Organiser votre système – Série GTD – PVY111

organiser GTD
Organiser. L’étape préférée de la plupart des GTD. C’est ici que vous configurez des outils pour suivre chaque entrée issue de l’étape Clarifier.
Les gens peuvent passer des heures à rechercher et à tester des applications, des sites Web et des services potentiels. Avec le boom des applications qui bat son plein, il existe des centaines (voire des milliers) de gestionnaires de tâches.
Mais vous devez prendre du recul et y réfléchir. Qu’est-ce qui fonctionne pour vous? Que voulez-vous dans une application? Ne partez pas à la recherche de tout ce qui pourrait fonctionner. Pensez à ce dont vous avez besoin et recherchez-le. Tenez compte de votre façon de fonctionner. Est ce que vous êtes plutôt visuel et vous aimez les choses colorées ou bien au contraire êtes plus attaché à la sobriété d’un outil épuré ou bien d’une simple feuille excel. Est ce que vous êtes plutôt analogue ou digital ? Est ce que vous vous déplacez beaucoup et avez besoin d’avoir accès à vos données n’importe où ? Ou bien vous êtes très sédentaire et l’aspect mobilité ne vous concerne pas ? Quel est le budget dont vous disposez ? Irez vous vers un budget minimal ou bien êtes vous prêt à investir et combien ? 
Quelles sont les contraintes informatiques que vous devez prendre en compte ? C’est un sujet assez important, que je vous encourage à creuser avec le service informatique de votre entreprise. Pour ceux qui me suivent depuis quelques années, vous savez que je suis une grande utilisatrice d’Evernote, depuis pas mal de temps. Il y a quelques années, dans le cadre professionnel, je l’utilisais non seulement pour mon stockage de référence, mais aussi comme support pour préparer des réunions internes, avec l’interface très sobre d’Evernote qui est parfait pour des réunions d’équipes ou internes avec la possibilité de créer de nombreux liens et d’ouvrir ainsi des documents liés tous stockés dans Evernote. J’avais un système bien rôdé, mes check-lists, les listes de tâches etc.  
Mais j’ai changé d’entreprise. Et dans l’entreprise dans laquelle j’évolue actuellement, tout outil qui nécessite un stockage de données externes, dans le cloud par exemple est formellement interdit. Adieu Evernote et Google Drive pour moi dans le cadre professionnel et tout outil de stockage similaire, pourtant fort utiles quand on voyage souvent. J’ai dû revoir complètement ma façon de fonctionner et accepter de changer certains outils. Donc sujet important à ne pas négliger avant de vous lancer dans l’exploration de nouveaux outils digitaux.
Vous êtes la seule personne à pouvoir répondre à ces questions. Aujourd’hui, nous couvrirons donc plusieurs outils, mais il ne s’agit que d’exemples et pas de préconisations. Vous devez choisir les outils qui vous ressemblent, idéalement que vous utilisez déjà dans votre activité quotidienne. Essayez de fuir l’idée de tester des tas d’outils différents, sans prendre le temps de bien maitriser leur fonctionnement et de zapper à un autre. Le temps de mise en place d’un outil peut être long. A chaque fois que vous recommencez, vous dépensez un temps précieux, sans que cela vous aide nécessairement dans votre organisation quotidienne. 
Vous aurez besoin de mettre en place des systèmes différents. Gardez à l’esprit que certains outils peuvent faire plus d’un.

Matériel de référence

Pour tous les éléments que vous collectez et pour lesquels aucune action n’est affectée, vous aurez besoin d’un emplacement pour le stockage à long terme. Si vous êtes un professionnel du papier, vous voudrez investir dans un classeur. David Allen suggère d’utiliser un système de classement A-Z pour limiter le nombre de places. Il vous faudra simplement des tiroirs ou armoires de rangement/classement avec des dossiers suspendus par exemple, une bonne étiqueteuse électronique, des dossiers de différentes tailles et couleurs si besoin. L’idée et de fixer une règle et de s’y tenir.
 
Si vous êtes une personne “0 papier”, vous chercherez une solution de stockage digitale. Evernote est très adapté, mais aussi OneNote, Google drive, Dropbox et consort. Vous pouvez aussi mixer plusieurs outils en stockant par exemple des articles dans un outil et tout ce qui est fichier dans un autre.
Pour retrouver facilement vos notes, il vous faudra utiliser copieusement les tags, et le faire à chaque fois que vous enregistrez de nouveaux éléments afin de faciliter les recherches. Pour Evernote et One note, vous créerez des blocs notes par sujet, projet etc … 

Gestionnaire de listes et de tâches

En résumé, GTD concerne la gestion des listes. C’est tout. Vous recherchez un gestionnaire de listes. Certains sont assez avancés et d’autres sont simples. Vous pouvez utiliser quelque chose de robuste comme Omnifocus, Asana, Todoist, mais vous pouvez également garder vos listes dans un simple fichier texte. Le niveau de détail et la quantité de fonctionnalités que vous souhaitez dépendent de vous. N’oubliez pas que la majorité de ce que vous collecterez ira ici.
Si vous êtes plutôt analogue, un carnet de note, un bullet journal peuvent aussi très bien faire le travail. Il vous faudra alors l’organiser par liste dont vous avez besoin. Dans la méthode GTD, il y a beaucoup de listes. Voici quelques exemples : les appels à passer, ce qui est à faire à la maison, ce qui est à faire au bureau, ce que vous avez délégué et que vous voulez suivre, la liste « un jour peut être », la liste de vos projets etc. En fonction de votre personnalité elles peuvent se décliner à volonté.
Cependant, il ne faut pas en faire trop pour ne pas se noyer dans les listes. Idéalement, en démarrant GTD, on en crée quelques unes et à l’usage, vous verrez ce que vous devez ajouter, renommer, supprimer  Il en va de même sur les supports à utiliser. Vous pourriez avoir envie de passer au tout digital et vous rendre compte que finalement pour certaines catégories de choses, le papier va bien ou mieux, ou inversement. Les outils que vous allez utiliser ne sont pas figés, ils vont évaluer en même temps que vous, que votre organisation, que votre fonction ou vos rôles dans le vie. 
Lorsque vous recherchez un gestionnaire de listes ou de projets, assurez-vous d’avoir la possibilité de regarder vos projets et vos contextes sous différents angles. Vous le trouverez beaucoup plus facile à gérer si vous pouvez planifier vos projets dans une vue et travailler dans une autre.
C’est ce que je fais dans mon utilisation d’Asana.
Asana me sert à la fois de gestionnaire de to do et de gestionnaire de projets.
Ainsi, quand je crée un projet lors de l’étape de clarification, je mets des tâches à faire dans ce projet. J’utilise Asana en mode Kanban, c’est à dire avec des blocs dans lequel les tâches vont passer d’une étape à l’autre. Je vais avoir un bloc « A Faire », un bloc « Fait », un troisième « A  suivre » et ce modèle est le même pour tous mes projets.
J’ai ensuite un projet par semaine « WEEK 47 -2018 », « WEEK 48- 2018 » etc. Je vais utiliser ces projets pour visualiser toutes les tâches issues de tous mes projets qui doivent être faites une semaine en particulier. Ces projets «  semaine de travail » on aussi les 3 blocs détaillés précédemment, mais j’ai aussi une colonne « RETARD », pour y mettre les tâches issues de la semaine précédente sur lesquelles je suis en retard et ainsi pouvoir les prioriser et aussi un bloc «  A Déléguer », dans laquelle je mets les tâches à confier à mes collaboratrices. Et une fois que la tâche est confiée, elle passera dans la colonne « A suivre » de la semaine en cours ou bien de la semaine suivante suivant le délai demandé.
En effet, dans ASANA, je peux affecter une tâche dans plusieurs projets, et je change de vue. Je donne une sorte d’organisation matricielle à mes tâches et projets.  J’ai donc des tâches dans tous mes projets en cours qui doivent être faites en semaine 48 par exemple, plus des tâches uniques qui s’ajoutent dans ma semaine, sans appartenir à un projet. Lors de ma planification hebdomadaire, ou bien lorsque je crée un projet avec ses tâches, je prends donc une tâche du projet A et je l’affecte aussi au projet « numéro de semaine ».
Ainsi, quand j’ouvre la vue de la semaine 48 par exemple, je vois non seulement les tâches uniques, mais aussi toutes les autres tâches issues de tous les autres projets.
J’ai aussi un projet appelé « A Planifier », qui sont des tâches à faire, isolées d’un projet spécifique, mais pas à faire dans la semaine en cours, en tout cas sans urgence. Ce groupe sera revu lors de le revue hebdomadaire et affecté ensuite à une semaine de travail.
Les projets «  semaine de travail » me servent donc de listes de chose à faire, c’est ma todo de la semaine. Je ferai à l’intérieur une planification à la journée, avec des dates précises.
 
En fonction de votre choix de support, il sera peut être nécessaire de vous créez une liste reprenant tous les projets que vous avez en cours. Cela vous sera utile lors de votre revue, qui est la prochaine étape, afin de ne pas oublier de faire avancer un de vos projets. Avec un gestionnaire de tâches digital, il est souvenais de marier les projets du moment, en les mettant dans les favoris par exemple.

Le Calendrier

Il est préférable d’ajouter à votre calendrier uniquement les éléments pour lesquels vous devez être présent. Cela inclut des réunions, des événements locaux, des engagements envers vos enfants ou même des accords avec vous-même. Les choses à faire et les rappels sont mieux conservés dans votre gestionnaire de listes et surtout pas dans votre agenda. 
Vous créerez des blocs de temps dans votre agenda qui seront dédiés à la réalisation de certaines tâches et à vos projets. Mais il faut éviter de mettre en vrac vos tâches dans le calendrier, sauf s’il s’agit d’une deadline. 
Les blocs de temps peuvent inclure des temps d’écriture, de réflexion intentionnelle, de brainstorming ou de tâches administratives, le temps dédié à vos projets, clairement identifiés et nommés comme tel dans votre agenda.

Les papiers

Il y a ensuite tous les papiers qui ne sont pas des choses à archiver comme le matériel de référence, mais qui sont en eux-mêmes des rappels, comme vos factures à payer, les tickets pour vos notes de frais etc. Il vous faudra réfléchir à un moyen de rangement en attendant de les traiter, un endroit où vous irez régulièrement regarder pour traiter ce qui est faire avec ces documents. 

Votre boite mail

Vous pouvez aussi organiser votre boite mail pour optimiser le traitement des tâches à faire, le classement etc.
L’idée est ici de bien utiliser la règle des 2 minutes et surtout de garder votre boite de réception le plus vide possible. En effet, à chaque fois que vous ouvrirez votre boite mail, les document lus iront soient à la poubelle, soit dans des répertoires de classement comme matériel de référence, ou archives, soit dans une liste d’actions, si vous devez agir sur ce mail mais que cela prendra plus de 2 minutes, soit dans une liste à suivre si vous attendez des données externes. Par conséquent à chaque fois, la boite de réception se vide. Et vous disposez de dossiers ou répertoires où les mails qui ont besoin d’une action sont en attente, mais ils ne sont plus sous vos yeux dans une gigantesque liste qui vous fait soupirer de découragement dès que vous ouvrez l’application.

Le matériel nécessaire à certaines actions.

Pour faire certaines tâches, vous avez besoin de ressources, de fichiers, de documents papiers, d’un ensemble de mails etc . Il vous faudra alors penser à organiser ces ressources que vous devez collecter pour faire des actions. Ce sont généralement des stockages temporaires, où vous allez réunir tout le matériel nécessaire à une tâche ou un projet, et ensuite cela sera détruit ou archivé une fois que la tâche ou le projet sont terminés.
Là encore, vous devoir ce qui est le mieux pour vous.
Entre papier ou digital ou bien un mix des 2 car vous pouvez avoir parfois besoin de documents sous diverses formes. 
Si vous avez beaucoup de documents digitaux sous des formats différents, créer un dossier où tout stocker peut être suffisant. Si vous avez en plus des captures d’écran, des liens vers des sites, des cartes ou autres, pensez à des applications comme One Note, ou bien Evernote, qui supportent très bien des notes avec une multitudes de formats différents, des natures d’écran , des mails etc. 
J’utilise beaucoup One Note à présent dans mon cadre professionnel, entre autre pour rassembler au même endroit des ressources de types différents. Je n’ai malheureusement pas le droit à la version dans le Cloud et ne peut donc que l’utiliser sur mon ordinateur, néanmoins, cela me rend pas mal de services, en plus d’être assez pertinent pour prendre des notes de réunions à partager immédiatement par exemple, avec liste de tâches qui peuvent être immédiatement reliées à Outlook et votre calendrier si besoin.
Enfin pour une personne très analogue, on pourrait utiliser un trieur, que David Allen appelle le système de Tickler. Cela consiste en une sorte de boite de trieur, avec 43 intercalaires ou dossiers suspendus. 1 par mois et ensuite 31 sous dossier pour les jours du mois. Cela permet de classer les papiers qui seront à utiliser à une certaine date, mais aussi des notes de rappel pour une certaine date, du matériel dont vous aurez besoin à une certaine date. Il est possible d’organiser aussi One Note, Evernote, mais aussi un fichier Excel exactement de la même façon et pour ceux que cela intéresse, vous trouverez des exemples intéressants en tapant “tickler GTD” dans votre navigateur.
Pour cette étape, la règle d’or :
Posez vous pour bien réfléchir à ce que vous voulez faire et votre style de fonctionnement.
Evitez de dépenser d’entrée de jeu des fortunes dans des applications ou du matériel de classement. Faite simple et fonctionnel, car vous allez faire évoluer votre système assez rapidement et ensuite une fois bien cadré, vous pourrez faire quelques achats plus onéreux, une fois que vous serez bien au clair sur ce dont vous avez réellement besoin.
 
Vous devrez examiner votre système à différents niveaux avant de décider quoi faire chaque jour. Vous avez besoin de perspective pour choisir intuitivement où votre temps est le mieux utilisé. C’est là ce que nous découvrirons la prochaine fois.
ressources complémentaires :
GTD et Onenote

https://www.google.fr/search?tbm=isch&q=picture+of+a+tickler+file+gtd+electronic&chips=q:picture+of+a+tickler+file+gtd+electronic,online_chips:onenote&sa=X&ved=0ahUKEwi9rOKKp__eAhWm4IUKHUqfBMoQ4lYIJigA&biw=1440&bih=741&dpr=1

GTD et TODOIST

https://www.google.fr/search?tbm=isch&q=picture+of+a+tickler+file+gtd+electronic&backchip=online_chips:onenote&chips=q:picture+of+a+tickler+file+gtd+electronic,online_chips:todoist&sa=X&ved=0ahUKEwi2tPWq64HfAhUSyIUKHbPfBVcQ4VYIJigB&biw=1440&bih=741&dpr=1

GTD et Asana

https://www.google.fr/search?biw=1440&bih=741&tbm=isch&sa=1&ei=Gy0EXPnpIYvBlwS1xLuYCQ&q=GTD+asana&oq=GTD+asana&gs_l=img.3…23602.25505..25943…0.0..0.67.553.9……1….1..gws-wiz-img…….0j0i67j0i30.1D6REwFVROc

GTD et Outlook

https://www.google.fr/search?biw=1440&bih=741&tbm=isch&sa=1&ei=Ni0EXJO5MqyRlwTA9b_wDQ&q=GTD+outlook&oq=GTD+outlook&gs_l=img.3..0i19.34069.37669..38470…0.0..0.74.711.12……1….1..gws-wiz-img…….0j35i39j0i30j0i67j0i8i30j0i24.Wt7kGiG3zDA

GTD et Bullet journal

https://www.google.fr/search?biw=1440&bih=741&tbm=isch&sa=1&ei=Xi0EXI7GOMy6aabDtogN&q=gtd+bullet+journal&oq=GTD+bullet+&gs_l=img.3.0.0i19.33143.36255..37543…0.0..0.78.829.14……1….1..gws-wiz-img…….0j35i39j0i30j0i8i30j0i24j0i67j0i5i30j0i8i30i19.IWNI8_HP9nc

Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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