Adaptez les conseils en efficacité à votre vie

adapter

En tant que professionnels et souvent parents, nous sommes à la recherche du Graal de la productivité et de l’efficacité qui nous permettra de tout faire ( mais uniquement ce qui est important), de façon efficace, que ce soit au bureau ou à la maison.

En la matière, les conseils, astuces, recommandations ne manquent pas, que ce soit dans des livres, sur les blogs ( comme celui ci) des groupes Facebook, des séances de coaching, les webinars et autres podcasts etc …
Et des outils on nous en propose des tonnes, il est parfois difficile de s’y retrouver et surtout de les appliquer.

Quelques exemples pour le fun

Richard Branson ( Virgin) : son truc de productivité d’après un récent article de Themuse.com : il va nager tous les matins, autour de son ile, faire du kite surf s’il y a du vent, un petit tennis et ensuite il prend un bon petit déjeuner avant d’attaquer sa journée de travail.
Génial, on aimerait tous faire pareil n’est ce pas ? Il y a bien un petit étang à 1 km de chez moi dans le bois de St Cucufa, mais l’eau est un peu froide, le fond très vraisemblablement vaseux… alors à 6 h du matin …
étang de st cucufa
Etang de St Cucufa
Jack Dorsey ( Fondateur de Twitter et Square) : debout à 5 h 30 pour méditer et faire 10 km de jogging.
Moi aussi je me lève à 5 h 30, je médite mais pour le jogging … et vous ?
Outre ses exemples  » extrêmes » d’entrepreneurs ultra connus, il y a tous les conseils distillés sur le net.
En creusant un petit peu, on se rend rapidement compte que tous les bons conseils proviennent en grande partie de blogueurs professionnels, travaillant à domicile et qui tentent de s’organiser pour écrire leur quota de mots quotidien. Je caricature, un peu, mais à peine croyez moi.
Mais quand on a un travail à l’extérieur de chez soi, ou bien que l’on est auto entrepreneur, avec des clients, des deadlines, des chefs, l’univers ne se résume pas à : je me lève, je fais ma routine du matin, j’emmène les enfants à l’école, je rentre chez moi, je travaille jusqu’à 3 h et je m’occupe de ma famille ( houuu la vilaine, elle se moque ….)
Aussi, nous allons reconsidérer quelques exemples et trouver leur version  » vie normale ».
J’ai relevé quelques exemples de « trucs de productivité », dont je vous ai moi même parlé précédemment et qui parfois peuvent sembler difficile à mettre en oeuvre.

Pourquoi cette démarche ?

Tout simplement parce qu’en discutant avec quelques personnes de ces conseils avisés, beaucoup m’ont dit  » pour moi tout cela c’est du BS, totalement inadapté, donc je ne fais pas ». Or, toutes ses astuces ne sont pas à jeter. Bien au contraire, on peut les adapter à des vies  » normales », et en retirer de grands bénéfices. Je vais vous donner quelques exemples et je l’espère, vous amenez à reconsidérer votre position, ou au moins à y réfléchir.
Voici quelques exemples des conseils de productivité, mais ils sont légions sur le net qui peuvent sembler difficiles à appliquer :
  • ne pas commencer sa journée par lire ses mails mais par une tâche super importante définie la veille
  • lire ses emails seulement 2 fois par jour
  • faire un planning quotidien et s’y tenir
  • travailler sur les tâches les plus difficiles pendant son pic de productivité
  • n’utiliser que des applications et passer au tout digital
  • se lever à 5 h du matin pour avoir de grandes journées
  • commencer sa journée par une séance de méditation
  • bloquer des heures dans votre agenda pour des séances intenses de travail, couper toutes les notifications et sonnerie, fermer sa porte
  • ne pas se rendre à une réunion où il n’y a pas d’ordre du jour
  • déléguer au maximum
Sur le papier voilà des conseils qui permettent effectivement d’améliorer sa productivité, mais comment met-on en musique tout ça, quand on a des enfants en bas âge, quand on a des heures de transport tous les jours, quand on travail dans un open space, quand on a un métier qui exige une extrême réactivité ?
La technique simple serait de dire : tout à la poubelle, je continue comme je fais, pour moi, rien ne colle. Et tant pis si je n’améliore pas mon efficacité. Ou bien appliquer un ou plusieurs conseils, au pied de la lettre, pour abandonner quelques semaines voire jours plus tard car totalement inadaptés à son activité.
Une autre technique, consiste à bien étudier un conseil et voir comment on pourrait l’adapter à son mode de vie, tout en gardant une partie des bénéfices.
Je me propose de reprendre la liste ci dessus et de vous apporter quelques pistes pour l’adapter à différentes situations. Tout cela n’a rien d’exhaustif, mais le but est de vous montrer leur possible adaptation. Et comme j’ai moi aussi une famille, un travail à l’extérieur très prenant, et des heures de transport toutes les semaines, je pense que je peux vous donner quelques tuyaux.

Se lever à 5 h du matin pour avoir de grandes journées

Si vous suivez quelques blogueurs ou podcasteurs américains, vous aurez constaté que quasiment tous font l’apologie du réveil à 5 heures ET de la nuit de 7 heures de sommeil minimum …. Là encore c’est beau sur le papier. Mais remettons les choses dans leur contexte. Ils ne vous disent pas d’en fait ils se lèvent à 5 h car ils ont un vieux chien avec une petite vessie qui fait la vie pour sortir. Et comme ils sont déjà âgés, ils ne peuvent pas se rendormir, donc autant s’y mettre !!! Je plaisante bien sûr.
Nos amis d’outre atlantique, dînent généralement très tôt ( 18 h) quand la norme française est déjà beaucoup plus tardive. Dinant tôt, ils peuvent se coucher relativement tôt tout en ayant l’impression d’avoir profité de leur soirée. Si comme moi, vous quittez votre bureau, AU PLUS TÔT à 18 heures pour arriver généralement vers 19 h chez vous, le temps de souffler 5 minutes de vous occuper de votre famille, de dîner, il est déjà 20 h 30, au mieux, et que vous souhaitez avoir une nuit de 7 heures, vous devez être au lit vers 21 h 30. Je ne suis pas certaine que nous puissions tous adhérer à ce mode de vie compte tenu de nos contraintes.
Par ailleurs, ces stars du blog, travaillent très souvent de chez eux, et vous explique tous comment ils font une petite sieste en début d’après midi pour recharger les batteries. Pour les français qui me lisent, je serai curieusement de connaitre le nombre d’entreprise qui met à votre disposition une petite salle de sieste ;-)) Perso, j’adorerai faire une petite sieste moi aussi, mais voilà … c’est complexe à mettre en place.
Ainsi que je l’ai détaillé dans l’un de mes précédents articles, un rituel matinal est effectivement nécessaire pour bien démarrer sa journée et être efficace. Mais l’adaptation est plutôt de calculer un temps suffisant entre votre lever et votre départ pour être en mesure de faire certaines choses comme du sport, méditer, lire, vous préparer ou petit déjeuner en famille. Il faut généralement 1 h 30 à 2 h pour tout cela. Donc calculez votre heure de réveil en fonction ( et celle de votre coucher aussi). Vous pouvez aussi écouter mon récent podcast dédié au rituel matinal et  la façon de l’adapter en fonction des étapes de la vie.
Enfin, pour clore ce sujet, tout le monde n’est pas du matin. Il y a beaucoup d’oiseaux de nuits très productifs mais pas à 5 h du matin. Donc pas de dogmatisme, on adapte les méthodes à son rythme et pas l’inverse !!

Commencer sa journée par une séance de méditation

A titre personnel, je dis 2 fois oui. Je le fais, c’est quasiment le seul moment dans ma journée où mon environnement est suffisamment calme pour que ma séance se passe bien. Mais il y a quelques années, lorsque mes loulous mettaient un pied par terre avant même que j’ai ouvert un oeil, méditer au lever aurait relevé de la science fiction. Tous les parents d’enfants en bas âges vous confirmeront que chaque minute de sommeil compte quand les nuits sont courtes et surtout entrecoupées et que donc, ils vont allègrement troquer 15 minutes de méditation pour 15 minutes de sommeil supplémentaire. Et ils ont tout à fait raison. Alors, oui, méditez le matin si vous le pouvez, sinon il y a aussi le soir, à la pause déjeuner, dans les transports en commun etc … ou ne le faites pas… la méditation apporte de grands bienfaits, si on est dans l’état d’esprit de le faire et non pas parce qu’on a lu quelque part que c’était bien.

Ne pas commencer sa journée par lire ses mails mais par une tâche super importante définie la veille

Excellent idée, si tout le monde dans votre entreprise a un rythme de travail 9-18, y compris vos clients et que rien ne se passe la nuit, personne n’envoie jamais de mails en dehors de cette plage horaire , il n’y a jamais d’urgence et que votre entreprise est exclusivement locale ou nationale. ça existe certainement, mais c’est pas très courant. Dans la vraie vie, il se passe des choses la nuit, ailleurs, vos clients travaillent tard, votre chef aussi, et il y a des urgences. Dans ce cas pourquoi ne pas juste jeter un coup d’oeil en arrivant à vos mails, repérer les urgences ( celles qui clignotent en rouge ;-)) et les traiter ?
Autre option, traiter vos mails dès votre arrivée, ( voir une méthode simple ici), ajouter manuellement et immédiatement toutes les urgences à votre to do du jour, envoyer le  » plus tard » vers votre gestionnaire de tâches et/ou de projets. Cela ne vous empêche pas bien évidemment de définir chaque soir votre MIT du lendemain et d’y travailler immédiatemen,t en arrivant s’il n’y a pas d’urgence, ou bien juste après le traitement des urgences.

Lire ses emails seulement 2 fois par jour

ce conseil, c’est celui que l’on aimerait tout atteindre, ouvrir sa boite mail une fois le matin, une fois l’après midi, et c’est tout.
Alors si vous travaillez dans un service client, ça va pas être simple à mettre en oeuvre, si ce n’est impossible. Et pour les autres, ça dépend réellement de votre secteur d’activité, des périodes de l’année etc… Si vous êtes commercial et devez rendre une proposition client , les derniers jours avant la deadline sont souvent intenses avec de nombreux échanges pour finaliser une offre. Votre société est en plein pic saisonnier, tout le monde  » turbine » à plein, il y a des urgences dans tous les sens, il va être difficile de n’apparaître « on line » que 2 fois par jour, n’est ce pas ? Donc ce conseil, est  à utiliser avec mesure, peut être certains jours, où vous savez que c’est plus calme, certaines périodes de l’année en basse activité. Vous allez faire au mieux pour tendre vers cet objectif sans toutefois en faire une obsession.

Faire un planning quotidien et s’y tenir

Aaah le planning immuable, que l’on définit le soir pour le lendemain. Vous en rêvez ? moi aussi. Là encore la souplesse est nécessaire. Si vous avez quelques bases d’organisation, tous les lundis matins, vous mettez en place votre planning hebdomadaire, en prenant soin de réserver de « grandes » plages de travail pour vider votre to-do list, et avancer sur vos projets en cours. Et tous les matins en arrivant, vous ajustez le planning journalier, avec les urgences qui ont pu survenir, et les tâches  » urgentes » que vous allez découvrir en lisant vos mails du matin ( cf paragraphe précédant). Par conséquent votre planning journalier va devoir s’adapter. Cette souplesse vous l’obtiendrez en bloquant réellement des plages de travail perso, avec un peu de marge à chaque fois. Ainsi, en cas de réunion urgentissime, vous savez que vous avez des petits » buffers » de temps et que vous avez de la flexibilité. Cette souplesse ne sera possible que si ne vous faites pas tout à la dernière minute. Le challenge étant toujours de ne pas faire les choses trop tôt pour ne pas les avoir faites pour rien ( car tout peut changer), ni trop tard car dans ces conditions vous  n’avez plus aucune marge de manoeuvre. Mon conseil : aucun optimisme dans l’allocation du temps aux tâches, ceintures et bretelles, car tout change et un planning ne se déroule jamais comme prévu ( ou presque). Dites vous aussi que l’essentiel, est de tout faire sur une période , une semaine par exemple, mais pour de plus grand projet, sur un mois voire plus. Vous subirez ainsi moins la pression de la journée.

Travailler sur les tâches les plus difficiles pendant son pic de productivité

Là encore, l’idée est belle et tout à fait sensée. Mais tout d’abord, connaissez vous la période de la journée où vous êtes le plus performant ? Si vous revenez de plusieurs jours de déplacements, avec un petit coup de jet lag dessus, votre « horloge interne » va-t-elle rester bien identique ? Si vous avez passé une nuit horrible parce que votre petit dernier fait ses dents, quid de ce beau pic de productivité le lendemain ? Et qui vous dit que votre chef ne va pas vous coller une belle réunion bien pénible pendant votre  » pic » ? Donc autant dire que oui sur le fond, il faudrait bien planifier votre journée en tenant compte de vos pics d’activité, néanmoins, dans la vraie vie, l’adaptation est la règle numéro un. Et si vous n’êtes pas à fond au moment de traiter une tâche compliquée, et bien malheureusement vous y passerez un peu plus de temps. Il faudra alors déployer d’autres stratégies de travail, comme vous imposez des pauses régulières de 5 minutes pour décompresser, relaxer votre esprit et pouvoir être plus performant ensuite.

N’utiliser que des applications et passer au tout digital

C’est vrai que les applications ne manquent pas et qu’en théorie, on devrait pouvoir tout faire « en digital ». Mais il n’y a là aucune obligation. C’est certain que le cloud permet aujourd’hui de se balader virtuellement avec des milliers de documents accessibles sur un Smartphone de 10 cm. Mais si vous êtes 10 fois plus performants avec vos dossiers papiers, ou que vous avez besoin d’écrire vos to-do tous les matins, why not ? Personnellement, j’ai horreur des papiers. Je fonctionne donc essentiellement avec des applications ( très peu mais bien choisies). Cependant je suis incapable de prendre des notes pendant une réunion sur un clavier. J’ai besoin de mon carnet ( evernote moleskine), que je vais scanner ensuite. J’écris plus vite d’une part et une fois que j’ai écris avec mes petits doigts et mon stylo il y a très peu de chance que je l’oublie ce qui n’est pas le cas avec un clavier. A l’école, on m’a appris que l’on maximisait l’apprentissage en utilisant le max de sens en même temps, œil, oreille, voix et écriture manuelle. je fonctionne comme cela, je ne fais pas tenter de rentrer dans un moule qui ne me correspond pas… De même quand j’ai des élans d’inspiration pour écrire un article, je ne peux le faire que par écrit  et dans ces cas là, je vais remplir 3 ou 4 grandes copies doubles en 45 minutes. Même si je dois recopier ( ce qui me permet en général de réorganiser les idées) je vais toujours plus vite qu’en saisissant mon article dans une note Evernote. La spontanéité que j’ai avec une feuille de papier et un stylo ne sera pas égalée par le clavier. Donc, on utilise les outils qui nous conviennent, l’essentiel étant d’être à l’aise. Dans la même veine, si vous passez votre temps à tester de nouvelles applications, votre productivité risque d’en souffrir fortement, entre le temps de prise en main, le transfert des données et éventuels dégâts au passage, le compte est vite fait. Prenez le temps de bien choisir, lisez les articles, regardez des tutos, faites votre choix. Comme dans tous les domaines, la perfection n’existe pas, prenez l’application avec laquelle vous vous sentez le plus à l’aise et efficace.

Bloquer des heures dans votre agenda pour des séances intenses de travail, couper toutes les notifications et sonnerie, fermer sa porte

Oui, oui, c’est effectivement une excellente technique pour venir à bout des sujets complexes, des tâches à terminer en urgence. Mais voilà … d’une part tout le monde n’a pas la chance de travailler dans un bureau où l’on peut fermer les portes. Si vous travaillez en open space, le challenge va être difficile à relever. A la rigueur vous allez pouvoir vous isoler avec des écouteurs dans les oreilles, couper votre téléphone et vos notifications, mais vous pourrez difficilement éviter le mouvement ambiant, les personnes qui se déplacent pour venir vous voir, voire le bruit alentour. Même si les écouteurs, ou un casque isolant peuvent être une aide, ce n’est pas toujours très simple. Si votre société vous offre la possibilité de réserver des petites salles de réunion, profitez en, pour  avancer plus efficacement sur vos sujets. Et même quand on dispose d’un bureau isolé, ce n’est pas toujours facile à mettre en oeuvre. Aussi, une solution est de bloquer de petites périodes de temps, 25 minutes par exemple, le temps de faire un 1/4 de Pomodoro, et vous rouvrez votre porte. Cela sera sans doute plus gérable que de vous enfermer pour plusieurs heures. Et pendant ces quelques minutes vous n’êtes disponibles pour personne et vous restez bien concentré sur votre tâche.
Il est cependant possible pour tous de couper les notifications, toute la journée même sur son téléphone et son ordinateur. Ces petites sonneries ou widgets qui s’activent sont fortement perturbateur de notre travail et même si on ne se précipite pas pour lire les nouveaux emails, le simple fait de voir ou d’entendre le signal d’un nouvel email détourne notre attention. Donc on les coupe. De toutes façons, nous sommes très souvent en train de regarder  nos téléphones, il n’y a aucune raison que vous manquiez quelque chose d’important. Vous pouvez aussi utiliser la fonction  » ne pas déranger » proposée par certains smartphone, qui vous permettent de refuser les appels, mais aussi de filtrer ceux que vous souhaitez recevoir ou encore vous donne la possibilité de laisser passer l’appel si l’appellant insiste. Là encore plusieurs alternatives s’offrent à vous, expérimentez les et trouvez celles qui vous conviennent ainsi qu’à votre environnement de travail.

Ne pas se rendre à une réunion où il n’y a pas d’ordre du jour

Dans l’idéal, bien sûr, on ne devrait pas assister à une réunion dont l’ordre du jour n’est pas fait. C’est l’assurance qu’aucun participant ne sera préparer à quoique ce soit, que la réunion partira potentiellement dans tous les sens et que vous allez perdre votre temps. Oui mais voilà, votre chef insiste pour que vous y alliez quand même, voire c’est lui qui « organise » cette réunion ( je mets des guillemets car l’organisation d’une réunion induit la création d’un ordre du jour). Donc vous y allez quand même et avec un esprit suffisamment ouvert pour profiter de ce qui sera dit. Peut être qu’avant d’y aller vous pouvez passer un appel amical à l’organisateur pour lui demander l’ODJ. Après tout c’est peut être un novice en matière de réunion et il ne sait pas comment s’y prendre.

Déléguer au maximum

Dans toute gestion de tâches efficaces, on commence par screener la liste et voir ce que l’on peut supprimer, déléguer, reporter, afin d’établir sa priorisation. Mais parfois l’exercice de délégation s’avère difficile. Soit vous êtes le dernier maillon de la chaîne, après vous il n’y a personne et là vous n’avez pas d’autre choix que de vous y coller. Ou bien vous essayer de refiler le sujet à quelqu’un que vous considérez comme compétent , mais qui ne vous rapporte pas directement et qui n’en à strictement rien à faire de votre demande, il a ses propres priorités à gérer. Donc là désolée pour vous mais il va falloir vous y mettre. Alternative néanmoins, qui peut marcher dans certains cas, c’est d’apprendre l’autonomie à vos interlocuteurs. Cela prend du temps, mais le retour sur investissement peut être important. Vous vous occupez peut être de certaines choses que votre interlocuteur pourraient faire s’il était formé. Proposez lui de lui expliquer comment faire seul, et faites valoir le gain de temps pour lui aussi ( plus besoin de relancer, d’attendre etc …) et hop, après quelques séances de formation vous voilà libérer d’une tâche répétitive. Dans ce cas pensez à la règle des * 30. pour une formation efficace à une tâche, il faut prendre le temps que vous mettez à effectuer la tâche et la multiplier par 30. Ainsi, un petit sujet qui vous prend 10 minutes, vous passerez 300 minutes à former quelqu’un à le faire. Cependant, si vous effectuez cette tâche tous les jours, vous aurez en retour sur votre investissement en temps en 30 jours travaillés. A vos calculs, mais cela peut valoir le coup très souvent.

En conclusion

  • Ne vous détournez pas de ces méthodes qui fonctionnent bien.
  • Prenez le temps de les étudier
  • testez les dans votre vie,
  • Evaluez ce qui fonctionne, et ce qui est à revoir
  • Adaptez la méthode pour qu’elle soit efficace dans votre contexte à vous
J’espère que cette approche des techniques de productivité vous aura donné envie de les adapter vous aussi à votre situation. La technique magique qui s’adapte à tout le monde n’existe pas, mais à vous faire faire preuve d’imagination pour adapter la forme, car dans le fond toutes ces méthodes sont efficaces.
Je serai ravie de lire dans les commentaires comment vous adaptez les trucs et astuces de productivité dans votre vie quotidienne !!! Merci d’avance
Comme toujours, n’hésitez pas à partager cet article sur les réseaux sociaux. Pour être tenu informé à chaque parution de nouvel article sur ce blog, laissez moi vos coordonnées sur le formulaire d’inscription. Vos adresses mail ne sont communiquées à personne, car je fais grand cas de votre vie privée. Vous pouvez aussi vous enregistrer avec une adresse closetoshop.
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
Animated Social Media Icons by Acurax Responsive Web Designing Company
Visit Us On TwitterVisit Us On Linkedin