Beaucoup d’entre nous courent après le temps à longueur d’année. Et le temps continue à filer sans que nous ayons parfois le sentiment de pouvoir maitriser quoique ce soit.
Et pourtant, parfois on observe chez soi des comportements surprenants, si on est assez honnête pour se remettre en cause
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Il s’agit d’activités qui font perdre du temps dans notre contexte professionnel, qui sont souvent insidieusement glissées dans nos journées et mis bout à bout, cela nous prend parfois des heures dans la journée.
Et je suis la première à plaider coupable.
Ce matin encore, alors que j’avais une très longue liste de choses à faire pour ma matinée, dont la préparation de cet épisode, je reçois un appel téléphonique d’une de mes amies qui profite de son temps de route pour papoter.
En soit, rien que de très normal. Je regarde l’heure, il était 8h30, je me dis okay pour quelques minutes. Sauf qu’au final, nous avons discuté 1 h. Il est normal de discuter avec ses amies, mais là j’aurai certainement dû être plus précautionneuse avec mon temps, car au final, je pâtis d’un démarrage tardif de mes activités
Au-delà des appels téléphoniques très longs, voici une liste des activités que nous devons autant que possible mettre sous contrôle.
Je ne suis pas favorable à une suppression pure et simple, car je pense que c’est quand on se met des limites trop figées que l’on a encore plus tendance à faire des choses “ interdites”.
Quand je dis sous contrôle, c’est de prévoir du temps pour elles, et de se tenir au “ quota” fixé.
Quelques exemples de ces activités qui font perdre du temps :
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Les réseaux sociaux.
Il n’y a pas à épiloguer sur le sujet, c’est l’unanimité. Ils sont conçus pour que nous passions le plus de temps possible, en appuyant sur nos travers, la curiosité, la peur de ne pas être au courant et aussi la vanité (notamment de savoir si notre dernier post a bien marché). Et on a beau se dire que c’est juste 5 minutes et que c’est nécessaire pour notre activité professionnelle, on dépasse largement les 5 minutes. Car vous le savez tous, on ne voit pas passer le temps lorsque l’on fait des activités qui sont agréables et faciles.
Contre mesure : utiliser les réseaux sociaux comme une récompense après une activité intense, en mettant un timer. Il y a aussi des applications qui permettent de limiter le temps d’accès aux applications, dont certaines ont même installées nativement sur nos téléphones.
Les réunions
Sujets déjà largement abordé, les réunions arrivent souvent en pole position des activités chronophages et inutiles quand j’interroge mes clients sur les activités qui leur font perdre du temps. Elles ont trop nombreuses, mal organisées, n’apportent rien ou presque, ne sont pas suivies d’actions. La conséquence c’est des managers qui passent leur temps en réunion au lieu de se concentrer sur leurs missions principales.
La contremesure est là aussi de mettre des limites claires. Une que j’ai personnellement utilisé pendant des années et qui fonctionnent bien : une invitation sans ordre du jour c’est non. Si l’organisateur ne sait pas de quoi il va parler ni ce qu’il attend des participants au moment où il lance les invitations, ce n’est pas la peine d’aller y perdre du temps.
Limiter le temps des réunions de façon drastique. Quand l’heure sonne c’est terminé.
Démarrer à l’heure et on ne refait pas le début de réunion pour les retardataires.
Il y a beaucoup d’autres techniques très efficaces.
Préparer soigneusement les réunions que l’on soit organisateur ou participant.
Si vous avez besoin d’une intervention sur le sujet dans votre organisation, contactez-moi !
Les tâches inutiles
Sommes-nous toujours certains que ce que nous faisons est utile et pertinent ? Est-ce que tout ce que nous faisons dans nos journées contribuent à faire avancer nos projets ?
Il peut s’agir de petites habitudes anodines mais qui ne servent à rien. Ou bien de choses qui demandent de notre temps et qui sont effectuées depuis des années, sans qu’on les remette en cause et si on le fait, on est parfois surpris des retours. Dans cette catégorie je cite souvent l’exemple de rapports chronophages à remettre à beaucoup de personne de façons régulières. A la faveur d’une absence, vous vous rendez compte qu’il ne manque à personne et qu’il n’est jamais ouvert, ou alors à une fréquence différente.
Le désordre
Là encore sujet largement traité. Passer du temps à chercher des documents, des mails, des fichiers des informations est une grande perte de temps.
Mettre en place des systèmes de partage d’information, de référencement ou de classement des documents nous éviteront cette perte de temps et souvent l’énervement qui va avec.
Les bavardages
Oui nous sommes des animaux sociaux et nous avons besoin d’échanger avec notre entourage. Mais combien de temps avons-nous passé aujourd’hui à la machine à café à bavarder sans but alors que nous clamons haut et fort que nous sommes débordés ??
Et a machine à café aujourd’hui revête de nombreuses formes. Je mets dans cette catégorie, les discussions sur des outils comme Slack ou les groupes de discussions Whatsapp, Telegram ou Teams ou autres qui n’ont rien à voir avec notre activité professionnelle. Combien de groupes de copains, copines, famille et j’en passe qui sont alimentés par des personnes qui manifestement n’ont rien à faire de leurs journées. Sauf que chaque interruption pour répondre c’est du temps perdu.
Contre mesure : mettre en sourdine pendant les heures de travail et regarder à la pause ou le soir.
Le multitasking
Cela nous conduit directement au multitasking. Ce joli mythe que l’on est capable de faire plusieurs activités cognitives en même temps. Non, nous ne pouvons pas le faire. A chaque interruption, nous perdons notre concentration et nous devons nous reconcentrer pour reprendre le fil de nos activités. J’utilise un petit test chronométré pour montrer à mes clients qui sont persuadés que cela n’affecte pas leur efficacité. A chaque fois cela semble être la surprise. Pourtant on croule sous les études qui explique pourquoi et comment de faire plusieurs activités qui font appellent aux mêmes zones du cerveau ne fonctionne pas. Et pourtant, pour certains c’est une qualité, même prônée dans les annonces de recrutement. On n’est pas sauvé mes amis !!!
Le manque de clarté dans les informations
Autre sujet lié au bavardage, et qui en résulte souvent c’est le manque de clarté et d’information, principalement en entreprise. Un bruit de couloir sur une future réorganisation et hop, tout le monde est à l’arrêt ou presque. 9a discute dans les couloirs, les fils de discussion s’affole, les mails fusent.
Et à l’origine, souvent une fuite sur une information sur laquelle la communication n’a pas été faite ou partiellement. A méditer.
Le manque de clarté dans les instructions
Dans le même ordre d’idée, un manque de clarté dans des consignes données ou reçues sur une tâche à effectuer et c’est aussi une perte de temps. Pour tenter de comprendre, pour collecter les infos manquantes ou tout simplement le fait de faire un travail qui n’est pas celui attendu faute d’information précises et claires. Là encore, donner des instructions claires cela s’apprend, il y a des méthodes, des penses bêtes comme le QQOQCP qui va permettre par un simple petit questionnement de quelques minutes de cerner rapidement un sujet et de transmettre ainsi des informations claires et qui vont limiter malentendus, échanges sans fin et perte de temps.
Des objectifs flous
Des objectifs flous et qui ont tendance à changer souvent sont un autre sujet récurrent. Sous couvert du monde VUCA, certaines entreprises voient une multiplication sans fin de nouveaux projets, parfois contradictoires entre eux, et qui retombent sur des équipes exsangues. Et bien évidemment aucune priorisation n’est faite en haut lieu et dessous ça cour dans tous les sens, ça brasse de l’air et en bout de course la frustration est à son comble et les équipes se dépeuplent d’épuisement et de ras le bol.
Comme tout est bien vague, prendre des décisions, s’y tenir et les appliquer devient un challenge pour tous et plus rien n’avance comme il faudrait. Ce qui génère encore plus de temps perdu.
Dans ces points tous ne sont pas des facteurs internes, sur lesquels nous pouvons influer. Néanmoins, même sur ce qui ne vient pas de nous, nous sommes en mesure de mettre des limites et de fixer nos règles du jeu.
Si vous acceptez toujours tout et n’importe quoi, cela est connu dans votre entourage et aucun n’effort n’est fait pour vous faciliter la vie. Si par contre vous avez des règles claires comme celle dont je parlais dans les réunions, ou bien d’imposer des instructions précises avant de vous mettre en marche sur un nouveau dossier, si vous insistez pour prioriser vos tâches afin de vous assurer qu’elles répondent bien à vos objectifs professionnels ou personnels, vous allez petit à petit mettre en place des méthodes de travail plus efficace. Si vous commencez par vous et les propagez à votre équipe, vous pourrez sortir du cercle infernal et passer à un cercle vertueux.
Rappelez-vous de l’épisode sur le questionnement en équipe. (Adapter ses questions à l’évolution de son équipe)
Questionner pourquoi on fait les choses, comment on va les faire, avec quel objectif cela fait aussi partie des moyens d’avoir une équipe performante et qui a trouvé son mode de fonctionnement idéal, avec fluidité.
La planification
Enfin, vous perdrez aussi moins de temps, si vous avez en place un bon système de planification de vos tâches et projets. Cela vous évitera de papillonner d’un sujet à l’autre et de prendre du retard sur certaines tâches. En lien des articles qui traitent de ce sujet aussi.
Un état des lieux de l’utilisation de son temps
Il y a bien d’autres choses qui nous font perdre du temps, et ce serait bien trop long de tous les énumérer. Une petite analyse personnelle de la façon dont nous utilisons notre temps, peut rapidement nous indiquer les zones sur lesquelles concentrer nos efforts. On peut ainsi pendant une semaine, enregistrer heure par heure ce que nous sommes en train de faire et le temps passé. Il est très important de noter au fil de l’eau et pas en fin de journée pour que le temps passé soit le plus fiable possible. Ensuite, après un court bilan, on va rapidement sortir des tendances et surtout souvent avoir de vraies surprises.
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En tout cas courir après le temps n’est pas une fatalité, il y a des moyens de reprendre le contrôle, de se sentir efficace en faisant ce qui est important et en conservant malgré tout des activités plaisantes dans nos journées.
Pour la mise en place, pas de précipitation. Identifiez votre principale activité chronophage et analysez vos options pour réduire l’impact sur votre temps. Puis listez les actions possibles et passez à l’action. Le recul et la réflexion sont nécessaires pour arriver à mettre des moyens en place efficaces et pérennes et qui correspondent à votre façon de travailler et votre personnalité.
Alors? Avez-vous décidé de ne plus perdre votre temps ?
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