Procrastiner avec intention (à dessein) , voilà un titre qui doit vous interpeller, non ? Lorsqu’on vient à parler de la gestion du temps, la procrastination est la bête noire, que l’on doit éviter à tout prix et on doit développer tout un tas de stratégies, pour ne pas nous laisser aller à repousser sans cesse les tâches.
C’est pourtant le titre du livre dont nous allons parler aujourd’hui. L’auteur s’appelle Rory Vaden. C’est l’auteur de 2 livres à succès aux USA “Take the Stairs” “prenez l’escalier » qui est centré sur l’autodiscipline, et Procrastinate on purpose, son dernier livre qui date de 2015.
Qui est Rory Vaden.
C’est le co-fondateur de Southwestern Consulting, une entreprise qui travaille essentiellement sur le coaching des managers et assez spécifiquement sur les managers et entrepreneurs qui veulent développer leur activité, notamment par les ventes. Il anime un Podcast « The Action Catalyst Podcast », en anglais, que je recommande très chaudement si vous aussi, vous voulez vous développer, développer votre relation avec vos clients et apporter le plus qui fait la différence dans les relations commerciales.
Dans ce livre Procrastinate on Purpose, Rory Vaden fait part de son approche de la gestion du temps, approche qui est aussi utilisée dans le coaching de ses clients. La tagline de ce livre est « 5 permissions pour multiplier votre temps ».
Dans ce livre, on ne trouve pas de solution miracle pour mieux gérer son temps, rien que des principes plein de bon sens et , comme vous le verrez, il ne réinvente pas la roue.
Il partage avec nous de nombreux témoignages de personnes qu’il a rencontrées ou coachées.
L’un d’eux dit : ( traduction maison) :
Vous atteignez un point, lorsque vous réalisez combien il est futile de dépenser votre énergie à partager ou même penser à quel point vous êtes « occupés ». Quand vous êtes à ce stade, alors vous changez pour concentrer cette énergie efficacement pour faire les choses plutôt que de vous inquiéter du fait que vous devez les faire. »
Rory Vaden introduit le concept des « multiplicateurs » (multipliers). Ce sont des personnes qui adoptent une stratégie de gestion du temps qui leur permet de multiplier le temps en quelque sorte.
Il appuie sur l’importance de la responsabilisation, sujet que j’adore vous le savez.
il dit
« Vous n’êtes pas une victime. Vous êtes à la manoeuvre. Vous êtes capables. Vous avez assez de pouvoir pour décider ce que vous voulez ou ne voulez pas faire de votre temps ».
Pour lui, le but des multiplicateurs est « de produire les résultats attendus »
Rory revient sur un des mythes de la gestion du temps, mythe qui veut que tout doit être fait pour améliorer l’efficacité, la productivité. Mais nous le savons tous, et j’en parle régulièrement, quelque soit le niveau d’efficacité de nos techniques, il y a en toujours plus à faire que nous ne pouvons en faire.
La stratégie, selon lui, la plus efficace est de savoir s’auto- gérer, plutôt que de vouloir gérer le temps.
Pour cela il propose 3 tactiques à appliquer sur soi même :
- Choisir aujourd’hui ce que nous voulons faire de notre temps
- Décider quelles tâches valent d’y investir notre temps et celles qui n’en valent pas la peine
- Choisir entre nous concentrer sur les choses qui comptent, ou bien nous laisser happer par le monde de distractions qui nous entoure.
Ensuite, il revient sur une matrice de gestion du temps, bien connue, celle de Stephen Covey. C’est cette matrice qui a 4 cases, dans lesquelles classer 4 types de tâches :
1- Important / Urgent
2- Important / Non Urgent
3- Non Important / Urgent
4- Non Important / Non Urgent
et il préconise d’ajouter un 3ème axe à cette matrice, l’axe de l’impact. Il s’appelle « Significance », qui veut aussi dire importance, mais dans le sens, du poids, de la taille et donc je le transcris en impact. Et il y a des questions à poser pour définir l’impact d’une tâche, au delà de son importance sur le moment ou de son urgence,
Il dit
« Si l’urgence répond à « Quand est ce que cela compte ?Si L’importance répond à Combien est ce que cela compte ?Alors l’impact ( significance) répond à Combien de temps cela va compter ? »
Et il introduit là le concept de base de son livre
Vous multipliez votre temps, en passant du temps aujourd’hui sur des tâches, qui vous libèreront du temps demain ».
Il s’agit alors de passer du temps sur des tâches qui feront gagner du temps demain. Ainsi, dans notre questionnement pour définir quelles tâches prioriser, nous devons prendre aussi en compte une notion de durée dans le temps, une vision plus long terme. Et cette notion doit devenir un véritable critère de priorisation.
Ensuite, Rory Vaden, décrit ce qu’il appelle Le Focus Funnel, c’est un ensemble d’étapes qui doivent nous permettre de définir ce sur quoi nous devons nous concentrer.
Si vous êtes familiers de la méthode GTD, ou bien the One Thing ou bien si vous avez lu The essentialism, vous allez retrouver des éléments communs.
Il y a 3 étapes de base :
- Eliminer
- Automatiser
- Déléguer
et à l’issue de ces 3 filtres successifs, on va soit se concentrer sur la réalisation des tâches, soit procrastiner, la fameuse procrastination à dessein.
Ensuite il aborde les 5 permissions que nous pouvons nous donner, il parle de permissions, car il considère que certaines personnes ne s’autorisent pas à suivre les étapes. Il nous invite donc à nous autoriser, nous-même à appliquer des filtres à l’ensemble des tâches qui nous tombent dessus à longueur de journée. Et il est très possible qu’en revoyant la liste, vous aussi vous vous rendiez compte que vous ne vous autorisez pas à faire telle ou telle chose.
1ère étape : ELIMINER
Etape de base de toute priorisation, éliminer tout ce qui n’a aucune importance, dans nos objectifs, nos propres priorités.
Les tâches qu’il propose à l’élimination sont :
- revenir sur les décisions ( nous en avons discuté lors du précédent épisode, une décision est prise, on va au bout, avant de décider à nouveau, sinon, c’est une perte de temps)
- regarder la TV
- la réunionite
- les mails très longs ( je vous propose de ré-écouter mon podcast sur les mails)
- les changements non nécessaires
- les batailles via mails,
- faire le travail des autres
- écouter ou raconter des ragots
- partager sans cesse son opinion sur tout et n’importe quoi
- passer son temps à penser à ce que vous ferez plus tard
- passer son temps en explication, plutôt que de montrer l’exemple
- re vérifier sans nécessité
- l’ultra personnalisation vs la standardisation ( créer des choses qui pourront être duplicables à l’infini)
- être toujours volontaire pour tout
Beaucoup de ces choses sont des pertes de temps et en les éliminant autant que possible de notre quotidien, nous allons nous créer du temps.
Dire NON
J’y ai consacré plusieurs podcasts l’an dernier, car c’est souvent un problème de dire NON, de se donner la permission de dire non. Je vous invite donc à réécouter les épisodes concernés.
Rory reprend une phrase que nous avons tous entendue 100 fois
Vous dites toujours non à quelque chose. A chaque fois que vous dites oui à une chose, vous dites non simultanément à quelque chose d’autre ».
A nous donc de nous assurer que lorsque nous disons OUI à quelque chose, nous ne disons pas NON à quelque chose de plus important pour NOUS.
Mettons nous au second plan de façon répétée, le temps pour nos enfants ou notre conjoint, le temps pour nous occuper de nous même, pour faire du sport, pour faire avancer nos propres objectifs ?
Il s’agit d’apprendre à dire NON aux choses qui ne comptent pas pour nous, pour être en mesure de dire OUI aux choses qui comptent.
2ème étape : AUTOMATISER
Et dans cette étape, il y a la permission d’investir. Rory passe beaucoup de temps à nous expliquer comment il faut calculer le temps à investir et surtout les résultats. Trop souvent nous nous disons que ça ne vaut pas le coup de dépenser X € pour automatiser une tâche, mais en sommes nous bien certains. Faisons nous le bon calcul ? En faisant des recherches pour illustrer les propos de Rory Vaden, je suis tombée sur un croquis qui définit, en fonction de la récurrence d’une tâche et de sa durée, et sur une période de 5 ans, combien de temps on peut se permettre de passer sur son automatisation pour que cela soit rentable. C’est en anglais, mais vous devriez comprendre assez facilement, puisqu’il y a essentiellement des chiffres.
Quelques exemples
Pour une tâche d’une seconde, que vous accomplissez 50 fois par jour, vous pouvez vous permettre d’investir une journée de votre temps pour l’automatiser. A contrario, si cette tâche de 1 seconde vous ne la faites qu’une fois par an, alors vous ne devez y investir que 5 secondes. J’ai trouvé ce graphique très bien fait et je pense même en faire un personnalisé pour mon travail, où j’ai constamment des demandes d’automatisation de tâches. Cela va me permettre d’évaluer très rapidement ce qui vaut le coup ou pas. Avec une petite personnalisation prenant en compte, qui réalise la tâche en question, et le coût de l’automatisation, je pense que ça devrait pouvoir donner quelque chose de simple à utiliser et surtout rapide.
L’idée est qu’investir maintenant pour automatiser des tâches qui peuvent l’être, va permettre de libérer du temps plus tard. A l’opposé, passer du temps à faire et refaire quelque chose qui pourrait être automatisé, c’est dépenser du temps encore et encore.
Voici quelques exemples proposés par l’auteur, de tâches qui peuvent être automatisées :
-
créer des FAQ, qui couvrent toutes les questions récurrentes dans une organisation en interne aussi bien que pour les clients
-
éviter de re-créer ce qui existe déjà au travers d’une organisation, et mettre en place des best practices qui ont été développées une fois et peuvent être transposées ailleurs
-
mettre en place des systèmes de paiement automatiser pour les factures récurrentes plutôt que de passer du temps tous les mois à payer ces factures
-
mettre en place des routines de back up. On se dit souvent que c’est long et qu’on n’a pas le temps de mettre en place des sauvegardes, jusqu’au jour où on perd tout
-
automatiser autant que possible des d’outils de communication pour assurer votre présence en ligne, comme Buffer, Hootsuite et autre
-
Utiliser l’expérience des clients existants ou passés pour améliorer l’expérience des futurs clients
-
Créer des formations en ligne pour le nouveau personnel, afin d’éviter de faire et refaire des formations à chaque nouvel arrivant
-
etc
Je suis certaine qu’en prenant un peu de recul sur votre activité, vous pouvez vous aussi trouver des idées d’automatisation. Cela n’est pas obligatoirement des usines à gaz, mais nous avons des tas d’outils pour éviter de faire et refaire. Dans mon service j’ai mis quelques outils très basiques mais qui font gagner du temps et assurent aussi d’avoir des informations à jour, comme l’utilisation de fichiers partagés pour le calendrier des congés dans un département, des fichiers de suivi de projets que chaque acteur peut mettre à jour sans avoir des tas de versions locales à gérer, des listes de contacts, des masterdatas etc.
3ème étape : DELEGUER
il s’agit là de se donner la permission de l’imperfection. Si vous n’êtes pas la seule personne à pouvoir faire une tâche dans votre organisation, alors il faut chercher qui peut le faire à votre place. Cela permet ainsi de libérer du temps pour faire des choses qu personnes d’autre ne peut faire à votre place.
Nous pensons souvent à tord que c’est plus rapide de faire soi même quelque chose que d’expliquer à quelqu’un d’autre comment faire. Pour une tâche qui n’a aucune récurrence c’est certainement vrai, mais pour une tâche répétitive, c’est une belle erreur.
Il donne l’exemple d’un de ses clients qui considère que pour bien former une personne à faire une tâche, il faut y consacrer 30 fois le temps d’exécution de la tâche.
Alors faisons un petit calcul.
Vous faites tous les jours une tâche qui vous prend 5 minutes, soit sur une année de 230 jours de travail, 1150 minutes. Vous formez quelqu’un en appliquant cette idée de 30 fois le temps, cela vous donne 150 minutes de formation, soit 2 heures 30. Au bout d’un an, vous avez économisé 1000 minutes et 1150 minutes en année 2, soit un peu plus de 19 heures par an. Et c’est seulement pour une tâche de 5 minutes quotidienne.
Mais cela nous conduit à nous donner l’autorisation d’accepter l’imperfection, d’accepter que la personne qui le fera au début, ne le fera peut être pas aussi bien que nous même. Il faut lâcher prise avec le perfectionnisme et accepter que les choses soient faites correctement avant d’être faites parfaitement. Dans cette idée de délégation, il y a plusieurs tâches, ou fonctions qui peuvent être déléguées, dans la vie quotidienne professionnelle et personnelle. L’idée est de pouvoir dégager du temps pour faire ce que nous sommes le ou la seul(e) à savoir faire, pour exercer notre talent unique, ce qui fait la différence dans la fonction que l’on occupe.
quelques idées données par l’auteur, engager :
-
une assistante
-
un coach
-
un comptable
-
un juriste
-
un agent immobilier
-
une femme de ménage
-
une nounou
-
un jardinier
-
un designer
-
etc etc
Avec l’émergence de toutes les personnes qui se mettent à leur compte, il est beaucoup plus simple, même pour une toute petite entreprise, d’engager quelqu’un pour quelques heures de travail par semaine, et ainsi permettre au créateur de l’entreprise de se concentrer sur son coeur de métier, sur ce pour quoi il est vraiment bon et pour réellement développer son business, plutôt que de passer de longues heures sur la compta ou des aspects légaux au détriment de la création ou du démarchage client.
Rory Vaden écrit
Que ce soit dans votre vie professionnelle ou dans votre vie privée, la taille de votre succès est généralement déterminée par la force de votre équipe. Donc, remplissez les trous et complétez vos faiblesses en ajoutant d’autres personnes. Investissez du temps et de l’argent pour les former correctement. Donnez à vus et votre équipe la permission de l’imperfection et commencez à progresser en faisant plus ensemble, comme une équipe. »
4ème étape : PROCRASTINER à dessein !
Comme je le disais en introduction, Rory Vaden ne nous encourage pas à la procrastination. Non, il nous encourage à faire les choses qui doivent être faites au bon moment. Ni trop tôt, ni trop tard.
Il s’agit de repousser le passage à l’action sur certaines tâches, qui pourraient rencontrer des modifications. Préparer un deck pour une réunion par exemple lors que l’agenda n’en est pas encore totalement fixé. C’est s’exposer à préparer des choses qui ne serviront pas. Réserver trop tôt une chambre ou un transport pour obtenir un meilleur tarif, mais peut être avec une annulation sans frais impossible, pour un déplacement qui finalement doit être décalé ou annulé. Nous allons tenter de repousser, à condition que cela n’impact pas négativement le résultat escompté.
Mais il y aussi plein d’autres petites tâches qui peuvent être repoussées, parfois juste de quelques heures afin de les faire en batch ( et je vous invite à réécouter ou relire l’épisode sur le travail par Batch)
il s’agit :
-
traiter les emails
-
l’administratifs, vous n’avez peut être pas besoin d’enregistrer vos dépenses tous les jours, une fois par semaine peut suffire, et surtout pas pendant les heures où vous êtes sur votre pic de performance.
-
faire une liste de courses de ce que vous devez prendre au centre commercial et n’y aller que lorsque la liste est bien remplie et pas tous les jours
-
grouper les appels téléphoniques pour les passer pendant les heures à bas régime, comme en début d’après midi.
5ème étape : CONCENTRER
Là nous passons à l’action sur notre liste de tâches. Une fois qu’une tâche a répondu par NON à :
Est ce que je peux m’en passer ?
Est ce que je peux l’automatiser ?
Est ce que quelqu’un peut le faire à ma place ?
Est ce que je peux le faire plus tard ?
Là, il faut s’y mettre sans attendre. Cela devient une priorité. Ce doit être une tâche qui nous permet d’atteindre nos objectifs, qui s’inscrit dans notre essentiel.
Pour Rory Vaden, les « Multiplicateurs » doivent enseigner ces principes à leur entourage afin que chacun puisse atteindre le meilleur et n’oublions pas que le meilleur enseignement est de montrer l’exemple.
