Les déplacements professionnels sont plus ou moins bien vécus en fonction des tempéraments de chacun, des conditions dans lesquelles votre entreprise vous permet de voyager, de la fréquence des déplacements, de leur éloignement.
Il va sans dire qu’entre le cadre qui voyage en Business, arrive 1 jour avant ses rendez vous, et repart 1 Jour après, a une chambre somptueuse dans un hôtel Spa et celui qui voyage en éco, les genoux sous le menton, avec le premier vol /train et rentrera le même jour par le dernier, il y a un monde.
La course aux économies de bout de chandelles entraine nombre d’entre nous à voyager en mode économie, sans compter la pression que l’on peut se mettre tout seul, parce qu’on n’a pas envie de dormir loin de chez soi, parce qu’on ne peut pas partir trop longtemps, parce que la boite mail explose après une journée d’absence etc…
Il y a cependant quelques astuces qui permettent de voyager zen – ou presque- et de rester productif. Ecouter sur Spreaker
Avant – La préparation
Réservations des titres de transport :
Quand réserver
On est souvent balancer entre réserver tôt pour payer moins cher, mais sans remboursement possible ou bien partiellement, et attendre pour être sûr que le rendez vous n’est pas annulé. J’aurai tendance à dire que cela dépend vraiment des personnes que vous allez visiter, de leur fiabilité à respecter leurs engagements mais aussi de votre propre faculté à résister aux changement d’emploi du temps que l’on souhaite vous voir faire.
Cela dépend aussi des destinations, du nombre de types de transport disponibles et de leur fréquence.
Si vous une savez pas trop, demandez à des collègues qui « savent », à une assistante de direction qui fait de nombreuses réservations, elle vous donnera certainement de bons conseils.
Personnellement, je dois réserver les voyages en avion assez longtemps en avance en raison des procédures de validation des vols de mon entreprise, donc je m’y prends en avance. Pour ce qui est des billets de train, je réserve en général 10 jours avant, voire une semaine. J’ai un abonnement TGV et cela offre une grande flexibilité en cas d’annulation, tout en permettant de belles économies à chaque voyage.
Choisir sa place
Pensez aussi à choisir une place qui vous convient, dans le sens de la marche du train si vous êtes sensible au mal des transport, côté couloir si vous vous levez tout le temps ou côté fenêtre si vous êtes du genre à ne pas bouger et surtout à ne pas supporter d’être dérangé par un voisin à la petite vessie, ou un accro du téléphone qui sort téléphoner toutes les 10 minutes. Les détails comptent quand on voyage.
Quel support
Privilégiez les supports dématérialisés pour vos titres de transport, en utilisant les applications fournies par les companies aériennes ou de train. Cela vous évitera de vous trimbaler avec une feuille supplémentaire, vous ne risquez pas de la perdre ou d’oublier de l’imprimer. Combien de billets électroniques restent sur les imprimantes …. et en cas de modification, c’est d’autant plus simple que tout ce fera depuis votre smartphone.
Réservation hôtels
En cas de réservation d’hôtels, si votre entreprise n’a pas une liste d’hôtels privilégiés, regardez les commentaires sur des sites comme booking ou tripadvisor pour avoir une idée de l’endroit où réserver.
Si vous utilisez un site de réservation en ligne “tout intégré” type Egencia, vous avez souvent la fonctionnalité de pouvoir trouver un hôtel à proximité de votre lieu de rendez vous. Un petit bémol toutefois, sur les distances indiquées, qui sont souvent des distances à vol d’oiseau. J’en ai fait l’expérience il y a un an, alors que je me déplaçais au bord du lac de Constance. J’ai trouvé un petit hôtel familial en pleine montagne qui était en principe à 15 km de mon lieu de rendez vous. Il s’est avéré qu’il était en fait à près de 40 km de route de montagne. Je ne regrette pas de l’avoir fait car c’était l’été, j’avais le temps et c’est juste magique, mais j’auras certainement été moins fière en plein hiver ! Donc, vérifier les distances AVANT ! Autre avantage de ces sites utilisés par les entreprises, ils proposent souvent des hôtels avec des chambres pré-payées, ce qui est quand même plus agréable pour votre portefeuille.
Généralement, les réservations via des sites vous envoient des mails de confirmation, qui peuvent être ensuite enregistrés dans votre calendrier électronique. Utilisez sans modération cette fonctionnalité, qui vous permettra d’avoir les coordonnées de votre hôtel sans avoir à imprimer votre réservation. Vous l’avez compris je suis adepte du voyage sans papier … Etonnant non ?
Réservation Voiture de location
Si vous devez réserver une voiture, pensez à demander un GPS, tous les modèles ne sont pas encore équipés. Ou bien installez une application GPS sur votre smartphone ( Waze est fantastique). Cependant si vous allez à l’étranger ( hors Europe), cela peut vite coûter très cher sur votre forfait. Un navigateur réservé avec votre voiture sera toujours moins onéreux. Pensez aussi que les bureaux de location sous souvent bonder dès l’arrivée d’un train ou d’un vol, que les parkings où l’on récupère les voitures sont rarement juste à côté des gares et aérogares. Inutile d’espérer être en voiture à peine sortie du train ou de l’avion. Donc à garder en tête avant d’annoncer une heure d’arrivée à la personne qui vous attend. ( C’est valable aussi si vous prenez le taxi, les files d’attentes sont souvent longues, il faudra donc penser à réserver un taxi à l’avance si vous êtes pressés ou à utiliser les alternatives type Uber).
Les Papiers
Vos papiers officiels
Mieux vaut qu’il soient bien à jour surtout si vous voyagez hors de l’Union Européenne. Et vérifiez la durée de validité minimale requise pour le pays. Certains pays, notamment en Asie, mais pas que, demandent une validité de 6 mois au moment du retour, alors vérifiez bien pour éviter de rester à l’aéroport de départ. Une fois encore, les sites type Egencia vous demandent d’enregistrer tous vos documents officiels et vous envoient des rappels.
Autre solution, vous créez un rappel dans votre calendrier, dans Evernote ou autre afin de vous rappeler le renouvellement. Enfin, pensez à faire un scan de tous vos documents officiels et stockez le dans le cloud, sur Evernote, Google Drive ou dropbox, en activant la disponibilité hors connexion. Cela sera toujours utile en cas de perte ou de vol. De même, au moment de vous remettre votre passeport, on vous remet un petit papier qui vous permet de faire renouveler plus rapidement votre passeport depuis un pays étranger en cas de perte/ vol. Scannez le aussi.
Santé :
On n’oublie pas sa carte de sécurité sociale, sa carte de mutuelle, pour la France et sa carte européenne si on voyage hors des frontières. Même pour un court séjour. J’ai eu l’occasion d’aller visiter le service des urgences du Luxembourg cet été, lors d’un simple aller retour sur une journée et heureusement que j’avais ma carte. Autre astuce si jamais vous devez vous rendre chez un médecin ou un hôpital à l’étranger, demandez une facture en français si c’est possible (car la sécurité sociale française vous fera la misère pour l’obtenir) et demander aussi la mention « réglée » sur la facture, sinon, là aussi vous allez ramer… parole de « testeuse ».
Certaines entreprises bien organisées et ayant à coeur le bien être de leurs salariés envoient même un mémo médical et sureté aux salariés sur le point de partir en déplacement hors de France. On y trouve généralement les coordonnées des hôpitaux des principales villes, les règles de sécurité à connaitre et quelques renseignements intéressants et utiles. Là encore, direction Evernote, Google Drive ou Dropbox. Si vous voyagez souvent et un peu partout, vous aurez rapidement une petite bibliothèque qui pourra vous être utile même pour vos déplacements personnels.
Certaines entreprises proposent aussi un service d’assistance aux voyageurs. Selon les cas, on vous donne une carte à votre nom et un numéro de client à conserver ou bien, il faut vous faire connaitre au cas par cas au service concerné pour être enregistré et couvert. Là encore si vous arrivez dans une nouvelle entreprise, renseignez vous, cela pourra vous éviter d’avoir à avancer de grosses sommes d’argent si vous voyagez hors Union Européenne notamment mais pas que.
Regroupez vos réservations et documents
Si vous faites un voyage de plusieurs jours et avec plusieurs hôtels, des réservations de véhicules et différents moyens de transport, vous pourriez aussi vous créer une fiche sommaire dans Evernote. Je l’utilise en général plutôt pour mes voyages perso car mes voyages pro durent rarement plus de 2-3 jours.
Faites une note pour chacune de vos réservations, billets etc, en mettant dans le titre ce que c’est et la date de la prestation.
Ensuite, faire une note sommaire qui reprendra toutes ces notes. On enregistre tout cela en local ou bien en disponible hors connexion et le tour est joué. Allez voir mon article sur Evernote, j’avais fait un mini tuto.
La suite la semaine prochaine, valise, trajet vers la gare ou l’aéroport, pendant le trajet et sur place.
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