Clarifier les entrées – Série GTD – PVY110

GTD Clarifier

Lors de l’épisode précédent, nous avons vu la première étape de la méthode GTD, qui consiste à collecter toutes les informations, tâches entrantes, pour faire une sorte de recensement. Nous avons aussi vu qu’il était nécessaire d’identifier les sources d’entrées et de les rationaliser pour éviter d’avoir trop d’endroits, physiques ou digitaux à vérifier. Ensuite, nous avons défini les fréquences de revues des informations entrantes, une fois par semaine, une fois par jour ou plusieurs fois par jour s’il s’agit d’une boite mail professionnelle par exemple.

Nous avons aussi défini les outils à utiliser pour capturer les informations : boite mail, outils de gestion de tâches ou projets, bloc note, enregistreur audio, boite en carton, etc. 

A présent que nous avons toutes ces informations, il va falloir les clarifier, c’est à dire leur donner une signification.

C’est la seconde étape que nous allons détailler aujourd’hui.

Flux de travail GTD  clarifier

Cette étape consiste en un processus de réflexion très simple qui va nous permettre d’évaluer ce qu’il faut faire de chacun des éléments de nous boites de réception.

Le créateur de la méthode à créer un arbre de décision GTD, que nous allons utiliser pour toutes les entrées. 

Il n’y a rien de compliqué, il s’agit d’une liste de questions à se poser pour chaque élément à clarifier. La réponse à chaque question va ensuite orienter la tâche, le document, le mail, vers un endroit spécifique et un seul.

Dans le livre de David Allen, « GTD for Teens » que je vous recommande grandement pour aider vos enfants, collégiens, lycéens ou étudiants à s’organiser, l’auteur appelle cette liste de questions, ce process, l’outil de transformation. En effet nous allons transformer notre pile d’entrées en données exploitables.

Au départ, vous aurez peut-être besoin d’avoir cette liste de question sous les yeux, mais rapidement cela deviendra comme une seconde nature. A chaque fois que vous serez en présence d’un élément entrant vous saurez immédiatement quoi en faire, un vrai automatisme.

Pré-requis : la méthode fonctionne très bien surtout si on s’y dédie entièrement. Et qu’on est dans le bonnes conditions pour le faire. Je m’explique. L’idée ici est de prendre chaque élément, une seule fois et de décider immédiatement quoi en faire.

Imaginons que vous soyez en train de marchez dans les couloirs du métro et qu’en même temps pour lisiez vos mails du bureau. Outre le fait que vous courrez le risque de percuter quelqu’un, de tomber dans un escalier, vous risquez surtout de lire vos mails en travers, de ne pas capter l’idée principale, de ne pas interpréter correctement le message et du coup de l’orienter  dans une mauvaise direction. Vous risquez aussi, de ne faire que lire ce mail et de le laisser comme élément lu dans votre boite mail.

Et une fois au bureau, vous devrez le relire pour vous rappeler ce que c’est et peut être ensuite l’orienter. Autrement dit vous allez faire une tâche, celle de lire le mail 2 fois, ce qui n’est pas forcément efficace. Par ailleurs, si vous n’en faites rien, vous allez aussi ouvrir une nouvelle boucle dans votre cerveau qui va devoir patienter un peu, et éventuellement vous embêter en pleine nuit, jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

C’est ce que moi j’appelle le principe du « One touch ». On ne le fait qu’une fois, jusqu’au bout.

flux de travail GTD
Etape Clarifier Inspirée de la méthode “GTD for Teens”

Donc il faut s’assurer de faire cette étape au bon moment dans la journée ou la semaine, quand on est disponible pour le faire. Et s’il y a beaucoup à faire on peut diviser le traitement en petits blocs de temps. Mais à la fin du bloc de temps, tout ce qui aura été identifié, aura aussi été orienté correctement.

Qu’est ce que c’est ?


GTD

Lors du traitement de votre boîte de réception, la première question que vous devez vous poser est la suivante : quelle est cette information ? Qu’est ce que c’est ?

Exemple : c’est un mail de Pierre contenant le compte rendu de votre réunion d’hier. Une fois que vous décidez ce que c’est, vous pouvez alors répondre à la question suivante : 

Est-ce une action ? C’est à dire est ce que vous avez quelque chose à faire ?

Il n’y a que 2 réponses possibles à cette question qui sont oui ou non.

Prenons le cas où non ce n’est pas une action.

GTDAlors il n’y a que 4 possibilités.

1.Soit ça ne vous intéresse pas, ce n’est pas pertinent, c’est périmé, vous n’en n’avez pas besoin maintenant ni plus tard. Alors cela ira à la poubelle.

Exemple, les mails non sollicités, des publicités, des vieux mails qui ne servent plus à rien aujourd’hui. En ce qui concerne le fait de jeter, c’est un peu comme quand on fait un grand rangement chez soi, il faut lutter pour ne pas tomber dans « j’en aurais eut être besoin un jour ». Demandez vous si vous en aurez réellement besoin un jour. Beaucoup de nos informations, sont digitales aujourd’hui et il est très simple de les stocker dans son ordinateur, dans le cloud, « Au cas où ». Mais ces « au cas où » prennent de la place sur les serveurs, et demandent une énergie considérable pour leur conservation. Alors sauvez des arbres et la planète en purgeant au maximum vos données numériques.

D’autres questions que vous pouvez vous poser si besoin : est-ce que je ne pourrais pas trouver cette information en ligne si jamais dans 3 ans j’en ai besoin ? Quand ai-je eu besoin de cette information la dernière fois ? C’est un peu le même principe que le rengagement de la garde robe. Si vous n’avez pas mis un vêtement au cours des 12-18 mois, il est fort peu probable que le remettiez un jour. Alors on s’en sépare.

2. Si vous décidez que c’est vraiment important et à conserver, vous pouvez le placer soit dans un dossier, physique ou numérique, s’il est important de le revoir ultérieurement, soit dans un fichier de stockage, de sorte que vous puissiez accéder facilement aux informations lorsque vous en aurez besoin. On appelle cet endroit, les références, les archives. Dans cette catégorie, on trouvera des comptes rendus, des factures payées, des recettes, des notices de fonctionnement, des notes prisent en cours ou en formation etc.

Par exemple, si vous souhaitez conserver une recette de biscuits, mais que vous ne voulez pas confectionner tout de suite, vous devez les mettre dans votre liste de recette de cuisine, dans Evernote, Onenote, dans une collection Facebook, votre carnet de recettes etc.

3. Troisième cas, l’information va dans une check-list. Par exemple vous avez une note sur un post il qui vous dit “adaptateur UK ». Effectivement vous partez en Angleterre la semaine prochaine en déplacement et vous ne devez pas oublier votre adaptateur. Vous pouvez alors ajouter cet élément à votre checklist de préparation de valise. 

Une checklist est une liste personnalisée, alimentée dans le temps, qui aide ou prépare à une activité spécifique.

Il peut s’agir d’une liste d’étapes pour accomplir une action définie. Nous venons de parler d’une checklist pour faire votre valise pour vos déplacements professionnels, mais cela peut être aussi sous forme d’une routine que vous vous créez, comme une routine du matin ou du soir, qui vous permet d’être prêt, pour aller à l’école, au travail, en ayant tout ce qu’il vous faut. Une checklist peut aussi être une sorte de process, où vous avez défini avec l’expérience que pour réaliser une chose spécifique, vous devez réaliser un certain nombre de choses au préalable, généralement dans un ordre précis pour obtenir le résultat escompté.

4. Dernier cas, vous avez une idée pour un nouveau projet, mais c’est encore très flou. Vous avez 3 mots sur une note. En la relisant vous vous dites que l’idée est bonne, à creuser mais que ce n’est pas encore le moment. On la mettra alors dans une liste que nous pourrions appeler « un jour peut-être », « bac à idée », ou tout autre appellation de votre cru. Vous mettrez dans cette liste tout ce que vous aimeriez faire un jour, quand les conditions seront réunies, quand vous aurez le temps, l’argent etc. Dans cette catégorie entrent des sous-listes, comme des livres à lire, des films à voir, des lieux à visiter, des idées de projet divers et variés.

Vous pourriez aussi avoir des notes ou rappels dans votre inventaire, qui ne sont pas très clairs sur vos intentions. Imaginons que vous ayez une post-it avec « Anniversaire Marc ». Pleins de possibilités existent. Soit vous l’avez noté pour vous rappeler de lui envoyer un sms ou de lui souhaiter son anniversaire quand vous le croiserez. Soit, vous voulez organiser une fête pour l’anniversaire de Marc.

Dans le premier cas, vous noterez simplement dans votre agenda, ou votre to do du jour de l’anniversaire de lui souhaiter son anniversaire, soit vous aller diriger cette action vers vos projets, car cela va vous demander plusieurs tâches à réaliser pour organiser la fête. 

Cela montre l’importance de la collecte des informations et aussi l’importance d’écrire des notes ou rappels qui soient rapidement identifiables, et non pas vagues ou sujets à interprétation plus tard. Plus la note est claire, plus elle sera rapide à orienter vers le bon endroit de votre système d’organisation.

La réponse à la question est OUI

Qu’elle est la prochaine action ?

GTDSi les informations sont exploitables, vous devez vous demander quelle est la prochaine action ? 

On va alors distinguer 2 catégories.

  • L’action qui est unique. Comme passer un coup de fil, acheter le pain en rentrant. 
  • Et ce qui requiert plus d’une action pour être achevé. Et cela on va l’appeler un projet.

Donc notion importante, tout ce qui nécessite plus d’une action pour être complet ou réalisé est un projet avec un objectif spécifique à atteindre.

Prenons le cas de l’action unique.

A nouveau 3 options possibles :

  • Cela va vous prendre moins de 2 minutes pour le faire, vous le faites tout de suite et on n’en parle plus. Ça peut être répondre à un mail, confirmer votre présence à une réunion, réserver une chambre d’hôtel ou un billet de train etc. Il faudra probablement plus de temps et d’efforts pour décider d’un plan de suivi que pour terminer la tâche.
  • Cela va vous prendre plus de 2 minutes et vous pouvez le déléguer à quelqu’un, ce que vous allez faire, soit de suite, soit plus tard car cela nécessite un peu d’explications à donner à votre collaborateur par exemple. Exemple, vous recevez un mail vous informant de la livraison d’un colis chez votre gardien et vous demandez à votre fils d’aller le récupérer. Deuxième cas, votre chef vous demande un reporting sur les ventes de la semaine dernière et vous allez demander à votre collaborateur de s’en occuper, soit de suite s’il sait de quoi il retourne, soit organiser un point avec lui pour lui expliquer la demande et le mettrez dans votre agenda et le sien. Et vous ne manquerez pas d’assurer le suivi de la réalisation en créant un rappel dans votre to-do list, votre calendrier, votre gestionnaire de tâches à une date spécifique.
  • Troisième option, vous devez le faire vous-même, mais pas tout de suite car c’est long. Vous avez alors 2 options, soit vous le mettez dans votre agenda à une date précise, votre to do, vous créez un rappel, soit vous le mettez dans une liste « en attente », car l’horizon est plus lointain, ou bien vous devez attendre un élément extérieur pour la réaliser. 

A présent le cas du projet.

Donc vous vous êtes posé la question « Qu’elle est la prochaine action ? »  et il s’avère qu’il est nécessaire de faire plusieurs choses avant de clore le sujet. Nous sommes donc dans le cas d’un projet, avec plusieurs étapes à réaliser généralement dans un ordre précis. On va alors définir quelles sont les étapes de ce projet et créer ce projet dans notre système d’organisation. Moi je vais parler de gestionnaire de projets par simplicité, mais ce peut être un fichier excel, votre bullet journal, n’importe quel support qui est confortable à utiliser pour vous dans votre organisation.

Et donc si c’est un nouveau projet, il va falloir créer le projet dans votre gestionnaire de tâche, et définir les prochaines actions. Personnellement, en fonction du temps que j’ai devant moi, soit je crée le projet de suite dans Asana, avec toutes les tâches si elles sont peu nombreuses, soit je le crée juste avec quelques étapes, et si cela demande beaucoup plus de réflexion, j’assigne un bloc de temps dans mon agenda pour creuser le sujet en profondeur. 

Il est très important d’identifier les étapes. Si c’est confus, trop générique et qu’à minima la toute première action à faire n’est pas suffisamment claire, cela va vous conduire à procrastiner sur ce projet. 

Pour vous aider à définir correctement cette action, souvenez-vous qu’elle doit contenir un verbe d’action, la date à laquelle ce doit être fait ou une période à couvrir, les outils ou ressources nécessaires. 

Si vous devez répondre à un mail qui demande au préalable une étude, décrivez la première étape de cette étude, comme par exemple, “extraire les données de ventes de Janvier à juin 2018, depuis l’ERP” .

Un projet va vous demander ensuite de la planification jusqu’à son complet achèvement. Il est fort probable que plusieurs projets seront actifs en même temps. Par conséquent, en plus de la phase de planification initiale du projet, il est également très important que vous examiniez régulièrement l’ensemble des projets qui co-existent pour vous assurer de ne pas en laisser un de côté. 

 A l’issu de ce processus de clarification, vous ressortez avec des listes de choses à faire de suite, des actions en attente dans votre gestionnaire de tâches, que vous allez revoir régulièrement et incorporer à votre to do list quotidienne et à votre agenda sous forme de blocs de temps dédiés à faire avancer vos projets. 

En utilisant cet outil de transformation que nous venons de détailler, ce process de réflexion fondamental pour la méthode GTD, tous les trucs divers et variés qui se présentent à vous dans la vie quotidienne vont se transformer en étapes concrètes pour atteindre vos objectifs, réaliser vos projets et regagner le contrôle de votre vie.

Nous pouvons rarement contrôler ce qui entre dans notre vie, mais nous pouvons choisir la façon dont nous allons interagir avec toutes ces choses. Soit on les laisse arriver en flux continu, et on subit longueur de semaines et d’années tout ce qui se passe autour de nous, en vivant en mode « extinction d’incendie », soit on décide de prendre le contrôle et d’agir au bon moment, en fonction de nos ressources, de notre énergie, de façon structuré et en sachant toujours ce qu’il y a en attente, à faire et pour quand. 

Quand vous allez définir les attendus de vos projets, de vos actions, veillez à toujours vous concentrer sur les choses, domaines et actions qui sont en votre contrôle.  Un étudiant ne se fixera pas comme objectif d’avoir un 20 en maths, mais plutôt de se préparer pour son interrogation en mathématiques. Ce n’est pas lui qui mettra la note, c’est son professeur. Par contre l’étudiant est en charge de tout mettre en œuvre pour obtenir le résultat.

Cela vous permet d’avoir le contrôle et de créer les conditions nécessaires à votre succès. Vous ne savez pas si votre client va accepter votre proposition, si votre chef va vous allouer un budget pour votre projet d’innovation, mais vous avez le contrôle de faire de votre mieux, d’arriver très préparé à votre revue d’offre, certain d’avoir pris en compte toutes les attentes de votre client. Votre succès doit toujours se baser sur des éléments en votre contrôle et non pas sur des facteurs externes sur lesquels vous ne pouvez pas agir. 

L’étape Clarifier est probablement l’une des étapes les plus utiles du flux de travail GTD, car elle aide à récupérer les informations dans votre tête et à les placer dans un cerveau externe. Cela vous aide à vider votre esprit et à ouvrir votre créativité.

Ce processus de clarification doit se faire aussi souvent que nécessaire, en fonction des entrées. Si je reprends l’exemple de la semaine dernière, si vous avez une boite pour réceptionner votre courrier à la maison, vous pouvez décider de ne le faire qu’une fois par semaine.

Pour votre boite mail personnelle, vous le ferez peut-être tous les soirs, alors que pour votre boite mail professionnelle vous pourrez le faire plusieurs fois par jours, en fonction de votre travail. 

Pour la revue de tous vos projets en cours, vous le ferez peut-être une fois par semaine, en même temps que votre planification hebdomadaire pour être certain d’allouer les blocs de temps nécessaires et suffisants à faire avancer vos projets, sans en laisser un de côté. 

Cependant, assurez vous d’y consacrer le temps nécessaire, afin de bien aller au bout de la réflexion. Si vous vous contenter de lire tous vos mails et de ne rien faire avec car vous êtes trop fatigués, vous n’êtes pas au bon endroit pour le faire, alors ne le faites pas. Vous allez devoir recommencer plus tard et aurez ouvert des tas de boucles dans votre cerveau pour rien. Alors créez des moments propices, avec des blocs de temps définis et fixes dans votre agenda.

La prochaine étape du flux de travail est Organiser. Nous parlerons en détail des outils nécessaires pour récupérer toutes ce qui ressort de votre processus de réflexion. Nous en avons légèrement parlé aujourd’hui, mais nous serons plus en détail dans le prochain épisode.

Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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