PVY 055 – ORGANISATION HEBDOMADAIRE 1 – Collecter et Trier

organisation
Cette semaine, nous rentrons dans une phase active et fondamentale : l’organisation hebdomadaire.
La gestion de son planning et de ses tâches est un travail de longue haleine, qui est à faire régulièrement dans le cadre d’une routine bien établie.
Cette routine a plusieurs objectifs :
  • Lister tout ce qui est à faire
  • Eliminer ce qui n’est pas essentiel ou le reléguer dans une liste «Un jour peut être» ou « plus tard »
  • Prioriser les tâches et projets
  • Planifier les tâches et projets
La régularité est essentielle, car elle évite de prendre du retard, de se laisser déborder et de louper une échéance importante. En plus, si cette routine devient une réelle habitude, vous allez la dupliquer au niveau de chaque journée de travail et vous allez au final gagner en rapidité d’exécution.
Cette organisation hebdomadaire, va être le pilier de votre organisation globale, elle vous permettra de gérer votre agenda, de planifier vos événements personnels, vos réunions et rendez vous professionnels, les réunions avec vos collaborateurs et votre temps de travail seul.
Personnellement, je le fais le lundi matin et dans mon agenda, tous les lundis matins, j’ai un bloc de 2 heures, appelé ORGA, car il est essentiel que vous bloquiez réellement du temps pour vous dans votre agenda, pour ne pas oublier de le faire, ne pas le remettre à plus tard c’est à dire jamais. La régularité de cette phase hebdomadaire est essentielle, car de cela va découler, votre TO DO, la maîtrise de votre agenda et votre zénitude d’une façon générale.
Il faut compter 2 heures au début, pendant les premiers mois et ensuite en moins d’un heure par semaine, vous devriez être en mesure de faire tourner le système.
Cela deviendra une routine et on ne va pas reparler des routines et de leur force, vous savez que j’en suis une fervente défenderesse, bien que pendant longtemps, je considérais que de faire des choses répétitives et régulièrement, c’était un truc de « vieux », que c’était avoir une vie triste que d’avoir une vie avec des routines. Depuis, j’ai bien compris que d’avoir une vie avec des routines, ce n’était pas avoir une vie routinière ! 

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : QUAND ?

Il y a plusieurs possibilités, tant que celles-ci répondent à une contrainte essentielle : Vous devez être seul et totalement concentré sur cette activité.
Après, vous pouvez le faire le vendredi en fin d’après midi pour la semaine suivante, qui pour certains sera une bonne façon d’avoir l’esprit totalement libre pour le week end et de ne pas avoir des trucs « oubliés » qui surgissent en plein week end familiale.
Pour d’autres, le dimanche soir pourra être une option. Pour ceux par exemple qui voyagent pour ce rendre dans leur ville de travail, qui sont à l’hôtel tous les dimanches.
Dernière option, le lundi matin à la première heure. Il faudra peut être arriver plus tôt ce jour là, pour que vous soyez certain de ne pas être dérangé.
Encore un fois, quelque soit le jour et le moment choisi, il est impératif de le mettre dans son agenda, toutes les semaines, et ce dès le moment où vous décidez de le faire. Si vous utilisez un agenda électronique, vous utiliserez la fonction de répétition hebdomadaire. Si vous utilisez un agenda papier, ce sera un peu plus long, alors courage.
Si jamais vous savez à l’avance que vous ne pourrez pas effectuer votre routine de la prochaine semaine, il sera important dans ce cas, d’anticiper votre organisation personnelle, plutôt que de la reporter ou tout simplement de ne pas la faire pendant une semaine. On perd vite les bonnes habitudes et en fonction de votre métier, vous pourriez vite vous retrouver débordé.

ORGANISATION HEBDOMADAIRE : COMMENT ?

On éteint son téléphone, son smartphone. On va ouvrir sa boite mail et son agenda mais en restant OFF LINE pour éviter d’être perturbé par des mails entrants.

OUVRIR L’AGENDA

Dans cette première étape, vous prenez connaissance de votre agenda pour la semaine, mais aussi pour la semaine suivante, voire plus loin, pour avoir une idée générale de ce que vous avez déjà dans votre agenda. Par exemple, les déplacements qui sont déjà programmés depuis longtemps, les réunions récurrentes.
Vous avez donc déjà une idée du « taux de charge » de votre agenda.
Ensuite, on ne touche plus à l’agenda pour le moment.

COLLECTER LES DONNEES

C’est la phase de récupération des éléments stockés et qui sont à faire dans les prochains jours ou semaines.
Ce sont : 
  • Les mails que vous avez flagués ou tagués, ou stockés dans un répertoire particulier.
  • Les choses que vous avez noté sur votre petit carnet au fil de l’eau, dans votre billet journal ou dans une application de notes,
  • les post it que vous avez dans tous les coins,
  • des documents papiers que vous avez dans une bannette « en attente »,
  • Les listes de tâches, todo de la semaine précédente 
  • Les mémos vocaux que vous avez enregistrés dans votre voiture.
  • Des notes ou rappels qui peuvent émaner d’un CRM
  • Des documents à lire
  • des documents à classer, à archiver.
Tout dépend de votre façon de travailler, si vous êtes très digital, tout analogue, ou un mixte des deux. Bref, tout ce que vous avez mis de côté d’une façon ou d’une autre.
On va récupérer tous ces éléments, sans exception et on va commencer à trier tout cela.
Les premières fois, cela peut être long, car il est possible que vous ayez beaucoup de choses en attente, des notes partout, des piles de post it et autres. Mais on prend son courage à 2 mains, comme dans toute méthode d’organisation, c’est le premier pas qui coûte et ensuite, vous allez vous auto congratuler tellement vous allez gagner en temps et en organisation.
Cela vous parait peut être idéaliste, mais je peux vous assurer que cette technique d’organisation est un outil fantastique, que j’utilise personnellement depuis plusieurs années et comme me l’a dit récemment mon chef «  il est épaté par mon organisation personnelle ». Alors je vous souhaite aussi de pouvoir mettre un système d’organisation performant.
Comme chaque technique d’organisation, ce n’est pas un outil universel et rigide. Testez le pendant plusieurs semaines et adaptez le à votre propre de fonctionnement.

LE TRI DES DONNEES

Le tri va consister à définir ce qui doit être fait
  • cette semaine,
  • la semaine prochaine,
  • jamais,
  • ce qui peut être délégué,
  • ce qui peut être repoussé à plus tard.
En fonction de votre façon de travailler, il va donc falloir ouvrir ou créer des fichiers, ou des listes, ou un carnet, qui va correspondre aux différentes échéances.
Vous allez  tout reprendre un à un, tout relire et décider de ce que vous en faites.
Ce pourrait aussi être des tâches créés dans un gestionnaire de tâches, avec un code couleur qui différencie le degré d’urgence (ASANA, WUNDERLIST,NOZBE)
wunderlist
source : wunderlist.com
asana
source : asana.com
nozbe
source : www.nozbe.com
Quelque soit le système que vous décidez d’utiliser, prenez le temps de la réflexion.
L’outil doit correspondre à votre personnalité, ce ne doit pas être un trop grande contrainte ou un trop grand changement. 
L’idée, c’est d’avoir un endroit où vous allez « stocker » les tâches à faire et qui soit évolutif. 
Si vous utilisez le gestionnaire de tâches d’Outlook ou de Gmail, les couleurs vous aideront et vous pourrez faire évoluer la couleur de tâche, sans avoir à la saisir à nouveau ailleurs.
Vou pouvez aussi utiliser un système KANBAN, manuel ou digital. C’est un système simple et efficace, surtout pour les visuels ou créatifs. Toutes vos tâches sont inscrites sur des post it. vous les collez sur un tableau qui comportent plusieurs colonnes que vous définissez: cette semaine, aujourd’hui, la semaine prochaine, plus tard etc… 
kanban
source : www.yeswekanban.net
Vous placez vos post it dans les colonnes et au fur et à mesure vous les faites changer de colonnes, jusqu’à les mettre dans la colonne « terminé » et de les jeter. http://kanbantool.com/product
kanban organisation
source yeswekanban.net
Il existe le même système digital, qui vous permettra de vous « balader » avec, ce qui sera plus facile que d’emporter votre grand tableau. (Trello)
trello organisation
source : www.trello.com
Par ailleurs, Excel peut aussi être un excellent gestionnaire de tâches, alors si vous l’utilisez habituellement, n’hésitez pas, surtout si le look de votre liste n’est pas votre priorité.
En faisant cela, on fait très attention, on n’est pas là pour « faire » les tâches, on est là pour les catégoriser, les classer, les prioriser. A moins que vous trouviez une tâche qui va vous prendre 2 minutes, et que vous allez faire de suite, pour le reste vous ne touchez à rien.
Alors vous avez tout trié et organisé par priorité ou catégorie. Vous avez jeté ce qui est finalement inutile, dans la corbeille. Vous avez identifié ce que vous devez déléguer, et ces tâches sont soit dans une pochette pour votre collaborateur, ou bien, vous avez trouvé un mail avec une tâche pour votre collègue et  vous lui avez transmis.
Et vous vous retrouvez avec ce qui est à faire dans les 2 prochaines semaines.
On va donc pouvoir passer à la planification des tâches. A suivre …
Pour aller plus loin :
comparateurs de gestionnaires de tâches :
N’oubliez pas de revoir votre Année 2016, faire votre bilan et réfléchir à vos objectifs pour 2017 !
 
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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