Ce livre “ Free to Focus “ est l’avant dernier livre de Michael Hyatt, entrepreneur américain, écrivain, blogueur, podcaster, qui est spécialisé dans les outils d’efficacité, les techniques de création et d’atteinte des objectifs. Je suis ses travaux depuis plusieurs années. C’est lui qui a créé le concept Leaderbook, où tous les mois, il nous envoie une recommandation de lecture, avec un guide de lecture permettant de lire un livre au moins d’un mois, ainsi qu’un guide d’application si on souhaite mettre en place les enseignements trouvés dans le livre.

Alors que l’information est gratuite et partout, la capacité de concentration devient une denrée rare dans le monde du travail. Et de fait, notre attention est spammée à longueur de nos journées de travail. Un travailleur est dérangé en moyenne toutes les 3 minutes, par un mail, un sms, un appel, un collègue etc… Ce qui nous conduit à faire de grandes quantités de micro tâches tous les jours et à ne pas nous concentrer suffisamment sur les tâches longues et importantes.

Mais au delà de toutes les tâches professionnelles que nous n’avons pas le temps de faire, de tous les projets qui prennent du retard, il y a un autre coût derrière toutes ces perturbations. Le coût de la frustration des talents jamais utilisés, des rêves jamais atteints, des objectifs abandonnés. Et quoique l’on fasse, la course ne semble jamais s’arrêter. Nombreux sont le cadres et salariés, qui traitent leurs mails le soir et le week-end pour juste tenter de ne pas en avoir trop le lendemain.

C’est un peu comme dans Alice au Pays des merveilles. La reine rouge lui dit « ici tu vois, tu dois courir pour juste rester à la même place, mais si tu veux aller autre part, tu dois courir deux fois plus vite. »

Pour faire face, certains se tournent vers des experts en productivité, recherchent toutes les applications qui pourraient leur permettre d’aller plus vite dans ce qu’ils font tous les jours. Mais vous le savez comme moi, la productivité ne vient pas de tout faire plus vite, mais de faire ce qui est réellement important.

Michael Hyatt nous propose dans ce livre son approche de la productivité, dont je souhaite vous faire part car, il n’y a pas de méthode universelle qui convient à tous le monde, mais il y a des grands principes qui peuvent être appliqués par tous. Voici donc une autre approche qui, vous le verrez, reprend ces grands principes dont nous avons déjà parlés ensemble.

Dans cette approche, il y a 3 étapes :

Arrêter, qui se décompose en Formuler, Évaluer, Ressourcer
Couper, qui contient Éliminer, Automatiser, et Déléguer
Agir : Consolider, Prioriser et Activer

PREMIÈRE PARTIE :

ARRÊTER :

Dans cette partie, nous allons Définir, Formuler ce qu’est la productivité pour nous mêmes.

La course à l’efficacité et la productivité peut sembler sans fin, un peu comme si nous étions alimenter en permanence par un convoyeur nous apportant des choses à faire, que nous essayons de faire au fil de l’eau, pour éviter que le convoyeur ne se bloque. Mais voilà, la plupart du temps, les personnes qui alimentent ce convoyeur, voyant que nous arrivons à suivre le rythme, ont tendance à accélérer le rythme et à en mettre toujours plus.

Bien sûr, il y a les lieux communs, qui nous disent que la productivité est liée à l’efficacité et particulièrement la rapidité à laquelle nous faisons les choses. Il est courant de considérer que la productivité se mesure à la quantité de chose faite. Autrement dit, aller plus vite, et faire encore et toujours plus. Et bien sûr la technologie nous aide à en faire toujours plus. Pour les plus âgés qui ont commencé à travailler dans les dernières décades du siècle dernier, qui aurait pu imaginer que nous aurions des appels dans notre voiture, ferions des réunions avec des gens au bout du monde à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, pourrions envoyer des informations urgentes ou non, tout en étant dans le train, ou bien en faisant nos courses ? Alors effectivement, nous pourrions croire que grâce à tout un tas d’applications, nous allons pouvoir en faire toujours plus et passer notre temps en quête du graal de l’applications pour devenir les maîtres Yoda du Smartphone. “En théorie, nous pouvons être plus efficaces qu’à n’importe quel moment de l’histoire » p 30

Pour MH, la productivité devrait plutôt nous libérer pour nous consacrer à ce qui est le plus important pour nous.

Voilà qui est un objectif que je partage bien volontier.

Il décline cela en plusieurs points.

La liberté de se concentrer
La liberté d’être présent
La liberté d’être spontané
La liberté de ne rien faire

La productivité n’est pas une question de faire plus de choses, mais c’est une question de faire les choses qui doivent être faites avec efficacité et seulement celles-là.

C’est en fait, être plus efficace en en faisant moins.

C’est une question de vision personnelle, et plus encore d’état d’esprit. Toutes les applications de la terre, ou méthode d’organisation ne vous permettront pas de changer votre vision de la productivité réelle. C’est dans votre tête qu’il faut commencer à instiller le changement.

Commençons par exemple à réfléchir à ce que nous pourrions faire avec du temps libre supplémentaire, quel projet personnel nous pourrions mener à bien, quel talent nous avons étouffé toutes ces années et qui pourrait renaître. C’est en fait rechercher le pourquoi nous voulons mener une démarche d’amélioration de notre productivité. Et comme pour tout objectif, une fois que nous avons identifié le “ Pourquoi “, il devient de suite plus simple de mettre en place les actions nécessaires pour pouvoir atteindre cet objectif.

Il s’agit de se créer une vision claire et précise de ce que nous souhaitons faire de notre vie, et pourquoi est ce que cela est important pour nous. C’est en quelque sorte définir son propre idéal de la productivité. « Nous devrions définir notre vie personnelle en premier et construire ensuite notre vie professionnelle autour pour atteindre nos objectifs de styles de vie. » p.38.

EVALUER

Après avoir défini où nous souhaitons aller, il faut définir où nous en sommes. MH introduit un outil appelé le compas de la liberté. Cet outil se compose de 4 cases :

Les corvées : on déteste et on n’est pas spécialement doué

Le désintérêt : on est assez doué mais on n’aime pas vraiment. “Si nous ne sommes pas attentifs, nous pouvons rester coincés dans la zone de désintérêt pendant des années, parce que c’est ce qui paye les factures « (p. 50)

La distraction : c’est une zone piège, car on n’aime bien voire on est passionné mais toute le monde s’accorde à dire (sauf nous) qu’on est pas super efficace.

Le désir : on est doué et passionné par les tâches qui se trouvent dans cette zone. Et MH ambitionne de nous aider à avoir le maximum de nos tâches dans cette zone à l’issue de la mise en application de sa méthode.

Il y a une 5ème zone, la zone de développement pour les activités pour lesquelles nous sommes doués mais pas passionnés ou passionnés et pas doués mais pour lesquelles nous souhaitons nous développer. “La passion et la compétence sont le résultat d’un développement personnel ou professionnel » p. 54

Pour MH la vraie productivité consiste à faire plus de ce qui se trouve dans la zone de Désir et moins, voire rien du tout, de ce qui se trouve dans les autres zones, soit en déléguant, éliminant ou automatisant le reste.

C’est cette zone qui va constituer notre nord dans le compas de la productivité.

Lien vers le compas : FreeToFocus.com/tools

RÉCUPÉRER

Il y a plusieurs façon de récupérer. En effet, si le nombre d’heures disponibles dans une journée, une semaine ou un mois est identique, par contre notre niveau d’énergie n’est pas le même en cours de journée, en cours de semaine ou de mois ou de saison. Il faut donc se ménager des périodes pour recharger les batteries.

Le premier point essentiel est le sommeil. Il a y de grands mythes racontant que l’on peut facilement se passer de beaucoup de sommeil et quelques CEO de grands groupes annoncent des heures de sommeil ridicules par nuit. “En travaillant jusqu’à être exténués, nous effectuons moins en faisant plus, l’opposé de ce que nous souhaitons.” p. 67. Cependant quoique l’on pense, pour notre longévité et notre santé mentale et physique 7 à 10 heures de sommeil sont nécessaires pour un adulte pour se reposer et récupérer. Et il s’agit de bon sommeil, pas de temps passé au lit à d’autres activités, quelles qu’elles soient.

Ensuite vient la nourriture. C’est l’autre pilier important car la faim ou le manque de certains aliments peut entamer notre efficacité. Prendre des pauses pour déjeuner et ainsi faire une coupure qui nous aidera à mieux nous concentrer dans l’après midi, est important. Se soucier des qualités nutritives de ce que nous absorbons, et se trouver une diète adaptée à notre âge et notre état de santé est important.

Bouger : l’activité physique est pleine de bienfaits, non seulement pour notre santé, en réduisant notre niveau de stress, le risque de surpoids, réduire les risques de maladie cardio-vasculaire et de cancer, mais c’est aussi un puissant outil pour booster notre réflexion, augmenter notre énergie.

Souvent, on se dit qu’on ne va pas aller faire notre séance de sport parce qu’on a pas assez d’énergie lors qu’en fait c’est la séance qui va nous procurer l’énergie. Et plus notre séance a lieu tôt dans la journée et meilleur ce sera pour notre niveau d’énergie dans la journée. “L’ exercice ne renforce pas seulement notre corps, mais aussi notre esprit. L’activité physique préparée notre cerveau à créer à un meilleur niveau. ” (p. 75).

Les relations : Le psychologue Henry Cloud, dans son livre « Le pouvoir des autres », dit, « il est indéniable que notre succès dans la vie et dans les affaires dépend non seulement de ce que nous faisons et comment nous le faisons, mais aussi de qui le fait avec nous ou pour nous ». P 77

Nous sommes des animaux sociaux, il ne faut pas l’oublier et nous nous avons besoin des autres. Cependant les relations humaines peuvent aussi bien être bénéfiques que très négatives. Il y a des personnes qui nous insufflent de l’énergie et d’autres qui pompent toute notre énergie. Il nous faut donc être sages dans nos relations et particulièrement en temps de crise, où nous avons beaucoup de travail, plutôt que de couper toutes nos interactions sociales pour gagner du temps, il vaudrait peut être mieux sélectionner les relations qui nous reboostent afin de gagner en efficacité tout en passant un bon moment. A contrario, on va auditer nos relations pour tenter de nous éloigner des personnes qui drainent notre énergie, fuir les discussions houleuses, les échanges assassins sur les réseaux sociaux qui ne feront que baisser notre niveau d’énergie et notre moral.

“Beaucoup des meilleures choses de la vie arrivent dans l’espace entre nos tâches et les moments intentionnels mis de côté pour les autres » P. 79

Jouer : La détente, le jeu, la pratique d’un sport, d’un art plastique, randonner, jouer avec son chien, faire les fous avec nos enfants, sont autant d’activités qui permettent à notre cerveau de se relaxer, et qui en même temps nous permet de développer notre capacité à résoudre des problèmes, atteindre nos objectifs et tenir nos engagements. Passer son temps à travailler encore et toujours est contre-productif, inefficace et réduit la créativité.

Le temps passé à des activités récréatives n’a pas besoin d’être très long, une seule petite marche en forêt est suffisante pour faire passer notre cerveau dans son mode « archivage » et nous permettre ainsi d’améliorer immédiatement notre réflexion, et nos capacités cognitives en général. Winston Churchill qui s’adonnait à la peinture quand il le pouvait ( je vous conseille d’ailleurs l’excellente reconstitution et exposition qui est visible à Londres dans le bunker de Churchill https://www.iwm.org.uk/visits/churchill-war-rooms pour en savoir plus), expliqua dans un essai sur la peinture, que dans notre travail quotidien nous utilisons une certaine partie de notre cerveau toujours selon le même fonctionnement et que de pratiquer une autre activité, nous permet d’utiliser une autre partie de notre cerveau et ainsi de mettre au repos la première.

Une autre source de ressourcement c’est la réflexion.

Bien souvent on passe au travers de nos journées, semaines, mois voire années à toute vitesse, pris dans le tourbillon de la vie. Si bien qu’on ne prend que rarement le temps de la réflexion, pour voir si ce que nous faisons a du sens, est aligné avec nos objectifs, si nous utilisons bien la meilleure façon possible pour atteindre nos objectifs etc. Passer quelques minutes tous les jours à réfléchir, écrire un journal en se questionnant sur la journée par exemple, va nous aider aussi à restaurer notre énergie.

Débrancher : Michael Hyatt ne fait pas exception quand il s’agit de prôner la déconnection intentionnelle. Il propose 4 moyens d’y parvenir :

Pendant les temps de pause, il est important de ne pas penser au travail, afin d’être pleinement présent avec nos proches et notre entourage. Cela rappelle bien évidemment des lectures précédentes. Par ailleurs, le fait d’avoir notre esprit libre, car nous avons un système en place très efficace comme la méthode GTD nous aidera très certainement à être pleinement présent pendant nos temps de coupure.

Ne faire aucun travail , c’est à dire ne pas être disponible du tout pour le travail pendant cette période.

Ne parler du travail avec personne. C’est vrai que parfois durant nos rencontres même pendant le week-end nous pouvons avoir tendance de parler du travail avec certaines personnes, mais cela ne va pas forcément nous aider à nous déconnecter. A moins bien sûr que nous discutions à bon escient avec une personne qui peut nous aider à résoudre un problème professionnel par exemple.

Ne rien lire sur le travail. Bien souvent pendant le week end, nous passons quelques temps sur les réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn et en profitons pour nous tenir à jour, lire quelques articles professionnels etc. Mais là encore, c’est du travail et cela ne permet pas à notre esprit de vraiment déconnecter de notre environnement professionnel.

DEUXIÈME PARTIE

ÉLIMINER

Dans ce chapitre Michael Hyatt nous met face à notre incapacité à dire non et à accepter chaque jour plus d’engagements. D’après lui, le manque de courage est une des raisons de notre OUI attitude, car nous n’aimons pas les conflits. Mais en nous re-connectant avec notre « Pourquoi », nous allons trouver les moyens d’éliminer de notre vie tout ce qui est en travers de notre chemin et nous ralentit ou nous empêche d’être efficace dans l’atteinte de nos objectifs.

Comme nous l’avons vu plusieurs fois, le temps est une ressource finie. Nous avons tous 168 heures dans une semaine et quoique nous fassions cela ne change pas. Si notre emploi du temps est totalement rempli, à chaque fois que nous allons dire OUI pour une chose qui n’est pas dans notre agenda, alors nous dirons NON à une chose qui est dans notre agenda. « Même si nous détestons dire NON, nous devons comprendre que chaque OUI contient un NON » P. 95

A chaque oui ou non dit, correspond un compromis caché derrière. Et si vous êtes conscient du prix du compromis, il devient beaucoup plus simple de faire votre choix. Si vous vous êtes engagé à reconstruire des relations durables et sereines avec votre conjoint et que vous devez faire un choix entre le dîner en tête à tête prévu depuis quelques semaines et un dîner professionnel inopiné, vous saurez quelle décision prendre et pourquoi vous la prenez.

Michael Hyatt propose 2 questions pour nous aider dans la prise de décision :

« A quoi dois-je renoncer pour pouvoir dire oui à cette opportunité ? »

« Est ce que dire Non à cela me permettra de dire Oui à quelque chose de mieux ? »

Et il y a fort à parier que beaucoup d’activités que nous allons filtrer et supprimer sont des activités qui se trouvent dans la zone de distraction de notre compas.

Si de nouvelles demandes nous parviennent, il nous faut apprendre à dire non et pour cela MH propose 5 tactiques :

Reconnaître que notre temps est une ressource finie.
Définir qui peut avoir accès à nous et qui ne peut pas
Faire dire non à notre agenda pour nous Et la technique du time blocking va nous y aider.
Adopter une stratégie pour répondre aux demandes : Oui -Non – Oui. Cela consiste à reconnaître la demande qui est faite, expliquer clairement que Non, on ne peut pas y répondre, réaffirmer la compréhension de la demande et éventuellement proposer une solution pour que le demandeur puisse résoudre son problème, trouver sa réponse etc.
Accepter d’être mal compris.

Quant aux engagements que vous avez déjà pris, soit vous les honorez quoique cela vous coûte pour respecter votre parole, soit vous négociez ce qui peut l’être de façon à faire un meilleur usage de votre temps.

AUTOMATISER

L’automatisation va nous permettre de libérer du temps et de la bande passante mentale, pour nous concentrer sur les activités de notre zone de Désir.

Les Routines et Rituels

La première automatisation proposée par MH est la mise en place de routines et rituels pour un certain nombre de nos tâches quotidiennes. Cela va du rituel du matin, du coucher, mais aussi des rituels de démarrage et de fin de journée professionnelles. Avec une durée définie pour chaque rituel et un ensemble de tâches précises à faire dans un ordre bien particulier pour créer des habitudes et s’y tenir sur le long terme. “ Vous voulez créer des rituels et routines pour que votre corps sache quoi faire même si vous n’y pensez pas consciemment. “ p.117

Les formulaires et modèles

Ce sont des outils très puissants pour gagner du temps. Les plus connus sont les modèles de mails, qui nous permettent de répondre très rapidement avec des réponses types personnalisables.

Personnellement j’utilise des modèles d’email dans Outlook, avec l’objet déjà indiqué, les personnes en copie et éventuellement les pièces jointes nécessaires. C’est vraiment très pratique, pour des mails de relances, ou l’envoi de mails répétitifs mais qu’on ne peut envoyer d’un seul coup en mettant tout le monde en copie cachée. En lisant ce livre j’ai découvert une autre technique utilisé par MH. Il crée des morceaux de texte, qui pourront être incorporés dans une réponse et ces morceaux de texte il les sauvegarde comme des signatures. Celui lui permet d’incorporer plusieurs morceaux dans un même mail en fonction de ce dont il a besoin.

L’automatisation des process

Il s’agit là de mettre par écrit des instructions pour réaliser les tâches répétitives et permettre que d’autres que nous-même puissent réaliser ces tâches pour la délégation, ou bien lorsque nous sommes absents. “L’automatisation signifie résoudre un problème une fois et mettre la solution en pilote automatique. ” p.121.

Les outils d’automatisation

Il s’agit plus d’applications ou de logiciels que nous allons utiliser pour optimiser notre temps, comme les gestionnaires de tâches, les applications mail qui permettent de filtrer les mails et de les ranger automatiquement dans des répertoires appropriés. Mais il s’agit aussi d’apprendre à utiliser les raccourcis de son clavier, d’utiliser des applications qui permettent de créer des raccourcis, pour insérer des signatures, des liens web, des paragraphes, créer des vidéos de ce que vous faites sur un écran pour l’incorporer dans une fiche d’instructions par exemple.

DÉLÉGUER

Après avoir éliminé et automatisé tout ce qui pouvait l’être vous allez vous retrouver avec une beaucoup plus petite liste de choses qui doivent être faites par quelqu’un. Il nous reste donc la délégation pour toutes les tâches qui ne nous passionnent pas et qui pourraient être réalisées avec beaucoup plus de brio par quelqu’un d’autre. Il va donc falloir lâcher prise et accepter que d’autres fassent une partie de nos tâches ce qui n’est pas toujours aisé à accepter même si ce sont des tâches que nous aimons. “La réelle arrogance ce n’est pas de déléguer le travail que nous n’aimons pas, c’est de considérer que tout le monde aime et déteste la même chose que nous. p.143

Parfois nous nous retranchons derrière diverses excuses pour ne pas déléguer, vous ne trouvez personne à la hauteur, c’est trop long d’expliquer, nous n’avons pas les moyens etc… D’après MH, tout cela est bon à jeter. Tout ce qui est accompli dans notre zone de Désir sera beaucoup plus profitable que tout le reste et permet notamment de financer un assistant par exemple.

Les principales tâches à déléguer sont celles qui se trouvent dans la zone où nous ne sommes ni efficaces ni passionnés. Viennent ensuite celles qui se trouvent dans notre zone de désintérêt et enfin celles qui sont dans la zone de Distraction.

Ensuite il faut trouver la meilleure personne, c’est à dire une personne pour qui ces tâches se trouveront idéalement dans la zone de Désir.

Puis les personnes seront formées avec le support des instructions que vous aurez consciencieusement créés.

Vient ensuite la fourniture des outils nécessaires pour remplir les tâches correctement, la définition du niveau de délégation, il faut vraiment que ce soit bien clair. Est-ce que vous demandez la création d’un rapport quotidien, ou bien la création du rapport, ainsi que l’envoi à une liste de diffusion définie avec un résumé et les points principaux à retenir par exemple.

Il faudra ensuite laisser la personne travailler et éviter de micro-manager. Et enfin lui faire un retour régulier sur sa performance.

Dans toute délégation, il y a des niveaux, en l’occurrence MH en met 5 en évidence :

Le niveau 1 : suivre les instructions à la lettre. Vous avez défini ce dont vous avez besoin comme résultat, avec quels outils et comment, la personne doit juste exécuter la liste des tâches.

Le niveau 2 : Vous demandez à faire des recherches sur un sujet précis et de vous faire un retour sur les résultats. ensuite vous discutez ensemble des options, vous prendrez vous même une décision sur les prochaines actions à prendre.

Le niveau 3 : Vous demandez à ce que des recherches soient faites sur un sujet, avec la définition d’une liste d’options, les pour et contre de chaque option et une recommandation à la fin. Ensuite, si les résultats vous ont convaincu, vous prendrez une décision sur les actions suivantes. Cela s’applique particulièrement à un leader en formation, sous forme de mentoring.

Le niveau 4 : Cela reprend le niveau 3, mais en plus vous demandez à la personne de prendre une décision lui même, de passer à l’action et de vous tenir au courant des progrès sur le sujet. Cela s’adresse à de jeunes leaders, qui commencent à prendre de l’ampleur.

Le niveau 5 : C’est comme le niveau 4, sauf que la personne n’a pas besoin de venir vous rendre compte de progrès. Vous la laissez libre de ses choix, options, actions tant que le résultat est atteint.

La délégation permet de racheter notre propre temps pour l’utiliser là où nous sommes le meilleur et le plus efficace. Si chaque personne de votre équipe travaille dans sa zone de Désir, ou du moins pour la plus grande partie de leurs tâches quotidiennes, le résultat de votre entreprise ne pourra que s’améliorer.

TROISIÈME PARTIE

Après nous être arrêté pour identifier notre vie souhaitée, et avoir éliminé, automatisé et délégué, il est temps de passer à l’action et de pousser notre productivité à un autre niveau.

CONSOLIDER

Dans cette partie MH rappelle les dangers du pseudo multitasking et nous encourage à utiliser le travail par batch. “Quand nous pratiquons le multitasking, nous compromettons notre capacité à décider ce qui est pertinent de ce qui ne l’est pas. Nous recommençons à perdre un temps avec des informations inutiles, qui nous place dans une spirale négative en augmentant notre taux d’occupation et en réduisant nos résultats.” p. 162

On connaît déjà les batch de tâches similaires, comme répondre aux mails, faire des rapports etc, mais MH suggère aussi de réserver des journées entières pour mettre toutes les réunions de la semaine au lieu d’avoir un agenda émaillé de réunions avec de grandes difficultés ensuite pour trouver de la place pour mettre des plages de travail profond et intense d’une durée suffisante ( plus de 2 heures).

Cela n’est pas sans rappeler le livre de Cal Newport – Deep Work-

Ce type d’organisation doit être alors déployé au niveau d’une équipe pour que cela fonctionne mieux et que chacun puisse en tirer des bénéfices.

MH conseille alors de planifier sa semaine idéale, qui est un des piliers des conseils de cet auteur. Prévoir une sorte de semaine type, avec toutes les tâches essentielles, celles qui constituent notre descriptif de poste, mais aussi les tâches d’arrière plan, de préparation, de maintenance de notre organisation, mais aussi le temps que nous passons en dehors de notre travail, avec nos proches, faire du sport etc.

C’est une semaine idéale, donc elle peut aussi variée en fonction des urgences du moment, mais le but est de tendre à la répéter toutes les semaines, mais éviter que ce soit votre entourage qui gère votre agenda.

PRIORISER

Mettre en scène vos tâches en définissant vos journées et vos semaines, vous aidera à déterminer ce qui mérite votre attention maintenant, plus tard ou jamais.

Afin de nous aider à prioriser ce que nous avons à faire MH nous propose une méthode en 6 étapes ;

Lister les gros accomplissements de la semaine passée – “ les High-achievers ont tendance à se concentrer sur ce qu’ils n’ont pas fait, plutôt que sur leurs victoires “ p. 187.
Revoir les tâches de la semaine précédente, est ce que nous les avons toutes accomplies, quels écueils nous avons rencontrés, comment nous les avons surmontés et quelles leçons en tirer pour faire mieux dans les prochaines semaines
Faire la liste de tout ce qui est en cours, n’a pas été fait la semaine précédente, est en attente, a été délégué et est à contrôler etc … et refaire un tri dans tout cela pour ne conserver que ce qui est réellement à traiter par nous mêmes ( sinon éliminer, déléguer, reporter etc)
Revoir les objectifs, les événements de la semaine à venir
Définir les 3 choses principales à accomplir la semaine suivante.
Prévoir les temps de repos

L’auteur insiste beaucoup sur le fait de prévoir les 3 tâches principales à accomplir chaque jour. Pour lui, si nous nous y tenons et les réalisons tous les jours ce serait une révolution dans notre façon de travailler. “Les grandes journées ne font pas qu’arriver, elles sont créées.” p. 196. Mais cela demande de savoir à l’avance ce qui nous attend tous les jours pour ne pas nous embarquer à planifier de grosses choses alors que nous avons une journée remplie avec des réunions en enfilade.

Les 3 tâches quotidiennes se définissent en fonction des 3 objectifs de la semaine ainsi que des choses importantes ( urgentes ou non) de notre matrice de priorisation ( matrice d’Eisenhower). Ainsi cela nous permet de garder notre concentration sur les 3 choses qui importent vraiment et éviter de nous distraire avec les 1001 petites choses qui remplissaient notre to do list qui nous tenaient vraiment bien occupés mais pas vraiment efficaces.

ACTIVER

Dans cette partie, MH explique comment mettre en place des stratégies qui vont réduire les interruptions, augmenter notre concentration et être sûrs d’accomplir ce qui a été prévu tout en activant notre plus haut niveau de productivité.

Pour passer à l’action nous allons devoir nous isoler des interruptions. Je vous renvoie au résumé du livre de Cal Newport “Digital Minimalism’ pour quelques techniques. Mais bien sûr MH en propose aussi. Comme supprimer les notifications, limiter le nombre des applications à utiliser, ‘ nous confondons vitesse et importance’ ce qui produit aujourd’hui les centaines de milliards de mails, sms, notifications générées chaque années. Cela grignote notre attention, notre temps, nos capacités de réflexion et nous sommes moins efficaces.

Cela consiste à se rendre moins disponible pour les autres, et seulement à des moments que nous avons définis et pas quand les autres veulent avoir accès à nous. Cela demande de définir clairement les barrières et de les expliquer à nos collaborateurs, clients, patrons etc. “une boîte mail, c’est comme avoir une to do list que n’importe qui dans le monde peut remplir » p. 211.

Au delà des interruptions qui sont externes, il y a les interruptions qui viennent de nous, à chaque fois que nous décidons sciemment de sauter d’une tâche à une autre, que nous ouvrons notre smartphone pour aller surfer sur Instagram au lieu de travailler sur notre rapport important etc. Nous sommes l’auteur de ces interruptions et nous devons nous autodiscipliner.

Nous avons aussi besoin de combattre la procrastination qui nous fait nous attaquer aux petites tâches sans importance plutôt que d’attaquer les sujets de fond.

La technologie peut nous aider via des bloqueurs d’applications, des timers, des playlist qui vont nous permettre de rester concentrés sur notre travail important. Mais aussi travailler sur notre environnement de travail, en le désencombrant et en retirant tout ce qui peut attirer notre attention et nous perturber. “S’extraire d’une tâche difficile est facile, s’extraire des tâches simples est difficile » p. 214.

“Si vous voulez être libre de vous concentrer, vous ne pouvez pas passer votre journée de travail sur les priorités de quelqu’un d’autre. p.220.

Conclusion

Nous avons à présent toutes les armes nécessaires à nous rendre plus libre pour nous concentrer sur ce qui est essentiel. Commencer par nous arrêter et réfléchir à notre situation actuelle et définir là où nous voulons aller et comment est le meilleur moyen de commencer le voyage vers l’accomplissement de ce qui nous importe le plus. Nous reste à faire le choix de résister au changement même si celui-ci peut nous apporter de réels avantages, ou bien nous atteler à la tâche. MH indique aussi que “ lorsque nous sommes face à des obstacles dans notre productivité, il faut revenir aux 3 premières étapes, s’arrêter, couper et agir “ p. 227.