Pourquoi je suis passée au BUJO

BULLET JOURNAL
Depuis le début de cette année, j’ai un peu modifié mon organisation personnelle et ai commencé à utiliser un Bullet Journal ou BUJO pour mes tâches personnelles.
Voici pourquoi :

Situation jusqu’à fin 2015

Au bureau, j’utilise ASANA pour la gestion des projets et tâches et un calendrier professionnel partagé avec mes collègues pour planifier les tâches au cours de la semaine et un petit carnet pour les notes et les actions urgentes.
A la maison, j’avais un planning de bloc d’heures tous les soirs, pour mon blog, les tâches ménagères, le sport, la détente etc mais sans liste précise des tâches à réaliser. C’était organisé au fil de l’eau. Pour le week end, je faisais une grande liste de ce qui était à faire pour tout le week end, et en plus mes  RDV étaient dans un agenda électronique sur mon smartphone.
Pour les listes, j’utilisais l’application « rappels » de mon smartphone ainsi que l’application Timeful pour les tâches récurrentes comme le ménage etc. 
J’utilisais aussi un filofax, dans lequel j’avais mis le workbook de mon ebook (voir « Mes Objectifs 2016 »), avec mon Futur Moi, les objectifs et les trackers. Je notais les bilans hebdomadaires dans un carnet à part, dédiés à mes bilans qu’ils soient professionnels ou personnels.

Constatation :

Je perdais du temps  à planifier l’activité détaillée du soir, que je faisais en rentrant à la maison. Par ailleurs les applications que j’utilise ne propose pas de faire un travail de rétrospective, de revenir quelques semaines en arrière si besoin, ou bien au prix de recherches fastidieuses.
De plus, pour les tâches récurrentes, qui étaient dans Timeful, je recevais une alerte sur mon téléphone mais rien n’était plus facile que de supprimer la notification et de passer à autre chose. J’ai par ailleurs supprimé les notifications sonores de toutes les appli à l’exception des sms, afin de ne pas être dérangée à tout bout de champ. Par ailleurs, les tâches étaient forcément planifiées à des heures bien précises. Cependant, vous savez comme moi que la vie familiale est rarement linéaire et qu’il y a souvent des imprévus, une conduite imprévue, une course à faire pour l’école etc. Je n’étais donc pas toujours disponible au moment où l’application m’envoyait un rappel et je la zappais d’autant plus facilement. Et le fait de me dire que le week end j’avais un planning totalement figé, comme la semaine au bureau ne me convenait pas trop.
Depuis plusieurs mois, je réfléchissais donc à changer mon mode de fonctionnement pour le soir et le week end, car je voulais quelque chose de moins digital pour commencer à limiter mon utilisation de mon ordinateur ou de mon smartphone, faire une légère digitale detox.
D’autre part, les gestionnaires de tâches digitaux effacent les tâches au fur et à mesure de leur accomplissement et en fin de journée je ne retrouvais pas simplement la liste de tout ce que j’avais fait dans la journée. Il était donc assez difficile pour moi, de voir si j’avais été plutôt efficace ou pas.
Dernier élément concernant le filofax avec mes objectifs, les anneaux sont gros et me gênent pour écrire. Et ouvrir et fermer pour sortir les pages n’était pas très pratique.
J’ai réfléchi à utiliser un planner que j’ai acheté sur internet. Mais le cadre était trop rigide pour moi  et surtout les zones de temps ne me correspondaient pas.
Par exemple, il y a souvent de grandes plages pour les jours de la semaine et de toutes petites pour le week end.
Hors, moi la semaine, je ne peux pas utiliser autre chose que l’agenda partagé du bureau pour les choses professionnelles, donc je n’ai pas besoin des grandes plages habituelles. Par contre j’ai besoin de grandes plages pour le weekend et le soir.
Je me suis donc tout naturellement tourné vers le BUJO ou Bullet Journal. A la base un BUJO est un carnet où l’on inscrit des listes de tâches avec une codification, c’est à dire des petits symboles pour désigner une tâches, un événement, une tâche terminée, à reporter, reportée etc. Et tous les jours on refait sa liste en reprenant les reports de la veille et en y ajoutant les entrées du jour. Il y a aussi un index pour s’y retrouver facilement et on numérote toutes les pages.
Après plusieurs semaines de réflexion, j’ai opté pour 4 carnets moleskine Journal, car je ne voulais pas de spirale ni de gros cahier car je voyage beaucoup et je veux continuer à voyager léger en emportant que le petit carnet dont j’ai besoin.
J’ai opté pour des Carnets Moleskine de 80 pages, à carreaux et lignés, couleurs pastels. Mon BUJO n’est utilisé que pour les aspects personnels et blog. Mes agendas pro et perso restent en format digital.
Le premier est le carnet que j’ai appelé MOI. Il s’agit de décrire mon futur Moi, mon bilan 2015, les objectifs que je me suis fixés cette année et ensuite le suivi quotidien des objectifs et les bilans hebdomadaires. Si vous avez déjà téléchargé mon Ebook, sur les objectifs, vous savez de quoi je parle. J’ai donc repris tout le workbook et l’ai écrit ou désigné dans mon BUJO. Après chaque page de tracker mensuel, j’écris directement mes bilans hebdomadaires et mensuels, avant de passer au tracker du mois suivant. Je n’utilise plus mon carnet de bilans que pour la partie professionnelle.
Le second, c’est mon carnet de LISTES : livres à lire, film à voir, tâches ménagères avec tracker, amis/famille et contacts pro à suivre ( appel / rdv etc), les séries que je regarde, wish list de cadeaux pour moi et aussi pour mon entourage, les invitations à donner, les rdv médicaux annuels etc.
Le troisième, c’est celui des TO DO du soir et du week end. J’y ai mis un seul calendrier annuel, qui me permet de visualiser l’année et j’y reporte seulement les événements relatifs à mon activité « Productivy’You », c’est à dire les podcats, les articles, les blabs. Ensuite, tous les soirs, j’inscris ce que je prévois de faire le lendemain. Pour les week end, je ne sépare pas le samedi et le dimanche, je fais juste une to do « Week end ». Afin de définir le temps à consacrer à chaque tâche et aussi de ne pas surévaluer mes possibilités, j’attribue un nombre de POMODORO de 30 minutes à chaque tâche. Pour plus d’information sur le pomodoro, reportez vous au podcast avec Mikael Pâquet qui nous a expliqué la méthode avec brio. J’attribue des pomodoros également aux événements, comme les courses, les RDV médicaux, invitations etc en tenant aussi compte des éventuels temps de trajet etc … J’ai défini un maximum de 24 pomodoros par week end afin de ne pas trop être chargée, de pouvoir ajoure des événements imprévus (une sortie ciné de dernière minute par exemple)
Enfin, le quatrième – JOURNAL – va arriver bientôt, qui comportera mon journal personnel et mon journal de gratitude. Comme je les avais commencé sur d’autres supports en 2015, je termine les carnets et je migre sur un mini carnet ligné pour les deux. C’est celui ci que j’emporte principalement lors de mes déplacements professionnels.

Le résultat :

Ainsi, je fais plusieurs choses tous les soirs, voire je vais faire quelque chose plusieurs soirs de suite. Par exemple, lorsque je dois éditer un podcast ( qui est une tâche que je n’aime pas beaucoup car c’est souvent long et parfois fastidieux) au lieu d’y passer 2 heures le week end, je vais y passer 4 pomodoros en 4 soirées. C’est donc moins lourd à faire d’un coup, moins « pénible » et j’avance en même temps sur d’autres sujets.
J’allie ainsi la variété des activités, j’évite de passer plein de temps sur ce que j’adore faire mais qui friserait le perfectionnisme au dépend d’activités que je n’aime pas trop et que j’ai tendance à repousser ( procrastination).
En quelques jours j’ai vu une augmentation prodigieuse de mon efficacité le soir. Pour le week end c’est mons flagrant car je faisais déjà une liste, mais là j’attribue des pomodoro pour mieux ajuster le temps passer.
Je suis donc ravie de mon utilisation du BUJO.

Petit Bémol personnel

Seul bémol, j’ai mis longtemps à m’y mettre par peur de me mettre à fond dans la décoration et tout cela, qui correspond bien à mon envie de faire des petits dessins, mais qui peut aussi être une forme de procrastination ( s’occuper par des tâches qui ne sont pas essentielles pour ne pas faire un tâche importante mais qu’on n’aime pas forcément). Bon j’avoue qu’après quelques jours sans décor du tout, j’ai un peu craqué et je me suis mise à faire de petits décors. Pour le moment cela reste minime et cela correspond plus à la mise en place, au design de mon BUJO, car je ne l’ai commencé qu’en janvier et donc j’ai pas mal de chose à y mettre. Mais je sais que c’est un point «faible » potentiel à surveiller pour moi.
Je suis aussi à la recherche d’une couverture en cuir pour les mettre tous ensemble (type midori). J’ai vu quelques trucs assez jolis sur internet, généralement fabriquées sur commande à l’étranger et pour lesquels les frais de transport et de douane font plus que doubler le montant de la note. Je réfléchis donc à fabriquer moi même ma couverture avec des chutes de cuir. Mais il n’y a rien d’urgent là dedans, je préfère me concentrer sur l’utilisation quotidienne que sur le « rangement » des carnets.

Mon conseil :

  • Bien réfléchir à ce que vous voulez y mettre. Il est inutile de se créer des besoins que vous n’aviez pas avant.
  • Un seul petit carnet fait généralement l’affaire
  • Ne vous focalisez pas sur l’esthétique, puisque c’est l’apport en efficacité qui prime.
  • Ne définissez pas trop de mois d’avance, car il se peut qu’à l’usage, vous souhaitiez modifier certaines choses, faites au jour le jour et ajustez jusqu’à trouver votre style et cadre idéal.
  • Ne vous laissez pas « retarder » par les magnifiques photos que vous trouvez sur les BUJO sur internet et qui sont bien souvent fait soi par des adolescentes qui ont du temps, soient par des blouses qui en ont fait un business. Vous avez besoin d’un outil d’organisation avant tout. Ensuite si vous avez du temps et recherchez un loisir créatif, vous pouvez allier les 2. Et si vous n’avez pas de talent artistiques et que vous voulez faire quelque chose de joli, vous trouverez facilement en magasin des stickers et décalcomanies qui vous feront gagner du temps 😉
  • Cet outil est tout à fait adapté AUX HOMMES aussi. Ils mettront certainement moins de petits coeurs partout, mais cela fonctionnera très bien pour vous aussi messieurs. Vous pouvez même utiliser les carnets moleskine Pro qui proposent un index, des pages pour les notes, pour les objectifs et les projets et appliquer le même fonctionnement que le BUJO.

Et mes copines comment font-elles ?

Eh bien nous en avons parler dans un Blab, avec Marina et Sabine. Vous pouvez voir le replay ci dessous !

Ressources pour bien commencer

Bon BUJO  et surtout racontez moi votre BUJO à vous en commentaires !
Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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