PVY EP29 – RÉUNIONS EFFICACES 2

• Etre empathique pour ressentir ce qui se passe, les conflits possibles, les sentiments dans la pièce, où sont les résistances, les soutiens. Voir et gérer les pouvoirs en place
• Gérer ses émotions et notamment dispenser des émotions positives au groupe
• Mettre en évidence l’objectif, sur un paper-board, un tableau un slide, lister les décisions qui doivent être prise, en bref le deliverable de la réunion.
• Fixer une heure de début et une heure de fin
• Commencer et finir à l’heure même s’il y a des retardataires ( ex du chef qui attend, puis commence, puis ré explique tout depuis le début à chaque nouvel arrivant)
• Interdire les téléphones, tablettes et pc qui distraient l’attention
• Ne pas passe trop vite d’un sujet à l’autre, s’assurer de le clôturer proprement que tout le monde a exprimé ce qu’il avait à dire, et qu’à l’issue de la discussion, on a bien des actions, des décisions, des next step identifiés. Assurez vous de l’adhésion de tous sur les conclusions
• Venir dans un état d’esprit positif. Si une réunion se déroule mal, ce n’est pas uniquement la faute de l’organisateur mais de tous les participants.
• Etre patient
• S’assurer que tous les participants donnent leurs avis et pour les timides les encourager à parler
• Ne pas juger les propos des autres
• Changer de perspectives, ne pas tout passer via son propre filtre, mais se mettre dans la position de chaque participant pour l’écouter avec attention
• Etre concis et ne pas se perdre dans des foules de détails ou de digressions qui vont perturber l’attention des participants
• Utiliser l’humour avec parcimonie pour ne pas mettre mal à l’aise les participants et intervenants. tout le monde n’a pas le même humour que vous et surtout si vous évoluez dans un environnement multi-culturel.
• Ne faites pas le pitre, votre attitude physique peut être un élément perturbateur de la réunion.
• prendre des notes pour rester concentré
• Se préparer, noter quelques questions ou points qui vous semblent importants pour chaque sujet de l’agenda
• Apprendre à reconnaître ceux qui sont intéressés par le sujet et qui participent, ceux qui sont là faite de choix et qui subissent la réunion sans rien y apporter et ceux qui sont là pour passer le temps.
• Assurer un suivi de la réunion, voire les prochaines réunions avec le premier groupe.
• Désigner qqun pour prendre les notes et faire le compte rendu pour tout le monde. Si cela est possible, utiliser une personne qui fera le job sérieusement, pour ne pas devoir ajouter de mémoire des quantités de données manquantes. N’hésitez pas à la rappeler gentiment à l’ordre si vous remarquez qu’elle ne note pas des éléments importants, comme les actions décidées etc.
• Désigner un timekeeper si les sujets sont nombreux et très rythmés
• Attribuer des rôles : timekeeper, facilitateur, prendre des notes, expert, contributeur
• Proposer une liste d’actions
• Prendre 10 minutes après la réunion pour faire les actions immédiates

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