UNE ANNEE EFFICACE ET ORGANISEE

Dimanche 24 janvier, j’ai eu le plaisir de recevoir Marina l’Accro du Budget et Sabine Bee Organisée dans un nouveau blab.

Nous avions décidé de vous parler de 3 sujets pour commencer une année efficace et organisée.

Vous pouvez revoir le blab ci dessous ainsi que les notes !

Intervention de Marina :

Trouver la motivation pour suivre ses comptes

Lorsque l’on veut prendre l’habitude de faire ses comptes, ça n’est pas toujours facile de se poser toutes les semaines pour mettre son budget à jour.
Pour garder la motivation au fil des mois, il faut trouver sa vraie raison, ce qui fait que c’est important pour nous de mieux gérer son budget.

1) Trouver son « pourquoi »

Prendre le temps de réfléchir à notre situation actuelle avec nos finances : quel est notre rapport avec l’argent, est-ce qu’on y associe des mots plutôt positifs comme sécurité, confort, abondance, ou plutôt des mots négatifs comme stress, avarice, découvert… Noter ce qui ne nous convient pas dans notre situation actuelle, et comment sera notre vie d’ici un an si nous ne résolvons pas ces problèmes. Puis, noter ce que l’on voudrait vivre d’ici un an, quelle relation nous aimerions avoir vis-à-vis de nos finances. Il est important que cette motivation soit réellement la sienne et non pas pour faire plaisir à sa famille, son conjoint, épater son voisin…

2) Se faire une liste de souhaits

Noter ce qu’on aimerait réaliser avec son argent à court terme (2-3 mois), moyen terme (2-3 ans) ou long terme (5 ans et plus).
Bien évaluer des objectifs précis, mesurables et avec une échéance. Cela permet d’établir une prévision des coûts, des montants à épargner.
Cette liste permet aussi d’éviter les achats impulsifs : avant d’acheter un objet, repenser à la liste et au fait que cet objet vous éloigne de votre objectif permet d’y réfléchir à deux fois

3) Utiliser les tableaux de visualisation

Découper dans des magazines, des catalogues des images ou expression de ce qu’on voudrait réaliser avec son argent et en faire un collage grand format à afficher dans son bureau, sa chambre… voir ce pour quoi on travaille permet de rester motivé.
On peut aussi se créer un tableau secret sur Pinterest et passer quelques instants par semaine pour y épingler de nouveaux buts…

Intervention de Sabine :

Le calendrier

Le premier outil de base pour s’organiser au quotidien : le calendrier qui sera votre assistant tout au long de l’année

1. Choisir un calendrier

ce choix dépend de vos objectifs et préférences

– l’agenda électronique : exemple Gmail, Ical, Outlook. Tous ces calendriers sont synchronisables sur différents supports (ordinateur, tablette, téléphone) et peuvent être partagés

-l’agenda papier : beaucoup de choix disponible du calendrier familial , en passant par les agendas jusqu’au planner.

2. Que faut-il noter dans son agenda?

Toutes ces dates importantes dont vous aurez besoin au cours de l’année (anniversaires, emplois du temps, planning, routines)

Vous pouvez également noter les menus à prévoir ou le planning des tâches ménagères.

3. Comment être efficace avec son calendrier?

– L’avoir toujours avec soi

– Le consulter chaque soir pour anticiper la journée à venir, et le matin pour rappel.

– Faire une revue chaque semaine de la semaine passée et préparer celle à venir.

– Faire cette même revue chaque mois.

le livre de Sabine :

Mon intervention

Objectif Inbox 0

C’est un objectif, pas nécessaire de l’avoir tout au long de la journée, sinon vous lisez tous les mails au fur et à mesure qu’ils arrivent.

C’est difficile à atteindre, mais on peut fixer comme objectif d’y parvenir au moins une fois par semaine, ou moins de 5 mails, ou moins d’une page.

Etapes de bases :

purger sa boite, soit avec une opération commando pendant 4 heures, tout supprimer ou bien mettre dans un répertoire d’attente
utiliser Closetoshop pour compiler les newsletter utilise en un seul mail (cf article sur les réseaux sociaux)
- désabonnement réabonnement
- modification de l’adresse mail
refuser de recevoir des publicités des partenaires ( bien lire car parfois il faut cocher et parfois il faut décocher)

Le tri :

Créer des répertoire de tri, comme par exemple :

Newletter / abo
A traiter aujourd’hui
A traiter plus tard
A lire un jour / un jour peut être
classement des mails traitées / lu

Supprimer immédiatement ce qui ne vous intéresse pas

ouvrez chaque mail
- technique : One click
- moins de 2 minutes : traiter et aussitôt classer
- plus de 2 minutes :
  - vers « à traiter maintenant » / transformer en tâche dans votre agenda – todo
  - vers « à traiter plus tard » si pas très urgent
  - information, long ppt , analyse non urgente et non importante : vers « à lire un jour

Les bonnes habitudes :

supprimer toutes les notifications d’alertes
fixer des plages horaires pour traiter vos mails, pendant 30 minutes. X fois par jour, et si possible le moins possible
sujet court et précis. commencer par le nom du projet, client etc afin de faciliter le tri aux destinataires et dans vos archives, indiquer immédiatement au lecteur la nature du mail
texte court et précis : qui, quoi, où comment pourquoi et pour quand. Des phrases courtes faciles à lire même sur un smartphone.
Privilégier les mails pour les informations classiques, le téléphone pour les urgences et la contact visuel pour les sujets sensibles et les mauvaises nouvelles.
Les destinataires sont les personnes directement concernées.
En copie, on met les personnes qui ont besoin de l’ information.
Ne pas oublier la politesse ( bonjour, merci, cordialement, bien à vous…)
Si vous attendez une action de la part du destinataire, indiquez le clairement ainsi que la deadline.
Ne traiter qu’un seul sujet par mail.
Éviter les polices de caractères « fantaisie », les couleurs, les tailles différentes.
Attention aux images insérées ( tableau, photos), ajustez la taille de ces documents et pensez qu’ils ne sont pas visibles sur tous les supports ==> mettre en pièce jointe.
Corriger orthographe

classer les mails envoyés immédiatement dans les archives et pas dans l’inbox.
Utiliser le téléphone, car la communication est meilleure, moins sujette à interprétation et il vaut mieux 5 min au téléphone que 20 mails d’échanges sur un sujet
Éviter autant que possible les « répondre à tous ».