Aujourd’hui je souhaite partager les pratiques intéressantes que j’ai pu rencontrer lors de mes formations, les partages d’expériences et aussi les points d’attention relatif au travail en mode hybride et l’utilisation de plus en plus courante des bureaux en “ Flex offices” aussi appelés “bureaux dynamiques”
- Ecouter l’épisode sur :
1. Adapter les plannings par équipe.
Laisser chaque équipe s’organiser à l’intérieur d’un cadre est plus efficace que d’imposer un modèle unique pour tous. Les besoins des différents services sont différents, les périodes intenses dans la semaine, le mois, le trimestre varient par fonction.
Laisser les équipes s’auto organiser avec leurs propres contraintes est profitable.
2. Un jour par semaine, tous ensemble.
En définissant ensemble qu’il y aura toujours une journée dédiée à l’équipe, vous garantissez que les liens ne vont pas continuer à s’étioler dans notre équipe.
Ce peut être toutes les semaines le même jour ou bien vous créez à l’avance et pour plusieurs semaines un planning avec les jours « tous ensemble” en évitant les réunions externes ce jour-là.
3. Pas de réunions « externes » les jours « tous ensemble »
Des managers me rapportent qu’avec l’habitude prise pendant le covid d’avoir des réunions back-to-back, ils passaient leur temps à courir d’une salle de réunion à une autre lorsqu’ils sont sur site et n’ont même pas le temps de passer un moment avec l’équipe.
Si vous fixez une journée où toute votre équipe est en présentiel, soyez présent pour elle.
Faites donc savoir que ce jour-là, vous privilégiez les échanges avec votre équipe et ne répondrez pas forcément favorablement aux demandes en dehors de votre équipe.
4. Un grand événement en présentiel tous les 2- 3 mois.
L’idée est de recréer le contact entre les équipes, qui se voient peu voire pas.
A cette occasion, mettez en place des animations ludiques, demandez aux équipes de se mélanger dans les open-spaces, créez des animations de type World Café pour partager les nouveaux projets et réalisations de chaque équipe.
Vous voulez en savoir plus sur ce type d’animations ? Contactez moi !
Si vous souhaitez découvrir les bienfaits d’un accompagnement personnalisé pour vous permettre de mener une vie intentionnelle, de travailler sur vos croyances limitantes, ou évoquer la création d’une formation sur mesure pour vos équipes ?, contactez moi par mail à contact@priscillelivenais.com ou bien réservez directement un entretien découverte gratuit de 30 minutes via le lien : https://calendly.com/priscille-livenais/30min
5. Formez vos managers au management hybride.
Une formation sur le management en mode hybride est essentielle pour accompagner nos équipes à utiliser à fond les avantages de cette modalité de travail.
Privilégier les formations multi-modales ( sur site, à distance, e-learning, vidéos, groupes de co-développement, ancrage etc) Espérer que le visionnage solitaire d’une petite capsule vidéo va suffire à ancrer des savoirs et favoriser leur application est un doux rêve.
Les modalités complémentaires doivent être mise en place, et il doit toujours y avoir de l’humain en temps réel pour répondre aux questions, s’exercer, partager et ainsi apprendre, progresser et appliquer.
6. Former vos managers à l’utilisation des outils collaboratifs
Je constate souvent que les managers ne sont pas formés à l’utilisation des outils collaboratifs. Ils ne connaissent pas les cas d’usage. Ils ont à disposition quelques tutos sur le LMS ou dans un share point et voilà. “Aide toi et le ciel t’aidera”. Il en faut un peu plus pour réellement développer les usages. La prise en main nécessite d’y passer un peu de temps, temps que vos managers ne trouveront pas si vous ne leur permettez pas d’avoir un temps de formation identifié. C’est valable aussi à l’intérieur de votre équipe. Vous pouvez valoriser et favoriser les échanges entre générations si cela est applicable de façon à ce que les moins agiles avec les outils numériques ( et souvent les moins jeunes 😇), puissent apprendre de la jeunesse !
Encore une fois, contactez moi !
7. Créer des process et règles pour la réservation des salles de réunion.
Quand vous organisez une réunion, vous ne savez pas toujours si vous serez sur site ou à distance et de même pour les participants. Ce qui induit une sur- réservation de salles qui ne sont pas toujours libérées en cas de non utilisation. Résultat, ceux qui ont besoin d’une salle n’en n’ont pas. Un peu de discipline est à mettre en place.
8. Demander aux collaborateurs de clairement définir les tâches et les lieux pour les effectuer.
Toutes les tâches ne demandent pas le même niveau de concentration, le même contexte. etc.
Lors d’une réunion d’équipe, demander à chacun de faire une répartition « idéale » des tâches par lieu. Cela permettra d’améliorer l’efficacité. Ex : lire un contrat ou un RFQ au calme, plutôt qu’au milieu d’un open-space bruyant. Faire les réunions avec les clients au bureau par avoir un environnement pro etc. Evidemment c’est une situation idéale, à moduler en fonction des impératifs de votre activité.
9. Accorder de la flexibilité sur le lieu du « home office ».
Beaucoup de managers sont partis vivre loin des grandes villes. D’autres ont des maisons à la campagne.
Leur donner la possibilité d’avoir plusieurs lieux de « Domicile » peut apporter encore plus de souplesse à votre politique et accord de télé-travail. Dans la même idée, certaines entreprise autorisent à des collaborateurs d’aller sur des sites de la société plus proche de leur domicile / maison de campagne, de façon temporaire.
10. Quand c’est possible, apporter de la flexibilité sur les horaires.
Eviter les heures de pointe dans les transports, pouvoir suivre son rythme personnel, ce sont deux possibilités qui peuvent être proposées à vos collaborateurs, dans la mesure bien sur où cela ne perturbe pas le travail de l’équipe. Arrivées plus tôt / tard et idem pour les départs.
11. La prise en compte des fermetures saisonnières.
Avec la crise énergétique, certaines entreprises ont choisi de fermer leurs bureaux les vendredis cet hiver afin de faire des économies d’énergie. L’histoire ne dit pas encore, si on fera la même chose pendant l’été pour éviter une journée de clim’ dans les bureaux. Toujours est-il qu’il faut revoir les accords au niveau de chaque équipe pour éviter les pics de fréquentation, au-delà des capacités d’accueil des sites. Eh oui, souvent à présent, il y a moins de bureaux que de salariés. Donc à revoir par équipe et aussi en transverse. Certaines équipes expérimentent aussi le travail sur 4 jours ( dans un contexte spécifique et sans atteinte à l’organisation générale de l’entreprise bien évidemment)
12. Définir clairement les moyens de communication par usage/ urgence, délais de réponse.
Cela peut être intégré dans chaque accord d’équipe et remis à jour régulièrement. Tout mettre sur un Sharepoint ou un drive sans communication préalable ne sert à rien, personne n’ira voir (ou presque) . Le partage en mode asynchrone sert de base à des échanges en mode synchrone. ex : les données d’un projet pour préparer une revue de projet ou Les comptes rendus d’une réunion régulière.
Prenez donc le temps de définir avec votre équipe, voire à un niveau plus important, les moyens de communications à utiliser en fonction des situations, les délais de réponse attendus par moyens, le traitement des urgences. Un client me disait récemment » j’envoie un mail, un message instantané et je vais voir ou j’appelle mon interlocuteur » et j’ajoute : tout cela dans une période très courte ! Au secours !!!!
Voilà un rapide tour des éléments que j’ai pu remarquer dans mes échanges et dans mon travail avec mes clients. L’implication des équipes le plus tôt possible pour re-penser le mode de fonctionnement de tous et chacun dans le travail en mode hybride est essentiel. Cela évitera de vous « prendre » un « vote sanctionnant » dans votre prochaine enquête QVCT interne. Impliquer, Communiquer ( même maladroitement) vaut mieux que d’imposer en espérant que tout s’arrangera avec le temps et l’accoutumance.
Et chez vous quelles sont les pratiques qui pourraient aider la communauté ?
Ces articles pourraient vous intéresser:
- La préparation Individuelle; Retour au Bureau
- L’accueil des nouveaux en mode hybride
- 10 idées pour améliorer son quotidien au bureau en 2022
- Flexibilité et Confiance ; réussir le mode hybride 1
