La question de l’accueil (onboarding) des nouveaux membres du personnel alors que l’on travaille en mode hybride est un sujet récurrent. D’autant qu’avec la pénurie de talents, les entreprises et les managers souhaitent que les nouveaux collègues soient très bien accueillis, que l’intégration se passe pour le mieux et qu’ils restent restent dans l’entreprise.
Lors de mes accompagnements et des formations que je donne dans le cadre de mon activité professionnelle j’ai pu discuter longuement de ce sujet et aussi identifier des points communs parmi les expériences partagées.
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L’offboarding
Tout d’abord, l’arrivée d’ un nouveau membre dans votre équipe se fera d’autant mieux s’il y a un transfert de savoir de l’ancien titulaire du poste.
Si vous avez pu récuperer des process, des best practices pour le nouveau, vous gagnerez du temps et lui aussi.
La transition
Idéalement il y a une phase de recouvrement entre les 2 personnes, mais je sais bien que c’est très rare, car même si le salarié est promu ou muté dans une autre fonction, dans la même entreprise, il est souvent déjà happé dans son nouveau quotidien et a rarement le temps de réellement former le suivant.
Cependant, si vous pouvez organiser ne serait ce que quelques heures d’échanges bien ciblés, vous gagnerez un temps précieux.
Le process de recrutement
Est ce l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise ?
C’est vraiment cette question qui doit être au centre de vos réflexions.
Et cette réflexion commence dès la rédaction de l’offre d’emploi et de l’organisation des entretiens. Le processus de recrutement en dit long sur votre entreprise.
J’ai lu il y a quelques années, que certaines entreprises mettent volontairement un process en place fastidieux, afin de tester la résistance et la patience des candidats, car au sein de l’organisation c’est compliqué. Donc à moins que votre entreprise soit réellement difficile en terme de process internes et de lourdeur administrative, assurez vous que le process de rerutement ne fait pas fuir les potentiels candidats. En cette période de plein emploi, où vous peinez peut être à recruter, pensez à vérifier le process de recrutement.
Personnellement, quand je cherchais du travail il y a quelques années, quand je trouvais une annonce sur Linkedin, qui m’amenait sur un voire deux sites différents où à chaque fois il fallait remplir manuellement tout un questionnaire, et que les données linkedIn n’étaient même pas pré- remplies, c’était pour moi un showstopper. Je me disais aussitôt : “s’ils ne sont pas fichus de simplifier et d’automatiser la collecte de données à ce stade là, c’est que derrière ça doit être encore pire.” Et donc pas du tout en adéquation avec mon état d’esprit et mes attentes. Ca me faisait penser immédiatement à l’épreuve de rentrée scolaire que beaucoup de parents doivent encore subir, de remplir 5 fois les mêmes informations sur des fiches de couleurs différentes pour l’école. RED ALERT BIP BIP BIP .
Avant l’arrivée
Ca y est, la séduction a fonctionné, vous vous plaisez et votre nouvelle recrue ne va plus tarder à arriver. On arrive donc à la phase de préparation. La commande de matériel, l’ouverture des comptes et accès divers, le contrat, le programme de formation….
Des dizaines de petites choses qui sont essentielles pour donner un sentiment de fluidité au nouvel entrant.
Et surtout, le jour J, tout est bien prêt, vous n’avez pas à courir de tous les côtés pour récupérer les informations. Et surtout, cela vous évitera de ne pas savoir quoi faire faire au nouveau le 1er jour.
Qui n’a jamais vécu le fameux. “En attendant que tout soit prêt, tu peux lire les procédures”. “ou encore “voici les offres commerciales de l’année dernière “? C’est un excellent moyen pour faire fuir vos nouvelles recrues.
A moins que vous embauchiez une personne au département qualité, qui est intéressé par la lecture du manuel qualité ?
D Day
Passons à présent au jour J, l’arrivée de votre nouveau collaborateur, qui ce fera idéalement en présentiel si cela est possible.
Si vous avez vendu du rêve avec une superbe annonce et un process de recrutement au top, mais que les premiers jours de votre nouveau collègue ressemblent au parcours du combattant, il va rapidement penser qu’il y a un loup quelque part et peut être se mettre à douter de son choix. Rien de pire que de démarrer un nouveau job avec des arrières pensées parce que ça ne se passe pas comme espéré.
Il est très important que l’accueil du premier jour soit effectué par le responsable du service en personne. Et si vous avez un empêchement, essayez à minima de faire une visio dès son arrivée dans les locaux.
Cela montre à l’arrivant qu’il est important.
Même si vous ne pouvez pas l’accompagner toute la journée, prenez du temps pour lui. Et suite à plusieurs expériences, si vous le pouvez, aller déjeuner avec lui / elle.
Vous en profiterez pour lui montrer la plateforme d’échanges utilisée par votre équipe, là où tous les documents, modèles, ressources sont stockées afin de permettre à chacun un accès à la demande aux informations nécessaires au bon fonctionnement et aux tâches confiées.
Une de mes clientes accompagne les nouveaux équipiers elle même sur 2 jours entiers sur site. Le 3ème jour, elle est dans les locaux avec le nouveau, mais elle n’est pas / peu disponible. Elle nomme un autre membre de l’équipe ( pas nécessaire physiquement présent), comme référent si besoin. Le 4ème jour, le nouveau collaborateur est chez lui et son référent le suivi à la demande. Ils font un point en fin de semaine.
Le mentor
Il est aussi intéressant de nommer un “mentor “qui va accompagner l’arrivant, répondre à ses questions du quotidien.
Et ce mentor n’est pas nécessairement quelqu’un de très ancien dans l’équipe. Ce peut être une personne avec quelques mois d’ancienneté seulement qui se sentira valorisé par cette expérience.
En plus, elle aura peut être vécu 2- 3 “aventures” à son arrivée qu’elle souhaitera éviter à son nouveau collègue.
Si toute l’équipe peut être au bureau physiquement ce jour là, c’est super et vous organisez une réunion de présentation. Et si cela n’est pas possible, faites au moins une réunion en ligne pour les présentations, éventuellement rappeler les étapes du parcours d’intégration, indiquer qui de l’équipe va servir de référent etc.
En principe la première journée, le service RH va gérer toute la partie administrative qui n’a pas pu être réglée à distance, les badges, accès au site RH ( congés etc) etc.
Le 30-60-90
De votre côté vous pouvez aussi prévoir un programme sur 90 jours, appelé le 30-60-90
Il est proposé par vous et discuté avec le nouveau salarié.
Le but est de définir un plan d’acquisition de compétences, en connaissance (entreprise, process etc) et montée en autonomie. Ce plan sera revu lors des 1-1 par exemple. Vous pourrez peut être l’accélerer ou bien allonger certaines étapes où votre équipier a plus de mal, éventuellement.
Les feedbacks
Tout au long de cette période d’intégration et pendant la période d’essai, faites des feedbacks réguliers à votre collaborateur et demandez lui de vous en faire aussi. Vous allez apprendre à vous connaitre et à travailler ensemble. Rien n’est inné, ni évident par défaut. Soyez clair dans vos demandes et dans vos attentes. Faites la chasse au non dit et aux choses qui, dans votre référentiel, vont de soi.
Trop souvent, des collaborateurs partent ou sont remerciés en cours ou fin de période d’essai, sans avoir aucune idée de ce qui leur est reproché. Ou bien ils s’en vont d’eux même sans que le manager ne sache pourquoi.
Alors assurez le dialogue dès le début.
Le rapport d’étonnement
Si le collaborateur se sent rapidement en confiance, il osera vous faire part des choses dont il a besoin, qu’il n’a pas compris etc.
Proposez lui de rédiger un rapport d’étonnement. C’est un très bon outil pour ouvrir les yeux sur des dysfonctionnements ou des bizarreries que l’on a sous les yeux depuis des années et qu’on ne voit même plus.
Voici un modèle issu de l’application Klaxoon, qui vous permettra de faire le suivi en mode hybride : https://app.klaxoon.com/userspace/home/templates/UmFwcG9ydCBkJ8OpdG9ubmVtZW50/SFW6KWYGZN6R?lang=fr&type=brainstorm
Un suivi régulier
Pensez aussi que rapidement votre nouveau va se retrouver chez lui à travailler seul. Interrogez le sur son installation à la maison et appelez le regulièrement voire alternez avec son référent. ll doit pouvoir se rapprocher d’un membre de l’équipe s’il rencontre une difficulté.
On peut prévoir un petit kit de bienvenu, comme un mug et une gourde, des stylos, post-it, mini déco pour le bureau.
En fonction du type de poste, le nouveau peut avoir à passer plusieurs jours avec un ou plusieurs collègues pour découvrir sa nouvelle fonction et aussi appréhender ce que les autres membres de l’équipe font, voire également des fonctions dans d’autres département en lien avec son poste à lui.
L’annonce
Annoncez l’arrivée à l’ensemble de l’entreprise, avec une photo et quelques infos sur l’arrivant. Ainsi il/elle pourra être abordé(e) et bien accueilli(e) partout. Et si vous avez des filiales ou une maison mère, prévenez les aussi.
Les mises à jour nécessaires
Prenez le temps de mettre à jour le Team Canvas avec les informations sur le nouveau. Le document peut aussi servir de base à expliquer le fonctionnement de l’équipe, les régles de communication, l’éthique etc. Revoyez régulièrement votre process d’accueil, en prenant en compte les suggestions des derniers arrivés. Il y a sans doute de petits réglages à faire pour que tout soit nickel !
Planifiez au plus vite les séances de formation si besoin. S’il y a de nombreuses applications à utiliser, prévoyez une formation avec quelqu’un pour les bases. Le “il y a tout sur l’intranet” est une façon rapide de se débarrasser de la formation, sauf que le nouveau n’a peut être aucune idée de comment y aller et surtout il ne sait peut être même pas quoi chercher. “On ne sait pas ce que l’on ne sait pas !”
Clarifiez, expliquez
Définissez clairement les rôles et responsabilités, le périmètre d’action, les intervenants réguliers, les interactions, les rituels d’équipe.
Evidemment on ne fait pas tout cela le premier jour. On va éviter de noyer le nouveau on pensera à éviter le jargon. Non, le langage de votre entreprise n’est pas universel, il faut donc décoder pour les nouveaux voire leur proposer un petit lexique.
En conclusion, gardez à l’esprit que les premières impressions restent longtemps et que votre intérêt est de ne pas rater le début. Et que faire si quelqu’un arrive demain dans votre équipe et que tout n’est pas prêt ? Eh bien dites-le et invitez votre nouveau à co-créer avec votre équipe son programme d’accueil !
En résumé, les avantages d’ un onboarding réussi :
Vous améliorez votre expérience employé.
Vos employés deviennent efficaces plus rapidement. Ils ajoutent donc de la valeur plus tôt.
Vous réduisez la gestion et le poids de l’intégration, en rationalisant, en automatisant, et encourageant le libre-accès aux données essentielles à la réalisation des tâches.
Bonne Chance à vous tous et bonne intégration de vos nouveaux.
Quelques ressources utiles :
Plan d’onboarding : https://miro.com/miroverse/remote-onboarding-plan/
Arrivée : https://miro.com/miroverse/remote-team-onboarding/
https://miro.com/miroverse/onboarding-high-five-me-tool/
https://asana.com/fr/templates/employee-onboarding
plan d’offboarding : https://app.klaxoon.com/userspace/home/templates/UGFyY291cnMgZCdvZmZib2FyZGluZw%3D%3D/JZXJHSJRCWJ3?lang=fr&type=brainstorm
Suivi du recrutement : https://app.klaxoon.com/userspace/home/templates/U3VpdmkgZGUgcmVjcnV0ZW1lbnQ%3D/AFA9PYGCGAZC?lang=fr&type=brainstorm
