GTD Summit – Partie 1 –

Les 20 et 21 juin dernier, j’ai eu la chance d’assister au GTD Summit qui s’est tenu à Amsterdam. Billet en poche depuis le mois de février, j’avais hâte de me rendre à cet événement qui avait élu domicile cette année à proximité !
Ce fut deux jours absolument fantastiques pour moi. 
L’événement s’est passé au théâtre d’Amsterdam, qui est un lieu récent, très confortable et qui permet de changer la configuration de la salle en court de journée. Ecrans circulaires derrière la scène, permettant à tous le voir les documents, ou vidéos diffusés. Musique, effets de lumières, vidéos de Louie Schwartzberg,  qui nous a enchantés avec ses vidéos sur les plantes, la nature, le monde marin,  lors de la reprise des sessions, bref un cadre adéquat, une organisation millimétrée, pas un couac, tout était parfait. L’animateur, en plus de David Allen était Ben Hammersley, qui est écrivain, reporter, spécialiste des nouvelles technologies et leurs effets, inventeur du mot « podcast » et bien plus. Il a une pêche d’enfer et nous a offert une prestation exceptionnelle. 
42 intervenants étaient invités à participer à ce sommet, dont les noms vous seront plus ou moins familiers, et pour en citer quelques uns :
Marschall Goldsmith, auteur de « Triggers », Cady Coleman, femme astronaute qui a passé des mois dans la station spatiale, Brian Roberston, fondateur et auteur de « Holacracy », Tony Crabbe, auteur de « Busy », Emily Gregory, Ove-Kenneth Nilsen, musicien et chanteur connu sous le nom de Aché 
 
Il y avait aussi, David Covey, auteur de « Trap Tales » et fils de Stefen Covey, Eric Anderson, co-fondateur de « Space Adventures », Dan Pink, auteur de « Drive, Theo Campernolle, auteur de « Brainschains » et surtout conférencier à l’humour décapant, Shishir Mehrotra, CEO et co fondateur de Coda, Julie Flogg, Médecin gynécologue, Steven Coutinho, auteur de «  Breaking Rank », Dean Acheson de l’équipe fondatrice de GTD, Mike Williams et Mark Wallace les auteurs de « GTD for Teens », Charles Duhigg, auteur de «  The Power of Habit », Et aussi, Richard Levi, Randal D Fullhart, William Elliot, Des Smith Hemphill, Ed Lamont, Marko Kassenaar qui nous a enchanté avec ses petites présentations de Amsterdam et des grandes figures du pays, David Arnoux, Maggie Weiss , Thais Godinho et bien d’autres encore. 
 
Les 2 journées étaient divisées en 4 blocs chacune, avec une thématique pour chacun. 
Les interventions étaient assez courtes, entre 5 et 20 minutes, vivantes, accompagnées de supports percutants. Vous avez pu en voir passer quelques-uns sur la page Facebook de Productiv’You. C’était aussi très interactif, avec des invitations à faire connaissance avec nos voisins, des mini travaux de groupes pour briser la glace, nous avons dansé, bougé, répondu à des quizz, bref tout était fait pour tenir totalement engagés et attentifs.
 
La première partie nous a amené à réfléchir sur le lien entre notre efficacité et notre capacité à nous détendre. David Allen a ouvert le bal, en encourageant à prendre le temps de respirer, de réfléchir, de  prendre du recul et de ne pas nous attacher aux problèmes mais aux projets que cela nous inspire.

Se questionner pour avancer

 
Il a été suivi par Marshall Goldsmith,  que j’ai particulièrement apprécié et que je vais détailler aujourd’hui. Grand voyageur, auteur, conférencier. Il nous a parlé des questions qui font la différence et augmentent l’efficacité personnelle et créent de l’engagement.
 l nous a fait réfléchir sur le fait qu’il n’y a aucun mal à demander de l’aide. Si nous avons un problème que nous ne parvenons pas à résoudre depuis des années, il y a peu de chances que nous soyons subitement toucher par la grâce et que le problème se résolve d’un coup. Il est plus efficace alors de demander du support aux personnes qui peuvent nous aider et certainement plus rapidement que de ramer seul dans son coin pendant des années.
 
 Il utilise un set de questions actives quotidiennes. Il a une technique de 3 minutes, gratuite, pour nous permettre de nous améliorer. 
Une personne l’appelle au téléphone tous les jours pour lui poser des questions qu’il a écrites et auxquelles il répond tous les jours. Il remplit une fiche avec les notes pour chaque question: 0 s’il n’a rien fait, 1 s’il a fait quelque chose. Exemple de questions :
  • Ai je fais quelque chose aujourd’hui pour faire avancer mes objectifs
  • Ai je voulu à tout prix prouver que j’avais raison alors que cela n’avait aucun intérêt ?
  • Ai je dit des choses encourageantes à mon conjoint/enfants / collègues ?
  • Ai je tenu des propos qui pourraient être perçus comme négatifs ?
  • Ai je fait de mon mieux pour être engagé dans mes activités ?
  • Ai je fais de mon mieux mon accroitre mon bonheur ?
  • Combien de temps ai-je dormi ?
  • Combien de temps passé à faire de l’exercice ?
Pour certaines questions on peut se fixer des objectifs : exemple dormir 7 heures, faire 10000 pas etc. Si on atteint la cible on met 1, sinon 0.
Le but étant de s’améliorer tous les jours et surtout de mettre en lumière les domaines dans lesquels nous ne faisons pas ou pas assez d’efforts. En répondant aux questions tous les jours, avec un système de notation, il est facile de voir à la fin de la semaine, s’il y a des lignes avec 0 au total ou avec un total inférieur à 7. Une bonne façon de se prendre en main pour avancer.
Marshall Goldsmith a aussi parlé de l’engagement des salariés. En travaillant avec de nombreux consultants et entreprises qui ont mis en place tout un arsenal d’outils pour accroître le taux d’engagement (des primes, des programmes de formations, des programmes de reconnaissance du mérite etc), il s’est rendu compte que les taux d’engagement restaient malgré tout très bas.
Mais il remarque que le principe de base de ces systèmes, c’est : “qu’est ce que doit faire un employeur pour améliorer l’engagement des employés” et pas du tout : “qu’est ce que l’employé pourrait faire pour s’engager lui même”. Dans cette approche le salarié agit comme s’il avait 0% de responsabilité dans sa vie. Le débat devrait plutôt se déplacer plus au centre, avec le salarié qui se pose des questions actives visant définir ce qu’il peut faire au quotidien pour apporter une contribution positive dans son environnement.
“Ne vous demandez pas ce que votre pays peut faire pour vous, demandez-vous ce que vous pouvez faire pour votre pays.” JF Kennedy
 
A salaire, programme d’engagement identique, les salariés peuvent avoir une attitude totalement différente. Et cette attitude n’est pas le produit de l’extérieur, c’est à dire de ce que l’entreprise propose, mais elle est celle du salarié lui-même. 
Le conférencier nous a alors fait réfléchir sur le type de questions qui sont posées aux salariés pour définir leur engagement comme :
-Avez vous des objectifs clairs ?
-Est ce que vous avez un travail intéressant ?
-Avez vous des amis au travail ?
Ce sont des questions dites passives. Si un salarié donne des réponses négatives à des questions passives, c’est qu’il blâme son environnement. 
Exemple : avez vous des objectifs clairs ==> non ils ne sont pas clairs et prêtent à confusion.
-Avez vous des amis au travail ==> non ce sont tous des crétins
 
A l’opposé on peut poser des questions dites actives, commençant par :
« Ai je fait de mon mieux pour :
  • avoir des objectifs clairs ?
  • trouver de l’intérêt dans mon travail ?
  • créer des relations ?
  • être engagé dans mes activités ?
  • être heureux ?
Dans ce type de question, il n’y a personne à blâmer, à part soi-même. Si nous souhaitons que les choses aillent mieux, il faut passer soi-même l’action. Je pense que vous comprenez pourquoi cette intervention a été une de mes favorites.
L’auteur a fait une étude de 2 semaines auprès de 4885 personnes. Il a envoyé un questionnaire tous les jours avec 6 questions simple commençant toute par «  Ai je fait de mon mieux pour …?
 
 
Les résultats sont plutôt probants :
 
 
En prenant un exemple de la vie quotidienne des salariés, imaginons que vous deviez vous rendre dans une réunion, vous ne savez pas trop pourquoi vous êtes conviés, le sujet ne vous intéresse pas plus que cela et vous anticipez déjà une réunion ennuyante. A la fin de la réunion, vous serez questionné sur 4 questions simples :
 
Sachant que vous allez devoir répondre aux questions et que vous ne voulez pas avoir un score trop mauvais, que feriez-vous différemment pendant cette réunion ?
La morale de cette histoire, que nous avons tous vécu, est que notre propre comportement peut nous punir. Si nous décidons de rester sur la première idée que c’est une réunion pénible et qu’on n’a rien à y faire, nous passerons assurément un mauvais moment.  Le seul à blâmer sera nous-même, pas l’entreprise ou l’organisateur de la réunion. Mais si nous choisissons de nous investir dans cette réunion, alors le temps passera plus vite, nous pourrons peut-être même être un contributeur de valeur, apprendre quelque chose et créer des liens professionnels avec des personnes que nous ne connaissions pas ou peu. 
 
Marshall Goldsmith nous a alors encouragé à écrire nos propres questions et à nous les poser tous les jours. Personne à blâmer pour avoir posé des questions stupides ( c’est notre oeuvre), personne à blâmer à part nous même si les résultats sont mauvais. L’exercice est simple à mettre en oeuvre, mais difficile à appliquer au long court car il n’ a qu’une seule personne responsable de notre destin, c’est nous mêmes alors qu’il est tellement plus facile de faire porter le chapeau de nos échecs ou de notre non-action  aux autres.
Imaginez que vous avez 95 ans et sur le point imminent de passer l’arme à gauche. Mais on vous donne une chance de revoir en arrière et de vous laisser un message à vous même aujourd’hui. Quel serait le conseil que votre vous, vieux et ayant acquis sagesse et expérience, vous donneriez à votre vous d’aujourd’hui ?
“Si vous avez un rêve, allez y » Marshall Goldsmith
“We regret regret the risk we take and fail, we always regret the risk we fail to take. Marshall Goldsmith
“On ne regrette jamais d’agir échoué en prenant des risques, mais nous regrettons toujours d’avoir échouer à prendre des risques” 
 
Comme vous le constatez, ce sommet GTD a commencé sur des sujets de fond, des sujets qui méritent une réflexion et surtout des actions. Et cela m’a fait penser aux indicateurs d’efforts et aux indicateurs de résultats de la méthode 12-week Year. Nous en reparlerons plus tard, car j’ai rencontré une personne lors de ce sommet, qui est un pro de la technique et qui viendra je l’espère nous en parlez plus en détail dans les prochains mois. Yannick à bon  entendeur !!
 
Evidemment ce n’était que le préambule

Les pièges au travail

 
Ensuite David Covey, nous a parlé des 7 pièges qui nous retiennent dans l’action. Il a mis en évidence que toutes les entreprises poussent les employés à obtenir des résultats, créent des objectifs à atteindre et font un focus important que les actions à prendre. Cependant, il y a les forces que nous identifions aisément, qui doivent nous pousser, mais il y a aussi tout ce qui nous retient d’avancer. Dave Covey a mis en avant le fait que ces freins sont souvent moins évident à identifier et sous souvent liés aux émotions. Comme il l’a si bien démontré, pour avancer il faut appuyer plus fort sur l’accélérateur, mais il faut surtout retirer le frein.
Il a créé le concept de Trapologist, qui est celui qui a identifié les pièges dans la vie professionnelle, qui les évite et qui apprend aux autres comment les éviter. 
 
Cet apprentissage des pièges à éviter doit se faire autant que possible, en tirant des leçons de ce qui est arrivé aux autres, plutôt qu’en expérimentant soi-même les pièges, afin de gagner du temps dans l’apprentissage.
 
 
et cet apprentissage doit aussi nous permettre de comprendre que la résolution des problèmes ne peut pas être fait si on a le même état d’esprit qu’au moment où on l’a créé. Il faut avancer et ne pas craindre de faire autrement .
 
 
Il a mis en avant l’un des pièges que nous sommes amenés à rencontrer, qui est celui de l’Ego. Celui qui conduit à maintenir une façade de perfection.
 
 
Il a rapporté que la 3ème cause de mortalité aux USA était les erreurs médicales ( diagnostique, traitement etc), mais que rien ne change à cause de l’ego du milieu médical. Il a mis en parallèle les outils utilisés par l’industrie aéronautique et plus particulièrement tout ce qui est mis en oeuvre en cas d’incident voire d’accident que que cela ne ne se reproduise plus. cependant, ces techniques ne sont pas employées dans le secteur médical pour analyser les raisons réelles des accidents, ou décès en milieu hospitalier. 
 
Ce cycle Essaie – Echoue – Apprends – Repète devrait être le mantra de toute organisation. C’est très loin d’être le cas, et surtout pas dans la mentalité française, où chaque échec est durement payé et avec l’impossibilité de re-tester dans la plupart des cas. 
Or en gardant toujours en tête que nos plus belles réalisations sont devant nous et pas derrière nous, nous pouvons maintenir un état d’esprit nous poussant à sortir de notre zone de confort et à tester de nouvelles choses.

Mieux utiliser son cerveau

 
Ensuite Mark Tigchelaar, neuropsychologue et auteur du livre « Focus » nous a donné quelques trucs pour améliorer l’utilisation de notre cerveau. 
  • en effet, on ne nait pas tous avec une bonne mémoire, mais on peut tous améliorer notre mémoire avec des exercices.
  • Nous utilisons toujours 100 % de la capacité de notre cerveau ( même si cela nous semble incroyable). Notre cerveau fait toujours quelque chose. Si nous sommes en train de lire et que nous nous retrouvons à penser à autre chose au point de ne plus suivre notre lecture, le truc est alors d’accélérer un peu notre vitesse de lecture et aussitôt les pensées annexes vont disparaitre.
  • A chaque fois que notre cerveau est interrompu en pleine tâche, par un collègue, un mail, un appel téléphonique, qui vient nous déranger par exemple, notre QI tombe de 10 point pendant quelques minutes. C’est lié à l’attention résiduelle sur la tâche précédente, concept dont nous avons parlé plusieurs fois dans ce podcast. Le problème c’est un travailleur est en moyenne interrompu 240 fois par jour. et donc à chaque fois, il lui faut 1 à 2 minutes pour complément passer d’une tâche à l’autre, soit 4 heures dans la journée. Sans compter que notre cerveau tout seul nous interrompt aussi environ 500 fois par jour.
  • Quand on rentre chez soi avec une longue journée, écouter un podcast n’est pas du tout une bonne méthode pour recharger notre cerveau.En effet, pour se recharger et faire le tri dans toutes les informations reçues, notre cerveau a besoin de se mettre en mode « par défaut » et ce mode ne peut être atteint que s’il n’y a aucune entrée d’informations nouvelles, et que notre esprit puisse vagabonder librement. Ce qui veut dire que la plupart des breaks que nous faisons ne sont pas des pauses pour notre cerveau. La meilleure pause est d’aller marcher, sans écouteur sur les oreilles, seul dans quelques minutes. 

Comment ne rien faire

 
Puis Tony Crabbe est venu nous expliquer comment ne pas faire les choses «  not getting things done » »
Il expliqua qu’alors que tout ce qui nous entoure ou presque a une croissance exponentielle, la productivité elle ne progresse pas, ou très peu. Le problème vient du fait que nous considérons souvent que si nous parvenons à être plus concentrés, plus rapides,  nous pourrons en faire plus.
C’est une approche linéaire. Mais dans le monde digital, ce n’est pas la pensée linéaire qui prévaut. En effet dans le monde digital, il n’y a pas que les 1 qui comptent, mais aussi les 0. Il faut peut être changer notre approche, en ne faisant pas tout, de façon intentionnelle. Est ce que ne rien faire, prendre le temps de regarder par la fenêtre, regarder l’herbe pousser, ne nous permettrait pas de faire plus.
En effet, nous avons besoin de réfléchir, de passer en mode par défaut, pour processer toutes les informations, pour nous reconnecter avec notre créativité. D’après les études menées par l’intervenant, le fait de passer 15 minutes par jour à ne rien faire d’autre que je regarder par la fenêtre par exemple, peut augmenter notre productivité de 23 %, juste en permettant à notre cerveau de trier/classer/organiser toutes les informations collectées dans la journée. Marcher lentement est aussi une excellente technique pour faire passer notre cerveau en mode par défaut et surtout pour stimuler la créativité. 
Nous avons besoin de temps seul avec notre cerveau, et notre époque est celle qui, jusque là, passe le moins de temps seule avec son cerveau. Nous avons déjà évoqué les sujet de l’hyper-connectivité plusieurs fois dans ce podcast. 
Un autre point important expliqué par ce conférencier est que l’on est généralement très performant en réunion, quand on fait un agenda précis, quand on a les compétences requises autour de la table, pour traiter d’un problème connu, pour lequel on connait déjà d’une certaine façon la solution.
Cependant, lorsqu’il s’agit de traiter une situation inédite, où il va falloir découvrir, explorer, cette technique marche moins bien et c’est encore pire quand on travaille via des conférences call, avec des personnes disséminées un peu partout et où, à peine la connexion établie, on saute à pieds joints sur le premier sujet de l’agenda.
Ce qui améliore la performance des équipes doivent doivent travailler ensemble cette façon, c’est de passer les premières minutes à faire connaissance, à ne pas parler « boulot », mais plutôt à créer des connexions humaines. Alors les performances augmentent, les décisions prises sont plus pertinentes, et contre toute attente, dans 75% des cas les réunions sont plus courtes que prévues. 
Une façon d’être plus efficace est de travailler sur la sécurité psychologique au sein d’une équipe. En effet cela permet atouts de participer plus et de se sentir plus libre de parler de ses idées sans s’autocensurer en pensant que cela ne vaut pas la peine d’être partagé ou bien que l’idée est débile.
Si nous parvenons préalablement à la réunion à créer un lien avec les autres membres qui soit personnel, qui touche nos émotions par exemple, il y a beaucoup plus de chance que nous nous sentions plus à l’aise et plus enclin à laisser s’exprimer notre créativité. En effet les études montrent que la créativité sera meilleur de 24 % parmi les équipes qui ont préalablement créé les liens émotionnelles, que celles qui n’ont créé que les liens “professionnels” plus superficiels.
Notre monde qui requiert beaucoup de vitesse et d’efficacité, nous demande aussi plus d’adaptation aux changements et surtout aux changements rapides, suivre les transformations, qui ne peuvent pas être abordés avec la même vitesse. Nous devons donc savoir nous adapter pour être rapide et efficace, et en même temps savoir prendre le temps de jouer, de discuter de tout et rien avec nos collègues, prendre le temps de la réflexion et de ne rien faire.
En fin de matinée, nous avons eu la participation de Karen Mroz qui nous a parlé des premières mises en place de formation GTD pour les enfants en classe, programme en place dans certaines écoles depuis quelques années à présent. Elle est aussi en charge d’un programme de support aux réfugiés dans sa communauté et qui utilise la méthode GTD pour mener à bien les nombreuses missions de sa vie. Témoignage très émouvant et enrichisssant.
 
Une matinée super riche et qui est passée très vite.
Je vous parlerai de la suite du programme dans un prochain épisode, car il y a encore beaucoup à dire et à partager avec vous.
 
 
Priscille LIVENAIS
J'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite, tout en sérénité.
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