Comment mener des réunions efficaces en mode hybride

Avec les changements des modalités de travail depuis la crise sanitaire, les réunions en mode hybrides se sont développées.

Or il s’agit d’un exercice périlleux, qui peut vraiment démotiver votre équipe à participer à ces événements si vous ne prêtez pas une attention particulière à son organisation et à l’animation.

Dans les formations que je donne sur le management hybride, je conseille toujours de ne faire des réunions hybrides que si on ne peut vraiment pas faire autrement. Une réunion 100% à distance sera toujours mieux qu’une réunion hybride mal organisée.

Nous allons voir dans cet épisode, les risques de ce type de réunion, et ce qui peut être fait par l’organisateur et les participants pour tirer le meilleur de ce moment.

Pour commencer qu’est ce qui caractérise une réunion en mode hybride :

C’est qu’une partie des participants se retrouve en salle de réunion et une autre partie se connecte depuis son domicile, voire depuis une autre salle de réunion dans une autre localisation de l’entreprise par exemple, ou chez vos clients….

On imagine donc facilement qu’il va y avoir potentiellement des problèmes avec ce type d’organisation.

Les risques et les pièges des réunions hybrides.

Il existe plusieurs risques ou pièges à connaître lors de l’animation d’une réunion en mode hybride :

Les participants à distance peuvent se sentir exclus ou oubliés si leur participation n’est pas suffisamment encouragée ou si les outils de communication ne sont pas utilisés de manière efficace. En effet, si vous n’êtes pas équipés dans la salle de réunion avec un double très grand écran, qui vous permet sur une des écrans, de voir les participants qui sont à distance et sur l’autre de partager les documents, vous allez potentiellement exclure de la vue des participants en présentiel, les autres membres. Ils auront donc moins le réflexe de les interpeler, voire pourront se mettre à parler entre eux en oubliant complètement les ” à distance”. cela signifie aussi que si vous avez des participants qui n’allument pas leur caméras et que vous l’acceptez, vous allez créer de mauvaises conditions pour votre réunion.
Les participants présents physiquement peuvent avoir tendance à dominer la réunion, ce qui peut exclure les participants à distance. et cela découle directement du point précédent.
Les problèmes techniques, tels que les mauvaises connexions internet ou les problèmes de matériel, peuvent perturber le déroulement de la réunion et rendre difficile la participation de certains participants. une mauvaise connexion réseau, des micros de mauvaise qualité ou trop peu nombreux vont concourir à rendre la réunion rapidement ingérable pour tous.
Il peut être difficile de maintenir l’attention des participants à distance en raison de distractions potentielles dans leur environnement. Ils seront plus tentés de faire leurs mails, travailler sur autre chose si vous ne vous assurez pas qu’ils se sentent parfaitement intégré dans la réunion.
Il peut être difficile de gérer les interactions sociales et les relations de groupe lorsque les participants ne se rencontrent pas physiquement. Si vous ne faites que des réunions de ce type et que vous avez toujours les mêmes personnes à distance, la cohésion de l’équipe peut être difficile à créer et à maintenir.
Les réunions en mode hybride peuvent être plus longues et plus épuisantes que les réunions physiques, car il est plus difficile de détecter les signaux non verbaux et les pauses naturelles dans la conversation. vous l’avez certainement vous même vécu, on finit souvent la réunion complètement épuisé, qu ece soit les participants ou l’animateur car on va avoir passé beaucoup der temps à tenter de décrypter des signaux, à se concentrer beaucoup pour tenter de comprendre une personne qui parle avec une mauvaise connexion … et si vous ajouter sur ça des réunions qui ne sont pas faites dans votre langue maternelle, vous avez un événement épuisant.
Les réunions en mode hybride peuvent également être plus difficiles à organiser, car il est nécessaire de prendre en compte les besoins des participants à distance et de planifier des pauses et des moments de rétroaction. Ces moments sont aussi nécessaire en présentiel naturellement, mais la fréquence soit être accrue avec la distance.

Les bonnes pratiques pour les réunions hybrides

Il existe plusieurs bonnes pratiques pour animer une réunion en mode hybride :

Comme pour toute réunion, assurez vous qu’elle est réellement nécessaire et de n’inviter que les personnes qui sont réellement utiles.
Utilisez un outil de vidéoconférence pour connecter les participants présents physiquement et à distance. Et cela passe par des salles de réunion avec au minimum de très grands écrans, qui permettent à la fois de voir ce qui est partagé mais aussi la galerie des participants à distance. Cette salle sera idéalement équipée d’une caméra au-dessus des écrans, voire qu’autres caméras dans la salle. Il en va de même pour les micros et hauts parleurs, qui seront en nombre et répartis dans la salle afin d’assurer que tous entendent correctement et sont entendus lorsqu’ils prennent la parole.
Dans la même veine, vous allez tester en avance votre équipement, vous assurez que vous avez tous les câbles, adaptateurs et rallongés nécessaires. Dans certains cas, ce type de matériel a tendance à ” s’évaporer” des salles de réunions et vous devrez peut être prévoir votre propre équipement.
Assurez-vous que tous les participants ont une bonne connexion internet et que leur matériel est fonctionnel. Et si c’est nécessaire veillé à leur procurer le matériel nécessaire. Personnellement je suis plus partisane de faire de la notion de bonne connexion internet un des pré requis au travail à distance. et une bonne connexion à distance, ce n’est pas 5 Mbytes, surtout si vous faites de la visio, que vous avez potentiellement un conjoint et/ou des enfants qui utilisent l’accès à la box pendant que votre collaborateur travail. A chaque manager de s’assurer que le collaborateur qui travaille à distance, notamment dans des lieux différents de son domicile pour son confort personnel, et je pense notamment aux entreprises qui autorisent la maison de vacances comme second lieu de travail à domicile, d’être particulièrement intraitable sur la qualité de la connexion. On ne peut pas se permettre qu’un collaborateur ruine systématiquement des réunions d’équipe par exemple car il travaille depuis la campagne …
Dans certains cas et si vous avez les compétences dans l’équipe, on peut prévoir d’avoir un spécialiste ” technique”, que les participants à distance pourront contacter s’ils rencontrent des difficultés. Il pourra éventuellement vous dépanner aussi si nécessaire.
Il est souvent difficile de tout voir quand on gère une réunion hybride, alors n’hésitez pas à assigner des rôles aux différents membres, notamment ceux qui sont sur place, comme gérer le temps, regarder la galerie des participants à distance afin de s’assurer que tout va bien, qu’il n’y pas pas une personne qui attend la parole depuis un moment etc.
Créer des binômes entre les personnes à distance et les personnes sur place. Le rôle de la personne sur place sera de faire un compte rendu des échanges qui auront inévitablement lieu lors des pauses entre les personnes qui sont sur place. Il pourra aussi intervenir si son buddy à distance souhaite dire quelque chose mais que personne ne voit sa main levée par exemple ou bien parce qu’il y au momentanément un problème technique. Chaque binôme pourra ainsi échanger avec le chat de la visio ou le chat général de l’entreprise. cela va aussi contribuer à renforcer des liens et permettre à ce que des personnes qui ne se connaissaient pas ou peu apprennent à se découvrir.
Prévoyez des pauses régulières pour permettre aux participants à distance de se déplacer et de se détendre. Cela permet de casser le rythme, de lutter contre la sédentarité qui est d’après les spécialistes aussi mortel que le tabagisme, et peut être même pire dans les prochaines années.
Demandez aux participants de se présenter brièvement, même s’ils se connaissent déjà. On va aussi utiliser la technique des Icebreakers afin de créer une petite ambiance en début de réunion, il y en a des centaines que vous pouvez tester à tour de rôle.
Utilisez des outils pour faciliter la participation des personnes à distance, comme la messagerie instantanée, les sondages et les Q&R. Ces outils vont favoriser les interactions et si vous en faites régulièrement au cours de votre réunion, de même que des questionnements très fréquents, des travaux en sous groupe aussi, vous allez maintenir l’attention de tous.
Encouragez les participants à allumer leur microphone et à participer activement à la réunion. En favorisant les questions ouvertes pour que les personnes puissent s’exprimer pour encourager la participation. Il en va de même, notamment pour des réunions régulières, si vous assignez des choses à faire, à préparer et à présenter lors des réunions.
Prévoyez un temps pour le feedback et la discussion en fin de réunion afin de collecter les avis et ressentis des participants et voir ce qui a bien fonctionner et qui sera à reconduire, ou bien les choses à bannir ou à améliorer.
Créez un accord d’équipe dans lequel les bons usages à appliquer lors des réunions hybrides sont décrits, et qui auront été décidés et validés par tous. Cela servira de référentiel pour informer les nouveaux, vous pourrez le joindre dans l’invitation de chaque réunion, notamment si vous invitez des personnes externes à votre équipe ou entreprise de façon à ce qu’elles soient au courant de vos habitudes.
Limiter le nombre de réunions, c’est encore la meilleur façon d’optimiser le temps de tous.
Enregistrer la réunion et la transmettre aux personnes absentes afin qu’elles reprennent rapidement le train en marche à leur retour. Cet enregistrement peut aussi permettre de faire un compte rendu plus rapidement .
Comme pour toutes réunions, assurer vous que quelqu’un fera le compte rendu pou rtous, qu’un plan d’action est bien créé en fin de réunion, avec des dates et des personnes allouées aux différents sujets et qu’à la réunion suivant il y aura bien un suivi d’effectué.

Plus d’engagement dans les réunions hybrides

Quoi faire pour encore optimiser la participation des membres de votre équipe aux réunions hybrides ?

Assurez-vous que tout le monde est sur la même page en termes d’objectifs et d’agenda pour la réunion.
Utilisez des outils pour partager des documents et des présentations en temps réel, comme Google Slides ou Microsoft Powerpoint. Il peut aussi s’agit de document dans une conversation sur votre outil de chat interne, ou bien un drive partagé. C’st un lieu connu et utilisé par tous.
Utilisez des fonctionnalités telles que les sous-titres pour aider les personnes qui ont des difficultés à entendre ou qui préfèrent lire. Ca ne fonctionne pas forcément encore super bien sur toutes les applications de visio avec la langue française, mais cela marche quand même, et cela fonctionne très bien avec l’anglais. ce qui pourra éventuellement facilité la vie de vos collaborateurs qui ont plus de mal avec la langue de shakespeare.
Utilisez des outils pour la prise de décisions, comme des tableaux d’affichage virtuels ou des sondages, pour inclure tous les participants dans le processus décisionnel. Les tableaux collaboratifs comme MIRO / KLAXOON, MURAL par exemple sont des outils parfaits pour les réunions hybrides. N’oubliez pas de prévenir ceux qui sont sur place de venir avec leur ordinateur.
Encouragez la communication asynchrone avant et après la réunion pour discuter des questions qui ne peuvent pas être abordées en temps réel. Cela signifie que vous allez envoyer, avec l’invitation, des documents qui devront avoir été lus avant la réunion, que peut être vous allez solliciter l’avis de vos collaborateurs avant la réunion sur certains thèmes. Ainsi, lors de la réunion, vous ferez des synthèses, commenterez des résultats, solliciterez des prises de décisions rapides, sachant qu’en amont de la réunion chacun aura eu les éléments pour arriver complètement préparé.
Prévoyez des moments pour des interactions sociales informelles entre les participants pour renforcer les liens entre les membres de l’équipe. C’est essentiel pour cultiver et maintenir l’esprit d’équipe. Ce n’est pas toujours faisable, si votre équipe est toujours en format hybride, car il y a des milliers de kilomètres qui vous séparent. Ce n’est tout de même pas le cas pour tous, aussi, n’oubliez pas les échanges en personne.
Enfin, comme évoqué dans un précédent épisode sur le travail en mode hybride, si vous pouvez privilégier les jours où vous êtes tous au bureau, notamment pour vos réunions d’équipes, vous aurez tout de même des moments d’une meilleure qualité relationnelle.

En mettant en place ces pratiques, un manager peut favoriser la participation active des membres à distance dans une réunion en mode hybride, assurant ainsi une réunion efficace.

En savoir plus sur l’effet de la distance dans les équipes :

La distance virtuelle a été découverte par le Dr Lojeski lors de son doctorat. recherche. Sa thèse, “Virtual Distance: A New Model for the Study of Virtual Work”, a remporté le prix 2006 de la thèse exceptionnelle de l’année au Steven’s Institute of Technology, l’une des meilleures écoles d’ingénieurs du pays.

En utilisant des méthodes de recherche rigoureuses et une modélisation statistique approfondie, le Dr Lojeski a montré que la distance virtuelle a un impact significatif et négatif sur plusieurs indicateurs de performance clés. Et il ne s’agit pas seulement de différences géographiques ou de fuseaux horaires – en fait – lorsqu’ils sont pris en somme – ces facteurs sont les moins importants.

Le Dr Lojeski a identifié 10 facteurs, regroupés en trois composantes principales, la distance physique, la distance opérationnelle et la distance d’affinité. Les facteurs les plus importants, la distance opérationnelle et d’affinité, ont davantage à voir avec les problèmes quotidiens dans les communications significatives et les obstacles qui bloquent la formation profonde de relations. Cela dit, si les entreprises continuent à chasser les facteurs de distance physique, elles visent la mauvaise cible si elles veulent améliorer leurs performances.