Surmontez ces 5 challenges dans votre organisation

challenges
Au moment de mettre en place une nouvelle organisation, ou bien lorsqu’on tente d’améliorer une organisation existante, on se trouve souvent face à des challenges qu’il nous faut prendre en compte. Il s’agit  de situations ou de difficultés que nous pouvons tous rencontrer à un moment ou un autre de notre vie. 
Vous trouverez ci dessous 5 challenges « courants » avec les moyens d’y faire face.

Les phases de Transition de la vie

Cela concerne les grands changements qui peuvent intervenir dans votre vie : mariage, naissance, divorce, départ des enfants à l’université, retour de l’université, décès d’un proche, perte d’emploi, des choses qui vont modifier vos habitudes et qui vont donc avoir un impact sur notre organisation.  D’autant que ces périodes s’accompagnent souvent de stress, ce qui ajoute alors à la difficulté de rester organisé malgré les changements. Un système qui marchait à la perfection peut tout à coup se révéler totalement inefficace.
  • La première chose à faire est de reconnaître, d’accepter ce changement et ne pas vous autoflageller parce que vous êtes momentanément désorganisée.
  • Deuxième solution, faire un brain dump, sur du papier, un enregistreur vocal, des post it, votre bullet journal, qu’importe, pourvu que vous vidiez votre tête de ce qui est à faire. Et vous mettez le paquet, vous notez absolument tout ce qui vient, sans jugement, sans frein, sans auto censure. 
Vous allez ensuite commencer à organiser tout cela, définir les prochaines étapes, le planning et ainsi retrouver un sentiment de contrôle de ce qui se passe. Vous pouvez faire un premier tri de toutes ces choses à faire en 5 catégories. Reprenez votre liste et réarranger les idées ou tâches dans ces catégories :
  • urgent : ça ne peut vraiment pas attendre et vous devez le faire vous même
  • important mais pas urgent : les tâches que vous devez  faire vous-même, doivent immédiatement être planifiées dans votre agenda. Si vous tardez à les faire, elles vont tomber dans la catégorie « urgent » et peuvent même avoir des conséquences néfastes et entrainer un effet boule de neige.
  • Plus tard : au vue de votre nouvelle situation, ces tâches peuvent attendre. Cela ne veut pas dire qu’il faut les oublier, non. Mais elles ne demandent pas votre attention immédiatement. A vous de voir auss,i si certaines de ces tâches ne peuvent pas être confiées à un membre de votre entourage.
  • Un jour peut être : votre brain dump a peut être fait ressortir des tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes, mais que vous aimeriez faire un jour. Vous allez les mettre au « frigo » en attendant que vous regagniez la maitrise de la situation et que vous trouviez du temps à y consacrer.
  • Poubelle : tout ce qui, finalement, ne vaut pas la peine de s’y attarder.
Ensuite, vous allez lister les ressources dont vous allez avoir besoin dans l’immédiat pour mener à bien les tâches des catégories « urgent » et « important ».
Il y a plusieurs types de ressources :
  • Les ressources physiques : Par exemple si vous devez organiser un déménagement, il faut lister tout le matériel nécessaire pour jeter, pour trier, pour classer, emballer, étiqueter etc. 
  • Les ressources humaines  et le support: si l’on garde notre exemple du démangent, il vous faudra des bras, que ce soit par une société de déménagement, ou bien des amis. Le support peut être aussi moral. une amie, un proche a qui exposer votre situation, même si elle est éloignée physiquement, peut faire l plu grand bien. N’hésitez pas à demande de l’aide, des conseils, ou juste du temps pour « vider votre sac ». 
Afin de garder le cap et ne pas sombrer dans le découragement, rappelez-vous  des autres périodes de transition que vous avez traversées dans le passé. Même si ces situations, n’étaient pas « tout à fait pareilles », vous remémorer les qualités, et compétences que vous avez mobilisées à ce moment là pour traverser cette phase, est une source d’encouragement. Vous envoyez un message positif à votre cerveau. « J’ai déjà traversé des situations difficiles et je m’en suis sortie. Il en sera de même cette fois aussi. »

Les papiers 

Malgré la part grandissante des documents digitaux, il reste encore beaucoup de papier partout et c’est particulièrement vraiment chez les plus âgés d’entre nous, qui ne se font pas au digital, faute de formation, d’équipement, par peur et surtout parce que c’est un changement très lourd intellectuellement. A contrario, quand on est habitué au digital, voir des piles de papiers peut avoir aussi un effet submersif.photographe Joanna kosinska
Par conséquent les piles de papiers s’entassent, et c’est pour beaucoup de personnes et de familles, la bête noire …. s’occcuper des papiers.
Constat : Les papiers ne poussent pas chez vous, ils arrivent chez vous, vous les avez laissé entrer. 
Il faut alors un premier lieu de stockage, un point d’entrée pour ces papiers, exactement comme n’importe qui arrivant chez vous passe par la porte d’entrée ( en principe).
Une boite, une pochette, peu importe l’objet ou le lieu, mettez en place un système basique pour les regrouper en un seul endroit. 
1/ comme pour les mails, tout ce qui est inutile va directement à la poubelle
2/ Un lieu pour les papiers « actifs » : sur lesquels il va y avoir une activité prochaine ( comme une facture à payer)
3 / Un lieu pour les papiers références : que l’on va ressortir régulièrement.
4/ Un lieu pour les archives : une fois qu’on les a reçu, on ne les touche quasiment plus jamais ( les relevés de paiements EDF pour la prochaine année, la déclaration finale des impôts …)
Quand je dis lieu, j’entends une boite, fichier etc
La règle des 20/80 s’applique toujours : 80 % des papiers archivés ne vont plus jamais ressortir de leur stockage. Il faut donc y penser quand vous allez choisir un lieu de stockage et cela doit vous engager à moins conserver de papiers, et à migrer de plus en plus vers des formats digitaux. 
Pour cela, vous pouvez scanner  beaucoup de ces documents et ne pas conserver la version papier. Vous utiliserez alors votre imprimante ( la plupart a la fonction scan) ou bien des applications sur votre smartphone ou tablette, (consultez les stores en fonction de votre équipement)
C’est certain que d’une façon générale, plus on est jeune et plus on a de chance de migrer vers la digitalisation. Mais il n’y a pas d’âge pour souhaiter libérer de l’espace chez soi !

Troisième Challenge, ce sont les émotions.

Les émotions, et l’attachement lié aux émotions qui est particulièrement fort avec l’âge et si vous avez été confronté à une perte ou un deuil.  Quand les émotions arrivent, il faut les accepter, les laisser apparaître. Elles vons avoir leur importance quand il s’agira de trier, classer jeter, que ce soir les papiers ou bien des vêtements, des objets.

Source Death_to_stock
C’est particulièrement important pour les personnes kinesthésiques, car lorsqu’elles touchent un objet, cela renforce le lien émotionnel  et l’attachement avec cet objet, en anglais on appelle cela la « Sympathie kinesthésique ». C’est ainsi que des home organizer américains on découvert que pour ce type de personne, il faut prendre l’objet à la place de la personne. Une étude très sérieuse a été faite  aux Etats Unis auprès des Home organizer professionnels et la préconisation est de faire le rangement avec la personne concernée et de lui occuper les mains, avec une tasse de café par exemple. Cela fait prendre un peu de recul et diminue un petit peu le côté émotionnel. Si vous êtes la personne kinesthésique, il faut sans doute que vous fassiez appel à un/une ami(e) pour vous aider dans votre rangement. (Je ne suis pas une spécialiste du rangement, mais il se pourrait bien que la méthode KonMari ne soit pas forcément très éfficace dans ce cas là)
Si vous aidez des proches à faire le tri et à organiser physiquement leur espace, conseillez leur de faire des dons à des associations qu’elles connaissent ou pour lesquelles elles ont du respect. Cela leur permettra d’avoir confiance dans le devenir de leurs objets, car c’est souvent le questionnement sur «  que va devenir cet objet, qui va en prendre soin? » qui retient de donner.
Prenez des pauses quand les choses deviennent trop émotionnelles, un café , un petit gâteau …
Et surtout, comme souvent, demandez du support, un membre de la famille, un ami, un professionnel bienveillant et sans jugement, pour vous accompagner dans votre démarche, si vous même avez du mal à gérer toutes ces émotions.
Le 4ème Challenge, c’est :

La maintenance de l’organisation 

Le mythe c’est de croire qu’une fois qu’on a tout bien organisé il n’y a plus rien à faire. En fait l’organisation c’est un peu comme la lessive, il faut recommencer régulièrement.
Il ne s’agit pas là de tout reprendre depuis le début régulièrement mais plutôt de faire des remises à niveau périodiques. @deathtostock
Vous allez créer des périodes, des routines de maintenance quotidienne, comme faire votre lit tous les  matins, faire la vaiselle, remplir ou vider le lave vaisselle, trier le courrier etc. Prévoir et mettre en place une organisation va de paire avec les actions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles qui assurent la maintenance du système. Sinon tout va retomber en ruine. Vous pouvez consulter mon article sur la maintenance quotidienne ici.
Il y a aussi des maintenances hebdomadaires ou mensuelles : ranger un placard, un tiroir, les papiers. Vous pouvez vous aider d’un tracker dans votre bullet journal, pour être certaine de ne rien oublier et ainsi suivre votre plan de maintenance.
Concernant le rangement, j’avais également abordé le rôle très important de tout remettre à sa place immédiatement après chaque utilisation dans cet article. C’est le «nerf de la guerre». Je ne suis pas une « rangeuse compulsive », mais je mets un point d’honneur à tout remettre en place aussi vite que possible. Si vous avez l’habitude de ne par refermer le tube de dentifrice après vous être brossé les dents, gardez le bouchon du tube dans la main pendant que vous mettez la pate sur la brosse et aussitôt, hop refermez le tube. Gardez en main tous les couvercles des bocaux ou récipients que vous ouvrez, cela vous « force » à les remettre en place pour libérer votre main.
Là encore, c’est la force des petits pas, des toutes petites habitudes qui misent bout à bout donnent des résultats fantastiques.

Dernier challenge : L’intention

Les distractions nous éloignent de ce que nous devons faire, et cela rend plus difficile notre organisation. En s’organisant il est important d’être présent à ce que l’on fait, ne pas être dans le passé ou le futur. Vous souvenez vous de l’article sur l’esprit du lion ?

lion
photo @lion_mentality

relisez le et développer l’esprit du lion. Ne vivez pas au rythme des distractions que l’on vous promène sous le nez. Évitez le multitasking. Concentrez vous sur une seule chose. Soyez intentionnelle dans votre réflexion autour de l’organisation. Être intentionnelle va vous aider à faire des tâches jusqu’au bout en respectant l’organisation choisie :  verrouiller la porte d’entrée et remettre les clefs à leur emplacement. Ouvrir un placard pour prendre le sucre, remettre aussitôt le sucre et fermer le placard. Plier le linge et le ranger immédiatement. Ne laissez rien en cours, mais complétez la tâche. Si vous ne pouvez pas fermer une « boucle » c’est peut être qu’il y a un problème à traiter : ne pas pouvoir fermer un placard trop plein, il est peut être temps de le ranger. Prenez le temps de cette réflexion en vous organisant et en maintenant votre système en ordre de fonctionnement.

Prendre en compte ces challenges et les intégrer dans votre réflexin, vous permettra de conserver votre organisation optimale et si besoin de la réajuster, de l’adapter aux phases de votre vie. La vie n’est pas un long fleuve tranquille, votre organisation ne va pas rester statique jusqu’à la fin de votre vie. Alors prenez les devant et préparez vous avec souplesse aux changements de votre vie, prenez en compte vos émotions dans vos choix et gardez le cap, jour après jour !

Priscille LIVENAIS
Maman divorcée et très active, j'ai une passion pour l'organisation, la gestion des projets et les outils de productivité. Mon but n'est pas de tout faire, mais de ne faire QUE ce qui compte vraiment pour mener la vie que je souhaite , tout en sérénité.
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