PVY 052 Gérer Les Interruptions au Travail

interruptions
Voici la suite du podcast sur le Interrutions. Aujourd’hui, on parle de la gestion des interruptions et de comment retrouver rapidement sa concentration.

TRAITER LES INTERRUPTIONS

Grâce à l’analyse des interruptions, vous vous êtes rendus compte qu’elles ne sont pas toutes de même nature, n’ont pas la même validité, ni le même niveau d’urgence. 
Pour les demandes qui ne sont ni urgentes, ni spécialement valides, on va donc essayer de les traiter en quelques secondes, afin de ne pas perdre notre concentration, sans toutefois être impoli.

1. Répondre à une question

Un peu comme dans la technique de gestion des mails, on va se fixer un temps de traitement maximum. Ce temps doit être inférieur à 1 minute, afin de limiter la perturbation sur votre concentration.
Si vous connaissez la réponse, donnez la  en quelques secondes, si possible moins d’une minute, et si besoin dites à votre collègue de repasser dans X minutes / heures.
 
S’il vous faut plus d’une minute pour lui répondre et que ce n’est pas une urgence, vous devez alors demander à votre collègue de repasser plus tard en lui indiquant un délai, car pour le moment vous devez terminer un autre sujet. Le tout en moins d’une minute. Et ensuite, vous tenez parole, c’est à dire que lorsque votre collègue revient, vous répondez effectivement à sa demande. Sinon, la prochaine fois il ne décampera pas de votre bureau sans avoir sa réponse.

2. Avoir une phrase toute prête

Cette technique est particulièrement adaptée pour les choses non urgentes et pas forcément valides, et surtout si vous êtes très très concentrés ou en plein élan créatif. Elle va consister à répondre, sans même lever la tête, ou à peine, pour dire que vous êtes concentrés sur un autre sujet et qu’il faut repasser plus tard ou envoyer un mail.
J’utilise cette technique depuis assez longtemps, sans même m’en rendre compte parfois ( ce sont mes collègues qui me l’ont fait remarquer). A priori cela me permet de rester tellement concentrée sur mon sujet que parfois même je ne me souviens même pas d’avoir été interrompue.
Vou êtes tellement dans votre bulle, que vous ne voulez pas en sortir et tout ce qui se passe au tour vous est étranger. Pour vous messieurs, c’est comme lorsque votre compagne vous demande un service alors que vous êtes en train de regarder un match de foot ou de jouer sur votre console. Vous répondez un truc automatique et vous oubliez aussitôt et restez concentré sur votre sujet. Et bien là c’est pareil, mais au bureau !

3. Chassez le boulet

Cependant, vous pouvez aussi être dérangé(e) par le « boulet » de service. Je suis sûre que vous en connaissez au moins un ou une, … j’en ai 2 bien en tête!  Des personnes absolument charmantes, joviales, mais qui semblent errer en permanence dans les couloirs, généralement peu occupées et à l’affut d’une oreille pour écouter :
  • les petits problèmes
  • le dernier weekend /vacances / sorties bref se vanter
  • les secrets qu’ils ne devraient pas vous dire mais qu’ils vous confient tout de même ( comme à tout l’étage)
  • la conspiration pour les virer. Il faut dire que depuis le temps que tout le monde se demande ce qu’ils font encore là, que les fantasmes vont bon train. Depuis le «  rancmac », au parent éloigné du patron en passant, par « le gars qui était super et qui ne s’est jamais remis de son divorce il y a 8 ans »…  les élucubrations pour savoir pour il est toujours là sont nombreuses. Ce serait il rendu compte que vous faites secrètement des incantations pour qu’on vous débarrasse de ce boulet???
Comme ils sont charmants, il est très difficile de les  » chasser », mais là encore il faut tenir bon et ne pas hésiter à être fermes sur le fait que vous avez du boulot ( vous). Quitte à le froisser un peu, ce n’est pas grave. D’ailleurs, pour vous en convaincre, essayez d’aller déranger votre  » boulet » la seule et unique fois où il est occupé ( ce sera peut être difficile de trouver le moment ;-)). Vous serez surpris(e) de constater la façon dont il va vous envoyer sur les roses ! essayez et dites moi !

4. Retenez votre langue

Lorsqu’on est interrompu, il est facile de se laisser prendre dans le «rush» de la personne qui vous interrompt, surtout si celle ci s’exprime avec tous les signaux d’un drame imminent. En réalité, les crises réelles sont généralement rares, et donc il faut apprendre à relativiser un peu les choses que vous venez d’entendre et prendre du recul.
Prenez quelques minutes pour examiner la situation. Reprenez votre souffle et videz votre tête.
Et au lieu de répondre de suite, prenez 20 secondes pour noter ce à quoi vous étiez en train de penser, ou bien là où vous vous êtes arrêté dans un raisonnement, un calcul, une idée, une argumentation etc. Ce sera toujours ça de gagner pour reprendre au plus vite votre tâche.
Demandez à la personne de reformuler,  la question / le sujet / l’urgence, en fonction des réponses, vous saurez si vous devez effectivement arrêter votre tâche ou bien si vous pouvez différer le sujet. Parfois, demandez à la personne d’aller chercher un complément d’informations, qui vous permettra à vous,  d’achever ce que vous étiez en train de faire et d’enchainer avec ce nouveau sujet.

5. Apprenez à dire «Non»

Il est souvent acceptable de dire «non» à des demandes ou des tâches si vous êtes occupé quand quelqu’un d’autre peut vous remplacer, si elle ne constitue pas une tâche importante, ou si cela peut être fait plus tard.
 
SI  tel est le cas, dire «non» d’une manière courtoise et sincère, suivie d’une courte explication est la meilleure ligne de conduite à prendre: «Je travaille avec un délai très serré sur un projet important en ce moment, je suis désolé, mais je ne peux pas ‘apporter mon aide aujourd’hui « . Nous verrons en détail le sujet du « savoir dire NON dans le prochain épisode »

8. Interruptions Incontrôlable

Il y a des interruptions que, peu importe la technique, vous ne pouvez pas contrôler. Comme votre patron qui déboule et requiert votre attention toute de suite et maintenant.
Indiquez alors courtoisement «Je n’ai que cinq minutes pour parler de ça maintenant», et s’y tenir.
 
Ne proposez pas l’interrupteur de s’asseoir mais plutôt Encouragez le  à aller droit au but et si une solution ne peut pas être trouvée avant que le temps imparti ne soit  écoulé, fixez un autre rendez vous, encore une fois tenez vous y.

REFOCUS

Vous n’avez pas pu échapper à une interruption ? Vous avez stoppé votre tâche en cours, il faut maintenant vous y remettre. Voici quelques techniques.

1. Visualisation

L’idée est de vous imaginer une fois votre dossier terminé, d’imaginer votre état d’esprit, votre ressenti,  et de trouver ainsi la motivation et l’énergie de reprendre là où vous en étiez.

2. Questionnement

Vous allez vous poser des questions sur votre avancement. C’est souvent assez naturel. On reprend un tâche et on se dit, parfois à heure voix « Où j’en étais ? ». On pourra aussi se questionner sur les prochaines actions à faire, l’enchainement logique des sous-tâches. Quelle est la prochaine étape à réaliser etc…
Si vous aviez pris soin de noter, au moment de l’interruption, où vous en étiez dans vos pensées, votre réflexion ou autre, l’étape du questionnement sera d’autant plus efficace et rapide.

3. Bilan

Fixez vous quelques minutes pour revoir ce que vous avez produit jusque là. Par exemple, relire le début du mail que vous étiez en train d’écrire, revoir les premiers slides de la présentation sur laquelle vous étiez en train de travailler, relire les notes de votre compte rendu etc. Vous allez reprendre ainsi le cheminement de votre pensée et pouvoir repartir sur ces bases. Vous allez vous replonger dans votre sujet, le plus rapidement possible.

4. Méditation orientée

Prenez 1 ou 2 minutes pour méditer, yeux fermés et au calme. Après quelques respirations profondes et vous concentrant uniquement sur votre respiration, concentrez alors votre esprit sur votre sujet, pendant une minute. Continuez à respirer profondément et les yeux fermés. Cela va vous permettre de collecter vos idées sur le sujet, revoir mentalement ce qui a été fait et ce que vous devez faire et repartir de plus belle !
 
N’hésitez pas à communiquez dans les commentaires vos techniques personnelles pour gérer les interruptions. Vous pouvez aussi utilisez le compte twitter ou Facebook pour échanger avec moi et les autres membres de la communauté !
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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