Vous prendrez bien un petit Process ? PVY078

Suite de notre dictionnaire de l’efficacité et de la productivité. Aujourd’hui le process, mot qui fait un peu peur, qui nous fait souvent penser à des choses compliquées et qui est néanmoins omniprésent dans nos vies. Ecouter le podcast

Définition du process

C’ est une série d’actions qui doivent être faites dans un ordre précis afin de réaliser un but défini à l’avance.

Cela s’applique à tous les domaines mais avec des noms différents. Par exemple, une recette de cuisine est un process pour réaliser un plat précis . Une partition de musique est le process par faire entendre et jour un morceau précis. La notice de montage que vous trouvez dans votre paquet IKEA , est le process pour obtenir le meuble que vous avez vu dans le magasin ou sur le catalogue. On peut aussi le désigner sous le nom de processus, mode opératoire ou encore ligne de conduite.

Toutes ces actions consécutives ont un but commun, la réalisation de quelque chose de précis.

Un process peut être très simple ou bien complexe et nécessiter un niveau de détails plus ou moins fin.

Souvent les process sont écrits, voire décrits avec des schémas, ou des organigrammes, des diagrammes de procédés ou flow chart. L’ utilité de les écrire est qu’ils pourront être reproduits par n’importe qui sachant lire. Il y a plusieurs outils pour décrire un process, une liste d’action successives dans word ou excel, un diagramme plus élaboré avec des boites et des flèches, avec power point, excel, visio, pour les plus connus, mais ce peut être aussi via une application de mind-mapping. Dessiner ou décrire un process est particulièrement utile lorsque l’on veut déléguer des tâches à une personne, par exemple au travail.

Objectif et composition du process :

Le process a deux objectifs :

S’ assurer que toutes les actions qui composent une tâche sont effectuées dans l’ordre voulu et
Permettre la réalisation par d’autres.

Il y a plusieurs composantes dans un process :

le but du process, ce qui va être réalisé si on suit les instructions
la liste de ce qui est nécessaire, des outils ou bien des ingredients ou encore des documents, un logiciel, une application, des matières premières etc,
les actions à effectuer
l’ordre de réalisation
un timing pour indiquer la durée des actions individuelles (exemple battre les œufs et le sucre jusqu’à ce que le mélange blanchisse)
la durée globale par atteindre l’objectif du process

Un process peut aussi faire référence à d’autres process. Par exemple pour faire des choux à la crème, vous allez déjà avoir la pâte à choux à faire, et pendant la cuisson vous ferez la crème et à la fin vous assemblerez les deux éléments. Votre recette est en fait composée de 2 éléments indépendants, la recette des choux et celle de la crème qui sont ensuite reliés entre eux pour faire les choux à la crème.

Un process peut aussi avoir des variantes. On va avoir une partie du process qui va être commune à plusieurs process et à la fin ou bien à un moment on va personnaliser un élément. Quelques exemples:

On peut faire des choux à la crème vanille, mais aussi parfumer la crème avec du chocolat, de la noisette etc.
Vous pouvez avoir un process qui va permettre à votre stagiaire de créer un reporting quotidien, mais tous les jours il devra enregistrer le fichier avec la date du jour, et vous ne ferez pas un process pour chaque jour, mais vous créerez une tâche de personnalisation de l’enregistrement du document final.

Cette technique est beaucoup utilisée quand on travaille par batch. Et je vous propose de réécouter le précédent podcast sur le batch pour plus de détails. Imaginons que vous soyez créatrice de vaisselle. Vous aurez un premier process pour créer une grande quantité de vaisselle blanche ou brute puis d’ autres process pour la personnalisation avec certains motifs, un vernis d’une couleur particulière etc et ensuite un nouveau process qui reprendra toutes les actions de finition qui seront indépendantes du dessin réalisé sur la vaisselle à l’étape de personnalisation.

Process et délégation

Le procès est utile pour former quelqu’un, pour s’assurer qu’une tâche et toujours effectuée de la même façon pour obtenir un résultat identique. Il est essentiel dans la délégation. Il va être utilisé pour des tâches répétitives mais aussi et peut être surtout pour des tâches que l’on ne fait pas souvent afin d’éviter d’oublier une étape. Attention toutefois à n pas croire que parce que c’est écrit, la personne a qui vous allez déléguer l réalisation de la tâche va le faire aussi bien que vous et aussi rapidement dès la première fois. L’auteur et coach américain Rory Vaden, écrit dans son livre « Procrastinate on purpose », qu’il faut 31 fois le temps de réalisation de la tâche, en temps de formation, avant que le « formé » soit aussi efficace que vous. Ainsi pour une tâche qui vous prend 5 minutes tous les jours, compté qu’il vous faudra passer 31 * 5 = 155 minutes de formation, mais en faisant un calcul sur un moyen / long terme, c’est souvent très rentable de déléguer certaines tâches qui apportent peu de valeur à votre entreprise si elle est réalisée par vous et de vous concentrer sur les tâches qui apportent réellement de la valeur à votre entreprise. Réfléchissez y amis entrepreneurs. Il est souvent difficile de sauter le pas, ou bien, on pense que l’on a pas les moyens de déléguer. Mais si les heures que vous passez en tâches qui ne développent pas directement votre business, vous les passiez en tâches qui vont réellement vous permettre de développer votre activité, alors oui, il est urgent de déléguer et de vous concentrer sur ce qui fait la valeur de votre entreprise et votre valeur dans cette entreprise.

Process et optimisation

L’écriture de process, va permettre d’identifier des actions ou des étapes qui ne sont peut-être pas utiles, redondantes et ainsi d’optimiser la réalisation de la tâche. On va ainsi gagner du temps dans la réalisation, mais aussi optimiser les coûts de la réalisation. Même une toute petite entreprise a intérêt à mettre par écrit ses process et à travailler à leur optimisation, car c’est souvent une source importante d’économies, négligée par les petites entreprises.

Il faut parfois revoir ces process pour les rendre plus simples, plus rapides, plus efficaces. C’est l’un des objectifs d’un ensemble de méthodes regroupées sous l’appellation lean management. Et je vous en parlerai plus tard lors d’une interview avec une spécialiste.

Pour les personnes qui sont intéressées par ce sujet, je recommande la lecture d’un livre en anglais « Work the system » de Sam Carpenter, qui est un entrepreneur qui a connu des échecs et a appris de ces échecs. Il a compris l’importance des systèmes et process dans une entreprise et explique tout cela dans ce livre. Il a aussi une entreprise de consultants, dont le but est la mise au claire des process dans une entreprise. Il existe des cabinets de conseil spécialisés en France, ainsi que des professionnels indépendants qui peuvent vous aider dans cette démarche. Si vous connaissez aussi « The 4 hour workweek » ou « La semaine de 4 heures » de Tim Ferris, vous savez aussi que la méthode repose sur les systèmes et les process.

Les process sont donc très utiles mais il ne faut pas tomber dans l’extrême du « tout process. » Même si toute notre vie privée ou professionnelle est remplie de systèmes et de process, il ne me semble pas bon de tout vouloir mettre dans les cases ou dans des schémas. Il faut aussi à laisser sa part à l’imagination, l’inconnu, la nouveauté et permettre à notre esprit de trouver des solutions qui ne sont pas écrites pour faire face à de nouveaux problèmes.

Et vous, avez vous des process dans votre vie ? Comment les optimisez vous pour être plus efficace ?