Parfois revenir à l’essentiel est le meilleur moyen de maîtriser votre situation actuelle en matière de gestion du temps et de productivité.
Très souvent, on me demande : « Par où dois-je commencer, que dois-je mettre en place en premier ?
- Ecouter l’épisode sur :
Donc, aujourd’hui, je vous rappelle trois bases de la gestion du temps, les outils incontournables de votre boîte à outils de gestion du temps :
- Bloc de temps – Time blocking
- Travail par Batch
- Poser des Limites et dire Non
Que vous soyez débutant ou bien déjà un peu exercé, cet article est pour vous.
Il y a tellement de stratégies, de tactiques, de méthodes pour faire des listes de tâches, utiliser des minuteries (pomodoro), faire un bullet journal, définir des rappels, établir des priorités, sans parler de brancher des choses dans de gestionnaires de tâches ou de projets comme Asana et Trello… A force où ne sait plus où donner de la tête !
Peut-être avez-vous testé des tas de techniques avec plus ou moins de réussite, en ce qui me concerne, je reviens toujours à trois outils simples dans ma boîte à outils de gestion du temps.
Vous êtes probablement familier avec elles, car j’en parle régulièrement et elles ont même leur épisode dédié, que vous pourrez retrouver dans les liens de cet épisode. Et peut-être que vous venez d’en entendre parler et que vous êtes intéressé à les tester.
En tout cas, j’ai souvent constaté que les méthodes les plus simples étaient aussi les plus efficaces et celles qui s’adaptaient le mieux aux différents comportements.
TIME BLOCKING
Premier outil de la boîte à outils : le time blocking, ou aussi le blocage de temps ou encore les plages de temps.
En termes simples, le blocage du temps crée des blocs de temps dans votre emploi du temps pour des éléments spécifiques de votre liste de tâches. Si vous utilisez un agenda papier ou un calendrier numérique comme Google Agenda, vous mettez probablement déjà des blocs sur votre calendrier pour les réunions et les rendez-vous. Le blocage du temps consiste essentiellement à planifier une réunion avec vous-même pour effectuer une tâche spécifique.
Le blocage du temps est un outil essentiel de gestion du temps pour plusieurs raisons, mais ma raison préférée est qu’il vous permet d’être réaliste quant à ce que vous pouvez réellement accomplir en une journée. Souvent, nous faisons une liste de tâches à faire le matin avec 25 choses dessus, puis nous sommes frustrées quand, à 17h30 au moment de commencer à remballer nos affaires on se rend compte qu’il en reste 22.
L’idée est d’utiliser le blocage du temps pour gérer notre temps.
Ainsi, lors de votre planification hebdomadaire, on va reprendre tout ce qui est à faire dans la semaine. En principe on a déjà dans notre agenda. Toutes les réunions récurrentes ainsi que les divers rendez-vous que nous avons pu accepter au cours des semaines précédentes.
On va donc reprendre notre liste de tâches à faire, et bloquer du temps dans notre agenda, en estimant le plus justement possible, le temps qu’il va être nécessaire pour ces choses.
Idéalement, on a déjà des blocs de temps pré-bloqués dans son agenda depuis plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Et pour cela, je vous suggère de reprendre le podcast ou l’article que j’ai fait sur la planification annuelle où je vous suggérais de bloquer à l’avance sur plusieurs semaines, mois, voire toute une année des blocs de temps, des rendez-vous avec vous-même qui ne sont pas alloués à une tâche spécifique.
Vous allez donc personnaliser au moment de votre planification hebdomadaire et remplacer le nom de ce time blocking par la tâche, le projet, le dossier spécifique sur lequel vous voulez vous pencher à ce moment-là, parce que c’est le bon moment pour vous y mettre.
Ainsi, en plus d’utiliser le système du Time blocking pour mieux gérer votre agenda, vous allez pouvoir être certain d’avoir toujours du temps prévu toutes les semaines pour gérer vos dossiers, pour éventuellement gérer aussi des imprévus, des urgences … C’est déjà bloqué dans votre agenda, vous n’avez plus qu’à personnaliser votre bloc avec le ou les sujets du moment.
Par ailleurs, cela vous évitera aussi de mettre trop de choses sur vos to-do lists quotidiennes parce que de toute façon, vous n’aurez qu’un certain nombre d’heures prévues et bloquées pour des tâches. Et vous ne pourrez pas mettre 45 choses sur votre to-do list quotidienne puisque de vous n’en aurez pas le temps. Vous allez ainsi réduire votre frustration puisque tous les matins, vous n’aurez que quelques tâches à faire : les tâches qui rentrent dans votre agenda.
Et à la fin de la journée, vous aurez ainsi la satisfaction d’avoir fait tout ce qu’il y avait sur votre to-do list, tout ce qu’il était possible que vous fassiez dans la journée.
Il sera tout de même nécessaire que vous soyez réaliste sur le temps imparti à chacune des tâches, car si vous mettez des blocs de temps trop courts pour réaliser vos tâches, c’est que soit vos tâches sont trop grosses et dans ce cas, il faut peut-être les sous-découper. Ou bien que vous êtes vraiment beaucoup trop optimiste sur la durée à allouer à chacune des tâches.
C’est donc un petit réglage personnel et je vous encourage fortement peut-être à enregistrer le temps réel passé sur certaines tâches de façon à améliorer ainsi votre technique d’estimation du temps.
Pour plus de détails sur la technique du Time blocking, je vous suggère de relire ou de réécouter l’épisode de 81 de Productiv’ you.
TRAITEMENT PAR LOTS DES TÂCHES, OU BATCH
Le deuxième outil de la boîte à outils : le traitement par lots des tâches, ou par batch
Le blocage du temps et le traitement par lots de tâches fonctionnent bien ensemble.
Passons donc à ce rappel de ce qu’est exactement le traitement par lots de tâches, comment il fonctionne et comment vous pouvez l’utiliser pour être plus productif.
Le regroupement des tâches consiste à regrouper des activités similaires et à les effectuer toutes en même temps. Le traitement par lots des tâches vous rend plus productif car vous réduisez le changement de contexte, c’est-à-dire le basculement entre différentes tâches. Chaque fois que vous changez de tâche, vous gaspillez de l’énergie mentale et vous perdez du temps à essayer de comprendre ce que vous devez faire ensuite.
Le traitement cohérent par lots des tâches rationalise vos flux de travail et vous rend plus efficace.
Un exemple tout simple, que l’on peut prendre en cuisine, il ne nous viendrait pas à l’idée cuisiner des biscuits un par un. On fait une certaine quantité. On a la même chose dans les usines de fabrication, le temps de réglages et de préparation des machines pour faire 1 pièce ou en faire 1000 est quasi identique. On va donc être plus efficace si on en fait plusieurs à la fois.
Voici quelques exemples pour vous inspirer :
Encore une fois, le regroupement des tâches consiste à regrouper des activités similaires et à les faire toutes en même temps.
On va ainsi faire des tâches répétitives, comme traiter les mails, enregistrer des factures, répondre à des demandes diverses, faire du classement, archivage. On peut aussi, faire des batch très grands et allouer des journées complètes à certaines activités. Certains indépendants ont des semaines idéales, où ils regroupent des activités similaires. Par exemple la première semaine du mois, une journée pour faire tous les posts pour les réseaux sociaux. On peut bloquer une journée pour préparer un certain nombre de réunions, ou bien rédiger des offres commerciales, faire des devis, passer plusieurs appels téléphoniques etc.
On peut aussi coupler l’organisation de ces batch et périodes bloquées avec la gestion de son énergie. Comme par exemple, faire toutes les tâches simples dans des périodes de la journée ou de la semaine où on est moins efficace pour réfléchir ou moins créatif.
Cela requiert de bien se connaitre et ce n’est certainement pas au moment de la première mise en place de cette technique que l’on va aller jusque-là. Mais pour les experts d’entre vous, essayez de tester.
Retrouvez plus d’idées sur l’article et le podcast numéro 76
POSER DES LIMITES
Le troisième outil de notre liste de rappels aujourd’hui est le fait de poser des Limites et de s’y tenir et donc par extension de savoir dire NON.
Les limites peuvent parfois sembler un concept abstrait, mais quand il s’agit de gestion du temps, elles n’ont pas à l’être.
Avoir des limites claires dans la gestion du temps, c’est un peu comme construire une clôture. Construire une clôture autour de votre journée de travail. Construire une clôture autour de votre temps personnel. Même en construisant une clôture autour de votre utilisation des réseaux sociaux ou des applications de streaming et autres jeux en ligne et en réseaux…
Si vous ne définissez pas avec précision quelles sont vos temps de travail et quels sont vos temps personnels, tout va très rapidement se brouiller et vous aurez beaucoup de mal à faire une claire séparation entre-temps de travail et temps personnel.
Encore une fois, cette notion entre-temps personnel et temps professionnel et un sujet qui appartient à chacun et il n’y a pas de règles qui s’appliquent à tout le monde. Il n’y a pas de choses écrites et immuables que l’on doit absolument respecter tous point. Chacun voit vraiment midi à sa porte.
Une fois que vous avez clairement établi des règles, notamment en termes de temps, quand est-ce que vous êtes disponible ? À partir de quelle heure vous commencez à répondre à vos mails le matin ? Jusqu’à quelle heure vous répondez à vos mails le soir ? Est-ce que vous êtes joignable le week-end pour des raisons professionnelles ou pas ?
Eh bien ensuite, vous allez faire en sorte que ces temps soient respectés. Et pour qu’ils soient respectés, il faut qu’ils soient connus par les personnes avec lesquelles vous interagissez, que ce soit votre manager, vos clients, vos fournisseurs, les membres de votre équipe.
Dans certaines entreprises où certains indépendants écrivent un petit document qui va expliquer à aux différentes personnes qui vont interagir avec eux ces horaires, quand est-ce qu’ils sont disponibles ? Sur quels médias on va pouvoir les joindre ? Est-ce que c’est plutôt, Téléphone ou mail, ou tchat, et cetera, et cetera, de façon à ce que ce soit extrêmement clair, écrit, formalisé et partagé avec les différents interlocuteurs que l’on peut avoir. https://miro.com/app/dashboard/
Et si toutefois vous avez des personnes qui vont au-delà de ces limites que vous avez fixées, Eh bien, le point suivant, c’est de savoir dire non.
Et l’idée, ce n’est pas de dire non sèchement, mais c’est de pouvoir faire comprendre à la personne que on prend bien en compte sa demande, mais que pour le moment, nous ne sommes pas disponibles.
Que vous pourrez peut-être y répondre favorablement, peut-être plus tard, peut-être demain, peut-être dans 1 h. On va pouvoir y répondre ou bien on peut peut-être aussi déléguer l’intervention à quelqu’un de son équipe ou envoyer la personne vers quelqu’un qui sera plus à même de lui donner une réponse favorable. Et c’est là-dessus que l’on a souvent du mal à comprendre. C’est que quand on dit non, ce n’est pas un non” sec, c’est pour proposer une alternative. Ainsi on n’abandonne pas la personne à son “triste sort”.
Les limites, il faudra soi-même les respecter. Si vous vous fixez des limites de durée de travail et que vous restez systématiquement plus tard au bureau, même sans que ce soit à cause d’une urgence, c’est que vous même vous n’accordez pas assez de poids à vos propres règles. Dans ce cas, pourquoi les autres le feraient ?
Les limites ne visent pas seulement à vous protéger contre des choses potentiellement mauvaises comme le surmenage, elles servent aussi à protéger votre temps personnel et familial.
Pouvez-vous protéger un horaire précis chaque jour ou chaque fin de semaine consacré à du temps familial de qualité ou à prendre soin de vous ? L’avez-vous inscrit de façon répétée dans votre agenda ?
Avoir des limites claires avec votre temps – qu’il s’agisse d’heures de travail ou de temps personnel en famille – vous permet de savoir facilement à quoi dire oui et quoi dire non. Et gardez à l’esprit qu’à chaque fois que vous dites oui à une chose, vous dites non à une autre.
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