La productivité au bureau – Bien démarrer la journée – 3-

Bonjour à tous, nous voici arrivés à la 3ème étape de notre dossier ” Comment bien démarrer la journée – la productivité au bureau.

Petit rappel des épisodes précédents :

Vous vous êtes levé après une bonne nuit de repos, avez fait vos exercices matinaux.  Vous enfants, si vous en avez, se sont levés eux aussi en plein forme, calmement. Après les petites activités matinales, vous avez tous pris un bon petit déjeuner, et vous avez quittés une maison ordonnée.

Vous déposez les petits à l’école, chez la nounou, ou bien ils sont assez grands pour  aller seuls en cours et vous voilà dans votre voiture ou bien dans les transports en commun pour vous rendre au travail. C‘est bon, vous visualisez ?

Ce temps de transport, quel qu’il soit, est encore du temps pour vous. Lire, écouter votre musique ou un podcast,  réfléchir à un projet que vous avez, bref c’est du temps à vous. Alors P-R-O-F-I-T-E-Z  E-N !  Laissez loin votre smartphone, les coups de fil ” boulot” depuis la voiture qui vont vous agacer dès le matin. Et pour cela, dites vous ceci

Et hop, à la place mettez à fond le morceau de musique fétiche qui vous énergétise, dansez dans la voiture, bref, rien que pour vous. Moi j’adore la music de Mannix   de Lalo Shifrin  , ça me donne un super pêche !

D’ailleurs je vous propose ici une petite vidéo à mourir de rire.

Vous voici au bureau, vous vous installez et allumez votre PC.

Tout d’abord garder à l’esprit votre objectif : Passer une journée bien remplie, productive, donc vous serez satisfait(e), mais qui prendra fin à une heure bien précise, heure à laquelle vous courrez rejoindre vos proches, votre salle de gym, vos copines au cinéma … bref votre vie personnelle. Parvenir à remplir ses objectifs professionnels et personnels n’a rien d’antinomique, les deux sont nécessaires et essentiels à votre bien être. Et vous devez être satisfait(e) sur les 2 tableaux.

Première chose à faire, votre ToDo list pour la journée. Idéalement, la veille avant de quitter votre bureau, vous avez déjà jeté les bases de votre lendemain. Inscrivez y tout ce qui vous avez à faire et pour chaque tâche, notez quelques sous tâches. Par exemple, vous devez organiser une réunion de travail sur un dossier vous pourriez donc avoir :

et ainsi de suite.

Classer ensuite les tâches selon leur priorité. Sachant que vous êtes bien ” frais/fraîche” pensez à commencer votre journée par l’action là plus ardue, même si elle vous rebute de prime abord.

Prévoyez aussi une tâche ” fun” c’est à dire quelque chose qui vous fait vraiment plaisir pour le début d’après midi, période où nous avons traditionnellement un petit “coup de mou”. Le côté plaisir vous aidera à vous concentrer et vous serez très motivé(e) malgré la baisse de régime.

N’omettez pas les tâches ” pénibles”, celle qui ne vous motivent pas mais qui, si elles ne sont pas faites, vont vous causer appels, mails de relance, visites impromptues … et donc perte de temps.

Je vous recommande cet excellent article de Shane Parrish, en anglais, sur une vision très productive de la priorisation des tâches.

Cet exercice de ToDo List peut être fait sur un bloc note, un carnet ou sur votre PC. J’utilise l’application Asana pour mes ToDos, et pour la gestion des projets. Le gros avantage de cette application gratuite, est qu’elle est disponible sur tous les supports, PC, Mac , iOS et android, ce qui fait que ma ToDo me suit partout, et que je peux aisément y rajouter quelque chose alors que je suis en déplacement, en réunion etc. Je l’utile pour le professionnel et le personnel. J’aurai l’occasion d’y revenir d’un un prochain article.

Il existe de nombreuses applications de ce type, faites votre marché si vous voulez passer au numérique !

Ok, la ToDo est faite, alors lancez vous immédiatement sur la première tâche, celle qui est un peu ardue et qui requiert concentration et temps.

Éteignez votre téléphone, ou mettez en silencieux, fermez la porte si vous êtes dans un entreprise où les portes de bureau sont toujours ouvertes, respirez à fond et “en avant Guingamp”.

Si c’est une tâche qui vous demandera plus d’une heure de travail, je vous recommande de prévoir une petite pause de 10 minutes après 45-50 minutes. Les études montrent qu’au delà de cette période, l’attention se relâche. Levez vous, allez saluer quelques collègues que vous n’avez pas encore vu, prenez un café et retournez à votre dossier.

Si jamais on vient vous interrompre, sachez rester ferme et concentré(e). Voici un article très intéressant et très détaillé qui vous aidera à traiter les interruptions, issu de “Temps Action” dont j’ai fait un résumé en infographie.

Vous pouvez être vous même la cause de l’interruption, une idée arrive de nulle part, à propos d’une chose oubliée ou à faire ( et je m’adresse très particulièrement à vous mesdames, nous qui sommes les pro des idées qui arrivent aux moments les plus inattendus, vous voyez ce que je veux dire 😉 ??) Dans ce cas, notez là immédiatement et chassez là de votre esprit et on reprend !

Pour une tâche dont vous estimez la durée plus courte, utilisez la méthode du ” pomodoro“. Il s’agit d’un minuteur, d’une durée de 25 minutes, puis une pause de 5 minutes et à nouveau 25 minutes et ainsi de suite. Cela vous permet d’enchaîner plusieurs tâches de courte durée. L’effet timer, aide à se concentrer rapidement pour achever le dossier rapidement. Des appli sont disponibles pour PC ou smartphone, ou encore en ligne. Mon préféré ici

Contrairement à ce que beaucoup de personnes croient, être scotchés à sa boite mail toute la journée est tout sauf productif. Votre temps est alors happé par les demandes incessantes, et vous n’êtes absolument pas maître de votre temps.

La bonne technique est de ne la consulter que 2 ou 3 fois par jour. Vos collègues doivent comprendre que le mail n’est pas un outil pour gérer les urgences, il y a le téléphone pour cela et que vous n’êtes pas non plus le clone de Google ! et ne vous laissez pas avoir par ” je sais que je te l’ai déjà demandé, mais je n’arrive plus mettre la main sur XXX, et toi tu es tellement organisé(e) que tu l’as sans doute conservé”. Ben voyons !!! Va voir ailleurs ….

La consultation ne doit vous prendre que quelques minutes pour :

Parcourir les mails “Inbox” et les classer.

Il existe de nombreux outils généralement prévus dans votre gestionnaire de mail pour vous aider à faire un tri efficace :

• visionner rapidement si vous êtes le seul destinataire d’un mail, ou bien en copie seulement. Ce qui vous permet de rapidement gérer les priorités de lecture

voici un exemple de filtre avec Lotus Notes. Ce n’est pas paramétré par défaut, il faut donc le faire soi même

Ici 3 types d’icônes seront positionnés sur chaque entête de mail, permettant de définir ce qui est à lire en premier ( pastille bleue), second (bleu/blanc) et enfin en dernier ( pastille blanche)

• Vous pouvez attribuer une couleur aux expéditeurs récurrents ( votre chef, un client) etc … ce qui vous aidera à adresser les mails au plus vite

• Enfin, l’automatisation de classement, vous les newsletters par exemple, des rapports d’activité que vous recevez régulièrement et qui n’ont pas un caractère d’urgence.

Ensuite vous allez classer les mails restants en différentes catégories, par exemple :

• A traiter maintenant ( c’est à dire prochainement)
• A traiter plus tard ( mais à ne pas oublier) . Pensez d’ailleurs à utiliser les rappels ou signets avec une date de fin, afin de répondre dans les délais proposés par l’expéditeur si besoin.
• la corbeille après lecture

Et votre inbox est vide, vous refermez vite après avoir ajouté à votre To Do les actions à entreprendre pour traiter les mails ” à traiter maintenant” et vous poursuivez votre journée. On ne peut pas forcément atteindre le 0 inbox tous les jours, mais gardez comme objectif d’y parvenir au minimum en fin de semaine. Et c’est tout à fait réaliste !

Variante possible :

Dans certaines organisations, il y a une vie la nuit, soit du fait du secteur d’activité ou bien du fait de la couverture mondiale de votre société. Par conséquent il est parfois impossible de faire abstraction de la lecture des mails à peine arrivé au bureau. Dans ce cas la première chose à faire serait de traiter rapidement les mails comme indiqué plus haut afin de pouvoir intégrer les éventuelles urgences dans la ToDo list du jour. Pour vous y aider, et afin d’éviter que votre boite mail ne devienne votre tasks manager, la plupart des applications de gestion de Todo offrent la possibilité d’envoyer des mails depuis votre boite mail vers cette appli et de transformer ainsi le mail en tâche. Cela est possible avec Asana dont je vous parlais plus haut. J’y reviendrai dans mon prochain article.

Autre point crucial de la matinée, l’agenda.

N’hésitez pas à tenir fermement votre agenda. Je veux dire par là, faire payer cher tout ” chamboulement” inopiné. Comment pouvez vous atteindre les objectifs irréalistes que votre nouveau patron vous a donnés s’il passe son temps à jouer au grand chamboule-tout avec votre organisation ? Tenez bon, et utilisez les périodes “buffer”.

Cela vous parait difficile ? essayez vous serez surpris(e) !

Ou bien, négociez

C’est le principe du donnant – donnant, du ” pas de concession sans contrepartie” et autre relation professionnelle ( et personnelle) équilibrée.

Dernier point sur la gestion de l’agenda, la ponctualité. Rien de pire que d’être à l’heure à une réunion , et de devoir attendre 30 minutes ou plus.

2 conseils :

1. Vous êtes l’organisateur/rice,vous devez toujours être à l’heure ( et par là je veux dire en avance, salle prête pour recevoir les participants). Attendez 5 minutes les participants et commencez la réunion et tant pis pour les retardataires. Autre point, quand les retardataires arrivent, ne leur faites pas de résumé de la situation; Attendez la pause. Tant pis pour eux. Vous n’avez pas à prendre du retard sur votre agenda à cause d’eux, et vous n’avez pas à vous interrompre ou couper l’élan créatif du reste de l’équipe pour lui. Sinon, pourquoi serait il à l’heure la prochaine fois ? Et pour les parisiens ( dont je suis) , arrêtez avec le fameux quart d’heure parisien ! Il y a suffisamment d’outils d’informations pour vous permettre d’éviter les bouchons ou bien de partir plus tôt… et d’arriver à l’heure. D’autre le font pourquoi pas vous ?
2. Vous êtes participant(e) et votre organisateur n’est pas à l’heure. Évaluez les circonstances ( chutes de neige, gréves des transports ou autre facteurs extrêmes). Si aucune de ces “raisons” ne sont présentes, personnellement après 20 minutes d’attente, je pars, surtout si l’organisateur n’a pas pris la peine de prévenir de son retard. Il a prévenu, ou bien que j’ai fait une longue route pour me rendre au rendez vous, lors de l’arrivée de l’organisateur, je rappelle simplement que la réunion devait se terminer à telle heure et que j’ai malheureusement des engagements après qui ne me permettront pas de rester plus longtemps pour compenser le retard. Et dites vous bien que vous n’êtes pas en train de mentir. Après cette réunion vous n’aviez certainement pas prévu de rentrer à votre bureau pour buller, n’est ce pas ? Vous êtes organisés et avez donc quelques choses de prévus après cette réunion.

Conservez à l’esprit que la ponctualité est ” la politesse des rois“, et qu’en l’étant vous montrez votre respect du temps qui vous est accordé par vos collègues ou contacts. Le perpétuel retard est par ailleurs signe que le retardataire considère que son temps est bien plus précieux que celui des autres et qu’à ce titre il peut faire ce qu’il veut.

Vous avez toujours à l’esprit votre heure de départ précise du bureau, satisfait(e) de vos réalisations du jour.

Du coup, évitez de vous appesantir 1 heure à la machine à café avec vos collègues. Je ne vous dis pas d’être asocial(e), loin de là, mais quelques mots suffisent. Vous pouvez déjeuner avec vos collègues, les voir en dehors du bureau ! Aujourd’hui vous êtes là pour être productif/ve et surtout repartir SATISFAIT(E) de votre journée et pas en train de pester parce que vous n’avez pas bouclé ceci ou cela.

Cependant, vous pouvez aussi être dérangé(e) par le “boulet” de service. Je suis sure que vous en connaissez au moins un ou une, … j’en ai 2 bien en tête!  Des personnes absolument charmantes, joviales, mais qui semblent errer en permanence dans les couloirs, généralement peu occupées et à l’affut d’une oreille pour écouter :

• les petits problèmes
• le dernier weekend /vacances / sorties bref se vanter
• les secrets qu’ils ne devraient pas vous dire mais qu’ils vous confient tout de même ( comme à tout l’étage)
• la conspiration pour les virer. il faut dire que depuis le temps que tout le monde se demande ce qu’ils font encore là, que les fantasmes vont bon train. Depuis le francmac, au parent éloigné du patron en passant, par “le gars qui était super et qui ne s’est jamais remis de son divorce il y a 8 ans”… ce serait il rendu compte que vous faites secrètement des incantations pour qu’on vous débarre de ce boulet???

Comme ils sont charmants, il est très difficile de les ” chasser”, mais là encore il faut tenir bon et ne pas hésiter à être fermes sur le fait que vous avez du boulot ( vous). Quitte à le froisser un peu, ce n’est pas grave. D’ailleurs, pour vous en convaincre, essayez d’aller déranger votre ” boulet” la seule et unique fois où il est occupé ( ce sera peut être difficile de trouver le moment ;-)). Vous serez surpris(e) de constater la façon dont il va vous envoyer sur les roses ! essayez et dites moi !

Dernière chose , partez à l’heure !! C’est possible !

Si vous aussi vous avez des trucs et astuces pour améliorer votre productivité dès le matin, faites nous en part !!!

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