Dans cet article, j’ai souhaité partager mon parcours pour la création de mon activité professionnelle. Je vais aussi en profiter pour lister les outils, applications, services que j’ai sélectionnés et vous dire pourquoi. Mon but n’est pas de partager “La “voie” ou “LA” bonne méthode pour créer son activité, mais uniquement mon expérience. Cela pourra peut-être vous faire économiser un peu de temps (et d’argent).
Vous me connaissez un peu, donc mon entreprise est très digitale et j’ai essayé dès le démarrage d’optimiser tout ce que je peux déjà optimiser. Les améliorations viendront ensuite bien sûr.
- Ecouter l’épisode sur :
1- Définir son idée et son planning.
Mon idée a mûri pendant plusieurs années avant de voir le jour. Afin de me guider pendant ces années j’ai eu recours à une coach, qui m’a permis de valider mes points forts, qualités, valeurs afin d’être en mesure de créer une activité alignée avec tout cela.
Elle m’a aussi aidée à définir la liste des choses à faire et un planning. Dans mon cas, j’avais beaucoup de recherches à faire, de formations à suivre (coaching, marketing digital, réseaux sociaux…); Mais aussi économiser de l’argent pour financer mes formations et aussi suppléer à la baisse de revenus des premières années d’activité. Cela m’a également permis de mûrir et affiner mon idée, la positionner dans le temps, en parler avec d’autres entrepreneurs.
2. Aide de la BGE.
Une fois décidée à me lancer, j’ai fait appel au service de la BGE des Yvelines. Ce service public permet d’être suivi et conseillé par un spécialiste sur les différentes. phases de la création, depuis la réflexion, l’établissement du business plan, la création de la structure et ainsi de suite pendant les 3 premières années de vie de l’entreprise. On peut également intégrer une couveuse pendant quelques temps pour tester son/ses idée(s).
Pour travailler à la définition de mes services, offres, et une première idée des revenus et charges j’ai utilisé le business model Canvas que l’on trouve partout en ligne et aussi sur le site de la BPI.
3. Aide de l’expert comptable.
Afin de bien choisir sa structure juridique, il est nécessaire de bien être conseillé. Il n’y a pas de bonne ou mauvaise solution. Il y a celle qui correspond à votre propre situation, vos projets de développement etc. Un expert est alors utile. Car il y a de nombreux calculs à faire, pour la fiscalité, les charges, etc. Je ne vous apprends rien en vous disant qu’en France, tout est fait pour compliquer la vie des gens et justifier la grande quantité de fonctionnaires ( mais pas dans les domaines qui en ont le plus besoin comme la santé de l’éducation) Mon choix s’est porté sur une Sasu.
De cette décision découlent beaucoup d’autres. Notamment la nécessité de prendre un expert comptable et d’avoir un compte bancaire professionnel.
Je me suis tournée vers un service en ligne, L-Expert-Comptable.com.
J’ai une personne dédiée et un backup qui suivent mon compte, me font des recommandations. Ce que j’apprécie c’est d’avoir des applications pour suivre mes chiffres et télécharger les justificatifs de mes dépenses. Je crée mes devis et factures directement dans l’application et peux les envoyer à mes prospects et clients directement depuis l’application si je le souhaite. Cette société s’est occupée de :
- la constitution de la société, création et dépose des status
- gère la TVA,
- fait les déclarations directement sur le site des impôts pour moi.
- faire les fiches de paie ( quand je gagnerai assez !!) . Ils
- gèrent tous les documents officiels, et les échéances et ça c’est top.
Je n’ai pas à me questionner sur les deadlines, à faire des heures de compta etc. Je télécharge les justificatifs et hop c’est tout. Et moi je reste concentrée sur mon business.
En plus, j’ai accès très facilement à mon comptable par email ou par téléphone pour poser mes questions, ou clarifier un sujet etc. Côté tarif, 99€/mois, bien moins cher ne les experts comptables traditionnels qui me demandaient aux alentours de 300€ /mois et en plus sans application, donc avec beaucoup d’interactions manuelles, et des chiffres mis à jour une fois par mois etc. Bref j’ai vite compris mon avantage.
4. La banque
Par ailleurs, ma banque est connectée à la compta, ce qui est pratique, pas d’oubli d’écriture. Pour la banque j’ai choisi Shine qui m’a convaincue par les points suivants :
- tarifs mensuels bas ( mais attention si vous faites des paiements avec la carte hors EU c’est le coup de bambou à chaque mouvement). J’ai pris l’offre à 14,90 €/ mois
- carte mastercard (reçue super vite)
- application mobile simple d’utilisation
- paiement effectués immédiatement
- possibilité de faire des devis et factures depuis l’app ( je n’utilise pas puisque je fais avec la compta)
- possibilité de mettre les justificatifs des paiements dans l’app aussi ( et ensuite ça “ redescend dans la compta)
- Des garanties intéressantes ( accidents, bris de vitre smartphone, casse matériel, assistance juridique)
- connexion possible avec les appli de comptabilité,
5. Formation continue
Afin de parfaire mes connaissances j’ai suivi beaucoup de webinars. J’ai beaucoup apprécié ceux dispensés par Malt et par Captain Contrat.
Mais attention, cela n’empêche pas de prendre conseil auprès de spécialistes, les infos données dans les webinars sont génériques et ne peuvent traiter tous les cas particuliers.
Je suis plusieurs webinars/semaine pour me maintenir au fait de mon activité actuelle et passée. Ainsi je ne travaille plus dans le transport directement, mais j’ ai une offre de consultante transport. Je continue donc ma veille dans ce secteur, plus une veille dans les secteurs de mes premiers clients et des formations de conseils dans mes nouvelles activités de coach et consultante.
Tout cela me tient très occupée toute la semaine, mais le planning est varié, je fais ce qui me plait et je peux ajuster comme je veux en fonction de mes contraintes ou envies. Mais il n’y a pas de journée sans rien, sauf si je décrète une journée de repos, ce qui est aussi nécessaire régulièrement.
6. Juriste
J’ai aussi eu recours à un service juridique en ligne Captain Contrat ( lien avec un cadeau si abonnement) , pour l’élaboration des CGV, contrats commerciaux, CGU, Informations RGPD pour mon site web etc. C’est une cotisation annuelle de quelques centaines d’Euros ( env 300 € TTC ) et qui permet l’accès à une banque de contrats personnalisables. Cela m’a beaucoup aidé, car j’ai décroché ma première demande de devis pour mes prestations de consultantes alors que j’avais à peine déposé mes statuts ( je ne me plains pas hein), mais du coup je n’avais rien de prêt au niveau des documents légaux. la cata…
Enfin, il propose l’accès à des juristes et avocats pour des questions spécifiques. Le service est rapide, on a un accès en ligne et aussi par téléphone.
Le groupe Mastermind ré-ouvre ses portes prochainement . Informations et inscriptions ici
7. Applications
Par rapport à mon activité de coach professionnelle et consultante j’ai choisi plusieurs outils / applications)
Ainsi pour mes visios j’utilise Zoom pro , que j’utilise d’ailleurs depuis des années. J’ai aussi la possibilité d’utiliser Google Meet. J’ai installé les plugins de ces 2 outils pour mon agenda GMail, c’est ultra pratique. ( j’ai testé plusieurs applications de mail / calendrier pour Mac et Iphone au préalable. Mais compte tenu des intégrations dont j’avais besoin avec Zoom, Calendly, Hubspot etc, c’est Google qui a gagné la timbale)
D’ailleurs j’ai pris un abonnement Google Workspace pour gérer mes adresses mails pro. Même sans connaissance informatique, je suis parvenue à faire les réglages. Mes 2 calendriers pro/perso sont reliés et donc pas de risque de double RDV.
Par ailleurs, le tout est aussi lié à Calendly, version pro aussi qui me permet de proposer à mes contacts de choisir un RDV qui leur conviennent. J’ai créé plusieurs RDV avec des durées et des objets différents et qui donc sont pris uniquement dans les horaires que j’ai défini. RDV clients, RDV de réseautage ou RDV divers. Cela demande de bien réfléchir à l’avance à sa semaine idéale, de la bloquer dans son agenda sur une longue période de temps, et ensuite de bien aligner ses agendas( pro et perso) et puis ça roule tout seul. C’est un grand gain de temps et aussi la possibilité de mettre facilement un CTA ( Call To Action) dans sa signature, dans un mail, un post, un message LinkedIn etc.
J’utilise aussi MIRO et Mural pour mes interventions en ligne. Que ce soit pour animer des webinaires ou pour faire des réunions/ateliers participatifs. J’ai même recréé dans Miro certains outils de coaching afin de permettre une bonne interactivité pour mes clients. Et je peux dire sans mentir qu’ils adorent ça ! Et quand on anime un groupe et qu’on parvient à avoir tout le monde engagé et loin des mails ou autres distractions pendant 2 longues heures, c’est un succès, je dois dire que j’en éprouve une certaine fierté. Je reviendrais plus tard aux autres utilisations des ces 2 applications.
Parmi les outils que j’utilise pour mes vidéos, que ce soit par mes podcasts ou bien les supports que je mets à disposition de mes clients dans l’appli Micro Doing, j’utilise Loom et Prezi . Les 2 outils sont très simples d’utilisation. Je crée des supports à mes interventions en quelques minutes, ce qui demande bien sûr d’avoir bien préparer en amont les messages que je souhaite transmettre. ( là je vous recommande les vidéos de Phil Waknell sur Youtube ).
Mes podcasts sont hébergés sur Spreaker depuis 6 ans et pour le moment je n’ai aucunement envie de changer de prestataire. Je suis de celles et ceux qui préfèrent apprendre à bien utiliser un outil avec ses différentes fonctionnalités afin de gagner en efficacité et donc en temps, plutôt que de passer mon temps à tester des nouveautés qui ne m’apporteront pas nécessairement des avancées techniques importantes.
Pour le sous titrage des notes, j’utilise YouTube que je corrige. J’ai testé plusieurs autres outils et ai été tellement déçue par les nombreuses erreurs à corriger de certaines app – une parvenant notamment à transcrire moins de 2 minutes d’une vidéo de 8 minutes – Et ce malgré ma diction qui est parait-il plus que correcte.
Pour mon site, j’utilise WordPress avec le thème Themify Ultra, le tout hébergé chez OVH. Alors là ne recommande ni OVH ni Themify. OVH, car le service client est juste inexistant si vous n’êtes pas un pro de la création de site. Pour le thème, je le trouve très instable. C’est le 4ème site que je crée moi-même et c’est la première fois que j’achète un thème qui pourtant a de bonnes “notes”. Mais à chaque changement sur WP, tout saute. Je peux passer des heures à faire des modifications que je sauvegarde toutes les 2 minutes et pffiou tout disparaît d’un coup. Par conséquent, dès que possible je dois changer de thème. J’ai aussi beaucoup de plugins installés ( je ne mets pas les liens car il est plus simple d’aller les chercher depuis votre WP) :
- Askimet (Antispam)
- Coming Soon (génial pour la phase de création, les landing pages…)
- Cookie Notice +
- Hubspot pour WP (c’est mon CRM)
- Imagify (réduire la taille des images pour gagner de la place)
- IThemes Pro (sécurité)
- MC4WP (Mailchimp pour WP)
- Monster insights (statistiques)
- Seed Prod Pro
- Updraft Plus (sauvegarde/Restauration)
- Yoast Seo
Voici un article qui m’a aidé à choisir les plugins issu du blog de WP Marmite.
8. Matériel :
Au niveau du matériel, j’ai changé mon Mac qui commençait vraiment à donner des signes d’âge.
J’ai donc un Mac Book Air M1 16GB ( oui c’est une vraie tuerie puisque vous posez la question) et un petit hub ( lien affilié) lui aussi recommandé par mon spécialiste de fils
Je pensais acquérir aussi un grand écran supplémentaire car depuis des années je travaille avec 2 grands écrans. Mais il fallait que j’attende de recevoir mon Mac avant de choisir l’écran. Et il se trouve qu’à son installation mon fils m’a montré comment utiliser mon Ipad Air ( tout simple et qui a 3 ans) pour faire un 2nd écran.
J’ai donc décidé de tester quelque temps ce setup avant d’investir quelques centaines d’euros dans un écran. Et finalement, pour le moment je fonctionne très bien avec ce montage. Dans ma précédente vie professionnelle, j’utilisais quasi en permanence de gigantesques fichiers Excel et avoir 2 grands écrans était super pratique. Mais aujourd’ hui j’utilise Google Sheets ou Numbers seulement pour suivre mon budget et mes KPI hebdo. Je ne gère pas encore une multinationale (même si j’y travaille !) et donc mes 2 “petits” écrans sont suffisants. J’ai bien fait de ne pas me précipiter.
J’ai investi dans un système qui me permet de travailler debout si je le souhaite ( Lien Amazon affilié). C’est posé sur mon bureau silencieux et doux à la montée / descente et très peu cher comparé à un bureau assis/ debout.
Mon Mac est sur un support qui le surélève ( Lien Amazon affilié) , ce qui me permet de faire mes visio en regardant les gens dans les yeux ( très important car sinon l’interlocuteur se sent dominé et je n’exerce plus pas comme Maitresse Dominatrice)
J’ai un clavier et une souris sans fil et rose. (( Lien Amazon affilié), apparemment n’existe plus en rose). C’est un recyclage de mon ancienne vie pro. J’avais un clavier / souris sans fil pour mon PC. J’ai réussi à paramétrer l’équipement pour le Mac. J’ai trouvé sur Amazon un vendeur de petites étiquettes ( 7 €, ( Lien Amazon affilié)) pour touches MAC et j’ai collé les “bons” stickers sur les touches et hop le tour est joué. J’ai pu conserver mon superbe clavier rose au lieu d’acheter un clavier Apple ( en plus il n’existe pas en rose) pour un budget rikiki.
J’ai failli changer de siège car je trouvais que l’ancien roulait mal, c’était inconfortable ( c’est un siège Ikea peu cher mais qui fait le job jusque là). Et donc au lieu de ça, j’ai changé les roulettes. Mon ami Amazon m’a proposé des roulettes de compétition ( lien affilié), aussi performantes que les roulettes de roller en ligne. Même Padawan et ses 4 kg parvient à traverser la pièce sur la chaise rien qu’en sautant dessus, tellement ça roule en silence et sans abîmer le parquet et pour moins de 30 €.
Enfin dernier joujou, une tablette RemarKable . J’en avais assez des dizaines de carnets de notes que j’empile depuis des années, pour les formations, les webinars, les notes prises lorsque je suis au téléphone avec les uns et les autres. Moi qui adore écrire à la main, qui tape pas très vite sur mon clavier et je dois prendre souvent des notes en réunions, en formations etc.. je revis avec cet outil. En plus la fonction de conversion en texte dactylographié est juste bluffante. Cet article a d’ailleurs été écrit sur la tablette et intégré ensuite dans un traitement de texte pour révision et correction.
9. Image
J’ai choisi de faire créer mon logo par une freelance géniale, et une mini charte graphique par une professionnelle. Cela m’a évité de passer des heures sur Canva. J’utilise cette application depuis des années pour mes posts, covers etc. Mais après avoir fait quelques tentatives pour créer mon logo, je me suis rendue à l’évidence :
- Ce n’est pas mon métier, donc au mieux je pourrais bricoler un truc plus ou moins correct
- Pour obtenir ce “truc” j’ allais y passer un temps considérable alors qu’en phase création, ma priorité est de démarrer une activité avec une OFFRE, une STRUCTURE, et trouver des CLIENTS. Par conséquent je n’avais pas de temps à consacrer à cela.
C’est d’ailleurs dans ce piège que je suis tombée avec la création de mon site . Je n’étais pas prête à dépenser quelques milliers d’Euros par un site pro. Forte de mes 3 précédentes expériences en la matière, j’ai pensé que cela allait être rapide à faire. QUE NENNI. J’y ai consacré une énergie et un temps fou, par un truc qui plante presque chaque jour. Pas terrible comme bilan. Pour les paiements en ligne, j’ai ouvert un compte Paypal pro et j’ai installé des liens sur mon site. Mes clients pro me payent par virement. Mes clients BtoC peuvent utiliser paypal.me. Pour le moment c’est largement suffisant. Si mon activité BtoC décolle comme je le souhaite, j’ai prévu d’utiliser d’autres applis et très probablement Mollie. A suivre pour cette partie.
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10. Communication
J’ai un plan marketing à 60 jours que j’ai récupéré lors d’une formation au marketing Digital dispensée par Amy Porterfield. Les lundi sont occupés en partie par cette partie de création de contenus et de planification des mises en ligne.
J’utilise CANVA pro par les cover, Unsplash pour les images et BUFFER pour planifier les publications.
Je m’astreins toutes les semaines à planifier des RDV de réseautage pour reprendre contact avec des personnes que je n’ai pas eu en ligne depuis quelque temps. Outre le fait de reprendre des nouvelles fraîches, je les informe de mes nouvelles activités. Même s’ils ne sont pas ma cible client, ce n’est pas grave. Ce sont de petites graines pour plus tard. Je demande à tous mes nouveaux contacts un entretien de 30min par faire connaissance
J’essaie d’avoir au moins une fois par semaine 1 appel de prospection où je présente mon offre. Pour le moment je teste auprès de mon réseau en demandant du feedback pour perfectionner mon approche et le storytelling.
11. Process
Dès les premiers jours de création de mon activité j’ai créé visuellement les process pour certaines tâches récurrentes comme l’enregistrement des factures et des justificatifs, la création des contenu pour mon outil Micro Doing. J’utilise MIRO et MURAL pour cela. C’est important car certaines tâches sont toutes nouvelles pour moi et cela m’évite de tenter de me souvenir comment j’ai fait le mois précédent par exemple. Cela me permet aussi de voir ce qui peut être amélioré ou supprimé dans le process. Enfin, quand viendra le temps d’externaliser certaines activités, je serai prête à le faire avec des process affûtés. Et je profite que j’ai encore du temps pour le faire, pour mettre cela en place. Dans quelques semaines, quand je croulerai sous les demandes clients, je n’aurai pas le temps de mettre les process à plat et ce sera à ce moment là que j’en aurai le plus besoin.
12. Ce que je retiens :
- Bien définir ce que l’on veut offrir comme services et comment on va l’offrir.
- définir la liste des fonctionnalités dont on a vraiment besoin avant de choisir des outils et applications.
- ne pas se précipiter, rechercher des informations de plusieurs sources.
- tester quelques outils mais pas tous, c’est trop long et n’apporte pas grand chose. Regarder des sites comme Zetoolbox pour avoir des pistes
- Prendre des notes, car il y a beaucoup d’informations qui arrivent et on ne peut pas tout retenir.
- Faire une liste de toutes les applications ou services dont on pense avoir besoin, pour réfléchir à ce qui peut être intégré ou bien à des services qui proposent des packages. Exemple Hubspot peut sembler cher, mais il fait la gestion du calendrier un peu comme Calendly, il est intégrable et peut même se substituer à Mailchimp . Et bien d’autres choses encore, d’où l’intérêt de ne pas se précipiter et de faire le tri de dans ce qu’on peut / doit / aimerait utiliser. Et parfois un outil qui semble “cher” peut en remplacer plusieurs qui individuellement reviennent plus chers.
- Commencer simple et efficace et on grandit après.
- Se fixer un planning précis de ce que l’on veut faire chaque jour et s’y tenir. Ne pas être trop ambitieux car comme c’est nouveau on sous-estime fortement le temps réel qu’on va y passer.
- Discuter de ses idées avec d’autres entrepreneurs, écouter leurs retours et suggestions.
- Trouver un partenaire d’accountability et mettre en place des échanges hebdomadaires.
- Garder un rythme de travail équilibré , avec des pauses, du sport, bien se nourrir et ne pas chercher à avoir fini avant d’avoir commencé.
Voici donc les outils et méthodes que j’ai utilisés pour la création de mon entreprise. J’espère que cela vous sera utile voire que cela vous donnera des idées. Encore une fois, il ne s’agit ici que d’un partage d’expérience.
Bien évidemment, la création d’une entreprise ne se limite pas à choisir des outils, il faut surtout une offre et des clients ! Mais ça c’est un autre sujet.
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