GTD Summit – 2 -Espace et Equipe

Voici un résumé de la fin de la 1ère journée du GTD Summit 2019et de la 2nde journée.

 

Theo Campernolle, , coach, formateur, écrivain,   conférencier, a travaillé avec de nombreux cadres et dirigeants. Il nous a expliqué que la pire chose qui nous est tombée dessus fut le black berry et ses mails dans la poche . Puis l’Iphone, qui a détruit la productivité de beaucoup de personnes. Alors il a fait des recherches et des expériences et particulièrement le problème de l’hyperconnectivité. D’après lui la plus grande cause de baisse de notre capacité intellectuelle provient du multitasking, alors que notre cerveau ne peut pas faire plusieurs tâches en même temps, même celui des femmes. Quand on essaie, on devient inefficace, « fucking inefficient ».

 

 

Cela a créé le techno stress. Cela met le corps et le cerveau dans un état permanent d’alerte. Mais si cela nous semble un niveau bas de stress, le fait que cela soit permanent n’est pas bon pour notre cerveau. Du coup il faut travailler plus longtemps, pour faire un travail de moins bonne qualité. 

Il nous a fait tout une partie sur le travail en open space. « Horrible offices ». Et le mythe de la communication qui serait améliorée par ces open spaces. 

Alors que les outils créés sont fantastiques, si on s’en sert correctement. 

 

 

 

On devient plus lent à réaliser nos tâches en étant toujours connectés.

La solution c’est le batch-tasking

 

 

La réflexion est une chose à faire par batch ou lot. Cela ne peut pas être fait en étant interrompu sans cesse. Les temps de réflexion doivent être protégés en se mettant à l’abri de tout ce qui peut nous distraire, comme les mails. 

Il s’inquiète beaucoup pour les générations en croissance, qui sont connectées depuis tous petits et qui sont plongés dès le berceau dans le monde du multitasking.

 

 

 

Il y a 3 types de cerveau : celui des réflexes, qui réagit aux stimuli. 

Le cerveau réfléchi, qui est spécifique aux humains, celui de la compréhension, du langage, de l’abstraction.

Le cerveau d’archivage ( cerveau par défaut), qui reçoit toutes les informations et qui les classe et les archive pour un usage ultérieur. C’est cette partie qui travaille quand la réflexion n’est pas utilisée.

 

 

Par rapport au multitasking, il nous a demandé si nous serions confiants de  nous laisser opérer par un chirurgien qui se vanterait de faire du multitasking, ou bien  si nous confierions notre voiture à un mécanicien qui changerait les freins tout en faisant 1000 choses en même temps ?

C’est la même chose pour tout le monde, pas seulement pour les chirurgiens ou les mécaniciens. Nous prenons les mêmes risques lorsque nous croyons être capables de faire plusieurs choses en même temps. 

A chaque changement de tâche, notre cerveau doit suivre le même process : 

vous êtes sur la tâche 1 et êtes interrompu. Le cerveau va mettre en mémoire temporaire ce que vous étiez en train de faire, nettoyer la mémoire de travail, et aller chercher les informations dont vous avez besoin pour la tâche 2.

 

 

Et nous faisons cela toute la journée, engendrant erreur, fatigue. C’est pourquoi il nous faut protéger notre temps de travail réfléchi.

 

Puis David Arnoux,  nous a fait une démonstration sur comment créer un business en ligne pour tester une nouvelle idée, une marque, avec la mise en place du site internet, les « call to action », achat de nom de domaine, le chat bot, le suivi des données, etc en moins de 20 minutes, juste en utilisant des outils en ligne. C’était carrément flippant de le voir faire. 

La technologie nous permet d’être des « laptop coach » d’après lui.

 

Nous avons eu la chance d’avoir aussi une intervention de Daniel Pink , auteur de plusieurs livres comme « Free Agent »  et « Drive » 

 

Il est intervenu pour nous parler de créer de l’espace. Créer de l’espace pour penser, et aussi créer un espace pour travailler. Il a expliqué comment il créait chaque jour le temps et l’espace pour se concentrer sur ce qui est essentiel pour lui, avec un endroit particulier pour travailler (il a recyclé son garage en bureau), selon un planning très précis et se couper de toutes distractions et bruit pour pouvoir écrire et faire ses recherches. C’est un fervent utilisateur de la méthode GTD depuis des années. Il a fait l’apologie des pauses en disant qu’aux USA, les gens ne prenaient pas les pauses suffisamment au sérieux. Alors que les études montrent que les pauses sont essentielles pour se ressourcer, et qu’elles font partie de notre efficacité. 

Prendre une pause  efficace :

 

Pas de problème, seulement des projets. C’est aussi une base de la méthode GTD. Il vaut mieux se focaliser sur la réalisation de projet plutôt que sur la résolution de problème. Il s’agit là d’un petit changement de mentalité, mais qui apporte de la positivité à notre travail. 

 

La vie d’un projet

Très peu d’actions au début et puis à un moment, les gens se mettent en activité, et d’après une étude réalisée aux USA, ce moment se passe toujours au milieu du projet. 

Si vous êtes légèrement en retard au milieu du projet, cela motive l’équipe pour accélérer, si vous êtes trop en retard, tout le monde se démotive et si vous êtes en avance, les membres de l’équipe ralentissent et se trouvent des excuses. Par ailleurs, plus la fin du projet approche et plus la motivation pour terminer augmente.

Il a aussi rappelé la variation de notre énergie dans le courant de la journée, avec un pic en début de journée, un creux en milieu et un nouveau pic en fin de journée. ( Sauf les personnes du soir qui ont leur pic beaucoup plus tard et qui représentent environ 20 % des personnes). Le planning quotidien doit donc être adapté à cette variation de l’énergie et les tâches affectées à chaque période de la journée. Avec des tâches analytiques le matin, l’administratif dans le creux et des tâches intenses en fin d’après midi.

 

Le lendemain, la journée a commencé avec l’intervention de Emily Gregory, coach, formatrice et conférencière,  et ce fut le début de la partie dédiée au travail d’équipe. C’est une formatrice GTD. Son but était de nous aider à pousser les gens avec lesquels nous travaillons à dire leur vérité, donc à être honnêtes. Avec une petite vidéo rendant compte d’une expérience très drôle, elle a mise à jour le fait que les gens avec lesquels nous inter-agissons ne nous disent pas la vérité pour ne pas nous blesser, pour être acceptés, surtout s’il y a un enjeu pour eux.

 

Les gens mentent car ils font un choix basé sur la fausse croyance que dans nos relations, il vaut mieux taire la vérité plutôt que de perdre un ami ou mettre une relation danger. On peut être aimable, ou bien honnête mais pas les 2. 

Alors que notre propre joie est basée sur la capacité à parler vrai, à aimer et à créer des liens. 

Equipe : 2 personnes ou plus qui ont un point en commun, un but en commun. 

Pour créer une équipe efficace, la confiance et la vérité sont la base. Etre capable de créer cet environnement, permet de créer des relations profondes. La pratique de GTD permet aussi de définir sa propre vérité, de définir ce que l’on veut être, comment on veut y arriver. 

Dans une équipe, on peut aider les autres à être ouverts et honnêtes en les écoutant et c’est ce qui marque le plus la personne qui parle. Elle vous voit l’écouter attentivement. Et cela construit la relation. Cela m’ a rappelé ma lecture de «  comment se faire des amis et influencer les autres » de Dal Carnegie, quand il raconte qu’il avait passé une soirée chez des amis à écouter un des convives avec attention et n’avait quasiment pas ouvert la bouche. Et en fin de soirée le convive louait la conversion très intéressante qu’il avait eu, les choses formidables qu’il avait apprises … de quelqu’un qui n’avait rien dit ou presque.

Lors de ces conversations avec les membres de notre équipe, il nous faudra peut être prendre des notes, capturer ce qui a été dit, afin de pouvoir agir dessus et agir rapidement, pour que l’autre voit qu’il n’a pas parlé en vain et que cela génère des actions réelles et rapides. Sinon, la confiance s’érode. 

 

Nous avons aussi assisté à une intervention très intéressante de Steven Coutinho,  auteur de « Breaking Rank » , sur comment notre perception de nous même peut influencer notre perception du monde extérieur. C’est un conseiller économique, et aussi ancien patron de banque. Il a constaté que les gens perçoivent le monde en fonction de leur propre environnement, en fonction de leur histoire et répètent les mêmes schémas. Sans aucune créativité. Il s’est attaché à comprendre comment venait la créativité et comment la stimuler. 

Il y a des lieux communs qui disent qu’une culture est «  fainéante » et qu’une autre est plus efficace. Pour lui la culture est un ensemble d’histoires qui génère des attitudes et définit ce qui est acceptable ou pas. 

Ex : histoire sur la beauté : une femme maquillée, est plus acceptée socialement, alors que non maquillée, l’histoire dit que la femme n’est pas assez parfaite. Les vêtements qui sont portés ont une autre histoire aussi. 

Dans les entreprises il y a aussi pleins d’histoires, notamment sur la hiérarchie. 

ll y a des histoires qui génèrent la façon dont nous classons les gens que nous rencontrons la première fois, en quelques secondes, en fonction de leur physiques, leur vêtements. 

Comment est ce que cela affecte la créativité ? Via les émotions. Si on complimente une personne sur son physique par exemple, elle va immédiatement se sentir mieux et être positive sur ses possibilités. A l’inverse, une remarque négative, même mineure, peut la plonger dans le désarroi, l’autocritique et diminuer sa confiance.

Ce sont les émotions uniquement qui ont changées entre les deux cas. 

Les médias, la publicité nous mettent sans cesse dans un état qui nous dit que nous sommes imparfaits et qu’il nous manque quelque chose, que nous devons devenir quelqu’un d’autre pour être acceptés et nous rappellent que nous sommes pour la plupart en bas de la pyramide humaine. 

Dans le monde animal, quand on est en bas de la pyramide, on a plus de risque d’être tué. Cela se traduit avec un comportement où il faut toujours pouvoir prévoir et anticiper. Nous sommes alors dans une vision fixe du monde : les choses sont et restent ce qu’elles sont. On met une étiquette sur les gens, pour prédire leurs attitudes et comportements possibles. 

Dans une entreprise, les étiquettes jouent aussi leur rôle. Un manager va devoir prendre des décisions économiques ou/ et stratégiques, et prendre des risques et devra collaborer avec un groupe. Un employé, lui prendra beaucoup moins de risques, voire aucun, et refusera de collaborer. C’est uniquement l’étiquette  qui va influencer l’attitude. 

Il est donc important de questionner nos étiquettes, sortir des schémas habituels, et ce depuis l’enfance, pour éviter l’enfermement dans des préconceptions, et créer un environnement où chacun peut prendre part, collaborer, se sentir en capacité de faire évoluer les choses. 

 

Puis il y eu une intervention de Charles Duhigg, , auteur de « Power of Habits » , entre autre. 

 

Il nous a conseillé pour créer des habitudes avec un déclencheur et une récompense.

 

Il nous a donné l’exemple d’une personne qui se décide à faire du sport le matin. Elle se lève plus tôt pour aller courir, revient 5 minutes plus tard que prévu chez elle, doit s’occuper de ses enfants, tout le monde est un peu en retard à cause de sa course matinale et elle finit pas arriver à son travail 15 minutes en retard et doit rattraper le temps. Elle se retrouve en quelque sorte punie pour avoir voulu mettre en place une nouvelle bonne habitude. Le cerveau va s’en servir pour la pousser à ne pas recommencer. En mettant en place une routine, comme de mettre les chaussures au pied de son lit et sa tenue complète, elle gagnerait du temps, reviendrait suffisamment tôt pour s’accorder une petite récompense, comme une longue douche avant le réveil des enfants, ou bien un bon café au calme, et l’habitude peut alors se mettre en place sans créer des contraintes supplémentaires, mais en procurant de la joie. Pour toutes les nouvelles habitudes, il faut réfléchir dans ce sens. 

Certaines habitudes sont des bases qui vont entrainer des réactions en chaine. Les gens qui se mettent à faire de l’exercice vont influencer d’autres habitudes, par exemple cela va les pousser à choisir un plat plu sain à la cantine, mais aussi d’après les études de l’auteur, les gens vont aussi être moins sujets à la procrastination, moins utiliser leur carte de crédit, débarrasser leur table plus rapidement et ranger leur intérieur plus tôt que d’habitude. 

Tout cela parce que cela va influer sur l’image que nous avons de nous-mêmes, et nous pousser à plus de positivité sur nos actions. Nos habitudes vont influencer qui nous pensons être et l’attitude qui va avec.

 

Comment changer les habitudes d’un groupe.

Le principe est le même. Il faut aussi une récompense, un déclencheur, pour combattre une mauvaise habitude comme démarrer toujours les réunions à l’heure, toujours finir une réunion avec un plan d’action. Le travail de groupe pourra permettre de définir la bonne routine, le déclencheur. Pour la récompense, il faut penser par exemple, à solliciter des personnes qui n’osent pas s’exprimer dans les réunions et montrer que nous les écoutons attentivement, et que leurs idées sont écoutées à égalité avec les idées de ceux qui ont l’habitude d’intervenir. 

la récompense, renforce l’habitude dans notre cerveau et la rend de plus en plus facile. 

Pour se créer des habitudes sur notre organisation, en utilisant GTD par exemple, pour être plus efficaces et créer des habitudes qui vont supporter cette décision, il reste néanmoins une chose à définir, qui est « Qu’est ce qui est réellement important à faire ? » Alors que tout devient de plus en plus fou, nous sommes tentés de succomber à l’urgence à l’immédiateté de la réaction, aux dépends de ce qui est important pour le mois prochain, l’année prochaine, la prochaine génération, les 10 prochaines années. Encore faut il savoir le définir. Ce sera à priori le sujet du prochain livre de Charles Duhigg. A suivre donc.

 

Ensuite nous avons eu l’intervention de Mark Wallace, co-auteur du livre Getting things Done for Teens, livre dont je vous ai déjà parlé dans la série GTD. Le constat de base à la création de ce livre est le stress et les distractions auxquels sont confrontés les adolescents.

L’idée de base est de donner aux enfants et adolescents des outils avant que les « mauvaises » habitudes ne se créent et s’installent chez les plus jeunes, afin qu’ils soient déjà complètement ensevelis sous l’hyperconnectivité, et la surcharge. Il a testé sur sa petite fille qui souffrait d’anxiété une technique pour ranger sa chambre, ce qui jusque là était une vraie souffrance. Il a appliqué les 3 premières étapes de GTD : Collecter, Clarifier, et Organiser. 

Il lui a fourni un grand panier à linge, et lui a demandé de récupérer dans sa chambre tout ce qui n’était pas à sa place et de le mettre dans le panier, ce qu’elle fit sans hésiter très rapidement. Ensuite, le papa a sorti chaque objet, un par un et lui a demandé : Qu’est ce que c’est ? et de là elle a pu dire là où devait se ranger l’objet et l’a remis à sa place. Il a ainsi transformé la tâche insurmontable de ranger sa chambre, en un jeu où elle prenait le contrôle de son environnement. C’est devenu une habitude, transmise ensuite à ses autres enfants, qui leur ont permis d’apprendre les bons réflexes pour maitriser leur environnement et à venir à bout de l’encombrement physique. 

En tant qu’instituteur, il a pu aussi expérimenter le pouvoir du mind swipe, même sur de jeunes enfants qui se sentaient perdus face à des situations difficiles dans leur famille par exemple. Il leur a demandé de lister toutes les choses qui retenaient leur attention, toutes les choses auxquelles ils pensaient sans savoir quoi en faire et ensuite il les a aidé à mettre en place des projets pour résoudre leurs problèmes et alléger leur petites épaules. 

Il leur a aussi appris à distinguer ce qui a leur attention et ce qui requière leur attention. 

Via des jeux et des outils simplifiés, il a pu leur apprendre à appliquer toutes les étapes de GTD, y compris la revue hebdomadaire qui est souvent la bête noire, à leur vie d’écoliers. Mais aussi, à réaliser des petits projets, au delà des besoins de leur scolarité, comme redesigner leur chambre et pouvoir convaincre leurs parents de leur projet, organiser des événements à l’écoles, des carnavals, etc. 

Intervention très inspirante pour tous les parents de la salle, qui souhaitent que leurs enfants puissent évoluer vers une bonne organisation, sans passer par les affres que leur parent sont supportés avant de découvrir GTD.

Enfin, nous avons eu la visite d’une femme astronaute, qui a passé plusieurs mois dans la station spatiale, Caddy Coleman . Elle a partagé des images fabuleuses de la terre vue de l’espace et c’était absolument magique, avec le rendu des écrans géants qui nous entouraient. Elle est allée 2 fois dans la station spatiale et y a conduit plusieurs études. Elle a aussi voyagé dans le Soyouz. 

Elle a rappelé l’importance de capturer les moments importants, surtout quand on a atteint un de nos objectifs, pour pouvoir nous rappeler des moments plus tard dans le temps.

Elle nous a appris que bien que tout le monde a tendance à plaindre les astronautes qui restent des mois coincés dans une boite de conserve, que la station internationale est aussi grande qu’un terrain de football, et donc pour 3 à 6 personnes, il y a de la place pour chacun. Dans cette expérience, le travail en équipe est important, surtout que les personnes tournent tous les 6 mois. 

Elle nous a expliqué un certains nombre des expériences qui sont faite dans l’espace, y compris sur les astronautes eux mêmes, pour mieux comprendre certaines maladies, comme l’ostéoporose, ou bien la combustion, la culture des plantes en milieu hostiles etc. 

Il n’y a pas de sélection qui favorise le travail en équipe par rapport à leur traits de caractères, car les personnes viennent de différents pays, les rotations sont prévues des années à l’avance, et donc chaque personne doit apprendre à faire confiance très vite, et à toujours mettre l’équipe en premier et la mission. Les co-équipiers doivent se connecter très vite l’un à l’autre, même si cela ne fait pas partie de leur caractère. Elle expliqua qu’un des points communs qui les reliaient tous, c’est qu’ils avaient tous au moins un être cher sur terre qui les attendaient et qui s’inquiétaient pour eux. 

Ces expériences lui ont permises d’apprendre à regarder d’une autre façon, d’une autre perspective, comme la terre depuis l’espace. 

Nous sommes l’équipage de la planète terre, il n’y en a pas d’autres et nous devons être le support les uns de autres pour réussir notre mission. 

 

Voilà le point forts que je voulais partager avec vous. Il y a eu bien d’autres conférenciers en 2 jours, mais vous avez là je pense une bonne idée de ce qui nous a été servi. 

 

Ce moment a été aussi l’occasion pour moi de rencontrer l’équipe de GTD France. Il y a un événement proposé prochainement à Paris, en novembre, et en suivant le lien, vous pourrez obtenir des renseignements et vous y inscrire. ( lien affilié)