Les interruptions quotidiennes au travail peuvent être un obstacle majeur à la gestion de votre temps de manière efficace et, en fin de compte, peuvent être un obstacle à votre succès. D’où l’intérêt, quand on ne peut pas les éviter, de perdre un minimum de temps et d’énergie à les traiter.
C’est l’une des plus grandes sources de réclamations des employés et cadres. Et si par malheur, votre bureau est situé à proximité d’un lieu de passage important, cela devient très difficile. Je me suis retrouvée pendant plus d’un an avec un bureau juste en face de l’espace café. Outre le bruit quasi permanent des machines à café, les discussions aux heures de « pointes », mes collègues en profitaient toujours pour faire une halte dans mon bureau, pour parler de la pluie et du beau temps. Convivial mais totalement ingérable. J’ai dû demander à changer de bureau tant cela devenait ingérable.
Pensez à votre dernière journée de travail, et aux nombreuses interruptions qui se sont produites. Il peut y avoir eu des appels téléphoniques, des courriels, des conversations de couloir, les collègues arrêtés devant votre bureau, ou toute autre chose qui a exigé de manière inattendue votre attention et, ce faisant, vous a distrait de vos travaux en cours.
Votre temps est limité chaque jour, et une poignée de petites interruptions peut vous priver du temps dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et réussir dans votre vie professionnelle et personnelle.
La clé est de pouvoir contrôler ces interruptions, et de savoir si elles sont nécessaires, et de les planifier dans votre agenda quotidien.
Les conseils qui vont suivre sont adaptables à tout type de travail, et en prenant quelques instants pour y réfléchir, vous trouverez certainement certaines astuces que vous pourrez appliquer au quotidien.
Le problème avec les interruptions, c’est qu’en plus de vous faire perdre du temps, elles coupent votre concentration ou vos élans créatifs. Il faut souvent entre 10 et 20 minutes après une interruption, pour revenir à l’état de concentration précédent. En terme d’efficacité, il y a un réel intérêt à limiter au mieux ces interruptions, car la perturbation ne se limite pas au temps passé à traiter l’interruption, mais il faut aussi ajouter le temps perdu à se recentrer.
Vous pouvez ainsi laisser tomber votre tâche importante du jour pour vous retrouver à traiter des choses moins importantes. Même un toute petite interruption de quelques minutes, peut représenter en fin de compte la perte de plusieurs heures de travail productif.
Mais ce n’est pas tout. Si vous avez un travail créatif, vous risquez de perdre de fil d’ une très bonne idée et mettre plusieurs heures voire plusieurs jours avant de retrouver le momentum.
Nous allons procéder par étape, et voir comment on peut :
- Eviter les interruptions ( dans cet article)
- Cataloguer et traiter les interruptions ( dans le prochain podcast PVY EP052)
- Reprendre notre activité après une interruption
Éviter les interruptions
La meilleure façon de minimiser les interruptions est de prendre des mesures proactives pour les éviter. Avant de commencer sur un projet majeur, essayez ces approches pour vous assurer calme et tranquillité pour mener à bien votre tâche.
1 Coupez les notifications
Déjà abordé dans le podcast sur le multitasking, les notifications sont des éléments perturbateurs en puissance. Donc, on les supprime, on les met en silencieux, bref on se crée un univers silencieux. On supprime aussi les notifications visuelles sur les différents écrans qui nous entoure.
On utilise aussi le répondeur de nos téléphones fixes ou mobiles, il sont prévus pour cela. Il y a certaines fonctions « ne pas déranger » qui permettent d’éviter que le téléphone ne sonne, tout en permettant que certains interlocuteurs, au delà de X appels de suite, puissent quand même vous joindre. Ainsi, en cas de réelle urgence, vous restez joignable.
On coupera aussi sa messagerie instantanée, ou mettra un statut indisponible ( si vous savez que vos collègues respectent les statuts) Si vous avez un bureau qui ferme, fermé la porte, posez un signe « do not disturb » sur votre bureau en open space, mettez votre casque anti bruit…
2. Utilisez votre messagerie / votre agenda
Changez votre réponse Out of Office pour dire que vous allez répondre aux e-mails demain. Bloquer le temps sur votre calendrier électronique avec le nom du projet ou de la tâche, afin que vos collègues bien intentionnés ne choisissent pas ce moment pour passer discuter. Vous vous créez une réunion avec vous même en quelque sorte, et nous aurons de discuter de ce sujet plus en détail dans l’épisode sur la gestion des tâches et de l’agenda. Certains agenda électroniques permettent aussi de «geler » toute une journée, c’est à dire que pour vos collègues, vous êtes indisponibles toute la journée.
3. « Disponible » et « Non disponible »
Si vos collègues savent que vous êtes indisponibles, ils seront moins enclins à venir vous voir pour un oui ou un non. Outre les informations pour votre agenda, particulièrement utiles pour les personnes qui ne sont pas à proximité, il est important de communiquer sur vos disponibilités avec votre équipe, qui est sans doute dans votre environnement immédiat.
On peut imaginer un système de signaux, panneaux pour indiquer votre disponibilité ou indisponibilité. Et si vous êtes manager, il sera nécessaire de communiquer clairement avec votre équipe, sur votre mode de fonctionnement afin de ne pas frustrer votre équipe et de passer pour une personne trop rigide.
Si vous avez un bureau qui ferme, le signal pourra juste être la porte fermée.
4. Prévoir des tête à tête
Si vous ne prenez jamais le temps de faire des points réguliers avec vos principaux interlocuteurs ou avec les membres de votre équipe, il ne faut pas vous étonner qu’ils vous sollicitent sans arrêt.
Une technique de prévention consiste à planifier des réunions régulières avec ces personnes, afin de passer en revue tous les sujets en cours, apporter les réponses, validations, informations dont elles ont besoin. Ainsi vous limiterez les interruptions intempestives.
5 Ne commencez pas
Si vous ne souhaitez pas que vos collègues vous interrompent à tout va, ne les interrompez pas. Grand classique qui date de plusieurs millénaires ! En étant prévenant avec eux si vous avez besoin de les interrompre avec un simple phrase comme « puis je t’interroger quelques minutes? », vous montrez que vous respectez leur travail et leur emploi du temps. Si vous partagez vos agendas, un petit coup d’oeil à celui ci avant de débarquer dans leur bureau ou de les appeler vous informera de leur disponibilité. Et vous choisirez peut être d’envoyer en messages demandant à voir la personne dès qu’elle sera dispo.
6 Cachez vous.
Parfois, c’est la seule méthode, surtout en open space. Trouvez un bureau inoccupé, une salle de réunion, ou installez vous au café en bas du bureau pour terminer un sujet important sans risquer les interruptions peut aussi être une technique. Si vous en avez la possibilité, réservez les tâches où vous avez réellement besoin de calme, lorsque vous êtes en télétravail, si vous avez la chance d’y avoir droit. Certain profitent aussi des déplacements en train, téléphone en silencieux et sont certains de ne pas être dérangés.
7. Identifier et planifier les interruptions
Si les interruptions perdurent et causent de grandes perturbations dans la réalisation de vos objectifs, il sera peut être temps de mettre en place une autre stratégie. Elle va consister à faire un état des lieux des perturbations et des perturbateurs et de s’organiser en conséquence.
C’est une excellente idée que j’ai découverte dans un article du blog Mind tools.
Pour cela, ils ont créé un template pour enregistrer au quotidien les perturbations qui reprend les items suivants :
Personne / Date et l’heure/Description de l’interruption/Valide?/ Urgent?
On remplit soigneusement cette fiche pendant une bonne semaine.
Une fois que vous avez enregistré les interruptions pendant une semaine, on prend quelques minutes pour analyser les enregistrements.
La première étape de l’analyse va consister à séparer les interruptions valables de celles qui ne sont pas vraiment, c’est à dire que vos interlocuteurs auraient pu attendre, ou bien vous auriez pu différer le traitement de cette interruption.
En ce qui concerne les interruptions qui ne sont pas valides, vous devez trouver un moyen de bloquer dans l’avenir et nous en reparlerons dans quelques minutes.
Vous devez composer avec les interruptions valides. Nous allons vous montrer ci-dessous comment vous pouvez les programmer dans votre journée afin qu’ils obtiennent l’attention dont ils ont besoin, alors que vous avez encore le temps dont vous avez besoin pour répondre adéquatement votre travail quotidien.
Ensuite, regardez l’urgence les interruptions et si elles auraient pu être anticipées. Vous pouvez anticiper de nombreuses interruptions en organisant des réunions régulières avec les gens. S’ils sont convaincus qu’ils auront accès à vous dans un proche avenir, ils vont apprendre à «stocker » les problèmes non urgents jusqu’à cette réunion régulière qu’ils ont avec vous. C’est ce que nous avons vu au point 4.
Cependant, certaines interruptions sont à la fois urgent et valide. Vous devez être interrompu, et vous avez besoin pour faire face à la situation. Dans ce cas, il faudra prévoir du temps dan votre agenda pour ces interruptions.
Grâce à votre enquête, vous verrez combien de temps est passé sur ces interruptions, valides urgentes. L’idée est d’alors de créer dans votre agenda un espace pour le traitement de ces interruptions valides et urgentes, afin que leur traitement ne vous mette pas en retard sur la suite de votre journée et que vous ne passiez pas pour un éternel en retard. Cet espace pourra simplement être un « blanc » de 15 ou 30 minutes entre 2 blocs de temps alloués à des réunions ou le traitement d’un dossier. Vous savez que vous ne pourrez pas toujours échapper à ces interruptions, qui peuvent être plus ou moins nombreuses en fonction de votre métier, donc vous prévoyez du temps pour y travailler.
Une analyse plus fine des raisons des interruptions, pourra aussi vous amenez à revoir votre système de priorisation des tâches, voire à vous rendre compte que certaines sont liées à la procrastination. La vôtre ou bien celle de vos collègues et collaborateurs. Certaines urgences proviennent peut être de sujet importants, qui ont été reportés, pas traités à temps, repoussés parce que vous n’aviez ps envie de vous y pencher et boom, c’est devenu un truc urgent à gérer de suite.
Ce sera sans doute le moment de vous pencher sur votre organisation personnelle et celle de votre équipe. Et pensez à relire ou écouter l’article sur la procrastination.
Vous voici avec un certain nombre d’outil spour éviter les interruptions, mais comme on l’a vu, ça ne va pas faire disparaitre 100 % de ces coupures et il va falloir mettre en place des stratégies pour les traiter.
Et c’est ce que nous verrons dans le prochain article/podcast !
Faites part à la communauté de vos suggestions, techniques pour limiter les interruptions, soit dans les commentaires en dessous de cet article, soit sur le fil twitter au facebook de Productiv’You !
Pour aller plus loin :
