La revue du système – GTD -PVY 112

revue

Après avoir vu en détail les trois premières phases de la méthode d’organisation GTD, nous allons passer à la phase d’analyse ou de revue de notre système. Contrairement à ce que beaucoup de personnes qui ont commencé à mettre la méthode en place pensent, cette étape est capitale et le système ne peut durer sans elle. Ou plutôt ces étapes car il y en a 3, ou 3 niveaux d’analyse. C’est un peu comme mettre des lunettes 3 D pour observer notre système d’organisation.

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Le 1er niveau, est la revue quotidienne. Puis la revue hebdomadaire et enfin, la mise en perspective, qui ne fait pas partie de l’étape de révision ou d’analyse, mais qui est le 3ème niveau de visualisation de notre système et qui fera l’objet d’un épisode spécifique.Le principe de base pour ces revues est que plus l’échéance d’une chose est proche et plus la fréquence de révision est rapprochée.

Je vais prendre un exemple culinaire. Quand vous mettez un gâteau à cuire et dont vous voulez être sûr d’avoir une belle couleur, vous suivez la recette qui vous donne la durée de cuisson et la température. Mais vous savez que chaque four est différent et que par conséquent il faut être vigilant. Vous enfournez pour 1 heure. Pendant les 45 premières minutes, nous jetez une seule fois un coup d’oeil et dans les 15 minutes suivantes, vous allez regarder plus souvent, et vers la fin, vous êtes pratiquement devant le four pour vous assurer de bien retirer votre gâteau dès que la couleur souhaitée est atteinte.

C’est un peu pareil dans le principe de la revue de notre méthode GTD. Un projet dont la deadline est très éloignée demandera une revue espacée, mensuelle puis hebdomadaire et dans la phase très active, on passera à une revue quotidienne.

La revue quotidienne

Commençons par le premier niveau, la vision quotidienne.Tous les jours nous allons passer en revue 3 éléments de notre système :

  • notre calendrier afin de bien avoir en tête les engagements de la journée et pouvoir être au bon endroit au bon moment. On pourra revoir ce calendrier plusieurs fois dans la journée même, s’il est bien chargé et à minima, le matin en commençant la journée et le soir pour anticiper la préparation de la journée suivante.
  • notre liste des prochaines actions, ou to-do list. On reverra cette liste en premier le matin, afin de décider de ce que nous allons faire dans notre journée, ou bien ce que nous n’allons pas faire, car peut être devrons nous réajuster le planning  en raison de nouveaux éléments, d’urgences etc. Le fait d’avoir des listes de choses à faire bien à jour, nous donne la liberté de pouvoir choisir à un instant t de faire autre chose, de façon délibérée et sans stress, car lorsque nous reviendrons à notre liste, nous reprendrons le court de la journée là où nous en étions, sans crainte d’avoir omis quelque chose au passage.

C’est cet avantage que nous oublions parfois ou bien qui peut sembler contre intuitif dans un système d’organisation. Lorsque nous avons bien tous nos projets, toutes nos listes à jour, avec une excellente visibilité sur nos deadline, cela nous donne une grande liberté de pouvoir réarranger les choses si besoin, de pouvoir avancer ou repousser certains sujets, faire face à un imprévu sans que cela nous mette dans un trop grand embarras sur d’autres projets.

Si vous ne l’avez pas expérimenté vous-même, vous vous dites sans doute que j’ai fumé un truc, ou bien que je vous raconte des histoires. Mais pour ceux qui le vivent déjà, vous savez combien votre organisation qui semble rigide et figée de l’extérieur, vous permet au contraire d’avoir une grande souplesse et de faire face beaucoup plus facilement aux imprévus. 

  • les checklists seront aussi revus de façon quotidienne, notamment toutes celles que vous utilisez pour des activités quotidiennes, comme la liste des choses à préparer le soir pour le lendemain, la liste des choses à emporter le matin, ce que vous devez préparer pour vos enfants, la check-list d’organisation de vos réunions, la liste de ce que vous emportez en déplacement etc etc.

La revue quotidienne prend généralement quelques minutes, sachant que vous ne reverrez quasiment jamais les 3 éléments au même moment dans votre journée.Cette revue permet de contrôler votre quotidien. Même si vous n’êtes pas encore adeptes de la méthode GTD, je pense que vous revoyez à minima votre calendrier et votre todo list chaque jour. Ce n’est donc pas très difficile de se tenir à cette habitude.

La revue hebdomadaire

J’en avais déjà parlé il y a un un peu plus d’un an, cette revue doit être planifiée dans votre agenda, toutes les semaines, si possible au même moment de la semaine, car elle prend en général 2 heures. Si vous ne faites pas la place dans votre agenda pour cette revue, vous ne la ferez pas et si vous ne la faites pas, ou bien si vous ne la faites pas de façon régulière, votre système va très rapidement tomber en ruine, faute d’être  convenablement maintenu.

Il ne sera plus fiable, vous ne lui ferez plus confiance et du coup vous aurez à nouveau tendance à compter uniquement sur votre mémoire pour tout vous souvenir et au final vous retomberez au point 0. Ne pas faire la revue hebdomadaire, c’est un peu comme utiliser un agenda pour noter ces rendez vous, mais ne jamais l’ouvrir pour voir ce qu’il y a dedans. Cette revue a 3 objectifs :

  • être au clair
  • être à jour
  • être créatif.

Etre au clair :

Comme nous l’avons vu dans les phases précédentes nous avons mis en place un système qui nous permet de capturer toutes les nouvelles entrées et ensuite les affecter à un dossier, une liste, un projet etc. Pour certaines de ces entrées, nous ne ferons pas de revue quotidienne, mais juste une revue par semaine. C’est donc là, pendant votre revue hebdomadaire que vous allez traités ces entrées et les affecter là où elles doivent aller.On va aussi en profiter pour faire un nouveau remue méninges, balayage de cerveau ou comme vous voulez l’appeler afin de prendre en compte tout ce qui est arrivé de nouveau dans notre cerveau.

A noter que cette étape peut aussi être faite dès qu’une idée nous arrive, on la note dans un carnet et on la revoie et au cours de la revue hebdomadaire, nous allons la traiter, la clarifier et la ranger au bon endroit de notre système d’organisation. Dans cette phase enfin, nous allons nettoyer toutes nos boites d’entrées qui ont une fréquence de revue hebdomadaire pour les ramener à être vides et prêtes pour une nouvelle semaine.

Etre à jour :

Par ailleurs, au cours de la semaine précédente, il y a pu avoir des changements de priorités dans vos projets, voire même des projets qui ont été abandonnés et d’autres qui sont tombés du ciel et qu’il faut traiter rapidement. C’est donc pendant cette revue que vous allez nettoyer en quelques sortes votre liste de projets pour la même à jour et décider pour tous vos projets, en fonction de leur échéance, ce que vous allez faire dans la semaine qui arrive, voire même entamer la planification de la semaine suivante voire au delà.

C’est en tout cas de ce que je vous conseille de faire, et je sais de Cédric Watine, du site «  les outils du manager » conseille aussi de ne pas s’arrêter sur la semaine à venir mais de commencer à anticiper la semaine suivante au minimum. Dans la plupart des entreprises aujourd’hui, le rythme est tellement rapide que si vous n’anticipez pas au moins sur les 2 prochaines semaines, votre agenda sera rempli avant même que vous vous en rendiez compte. Or le but de la méthode GTD est que Vous ayez le contrôle de votre agenda, et pas votre chef ou vos collègues. On va donc organiser les choses que nous devons faire pour faire avancer nos différents projets.

Cela va nous demander de revoir nos différents projets en cours, notre liste de tâches biensûr, et notre calendrier pour y affecter des blocs de temps pour travailler sur nos projets, anticiper la préparation de nos déplacements, prévoir du temps pour préparer les réunions auxquelles nous devons participer etc. Et même créer de nouveaux projets pour répondre à des obligations inscrites dans notre calendrier, comme penser à réserver un restaurant pour votre anniversaire de mariage qui aura lieu dans 3 semaines, prévoir de faire livrer des fleurs et commander un joli cadeau. La méthode GTD évite même les scènes de ménage ! si si ! En regardant les prochaines semaines de votre agenda, vous allez donc créer certains projets afin d’être prêt le jour J.

Etre créatif :

Pendant cette revue hebdomadaire, on va aussi revoir notre liste « un jour peut-être ». En effet, il se peut qu’au cours de la précédente semaine, un événement se soit passé et cela vous permet d’avancer sur un de vos projets. Par exemple, vous souhaitez d’apprendre à faire de belles photos, c’est dans votre liste “un jour peut-être” et vous avez reçu un mail annonçant la création d’un club photo dans votre entreprise. Voilà une belle opportunité de faire bouger votre projet. Vous allez donc pourvoir activer ce projet. Et même créer une première action qui pourra être de vous inscrire à la première rencontre de ce club pour en savoir plus.V

ous pourrez aussi, à l’inverse, supprimer une idée que vous aviez eu il y a quelques temps et vous dire qu’après plus mure réflexion, cette idée peut être définitivement rayée de votre liste. 

Pourquoi ces revues ?

Et ce processus d’examen hebdomadaire vous permet d’attraper toutes ces choses qui s’échappent et de vous vider la tête de ce qui vous empêcherait de travailler sereinement. 
L’examen hebdomadaire vous donne la certitude que les décisions que vous avez prises concernant vos tâches sont les bonnes. Le processus d’examen hebdomadaire est très simple. Tout d’abord, assurez-vous que toutes vos boîtes de réception sont vides. Sortez tous vos papiers volants, vos reçus, etc., et assurez-vous qu’ils se trouvent au bon endroit, conformément au flux de travaux GTD que nous avons vu précédemment. Traitez vos boîtes de réception jusqu’à ce qu’elles soient complètement vides. Cela inclut vos notes, vos courriels et votre courrier physique. Tout ce qui pourrait créer une boucle ouverte dans votre cerveau doit être traité.

Ensuite, videz votre esprit de toute autre idée ou tâche ne figurant pas déjà dans votre système. Il y a de bonnes chances que le traitement de vos boîtes de réception ait déclenché quelques idées nouvelles ou des pensées aléatoires. Veillez donc à ce que ces éléments entrent également dans votre système. Ne faites rien d’autre avec eux pour le moment, assurez-vous simplement qu’ils sont capturés et traités. Ensuite, passez en revue tous vos projets et tâches. Prenez vos projets un par un et posez-vous quelques questions simples à propos de chacun.

Voici quelques exemples de questions pour vous aider à démarrer.

  •  Y a-t-il autre chose dont j’ai besoin pour mener à bien ce projet? 
  • Est-ce que ce projet est encore quelque chose sur lequel je devrais travailler? 
  • Les prochaines actions pour ce projet sont-elles clairement définies? 
  • Les dates de ce projet sont-elles toujours actuelles? 

Si vous décidez que vous ne souhaitez plus exécuter un projet ou une tâche, supprimez-le simplement de votre système. Sinon, assurez-vous que toutes les informations, le contexte, la date d’échéance, etc., sont corrects, puis passez à autre chose.

Vous passerez également en revue votre liste «  en attente de… » afin de pouvoir relancer les retardataires si besoin, ou bien créer une tâche pour vous même car vous avez reçu les éléments que vous attendiez et à présent c’est à vous de jouer. Enfin, passez en revue vos objectifs. Leur révision est importante car elle fournit la raison derrière les tâches et les projets sur lesquels vous avez décidé de travailler. Celles-ci peuvent être des objectifs à court terme ou à long terme, mais vous devez les garder à l’esprit, si vous voulez que votre motivation persiste. Et si vous avez besoin d’un rappel sur le processus de création des objectifs et les phases de revue et de mise en oeuvre, je vous encourage à reprendre la mini-série de l’an dernier sur les objectifs.  

La révision hebdomadaire est la graisse qui assure le bon fonctionnement de l’ensemble de la machine GTD. Si vous vous en tenez à votre examen hebdomadaire, il ne vous faudra pas longtemps avant que vous ne quittiez une fois pour toutes le mode de fonctionnement « pompier ». La revue hebdomadaire est la partie la plus importante du processus GTD. Sans elle vous aurez des difficultés à maintenir votre organisation et vous ne ferez plus confiance à votre système.La phase de réflection  consiste à prendre le temps de regarder ce que vous faites. Vous vous assurez que vous avez tout dans votre système et que les tâches de votre système vous poussent à atteindre vos objectifs.

Cette phase vous demande de vous mettre sur pause pendant quelques heures et de regarder en arrière, ce qui a été fait au cours des jours précédents, ou la veille. Vous revoyez toutes les phases précédentes de votre système, la capture, la clarification, l’organisation et vous vous assurez que tout est bien au bon endroit, que les statuts sont bien tous à jour. Vous allez aussi regarder vers le futur pour capturer tous les projets que vous devez créer pour être prêt pour les futures échéances de votre agenda. La fréquence de revue dépend de la complexité de votre organisation, du rythme dans lequel vous travaillez, de la vitesse de votre environnement et de la cadence des changements de votre environnement. 

Dans le prochain épisode, nous passerons à la 5ème et dernière phase de la méthode, le passage à l’action. 

Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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