PVY EP 047 Efficace Au Bureau

Efficace Au Bureau

Dans cet épisode de rentrée, voici le programme « Efficace Au Bureau », que nous couvrirons ensemble au cours des prochaines semaines. Ecouter directement sur Spreaker ici

Certains sujets ont déjà été traités dans des articles passés, on en reparlera donc, en ajoutant de nouveaux outils ou astuces, et surtout beaucoup plus de sujets vont être abordés.

1 Créer un cadre de travail efficace

Nous allons en reparler en détail dans le prochain Podcast, avec Pauline, Home et office organizer. Aussi, je ne vais pas entrer dans les détails. Cependant un espace de travail fonctionnel, rangé et agréable et la clé d’une journée efficace aussi. Alors ne ratez surtout pas l’épisode du 17/09.

2 Une chose à la fois

Le multitasking est très souvent considérer comme une vertue. Mais c’est une erreur d’appréciation. Quand on fait plusieurs choses en même temps, il est absolument impossible de pouvoir accorder la même concentration à toutes les tâches. Vous souvenez vous de cette réunion, où vous aviez apporté votre PC pour traiter quelques mails tout en écoutant « attentivement » ? Que c’est il passé lorsqu’on vous a posé la seule et unique question qui vous était destinée ? Vous n’aviez pas suivi, n’est ce pas et vous avez du faire répéter et avouez humblement que vous ne suiviez pas ? Quand vous êtes seuls à votre bureau et que vous vous lancez dans plusieurs sujets en même temps, c’est pareil.

3 Gérer ses efforts en fonction de son rythme

Si vous l’êtes, faites vous connaitre. J’en ai déjà parlé dans mon article  » Adaptez les conseils de productivité à votre vie ». On a tous des rythmes différents. Les lêve tot, les oiseaux de nuit, ceux qui déplacent des montagnes tous les matins, et sont plus calmes l’après midi , ou l’inverse. Comme nous avons tous des baisses de régimes dans la journée, il faut savoir les identifier et adapter notre quotidien et cela tous les jours, car une mauvaise nuit, un déplacement, peuvent décaler votre rythme habituel. Voici l’épisode sur le Rythme.

 4 Apprendre à Déléguer

Si vous en avez la possibilité, déléguez, ou carrément, suprimez. Si certaines tâches ne sont ni urgentes, ni importantes, elles peuvent peut être tout simple être supprimées de votre to do. Et sinon, demandez de l’aide. Il n’y a pas de mal à cela. Si vous avez un collègue, bête d’excel qui va pouvoir vous faire ce magnifique tableau complexe en 3 clics, pourquoi ne pas lui demander de l’aide, si vous vous savez que cela va vous prendre la journée. Au passage vous apprendrez même  quelques trucs qui vous aideront demain ! Well done !

5 Ne pas procrastiner ou alors intentionnellement

C’est un peu lié au perfectionisme, mais en plus pervers. Vous vous dites que finalement vous n’avez peut être pas toutes les données pour achever ce travail, ou bien qu’une journée de réflexion de plus serait valable. Vous en êtes sûrs ? N’est ce pas là une manoeuvre habile de votre cerveau pour vous pousser discrètement à procrastiner ? Si  on vous a confié cette tâche, que vous avez préalablement recueilli les données nécessaires, alors vous êtes en mesure de vous y mettre de suite. Vous êtes un pro, alors allez y.  » Mieux vaut une action imparfaite, qu’une parfaite inaction » ! alors GO ! Cet article/ podcast sur la Procrastination, pourra vous intéresser.

 6 Chasser le stress et la négativité

A ces 2 là, on s’en passerait bien et pourtant nous en sommes entourés. Et même si parfois nous ne sommes nous même ni stressés ( car on fait du sport, on médite et on gère son agenda au top), ni négatif , nous sommes pollués par des collègues qui seraient capable de décourager un bataillon de légionnaires en 10 Minutes, ou bien qui sont atrocement stréssés et répandent généreusement leur stress.
Fuyez …. enfin si vous le pouvez, on est parfois contraint de supporter ces collègues là.
Et pour votre stress et votre éventuelle négativité, décidez d’être joyeux, décidez de vous organiser pour ne plus subir l’agenda des autres, décidez de faire de l’exercice pour votre détendre. DECIDEZ et AGISSEZ !

7 Les jours Sans

Et oui, on a tous des passages à vide. Ils sont là, il y en aura toujours. Laissez les passer. Si vous avez une oreille attentive, parlez pour vous libérer.Apitoyez vous un tout petit peu sur vous même ( ça fait du bien quand même hein), mais alors un tout petit peu, et avancez. demain est un autre jour, ça ira mieux. Il nous arrive rarement des vraies catastrophes au quotidien. Si vous êtes en bonne santé ou à peu près, que vous avez un toit, un frigo rempli, un travail vous êtes déjà plus chanceux que plus de la moitié de la population mondiale. Alors, RELATIVISEZ, respirez et oubliez.
Et alors, pour les pros des lamentations, svp, lâchez vous collègues. Ils ont eux aussi leurs problèmes, leurs doutes. Mais ça ne peut pas être tous les jours, toute l’année. Et si les choses sont si terribles que ça, vous attendez quoi pour les faire changer ? Vous pouvez aussi réécouter ou relire ce post sur « Les jours Sans »

8 Planifier

Vous avez beau mettre par écrit votre to do tous les jours, classer les sujets par priorités, si vous ne vous fixez pas de deadline, il est presque certain que vous ne le ferez pas. Même si c’est un projet au long cours, même si c’est une chose que vous faites pour vous même. Sans objectif de temps, vous allez repousser, et repousser encore. Et sans planification, rien ne fonctionnera correctement.
Rappelez vous mon article sur les objectifs  et surtout le T de SMART ! Retrouver les articles sur les objectifs Ici.
Retrouvez le podcast Ici

9 Gérer les interruptions

C’est la bête noire et elle a de multiples facettes :
Les notifications, les collègues qui passent, le boulet du service qui ennuie tout le monde, la messagerie instantanée, le téléphone, les réseaux sociaux, le bruit ambiant. Bref, les sources sont multiples et nous découvrirons comment les éviter ou les limiter.
Retouvez la série sur les interruptions  : http://productivyou.com/pvy-051-eviter-les-interruptions/ et http://productivyou.com/052-gerer-interruptions-travail/

10 La to do list :

C’est souvent un basique, simple et tellement simple que beaucoup pensent que ce n’est pas pour eux.
Mais passer quelques minutes chaque soir avant de partir ou bien chaque matin en arrivant pour lister et prioriser les tâches de la journée et un outil très efficace pour booster sa productivité.
Une liste volante pour certains, une application, comme Asana pour d’autres, un post- it, un bullet journal, il y a plein d’outils plus ou moins digitaux, en fonction de vos affinités, qui vous permettront de lister vos tâches et suivre votre avancement. Dans cet épisode, on fera le tour des différentes techniques et outils afin que vous puissiez trouver celui ou ceux qui vous iront le mieux.

11 La gestion de l’agenda

Et par là je veux dire, ne pas laisser les autres gérer votre agenda. On vous submerge d’e-mails vous demandant tout et n’importe quoi. Vous voulez faire plaisir à tout le monde, être perçu comme un collègue serviable, un subordonné dévoué et vous voilà pris dans la spirale infernale où tout le monde va chercher à vous déléguer des trucs et vous ? qui va faire votre travail à vous ?
Rappelez vous mon post sur la gestion des tâches et de l’agenda, vous devez prévoir du temps dans votre agenda pour vos objectifs à vous. des rendez vous avec vous même pour faire ce pour quoi vous avez été embauchés. Ces périodes sont sacrées et vous devez batailler ferme pour les garder pour vous. Et dans cette partie nous irons en détail dans les différentes techniques et notamment savoir dire « NON ». Retrouvez la série sur le NON : http://productivyou.com/pvy053-dire-non-pourquoi/ et http://productivyou.com/pvy-054-comment-dire-non/

12 La gestion des emails.

J’ai déjà longuement parlé des emails, dans les épisodes 3 et 5 de ce podcast et je vous encourage à aller les réécouter.
Le principe de base, c’est de ne pas se laisser manager par sa boite mail, mais de la gérer soi même.
Autrement dit, définir quand on va consulter ses mails, pendant combien de temps et à quelle fréquence. Comme je le dis souvent, le mail n’est pas un outil de gestion des urgences absolus. Il y a le téléphone pour cela. Personne n’aurait l’idée d’envoyer un mail au pompier en cas d’accident. On appelle. C’est la même chose au bureau. Si c’est urgent on décroche son téléphone, si cela peut attendre quelques jours, on écrit. Et c’est une bataille de tous les jours pour respecter et faire respecter cette règle.
Pour un petit rapple, voici les 2 articles où j’en ai parlé

13 Courir après la perfection.

La perfection n’existe pas, mettez vous bien cela dans le crâne, donc inutile de courir après. Attention, je ne suis pas en train de vous dire de saboter tout ce que vous faites et de faire un travail de sagouin, pas du tout. Mais apprendre à s’arrêter dès que vous avez atteint le niveau  » c’est suffisamment bon »est tout un art et un état d’esprit.
Réécoutez les excellents conseils de Dominique Descamps dans le Podcast sur le perfectionnisme.

14 Chasser ce qui vous empêche d’avancer.

On se raconte souvent des histoires, qui vont expliquer pourquoi on a échoué dans tel ou tel domaine. Ou bien on aimerait bien changer de poste, de travail, d’entreprise, voir échanger de vie quasiment mais voilà, il y a toujours un « mais ». Dans cette partie, nous découvrirons comment nous nous mettons tout seul des bâtons dans les roues. La gestion des émotions y étant aussi pour beaucoup, vous pouvez relire cet article les croyances qui nous freinent
Non mentionnés dans cet épisode mais qui seront aussi traités ( j’ai oublié !!) :
15. Prendre des notes pertinentes et utiles
16. Les voyages et déplacements professionnels. http://productivyou.com/deplacements-professionnels-zen-pvy-058/
 
Nous n’abordons pas les réunions, qui sont partie intégrantes de la vie professionnelle de tous. Ce thème a déjà été traité dans les 3 podcasts ci-après :
 
Si vous souhaitez voir d’autres sujets traités au cours de cette série sur le monde du travail, vous avez plusieurs possibilités :
envoyez moi un mail via la rubrique contact de ce blog
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Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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