PVY EP049 STOP AU MULTI-TASKING

multi-tasking
Second volet de notre série sur l’éfficacité au bureau, LE MULTI-TASKING
Le multi-tasking est très souvent considéré comme une vertue. Mais c’est une erreur d’appréciation.
Dans la vie professionnelle  on le pratique à longueur de journée, parfois même sans s’en rendre compte. On commence à écrire un mail, et hop, on va se chercher un café ou un verre d’eau. On est en train de lire un contrat et on clique sur la notification d’un nouvel email. Cela nous prend quelques minutes et on reprend le contrat. A longueur de journée, on fragmente notre attention et on saute d’une tâche à l’autre. Internet et les réseaux sociaux sont aussi une source importante de perturbation. Un petit coup d’oeil à Twitter entre 2 mails, un petit check de Facebook pendant une conversation téléphonique, 3 like sur instagram pendant une WebeX et ainsi de suite.
Mis bout à bout, ce sont de précieuses minutes, voire des heures que nous perdons chaque jour, heures improductives et qui ne nous rapprochent pas de la réalisation de nos objectifs à long terme, et encore moins de l’achèvement de notre To Do liste du jour.
Et dans la vie privée c’est la même chose. On surfe sur internet en regardant la TV. Vous trouverez dans le lien ci contre, une étude intéressante sur le comportement des français sur ce sujet, 77 % d’entre nous regardent plusieurs médias en même temps. http://www.lsa-conso.fr/les-francais-adeptes-du-multitasking-infographie,215112

LA SCIENCE ET LE MULTI-TASKING

Les scientifiques ont découvert que notre nouvelle manie de vouloir faire des tas de choses en même temps créait des problèmes à notre cerveau. Depuis une forte augmentation du stress chez les adultes jusqu’à des problèmes d’apprentissage et des comportements proches de l’autisme chez les enfants. Les moyens techniques d’études du cerveau ont montré que, notre cerveau, loin d’être un habile jongleur entre plusieurs tâches est plutôt à la peine.

Surcharge du Cerveau

Le professeur Earl Miller du MIT a démontré que cela force notre cerveau à utiliser beaucoup d’énergie pour arriver à faire 2 ou 3 choses en même temps, beaucoup plus que si nous les faisions l’une après l’autre. En fait quand on essaie de se concentrer sur 2 tâches différentes en même temps, cela provoque une surcharge dans les capacités de notre cerveau.
C’est particulièrement vrai lorsque nous tentons de faire 2 tâches similaires en même temps, comme écrire un mail et parler au téléphone. On a tous fait l’expérience. A un moment, ou il y a un blanc dans la conversation parce qu’on a décroché ou vous vous perdez dans la rédaction de votre email, signe que votre cerveau « bugue ».
Un psychiatre anglais, Glenn Wilson, a montré qu’en multitaskant, on perdait jusqu’à 10 points de quotient intellectuel, ce qui correspond à la perte due une une nuit blanche. Alors si vous multitaskez, après une nuit blanche, le résultat ne sera vraiment pas terrible !

Fatigue

D’autres études ont aussi montré que le fait de sauter en permanence d’une activité à une autre tout au long de la journée, fatigue terriblement le cerveau, et conduit ainsi à affaiblir notre capacité de décision et la qualité de nos décisions.
Le pire c’est que beaucoup de gens sont persuadés d’être très fort à ce petit jeu, comme quoi le cerveau est très fort pour nous faire croire des tas de choses.
Une autre étude auprès d’étudiants américains a révélé que ceux ci étaient 40% plus lents à résoudre des problèmes de mathématiques complexes s’ils faisaient plusieurs tâches en même temps.
La même étude a conclu que le multi-tasking augmentait aussi la libération d’hormones du stress et d’adrénaline. Cela nous met aussi dans un cercle vicieux. On a le sentiment de travailler beaucoup et très dur en faisant plusieurs choses en même temps, mais il nous faut plus de temps pour parvenir à atteindre nos objectifs ou à terminer notre to do. Par conséquent on se sent stressé, harcelé et contraint à multi-tasker encore plus. Cette attitude nous empêche de retenir des informations essentielles, parce que notre cerveau ne peut pas enregistrer des choses importantes provenant de sources différentes en même temps.

 Moins efficace

Enfin, une autre étude de l’université de Californie, montre que lorsque les personnes sautent fréquemment d’une tâche à l’autre, elle travaillent plus vite, mais produisent moins. 
Et contrairement au mythe, les femmes ne sont pas plus multitâches que les hommes ! Il n’y a aucune différence dans les mauvaises performances liées au multi-tasking entre les hommes et les femmes. 
Sur le long terme, les chercheurs révèlent que cette habitude entraine une modification de la chimie de notre cerveau avec comme conséquences, une augmentation des comportements impulsifs, agressifs, ainsi que des risques cardio vasculaires.

Effets sur les enfants

Le résultat est catastrophique sur les enfants et jeunes gens. Plus ils passent de temps à jongler d’une activité à l’autre et mons ils seront en mesure de se concentrer sur une seule chose pendant de longues périodes. C’est donc particulièrement périlleux pour leurs études, où on leur demande de passer plusieurs heures sur un même sujet, en cours ou pendant les examens.
D’autres études ont montré que les enfants qui prennent cette habitude très jeunes, – outre les problèmes d’apprentissage et de concentration que cela entraine – rencontrent aussi de grandes difficultés à développer des qualités relationnelles, et même cela les empêchent de développer les capacités d’analyse des interactions sociales, comme l’interprétation des messages non verbaux, conduisant à des comportements anti sociaux, et des personnes dépourvues de compassion, de créativité et de conscience de soi. 
Tableau pas très engageant !

En résumé, le mode multi tâches c’est :

– fatigue
– fait perdre du temps
– diminue la qualité de votre travail et de vos décisions
– augmente le stress et le sentiment de ne pas aller au bout des choses
– peut conduire sur le long terme à des comportements a-sociaux, au burn out.
Quand on fait plusieurs choses en même temps, il est absolument impossible de pouvoir accorder la même concentration à toutes les tâches. Alors oubliez le mythe du multitâche, faîtes une chose à la fois, vous serez immanquablement plus efficace.
Et juste pour finir sur le multitâche, il ne peut fonctionner que si vous solliciter des fonctions différentes de votre cerveau : Courir en écoutant un podcast, ou de la musique, ou en apprenant une langue étrangère par exemple.

LE TEMPS MASQUE

On confond souvent le multi tasking avec la gestion des tâches et surtout l’utilisation du temps masqué. Là encore c’est une notion venue de l’industrie mais que quasiment toutes les mamans du monde maitrisent sur le bout des doigts et c’est pour cela que l’on dit que les femmes sont multitâches. Par exemple, allumer le four avant de commencer à préparer le gâteau c’est utiliser le temps masqué. Pendant le temps nécessaire au préchauffage de votre four, vous préparez la pâte et ainsi vous n’avez pas attendre 10 minutes à la fin de la préparation que votre four chauffe.
Les exemples sont nombreux : lancer une lessive en arrivant le soir, pendant que vous vous occupez du diner et des enfants, la lessive se fait et vous pourrez la mettre à sécher avant de vous coucher. Mais au bureau aussi, si vous lancez un traitement long sur votre ordinateur, ou bien une édition de 300 pages, vous n’allez pas rester béatement au pied de la machine à attendre. Vous ferez autre chose pendant que cette tâche  » de fond » se réalisera.
temps masqué

POUR ARRETER LE MULTI-TASKING

Alors si on en croit le Web, c’est presque aussi difficile que d’arrêter de fumer, ou presque ! En effet, la libération de dopamine liée au multitasking est assez additive et certaines personnes s’ennuient quand elles ne font qu’une seule chose à la fois. En tout cas cela demande une forte discipline, mais c’est indispensable pour retrouver le sentiment su travail bien fait, en profondeur et de voir chaque soir sa to do list totalement terminée.
Il va donc être essentiel de se créer un environnement propice au travail, à la grande concentration et à la suppression ou presque des tentations.
Lister tout ce qui vous distrait dans une journée, depuis toutes les applications, notifications, mais aussi les bruits, les collègues etc.

TOUT COUPER

Il s’agit là de mettre sur pause toutes les alertes, les notifications, les bis  tut, buzz qui détournent notre attention de notre tâche et nous appellent à elles. 

LE POMODORO

Cette première action, cumulée avec l’utilisation d’un chrono, comme dans la méthode Pomodoro par exemple, va nous permettre de rester concentré sur une seule tâche. Pour un rappel de cette technique, réécoutez le Podcast sur le POMODORO avec Mikael Pâquet

LES APPLICATIONS

On peut ajouter aussi l’utilisation d’application qui vont nous empêcher d’aller fureter sur internet, comme Anti-social, recommandé par Mickael Hyatt. On définit les sites interdit, ainsi que la durée de l’interdiction, et on ne eut pas y accéder. On mettra aussi son téléphone en silencieux, et on range dans un tiroir pour éviter de le voir s’animer en cas d’arrivée de message ou d’appel. Des applications similaires ICI

CASQUE

On pourra aussi utiliser un casque anti-bruit, surtout si on travaille dans un open space, parce qu’on ne peut pas toujours couper le son de ses collègues.  En profiter pour écouter de la musique motivante. Il existe des applications avec les playlists permettant la concentration. Juste pour le fun, saviez vous que le premier casque anti perturbation a été inventé en 1925, par un luxembourgeois, Hugo Gernsback, qui est aussi considéré comme le père de la science fiction. Il a inventé un casque appelé Isolator, que vous avez en photo dans cet article, dans le but de ne pas être interrompu par les perturbations externes. Mais il a aussi écrit que nous sommes notre propre perturbateur dans 50 % des cas!
multi-tasking
Concernant vos collègues indélicats, pourquoi ne pas avoir une petite conversation avec eux et leur expliquer posément le problème que pose leur comportement? 
Ne soyez pas trop ambitieux pour commencer. Passer de longues années de multi-tasking à une journée de totale concentration ne se fait pas du jour au lendemain.
Essayez de passer le temps d’un Pomodoro sans distraction ( 25 min), puis 2, puis 3 et accordez vous, pendant la grande pause, le droit d’aller checker vos mails, votre Facebook et autre Instagram.
Petit à petit, vous vous rendrez compte que votre efficacité s’accroit, qu’il est beaucoup plus facile et rapide de faire certaines tâches complexes quand on est pas dérangé.

LA MEDITATION

La méditation aide aussi à se concentrer, à maintenir son attention sur une seule chose. Retrouvez le podcast sur la méditation pour plus de détails. Là encore, 5 minutes tous les jours font des miracles.
Comme pour toute nouvelle habitude, un pas à la fois, et même un micro pas s’il le faut. Vous avez tenu 20 minutes aujourd’hui … c’est mieux qu’hier et vous ferez mieux demain !
Autres références intéressantes :
 
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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