Cette semaine, nous parlons de la formation à distance qui s’est beaucoup développée depuis la crise sanitaire. L’idée est de développer des contenus à partager à distance, pour former efficacement.
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La crise sanitaire a accéléré la digitalisation des contenus de formation.
La demande est d’avoir des formations personnalisées, accessibles à la demande et sur tous les types de supports.
Mais avant la crise sanitaire, les contenus digitaux sont souvent des contenus asynchrones, qui étaient en soutien avant ou entre des sessions de formation en présentiel, ou pour de l’ancrage post formation.
Le problème a changé avec la crise, car il fallait monter des programmes de formation en ligne et en live.
Il y plusieurs types d’outils qu’il a fallu mobiliser et qui n’étaient pas forcément connus des formateurs ou managers.
- Les outils de visio, entre ceux imposés par les entreprises, ou bien des outils perso car il n’y avait pa de système prévus dans certaines entreprises. ( Zoom, Meet, Teams etc …)
- Des outils de management visuels ( Klaxoon, Miro, Mural …)
- Des outils de questionnaires ( Kahoot, Google forms …)
- Des outils de gestion de contenus, ( LMS), pour déposer les contenus et les rendre accessibles aux apprenants.
Aujourd’hui tous ces outils font partie du quotidien des formateurs.
Mélanger les apprenants
La formation à distance permet de diversifier le travail des formateurs. On peut aussi mélanger différents services d’apprenants plus facilement. Cela permet de créer des liens entre des départements qui habituellement n’étaient pas ensemble.
Mixer les équipes est un sujet qui remonte en point très positif des formations. Cela crée du lien entre les départements, les managers se sentent moins isolés face à leurs challenges et on peut aussi créer des communautés apprenantes.
Mixer les supports et les modalités
Par ailleurs, on a aussi la possibilité de mixer les supports ( vidéos, audio, photos, dessins etc), les réactions ( smileys, émoticones), les sous-groupes permettent de créer des petits groupes qui vont travailler dans de bonnes conditions ensemble. L’ensemble crée du rythme, et favorise les interactions.
L’utilisation de plateformes collaboratives (Klaxoon, Miro Mural … ) permet de gagner du temps, tout en mixant les supports, ouvrant la créativité avec un minimum d’outils.
Il est nécessaire de prévoir un temps d’adaptation des apprenants pour qu’ils soient suffisamment à l’aise pour une utilisation de base des outils.
Le mode distancielle amène à repenser les contenus, les rythme, les interactions, les modes d’engagement, la possibilité que les apprenants soient distraits par d’autres outils ( mail, chat etc).
Le rôle de facilitateur
Le formateur doit se former et s’entrainer pour ce nouvel usage et il doit avancer sur une posture de facilitateur, pour permettre à ce que le apprenants soient acteurs et actifs tout au long des sessions de formation.
On ne doit pas dérouler un powerpoint, avec les caméras coupées.
Poser le cadre pour expliquer les règles de fonctionnement du groupe, comme on le fait en présentiel.
Donner du rythme à la formation à distance
Le rythme de notre formation, doit nous permettre de relancer l’attention toutes les 3-4 minutes ( questions, activités, jeux, sous-groupe, mise en situation etc …)
Le formateur doit travailler en inter session ( avant ou entreà, avec des vidéos, des travaux collectifs à fournir en inter session ( qui va être rendu possible par les outils à distance).
On va privilégier des outils simples, collaboratifs, attractifs.
Faire bouger les apprenants ( lever la main, le bras).
Profiter des fonctionnalités comme le partage de documents, tableau blanc, etc
Avant de démarrer on peut commencer avec un icebreaker, idem en retour de pause.
Penser à la prise en main des outils
Pour permettre à des apprenants moins à l’aise avec les outils collaboratifs, on peut envoyer un petit exercice de prise en main, et que le premier icebreaker puisse permettre aux apprenants qui n’ont pas fait les exercices pré formation, de prendre en main l’outils. Si vous avez encore des personnes qui pataugent, lors du travail en sous groupe, le mettre avec des personnes plus à l’aise qui pourront les aider, écrire à leur place.
Co-animer les sessions à distance
Etre 2 formateurs à distance est très bénéfique, afin que l’un puisse toujours surveiller si une personne “ décroche” ou une lève la main ou encore si quelqu’un rencontre un souci technique etc.
Si jamais une partie des apprenants se sont regroupés dans une salle de réunion, la co-animation va être encore plus pertinente pour s’assurer que les personnes “ regroupées” ne font pas une sous réunion formation.
Penser à la technique et aux pré-requis
Au niveau technique, il est important d’avoir un bon matériel
- de grands écrans
- la qualité audio
- la lumière d’éclairage de l’apprenant
- des salles de réunion bien équipées.
Indiquez aussi aux apprenants qu’il y a des pré-requis techniques. Tout ce peut pas se faire sur mobile. Il est nécessaire de le préciser. Indiquez aussi le cadre de la formation pour éviter que certains suivent la formation dans les transports en commun, en voiture et donc ne pourront pas participer activement à la formation.
Il est nécessaire de se connecter avant pour tester, relancer son wifi avant une journée de formation, éviter d’avoir trop de fenêtres ouvertes sur son PC pour maximiser la bande passante.
Quelques bonnes pratiques
- Co animation de la formation à distance ou impliquer des apprenants aussi
- Faire des pauses ( 20-20-20)
- Le formateur a des rôles différents, présenter les attentes pendant et entre les sessions.
- Poser le cadre
- Respecter les temps d’inclusion, les icebreakers
- Tester
- Préparer son intervention, envoyer des informations en amont des sessions de formation
- Proposer un wébinaire de présentation de la formation, commencer à tester quelques outils ( les sous groupes, l’outil collaboratifs), les modalités utiisées etc.
Bastien, avec sa société Biwak, propose une formation avec 4 modules de 3 h pour créer des formation à distance pour les formateurs qui ne savent pas comment s’y prendre.
