Rédiger des mails Efficaces -PVY131

Le thème du jour, “Comment Rédiger des mail Efficaces », concerne principalement l’organisation professionnelle, mais il peut aussi être utile dans la vie privée.

Au bureau, le mail est devenu le principal outil de communication à tel point que des recherches récentes sur la vie en open spaces, montrent que même des collègues qui travaillent face à face se font de mails. Et je dois dire que je suis la première à le faire aussi pour éviter de déranger les autres personnes autour de moi, ou d’interrompre la personne à qui je dois demander quelque chose si je la vois en pleine concentration.Voici quelques conseils pour un meilleur usage des mails et aussi assurer un meilleur taux de réponse sans avoir à relancer.

  • Privilégiez les mails pour les informations classiques, le téléphone pour les urgences et la contact visuel pour les sujets sensibles et les mauvaises nouvelles.
  • Les destinataires sont les personnes directement concernées et uniquement cela là.
  • En copie, on met les personnes qui ont besoin de l’information mais à qui aucune intervention n’est demandé. Pensez que beaucoup de personnes organisée lisent en priorité les mails qui leur sont adressés directement et les autres mails sont lus plus tard.
  • Le sujet doit être clair et indiquer immédiatement au lecteur la nature du mail. Par exemple au lieu d’écrire un sujet comme «  agenda de la réunion du jour » à votre chef, écrivez plutôt : “3 points clés pour la réunion de 15.00”
  • Ne pas oublier la politesse ( bonjour, merci, cordialement, bien à vous…)
  • Faites des phrases courtes, allez droit au but. Le texte doit être court pour être lu. Si vraiment vous devez faire un mail long, écrivez votre mail, puis revenez au début pour indiquer un résumé de ce qui est écrit en dessous, avec les principaux points à retenir. On procèdera de la même façon si on envoie un document joint.
  • Si vous attendez une action de la part du destinataire, indiquez le clairement ainsi que la date souhaitée pour la réponse.
  • Ne traitez qu’un seul sujet par mail.
  • Mettez-vous dans la peau du destinataire. Quelles informations seront les plus pertinentes pour lui, et pour lui permettre de comprendre rapidement le sujet et la demande s’il y a lieu. 
  • Précisez en quoi la demande est utile au destinataire afin de le motiver à y répondre de façon précise et rapide.
  • Réfléchissez à comment vous pouvez éviter des allers retours d’emails nombreux et chronophages en communiquant toutes les données qui seront utiles au destinataire. Si c’est une demande que vous avez déjà faites à d’autres personnes, reprenez les anciens mails et regardez les questions qui vous ont été posées afin d’être sures que votre message contiendra bien toutes les informations. Si vous avez besoin de plusieurs informations listées les clairement.
  • Evitez les acronymes propres à votre service ou entreprise qui ne seront peut être pas compris par le destinataire.
  • Evitez les polices de caractères “fantaisie”, les couleurs, les tailles différentes.
  • Attention aux images insérées ( tableau, photos), ajustez la taille de ces documents et pensez qu’ils ne sont pas visibles sur tous les supports ==> mettre en pièce jointe si besoin.
  • Corrigez l’orthographe
  • Si vous constatez que votre message conduit à une longue liste d’échanges, prenez votre téléphone, clarifiez le sujet, répondez aux différentes questions et résumez le tout dans un dernier mail.

Pour certaines demandes, on pourra privilégier les messageries instantanées qui existent dans le plupart des entreprises maintenant et qui permettront de récupérer une information rapidement ( si l’interlocuteur est connecté) sans passer par la case mails. Cette démarche est d’ailleurs bien meilleure pour l’environnement car l’envoi et le stockage des mails consomment une quantité croissante d’énergie.

Et voilà comment quelques astuces pourront vous faire gagner un temps précieux.

Priscille LIVENAIS
J'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite, tout en sérénité.
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