Comment traiter ses documents administratifs

documents administratifs

Je reçois Cynthia Hortion, Home Organizer chez Happy Tri et nous allons voir ensemble comment traiter les documents administratifs.


Je suis Cynthia, j’ai 40 ans, je suis maman d’un adolescent et après avoir fait la connaissance d’un joli Burn Out, j’ai mis fin à 20 ans de carrière de cadre et j’ai revu mes priorités, pour aider les familles et cadres à faire face à leurs difficultés à s’octroyer des moments simples de bonheur, j’officie principalement comme home organiser. Méthodiquement, j’aide mes clients à trier, vider, organiser et optimiser leurs espaces de vie ou de travail en un clin d’œil. 

Avec Happy tri, on transforme le temps perdu en temps utile et agréable sans culpabilité. 

Votre happytrieuse est une fan inconditionnelle de Monica dans « Friends » et une redoutable adversaire dans Tétris. Mais, surtout, une femme inspirée par la vie et par vous. Certifiée professionnelle de l’Organisation et adhérente à la Fédération Francophone des Professionnels de l’Organisation, elle propose un accompagnement sur-mesure pour solutionner les problématiques de rangement impactant sur la qualité de vie et de travail à la maison ou au bureau. 

La paperasse est souvent un sujet d’angoisse, que l’on repousse très souvent. Cette angoisse touche tout le monde. 

Avec un peu d’organisation on peut faire baisser cette anxiété. 

3 aspects : sociétal, économique et environnemental. 

Le point de vue sociétal : 

Le retard dans la gestion administrative peut avoir plusieurs impacts, comme une charge mentale plus élevée. On peut culpabiliser de sans arrêt procrastiner. On peut être irrité de voir l’accumulation des papiers si on est soi-même plus organisé que la personne qui est censé gérer les papiers. 

Au niveau économique 

En plus, des retards administratifs peuvent avoir des impacts importants financièrement (ex : retard de paiement des factures, des impôts) 

Autre exemple, on peut avoir une multitude contrats, comme des contrats d’assurance qui sont peut-être en doublon. Bien les gérer peut nous aider à faire des économies. 

Par ailleurs des papiers accumulés depuis des années, prennent de la place, et donc coutent du fait de l’encombrement généré. 

Au niveau environnemental

Il est nécessaire de faire le point sur le type de stockage, minimer les papiers, en utilisant des outils digitaux pour réduite le papier. Mais il faut aussi gérer l’utilisation du digital car cela aussi utilise des ressources et on a une action possible pour réduire notre empreinte sur l’environnement. 

Ne pas trier les papiers, les photos, les mails à un impact négatif sur l’environnement mais aussi sur notre charge mentale. Il nous faut aussi à prendre à gérer les stockages numériques. 

Comment on s’y prend : 

Les documents administratifs 

  • Prendre du temps 
  • (faire des achats en dernier) 
  • Planifier le moment où on va s’y mettre et combien de temps on va y passer. 
  • Regrouper tous les papiers de la maison dans un même lieu (avec de la place). On va chercher dans toutes pièces y compris des choses sur des papiers volants. 
  • On commence le tri, seul ou à plusieurs. 
  • 4 boites ou bannettes, une poubelle de recyclage ou un broyeur de documents et une répartition :A Traiter, A suivre, A conserver / Archiver , A garder sur du long terme ( voire pour toujours) comme les papiers précieux, comme des souvenirs, les dessins des enfants etc 

Utiliser le site du service public pour connaitre les délais de conservation des documents (attention cette liste évolue régulièrement) 

liens pour connaitre la durée de conservation et à regarder régulièrement car le slois changent :

Belgique : https://www.lecho.be/monargent/consommation/administration/les-documents-a-conserver-et-ceux-a-jeter/10155968.html

France : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

Suisse : https://www.frc.ch/combien-de-temps-conserver-ses-documents/

Québec : https://www.quebec.ca/finances-impots-et-taxes/conseils-de-consommation/achat-de-biens-et-de-services/duree-de-conservation-des-documents

S’organiser :

Définir ce qui nous va le mieux en fonction de nos envies, de nos façons de travailler etc 

Les papiers entrants : définir où on les met : entrée, bureau, bannette verticale ou horizontale, chemise etc …. Faire un process simple pour être certain que l’on va s’y tenir. 

Exemple de bannettes avec 3 casiers : A lire, à Suivre, A classer/conserver/Archiver. On n’est pas obligé d’archiver tous les jours. 

Les archives : où on les met, quelle pièce, quel type de stockage … 

Les papiers affectifs : même question sur le lieu de stockage et le matériel à utiliser. 

Le Classement :  

définir quelle catégorie on veut et comment 

  • Ex un dossier par catégorie comme un dossier assurance, un dossier banque, Notices etc …. et à l’intérieur on peut faire des sous catégories pour chaque assurance, ou chaque banque, etc  
  • Autre possibilité, un dossier par thème ex : famille et santé avec des sous-chemises avec des catégories différentes 
  • Enfin, on peut aussi faire un dossier par personne et un dossier commun pour ce qui est commun à tous. 

Il est important que l’utilisateur s’y retrouve et aussi que n’importe qui puisse retrouver les documents en cas de besoin. Chercher ce qui est le plus logique pour tout le monde. 

  • Ensuite, il faut pratiquer et surtout définir le routine et la fréquence 
  • Est-ce qu’on veut ouvrir le courrier tous les jours et mettre immédiatement les choses au bon endroit ? 
  • On va essayer aussi d’éliminer un maximum de chose qu’on ne regarde jamais. 
  • Fixer ensuite une journée dans la semaine où on va traiter les papiers qui sont dans la bannette à traiter.  
  • Fixer une journée par mois pour avec classer les documents et mettre dans les archives. 
  • On peut utiliser les ressources de la famille, une ou plusieurs personnes peuvent gérer les documents. 
  • Une fois par an, faire le tri dans les documents qu’il n’est plus nécessaire de garder 
  • Même principe pour les documents numériques, les mails etc. 

On va classer les documents 

  • De façons alphabétiques 
  • Par chiffre, des numéros de dossiers 
  • Thématiques 
  • Par personne du foyer. 

Le nommage des fichiers 

Renommer avec une méthode à définir (nomenclature), utiliser quelques de parlant  

Ex : facture EDF Juin 2022 

La nomenclature va aussi être liée à l’arborescence que l’on va utiliser pour le classement. 

Est-il encore nécessaire de télécharger les documents de nos fournisseurs ? 

Ce n’est pas une obligation car ils sont déjà stockés quelque part cela va éviter un double stockage. 

Mais si on change de fournisseurs, il faut penser à récupérer les documents qui sont eux. 

Certains documents qui pourraient être importants sont à garder chez soi car on peut avoir un problème pour le récupérer le document le jour où on en a besoin. 

L’utilisation des coffres forts numériques est à étudier en fonction de nos habitudes et de l’aisance d’utilisation et de notre agilité avec le soutils numériques. Cela évitera la répétition du stockage des données. 

Le livre de chevet de Cynthia :  

« Trier pour désencombrer » de Lisa Butherworth 

« Le parfum du bonheur est plus fort sous la pluie », Virginie Grimaldi 

Proverbe :  

Il n’y a pas de hasard il n’y a que des rencontres, Paul Eluard 

Truc d’organisation :  

Ne jamais se déplacer les mains vides, quand on passe d’une pièce à l’autre, “pas de voyage à vide”  

https://www.facebook.com/happytricynthia

https://www.instagram.com/happytricynthia/

www.linkedin.com/in/cynthia-hortion-lavedan-504343212 

Priscille LIVENAIS
J'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite, tout en sérénité.
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