Collecter les entrées – Série GTD – PVY109

Collecter les entrées
Après avoir vu la semaine dernière la vue globale de la méthode d’organisation Getting Things Done de David Allen, nous allons rentrer dans le vif du sujet.
La première étape du processus GTD est également la plus importante: capturer ce qui retient votre attention. Le reste du système dépend de votre capacité à capturer les choses rapidement et efficacement chaque fois que vous les remarquez.
Nous allons voir aujourd’hui pourquoi il est si important de capturer vos tâches, toutes les choses à faire, vos pensées et vos idées et vous aider à identifier les outils dont vous avez besoin pour vous assurer que rien ne passe inaperçu. 

Pourquoi est il important de collecter ?

Chaque grande œuvre d’art, produit révolutionnaire ou nouvelle technologie a commencé avec la bonne idée de quelqu’un. Tout commence par une idée et le problème est que souvent, nous nous accordons trop de crédit et nous faisons confiance à notre cerveau pour nous rappeler ces idées à volonté, ce pour quoi il n’est pas nécessairement conçu, au lieu de les écrire, ou de les capturer, dans un système fiable.
Capturer des idées et des pensées comme celle-ci vous permet de les enregistrer rapidement et de passer librement à la suivante sans que rien ne tombe entre les mailles du filet. La capture est un principe fondamental de tout système de productivité, mais elle est particulièrement importante dans GTD. C’est tout aussi important pour les petites tâches, comme se souvenir d’acheter du lait ou du pain en rentrant du bureau, que pour les tâches plus importantes, comme un projet de travaux dans la maison ou même un lancement de produit.
Par ailleurs, en laissant des tas d’idées dans notre cerveau, nous courrons le risque, que nous avons tous expérimenté, de recevoir le rappel de notre cerveau, au plus mauvais moment, comme au moment de nous endormir, au milieu de la nuit, en pleine présentation devant notre patron etc …
Pourquoi est ce que notre cerveau se comporte de la sorte  ?

L’effet Zeigarnik

C’est là qu’entre en jeu l’effet Zeigarnik, dont nous avons déjà parlé dans l’épisode 43 .  Le site Définitions de psychologie nous donne quelques explications.
Je cite la définition et l’explication donnée dans cet article :
“Tendance à mieux mémoriser une tâche et ses aspects lorsque celle-ci n’a pu être terminée, se traduisant par un meilleur rappel des données concernant des problèmes ou des travaux inachevés.
Ce phénomène de mémorisation discriminante a été mis en évidence expérimentalement par une élève de Kurt Lewin, la russe Bluma Zeigarnik. La Légende veut que sur la terrasse d’un café, Bluma remarquât que les serveurs retenaient l’information concernant la commande tant que celle-ci n’était pas achevée, et le client servi. Dès lors, ils oubliaient tout de la commande à laquelle ils venaient de donner suite.  Bluma décida alors avec son mentor, de construire une expérience visant à tester cette intuition.
Lors de l’expérimentation qu’elle mena en 1927, elle demandait à ses élèves de réaliser dans la journée une vingtaine de tâches dont elle donnait les noms, puis invitait les élèves à les réaliser. Pour la moitié d’entres elles, l’expérimentateur interrompait la session avant que la tâche ne soit réalisée, faisant appel à des prétextes plausibles. Après le dernier travail, l’expérimentateur demandait alors de citer le plus possible de noms de tâches entreprises, or, il fut manifeste que les élèves se souvenaient davantage des tâches inachevées que de celles qu’ils avaient terminées.
Selon la conception gestaltiste dont Zeigarnik et Lewin étaient partisans, l’entreprise d’une tâche génère une motivation liée qui nécessite que la tâche soit achevée afin d’être satisfaite. Un travail inachevé empêcherait alors “d’oublier” les détails qui lui sont relatifs, ou bien, la tension laissée par le goût d’inachevé renforcerait la mémoire des éléments liés à cette tâche. »
Les tâches inachevées créent des sortes de boucles ouvertes dans notre cerveau. Tant qu’une tâche n’est pas terminée, elle reste en état de veille en quelque sorte et tout ce qui y est lié est présent dans notre attention. Plus nous avons de tâches en instance, et plus nous avons de boucles ouvertes et plus notre cerveau chauffe.
Par contre, dès qu’une tâche est terminée, elle va en quelque sorte dans les archives et notre cerveau est prêt pour la prochaine tâche.
Les principes de la méthode GTD, vont nous permettre de gérer efficacement ces boucles ouvertes et schématiquement, nous apporter la sérénité d’une boucle fermée, même si elle est ouverte. Et cela, nous allons y parvenir en collectant tous les sujets en cours, les boucles ouvertes, dans notre outil d’organisation ce qui nous donnera la tranquillité d’esprit. L’idée ou tâche étant stockée et prête à être utilisée à notre convenance, notre cerveau ne ressentira pas le risque d’oubli et ne nous enverra plus de rappel inopiné. 
Laissez-moi vous donner un exemple concret de l’importance de la capture. Supposons que vous diniez en famille et que vous pensiez brièvement que le lendemain, vous devez faire une présentation au travail et vous avez oublié un point important dans votre présentation. Vous avez plusieurs façons d’aborder le sujet.
Premièrement, vous ne faites rien, mais choisir de ne rien faire est toujours un choix que vous faites et ce n’est pas un bon choix car il y a de bonnes chances que vous oubliez complètement ce point important .
Deuxièmement, vous pouvez être préoccupé par cet oubli, ce qui n’est pas non plus une bonne option, vous ne serez pas présent à votre diner. Vous risquez de passer à côté d’un bon moment et laissez croire à votre entourage que votre travail vous accapare au oint que vous n’êtes pas disponible pou eux. Adopter cette approche va vous empêcher de développer les relations qui sont importantes.
Troisièmement, vous pouvez capturer cette tâche, en la notant pour la gérer plus tard. C’est la méthode idéale parce que vous pourrez alors être présent et pleinement engagé et que vous ajouterez cette idée importante à la première heure le lendemain matin, avant votre présentation, dans le contexte adapté. Et en plus vous passerez une bonne nuit de sommeil en évitant que votre amygdale ne vous réveille à 3 heures pour sonner le rappel. 
Cela peut sembler simpliste, mais je vous assure que cela fonctionne très bien. 
David Allen le dit ainsi: «Votre cerveau a été conçu pour avoir des idées, pas pour les retenir ». Et en utilisant un système de gestion de tâches ou de projets, vous pouvez libérer vos ressources cognitives pour qu’elles fonctionnent efficacement dans le but recherché. En faisant cela, vous serez probablement surpris par le nombre de bonnes idées que vous avez, car votre cerveau peut enfin se reposer et fonctionner plein régime. Vous aurez L’esprit comme de l’eau.
Cependant, lorsque vous êtes stressé ou dépassé, vous avez tendance à surestimer les choses qui ne sont pas importantes et à laisser glisser les choses qui sont vraiment importantes.
En d’autres termes, vous ne répondrez pas de manière appropriée. Par exemple, si vous êtes stressé parce que vous essayer de vous souvenir de tout ce que vous devez  faire au lieu de le mettre dans votre système de collecte, vous risquez de vous retrouver constamment à regarder votre courrier électronique professionnel sur votre téléphone lorsque que vous êtes à la maison au lieu de dépenser votre temps avec vos proches. 
 
La première étape – la capture, ou la collecte, est donc le premier maillon qui va nous aider à y voir plus clair dans tout ce que nous avons à faire, en rassemblant dans un “panier” toutes les informations “entrantes”.

Comment collecter ?

Alors, nous comprenons maintenant pourquoi il est si important de capturer les entrées, mais comment le faisons-nous réellement? 
La première étape consiste à identifier les différentes boîtes de réception présentes dans votre vie et à répertorier tout ce qu’elles contiennent. Ce sont les endroits où vous devriez capturer des informations puis les traiter plus tard. Lorsque la plupart des gens pensent aux boîtes de réception, ils pensent probablement au courrier électronique, mais il y a probablement beaucoup plus de boîtes de réception dans votre vie dont vous n’êtes peut-être pas au courant. Dans sa méthode, David Allen parle d’une part de la mise en place de cette étape, et ensuite de la gestion au quotidien.
Nous allons donc suivre le même principe, sachant que la méthode s’applique aussi bien dans la vie privée que professionnelle, et que l’idéal est de conduire cette démarche sur tous les aspects de notre vie, car les outils sont commun et il ne faut pas espérer gagner en tranquillité d’esprit et en organisation qui on ne prend à bras le corps que la moitié de sa vie.
 
La mise en place :
  1. Bloquez dans votre agenda 2 à 3 heures pour cette tâche, un bloc de temps continu sans interruption.
  2. Prévoyez un panier/une corbeille, une poubelle, éventuellement des pochettes en carton pour collecter les feuilles volantes qui vont ensemble.
  3. Votre PC, tablette, smartphone.
L ‘auteur propose de prendre un panier, une grande boite, bref un contenant assez grand et de faire le tour de notre espace de travail, qu’il soit au bureau ou à la maison, que ce soit notre chambre si nous sommes lycéens ou étudiants, notre domicile, bref toute zone où nous nous rendons régulièrement et qui peuvent contenir des “entrées”. Ce sont par exemple, des factures à payer, du courrier à traiter, des objets à ranger, à réparer, des devoirs à faire, des tickets à collecter dans les sacs, portefeuilles, poches etc pour les notes de frais, des petits bouts de papiers sur lequel nous avons noté des tâches, des numéros de téléphones, des post it, des bloc notes, feuilles volantes etc etc, tout ce qui est physique, on va tout déposer dans notre panier.
Si vous avez un truc très gros à réparer, comme une lampe, ou autre, vous notez la tâche sur un papier et hop dans le boite. On n’oublie pas aussi les dossiers papiers non classés, présentation, brochures etc… Si vous voyez que c’est inutile ou obsolète, n’hésitez pas à jeter immédiatement, il n’est pas nécessaire d’encombrer votre boite de collecte avec ce genre de chose.
On ratisse large, les sacs à dos, les mallettes, pochettes, tous les sacs à main récemment utilisés, le vide poche de la voiture, la boite à gants, bref tout endroit susceptible de contenir des petits papiers, des notes etc … ( bon si vraiment vous avez besoin de regarder dans tous ces endroits, c’est que vous êtes très nouveau dans la mise en place de l’organisation … mais c’est pas grave, il faut bien commencer un jour).
Ensuite on s’attaque à tout ce qui est digital. On va noter sur un bloc tous les messages non répondus ou non traités de notre messagerie téléphonique, les messages audio que l’on a pu créer en voiture par exemple ou dans les transports, tout ce qui est dans les gestionnaires de tâches et qui dorment là, et aussi tout ce qu’il y a dans la boite mail, si vous n’avez pas à ce jour de système de gestion fiable, et que votre boite est bien pleine de choses à faire.
On n’oubliera pas les messageries instantanées, Messenger, WhatsApp, Slack et j’en passe qui peuvent aussi contenir tout un tas de tâches, de questions en attente de réponse, de documentation à lire, conserver, archiver etc . Alors pour les éléments électroniques, comme les mails, on ne va pas les imprimer pour les mettre dans notre boite physique, bien évidemment, mais pour les messages téléphoniques, ils seront bien reportés sur le papier.
Pour les étudiants, lycéens, il faudra aussi aller regarder sur le sites de l’école où vous avez certainement des listes de devoirs, des liens pour du matériel de référence pour vos travaux, le support des cours dans certains cas etc … 
On ressort aussi toutes les listes que l’on a pu faire, le jour où on a essayé de mettre en place son bullet journal mais qu’on a finalement abandonné au bout de quelques temps, on récupère les carnets de journal intime aussi, s’il peut y avoir des choses à traiter, des idées en attente etc ….
 
Et ensuite on fait la même chose avec son cerveau, ce n’est pas un lavage de cerveau, mais un balayage de cerveau d’après David Allen. Une grande feuille et on note toutes les idées, actions, trucs en attente qui nous passent par le tête. Il recommande d’utiliser des listes de mots pour déclencher les idées en rapport comme : vacances, famille, enfants, bureau, maison, jardin, voiture, etc … et on décrit tout ce qui nous vient à l’esprit, afin de le vider en quelque sorte. Vous devez également capturer tout ce qui vous préoccupe. Si cela vous occupe la tête et que vous devez faire quelque chose avec, écrivez-le.
  • Je dois envoyer cette mise à jour de projet
  • Je veux apprendre à faire du pain.
  • Nous avons besoin de papier toilette.
  • Est ce que je devrais acheter un drone pour mes voyages
  • Faire l’entretien de la chaudière avant l’hiver
  • Préparer les vacances d’hiver
  • Trouver un cadeau pour les 20 ans du petit
Vous pourrez y revenir et prendre des décisions sur ces sujets plus tard. 
David Allen indique que cette première phase de mise en route, peut prendre 2 à 3 heures. Et comme dans toute mise en place, cela prend un peu de temps au début mais c’est pour la bonne cause.
 
Dans le prochain épisode, nous détaillerons la prochaine phase, à savoir organiser toutes les informations entrantes et surtout l’arbre de décision pour définir quoi faire de chaque élément.
Cependant, alors que vous venez de faire votre première collecte, il est nécessaire de penser à la suite.
En effet, le but n’est pas de faire le même exercice tous les 6 mois, avec rien entre temps.
En fait à partir d’aujourd’hui, vous allez collecter au fil de l’eau, dans votre outil d’organisation, toutes les informations entrantes.
Il vous faut donc réfléchir à une façon de rationaliser les moyens d’entrées. En effet, vous avez peut être constaté lors de votre collecte que vous aviez une multitude de points d’entrées possibles. Moins il y a d’endroits à vérifier, moins vous passerez de temps à aller chercher ces entrées. Il faut en avoir le moins possible mais autant que nécessaire.
Un exemple : vous n’êtes pas de roi de la note de frais et vous avez des tickets et factures partout, dans vos poches, votre porte feuille, votre veste, la voiture, votre sacoche, bref partout. A chaque fois que vous faites votre note de frais c’est le parcours du combattant et il est à peu près certain que vous en perdez. Réfléchissez comment, au quotidien vous pourriez changer cela en mettant en place une petite routine simple. Par exemple, à chaque fois que vous retournez à votre bureau, vous mettez les tickets récents dans une enveloppe « note de frais ». Ou bien vous mettez une pochette en plastique à zip dans votre sacoche ou sac à dos ou sac à main et vous disciplinez pour mettre les factures immédiatement dedans.
Vous avez des quantités d’informations dont vous avez besoin qui vous arrivent par les réseaux sociaux, les mails, les newsletters, ou en faisant des recherches sur internet et vous constatés que vous avez des signets dans vos boites mails, des notes épinglés dans LinkedIn, dans Facebook, dans Feedly etc… résultat quand vous cherchez un article récemment lu, vous perdez un temps fou à retrouver où il se trouve.
Réfléchissez alors à mettre en place une règle simple. Par exemple dans Facebook, créez des collections thématiques pour retrouvez plus facilement vos liens sauvegardés à lire, et une fois lu, si vous voulez les conserver, vous les enverrez dans Evernote ou OneNote.
Mais ne créez pas des usines à gaz. Faites simple pour commencer. GTD est une méthode vivante et vous ferez évoluer votre organisation au fur et à mesure de votre utilisation. Si vous créez quelque chose de trop complexe, cela va rapidement vous épuiser de le suivre au quotidien et dès que vous serez un peu sous pression, ou serez pressé, vous ne l’utiliserez plus. Alors faites simple pour commencer.
Mettez en place une boite en plastique ou en carton, dans un endroit précis,  pour y déposer tous les documents imprimés, à la maison ou au bureau. Informez les membres de votre famille et vos collègues, que tout document papier doit être déposé à cet endroit.
Mais surtout décrivez et écrivez votre organisation, dès le début, pour vous souvenir de ce que vous avez décidé. Il y a le risque de faire d’une façon un jour et de l’autre le lendemain.
Si vous voyagez beaucoup et avez une sorte de bureau mobile, réfléchissez aux outils qui pourraient être facilement mis en place pour votre bureau itinérant. Vous ferez sans doute la part belle aux applications sur votre smartphone, tablette ou ordinateur pour vous aider à avoir accès à toutes vos informations en temps réel, où que vous soyez.
Gardez en tête, que vous devez garantir une collecte exhaustive de tout ce qui arrive dans votre champ de réflexion et d’actions. Et n’omettez aucun des supports que vous utilisez. 
Comme expliqué lors de l’introduction à la méthode, il n’y a pas un guide du meilleur outil pour appliquer cette méthode. Le meilleur outil est celui que vous utiliserez assurément sur le long terme et qui ne vous demandera pas un effort trop important pour la mise en place et le réglage.
Voici quelques exemples personnels :
  • entrées mail perso : toutes les boites mails sont regroupées sur un boite globale, consultée une à 2 fois par jour. sur mon équipement électronique personnel
  • entrées mail pro : une seule boite mail, sur mon pc pro et mon téléphone pro.
  • entrées d’articles depuis LinkedIn ==> envoi dans Evernote
  • entrées d’articles Facebook ==> envoi dans Evernote ou bien dans une collection dans Facebook ( exemple recettes de cuisine)
  • entrées d’articles depuis Feedly ==> envoi dans Evernote
  • entrées de documents électroniques perso (factures, relevés bancaires etc) ==> stockage dans Google Drive
  • entrées de document papiers perso ( factures, relevés etc) ==> scan puis stockage dans Google Drive. Archivage du document papier s’il doit être conservé. 
  • entrées d’articles à acheter ==> outil Rappel de IOS, listes par catégorie (supermarché, Amazon, centre commercial etc)
  • entrées de tâches à faire perso ==> outil Rappel de IOS
  • entrées de tâches à faire pro ==> Asana
  • entrées de rendez vous perso ==> Calendrier perso
  • entrées de rendez vous / réunion pro ==> calendrier pro
Maintenant, une fois que toutes vos boîtes de réception sont identifiées, il ne vous reste plus qu’à capturer des informations dès qu’elles arrivent dans l’une de ces boîtes de réception. Il est extrêmement important que vous saisissiez ces éléments au fur et à mesure que vous les recevez ou bien pour les idées, quand elles vous viennent, et que vous les intégriez dans vos outils d’organsation afin que vous soyez libre “d’oublier” ces éléments et de vous concentrer sur le suivant.
Comme dans beaucoup de technique d’efficacité, il est nécessaire de se discipliner et d’accepter de « perdre » 5 secondes sur une capture, pour gagner beaucoup de temps par la suite.
J’expliquais récemment à un membre de mon équipe, comment je fonctionnais avec mon outil de gestion de tâches et de projets Asana. Je lui expliquais que je créais des tâches dans Asana, pour répondre à des demandes longues ( plus de 2 minutes), mais aussi que dans mon tableau de suivi, en mode Kanban, j’avais une colonne de suivi, dans laquelle je notais de faire un suivi sur des mails que j’avais envoyés et pour lesquels j’attendais une réponse.
Elle me demandait si ce n’était pas un peu lourd de tout noter de la sorte. Eh bien non, c’est beaucoup moins pénible de prendre 15 secondes pour créer une tâche de suivi, que de se rappeler inopinément dans 15 jours, en pleine nuit, que je n’ai pas eu de réponse, ou pire de me retrouver dans une réunion avec mon client et de devoir présenter de plates excuses par ce que je n’ai pas obtenu la réponse attendue (faute d’avoir suivi la réalisation d’une tâche), depuis plusieurs semaines. 
Il s’agit là d’une vraie discipline, et ne je vous cache pas que parfois, je suis tentée de zapper, en me disant, “c’est bon demain tu t’en souviendras”, par pure flemmardise, fatigue etc. Mais là, mon cortex pré-frontal m’envoie un rappel pour que je le fasse de suite.
En ce qui me concerne, Asana et l’outil Rappel de IOS, sont mes 2 outils fétiches, car ils sont multi plateformes, et je n’ai vraiment pas d’excuse pour ne pas capturer tout ce qui arrive.
 
Ensuite, vous devez vous assurer de réserver du temps pour traiter ces boîtes de réception régulièrement. Tous les boîtes de réception ne doivent pas nécessairement être traitées quotidiennement. Déterminez combien de fois vous avez besoin de traiter vos propres boîtes de réception et combien de temps il vous en faut.
Par exemple, vous recevez du courrier postal tous les jours, que vous mettrez dans votre boite d’entrée, mais vous pourrez décider de ne traiter cette boite qu’une fois par semaine, le week end.
Ensuite, créer un bloc de temps dans votre calendrier pour traiter vos boites de réception. Il est important que vous ne laissiez pas les choses s’accumuler dans votre boîte de réception, car vous ne pourrez plus faire confiance à votre système et vous devrez à nouveau vivre comme un pompier. L’une des principales raisons pour lesquelles les gens laissent les choses s’empiler dans leur boîte de réception est qu’ils ne savent pas trop quoi en faire.
Dans un épisode précédent, je vous avais parlé de l’organisation de l’agenda et par la nécessité de créer des bloc de temps fixes, toujours au même moment si possible et sur l’année à venir, afin de ne pas déroger à la règle, que vos collègues sachent bien que ce n’est pas le bon moment pour vous coller une réunion et surtout pour en faire une habitude bien ancrée Vous pouvez vous reporter à l’épisode 55, de novembre 2016 où je traitais de l’organisation hebdomadaire, très largement basée sur la méthode GTD. 
Dans le prochain épisode nous allons vous expliquer l’intégralité de l’arbre de décision GTD afin que vous sachiez exactement comment traiter chaque boîte de réception de votre vie. Mais avant de continuer, assurez vous d’avoir des boites de réception définies, d’identifier chaque boîte de réception de votre vie et, deuxièmement, d’établir un plan pour déterminer quand et où vous allez traiter chacune d’elles.

Récapitulatif – Pourquoi capturer

 
Tout simplement, capturer vous permet de gagner en tranquillité d’esprit. Lorsqu’une pensée frappe votre cerveau, elle peut (et supprimera) toutes les autres pensées jusqu’à ce que vous agissiez. Vous pouvez agir immédiatement, l’écrire, espérer qu’il reviendra plus tard ou le perdre pour toujours. Si vous choisissez d’agir immédiatement sur une pensée, allez-y.  Espérer que cela revienne plus tard semble être une mauvaise idée .  Si vous l’écrivez (et vous pouvez être sûr que vous y reviendrez), vous libérez votre esprit pour vous concentrer sur la tâche ou la personne devant vous. 

Quand collecter ?

Notez les choses quand elles viennent à vous. Cela signifie que vous devez avoir un moyen de le faire en tout temps. C’est frustrant d’avoir une idée qui vous vient à l’esprit et vous ne trouverez nulle part un stylo et du papier. Prévoyez donc soit un petit carnet que vous emportez partout avec vous, soit une application sur votre Smartphone sur laquelle noter tout ce qui vous vient à l’esprit, quand cela se produit. Force est de constater qu’il faut parfois plusieurs outils, car on ne peut pas toujours écrire ou noter sur une application. 
En phase de mise en place on va récupérer tout se qui « traine » pour le traiter ensuite, une bonne fois pour toute.

Que se passe-t-il après? 

Maintenant que vous avez empilé des éléments dans votre boîte de réception, vous devez en faire quelque chose. Sinon, il va rester sur votre bureau et mourir par manque d’attention. Vous devez y revenir et clarifier ce que vous allez faire à ce sujet.
Ce sera l’objet du prochain épisode.
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
Animated Social Media Icons by Acurax Responsive Web Designing Company
Visit Us On TwitterVisit Us On FacebookVisit Us On LinkedinVisit Us On Google PlusVisit Us On PinterestVisit Us On YoutubeVisit Us On Instagram