PVY 056 ORGANISATION HEBDOMADAIRE 2 – Gérer l’Agenda

agenda
Voici la seconde partie consacrée à l’organisation hebdomadaire. Après la collecte des données et leur tri, expliqués dans l’épisode précédent, nous arrivons à la mise en oeuvre de nos tâches et projets dans notre agenda ou calendrier.

Quelques règles de base pour la gestion de votre agenda :

Vous allez commencer par noter dans votre agenda des événements personnels que vous n’auriez pas encore inscrits, un diner en tête à tête, un spectacle scolaire etc… 

Les événements personnels

Pourquoi commencer par la partie perso ? Tout simplement pour ne pas les oublier et ne pas les faire passer après votre vie professionnelle.
Vos engagements personnels, le temps passé avec votre famille, ou pour vous même doivent clairement apparaitre dans votre agenda. Cela vous évitera d’allonger vos journées à l’envi, juste pour réaliser des tâches sans réellement d’importance. Vous devez vous concentrer chaque jour, pour réaliser vos tâches professionnelles, dans le temps imparti dans votre agenda, sans empiéter sur votre temps personnel. 
Si vous n’enregistrez pas vos décisions de vie personnelle, vous pourriez être tentés d’accepter des engagements tardifs, de repousser l’heure de rentrer à la maison et ainsi de détériorer vos relations familiales.
Notez aussi les plages horaires réservées à vos activités sportives, ou hobbies, les temps de trajet aussi, pour vous rendre à vos différents rendez vous, personnels ou professionnels.

Les temps de trajet

Exemple, jeudi à 19 h vous avez la réunion parents professeurs à l’école de votre fils. L’école est à 45 minutes de route. Vous allez bloquer ces 45 minutes dans votre agenda. Ainsi, pas de réunion intempestive à 18.00. Vous partirez à l’heure et arriverez à l’heure. Vous ferez de même avec vos rendez vous professionnels. Vous avez un client à voir à 15 heures, il y a 1 heure de route, vous bloquez l’heure de trajet dans votre agenda. Cela évitera que vous passiez pour la personne éternellement en retard à ses rendez vous.
Il y a un certains nombres d’engagements personnels qui sont prévus très en amont, n’oubliez pas de les enregistrer dès que vous en avez connaissance. Ainsi, votre revue hebdomadaire sera plus rapide.

La lecture de mails

On va aussi bloquer dans son agenda le temps alloué à la lecture des mails. Vous le savez si vous me suivez depuis un moment, je suis assez fanatique sur la gestion des mails. Il me parait inconcevable de pouvoir être productif et performant en étant interrompu toutes les 30 secondes par l’arrivée d’un nouvel e-mail. Vous pouvez réécouter les podcasts sur le multi tasking et la gestion des interruptions.
A part si vous travaillez dans un service client, la lecture et le traitement des mails, peuvent être réalisé dans des plages de temps définies chaque jour. La fréquence va être fonction de votre profession, mais avec 3 à 4 fois 20 à 30 minutes par jour, vous devriez très largement vous en sortir. Un exemple de planification, milieu de matinée, après votre première importante tâche, après la pause déjeuner, et avant de quitter le bureau. On peut ajouter une petite session en milieu d’après midi. Mais en général, si vous faites une séance toutes les 2h / 2h30, tout va bien se passer.  Nous en reparlerons dans un autre épisode. La lecture des mails peut être planifiée de façon répétitive dans votre agenda électronique ou papier.
Cette période consacrée aux mails, doit vous permettre :
  • la lecture,
  • le tri,
  • la réponse rapide,
  • la délégation,
  • la suppression,
  • la transformation en tâches si nécessaire ou en projet.

Plannification des Tâches

Bloquer des plages de temps

Pour la plupart des tâches, vous allez planifier leur accomplissement sur des plages de temps réservées. C’est à dire une période plus ou moins longue dédiée à un projet ou une tâche, exactement comme un entrée d’agenda pour une réunion ou un déplacement. Et cette étape se fait dans votre agenda.

Pourquoi l’agenda et pas juste un gestionnaire de tâches ?

Le gestionnaire de tâches vous permet d’avoir la liste de tout ce que vous avez à faire, trié par projet, avec, la plupart du temps un niveau de détail assez fin, c’est à dire que vous avez détaillé vos projets en petites tâches qui doivent généralement s’effectuer dans un ordre précis. Ainsi, si vous avez une présentation des résultats de votre service à préparer, vous allez commencer par définir l’objectif de votre présentation, collecter les données, peut être déléguer une partie à votre équipe, ensuite, trier et organiser vos données, les mettre en forme, rédiger la présentation, l’éditer, la répéter etc… Il y a donc un ordre logique, qui va être détaillé dans votre gestionnaire de tâches.
Par contre dans votre agenda, vous allez noter quand vous devez remettre votre projet fini, ou bien quand vous allez donner votre présentation. C’est bloqué dans votre agenda, avec une date fixe et peut être même un horaire s’il s’agit d’une réunion.
Donc d’un côté, on a le calendrier avec la deadline, de l’autre votre gestionnaire de tâches, avec l’ensemble de ce que vous devez faire pour ce projet. A vous donc, dans le temps dont vous disposez, de créer des blocs de temps pour travailler sur cette présentation. Vous n’aurez peut être pas la possibilité d’y consacrer une journée complète, vous allez donc positionner dans votre agenda, des blocs de temps, de 30 min, 1 heure, 2 heures, en fonction des besoins et de vos possibilités, pour bloquer le temps dans votre agenda, c’est à dire ne pas dire OUI à d’autres engagements et ainsi pouvoir rendre votre projet dans les temps. 
Calendrier et gestionnaire de tâches ont donc des fonctions différentes mais complémentaires.
En créant un bloc de temps dans votre agenda, vous devez être spécifique, c’est à dire indiquer clairement sur quel dossier vous allez travailler, voire même, quelques tâches vous voulez effectuer, tout dépend du niveau de détail que vous souhaitez inclure dans les notes de votre agenda.
Et vous allez plannifier ces blocs de temps sur les 2 prochaines semaines. Et chaque lundi, vous ajouterez des blocs de temps sur vos semaines à venir.
Basiquement, pour la première semaine, vous allez avoir un agenda rempli chaque jour à 60 % et pour la semaine suivante, quelques périodes bloquées mais encore un peu de temps pour pouvoir ajouter les nouvelles demandes qui vont arriver dans le semaine en cours.
En vous organisent de la sorte, vous évitez de :
  • Prendre trop d’engagements externes qui vous empêcheraient d’accomplir ce qui vous avez à faire
  • Voir vos collègues ou votre chef cannibaliser votre agenda avec des demandes de réunions que vous devriez refuser ( voir Comment Dire NON Pour garder le contrôle de votre vie professionnelle.
Personnellement j’en utilise un gestionnaire de tâches, qui est plus un gestionnaire de petits projets, qui s’appelle ASANA. Il me permet de détailler toutes les tâches d’un projet, d’avoir la visibilité sur les projets de mon équipe, de partager des projets à plusieurs etc . Mais les deux, agenda et gestionnaire de tâche cohabitent. Par ailleurs certains gestionnaires de tâches peuvent s’intégrer ou se synchroniser avec un agenda électronique comme Gmail ou Outlook.

Créer des « lots »

Au delà des projets, on va aussi créer des blocs de temps pour réaliser des tâches similaires.
Ensuite, vous allez reprendre votre liste de tâches ( ou pile de post it etc …) et vous allez les regrouper par similarité si possible pour essayer de faire des «lots».
Par exemple, vous avez plusieurs coups de fils à passer cette semaine, vous allez prévoir une plage d’une heure pour passer tous vos appels. Vous allez donc créer une entrée dans votre agenda, en détaillant ce que vous avez prévu de faire dans cette page horaire. Comme cela vous n’allez pas oublier.

Mettez de la couleur

Si vous utilisez un gestionnaire de tâches, vous allez mettre à jour la tâche avec la date et l’heure à laquelle vous avez prévu de la faire, un code couleur pour certains etc …
Si vous êtes visuels, n’hésitez pas à utilisez les couleurs pour chaque type d’activité. Personnellement j’ai des couleurs différentes pour ces catégories :
  • trajet / déplacements
  • Réunions ( physiques)
  • Conf Call / Appels téléphoniques
  • Webex
  • Travail personnel
  • Activités Personnelles ( du RDV médical en passant par la séance de sport ou le déjeuner avec une copine)

 Travaillez la taille

Ensuite vous allez trouver des tâches longues et des tâches plus courtes. En fonction de ce qui se trouve dans votre agenda, vous allez donc créer des plages de temps, où vous allez travailler sur ces tâches. Toujours en détaillant ce que vous avez à faire. Si vos tâches émanent d’un mail, vous pourrez lier le mail à la tâche de façon à avoir tout de suite le support nécessaire ou bien directement à une entrée d’agenda. Dans Outlook, il suffit de déplacer le mail vers le calendrier pour en faire une entrée d’agenda, avec jour et heure et vous avez tout le détail dans le corps de l’entrée agenda.
Les petites tâches pourront par ailleurs s’intercaler facilement entre 2 rendez vous, 2 réunions etc, en veillant toujours à laisser un peu de marge.
Enfin, si vous vous souvenez du podcast sur les Rythmes, prenez en compte votre propre rythme pour planifier les tâches. Vous préférerez peut être mettre les tâches les plus longues le matin, les plus courtes ou plus simples en après midi, ou l’inverse. 

Des Intitulés clairs et des rappels

L’intitulé des activités dans votre agenda doit être très clair pour vous, afin éviter de passer 10 min à tenter de vous rappeler ce que vous vouliez dire. Une petite normalisation vous aidera aussi à enregistrer au premier coup d’oeil votre semaine ou votre journée.
Mettez des rappels sur vos tâches, blocs de temps etc … très utiles pour rester à l’heure et ne pas arriver en retard.

Anticipez

Pensez aussi à bloquer des journées entières, très en avance, si vous avez des prévisions de déplacements, séminaires ou grands événements de ce type. Dans la plupart des agendas, on peut créer un entrée sur toute une journée, voire plusieurs, lui donner un nom, et définir si on sera disponible pour les autres ou pas. Très utile pour bloquer les périodes de congés par exemple, ça l’est aussi pour bloquer provisoirement une période.

Quelques conseils :

  • Laissez toujours une dizaine de minutes entre 2 tâches, au cas où l’une serait plus longue, pour vous permettre d’avoir le temps d’aller prendre l’air, faire une pause pipi etc sans prendre de retard et aussi pour gérer les petits imprévus. 
  • Ne sous-estimez pas le temps allouer à une tâche, doublez le temps que vous pensez y mettre en première intention, vous serez certainement plus proche de la réalité.
  • Ne remplissez jamais vos journées à plus de 60 %,   En effet, il faut compter sur les interruptions, les imprévus, les urgences etc… donc on se laisse un peu de « mou ». Croyez moi, on est toujours trop optimiste sur ce que l’on peut réellement accomplir dans une journée, et vous le savez aussi bien que moi. Donc pour éviter d’avoir un retard qui s’accumule et se dire le vendredi soir qu’il vous faudrait une journée de travail en plus cette semaine, allez y doucement dans le remplissage de votre agenda.
Cette séance hebdomadaire peut aussi être elle moment de faire votre classement, régler des tâches administratives, faire votre notes de frais, etc. Mais le principal objectif reste l’organisation de vos prochaines semaines et de vous donner de la visibilité pour accomplir vos propres objectifs et contrôler vos journées.
AU QUOTIDIEN
AU démarrage d’une journée de travail, le grand classique est de faire la liste des choses à faire, soit sa to do list.
Mais avant cela, je vous propose de commencer par une petite réunion avec vous même.
Si vous êtes familier avec la technique de travail appelée « SCRUM », vous connaissez le Daily Scrum, qui est une toute petite réunion d’équipe, tenue debout, durant laquelle chaque membre de l’équipe explique en quelques mots ce qu’il a fait depuis la précédente réunion ( la veille), ce qu’il va faire aujourd’hui et fait part des éventuelles difficultés qu’il rencontre et qui peuvent le ralentir ou l’empêcher d’atteindre son objectif.
Je vous propose de commencer chaque journée avec cette réunion rapide avec vous même et de vous posez exactement les mêmes questions, avant de vous mettre à lister vos tâches du jour sur votre To DO. Cela vous permettra d’aligner vos tâches avec vos objectifs, de mettre en évidence les potentiels blocages et d’être concentré sur votre journée qui commence.
Je vous souhaite une bonne mise en place. Si vous avez des questions ou commentaires, notez les dans les commentaires de cet article, ou sur la page Facebook. 

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Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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