La cinquième étape consiste à s’engager ou simplement faire le travail. Maintenant, cette étape semble simple et elle le sera si vous avez configuré votre système correctement. Si vous êtes au fait de vos tâches et que vous savez ce dont vous avez besoin chaque jour, il est facile de simplement afficher votre liste et d’exécuter le plan.
Les personnes les plus productives sont celles qui, soit la veille au soir, soit au petit matin, s’assoient avec leur liste de tâches et identifient les principales tâches à accomplir ce jour-là. Ensuite, elles passent le reste de la journée à exécuter le plan. Cela ne fonctionne cependant que si vous suivez les quatre premières étapes et que vous pouvez vraiment avoir confiance que tout ce que vous devez faire est sur votre liste.
Décider sur quoi travailler peut être simple – cela ne doit pas être stressant. GTD peut vous aider à prendre une décision rapidement et facilement.Une fois que tout le système est en place et revu, vous pouvez passer à l’étape ultime, à l’objectif de toute la méthode – accomplir des tâches. Choisissez une tâche qui vous rapproche de vos objectifs, terminez-la et recommencez le processus.
Voici quatre critères pour prendre la décision:
1. Le contexte
En fonction de votre emplacement actuel et des outils à votre disposition, quelles actions pouvez-vous effectuer? Inutile de regarder le travail que vous devez faire au bureau si vous êtes à la maison.Si vous avez configuré vos prochaines listes d’actions, examinez la liste que vous avez créée pour le contexte dans lequel vous vous trouvez. Cela vous indiquera les actions qu’il est possible de réaliser maintenant.
Quelques exemples de contextes dont nous avons déjà parlé : la maison, le bureau, les déplacements, en voiture, sur l’ordinateur … Mais cela peut aussi être des contextes comme : au centre commercial, au marché etc. En ayant des listes bien précises avec les différents lieux, vous irez droit au but et n’aurez pas à réfléchir à ce que vous avez à faire dans tel au tel contexte.
En y réfléchissant à l’avance, vous pouvez ainsi gagner du temps et utiliser efficacement le temps disponible. Par ailleurs, cela pourra aussi vous aider dans certains cas à vous organiser pour permettre qu’une tâche que vous faites normalement dans un contexte précis mais qui devient urgente, puisse être accomplie dans un autre contexte.
Un exemple : vous avez une présentation à faire et généralement vous préférez le faire à votre bureau, car vous devez considérer de nombreux documents, de nombreux fichiers et le faire avec vos 2 grands écrans fixes à votre bureau est plus simple et efficace que le faire sur votre petit écran de portable dans le train ou l’avion. Mais voilà, suite à une urgence, vous n’avez d’autre choix que de le faire dans l’avion.
Vous pouvez alors vous organiser pour vous assurer que tout le matériel nécessaire est disponible hors ligne sur votre portable, voire imprimer certains documents pour faciliter la réalisation de la tâche dans les transports en commun. Cela n’est possible facilement que si vous avez une liste bien à jour de vos prochaines actions, et que vous la consultez régulièrement pour l’ajuster à votre contexte.
2 . Le Temps
Contrairement aux idées communes, on ne gère pas le temps. Nous avons tous 168 heures par semaine pour mener à bien notre vie. Il n’y a pas de gens qui gèrent mieux le temps que les autres, car nous n’avons aucun pouvoir sur le temps. Par contre, nous avons le pouvoir de décision sur comment nous allons utiliser ce temps.
Une fois que vous avez l’inventaire de ce que vous avez à faire, pensez au temps dont vous disposez. Ne commencez pas un rapport de 30 minutes s’il vous reste 10 minutes avant votre prochaine réunion. En fonction du temps disponible, un rapide coup d’oeil à votre liste de tâche doit vous permettre de choisir l’action qui va être réalisable dans ce laps de temps. Vous pouvez aussi, au moment de la rédaction de votre liste de tâches, indiquer le temps qui sera nécessaire, ou bien, si vous être d’un naturel perfectionniste, indiquer le temps maximum que vous souhaitez consacrer à cette tâche.
Depuis quelques années j’utilise un bullet journal pour les tâches à faire durant mes week end. Je me suis rendue compte que j’avais beaucoup plus tendance à surévaluer tout ce que je pouvais faire dans un week end. En effet alors qu’au bureau je remplis mes journées dans mon agenda, et je vois donc immédiatement le temps restant, à la maison je n’utilise que très rarement une planification sur l’agenda le week end, hormis pour les rendez vous. Je ne souhaite pas avoir l’impression le week end d’avoir un cadre aussi strict que la semaine.
Je fais donc une liste de tâches, mais elles ne sont pas réalisables dans un ordre fixe, c’est plutôt en fonction du moment. Aussi, j’ai pris l’habitude de faire un petit signe à coté de chaque tache pour évaluer le temps nécessaire. Je dessine un carré, dont chaque coté représente 15 minutes. Une tâche dure15 minutes je dessinais juste un coté, une tâche dure 2 heures, je dessine 2 carrés. Ainsi une fois ma liste du week end établi, je peux rapidement évaluer si cela est réalisable dans le week end ou pas.
Et ainsi, en fonction, du moment, je peux choisir une chose de ma liste avec une certaine durée en étant certaine de pouvoir la mener à bien dans le temps imparti. Au fur et à mesure de mon utilisation et cette technique et de la répétition des tâches, je suis parvenue à faire des listes qui ne sont pas irréalistes et à présent j’ai moins souvent recourt à la technique des carrés du temps.
3. L’ énergie
Est-ce le matin et vous êtes plein d’énergie? Ou venez-vous de sortir d’ une longue réunion et vous êtes épuisé? Tenez-en compte lorsque vous choisissez la tâche sur laquelle vous souhaitez travailler. Ne vous lancez pas dans un projet intense lorsque votre cerveau est tout fatigué et que vous ne pouvez pas penser correctement. Effectuez des tâches banales qui feront avancer le schmilblick, mais ne demandent pas beaucoup d’énergie cérébrale. Repoussez les tâches à haute énergie pour une autre fois.
Ou mieux encore, apprenez à gérer votre niveau d’énergie. Pour plus d’information sur la gestion de votre énergie, je vous encourage à relire ou bien réécouter l’épisode 50 .
L’énergie peut être physique, mentale ou émotionnelle. Ce n’est pas parce que nous nous sentons fatigués que nous ne devons rien faire. Il y a des périodes dans la journée où nous sommes plus ou moins en forme. Et nous pouvons adapter nos efforts en fonction de l’énergie disponible. En ayant conscience de notre énergie disponible selon les périodes de la journée, voire de la semaine, nous pourrons ajuster notre planning pour qu’il corresponde à notre niveau d’énergie.
Avec la connaissance de quand nous sommes à notre meilleur niveau, nous pourrons alors choisir d’utiliser ces périodes de temps pour nous attaquer aux tâches les plus longues et les plus ardues. A l’inverse, quand nous sommes plus fatigués, nous pourrons choisir des tâches qui nécessitent un moindre niveau de concentration ou d’énergie, comme lire des mails, classer des documents, passer des coups de fils etc.
4. Priorité
Quel est le plus important à faire en ce moment? Vous devrez probablement faire confiance à votre intuition ici. Après avoir revu ce sur quoi vous êtes capable de travailler et évalué votre temps et votre énergie, attaquez vous à la tâche à accomplir. Tout en évaluant ce qui est prioritaire, on gardera à l’esprit quelques principes de base de la priorisation : est ce réellement urgent vis à vis de vos propres priorités ?
Parfois en raison d’un haut niveau de priorité, vous devez fait fi de votre niveau d’énergie ou du contexte. Nous irons un peu plus loin dans la notion de priorisation lorsque nous parlerons les 6 niveaux de la méthode GTD.
Tenez compte de ces quatre critères lorsque vous décidez sur quoi travailler ensuite et cela simplifiera l’une des décisions les plus difficiles auxquelles nous sommes confrontés chaque jour: sur quoi dois-je travailler ensuite?
Ensuite, parmi les tâches ou actions à choisir de réaliser dans une journée, il y a toujours 3 types :
- les tâches pré définies
- les tâches non planifiées, comme les urgences qui nous tombent dessus
- la gestion du travail
Les tâches pré définies sont celles qui sont dans nos listes d’actions, celles qui émanent de notre système d’organisation.
Les tâches non planifiées, sont les routines que nous avons tous les jours et qui ne sont pas dans notre calendrier, comme allez prendre un café avec une collègue, discuter avec votre conjoint, aller promener le chien etc. Il y a aussi les urgences, les interruptions qui se présentent dans la journée.
Notre système d’organisation doit nous permettre de décider quoi faire de ces situations de dernières minutes, de nous réorganiser rapidement s’il n’est absolument pas possible de repousser leur traitement ou de le déléguer, tout en pouvant ensuite revenir à notre liste de tâche habituelle. Notre système doit aussi nous permettre de prendre le temps d’aller boire un café avec une amie, sans être eomnubilé par ce qui nous attend ensuite, ou avoir peur d’oublier quelque chose. Il doit nous aider à être plus présent dans l’instant.
De plus, un système efficace doit aussi nous permettre de limiter les urgences, car en étant rigoureux dans la gestion de nos mails, dans le suivi des tâches déléguées, nous avons de bonnes chances de « déminer » en avance des situations difficiles qui pourraient devenir des urgences.
Combien de fois avez-vous vu des collègues abandonner tout ce qu’ils étaient entrain de faire, pour passer de nombreuses heures sur un seul sujet, non pas parce que celui ci était une réelle urgence, mais simplement parce que la travail d’anticipation et de planification n’avait pas été fait en amont ?
Combien de fois avez-vous pesté contre votre boss qui vous demande un slide à faire de suite, pour sa réunion de management de demain matin, alors qu’il a la date dans son agenda depuis 3 mois ?
La gestion du travail : Il s’agit ici des tâches nécessaire pour clarifier le travail à faire et qui fait partie intégrante de votre système d’organisation, comme le traitement de vos boites d’entrées, comme votre boite mail par exemple, et a clarification qui en découle. Ce travail peut semble moins prioritaire que le reste, et cependant il est essentiel pour maintenir votre système bien à jour et opérationnel en tout temps.
Nous avons là les différentes contraintes et considérations à prendre en compte au moment de décider quelles actions entreprendre. Cela peut sembler extrêmement complexe, mais en y réfléchissant bien, tous les jours nous devons prendre en compte des dizaines de paramètres pour décider de différentes choses.
Avec cette identification précise des principales contraintes, une organisation simple et efficace pour savoir quoi faire à chaque instant, il y a de bonnes chances pour que les choix que nous allons faire tous les jours soient les bons pour nous permettre de faire avancer tous nos projets, personnels et professionnels.
Ensuite, il faut rester zen. Vous allez faire de votre mieux pour identifier, clarifier et organiser vos tâches, et ensuite, il faut passer à l’action. Il y a aura forcément des ratés, car nous ne sommes pas infaillibles. Mais l’essentiel c’est d’avancer, de remettre en cause notre organisation pour nous simplifier la vie au maximum et de faire de notre mieux. La méthode GTD c’est comme une carte routière, il faut suivre les étapes, mai son n’a jamais vu une carte routière avec une route unique et toute droite. Il en va de même dans la vie quotidienne. Mais avec une carte, on n’a plus de chance d’atteindre notre destination.
A présent c’est à vous de jouer !
Dans le prochain épisode, nous parlerons des 6 horizons de David Allen, qui vous sera particulièrement utile si vous avez l’habitude de vous fixer des objectifs, si vous avez défini votre plan de vie.
