Nous sommes tous confrontés au désordre numérique. Nos boites mails sont saturées, les spams n’en finissent plus de nous pourrir la vie, on ne sait plus où donner de la tête dans les fichiers, les photos, les vidéos et autres captures d’écran.
Marie Vegas, professionnelle de l’organisation, créatrice de Wonder Organizer et membre de la FFPO ( Fédération Francophone des Professionnelles de l’Organisation) nous explique comment reprendre le numérique en main, pour ranger aussi cet aspect de nos vies et aussi alléger notre empreinte carbone liée au numérique.
Particulier ou professionnel ? Consultante en rangement et organisation, je vous accompagne au rangement, à l’organisation, la structuration de vos espaces de vie et de travail, de vos quotidiens afin de vous faciliter et alléger la vie, tant personnelle, familiale que professionnelle.
Je vous accompagne à vous organiser :
- – Au travail : les espaces de travail, les documents, les archives et mails, les process
- – A la maison : de la cave au grenier
- – Vos données numériques et boîtes e-mails
- – Votre vie perso, familiale et pro grâce à des outils simples et efficaces.
- – Ainsi que sur votre gestion du temps et des priorités
Découvrez mon site internet wonder-organizer.com et sur les réseaux sociaux Instagram, Facebook, Linkedin, vous y rencontrerez mon avatar de super-héroïne du rangement et de l’organisation qui vous permettra de révéler vos super-pouvoirs pour un quotidien allégé et simplifié de manière pérenne !
Pourquoi on garde autant ?
Angoisse de la casse, du vol, ou d’une mauvaise manipulation sur son ordinateur.
Le rangement, tri et sauvegarde de nos données participe à sa durée de vie de nos appareils et à limiter notre impact environnemental.
Qu’est-ce que je ressens quand je vois les impacts du désordre numérique (mauvaise image, perte de temps, refaire plusieurs fois …infobésité ….)
Définir ce que l’on veut recevoir, enregistrer, les notifications que l’on veut recevoir, les listes que l’on fait, les factures qui sont sur les services en ligne, les photos, vidéos, films et séries ….
Les 5 R de Bea Johnson
- Refuser
- Réduire
- Réutiliser
- Recycler
- Rendre à la terre
On travaille sur “l’entrée” des documents ( sur ce que l’on peut maitriser)
Pour ce qui est existant, on va retrousser ses manches et on va trier
Les questions à se poser pour lutter contre le désordre :
Qu’est-ce qui peut m’arriver si je n’ai plus ce document ?
Si la réponse et qu’il ne risque pas de nous arriver grand-chose = je jette
Au cas où … et je ne sais pas terminer la phrase = je jette
Qu’est-ce que je sais aujourd’hui, que je ne saurais pas demain ?
1/ Définir comment on va ranger ses documents
Travailler à mettre en place une arborescence qui convienne à sa situation personnelle et professionnelle.
Utiliser un outil de mindmapping pour créer sa cartographie. Si certains documents sont sous format papier, on va utiliser une cartographie similaire pour les dossiers physiques et aussi pour les dossiers dans la boite mail.
Ensuite on va reproduire la cartographie sur son ordinateur.
Il n’y a pas de méthode universelle, chacun fait son choix (exemple : par type de fichiers, date, fournisseurs etc)
2/ Appliquer l’arborescence sur ses outils numériques :
Ouvrir 2 écrans sur son navigateur de fichiers et faire glisser les fichiers de l’ancien système au nouveau.
3/ Le nommage des fichiers
C’est souvent un casse-tête exemple les bulletins / fiches de paie, qui peuvent aussi s’appeler bulletin/ fiche de salaire. Penser à mettre la date sur les fichiers que l’on renomme pour faciliter la recherche en format AAAAMMJJ pour faciliter la recherche et le tri.
Limiter la profondeur de notre arborescence à 3-4 niveaux si possible.
Impact environnemental du stockage de toutes nos données : les stockages dans le Cloud ( Icloud, Onedrive, Google drive, dropbox etc …) mais qui utilisent les datas centers ( 2 % du CO2 rejeté). L’invention est géniale pour la mobilité et le stockage des données et le travail collaboratif, mais le risque est de garder trop de données qui ne sont pas nécessaires, car on ne voit pas.
Lien vers des ressources pour apprendre à trier et recycler le numérique et les outils. https://cyberworldcleanupday.fr/
Le choix du mode de stockage est fonction de l’utilité et de l’usage que l’on a de es données (stockage, partage, mobilité…)
Dans tous les cas, il est nécessaire de faire le tri des données périmées et inutiles.
Les mails
La boite mail : on fera le même travail dans sa boite mail. On veillera à alléger sa boite mail, à jeter les mails inutiles, périmées.
Méthode de gestion des mails : CAP
Classer
Agir
Met à la Poubelle
Les 4 D :
DO : moins de 2 minutes, je fais de suite
DELAY: + de 2 minutes, donc je planifie
DELEGATE: je délègue l’action
DELETE : supprimer
Une fois le système de tri fait, faire un ménage une fois par an pour aller supprimer les informations obsolètes ( mails ou documents).
Dans la conservation de nos documents officiels, le fait de créer des répertoires par année et/ou un nommage commençant par l’année, va permettre de supprimer rapidement les documents dont le délai de conservation est atteint.
https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 ( pour la France) https://www.lecho.be/monargent/consommation/administration/les-documents-a-conserver-et-ceux-a-jeter/10155968.html ( Belgique)
https://www.frc.ch/combien-de-temps-conserver-ses-documents/ ( Suisse)
Les informations qui nous arrivent par voie numérique sont les plus difficiles à traiter, car on ne maitrise pas les entrées, notamment les spams et aussi la difficulté qu’on a de se désinscrire de certaines newsletters et du manque de respect des refus de certaines sociétés ( mail et lettre/publicités)
Mieux connaitre Marie Vegas :
Le livre recommandé : “Ils partiront dans l’ivresse” de Lucie Aubrac
La citation : “ Less is more “ Mieux avec moins
Un truc d’organisation : Tout noter, tout centraliser, pour vider sa tête des idées, pensées, projets, tâches etc …. Marie utilise Notion pour stocker toutes ses informations.
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