de focalisation, rendus populaires par David Allen, auteur de The Getting Things Done. On peut prendre 2 analogies pour expliquer ces niveaux.
Dans la première, vous prenez votre tablette ou votre téléphone et vous allez sur google maps. De là, vous pouvez passer de la vue du globe terrestre, à la vue de la rue dans laquelle vous vivez en quelques mouvements de doigts. Vous habitez à Paris, vous voulez allez passer vos vacances en Ecosse, vous dé-zoomez jusqu’à voir les iles britanniques, vous bouger à haute altitude jusqu’à trouver l’écosse, vous voulez aller visiter Edimbourg, alors vous zoomez progressivement, jusqu’à voir les rues, les places, voir la façade de l’hôtel que vous avez choisi. En fonction de la puissance du zoom, vous avez accès à un niveau de détail différent.
L’autre analogie c’est comme si vous voyagiez dans un avion. Lorsque l’avion monte en altitude, votre perspective change. Les choses semblent bien différentes de la piste que de 50 000 pieds. Au fur et à mesure de votre ascension, les différents horizons offrent différentes façons de voir tout ce que vous devez faire. Ces différents horizons vous aident à avoir une vue d’ensemble de la façon dont vos projets et tâches quotidiennes vous aident réellement à aller de l’avant et à atteindre vos grands objectifs.
Quelque soit l’analogie que vous préférez, le résultat est le même. Vous alternez entre des visions de très haut, jusqu’à descendre jusqu’au niveau du sol, et vous remontez à un niveau intermédiaire etc en fonction de ce que vous avez besoin de faire. Nous allons décomposer les niveaux, un à un. On va partir de tout en haut:
50 000 pieds – Le but
C’est le niveau de 50 000 pieds, ou votre but de la vie. C’est le niveau où se pose la question « POURQUOI? » C’est là que vous posez des questions telles que, quelles est la raison pour laquelle je suis ici sur cette planète? Qu’est-ce que je suis censé faire de ma vie? C’est l’ultime grande discussion. Par exemple, l’emploi que vous occupez actuellement est-il celui que vous souhaitez? Est-ce le style de vie que vous voulez? Travaillez-vous dans le cadre de vos valeurs? Pourquoi l’organisation existe-t-elle? Savoir quel est son but ou quel est le but de votre entreprise vous permettra de faire les choix en rapport avec ce but.
40 000 Pieds – La vision
Le suivant est le niveau de 40 000 pieds, ou vos objectifs de trois à cinq ans, c’est à dire le niveau de la vision. Ces objectifs vous aideront à définir votre direction personnelle et professionnelle. C’est là que vous pourriez poser des questions telles que: où va ma société dans trois ou cinq ans? Comment cela affectera-t-il la portée et l’échelle de mon travail, de mon département ou de ma division? Quels facteurs externes tels que la technologie influencent ou conduisent ces changements? Comment la définition et la relation avec mes clients vont-elles évoluer? Qu’est ce que je souhaite donner comme image d émoi à mes enfants, à mon entourage ? Comment je me vois dans 3 ou 5 ans ? Penser à ce niveau fait invariablement apparaître certains projets à définir et de nouvelles étapes d’action pour les faire avancer.
30 000 pieds – Les objectifs
Vient ensuite le niveau de 30 000 pieds, ou vos résultats souhaités dans les six mois à un an. Nous sommes au niveau des objectifs. C’est là que vous posez des questions telles que : où va mon travail? À quoi ressemblera mon rôle actuel dans 12 à 18 mois en fonction de mes objectifs et de l’orientation des changements à ce niveau? Beaucoup de gens ne font pas ce pour quoi ils ont été embauchés. Les descriptions de travail actuelles sont des cibles mouvantes. Vous pouvez changer personnellement ce que vous faites, compte tenu de vos objectifs personnels. Et le travail lui-même sera peut-être un peu différent du fait de la nature changeante des attentes au niveau du département ou de la division. Obtenir la clarté à ce niveau, crée toujours de nouveaux projets et actions. A ce niveau, on fixe nos objectifs pour l’année par exemple, au niveau professionnel et personnel. Pour ceux qui prennent de « bonnes résolutions » en début d’année, c’est à ce niveau là que cela se passe. Et si vous avez lu le ebook qui étaient disponibles pendant quelques années sur le site Productiv’you, vous savez que les éléments et projets élaborés à ce niveau découlent naturellement le votre but et de votre vision de vous, de votre vie personnelle, de vos ambitions professionnelles .
20 000 pied – les domaines de responsabilité
Le niveau suivant est le niveau de 20 000 pieds, ou vos domaines de responsabilité. À ce niveau, vous commencez à poser des questions telles que: quel est mon travail? Il y a généralement quatre à sept domaines de responsabilité principaux qui dirigent vos projets et pour lesquels vous serez au moins implicitement tenu pour responsable des résultats, comme par exemple, les ventes, l’administratif, les finances, les opérations, la qualité, le service client, gestion du personnel… Avec une compréhension claire de ce que sont ces domaines de responsabilité et de ce que vous faites et ne faites pas à leur sujet, il est probable que de nouveaux projets seront créés à ce niveau et que d’autres seront éliminés. Vos domaines de responsabilités ne se limitent pas au bureau bien évidemment, vous avez aussi des domaines de responsabilités tel que père, épouse, enfant, coach, la santé, les finances etc … Généralement les domaines de responsabilité apparaissent dans une description de poste, une liste d’intérêts personnels ou un organigramme. c’est dans ce niveau que certains projets importants vous naitre comme : S’organiser pour passer plus de temps avec ses enfants se renseigner pour reprendre des études établir un programme d’activité physique
10 000 Pieds – Les projets
Vient ensuite le niveau de 10 000 pieds, ou vos projets à court terme. Cela inclut toutes les choses que vous avez pris l’engagement de terminer et qui nécessitent plusieurs étapes pour être complétées. A ce niveau on se demande « qu’est ce que je dois achever? » Ce sont ces boucles ouvertes qui créent la plupart de vos actions. Ces projets peuvent inclure n’importe quoi, planifier une fête d’anniversaire pour votre épouse, organiser vos vacances, compléter un projet professionnel. Encore une fois, selon David Allen, la plupart des gens ont entre 30 et 100 de ces projets à court terme qui sont regroupés dans votre liste de projets. Si vous deviez définir complètement et avec précision tout ce qui est sur cette liste, cela générerait sans aucun doute beaucoup plus d’actions différentes de celles que vous avez identifiées actuellement au niveau de la piste. Dans ce niveau, nous avons, lors de la mise en place de notre organisation GTD, ajoutez tout un tas d’éléments, de projets à réaliser, à plus ou moins long terme.
La piste – Les actions
Le premier est le niveau de piste ou vos prochaines actions. Il s’agit du rez-de-chaussée et comprend un grand nombre d’actions et d’informations que vous devez actuellement organiser et trier, notamment des courriels, des appels, des mémos, des courses à faire, des choses à lire, des choses à classer, des sujets à aborder avec votre équipe, etc. La plupart des gens ont beaucoup de choses qui entrent dans cette catégorie. Selon David Allen, si vous n’aviez plus d’entrées dans votre vie, cela vous prendra probablement entre 300 et 500 heures pour terminer tout ce que vous avez au niveau de 0, au niveau de la piste. Obtenir un inventaire complet et à jour des prochaines actions requises est un exploit. Mais c’est aussi seulement le point de départ. C’est de ce niveau dont nous avons beaucoup parlé lors des précédents épisodes, c’est ce niveau qui doit être remis à jour quotidiennement pour que notre système soit efficace. Nous allons utiliser ces niveaux dans notre planification au quotidien. Si vous vous sentez bloqués, que vous êtes face à un problème ou à un choix difficile, et que vous avez besoin d’y voir plus clair, alors il faut dé-zoomer et prendre de la hauteur. Si vous pensez savoir où aller mais que vous avez du mal à mettre vos idées en marche ou que vous ne récoltez pas les résultats que vous espériez, alors il vous faudra certainement descendre au niveau 0 pour vous permettre de traduire vos idées en actions Les niveaux d’attention peuvent être ajoutés à votre revue hebdomadaire, car cela vous permettra de garder aligner les 6 niveaux, et aussi à identifier des éléments entrants qui finalement n’ont rien à faire dans votre système, car non alignés avec votre but, votre vision, vos objectifs, vos zones d’attention, vos projets et vos actions.
La planification
A présent que nous avons connaissance de ces niveaux, nous allons les intégrer dans notre planification. En effet, lorsque l’on se lance dans un projet, une idée, grande ou petite, on passe généralement par 5 étapes :
- Définir le but,
- Collecter les principes et les règles ou consignes à respecter
- Visualiser le résultat
- Réfléchir sur le sujet, brainstormer
- Organiser
- Identifier les prochaines actions
Cela doit vous rappeler ce que nous venons tout juste de voir ensemble n’est ce pas ? Prenons le cas d’une doctorante qui doit rendre sa thèse.
En premier, elle va définir le but, pourquoi est ce qu’elle fait ce qu’elle fait ? Elle va réfléchir au règles et standards à respecter pour établir sa thèse dans les règles de l’art. Ensuite elle va définir sa vision, ce qu’elle veut produire, le résultat qu’elle entend obtenir, qu’est ce que signifie pour elle la réussite de ce projet, quels sont ses critères de succès. Puis elle va commencer à réfléchir, faire un brainstorming sur le sujet de sa thèse. Elle va lister des grandes étapes, comme trouver les livres, les émissions, des interviews des vidéos qui vont lui fournir de la maitre. Faire des recherches sur internet Trouver des personnes à interviewer, Prendre conseil auprès de mon maitre de thèse Planifier des séances de travail dans son agenda, Trouver une personne qui relira son travail et pourra lui faire un retour contructif pour qu’elle puisse rendre un document abouti etc etc. Avec la liste issue de ce travail de réflexion, elle va ensuite passer à l’étape d’organisation, en décrivant et dans un ordre bien précis chaque composant de son projet. Elle pourra aussi définir des catégories : comme tout ce qui rentre dans le groupe »recherche », tout ce qui rentre dans le groupe « rédaction » et enfin la partie édition de son travail. Et ensuite il lui faudra passer à l’action, en définissant qu’elle est la/les toutes premières actions à réaliser pour démarrer son travail.
On pourra utiliser ce procéder de planification, avec des outils de mind mapping, des post it sur un mur ou tableau, un tableau blanc. On va pouvoir utiliser cette technique pour avancer efficacement et rapidement dans les domaines personnels et professionnel.
Si vous utilisez ces différents horizons dans votre processus de gestion de projet, vous pourrez obtenir un tableau beaucoup plus complet de toutes vos tâches et projets. En allant au delà et légèrement en dehors de votre travail quotidien, vous obtiendrez une perspective différente qui vous permettra de voir les choses plus clairement. Lorsque vous faites cela régulièrement, vous constaterez que les problèmes avec lesquels vous étiez coincés deviennent rapidement plus simples et que les solutions deviennent claires lorsque vous vous assurez que vos travaux sont conformes à vos objectifs à court ou long terme et à votre but.
