GTD Summit – 2 -Espace et Equipe

Voici un résumé de la fin de la 1ère journée du GTD Summit 2019et de la 2nde journée.

 

Theo Campernolle, , coach, formateur, écrivain,   conférencier, a travaillé avec de nombreux cadres et dirigeants. Il nous a expliqué que la pire chose qui nous est tombée dessus fut le black berry et ses mails dans la poche . Puis l’Iphone, qui a détruit la productivité de beaucoup de personnes. Alors il a fait des recherches et des expériences et particulièrement le problème de l’hyperconnectivité. D’après lui la plus grande cause de baisse de notre capacité intellectuelle provient du multitasking, alors que notre cerveau ne peut pas faire plusieurs tâches en même temps, même celui des femmes. Quand on essaie, on devient inefficace, « fucking inefficient ».

 

 

Cela a créé le techno stress. Cela met le corps et le cerveau dans un état permanent d’alerte. Mais si cela nous semble un niveau bas de stress, le fait que cela soit permanent n’est pas bon pour notre cerveau. Du coup il faut travailler plus longtemps, pour faire un travail de moins bonne qualité. 

Il nous a fait tout une partie sur le travail en open space. « Horrible offices ». Et le mythe de la communication qui serait améliorée par ces open spaces. 

Alors que les outils créés sont fantastiques, si on s’en sert correctement. 

 

 

 

On devient plus lent à réaliser nos tâches en étant toujours connectés.

La solution c’est le batch-tasking

 

 

La réflexion est une chose à faire par batch ou lot. Cela ne peut pas être fait en étant interrompu sans cesse. Les temps de réflexion doivent être protégés en se mettant à l’abri de tout ce qui peut nous distraire, comme les mails. 

Il s’inquiète beaucoup pour les générations en croissance, qui sont connectées depuis tous petits et qui sont plongés dès le berceau dans le monde du multitasking.

 

 

 

Il y a 3 types de cerveau : celui des réflexes, qui réagit aux stimuli. 

Le cerveau réfléchi, qui est spécifique aux humains, celui de la compréhension, du langage, de l’abstraction.

Le cerveau d’archivage ( cerveau par défaut), qui reçoit toutes les informations et qui les classe et les archive pour un usage ultérieur. C’est cette partie qui travaille quand la réflexion n’est pas utilisée.

 

 

Par rapport au multitasking, il nous a demandé si nous serions confiants de  nous laisser opérer par un chirurgien qui se vanterait de faire du multitasking, ou bien  si nous confierions notre voiture à un mécanicien qui changerait les freins tout en faisant 1000 choses en même temps ?

C’est la même chose pour tout le monde, pas seulement pour les chirurgiens ou les mécaniciens. Nous prenons les mêmes risques lorsque nous croyons être capables de faire plusieurs choses en même temps. 

A chaque changement de tâche, notre cerveau doit suivre le même process : 

vous êtes sur la tâche 1 et êtes interrompu. Le cerveau va mettre en mémoire temporaire ce que vous étiez en train de faire, nettoyer la mémoire de travail, et aller chercher les informations dont vous avez besoin pour la tâche 2.

 

 

Et nous faisons cela toute la journée, engendrant erreur, fatigue. C’est pourquoi il nous faut protéger notre temps de travail réfléchi.

 

Puis David Arnoux,  nous a fait une démonstration sur comment créer un business en ligne pour tester une nouvelle idée, une marque, avec la mise en place du site internet, les « call to action », achat de nom de domaine, le chat bot, le suivi des données, etc en moins de 20 minutes, juste en utilisant des outils en ligne. C’était carrément flippant de le voir faire. 

La technologie nous permet d’être des « laptop coach » d’après lui.

 

Nous avons eu la chance d’avoir aussi une intervention de Daniel Pink , auteur de plusieurs livres comme « Free Agent »  et “Drive” 

 

Il est intervenu pour nous parler de créer de l’espace. Créer de l’espace pour penser, et aussi créer un espace pour travailler. Il a expliqué comment il créait chaque jour le temps et l’espace pour se concentrer sur ce qui est essentiel pour lui, avec un endroit particulier pour travailler (il a recyclé son garage en bureau), selon un planning très précis et se couper de toutes distractions et bruit pour pouvoir écrire et faire ses recherches. C’est un fervent utilisateur de la méthode GTD depuis des années. Il a fait l’apologie des pauses en disant qu’aux USA, les gens ne prenaient pas les pauses suffisamment au sérieux. Alors que les études montrent que les pauses sont essentielles pour se ressourcer, et qu’elles font partie de notre efficacité. 

Prendre une pause  efficace :

 

Pas de problème, seulement des projets. C’est aussi une base de la méthode GTD. Il vaut mieux se focaliser sur la réalisation de projet plutôt que sur la résolution de problème. Il s’agit là d’un petit changement de mentalité, mais qui apporte de la positivité à notre travail. 

 

La vie d’un projet

Très peu d’actions au début et puis à un moment, les gens se mettent en activité, et d’après une étude réalisée aux USA, ce moment se passe toujours au milieu du projet. 

Si vous êtes légèrement en retard au milieu du projet, cela motive l’équipe pour accélérer, si vous êtes trop en retard, tout le monde se démotive et si vous êtes en avance, les membres de l’équipe ralentissent et se trouvent des excuses. Par ailleurs, plus la fin du projet approche et plus la motivation pour terminer augmente.

Il a aussi rappelé la variation de notre énergie dans le courant de la journée, avec un pic en début de journée, un creux en milieu et un nouveau pic en fin de journée. ( Sauf les personnes du soir qui ont leur pic beaucoup plus tard et qui représentent environ 20 % des personnes). Le planning quotidien doit donc être adapté à cette variation de l’énergie et les tâches affectées à chaque période de la journée. Avec des tâches analytiques le matin, l’administratif dans le creux et des tâches intenses en fin d’après midi.

 

Le lendemain, la journée a commencé avec l’intervention de Emily Gregory, coach, formatrice et conférencière,  et ce fut le début de la partie dédiée au travail d’équipe. C’est une formatrice GTD. Son but était de nous aider à pousser les gens avec lesquels nous travaillons à dire leur vérité, donc à être honnêtes. Avec une petite vidéo rendant compte d’une expérience très drôle, elle a mise à jour le fait que les gens avec lesquels nous inter-agissons ne nous disent pas la vérité pour ne pas nous blesser, pour être acceptés, surtout s’il y a un enjeu pour eux.