PVY EP050 Le Rythme Dans La Peau

rythme
Nous voici dans le 3ème épisode sur l’efficacité au bureau. Bien organiser son travail en fonction de son rythme.
En fait, on ne va pas parler que de son propre rythme, mais aussi des rythmes de ce qui nous entoure, des rythmes externes.

Le Rythme Circadien

Même si on ne s’est jamais penché sur la question, on sait tous par expérience, que nous sommes plus efficaces à certains moments de la journée qu’à d’autres.
Cela est lié à notre rythme circadien, qui vient du latin circa diem, qui veut dire « environ 1 jour ». C’est le rythme calqué sur le rythme du soleil, qui fait que l’on se réveille le matin, même sans réveil et, qu’à la nuit tombée, on ressent la fatigue et le besoin de sommeil.
Aujourd’hui, nous ne nous levons pas avec le soleil, comme le faisaient nos ancêtres, réveillés par le chant du cop, mais nous nous levons la plupart du temps grâce au chant du réveil ou pour les jeunes parents, par le chant de leur charmante progéniture.
Si notre rythme n’est pas équilibré, on peut avoir beaucoup de mal à se lever le matin par exemple, ou à se coucher le soir, on ressent de la fatigue en pleine journée ..
On a souvent des rythmes différents au cours de sa vie. Les jeunes enfants, sont souvent des « lève tôt », adolescents et jeunes adultes, on devient généralement des marmottes et marmottons. Quand on fonde une famille et que les enfants arrivent, on redevient du matin, par la force des choses.
Si on a un travail en équipe, ou de nuit, comme les infirmières, les personnels d’usines qui font les 3 huit par exemple, le rythme circadien, sera totalement perturbé. Les professionnels qui voyagent souvent sur différents fuseaux horaires peuvent avoir aussi des perturbations de leur rythme circadien.
Il y a quelques techniques pour aider à la régulation du rythme circadien :
  • l’exposition régulière au soleil ou à la lumière du jour
  • des routines de levers et de couchers régulières
  • pratiquer une activité physique toujours à la même heure
  • prendre ses repas à heures régulières tous les jours
Cette horloge interne est contrôlée par la production de mélatonine, sécrétée par la glande pinéale. C’est cette hormone qui sert de pile à notre horloge interne. Avec l’âge, la production de mélatonine diminue et c’est pourquoi les personnes âgées souffrent souvent d’insomnie.
Mais que l’on soit un oiseau de nuit, ou bien du matin, le tout est d’en être conscient et d’en tirer profit autant que possible pour utiliser au mieux les heures les plus favorables de la journée, sur les tâches les plus ardues et garder les tâches les plus simples pour les moments où nous sommes plus fatigués.
Souvent, les meilleures heures sont le matin, entre 9 et 11 – 12h et l’après midi entre 16 et 18h. C’est une considération générale, il y a beaucoup de variantes. On peut être super performant à 7 h du matin par exemple et moins à 10 h.
Malheureusement, nos semaines professionnelles prennent rarement en compte notre rythme circadien et encore moins le fait que les équipes sont composées de profils différents. Le traditionnel 9-18h s’applique majoritairement. Quelques entreprises proposent des horaires dits flexibles, qui sont souvent mis à profit pour emmener les enfants à l’école ou aller les chercher le soir, et pas réellement pour prendre en compte les profils du matin ou les profils du soir. 
Mais c’est certainement, pour les managers une donnée à prendre en compte, pour optimiser le travail d’une équipe.

Le rythme de notre Concentration

Dans la même veine, notre concentration aussi à son rythme. Des études ont montré qu’au delà de 45 minutes de travail intense, notre concentration à tendance à décliner de façon vertigineuse.
Alors confier à la dernière minute à un collaborateur un rapport demandant 7 ou 8 heures de travail intensif et à finir le jour même est une pure folie, ou la méconnaissance totale et volontaire des rythmes chronopsychologiques. Nous avons besoin de faire des pauses régulièrement, même s’il ns s’agit que de 3 à 5 minutes, pour permettre à notre cerveau un petit break et surtout à notre potentiel de concentration de pouvoir revenir à son meilleur niveau.
Pour faire un premier bilan, nous avons un rythme personnel dans la journée qui est sinusoïdale, c’est à dire qui monte et descend et remonte et redescend. Mais à l’intérieur de notre phase ascendante, notre concentration aussi à des hauts et des bas et pour éviter que notre concentration ne s’effondre totalement, on fera une petite pause, pour recharger notre énergie.
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Prendre des Pauses

Une pause, c’est faire quelques pas, aller prendre un verre d’eau, un café, mais ce peut être changé quelques minutes de tâches, pour passer un coup de fil ou autre. Cela peut passer par aller prendre l’air quelques minutes, faire quelques exercices physiques, méditer, voire faire une sieste. Tout dépend de votre environnement de travail bien évidemment.
Attention, cela n’a rien à voir avec le multitasking, puisque l’on choisit sciemment, de s’arrêter après 30 ou 45 minutes pour décompresser et ainsi mieux repartir. C’est d’ailleurs le principe de la méthode Pomodoro, dont je vous rabats les oreilles, qui de base fait 25 minutes de travail, 5 min de pause, 25 minutes, 5 min, 25 min, 5 min, 25 min, 17 minutes. Les différentes applications du POMODORO, permettent souvent le paramétrage de la phase de travail à la hausse ou à la baisse en fonction de votre propre rythme. Cela nous permet de régénérer notre énergie.
Par ailleurs, au delà des managers qui ne prennent pas toujours en compte le rythme biologique, en mettant par exemple des réunions à 14h, heure à laquelle nous sombrons presque tous dan une petite torpeur, nous aussi, nous faisons souvent n’importe quoi.
Par exemple, l’habitude de commence sa journée par traiter ses mails pendant de longues heures. Ce sont généralement les heures les plus productives de la journée, que nous devrions dédiées à des dossiers bien ardus, ou des tâches longues et au lieux de cela, on brule notre belle énergie à répondre à d’autres au lieu de travailler à l’avancement de nos propres objectifs.
Alors demain matin en arrivant, attendez un peu avant d’ouvrir votre boite mail, repérer la tâche la plus importante de votre journée et mettez le paquet aussitôt !

Le Rythme Hedomadaire

Autre rythme qui nous affecte, c’est le rythme des semaines. Parfois le lundi on a du mal à s’y mettre, et le vendredi on est épuisé par une semaine intense. Par contre on va se sentir pus en forme entre le mardi et le jeudi. Pourquoi ne pas organiser nos semaines en prenant en compte ce rythme hebdomadaire. Commencer le lundi par des travaux intéressants qui sauront nous stimuler, sans être trop longs, mettre en milieu de semaine ce qui est plus intense et finir le vendredi après midi, par des travaux administratifs, les notes de frais, la planification des semaines suivantes, les réservations pour de futurs déplacements, le classement du bureau, comme le suggérait Pauline récemment etc …
Là encore, si vous êtes manager d’une équipe, pensez à ce rythme hebdomadaire. Evitez de mettre les réunions importantes en tout début ou toute fin de semaine, au risque de ne pas avoir une forte participation et d’avoir l’impression de vous adresser à des poissons rouges !

Le Rythme des Saisons

Autre rythme important, celui des saisons. En fonction des saisons, la luminosité est différente, et souvent notre énergie est affectée. On se sent revivre au printemps, dès que le soleil revient et que les journées s’allongent alors qu’en hiver on va se sentir plus groggy, on aura plus de mal à se lever le matin. Et plus on habite loin de l’équateur et plus l’impact est important, car la glande pinéale est stimulée par la lumière du jour pour produire la mélatonine. Certaines personnes souffrent de dépression saisonnières, que l’on parvient à atténuer grâce à des exposition régulières aux UV et à la prise de vitamine D.
Vous savez, vous aussi, que vous vous sentez plus énergique certaines saisons que d’autres, aussi, si vous avez le choix de la saison pour lancer un grand projet, essayez de choisir une période où vous serez le plus en forme.C’est surtout possible pour les indépendants ou les petites structures humaines, qui peuvent gérer plus facilement leurs lancements produits, campagnes commerciales etc.
Dans les grandes entreprises, ce n’est jamais pris en compte malheureusement, mais une fois de plus, je pense que l’on se prive de certains avantages en persévérant dans le principe de la semaine de 5 jours, 52 semaines par an avec un rythme identique de janvier à décembre et du lundi au vendredi.

Les Rythmes Externes

Après il y a les rythmes artificiels, autrement ceux créés par notre environnement, comme les périodes de vacances scolaires qui créent des ralentissements dans les entreprises, les ponts, surtout quand il y en a beaucoup comme en mai en France. 
Le rythme propre à l’entreprise, avec les séminaires qui reviennent souvent au même période, les campagnes commerciales, les périodes de soldes si vous êtes dans le commerce, les périodes de fêtes si vous êtes dans la restauration etc. Tous ces rituels, traditions, impriment aussi un rythme à nos mois et années et si l’on a besoin de planifier des événements sur de longues périodes, il faudra aussi en tenir compte.
Et enfin, il y le rythme de vos collègues, conjoint, enfants. Il faut composer avec, savoir identifier les rythmes de chacun et en tirer le meilleur partie, afin que chacun y trouve son compte.

Tirer avantages des rythmes dans une équipe

Le fait d’avoir des gens du matin et des gens du soir, dans le travail posté par exemple peut être très intéressant. On n’est par forcément obligé de faire changer tout le monde une semaine sur deux. Si vous êtes dans le tertiaire et que vous avez à traiter avec des collègues sur plusieurs fuseaux horaires, avoir de gens du matin et du soir, sera un atout fou permettant de couvrir une plage horaire plus longue sans que vos collaborateurs ne se sentent lésés. Il en va de même pour parvenir à étendre sensiblement la plage horaire d’un service client, sans créer une mini révolution. Vous avez très certainement des collaborateurs qui seront ravis de pouvoir arriver à 10 h et repartir à 20 h !
Alors en résumé, il y a plusieurs rythmes qui nous affectent, à différents niveaux,
  • des rythmes biologiques quotidiens,
  • des rythmes hebdomadaires,
  • des rythmes mensuels,
  • des rythmes saisonniers, annuels
  • des rythmes qui nous sont externes, de l’entreprise, de notre entourage.
Il faut savoir faire un savant mélange de tout cela pour organiser au mieux, votre journée, votre semaine, votre mois et votre année. Ce n’est pas une science exacte, ni immuable, car les rythmes, nos rythmes changent. Il s’agit donc de faire un mix de tout cela et surtout de réajuster régulièrement le mélange. 
La chose la plus «simple» à gérer, c’est bien évidemment ce qui est sous votre contrôle, c’est à dire l’adaptation de votre agenda, à vos rythmes, et de faire au mieux pour intégrer les rythmes que vous ne maitrisez pas, les rythmes externes. Cela va demander du temps et des expérimentations afin de trouver le rythme qui vous correspond.
Et vous allez aussi utiliser des outils différents, comme l’agenda journalier, hebdomadaire et le calendrier mensuel et annuel pour avoir une vue d’ensemble. Mais ça nous en parlerons dans un autre épisode.
Je voudrais terminer avec un sujet qui est un tout petit peu différent mais qui va affecter le rythme, il s’agit de s’organiser quand on souffre d’un trouble chronique. Etre migraineux par exemple, souffrir de trouble pré-menstruels ou menstruels importants, avoir une autre affection chronique qui peut survenir à n’importe quel moment et affecter notre vie et notre productivité est à prendre en compte, et notamment dans les temps de sécurité que l’on va mettre dans la réalisation des tâches les plus importantes. On sous-estime toujours le temps que l’on va passer à une tâche. Dans un article l’an dernier, je vous conseillais d’aller jusqu’à doubler le temps que l’on pense nécessaire au premier abord pour une tâche. Si vous souffrez d’une maladie ou d’un trouble, il sera sans doute utile d’ajouter un peu plus de temps dans « le cas où ». Et je sais de quoi je parle, ayant moi même 2 troubles chroniques, qui s’évertuent à me pourrir la vie régulièrement. Et d’ailleurs, si mon podcast est mis en ligne le 8/10 au lieu du 7 c’est parce que j’ai dû passer mon dernier dimanche coucher au lieu d’y travailler.
Il y a beaucoup de personnes qui ont des problèmes de santé chroniques, qui généralement les subissent depuis l’enfance et nous ne nous en rendons pas toujours compte, parce qu’elles ont appris à s’organiser autour. Et croyez moi, quand on a toujours l’épée de Samoclès de ne pas savoir si demain « ça va aller », on est beaucoup moins tenté de procrastiner !
 
Références de ce podcast et pour aller plus loin
 

Retrouvez les autres épisodes de cette série sur l’éfficacité professionnelle :

http://productivyou.com/pvy-ep-047-efficace-au-bureau/

http://productivyou.com/pvy-048-espace-travail-organise-by-pauline/

http://productivyou.com/pvy-ep049-stop-au-multi-tasking/

Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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