La préparation Individuelle – Retour au Bureau

Je lance une nouvelle série sur Le Retour au Bureau. Afin de vous soutenir dans cette période de transition avec le mode de travail ” Hybride”, je vous propose aujourd’hui des idées pour votre préparation individuelle.

Le sujet du moment : le travail hybride

C’est l’expression du moment. Webinar, articles, reportages, on en parle partout. Cependant tout ne semble pas rose, même si tout le monde en parle et il apparait que beaucoup de salariés soient un peu mis devant le fait accompli, sans avoir leur mot à dire.

Mais commençons par une définition pour être tous à la même page :

Le modèle de lieu de travail hybride est un type d’environnement de travail qui combine des aspects du travail à distance et du travail au bureau. Dans un lieu de travail hybride typique, certains ou tous les employés ont la liberté de choisir où et quand ils travaillent, en partageant leur temps entre le travail à domicile et le travail à partir d’un bureau central.

Steve Hogarty, journaliste et écrivain

Pourquoi c’est important

Au cours des presque 30 ans passés en entreprises en dans les grands groupes internationaux, j’ai eu largement le temps de me rendre compte que  l’on utilise souvent très mal le matériel et les applications qui nous sont proposés. On nous a balancé des nouveaux modes de communication mais bien souvent sans nous fournir le matériel adéquate pour les utiliser et aussi sans un minimum de formation.

La grande mode est de balancer un lien vers un tuto et basta mais la plupart des utilisateurs ne prennent pas le temps de se former ou n’ont pas eu le temps ou sont rebuté par certains aspects techniques.

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Après de dizaines de réunions en mode hybrides, où j’étais obligée de rester scotchée à un pauvre micro ou à la fameuse “pieuvre” polycom, impossible de bouger de 3 cm sans que cela affecte les personnes en remote, avec des galères de son, de slides et j’en passe, (et vous avez sans doute vous aussi expérimenté ce genre de galères), je n’ai plus en vie de perdre mon temps.

Car en sortant de ces réunions galères, j’avais le sentiment que personne n’avait réellement suivi le sujet, que je ramais pour tenter de faire passer mes idées mais que le conditions étaient tellement épouvantables que c’était vraiment pas gagné.

Aujourd’hui que je suis indépendante, je trouve encore plus important que je puisse travailler dans de bonnes conditions. Car le contexte, l’équipement etc, vont impacter la façon dont mes prospects vont répondre à mes offres, la façon dont mon travail va être perçu par les équipes et clients avec lesquels je travaille. Et tout cela aura un impact direct sur mon chiffre d’affaires et tout aussi direct que ce que je pourrais mettre dans mon frigo.

Mais pour les salariés qui m’entourent, le sujet est un peu différent. Il s’agit là de bien se préparer à passer du “tout à la maison” à une répartition différente du travail. 

Cette nouvelle série d’articles, vidéos et podcasts va parler :

  • Préparation individuelle
  • Les actions des managers pour la mise en place
  • Améliorer la communication
  • Mobiliser son équipe

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Le monde idéal

Donc la nouvelle vient de tomber, à partir de Septembre, vous devez retourner au bureau 2 ou 3 jours par semaine.

Profitez de l’été pour vous préparer à cette rentrée un peu particulière

Ce n’est pas qu’une histoire de manager uniquement , chacun a une part de responsabilité et comme dans tous les domaines, cela ne fonctionne bien que si chaque individu du groupe est conscient que la réussite du groupe provient de l’ensemble des actions de chacun des éléments. Nous avons tous une responsabilité partagée pour faire que les choses se passe bien.

C’est ce qu’on espère un jour de rentrée, comme à l’école, tout le monde est prêt, on a reçu pendant l’été la liste des fournitures, les profs sont prêts, le planning des cours a été fait, les travaux ont été faits pendant l’été et hop la rentrée va bien se passer.

Je livre ici une vue idéale d’une rentrée scolaire, tous les parents qui m’écoutent savent que si cela se passait souvent comme cela quand nous étions enfants, c’est plus rare aujourd’hui.

Mais que va-t il se passer à la rentrée bureau en septembre ?

Aurez vous reçu des instructions claires ? Est ce que les salles de réunions ont été équipées pour les réunions en mode hybride ? Est ce que le planning de chacun sera clairement établi ?

Si j’en crois les conversations avec des clients, prospects et amis, ou membres de ma famille, c’est loin d’être le cas.

Dans un monde idéal , on a pris le meilleur des 2 modes. Tous les avantages du mode à la maison et ceux du travail au bureau.

Mais voilà, souvent la décision  été prise sur un coin de table avec l’idée que l’on verra bien à la rentrée dans beaucoup d’entreprises.

Cependant, individuellement nous avons donc notre responsabilité dans la réussite de la mise en place de cette nouvelle faction de fonctionner.

A moins que vous ne fassiez partie de cette partie des salariés qui considèrent que le chef doit tout faire, et ne pas se tromper et de toutes façons c’est sur cela ne vous ira pas… mais je pense que vous ne seriez pas entrain de m’écouter si vous étiez dans cette catégorie, vous savez que vous avez un rôle à jouer.


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Quels jours ?

Et la première question sur laquelle je vous propose de réfléchir c’est « quels jours » ? et pour vous aider à décider, il vous faut peut être avoir une discussion avec les autres membres de votre foyer qui sont dans le même cas que vous.

Quand les autres membres de la famille sont-ils là ? 

En effet c’est peut être sympa de ce sire qu’une fois par semaine, on travaillera tous de la maison, mais cela peut aussi créer des difficultés de bande passante par exemple, ou de bruit si vous devait être dans la même pièce. 

Ce qui était explicable lors que nous étions tous contraints d’être ensemble à la maison ne sera peut être pas aussi toléré dans des conditions «  choisies ».

Quels engagements personnels ?

Par ailleurs il va falloir aussi repenser aux engagements personnels, car beaucoup d’activités vont reprendre, comme les activités péri-scolaires, le sport etc … A organiser en famille pour ne pas se retrouver dans des situations difficiles.

Quels horaires ?

On pourra aussi se poser la question des horaires de travail que l’on souhaite garder. est ce que votre employeur vous impose des plages horaires où vous devez être absolument connectés, pendant une partie de la journée et le reste est à votre convenance ?

Vuos ne savez pas ? demandez !

Enfin sur cette question des jours, si vous avez dans votre voisinage des bruits qui reviennent de façon hebdomadaire, là aussi tenez en compte. je pense au passage du jardinier chez vous ou chez les voisins ou dans votre résidence, ou tout autres activité bruyantes et planifiées. 

Quand est-ce que mes collègues seront au bureau ?

Bon à savoir, si vous ne voulez pas vous taper 1 heure de métro pour finalement vous retrouver seul(e) dans l’open space ! En principe vous avez un peu envie de revoir certains collègues, autant en profiter pour se revoir et aussi au delà de l’aspect relationnel, c’est peut être l’occasion de travailler ensemble sur des dossiers communs, autrement que par vidéo ou chat.

Donc à voir avec les collègues si vous pouvez prévoir des jours de « retrouvailles » après ces 18 mois d’isolation.

Quelles activités ?

Vous allez aussi réfléchir au type d’activités qu’il vous sera plus facile de faire au bureau ou bien à la maison.

Par exemple, il sera peut être plus efficace de garder les appels téléphoniques pour vos jours à la maison si vous travaillez dans un open space.

Vous allez peut être privilégier les réunions avec les clients lorsque vous être dans les locaux de votre entreprise car les équipements sont adaptés.

Pour sélectionner vos activités, pensez à l’énergie dont vous avez besoin, à la coopération avec d’autres personnes de votre équipe ou d’autres départements qui est nécessaire pour certaines tâches.

Certains vont privilégier la rédaction de rapport, de compte rendus, des travaux de recherche, la création d’une présentation etc. quand ils sont à la maison parce qu’ils savent qu’ils ne seront pas dérangés.

Et garder pour le bureau des travaux plus légers, sachant qu’ils vont être interrompus.

J’ai suivi un webinaire récemment qui mentionnait une étude faite par l’observatoire du télétravail, qui annonçait que les personnes en télétravail avec leurs enfants pendant le confinement étaient en moyenne 30 % moins dérangés (!!!) que lorsqu’ils travaillent au bureau dans l’open space.

Le matériel

L’idée ici est de définir un équipement idéal et d’en disposer aussi bien à votre domicile qu’à votre bureau.

Il s’agit d’une bonne caméra, un casque / micro / un écran additionnel, des câbles etc. Dans le meilleur monde vous avez tout en double.

Sinon, on peut créer des kit de voyages pour trimbaler votre matériel, en tout cas ce qui est transportable. Et c’est aussi très lié à la définition des tâches. Peut être que vous avez besoin de 2 grands écrans au bureau car vous manipulez des fichiers excel géants ou avez des logiciels de cartographies, de dessin etc. Mais peut être que dans les tâches que vous garderez pour la maison, vous n’avez pas nécessairement besoin de 2 grands écrans. Peut être  que votre portable plus un petit écran ou même une tablette ferait très bien l’affaire. 

Donc réflexion à mener, avec votre service IT et votre manager. Ils ont peut être des idées, dans un autre département il y a peut être eu des idées réutilisables. Encore une fois, parlez, exprimez vous, posez des questions, montrez que vous souhaitez que tout se passe bien et que vous ne venez pas voir votre manager avec uniquement des problèmes ( ce qui risque de l’agacer) mais déjà avec des pistes de réflexion voire carrément avec la solution toute prête. Et croyez moi, quand on vous propose une solution toute prête, on refuse rarement !

Si vous avez dans votre entourage des « voyageurs » pour le business; il est fort probable qu’ils puissent vous conseiller le sac à dos qui va bien, la pochette porte câbles au top etc. alors n’hésitez pas à provoquer des conversations, à questionner. Ils seront certainement ravis de faire part de leur expérience. 

Améliorez votre communication

Réduire le nombre de réunions

Une des façons d’améliorer les choses dans le mode de travail hybride est de réduire le nombre de réunions inutiles et il y a en des tas.

Exercice à faire chez vous : imaginez que vous ne puissiez avoir que 3 réunions par semaine, lesquelles maintenez vous, lesquelles remplacez vous et comment ?

Pourquoi faire une réunion sur un status report quand on pourrait envoyer un fichier à commenter ?

Pourquoi faire une réunion d’une heure sur un projet, quand on pourrait envoyer une video présentant le sujet, en avance et avoir seulement une réunion de 30 minutes sur le coeur du sujet ?

Une tâche un peu compliquée à déléguer à un collaborateur ? utilisez une video rapide, via loom par exemple qui vous permettra de rapidement expliquer ce que vous voulez.

A chaque fois que vous êtes tenté d’organiser une réunion, demandez vous s’il n’y a pas un moyen de faire autrement. Vous ne supprimerez pas tout mais pas mal.

Soignez vos demandes

Mieux communiquer, c’est aussi être très clair dans vos demandes pour éviter les va et vient inutiles de mail, chat ou sms.

Exemple 1 : Peux tu m’envoyer le rapport sur le CA quand tu as 5 minutes ?

Exemple2 : Peux tu m’envoyer stp, le rapport sur le CA du mois dernier, au format xlsx, pour le 28/06 à 1200.
Les instructions de création du rapport et le modèle se trouve sur le shared drive à l’adresse : Shared/CA/modèlerapport.xlsx

On peut tous être exemplaires et nous mettre à communiquer plus clairement. La force de l’exemple est importante, alors utilisons là.

Utiliser votre signature de mail

Dans une entreprise dans laquelle j’ai travaillé quelques temps, les personnes qui étaient à temps partiel indiquaient généralement dans leur signature d’email, les jours et heures où elles travaillaient et celles où elles étaient off.

Pourquoi ne pas utiliser la même méthode pour informer vos correspondants des jours où vous êtes à domicile et ceux où vous êtes au bureau ? Ainsi pour organiser une réunion, prévoir des échanges se sera plus facile pour tous.

Partager votre agenda

Partagez votre agenda avec votre équipe; je rencontre encore des personnes qui ne partagent pas leur agenda au motif que tout le monde peut tout voir. C’est faux. Vous choisissez le niveau de détails lorsque vous autorisez le partage. Ainsi votre collaboratrice la plus proche, votre assistante voient tout le détail de vos RDV , mais les autres voient seulement si vous êtes dispo ou occupé. C’est plus confortable pour organiser des RDV et évite aussi des échanges de mails, des personnes qui sont frustrées de ne pas avoir de réponse à leur demandes rapidement etc.

voir la vidéo sur Youtube

Informer vos interlocuteurs

Pour les membres de votre équipe, il peut être aussi utile de les informer de vos routines de travail afin qu’elles sachent quand elles peuvent vous contacter ou quand il ne faut pas. Via votre agenda ou bien, dans des instructions claires à partager avec votre équipe. 

J’ai eu l’occasion de voir récemment quelques exemples de personne qui se créent une sorte de wiki sur comment bien collaborer avec eux, avec des indications sur les horaires, jours , la façon idéale de les contacter etc. 

Cela peut être bien être utilisée à votre niveau et décliné au niveau d’une équipe

La technologie nous offre pas mal de possibilités, autant l’utiliser au mieux. 

Pour résumer

le changement commence par soi.

Ne pas hésiter à poser les questions à son manager et à l’inciter ainsi à une concertation d’équipe.Il n’y a pas de solution unique pour toutes les équipes et toutes les entreprises.

Chaque équipe doit pouvoir trouver sa façon optimale de fonctionner, pour que cette nouvelle aventure qui se joue, soit un concentrée des meilleures pratiques du travail à l maison et du travail au bureau.

Dans le prochain article de la série nous parlerons de : Le travail du manager avec son équipe

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Priscille LIVENAIS
J'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite, tout en sérénité.
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