Pourquoi pensons-nous que nous pouvons gérer nos vies avec uniquement notre mémoire? Il n’est pas rare que nous ayons oublié une chose importante, et que tout à coup cela nous revienne à l’esprit en plein milieu de la nuit, ou bien le soir au moment de nous endormir.  C’est à croire que notre cerveau attend que nous soyons au lit pour nous remémorer les choses que nous avons oubliées de faire, ou bien les choses que nous devons faire dans les prochains jours.

Nous avons des tas de «choses» que nous essayons de garder en tête. Que ce soit des informations sur des projets professionnels, des tâches domestiques, des choses à communiquer à quelqu’un, les piles de la télécommande à changer, un gâteau à préparer pour l’école, nous avons une longue liste de choses à faire en permanence dans notre esprit.

Et en plus, la technologie de notre monde, tente sans arrêt de nous prendre notre attention, par les applications, les réseaux sociaux, les notifications, qui se battent tous pour attirer notre attention, prendre notre temps et nous gaver d’informations dans tous les sens, plus ou moins pertinentes. Mais en attendant, nous avons des choses à faire dans la vraie vie et sans un système de gestion de nos tâches pertinent et fiable, nous courons au chaos, au burn out, au joyeux bazar dans votre vie.

Dans le monde du travail, nous pouvons être parfois envahis par un sentiment de confusion, de manque de contrôle et avoir le sentiment de passer de tâches en tâches, sans réelle vision, ou bien d’être sans cesse en train d’éteindre des incendies, que nous avons parfois nous-mêmes créés par ce que nous avons manqué une information, sommes en retard pour la remise d’un dossier important ou avons oublié une chose importante.

Nous pouvons être aussi parfois dans une grande confusion quant à ce que nous avons à faire, et ne pas nous atteler à ce qui est réellement important mais à faire des choses annexes. Nous faisons alors de choix aléatoires dans les tâches qui nous tombent dessus, et il faudra alors s’attendre à avoir des résultats aléatoires.

C’est dans ce contexte qu’intervient la méthode GTD^TM, Getting Things Done^TM de David Allen, consultant et spécialiste de la productivité. Ce n’est pas une méthode nouvelle, puisque la première version de son livre qui présente la méthode date de 2001. ( En Français : « S’organiser pour réussir », méthode de base révisée en 2015 ) – ci dessous le lien affilié Amazon, mais vous pouvez aussi le commander chez votre libraire de quartier.

Cette méthode, que je qualifierai de socle pour l’efficacité personnelle et professionnelle, nous allons la découvrir ensemble, pas à pas, dans une nouvelle série, dont l’épisode du jour est l’introduction. Vous vous rendrez compte que de nombreux épisodes précédents de ce podcast sont connectés à la méthode GTD^TM.

C’est un système développé par David Allen dans le livre « Getting Things Done » avec le sous-titre «L’art de la productivité sans stress». La méthode fournit un cadre, avec 5 étapes  que je vais brièvement détailler. Les prochains épisodes reprendront les étapes une à une, avec les conseils pour la mise en place de chaque étape.

Les Avantages de GTD – Vision personnelle

Ce que j’aime dans cette méthode, c’est d’une part qu’elle s’adapte absolument à tout le monde. Que vous soyez un professionnel, un indépendant, une maman au foyer, un retraité, une étudiante, un collégien, bref absolument tout le monde peut l’utiliser et, si on respecte les étapes, cela fonctionne pour tout le monde, car c’est adaptable à la façon dont nous fonctionnons.

En plus cette méthode peut être utilisée, que nous soyons en mode tout papier, ou tout digital ou bien un mix des 2. Ce qui veut dire que nous n’avons pas besoin de nous obliger à utiliser un outil particulier,  ou une une application. La méthode GTD^TM s’installe dans notre système actuel. 

L’auteur, David Allen, propose sur son site, des guides d’installation de la méthode, pour les « tout papier », pour Outlook, Evernote, Onenote, Google  suite, Wunderlist et j’en passe. (en français mais bibliothèque très limitée https://www.gtdfrance.com/fournitures-gtd/, en anglais pour tous les supports https://store.gettingthingsdone.com/setup-guides-s/107.htm) Et ça, je trouve que c’est un vrai avantage. En mettant en place une méthode nouvelle, dans un environnement que nous connaissons et que nous maîtrisons déjà, nous avons beaucoup plus de chances de conserver cette méthode sur le long terme, de l’ajuster aisément à notre mode personnel de fonctionnement et d’en tirer le meilleur parti.

Enfin, cette méthode est applicable dans tous les domaines de notre vie, qu’ils soient professionnels ou personnels. Et avoir un seul process est aussi un grand avantage. Même si les outils que nous utilisons peuvent être différents entre nos deux vies, le fond, les étapes, sont les mêmes. Pas besoin, là encore de faire une gymnastique d’esprit complexe.

Le but de GTD – libérer notre esprit

La méthode GTD nous aide à mettre dans l’ordre dans notre cerveau, à éviter que notre amygdale, toujours en activité, très réactive, qui ne vit que dans le moment présent, qui adore les notifications qui sonnent et attirent notre attention, et grande fan du multitasking et des tâches sans grand intérêt, ne gouverne notre façon de fonctionner. Et donc que notre cortex pré-  frontal, qui lui est réfléchi, analytique, proactif et créatif, puisse s’exprimer en toute liberté et nous permette de faire avancer nos projets.

L’objectif principal de GTD est de libérer notre esprit. Comme le dit volontiers David Allen, «votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. » Si nous enregistrons nos idées dans un système d’organisation en lequel nous avons confiance, nous pouvons nous concentrer sur la tâche à accomplir ou sur la personne devant laquelle nous nous trouvons plutôt que de chercher à nous rappeler de ce que nous devons faire ensuite. C’est une façon de nous ramener au présent car nous ne nous soucions pas de tout ce que nous devons faire plus tard.

Si vous jetez un rocher dans un étang calme, vous voyez une éclaboussure puis des ondulations commencent à se former. L’eau réagit aux forces qui l’entourent à ce moment-là, puis revient lentement à son état d’origine. GTD est un moyen de donner à notre esprit cette capacité. Mettre des choses en dehors  de notre esprit et dans un système fiable nous permet de réagir aux nouvelles choses qui nous arrivent et de revenir ensuite à notre état initial.

C’est ce que David Allen appelle être PRET. Être prêt pour tout ce qui nous arrive et pouvoir être concentrés sur le moment présent et sur ce que nous avons à faire, pouvoir aussi être dérangés de cet état si besoin et pouvoir revenir naturellement à ce que nous étions en train de faire.

C’est un moyen efficace de gérer la complexité de nos existences, en évitant d’être en permanence dans un mode de réaction, chère à notre amygdale mais qui nous conduit à nous sentir dépassés et absolument pas maître de ce qui nous tombe dessus. Avec cette méthode nous allons pouvoir créer un inventaire clair, précis et complet de tous nos engagements, de façon efficace et gérable et être certains d’accorder l’attention nécessaire à la réalisation de nos différents projets et engagements, au bon moment. Avec un esprit apaisé,  nous aurons alors plus de disponibilité pour réfléchir, être créatif et générer de nouvelles idées.

GTD ne dicte pas les outils à utiliser. C’est un cadre que nous appliquerons avec les outils de notre choix.

De prime abord, GTD peut être un peu intimidant au démarrage. Le livre est assez long et, franchement, pas forcément très plaisant à lire.

Vue d’ensemble de la méthode GTD

Le système GTD est construit autour du concept selon lequel nous avons de nombreuses «entrées» différentes. Ce sont des choses qui entrent dans notre champ de réflexion et nous devons décider quoi faire avec. Il peut s’agir d’un numéro de téléphone à se rappeler, de réunions auxquelles nous devons assister ou de courses à faire. Le problème est que la plupart des gens ne font rien avec ces pensées quand ils les ont et les remettent simplement à plus tard (par exemple, lire un email qui demande une action mais le laisser dans votre boîte de réception et espérant se souvenir de le traiter plus tard).

En omettant de mettre les choses à leur place (calendrier, liste de tâches, etc.), nous risquons rapidement de devenir stressés en essayant de tout mémoriser et en nous inquiétant continuellement de ce que nous avons oublié. Cela conduit à ce que David Allen appelle le « mode scanner d’urgences», qui consiste en un état de balayage continu de l’horizon à la recherche du prochain incendie à éteindre. Inutile de dire que ce n’est pas une façon d’être productif.

Idéalement, nous souhaitons collecter tout ce que nous devons faire / référencer dans un système fiable afin de pouvoir le gérer ultérieurement, à nos conditions. Notre cerveau sert à avoir des idées, pas à les stocker, et quand nous avons un système fiable pour tout conserver, cela allège le fardeau d’essayer de tout mémoriser. En agissant de la sorte, nous permettons à notre cerveau d’avoir plein de bonnes idées, car il pourra fonctionner à plein régime. David Allen appelle cet état naturel efficace «l’esprit comme l’eau».
«L’esprit comme l’eau» fait référence à un état naturel  où notre cerveau est prêt à tout et réagit de manière appropriée.

Il y a 5 étapes dans GTD qui seront revues en détail dans les prochains épisodes, mais voici un bref aperçu:
1. Capturer – Quand une pensée ou une action vous vient à l’esprit pour laquelle vous avez besoin (ou souhaitez) de faire quelque chose, saisissez-la immédiatement.
2. Clarifier – Passez en revue les «éléments» que vous avez rassemblés à la première étape et donnez-leur un sens.
3. Organiser –  Prenez vos éléments définis et insérez-les dans des listes pour une utilisation ultérieure.
4. Réfléchir – Parcourez vos listes pour effectuer un premier niveau de nettoyage et décider de la suite.
5. Engager – Faites-le. Maintenant que vous avez tout en place, faites quelque chose.

Par ailleurs c’est aussi un outil de planification, qui se décompose selon 6 horizons, nous reviendrons sur ce point au cours de la série.

# 1 : Capturer

La première étape consiste à capturer ou à recueillir ce qui retient notre attention. Sans capture de ce qui a attiré notre attention, le reste de ce système ne fonctionne pas. Vous avez déjà eu une bonne idée mais vous étiez trop occupé pour l’écrire et ensuite vous l’oubliez complètement plus tard? C’est parce que votre cerveau sert à avoir des idées, pas à les stocker. Le principe central du système GTD est de tout enregistrer et de le mettre dans un outil fiable afin d’être en mesure de prendre les décisions appropriées quant à la marche à suivre.

Si nous ne capturons pas les choses qui retiennent notre attention, nous pouvons très facilement rester bloqué dans cette analyse d’urgence,  comme mode par défaut. Nous devons collecter tout ce qui attire notre attention sur une boîte de réception, un bloc-notes ou une application pour nous assurer que tout est bien pris en compte.

Il est fort probable que vous disposiez de plusieurs boîtes de réception de ce type dans votre vie. Il est donc important de toutes les identifier pour pouvoir les traiter de manière routinière et vous assurer que rien ne passe inaperçu. Par exemple, vous pouvez avoir un bac à papier, une boîte de réception électronique. Vous pouvez capturer des pensées ou des notes aléatoires dans une application de notes, des enregistrements audio, des post it etc…  

Et si vous n’avez jamais pris le temps d’identifier les boîtes de réception existantes dans votre vie, c’est la première étape cruciale. Vous ne pouvez pas traiter vos boîtes de réception régulièrement si vous ne savez pas qu’elles doivent être traitées.

# 2: Clarifier

La deuxième étape consiste à clarifier, ou identifier ce que tout signifie. Une fois que nous avons tout rassemblé dans notre boîte de réception, nous pouvons alors commencer à tout traiter et à prendre des décisions quant à l’utilisation de toutes ces entrées. Maintenant, c’est la partie la plus facile, car une fois que nous avons tout collecté et que nous avons un plan en place pour traiter toutes ces informations, il ne faut que quelques secondes pour décider dans quel emplacement les « ranger » dans l’outil.

Nous parlerons de  l’arbre de décision GTD complet dans l’épisode détaillant cette étape, et nous verrons le processus exact pour tout identifier et pour placer les éléments dans les « contenants » appropriés afin que nous sachions toujours exactement où se trouve une chose lorsque nous en avons besoin.

Mais pour le moment, sachez que vous devez le faire régulièrement. Vous ne pouvez pas simplement laisser vos boîtes de réception s’empiler. Si vous les laissez s’accumuler, il devient de plus en plus difficile de vous motiver à les traiter. Par exemple, si vous savez que vous devez traiter votre boîte de réception, est-il plus facile de le faire lorsque vous avez 50 messages ou 5 000 ? Plus la tâche est grande, plus la tendance à procrastiner est grande. En traitant régulièrement les boîtes de réception, nous pouvons éviter un tel arriéré et éliminer cette source potentielle de frictions de notre système, ce qui augmente la probabilité que nous nous y tenions.

# 3: Organiser – Mettez-le là où il se doit.

Une fois que les entrées sont identifiées et clarifiées   il s’agit de les mettre dans un endroit approprié. Par exemple, s’il s’agit d’une action, elle ira dans votre système de gestion des tâches, qu’il soit sous format papier dans un bullet journal par exemple, un fichier Excel, ou une application spécifique comme  OmniFocus, ToDoist, Things, Asana, MS project, Wunderlist etc .

Si ce n’est pas une action mais que c’est le matériel de référence dont nous pourrions avoir besoin plus tard, nous le rangerons quelque part où nous pourrons le retrouver facilement facilement, dans One Note, Evernote, une boite archive etc … Si c’est un RDV, comme une réunion ou un rendez-vous médical, le calendrier sera parfait. Si ce n’est pas important, la corbeille sera sans doute la meilleure option.

C’est également là que l’idée de contextes entre en jeu. Un contexte est fondamentalement juste un outil, une chose, un lieu ou une personne dont on a besoin pour faire quelque chose. Par exemple, une liste d’appels téléphoniques à passer serait regroupée dans le contexte «téléphone» ou une liste d’articles d’épicerie dans le contexte «épicerie».

Si vous devez en discuter avec un membre de votre équipe, vous pouvez définir un contexte pour cette personne ou un contexte de «bureau» pour les tâches à exécuter uniquement lorsque vous arrivez au bureau. Si vous voulez prendre en compte votre formé vous pourriez même avoir des contextes basés sur les niveaux d’énergie. Vous pourriez avoir un contexte de basse énergie avec des «victoires faciles», un contexte de haute énergie pour quand vous êtes vraiment motivé pour être productif. Personnellement j’ai une liste de choses que je peux faire quand je suis dans le train en déplacement par exemple. Mais nous reviendrons sur tout cela.

# 4: Réfléchir – Révisez fréquemment.

Il s’agit là de la revue hebdomadaire, dont nous avons parlé dans un autre épisode. Et c’est souvent par un manque de régularité de cette revue, que tout le système s’effondre. . En omettant de revoir  régulièrement l’ensemble du système, on laisse les choses s’accumuler et il devient de plus en plus difficile de suivre le rythme. GTD n’est pas une méthode que l’on configure une fois pour toute et qui tourne seul en tâche de fond sans que nous n’ayons plus rien faire. Cependant, pour ce qui est de la productivité, il faut revoir régulièrement les informations contenues dans le système.

Les informations sont vivantes, elles évoluent, les contextes changent aussi, il faut donc régulièrement les revoir, les nettoyer, les mettre à jour pour que tout puisse fonctionner correctement. Par contre une fois que les différentes étapes de cette méthodes sont devenues familières, elles sont tellement naturellement intégrées dans notre système de pensée et de gestion quotidienne, qu’on n’y pense même plus en le faisant.  Une revue hebdomadaire à minima est donc nécessaire.

# 5: Engager – Faites -le.

Cette procédure semble simple, SI le système est correctement configuré. Si vous maîtrisez vos tâches et savez ce que vous devez faire chaque jour, il est facile de simplement afficher votre liste et d’exécuter le plan. Les personnes les plus productives sont celles qui, soit la veille au soir, soit à la première heure de la matinée, dressent leur liste de tâches et identifient les principales tâches à accomplir, puis passent le reste de la journée à l’exécution du plan. Cela ne fonctionne que si vous avez suivi les 4 premières étapes et que vous pouvez vraiment être sûr que tout ce que vous devez faire est sur vos listes et dans les « conteneurs » appropriés.

A quoi vont nous servir ces 5 étapes ?

Voici l’idée de base avec quelques exemples :
Tout au long de votre journée, vous êtes constamment bombardé d’informations, telles que des choses que vous devez faire, des courses que vous devez faire, des noms et des numéros de téléphone, etc. Toutes ces choses cherchent constamment à attirer votre attention dans votre boîte de réception. Lorsque de telles informations vous parviennent, la première question que vous devez vous poser est la suivante:

« Quelle est cette information? »

Une fois que vous décidez ce que c’est, vous pouvez alors répondre à la question «est-ce que c’est actionnable? Si ce n’est pas une action, il peut aller à l’un des 3 endroits suivants.

Tout d’abord, il pourrait aller à la poubelle. Une quantité étonnamment élevée d’informations auxquelles nous essayons de nous raccrocher vont en fait à la poubelle. Beaucoup de gens ont tendance à être des collectionneurs numériques, mais la réalité est que vous n’avez pas besoin de tout ça. N’ayez pas peur de supprimer les éléments que vous ne jugez pas importants. Si vous décidez que c’est vraiment important, vous pouvez le placer soit dans un dossier « peut-être un jour » (s’il est important de le revoir ultérieurement), soit dans un fichier de référence afin que vous puissiez accéder facilement aux informations lorsque vous en avez réellement besoin. .

Si les informations sont exploitables, vous devez vous demander «quelle est la prochaine action?». Si vous ne pouvez pas terminer l’activité en une seule étape, il ne s’agit en réalité pas d’une action, mais d’un projet qui nécessite une planification plus poussée. Un projet est tout ce qui contient plusieurs étapes pour le compléter. Il est fort probable que plusieurs projets soient actifs en même temps.

Par conséquent, en plus de la phase de planification initiale du projet, il est également très important que vous examiniez régulièrement le projet pour voir si des étapes supplémentaires sont nécessaires pour le mener à bien.

Si l’information n’est pas un projet et que vous pouvez réellement la terminer en une étape, la prochaine question que vous devez vous poser est la suivante: «Cela prendra-t-il moins de deux minutes?». Si l’activité prend moins de deux minutes, faites là immédiatement – il faudra probablement plus de temps et d’efforts pour décider d’un plan de suivi que pour terminer l’activité.

Si cela prend plus de deux minutes, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes: tout d’abord, vous pouvez la déléguer à quelqu’un d’autre, auquel cas vous devez vous assurer qu’il se trouve sur une liste d’attente, de suivi . Assurez-vous de ne pas tout simplement la laisser de côté et l’oublier, surtout si vous êtes l’ultime responsable de la réalisation de l’activité.

Il faudra effectuer un suivi pour contrôler la réalisation de la tâche. Deuxièmement, vous pouvez la reporter. Lorsque vous différez une tâche, vous la dirigez vers l’avenir pour l’une des deux raisons suivantes: soit vous devez terminer la tâche à un moment précis, soit vous avez besoin d’une chose supplémentaire avant de pouvoir exécuter cette tâche.

Si vous différez la tâche parce qu’elle est basée sur le temps (comme une réunion), mettez là dans votre calendrier. Si elle n’est pas basée sur le temps et que vous attendez que quelque chose soit terminé avant de pouvoir accomplir à cette tâche, assurez-vous qu’elle se trouvent sur votre liste «actions en attente ». Un gestionnaire de tâches est idéal pour cela, car vous pouvez avoir des projets séquentiels dans lesquels les tâches sont marquées comme indisponibles jusqu’à la fin de la tâche précédente.

Les outils

Le secret du bon fonctionnement de GTD (ou de toute méthodologie de gestion de tâches) est de vous assurer que vous pouvez faire confiance à votre système. Un aspect de cela consiste à savoir quelles applications vous allez utiliser et quel rôle elles vont remplir.

Lors de la revue en détail des étapes de la méthode GTD, nous aborderons leur mise en place et les outils que vous pouvez utiliser, sachant que les meilleurs outils seront ceux que vous avez l’habitude d’utiliser. Et si à ce jour vous n’utilisez rien de bien précis, un de vos exercice sera de définir quels outils vous conviennent le mieux et s’intègrent le plus simplement dans votre façon de fonctionner, plus analogue ou digital.

Dans le prochain épisode nous verrons en détail la première étape de la méthode, la capture ou collecte des entrées dans notre vie quotidienne.