Avec les changements des modalités de travail depuis la crise sanitaire, les réunions en mode hybrides se sont développées.
Or il s’agit d’un exercice périlleux, qui peut vraiment démotiver votre équipe à participer à ces événements si vous ne prêtez pas une attention particulière à son organisation et à l’animation.
Dans les formations que je donne sur le management hybride, je conseille toujours de ne faire des réunions hybrides que si on ne peut vraiment pas faire autrement. Une réunion 100% à distance sera toujours mieux qu’une réunion hybride mal organisée.
Nous allons voir dans cet épisode, les risques de ce type de réunion, et ce qui peut être fait par l’organisateur et les participants pour tirer le meilleur de ce moment.
Pour commencer qu’est ce qui caractérise une réunion en mode hybride :
C’est qu’une partie des participants se retrouve en salle de réunion et une autre partie se connecte depuis son domicile, voire depuis une autre salle de réunion dans une autre localisation de l’entreprise par exemple, ou chez vos clients….
On imagine donc facilement qu’il va y avoir potentiellement des problèmes avec ce type d’organisation.
Les risques et les pièges des réunions hybrides.
Il existe plusieurs risques ou pièges à connaître lors de l’animation d’une réunion en mode hybride :
Les participants à distance peuvent se sentir exclus ou oubliés si leur participation n’est pas suffisamment encouragée ou si les outils de communication ne sont pas utilisés de manière efficace. En effet, si vous n’êtes pas équipés dans la salle de réunion avec un double très grand écran, qui vous permet sur une des écrans, de voir les participants qui sont à distance et sur l’autre de partager les documents, vous allez potentiellement exclure de la vue des participants en présentiel, les autres membres. Ils auront donc moins le réflexe de les interpeler, voire pourront se mettre à parler entre eux en oubliant complètement les » à distance ». cela signifie aussi que si vous avez des participants qui n’allument pas leur caméras et que vous l’acceptez, vous allez créer de mauvaises conditions pour votre réunion.
Les participants présents physiquement peuvent avoir tendance à dominer la réunion, ce qui peut exclure les participants à distance. et cela découle directement du point précédent.
Les problèmes techniques, tels que les mauvaises connexions internet ou les problèmes de matériel, peuvent perturber le déroulement de la réunion et rendre difficile la participation de certains participants. une mauvaise connexion réseau, des micros de mauvaise qualité ou trop peu nombreux vont concourir à rendre la réunion rapidement ingérable pour tous.
Il peut être difficile de maintenir l’attention des participants à distance en raison de distractions potentielles dans leur environnement. Ils seront plus tentés de faire leurs mails, travailler sur autre chose si vous ne vous assurez pas qu’ils se sentent parfaitement intégré dans la réunion.
Il peut être difficile de gérer les interactions sociales et les relations de groupe lorsque les participants ne se rencontrent pas physiquement. Si vous ne faites que des réunions de ce type et que vous avez toujours les mêmes personnes à distance, la cohésion de l’équipe peut être difficile à créer et à maintenir.
Les réunions en mode hybride peuvent être plus longues et plus épuisantes que les réunions physiques, car il est plus difficile de détecter les signaux non verbaux et les pauses naturelles dans la conversation. vous l’avez certainement vous même vécu, on finit souvent la réunion complètement épuisé, qu ece soit les participants ou l’animateur car on va avoir passé beaucoup der temps à tenter de décrypter des signaux, à se concentrer beaucoup pour tenter de comprendre une personne qui parle avec une mauvaise connexion … et si vous ajouter sur ça des réunions qui ne sont pas faites dans votre langue maternelle, vous avez un événement épuisant.
Les réunions en mode hybride peuvent également être plus difficiles à organiser, car il est nécessaire de prendre en compte les besoins des participants à distance et de planifier des pauses et des moments de rétroaction. Ces moments sont aussi nécessaire en présentiel naturellement, mais la fréquence soit être accrue avec la distance.
Les bonnes pratiques pour les réunions hybrides
Il existe plusieurs bonnes pratiques pour animer une réunion en mode hybride :
Comme pour toute réunion, assurez vous qu’elle est réellement nécessaire et de n’inviter que les personnes qui sont réellement utiles.
Utilisez un outil de vidéoconférence pour connecter les participants présents physiquement et à distance. Et cela passe par des salles de réunion avec au minimum de très grands écrans, qui permettent à la fois de voir ce qui est partagé mais aussi la galerie des participants à distance. Cette salle sera idéalement équipée d’une caméra au-dessus des écrans, voire qu’autres caméras dans la salle. Il en va de même pour les micros et hauts parleurs, qui seront en nombre et répartis dans la salle afin d’assurer que tous entendent correctement et sont entendus lorsqu’ils prennent la parole.
Dans la même veine, vous allez tester en avance votre équipement, vous assurez que vous avez tous les câbles, adaptateurs et rallongés nécessaires. Dans certains cas, ce type de matériel a tendance à » s’évaporer » des salles de réunions et vous devrez peut être prévoir votre propre équipement.
Assurez-vous que tous les participants ont une bonne connexion internet et que leur matériel est fonctionnel. Et si c’est nécessaire veillé à leur procurer le matériel nécessaire. Personnellement je suis plus partisane de faire de la notion de bonne connexion internet un des pré requis au travail à distance. et une bonne connexion à distance, ce n’est pas 5 Mbytes, surtout si vous faites de la visio, que vous avez potentiellement un conjoint et/ou des enfants qui utilisent l’accès à la box pendant que votre collaborateur travail. A chaque manager de s’assurer que le collaborateur qui travaille à distance, notamment dans des lieux différents de son domicile pour son confort personnel, et je pense notamment aux entreprises qui autorisent la maison de vacances comme second lieu de travail à domicile, d’être particulièrement intraitable sur la qualité de la connexion. On ne peut pas se permettre qu’un collaborateur ruine systématiquement des réunions d’équipe par exemple car il travaille depuis la campagne …
Dans certains cas et si vous avez les compétences dans l’équipe, on peut prévoir d’avoir un spécialiste » technique », que les participants à distance pourront contacter s’ils rencontrent des difficultés. Il pourra éventuellement vous dépanner aussi si nécessaire.
Il est souvent difficile de tout voir quand on gère une réunion hybride, alors n’hésitez pas à assigner des rôles aux différents membres, notamment ceux qui sont sur place, comme gérer le temps, regarder la galerie des participants à distance afin de s’assurer que tout va bien, qu’il n’y pas pas une personne qui attend la parole depuis un moment etc.
Créer des binômes entre les personnes à distance et les personnes sur place. Le rôle de la personne sur place sera de faire un compte rendu des échanges qui auront inévitablement lieu lors des pauses entre les personnes qui sont sur place. Il pourra aussi intervenir si son buddy à distance souhaite dire quelque chose mais que personne ne voit sa main levée par exemple ou bien parce qu’il y au momentanément un problème technique. Chaque binôme pourra ainsi échanger avec le chat de la visio ou le chat général de l’entreprise. cela va aussi contribuer à renforcer des liens et permettre à ce que des personnes qui ne se connaissaient pas ou peu apprennent à se découvrir.
Prévoyez des pauses régulières pour permettre aux participants à distance de se déplacer et de se détendre. Cela permet de casser le rythme, de lutter contre la sédentarité qui est d’après les spécialistes aussi mortel que le tabagisme, et peut être même pire dans les prochaines années.
Demandez aux participants de se présenter brièvement, même s’ils se connaissent déjà. On va aussi utiliser la technique des Icebreakers afin de créer une petite ambiance en début de réunion, il y en a des centaines que vous pouvez tester à tour de rôle.
Utilisez des outils pour faciliter la participation des personnes à distance, comme la messagerie instantanée, les sondages et les Q&R. Ces outils vont favoriser les interactions et si vous en faites régulièrement au cours de votre réunion, de même que des questionnements très fréquents, des travaux en sous groupe aussi, vous allez maintenir l’attention de tous.
Encouragez les participants à allumer leur microphone et à participer activement à la réunion. En favorisant les questions ouvertes pour que les personnes puissent s’exprimer pour encourager la participation. Il en va de même, notamment pour des réunions régulières, si vous assignez des choses à faire, à préparer et à présenter lors des réunions.
Prévoyez un temps pour le feedback et la discussion en fin de réunion afin de collecter les avis et ressentis des participants et voir ce qui a bien fonctionner et qui sera à reconduire, ou bien les choses à bannir ou à améliorer.
Créez un accord d’équipe dans lequel les bons usages à appliquer lors des réunions hybrides sont décrits, et qui auront été décidés et validés par tous. Cela servira de référentiel pour informer les nouveaux, vous pourrez le joindre dans l’invitation de chaque réunion, notamment si vous invitez des personnes externes à votre équipe ou entreprise de façon à ce qu’elles soient au courant de vos habitudes.
Limiter le nombre de réunions, c’est encore la meilleur façon d’optimiser le temps de tous.
Enregistrer la réunion et la transmettre aux personnes absentes afin qu’elles reprennent rapidement le train en marche à leur retour. Cet enregistrement peut aussi permettre de faire un compte rendu plus rapidement .
Comme pour toutes réunions, assurer vous que quelqu’un fera le compte rendu pou rtous, qu’un plan d’action est bien créé en fin de réunion, avec des dates et des personnes allouées aux différents sujets et qu’à la réunion suivant il y aura bien un suivi d’effectué.
Plus d’engagement dans les réunions hybrides
Quoi faire pour encore optimiser la participation des membres de votre équipe aux réunions hybrides ?
Assurez-vous que tout le monde est sur la même page en termes d’objectifs et d’agenda pour la réunion.
Utilisez des outils pour partager des documents et des présentations en temps réel, comme Google Slides ou Microsoft Powerpoint. Il peut aussi s’agit de document dans une conversation sur votre outil de chat interne, ou bien un drive partagé. C’st un lieu connu et utilisé par tous.
Utilisez des fonctionnalités telles que les sous-titres pour aider les personnes qui ont des difficultés à entendre ou qui préfèrent lire. Ca ne fonctionne pas forcément encore super bien sur toutes les applications de visio avec la langue française, mais cela marche quand même, et cela fonctionne très bien avec l’anglais. ce qui pourra éventuellement facilité la vie de vos collaborateurs qui ont plus de mal avec la langue de shakespeare.
Utilisez des outils pour la prise de décisions, comme des tableaux d’affichage virtuels ou des sondages, pour inclure tous les participants dans le processus décisionnel. Les tableaux collaboratifs comme MIRO / KLAXOON, MURAL par exemple sont des outils parfaits pour les réunions hybrides. N’oubliez pas de prévenir ceux qui sont sur place de venir avec leur ordinateur.
Encouragez la communication asynchrone avant et après la réunion pour discuter des questions qui ne peuvent pas être abordées en temps réel. Cela signifie que vous allez envoyer, avec l’invitation, des documents qui devront avoir été lus avant la réunion, que peut être vous allez solliciter l’avis de vos collaborateurs avant la réunion sur certains thèmes. Ainsi, lors de la réunion, vous ferez des synthèses, commenterez des résultats, solliciterez des prises de décisions rapides, sachant qu’en amont de la réunion chacun aura eu les éléments pour arriver complètement préparé.
Prévoyez des moments pour des interactions sociales informelles entre les participants pour renforcer les liens entre les membres de l’équipe. C’est essentiel pour cultiver et maintenir l’esprit d’équipe. Ce n’est pas toujours faisable, si votre équipe est toujours en format hybride, car il y a des milliers de kilomètres qui vous séparent. Ce n’est tout de même pas le cas pour tous, aussi, n’oubliez pas les échanges en personne.
Enfin, comme évoqué dans un précédent épisode sur le travail en mode hybride, si vous pouvez privilégier les jours où vous êtes tous au bureau, notamment pour vos réunions d’équipes, vous aurez tout de même des moments d’une meilleure qualité relationnelle.
En mettant en place ces pratiques, un manager peut favoriser la participation active des membres à distance dans une réunion en mode hybride, assurant ainsi une réunion efficace.
En savoir plus sur l’effet de la distance dans les équipes :
La distance virtuelle a été découverte par le Dr Lojeski lors de son doctorat. recherche. Sa thèse, « Virtual Distance: A New Model for the Study of Virtual Work », a remporté le prix 2006 de la thèse exceptionnelle de l’année au Steven’s Institute of Technology, l’une des meilleures écoles d’ingénieurs du pays.
En utilisant des méthodes de recherche rigoureuses et une modélisation statistique approfondie, le Dr Lojeski a montré que la distance virtuelle a un impact significatif et négatif sur plusieurs indicateurs de performance clés. Et il ne s’agit pas seulement de différences géographiques ou de fuseaux horaires – en fait – lorsqu’ils sont pris en somme – ces facteurs sont les moins importants.
Le Dr Lojeski a identifié 10 facteurs, regroupés en trois composantes principales, la distance physique, la distance opérationnelle et la distance d’affinité. Les facteurs les plus importants, la distance opérationnelle et d’affinité, ont davantage à voir avec les problèmes quotidiens dans les communications significatives et les obstacles qui bloquent la formation profonde de relations. Cela dit, si les entreprises continuent à chasser les facteurs de distance physique, elles visent la mauvaise cible si elles veulent améliorer leurs performances.
Je reçois cette semaine Michael Burow, qui nous parle de co-design et de gamification.
Michael est spécialiste en gamification & co-design, il s’intéresse à de multiples sujets dont la facilitation, la community building et le game design. Il travaille en duo avec Alexandre Duarte sur la marque Fidbak où ils proposent des formats Sprint pour co-concevoir des stratégies de gamifications, et démocratisent la méthode et les outils de la gamification.
Voici le texte de notre interview : ( réalisé avec l’outil transcript de Word)
Bonjour à tous et Bienvenue dans ce nouvel épisode du podcast de Productiv’You. Je suis Priscille Livenais l’animatrice de ce podcast et aujourd’hui, j’ai le plaisir de vous présenter Michael Burow, Bonjour Mickaël.
Michael
Bonjour Priscille, Bonjour à toutes et à tous.
Priscille
Alors, Michael va se présenter un tout petit peu plus tout à l’heure. Michael va venir nous parler du co-design et comment est-ce qu’on peut co- concevoir des stratégies d’engagement avec ces clients. Truc passionnant, je suis sure. Alors, Michael, c’est à toi, dis-nous-en un peu plus sur toi déjà.
Michael
Ouais Ben très rapidement du coup Ben Michael Burow, moi ça fait, ça fait un peu près 3 ans que je suis indépendant et Ben mes gros sujets c’est à la fois d’un côté la Gamification. Comment on va utiliser des choses qui marchent dans les jeux. On aura l’occasion d’y revenir pour. Les mettre dans d’autres expériences physiques numériques, peu importe, pour engager justement ce sujet de faire passer à l’action, changer les comportements et une de mes deuxièmes casquettes principales et qui m’a un peu poussé vers l’indépendance, vers faire les choses autrement, c’est justement la casquette du facilitateur, de la facilitatrice que tes auditeurs connaissent. Bien Voilà, voilà qui est plus dans. Effectivement, comment on fait avec plutôt que faire pour et en particulier, effectivement, ce qui m’intéresse, c’est d’appliquer l’intelligence collective à faire du design. Alors du design hein ? Concevoir des choses ensemble, faisant simple, voilà, et donc en fait je le fais sur une marque aussi qui s’appelle FIDBAK avec 1K à la fin , en duo avec Alexandre Duarte avec qui je suis associé et où du coup on va accompagner pas mal de structures assez diverses sur des enjeux d’engagement donc soit directement, soit on forme et on monte les gens en compétences à se saisir de cet outil là pour le faire.
Priscille
OK, très bien toi, ça m’a l’air passionnant. Alors concrètement comment tu t’y prends justement pour co-concevoir ces stratégies d’engagement ?
Michael
Je pense qu’il y a un peu 2 sujets dans le sujet. Effectivement y a la question de comment on fait de l’engagement et la question du co-design. peut être je vais rentrer d’abord par l’angle du co design.
Priscille
Ça marche.
Michael
Effectivement, bah en fait, on va s’appuyer pas mal sur les étapes classiques qu’on va retrouver dans les approches centrées utilisateurs, donc la plus courante, celle dont vous entendrez le plus parler souvent c’est le design thinking. Et en fait, on va rythmer, On va déjà réunir tout le monde autour de la table, c’est le mieux, pour concevoir ensemble donc avec les clients idéalement même avec les clients de mes clients. Si on peut avoir le public qu’on va essayer d’impliquer, si on peut avoir des clients finaux, des utilisateurs c’est encore mieux , et en fait on va de façon structurée, passer vraiment différentes étapes qui vont de :qu’est-ce que quels sont les objectifs qu’on cherche à atteindre pour qui ?
Et ensuite ,des phases d’idéation, donc plus des phases. On va essayer d’ouvrir les possibles mais aussi vous connaissez toutes et tous, sans doute, Ces moments, on a trop d’idées, on sait plus avancer, on tourne en rond mais aussi des phases de convergence, de jalons où on va justement trier, prioriser, choisir quelques idées.
Du coup, par exemple, concrètement, si je ne sais pas, je, je réfléchis en même temps si on disait Je veux réfléchir à un dispositif pour impliquer, par exemple, je prends un sujet qu’on a eu, je vais impliquer des publics étudiants à s’intéresser et à générer des idées pour un budget participatif. Bon, Ben, quels sont nos objectifs ? Ben, je viens de le dire à peu près, quels sont nos contraintes ? Ben en fait, on peut les atteindre dans la résidence, on peut les atteindre au restaurant à chaque fois dans des temps assez restreints, donc là. Je ne vous fais pas le détail, ça prendrait du temps, mais l’idée c’est de se questionner avec les bonnes personnes et peut-être même avec les étudiants sur c’est quoi les bons formats, les contraintes, comment on y va.
On va se dire aussi : tient à qui on s’adresse ? On s’adresse peut-être plus à des étudiants qui sont en train de faire des projets d’avenir qui sont dans telle filière, qui sont…. Voilà pareil. Il faut creuser hein, avec toutes les méthodes, les méthodes qui vont bien et effectivement après on va se dire bah tient, quelles seraient nos idées là-dessus ? Et donc là on va avoir des phases. Alors le classique qu’on connaît généralement, c’est le brainstorming,
On va donc après, il y a plein de façons de bien organiser un brainstorming et de l’outiller donc on va commencer à se dire par exemple, tiens, le format qu’on aimerait bien, c’est un grand panneau. Tiens, il pourrait avoir une espèce de jauge qui se remplit au fur et à mesure, qui donne des idées et puis en fait on se dit mais parfois ils bloquent en fait et donc on va se dire Ah bah tiens un truc qui est parfois bien pour débloquer les gens c’est des petites cartes à jouer. C’est des choses comme ça. Donc voilà vraiment sur un fil très rapide effectivement.
L’idée, là, c’est de faire toute cette partie que je viens de vous dire en concentré sur un atelier, sur une journée, sur 2 jours. Ça dépend de l’ampleur des projets et ensuite d’aller assez rapidement aussi prototyper, donc faire quelque chose de physique, faire quelque chose ou de ou de maquette numérique pour voir si ça marche aussi, si ça reste beaucoup aussi dans ces méthodes, quelque chose qu’il faut confronter au terrain, regarder ce qui se passe, et cetera.
Priscille
D’accord et donc toute cette première phase, tu l’as fait donc avec, m’a dit le client ou voire le client du client.
Michael
Ouais, en fait, c’est souvent effectivement un angle assez intéressant qui fait partie de mes parties prises, c’est de dire on va préférer, en tout cas, nous, on pousse souvent le fait de faire avec eux. On pourrait dire, on prend votre problème, on va chez nous, on réfléchit dessus, on vous amène une solution deux solutions, vous choisissez on implémente. Nous, notre parti pris est plutôt de dire on va le faire avec vous. De un parce qu’on connaît moins bien vos publics, que vous. Forcément, on connait moins bien aussi vos stratégies profondes.
En fait, quand on quand on rentre à des niveaux un peu stratégiques sur un projet interne dans une entreprise, et cetera, à priori moi prestataire externe, je vais pouvoir moins peut-être dire Ah mais attends ça, ça ? Pour quelqu’un qui est en train, qui est commercial dans la boîte va dire bah ça par rapport à ce qu’on est en train de déployer ou de faire maintenant ça ne colle pas ou par rapport à la stratégie long terme, ça ne colle pas. Donc voilà, il y a une meilleure connaissance de la stratégie des clients et des publics. Et aussi, nous ça facilite en fait, ça crée une certaine culture commune avec nos clients, donc ça facilite aussi après l’implémentation, le travail en commun souvent d’ailleurs, on fait une phase de co-design, on fait une phase où on continue à conseiller, envoyer des choses, répondre à des questions. Après de lors de l’implémentation, mais le fait qu’on ait déployé, donner aux outils, aider les gens à s’approprier, Eh Ben ça fait qu’on peut dialoguer mieux dedans. Donc moi je te dis souvent, le co-design, il y a le produit, vous allez produire quelque chose de meilleure qualité potentiellement et de l’autre côté. Vous allez aussi produire de l’appropriation, ce qui peut être important. Par exemple, si vous le faites avec des publics pour notre je reviens à notre dispositif de participation sur le budget par étudiant. Si vous co designer avec les animateurs du dispositif, ils seront plus à même à prendre le dispositif et à l’animer eux-mêmes, s’ils ont participé à sa conception, on est un peu tous meilleurs défenseurs de ce qu’on a conçu.
Priscille
C’est clair, c’est clair, très bien et alors ? Après une fois que tu as défini ton atelier, comment est-ce que tu fais intervenir justement un de tes sujets favoris, la gamification par exemple ou comment ça entre en jeu c’est cas de le dire?
Michael
Ouais, en fait du coup donc mon atelier hein, vous l’avez peut-être Certains se sont dit effectivement c’est assez un process de design thinking classique des choses comme ça, et cetera. Nous, l’idée sur la gamification c’est de se dire en plus et ça va être le cas pour beaucoup, beaucoup de sujets de co-design assez spécifiques où vous amener aussi une expertise.
Il faut se dire comment on va rendre ça accessible, comment on va faire que des gens qui ne sont pas experts en gamification puissent avec nous concevoir une stratégie de gamification. Nous on va avoir dans les exercices, dans la façon structurée, pas mal de canevas. Donc, vraiment des bouts de papier avec des cases à remplir, des tableaux, des choses comme ça qui aident à se poser les bonnes questions. On va dire Bah tiens, qui sont nos joueurs ? Qu’est-ce qu’ils aiment plutôt comme jeu ? Quels sont ….on va, on va réfléchir. Nous, on a une espèce de roue avec 9 leviers d’engagement, qui dit, c’est quoi qui me motive dans les Jeux ? on va aider les gens avec un petit jeu, on a un petit jeu de cartes, un peu sous forme de questionnaire de personnalité, en se disant notre personnage, il est plutôt challenge ou créativité, ou s’immerger dans des histoires.
Voilà donc ça, c’est voilà un autre petit outil pour aider à s’immerger. Puis après on les gamifie-cartes du coup qui sont à qui sont un outil qui, avec 90 exemples d’idées de gamification triées par différentes choses et qui en fait rend l’expertise accessible de se dire qu’est-ce qui motive dans les jeux, ou je vais le mettre ailleurs, par exemple en fait souvent peut-être vous écoutez, je dites-moi la gamification, les jeux.
En fait je ne sais pas quoi prendre des jeux pour le mettre dedans. En fait si ça se trouve, si vous prenez les cartes il y a une carte barre de progression, il est très probable que vous ayez déjà vu des barres de progression dans des applis, dans des jeux, dans des choses comme ça, il y a une carte qui parle par exemple du parrainage. Pareil, le système de parrainage pour inciter quelqu’un, c’est quelque chose que vous avez déjà entendu et peut être une récompense aléatoire.
Donc en fait, le fait d’avoir des cartes, d’avoir des outils, d’avoir des choses comme ça, ça va rendre votre expertise plus accessible, manipulable, discutable. En fait, on va permettre aux gens aussi de mobiliser ce qu’ils savent déjà, même quand ils ne sont pas experts du sujet. Donc voilà donc en fait, nous, on a vraiment notre process, notre méthode, avec la coloration, entre guillemets, gamification, donc qui a aussi ses limites hein en soi puisque du coup cette coloration-là par exemple du Co-design, elle est intéressante pour traiter des problèmes de motivation, d’engagement, de passage à l’action, elle ne l’est peut-être pas pour traiter par exemple: J’ai eu cette discussion la semaine dernière, des problèmes de fluidité pure, ce qu’on va trouver dans l’UX design, de dire vraiment il faut rendre l’expérience la plus fluide possible, ce n’est pas, ce n’est pas potentiellement ce n’est pas une question de motivation, c’est vraiment plus une question d’expérience utilisateur. Des choses qu’on fait aussi, mais qui sont moins spécifiques à notre méthode.
Priscille
D’accord, mais là gamification, du coup, parce que là je suis un peu perdue. Elle est utilisée dans l’atelier de Co-design ou dans l’application. Parce que quand tu me parles par exemple de progression ou de parrainage, ce n’est pas dans l’atelier de Co-design que t’utilises ça.
Michael
Effectivement, J’ai répondu surtout à comment on applique, comment on fait du co design en gamification ? Effectivement, nous on va avoir quelques leviers de gamification qu’on utilise dans la façon dont on anime des ateliers. Et effectivement, je suis pas mal utilisateur aussi de jeux bah les gamifie-cartes par exemple c’est mettre sous forme de cartes donc mettre une forme ludique, même si ce n’est pas un jeu à s’approprier des connaissances. Parfois on utilise des petites cartes avec des rôles pour donner des rôles à chaque participant pendant l’atelier pour que chacun a sa propre quelque chose. Un des rôles que les donc y a des rôles classiques comme timekeeper comme scribe.
Effectivement, parfois on utilise des cartes rôles dans des ateliers de facilitation qu’on facilite où en fait chaque participant dans le groupe va s’approprier une carte, alors quelqu’un va devenir le timekeeper, quelqu’un va devenir le scribe, quelqu’un va devenir maître-convivialité donc il est là pour s’assurer que tout le monde aille bien et peut-être que quelqu’un est là pour gérer l’équilibre du temps de parole. Pareil, on est sur la gamification assez légère hein, mais chacun se prend un petit rôle et puis va avoir cette excuse là quelque part pour dire Attendez moi mon rôle c’est d’écrire, laissez-moi le temps d’écrire ou moi. Mon rôle, c’est que tout le monde aille bien, Je vous propose de faire une pause là maintenant voilà donc on va. En fait, on va saupoudrer de pas Mal de choses. Dedans, pareil avec les j’utilise beaucoup Effectivement, les petits jeux de cartes pour dire où on en est sur les. Émotions ou pour introduire .Mais voilà assez léger quand même, hein. Sur la gamification de la facilitation….
Priscille
Quoi donc là c’est plus la gamification dans les applications finales en. Fait OK.
Michael
Ouais oui oui vraiment effectivement.
Priscille
D’accord, d’accord, et alors, qu’est-ce que ça apporte tous ces outils de gamification ?
Michael
Bah du coup effectivement, la gamification, on en parlait un peu en introduction en fait de manière globale on parle de stratégie d’engagement, on parle de motivation, sens large quand on parle de gamification, donc nous on fait le détour Pas mal de s’inspirer des Jeux et de ce qui marche dans les jeux, mais en fait, Au global, on est sur tous ces sujets, où on est bloqué parce que on a du mal à remotiver les gens, à revenir sur une plateforme, un leader ou quelque chose comme ça, à faire des exercices pour mettre en pratique, à réellement passer à l’action, sur des questions, par exemple d’écologie ou de petits gestes.
Donc effectivement la gamification c’est une façon bah en fait sur tous les sujets, dans la vie on dit j’aurais bien besoin d’un petit coup de pouce pour m’aider à me motiver à ….
En fait la plupart du temps hein sur ces sujets là, l’utilisateur il sait enfin en tout cas c’est les sujets les plus sains. L’utilisateur, il sait, il sait que ça serait mieux pour lui de le faire, mais ce n’est pas toujours facile de se motiver à le faire, donc c’est vraiment finalement une aide à la motivation.
Priscille
D’accord, OK, Moi j’ai une expérience avec une application que j’utilise avec des clients en formation où dans l’application, donc c’est pour leur faire des petites tâches en fait, Des petites actions suite à des formations. Et dans l’application, il y a des petits jeux, ils marquent des points, y a des scores, y a des petites licornes qui passent en volant. Enfin bref, y a voilà y a des petits challenges donc qui donnent un petit peu de de gamification, effectivement hein. Dans pas par équipes, enfin, et cetera. Donc ça, ça marche un petit peu comme un jeu vidéo entre guillemets et moi, je me heurte à des personnes qui n’aiment pas du tout, par contre cet aspect-là parce qu’elle trouve que ça donne un aspect un peu de compétition. Et il y a certaines fonctions dans les entreprises où autant les commerciaux “ vas y on y va, il faut qu’on soit les meilleurs, autant d’autres secteurs de l’entreprise. Les caractères sont peut-être un petit peu moins compétitifs et ils n’apprécient pas trop cet aspect-là,. Donc comment on gère ça ?
Michael
Ouais Ben en fait je pense que tu te heurtes aussi selon comment c’est conçu, et cetera. Alors il y a une taxonomie même si elle n’est pas parfaite que les gens aiment bien qui est la taxonomie de Bartle qui vient dire dans les jeux il y a des gens qui aiment la compétition justement il y a des gens qui aiment juste être là pour jouer avec des amis et des gens qui sont juste là pour voir comment marche le jeu et puis d’autres qui sont là pour collaborer avec d’autres, et cetera.
Voilà, on a plein de motivations assez différentes dans les jeux et effectivement, dans ce que tu m’as décrit. Il y a beaucoup de progression, de compétences, de de de barres de choses comme ça, de petits points, et cetera. Ça va parler à un certain nombre de gens. D’ailleurs, moi je fais attention parce que moi ça ne me parle pas forcément énormément, en tout cas sur des contextes pros, mais en fait, on se rend compte à chaque fois que dans les publics, Il y a une partie de la population qui va être motivée par ça. Je pense. Une des une des astuces qu’on a souvent, c’est d’utiliser plusieurs leviers de motivation.
Par exemple, moi j’ai des formations, on m’a mis en en binôme pour faire la formation, parler de l’avancée, et cetera. Ça peut être en plus grand groupe, un peu comme une ville dans un jeu. On est toujours potentiellement en tout cas sur des idées qu’on aurait pu avoir avec la gamification, mais déjà ça ressemble plus à un jeu. En tout cas, ça ne fait pas penser à l’apprenant tout de.Suite, c’est un jeu. Et d’ailleurs on a des applications, on a un degré. Dans les systèmes gamifiés, il y en a qui montrent vraiment qu’ils sont gamifiés et qui du coup c’est un peu un argument. Il y en a surtout qui ne le disent pas et en fait moins le dire, moins le montrer, ça marche aussi. Effectivement, les points, les badges et cetera ça peut crisper et après effectivement on est toujours aussi sur cette adaptation précise au public de comment on fait effectivement sur des publics …. par exemple, nous on a eu le cas sur des publics en reconversion, bah souvent en difficulté scolaire bah voilà, allez appuyer sur le levier compétition, ce n’est pas une bonne idée. Il vaut mieux jouer sur l’entraide, jouer sur la, peut-être sur la progression personnelle mais voilà donc ouais, ça ne m’étonne pas trop et c’est aussi souvent dans les critiques qui peuvent être faites à la gamification.
C’est qu’on a vu énormément de badges, de points, de tableaux de classement partout, ce qui ne sont pas des mauvais outils hein, mais qui ont été vus partout, qui ont des effets de bord et qui ne sont pas toujours les bons outils utilisés.
Priscille
Et alors du coup, comment on adresse, parce que ces outils sont quand même faits pour atteindre tout un public, on ne refait pas l’application à chaque fois qu’on a un nouveau client pour peut-être cacher la partie jeu à ceux qui n’aiment pas trop. Alors, comment est-ce qu’on peut s’adapter en tant que créateur d’une application pour que on arrive quand même à toucher un public qui serait moins sensible à cet aspect compétition.
Michael
Ouais bah déjà là nous souvent on intervient plutôt en phase de conception pour pouvoir un peu anticiper ce genre de chose. Maintenant dans la conception, dans l’itération dans des choses comme ça, on peut en faire aussi quelque chose de plus optionnel. Ça c’est une option. On peut aussi, et c’est important dans ce genre de cas aussi le reconnecter beaucoup au sens et à pourquoi on fait ça ? Parce qu’en fait, effectivement, si on me dit Ah Ben je gagne des points, je gagne des niveaux et machin mais en fait j’étais venu pour apprendre des choses concrètes pour mon métier. Bah c’est aussi important, nous, c’est un de nos leviers Le sens et c’est, c’est aussi pour rappeler aux gens qu’un enfin, un gros facteur de motivation des personnes, c’est aussi le pourquoi, le sens, le contexte, pourquoi elles sont là. Voilà, parfois, on peut même expliquer pourquoi c’est en place, un peu potentiellement hein.
Je pense que de toute façon on a beaucoup cette discussion avec les jeux en facilitation justement, je pense qu’il ne faut jamais trop forcer le trait si quelqu’un n’a pas envie d’aller dans un icebreaker, si quelqu’un n’a pas envie de ces petits jeux là pour des pour démarrer et cetera, ça ne sert à rien de forcer à la limite faut laisser le groupe faire voir s’il va dedans derrière, mais je pense que effectivement toute façon. Comme on le dit aussi, si c’est ça et fais de bonne façon, c’est les aides à la motivation, ça doit pas enlever le fait que la formation est bonne que quelqu’un qui dit. “ Moi, j’ai pas besoin de ça pour … » voilà, moi j’aime bien dire effectivement laisser ces gens prendre un pas de recul sur les choses physiques, par exemple pour pas que ça casse l’énergie du groupe aussi par rapport à l’exercice ou l’outil. Mais voilà, moi je, je pense pas qu’il faut absolument embarquer dans le jeu des gens qui ne veulent pas aller avec quoi, on en aura toujours.
Priscille
Oui, c’est certain, c’est certain. Après effectivement, si l’entreprise met en place une application pour tous les salariés, et qu’il y a Une partie qui n’aime pas l’application parce qu’il y a trop de jeux, Enfin, un aspect trop gamifié. Effectivement, ça peut être plus compliqué après à adapter.
Michael
Mais c’est un vrai sujet, hein, mais on a souvent cette question du dosage de c’est quoi, combien trop, assez et parce que souvent, on a cette discussion dans des sprints, de dire Ah Ben, on a mis beaucoup moins qu’on pensait, mais en fait moins, c’est parfois mieux dans La Gamification parce que justement, on a ce décrochage des gens qui disent bah je n’étais pas venu pour jouer au jeu vidéo en fait aujourd’hui quoi ?
Priscille
Oui, oui, non, mais ça, je l’entends bien. OKOK. Et qu’est-ce qu’on peut dire d’autre sur ces ateliers de co conception ?
Michael
Un des trucs si c’est quelque chose qui vous fait envie, moi je pense que c’est un truc à aller expérimenter, les formats que j’aime bien c’est Museomix, entre autres hein, on embarque les gens 3 jours dans un musée.
Priscille
Alors raconte-moi ça parce que j’ai vu passer un post sur ton profil sur Museomix raconte-nous.
Michael
Ouais Ben Museomix c’est plusieurs assos maintenant, qui existent depuis 10 ans et on est vraiment … même plus de 10 ans, sur Justement, on emmène des équipes pluridisciplinaires, donc il y a des graphistes, y a des gens qui aiment bien fabriquer, y a des spécialistes des musées. Pour venir dans un musée, le découvrir le vendredi et le dimanche à 16h, ils ont produit un prototype, donc un truc imparfait, parfois avec du carton, de l’électronique, des choses qu’on a pas … mais voilà quelque chose qui fonctionne, en tout cas qu’on peut tester, qu’on présente au public à 16h. Par exemple, on va se dire tiens telle partie du musée, ça raconte par exemple l’histoire des femmes en région et en fait, on a envie de leur donner la parole. Bon bah y aura peut-être un dispositif ou les visiteurs peuvent vraiment dialoguer, parce que nous, dans la visite guidée qu’on aura eu, on nous aura parlé de toutes ces choses-là, qu’on ne voit pas quand on est simple visiteur et nous on va faire un dispositif qui permet de comprendre interactivement, le dimanche à à 16h.
Comment on fait ça ? Ben en fait, on a plein d’outils de prototypage fabrication, donc un atelier de fabrication, un fablab et surtout enfin en tout cas la partie qui nous intéresse pas mal aujourd’hui, un facilitateur qui va être là dans chaque groupe pour proposer justement un processus qui va de comment on va figer notre intention à. Ah ensuite, comment à la fois on par moment on cherche des idées et puis on les on les coupe aussi parce que bah le samedi par exemple, il faut commencer à faire des choix pour fabriquer.
Et en fait, effectivement pourquoi je disais ça, vous avez pas mal de formats, pas mal de choses qui existent, mais effectivement de le vivre, ce processus de codesign, je dis souvent, il y a ce lâcher prise, il y a ce fait de faire, il y a quand même, et en particulier quand on l’anime. Moi je sais que ça marche et je suis assez confiant qu’on retombe sur nos pas. Mais je sais aussi qu’il y a un énorme creux au milieu ou en fait, surtout quand on creuse bien les sujets, on tire, on tire. Où en fait, on est perdu, on a généralement, on a déboulonné quelques points de repère, c’estt le but, si on veut sortir quelque chose d’intéressant au bout, mais en fait, ça peut faire flipper quoi. Et en fait, moi je sais qu’avec le bon groupe, le bon process et cetera, on retombe sur ses pattes donc c’est pour ça qu’effectivement je dis souvent aller l’expérimenter dans différents formats, il y a pas mal de petits ateliers de design thinking hein, effectivement des choses comme le Muséomix. C’est un bon point pour y.
Aller après y a y a de la littérature sur le sujet, y a y a pas mal de choses qui existent. Moi, j’ai fait des petites vidéos aussi sur la chaîne Youtube de Fidback sur qu’est ce qui se passe dans un sprint gamification où je parle justement de petits points précis comme ce fameux creux, comme ces histoires d’outils, et cetera. Donc voilà, mais vraiment effectivement je trouve, on est beaucoup plus à l’aise quand on a vécu le process pour l’animer. Parce que quand les participants ont peur, au moins nous, on n’a pas peur parce qu’on sait que ça va retomber. Donc ça aide beaucoup.
Priscille
OK, très bien Ben écoute, c’est très très intéressant comme expérience et donc ça se fait un peu partout en France ce type de ….
Michael
Ouais, du coup c’est que j’ai pas, j’ai effectivement bah là c’est en novembre chaque année on va avoir un peu partout en France et dans le monde des musées qui vont faire museomix pendant 3 jours voilà pour pour 2022 moi j’étais en Normandie et puis après chaque année chaque année ça change un petit peu et donc ça se se trouve sur le site de l’asso avec pas mal d’expériences et de lieux assez variés, Du jardin botanique à au musée de sciences de l’université à une villa d’un armateur, c’est aussi ce qui est sympa, c’est qu’on découvre des choses très variées.
Priscille
OK, d’accord. Et donc là, n’importe qui peut s’inscrire pour tester.
Michael
Effectivement ouais Yes. Et puis, contacter les communautés locales aussi parce que même s’il n’y a pas de museomix tout de suite Ben en fait elles font déjà des choses. Elles préparent l’année suivante. Elles réfléchissent à des ateliers elles, puis elles connaissent bien ces sujets de codesign et les événements en rapport aussi.
Priscille
OK, très bien Ben écoute, c’était très très intéressant Michael. On arrive à la fin de cette interview sauf si tu as encore d’autres choses à nous proposer sur, comment est-ce qu’on conçoit ces stratégies avec nos clients ? Non, c’est bon.
Michael
Non non bah moi je vous incite vraiment juste à faire à faire le pas de le faire parce que ça change pas Mal de choses
Priscille
En tout cas, ça donne envie, ça donne envie. Alors on va finir cette interview par les 3 questions obligatoires. Comme à chaque fois déjà, est-ce que tu peux nous parler d’un livre que tu nous recommanderais, et un livre qui te suit Un peu partout.
Michael
Ouais Ben alors je réfléchissais un petit peu et effectivement bah sur ces questions de codesign justement. Non, non, moi je, je me base beaucoup sur les méthodes du design sprint et cetera. Donc je triche, y a le bouquin sprint qui existe, qui est l’officiel mais en vrai moi le livre que j’avais envie de vous conseiller, c’est un petit livre qui s’appelle “le design sprint en pratique” qui a été écrit par Pauline Thomas du Laptop,
Donc il y a un endroit de formation au design et puis la diffusion de la culture, du design et qui est intéressant parce qu’en fait justement le en pratique est important, c’est qu’il vous expliqué comment on crée des formats en 2 jours.
Comment avoir des choses plus simples, plus pragmatiques, plus adaptées que quand que des choses vous allez dire Bah on est Google et on a 5 jours et des moyens illimités pour faire un sprint. Donc voilà, je mets quand même un petit warning. C’est quand même un livre plutôt pour quelqu’un qui a déjà une pratique de la facilitation qui a déjà été regarder les choses parce que il ne réexplique pas tout donc c’est bon à savoir.
Priscille
OK. D’accord très bien, donc merci pour ça. Maintenant, un petit proverbe, un mantra, une petite phrase qui te suit.
Michael
Ouais Ben je réfléchissais à un des un des auteurs que j’aime bien, c’est Bernie De Koven c’est un c’est quelqu’un qui a beaucoup, on en a pas beaucoup parlé mais qui a beaucoup travaillé sur le le Play donc c’est vraiment le côté plus exploratoire du jeu, moins le côté d’ailleurs gamification que le côté comment on y va et une citation que j’aime bien c’est
“ c’est plus facile de changer le jeu que de changer les gens qui y jouent”
Bernie De Koven
et en fait qui qui dit bah en fait parfois quand on a un cadre, quand on a quelque chose, si vous avez un jeu qui vous paraît pas du tout adapté, en fait vous avez le droit de changer les règles de bidouiller des trucs, et cetera. Et en fait, ça fait beaucoup écho à ce qu’on fait dans mon métier, parce qu’on est souvent en train de triturer des systèmes compliqués où il y a un tas de données, de gens, de choses dedans. Et en fait, on essaie de trouver les bonnes règles du jeu pour avoir un quelque chose qui soit bien pour tout le monde à la fin.
Priscille
OK super. Et puis la dernière petite question, qui est un outil d’efficacité, une petite technique que tu utilises quasiment tout le temps ?
Michael
un outil d’efficacité ? J’en ai un basic mais qui m’a quand même rendu pas mal de parce J’ai eu une période, c’est un peu, c’était comme ça que j’avais découvert ce que tu faisais à l’époque, je m’intéressais beaucoup à ces outils et vraiment la règle de si ça prend moins de 2 Min, faites-le plutôt que plutôt que le mettre dans une liste dans je clique dans je ne sais quoi, et cetera. Franchement, elle m’aide beaucoup de dire, faut arrêter de faire des listes de tâches, de trucs, et cetera, de trucs qui en fait sont réglés tout de suite quoi.
Priscille
Donc ça c’est un grand basique effectivement.
Michael
Yes
Priscille
Avec ça, on avance quand même beaucoup plus vite comme tu le dis parfois, ça prend beaucoup plus de temps d’aller remplir sa todo électronique plutôt que de faire l’action tout de suite ou de répondre à un mail en 3 secondes, plutôt d’aller le classer puis de se dire Je fais une tâche derrière pour ne pas oublier ? Effectivement OK et parfait Michael. Alors, où est-ce qu’on te retrouve ?
Michael
Bah le, le plus simple, c’est LinkedIn, puisque on est beaucoup dessus. Et puis je partage la plupart des choses que je partage. Je les repartage rediffuser dessus. Mais sinon 2 sites Fidbak. io, où vous allez trouver plus autour de la gamification et j’ai un site plus personnel qu’on mettra qui est Michaelburow.fr qui en fait va avoir une partie blog et va explorer de façon un peu plus large les sujets qui m’intéressent donc aussi autour des comment on construit des communautés, des choses autour de la facilitation des choses comme ça.
Priscille
OK Super Ben écoute, je mettrai tout ça bien évidemment dans les notes de de l’épisode merci beaucoup Michael pour cet échange extrêmement intéressant sur notamment la gamification mais surtout la co-conception. Et Ben, je te souhaite en tout cas une bonne continuation. Et puis j’espère que je vais pouvoir participer à un Muséomix une fois pour voir. Un peu ce que c’est.
Michael
Merci à toi pour l’invitation.
Présentateur 1
Je t’en prie et merci à tous de nous avoir suivis et on se retrouve très prochainement pour un nouvel épisode de Productiv’You.
Tout d’abord, je vous souhaite à tous, une très belle année 2023. Avec santé, succès et plein de projets menés à bien. Je vous souhaite aussi de prendre soin de vous et de ceux qui vous entourent. Nous sommes plongés en quasi permanence dans un contexte très anxiogène. Et certains de nos proches, sans forcément oser en parler, sont peut-être très affectés par ces conditions. Donc prenons soin d’eux.
Pour démarrer cette année, je vous propose si vous ne l’avez pas déjà fait, de vous poser quelques questions sur l’année 2022.
Quels ont été les moments forts ?
Quelles ont été les difficultés que vous avez traversées ?
Quelles ont été vos réussites ?
Et ensuite, avec ces éléments, interrogez-vous sur les qualités que vous avez utilisées dans ces situations.
Qu’est-ce que vous avez appris de ces moments ?
Avez-vous développé de nouvelles compétences et si oui, lesquelles ?
Quels apprentissages en retirez-vous ?
Quelles sont les qualités compétences que vous aimeriez plus développer ou utiliser pour cette nouvelle année ?
Qu’avez-vous appris sur vous en 2022 ?
A titre personnel, 2022 a été l’année d’un nouveau grand changement.
Après avoir changé de carrière en 2021, j’ai changé de lieu de vie en 2022 et avec bien des péripéties. De fausses joies, de report, etc. Et ce n’est pas fini. J’ai dû faire preuve de beaucoup de patience, qui n’est pas du tout une de mes qualités de base.
Ce fut aussi une période où j’ai pu m’appuyer sur des personnes de mon entourage. C’est à dire que j’ai partagé certaines de mes préoccupations et j’ai trouvé du soutien. C’est quelque chose que je pratique un peu plus depuis quelques années. Alors que pendant longtemps, je gérais mes problèmes seuls et sans spécialement de soutien puisque je ne partageais pas grand-chose.
Cette installation à la campagne fait partie de mes beaux succès de l’année.
J’ai appris aussi beaucoup dans ma nouvelle activité ainsi, notamment sur la gestion des projets clients, les impacts d’annulation ou des réductions drastiques de certaines activités, par exemple. Et je n’ai pas fini d’apprendre.
Focalisez-vous beaucoup sur vos forces utilisées dans les différentes expériences que vous avez traversées. Les forces, les qualités, les compétences, les valeurs constituent vos fondations. Savoir bien les identifier, les reconnaître quand elles sont appliquées, vous permet de vous constituer une boîte à outils.
Face à de nouvelles situations, vous pouvez alors vous demander, qu’ai-je dans ma boîte à outils qui va pouvoir m’aider dans cette situation ? Qu’est-ce que je vais pouvoir activer ? Ai-je déjà été dans un contexte similaire et qu’ai-je fait ?
Ainsi, vous partez en 2023, bien équipés.
Cela va aussi être le moment de se fixer quelques objectifs pour le premier trimestre au moins. Ou bien un gros objectif annuel que l’on va décliner en trimestre.
Ne vous enfermez pas dans une longue liste d’objectifs, point quelques objectifs bien définis seront plus atteignables. Et si vous avez fini avant la fin du trimestre ou de l’année, il sera toujours temps d’en ajouter.
C’est aussi le bon moment pour faire le ménage dans des activités qui ne vous apportent rien, des relations qui sont des pertes de temps et ne contribuent en rien de positif dans votre vie. On fait beaucoup de choses par habitude ou pour faire plaisir. Mais les années passent vite.
Prenons le temps de nous concentrer sur ce qui compte vraiment et mettons de côté ce qui est inutile. Se concentrer sur ce qui compte, en prenant soin de rationaliser au maximum la liste de ce qui est important et aussi en planifiant et priorisant cette liste.
Cette année a été pour moi l’occasion de me rendre compte que je menais parfois trop de sujets de front. Même si j’allouais toutes les semaines ou presque des moments pour les faire avancer, je ne pouvais pas les faire avancer significativement. Si bien que certains sujets perdaient de leur intérêt ou de leur pertinence face à des changements de contexte.
Pour 2023, j’ai décidé de me donner des thèmes par trimestre, notamment pour ce qui est de mes projets parallèles à mon activité de base. Je vous en parlerai en temps voulu. Mais j’ai comme objectif de terminer chaque trimestre de cette année un des gros projets que j’ai entamés, dans certains cas, il y a plusieurs années.
Et qui ne font qu’avancer en micro étape. Si je veux les voir aboutir avant ma retraite (dans 15 ans, ) Il faut que j’intensifie mes efforts.
Et vous, qu’allez-vous faire significativement avancer cette année ? Quel est le projet que vous différez sans cesse ?
Pour arriver à mon but, j’ai pris le taureau par les cornes et j’ai alloué tous les matins du temps en première activité. Me connaissant, c’est le moyen le plus sûr pour parvenir à mon but dans un délai raisonnable.
Cette année marque aussi le 8e anniversaire de mon blog et celui du podcast dans quelques mois. Je m’interroge souvent sur la pertinence de poursuivre ces 2 activités. Je me suis rendue compte que depuis la crise sanitaire et l’explosion des podcasts en France, mon audience a beaucoup chuté.
Il est vrai que le temps de trajet pour nombre de professionnels à diminué, et auparavant une grande partie de mes auditeurs m’écoutaient en voiture ou en transport. Donc cela fait partie de mes réflexions. Je tiens à rester fidèle aux plus anciens d’entre vous et je dois aussi considérer le temps passé et le temps disponible. J’ai décidé finalement de poursuivre sur un rythme de 3-4 épisodes par mois, avec des thématiques différentes pour cette année et je verrai ensuite les résultats de cette stratégie.
Mais vous, qu’attendez-vous de ces épisodes ?
Y-a-t il des sujets que vous aimeriez voir traiter ? N’hésitez pas à m’en faire part sur les réseaux sociaux ou par mail.
Cette année a aussi été pour moi l’occasion de me former beaucoup. Tout d’abord au Management 3. 0, très utile pour mes accompagnements en entreprise, mais aussi pour les coachings de managers et la formation.
Je suis aussi devenu facilitatrice agile. Je me suis formée aux usages de la réalité virtuelle et aussi à l’accompagnement de la formation en réalité virtuelle.
Puis j’ai suivi une formation me permettant d’accompagner les managers en quête de sens et en questionnement, grâce à l’Ikigai.
Finalement, j’ai développé mes compétences en accompagnement d’organisations grâce à la fantastique approche de l’Appréciative Inquiry qui est une méthode qui me parle beaucoup, permettant de mener les changements avec beaucoup plus d’adhésion, de douceur, de souplesse, en s’appuyant sur les réussites et pas les échecs et surtout avec un taux de réussite impressionnant.
En 2023, je vais consolider tout cela, me concentrer sur la pérennisation de mon activité, la prospection, le démarchage de nouveaux clients. Sur mes activités phares, à savoir la formation sur-mesure, le coaching de managers et l’accompagnement d’entreprises dans leur projet de transformation et d’amélioration.
Et donc mon année devrait être bien remplie d’activités qui me plaisent, sans oublier de m’occuper de mon petit jardin, de faire des travaux de décoration dans ma maison et de développer mon réseau local. Cette année, outre la formation, je me suis aussi formée par mes lectures. Soit des livres physiques, soit des livres audios. Et en plus des 30 romans que j’ai lus cette année, en 2022, il faut ajouter 22 livres professionnels. Dont:
Fascinate de Sally Hogshead (lien affilié Amazon) …..
Et bien d’autres. Vous pouvez trouver la liste sur le compte Instagram Priscille Livenais services. C’est une Story à la une avec les couvertures de tous les livres, donc des 22 livres que j’ai lus en 2022.
Je compte continuer sur cette lancée en 2023. Évidemment, même si j’utilise moins ma voiture et les transports, donc je vais moins écouter d’audio book cette année. Assez curieusement, je suis incapable d’écouter un podcast ou un livre en cuisinant ou en faisant des tâches domestiques. Je préfère écouter mes pensées dans ces cas-là, réfléchir à mes préoccupations du moment. Et je n’écoute d’ailleurs même pas de musique en cuisinant ou en faisant le ménage.
Par conséquent, ma consommation de contenu audio baisse et se concentre sur les sujets et les podcasts que j’apprécie le plus comme
J’en ai quand même encore une très grande liste, comme vous pouvez le constater.
Bref, une année bien remplie en perspective et j’espère qu’au cours de cette année, nous aurons l’occasion de beaucoup échanger sur les réseaux sociaux. Et d’ailleurs, si vous voulez me parler, c’est LinkedIn que j’utilise vraiment le plus ces dernières années, donc n’hésitez pas à me contacter en me prenant dans vos contacts et en m’envoyant un MP, si vous ne souhaitez pas commenter les posts où je partage les podcasts. LinkedIn est vraiment, pour moi, la plateforme que j’utilise le plus suivi de Facebook. Twitter, je ne l’utilise quasiment plus donc si jamais vous m’envoyez un message dans Twitter, il y a de fortes chances que je mette un certain temps à mon rendre compte.
Et vous ? Où en êtes-vous ? Partagez vos ressentis et vos projets avec moi via les réseaux ou bien par mail à contact@priscillelivenais.com.
Et en attendant je vous dis à très vite, on va reprendre les séries comme vous avez pu le constater en ce moment. 4 thématiques.
Un podcast par mois si possible sur interview avec un sujet varié.
Un podcast tourné plutôt sur le coaching,
un autre sur le management et en ce moment, c’est beaucoup sur le management hybride et enfin
la dernière série que je fais avec des professionnels de l’organisation, tournée bien évidemment sur l’organisation domestique.
Je vous retrouve très vite dans de nouvelles aventures Podcastiques, n’oubliez pas que vous pouvez aussi suivre les podcasts, notamment les interviews directement sur Youtube, pour voir mes invités, c’est aussi assez sympathique. Je vous embrasse. Très très belle année 2023 !
Cette semaine, nous parlons de la formation à distance qui s’est beaucoup développée depuis la crise sanitaire. L’idée est de développer des contenus à partager à distance, pour former efficacement.
La crise sanitaire a accéléré la digitalisation des contenus de formation.
La demande est d’avoir des formations personnalisées, accessibles à la demande et sur tous les types de supports.
Mais avant la crise sanitaire, les contenus digitaux sont souvent des contenus asynchrones, qui étaient en soutien avant ou entre des sessions de formation en présentiel, ou pour de l’ancrage post formation.
Le problème a changé avec la crise, car il fallait monter des programmes de formation en ligne et en live.
Il y plusieurs types d’outils qu’il a fallu mobiliser et qui n’étaient pas forcément connus des formateurs ou managers.
Les outils de visio, entre ceux imposés par les entreprises, ou bien des outils perso car il n’y avait pa de système prévus dans certaines entreprises. ( Zoom, Meet, Teams etc …)
Des outils de management visuels ( Klaxoon, Miro, Mural …)
Des outils de questionnaires ( Kahoot, Google forms …)
Des outils de gestion de contenus, ( LMS), pour déposer les contenus et les rendre accessibles aux apprenants.
Aujourd’hui tous ces outils font partie du quotidien des formateurs.
Mélanger les apprenants
La formation à distance permet de diversifier le travail des formateurs. On peut aussi mélanger différents services d’apprenants plus facilement. Cela permet de créer des liens entre des départements qui habituellement n’étaient pas ensemble.
Mixer les équipes est un sujet qui remonte en point très positif des formations. Cela crée du lien entre les départements, les managers se sentent moins isolés face à leurs challenges et on peut aussi créer des communautés apprenantes.
Mixer les supports et les modalités
Par ailleurs, on a aussi la possibilité de mixer les supports ( vidéos, audio, photos, dessins etc), les réactions ( smileys, émoticones), les sous-groupes permettent de créer des petits groupes qui vont travailler dans de bonnes conditions ensemble. L’ensemble crée du rythme, et favorise les interactions.
L’utilisation de plateformes collaboratives (Klaxoon, MiroMural … ) permet de gagner du temps, tout en mixant les supports, ouvrant la créativité avec un minimum d’outils.
Il est nécessaire de prévoir un temps d’adaptation des apprenants pour qu’ils soient suffisamment à l’aise pour une utilisation de base des outils.
Le mode distancielle amène à repenser les contenus, les rythme, les interactions, les modes d’engagement, la possibilité que les apprenants soient distraits par d’autres outils ( mail, chat etc).
Le rôle de facilitateur
Le formateur doit se former et s’entrainer pour ce nouvel usage et il doit avancer sur une posture de facilitateur, pour permettre à ce que le apprenants soient acteurs et actifs tout au long des sessions de formation.
On ne doit pas dérouler un powerpoint, avec les caméras coupées.
Poser le cadre pour expliquer les règles de fonctionnement du groupe, comme on le fait en présentiel.
Donner du rythme à la formation à distance
Le rythme de notre formation, doit nous permettre de relancer l’attention toutes les 3-4 minutes ( questions, activités, jeux, sous-groupe, mise en situation etc …)
Le formateur doit travailler en inter session ( avant ou entreà, avec des vidéos, des travaux collectifs à fournir en inter session ( qui va être rendu possible par les outils à distance).
On va privilégier des outils simples, collaboratifs, attractifs.
Faire bouger les apprenants ( lever la main, le bras).
Profiter des fonctionnalités comme le partage de documents, tableau blanc, etc
Avant de démarrer on peut commencer avec un icebreaker, idem en retour de pause.
Penser à la prise en main des outils
Pour permettre à des apprenants moins à l’aise avec les outils collaboratifs, on peut envoyer un petit exercice de prise en main, et que le premier icebreaker puisse permettre aux apprenants qui n’ont pas fait les exercices pré formation, de prendre en main l’outils. Si vous avez encore des personnes qui pataugent, lors du travail en sous groupe, le mettre avec des personnes plus à l’aise qui pourront les aider, écrire à leur place.
Co-animer les sessions à distance
Etre 2 formateurs à distance est très bénéfique, afin que l’un puisse toujours surveiller si une personne “ décroche” ou une lève la main ou encore si quelqu’un rencontre un souci technique etc.
Si jamais une partie des apprenants se sont regroupés dans une salle de réunion, la co-animation va être encore plus pertinente pour s’assurer que les personnes “ regroupées” ne font pas une sous réunion formation.
Penser à la technique et aux pré-requis
Au niveau technique, il est important d’avoir un bon matériel
de grands écrans
la qualité audio
la lumière d’éclairage de l’apprenant
des salles de réunion bien équipées.
Indiquez aussi aux apprenants qu’il y a des pré-requis techniques. Tout ce peut pas se faire sur mobile. Il est nécessaire de le préciser. Indiquez aussi le cadre de la formation pour éviter que certains suivent la formation dans les transports en commun, en voiture et donc ne pourront pas participer activement à la formation.
Il est nécessaire de se connecter avant pour tester, relancer son wifi avant une journée de formation, éviter d’avoir trop de fenêtres ouvertes sur son PC pour maximiser la bande passante.
Quelques bonnes pratiques
Co animation de la formation à distance ou impliquer des apprenants aussi
Faire des pauses ( 20-20-20)
Le formateur a des rôles différents, présenter les attentes pendant et entre les sessions.
Poser le cadre
Respecter les temps d’inclusion, les icebreakers
Tester
Préparer son intervention, envoyer des informations en amont des sessions de formation
Proposer un wébinaire de présentation de la formation, commencer à tester quelques outils ( les sous groupes, l’outil collaboratifs), les modalités utiisées etc.
Cette semaine, nous parlons de la révélation d’intérieure, inspirée de la méthode REVIE pour révéler les espaces de vie et nous simplifier le quotidien. Je reçois pour cela Sylvie Mattart qui est Home Organizer, spécialisée dans la révélation d’intérieurs et la facilitation des déménagements. Elle est aussi membre de la Fédération Francophone des Professionnelles de l’Organisation.
Bio de mon invitée :
Au départ, Sylvie a étudié les langues germaniques. Sa connaissance des langues lui a permis de travailler dans des entreprises aux dimensions internationales. Pendant environ 15 ans elle a acquis de l’expertise en gestion administrative, en organisation d’évènements, en gestion des ressources humaines et de plusieurs déménagements.
Passionnée depuis toujours par l’habitat, elle a décidé de combiner cette passion à ses compétences en organisation.
En juillet 2021 Sylvie a décidé de lancer son activité d’Organisatrice d’Intérieurs et Facilitatrice de déménagements et a lancé La Détricoteuse, après avoir testé différents outils au sein de son propre foyer, avec ses 2 jeunes enfants, où elle a vu son quotidien simplifié et la collaboration familiale s’installer, ce qui était très bénéfique pour cette maman très engagée dans ses activités professionnelles.
Sylvie accompagne les personnes débordées dans leur quotidien, et les aide sur le terrain, notamment dans le désencombrement de leur habitation. Elle utilise différents outils en fonction des situations rencontrées, pour simplifier l’organisation au quotidien et elle propose des solutions pour aider les personnes à jongler avec leurs différentes casquettes, tant professionnelles que privées.
Sylvie fait partie de la Fédération Francophone des Professionnels de l’Organisation, ainsi que du réseau des Fabuleuses Home Organiser. Elle est basée en Belgique et son champ d’action est essentiellement la Wallonie et Bruxelles.
La révélation d’Intérieurs est une méthode inventée par Marie Winand.
Le concept de base : Partir de l’humain et le remettre au cœur de l’habitation.
L’habitation est au service du bien-être. Il s’agit de réfléchir à son fonctionnement naturel et mettre les meubles et objets là où ils vont le mieux pour notre fonctionnement.
Exemple : rationaliser les déplacements pour que ce soit plus fluide.
Sylvie avait installé sa buanderie dans le garage. Alors que le linge était utilisé à l’étage. Elle a remis les machines dans la salle de bain, et toute la gestion du linge se fait sur le même niveau de la maison. En plus elle peut effectuer le rangement/pliage du linge dans la foulée du séchage.
Réfléchir à toutes les actions autour des « envahisseurs ».
Exemples d’envahisseurs : les jouets, matériels créatifs, les papiers, les photos.
Essayer de rassembler les objets au plus près de l’endroit où ils vont être utilisés.
C’est similaire au principe de Charles Duhigg dans « Atomic habits » , mettre les choses dont on a besoin pour créer une nouvelle habitude, le plus près possible et le plus facile d’accès.
Utiliser ce que l’on a chez soi, sans nécessaire faire de gros travaux et ou de lourds achats. Cela permet de tester nos idées et aussi de suivre les évolutions de notre vie.
Les meubles et les pièces deviennent multi-usage. Exemple la table de salle à manger, aussi utilisée comme « bureau à la maison », table de jeux, table pour faire des activités.
Moduler les lieux en fonction des besoins et ne plus avoir des lieux « mono usage » comme la salle à manger qui est parfois utilisée uniquement quand on a du monde.
Oser sortir du cadre et ne pas se laisser impressionner par ce qu’on voit sur les réseaux sociaux.
La méthode REVIE :
On part des plans de l’habitation actuelle, comment on vit maintenant.
On commence par le linge, les jouets, les papiers.
Ensuite, on dessine le flux par type, comme la gestion du linge.
On réfléchit au besoin, on garde ce qui fonctionne et enfin les souhaits.
Enfin, on teste les fonctions de chaque pièce et on identifie les zones » éteintes » pour essayer de réorganiser pour optimiser leur utilisation.
Le regard de la « révélatrice d’intérieurs » est important pour questionner les clients, leur permettre de prendre conscience de ce qui se passe. Ensuite les clients réfléchissent quelques temps et ensuite il y a la mise en place des idées.
Cette organisation ne permette de donner une place à chaque membre de la famille. On prend en compte les idées de chacun et on va essayer de répondre aux besoins de tous
La démarche a une visée de pérennité.
Mieux connaitre Sylvie Mattart :
Son mantra : « Tout ce qui est fait n’est plus à faire »
Son truc d’efficacité : l’agenda électronique avec des créneaux d’environ 2 heures et les planifier. Utile notamment pour gérer les projets. Rassembler les tâches similaires ensemble dans les créneaux.
Aujourd’hui je souhaite partager les pratiques intéressantes que j’ai pu rencontrer lors de mes formations, les partages d’expériences et aussi les points d’attention relatif au travail en mode hybride et l’utilisation de plus en plus courante des bureaux en “ Flex offices” aussi appelés “bureaux dynamiques”
Laisser chaque équipe s’organiser à l’intérieur d’un cadre est plus efficace que d’imposer un modèle unique pour tous. Les besoins des différents services sont différents, les périodes intenses dans la semaine, le mois, le trimestre varient par fonction.
Laisser les équipes s’auto organiser avec leurs propres contraintes est profitable.
2. Un jour par semaine, tous ensemble.
En définissant ensemble qu’il y aura toujours une journée dédiée à l’équipe, vous garantissez que les liens ne vont pas continuer à s’étioler dans notre équipe.
Ce peut être toutes les semaines le même jour ou bien vous créez à l’avance et pour plusieurs semaines un planning avec les jours « tous ensemble” en évitant les réunions externes ce jour-là.
3. Pas de réunions « externes » les jours « tous ensemble »
Des managers me rapportent qu’avec l’habitude prise pendant le covid d’avoir des réunions back-to-back, ils passaient leur temps à courir d’une salle de réunion à une autre lorsqu’ils sont sur site et n’ont même pas le temps de passer un moment avec l’équipe.
Si vous fixez une journée où toute votre équipe est en présentiel, soyez présent pour elle.
Faites donc savoir que ce jour-là, vous privilégiez les échanges avec votre équipe et ne répondrez pas forcément favorablement aux demandes en dehors de votre équipe.
4. Un grand événement en présentiel tous les 2- 3 mois.
L’idée est de recréer le contact entre les équipes, qui se voient peu voire pas.
A cette occasion, mettez en place des animations ludiques, demandez aux équipes de se mélanger dans les open-spaces, créez des animations de type World Café pour partager les nouveaux projets et réalisations de chaque équipe.
Vous voulez en savoir plus sur ce type d’animations ? Contactez moi !
Si vous souhaitez découvrir les bienfaits d’un accompagnement personnalisé pour vous permettre de mener une vie intentionnelle, de travailler sur vos croyances limitantes, ou évoquer la création d’une formation sur mesure pour vos équipes ?, contactez moi par mail à contact@priscillelivenais.com ou bien réservez directement un entretien découverte gratuit de 30 minutes via le lien : https://calendly.com/priscille-livenais/30min
5. Formez vos managers au management hybride.
Une formation sur le management en mode hybride est essentielle pour accompagner nos équipes à utiliser à fond les avantages de cette modalité de travail.
Privilégier les formations multi-modales ( sur site, à distance, e-learning, vidéos, groupes de co-développement, ancrage etc) Espérer que le visionnage solitaire d’une petite capsule vidéo va suffire à ancrer des savoirs et favoriser leur application est un doux rêve.
Les modalités complémentaires doivent être mise en place, et il doit toujours y avoir de l’humain en temps réel pour répondre aux questions, s’exercer, partager et ainsi apprendre, progresser et appliquer.
6. Former vos managers à l’utilisation des outils collaboratifs
Je constate souvent que les managers ne sont pas formés à l’utilisation des outils collaboratifs. Ils ne connaissent pas les cas d’usage. Ils ont à disposition quelques tutos sur le LMS ou dans un share point et voilà. “Aide toi et le ciel t’aidera”. Il en faut un peu plus pour réellement développer les usages. La prise en main nécessite d’y passer un peu de temps, temps que vos managers ne trouveront pas si vous ne leur permettez pas d’avoir un temps de formation identifié. C’est valable aussi à l’intérieur de votre équipe. Vous pouvez valoriser et favoriser les échanges entre générations si cela est applicable de façon à ce que les moins agiles avec les outils numériques ( et souvent les moins jeunes 😇), puissent apprendre de la jeunesse !
Encore une fois, contactez moi !
7. Créer des process et règles pour la réservation des salles de réunion.
Quand vous organisez une réunion, vous ne savez pas toujours si vous serez sur site ou à distance et de même pour les participants. Ce qui induit une sur- réservation de salles qui ne sont pas toujours libérées en cas de non utilisation. Résultat, ceux qui ont besoin d’une salle n’en n’ont pas. Un peu de discipline est à mettre en place.
8. Demander aux collaborateurs de clairement définir les tâches et les lieux pour les effectuer.
Toutes les tâches ne demandent pas le même niveau de concentration, le même contexte. etc.
Lors d’une réunion d’équipe, demander à chacun de faire une répartition « idéale » des tâches par lieu. Cela permettra d’améliorer l’efficacité. Ex : lire un contrat ou un RFQ au calme, plutôt qu’au milieu d’un open-space bruyant. Faire les réunions avec les clients au bureau par avoir un environnement pro etc. Evidemment c’est une situation idéale, à moduler en fonction des impératifs de votre activité.
9. Accorder de la flexibilité sur le lieu du « home office ».
Beaucoup de managers sont partis vivre loin des grandes villes. D’autres ont des maisons à la campagne.
Leur donner la possibilité d’avoir plusieurs lieux de « Domicile » peut apporter encore plus de souplesse à votre politique et accord de télé-travail. Dans la même idée, certaines entreprise autorisent à des collaborateurs d’aller sur des sites de la société plus proche de leur domicile / maison de campagne, de façon temporaire.
10. Quand c’est possible, apporter de la flexibilité sur les horaires.
Eviter les heures de pointe dans les transports, pouvoir suivre son rythme personnel, ce sont deux possibilités qui peuvent être proposées à vos collaborateurs, dans la mesure bien sur où cela ne perturbe pas le travail de l’équipe. Arrivées plus tôt / tard et idem pour les départs.
11. La prise en compte des fermetures saisonnières.
Avec la crise énergétique, certaines entreprises ont choisi de fermer leurs bureaux les vendredis cet hiver afin de faire des économies d’énergie. L’histoire ne dit pas encore, si on fera la même chose pendant l’été pour éviter une journée de clim’ dans les bureaux. Toujours est-il qu’il faut revoir les accords au niveau de chaque équipe pour éviter les pics de fréquentation, au-delà des capacités d’accueil des sites. Eh oui, souvent à présent, il y a moins de bureaux que de salariés. Donc à revoir par équipe et aussi en transverse. Certaines équipes expérimentent aussi le travail sur 4 jours ( dans un contexte spécifique et sans atteinte à l’organisation générale de l’entreprise bien évidemment)
12. Définir clairement les moyens de communication par usage/ urgence, délais de réponse.
Cela peut être intégré dans chaque accord d’équipe et remis à jour régulièrement. Tout mettre sur un Sharepoint ou un drive sans communication préalable ne sert à rien, personne n’ira voir (ou presque) . Le partage en mode asynchrone sert de base à des échanges en mode synchrone. ex : les données d’un projet pour préparer une revue de projet ou Les comptes rendus d’une réunion régulière.
Prenez donc le temps de définir avec votre équipe, voire à un niveau plus important, les moyens de communications à utiliser en fonction des situations, les délais de réponse attendus par moyens, le traitement des urgences. Un client me disait récemment » j’envoie un mail, un message instantané et je vais voir ou j’appelle mon interlocuteur » et j’ajoute : tout cela dans une période très courte ! Au secours !!!!
Voilà un rapide tour des éléments que j’ai pu remarquer dans mes échanges et dans mon travail avec mes clients. L’implication des équipes le plus tôt possible pour re-penser le mode de fonctionnement de tous et chacun dans le travail en mode hybride est essentiel. Cela évitera de vous « prendre » un « vote sanctionnant » dans votre prochaine enquête QVCT interne. Impliquer, Communiquer ( même maladroitement) vaut mieux que d’imposer en espérant que tout s’arrangera avec le temps et l’accoutumance.
Et chez vous quelles sont les pratiques qui pourraient aider la communauté ?
Le point de vue de mon invité cette semaine, David Roblin, est de montrer l’apport des techniques immersives pour un formateur. Comment la réalité virtuelle, mais aussi dans un contexte plus large toutes les techniques immersives, peuvent aider le formateur ?
Je m’appelle David, je suis ingénieur pédagogique. Mon expérience en ingénierie pédagogique, je la consacre à l’employabilité du plus grand nombre. Afin de déverrouiller les compétences nécessaires à cette évolution, j’oriente mes travaux non plus sur le classique « apprendre à apprendre », mais sur le désormais essentiel « apprendre à enseigner » grâce au apports des outils numériques.
Il y a un travail sur l’évolution des compétences et comment on évalue les savoirs et compétences .
David intervient dans la formation « Devenir formateur immersif « . Cette formation est essentiellement centrée sur la posture de l’accompagnant.
Il y a tout d’abord un Cadrage à l’utilisation et sur l’utilisation. C’est un vrai rôle pour le formateur.
C est une évolution de l’acte pédagogique, c’est particulièrement sur le « comment » on valide.
La réalité virtuelle et les simulateurs vont utiliser des « capteurs » pour récupérer des données, les « learning analytics ». Grâce à cela, le formateur et l’apprenant vont co-construire le parcours personnalisé de formation. Cela rend réellement l’apprenant acteur de son apprentissage. Il va débriefer lui -même de ses séances de formation avec le formateur et définir lui même ce sont il a besoin pour progresser.
Les techniques immersives sont un complément à la formation. Elles permettent de valider et évaluer mieux, et pas avec un questionnaire.
Comment je l’intègre ?
On intègre des techniques immersives entre la théorie et la mise en situation sur le terrain, dans les métiers techniques.
L’ un des avantages, c’est le gain de surface. Dans une salle de classe on peut faire « entrer » des dizaines de machines, un échafaudage etc… On va aussi faire des économies de matières premières.
Apprendre des gestes sécuritaires.
Éviter le gaspillage de matières. Eco-responsable
Réduire le temps d’apprentissage.
Investissement dans les machines pas nécessaire, seulement dans les casques et logiciels.
La répétition du geste est efficace et on peut le répéter à l’envi. On va ainsi recontextualiser sur l’opérationnel.
Impact sur le coût est exceptionnel. Le formateur peut apporter plus de pratique. Il peut cibler sur les choses à améliorer dans une séquence et définir avec l’apprenant tout le Cursus de formation.
La formation « Devenir formateur immersif » est une collaboration entre un concepteur et un ingénieur pédagogique, Mimbus
Evolution de posture face à l’immersif
Les formateurs doivent se former à cette modalité de formation. Elle ne va pas remplacer le formateur, elle va l’accompagner à mettre plus de pratique et de concret pour les apprenants.
Mieux connaitre David :
Le livre qu’il recommande : « Le journal d’Anne Franck »version avec tous témoignages.
Sa citation : « Le meilleur moyen de prévoir le futur est de le construire » P. Drucker.
Son truc d’efficacité : Etre très à l’écoute pour connaitre les attentes de mes interlocuteurs.
Le coaching à distance a été imposé aux coachs lors de la crise sanitaire, mais l’utilisation perdure. Il s’agit de s’adapter aux contraintes (problèmes sanitaires, problèmes énergétiques, télétravail) Et aussi de s’adapter aux besoins et demandes des clients, surtout les clients professionnels.
Le fait de ne pas être à l’aise avec les outils techniques est un frein. Cependant c’est nécessaire pour assurer la continuité de son activité, voire développer de nouvelles activités ou atteindre de nouveaux marchés.
Beaucoup de coachs avaient ( et ont encore) des croyances « limitantes » en plus de la difficulté que peut représenter la technique.
La distance empêche de « sentir » ce qui se passe.
Je peux pas faire les activités où il faut se déplacer.
Les personnes qui avaient déjà l’habitude des outils pour le distanciel ont pu assurer la continuité de leur activité, voire même la développer pendant la crise sanitaire.
Les avantages du coaching à distance
Il faut aussi prendre en compte que les habitudes des clients ont changé et les avantages du coaching à distance sont importants :
flexibilité des horaires et des lieux
moins de déplacements
Extension du rayon d’intervention du coach
Permettre de collaborer plus facilement avec d’autres coachs « éloignés »
Possibilité de gérer son agenda différemment
Possibilité de rencontrer plus de clients dans une même journée
Le coach peut aussi réfléchir sur l’adaptation de ses outils » physiques » pour que le coaché puisse les réaliser chez lui. Les plateformes collaboratives ( laxoon, Miro, Mural etc…) permettent une grande adaptation.
L’utilisation des outils de collaborations à distance permet en plus, un suivi en un seul endroit.
Par ailleurs, les outils de paiements, de prise de RDV en ligne, facilitent la vie des coachs.
Les outils permettent d’ouvrir le potentiel de coaching, et de proposer un coaching « augmenté », avec un mix de nombreuses modalités ( dessin, images, vidéos, musique etc )
Les pré-requis au coaching à distance
Cela demande de la préparation des séances, de tester aussi les outils créés, la connexion internet etc et aussi, un temps de » formation » du client à l’utilisation des outils.
Le coach va aussi devoir porter une grande attention aux signaux faibles de son client, s’assurer que le lieu où le client se trouve est propice à une séance. On ne sait pas où le client se trouve, et les fonds d’écran font que l’on ne voit plus le lieu.
Il faut faire plus d’efforts sur le clarté des consignes, les reformulations pour bien s’assurer que notre compréhension est ok.
Vérifier l’attitude du client ( mouvements des yeux), proposer un cadre ( pas de notification, de mails ouverts , lieu choisi…) afin que l’attention du client reste sur la séance. C’est la même chose pour le coach, qui doit éviter d’être dérangé par des notifications.
L’installation du coach est importante ( éclairage, caméra à hauteur des yeux, un bon son, réduction d’écho, écouteurs …)
Lors des points d’étapes, ne pas hésiter à reposer le cadre ( technique et spatial) avec le client.
Valider aussi l’adresse mail qui va être utilisée pour l’envoi des invitations électroniques ( différents comptes, confidentialité ….)
Prêter attention aux horaires des séances (éviter les congés du client, les RDV sur le temps perso etc ) et ne pas hésiter à la clarifier dans l’accord tri-partite s’il y en a un.
En résumé
Se préparer
Choisir les bons outils
Faire des tests
Prendre des conseils aupès de coachs plus à l’aise
Je reçois cette semaine Anne Douard, qui est Home Organizer et qui utilise le Feng Shui pour guider ses clients à obtenir un intérieur équilibré et serein. Anne et moi sommes toutes les 2 actives au sein de la FFPO, Fédération Francophone des Professionnelles de l’Organisation.
D’origine bretonne, issue du milieu agricole. Jeune, je participais aux travaux agricoles et d’élevage, ce qui m’a donné un goût inné pour la nature.
Mes études et mon expérience professionnelle m’ont amenée à bouger dans différents endroits de France, ce qui m’a donné le gout de l’aventure et du voyage.
Professionnellement, je me suis formée au métier de Conseillère en Économie Sociale et Familiale.
Un métier qui m’a appris à relativiser et ne pas faire de jugement actif, j’ai aimé la diversité des gens que j’ai accompagné.
Après presque 20 ans à travailler dans ce secteur, en 2018, j’ai souhaité me reconvertir. C’est naturellement que je me suis dirigée vers le métier de Professionnelle de l’Organisation car il alliait l’accompagnement des personnes et mes valeurs de préserver l’environnement.
Auparavant, je prodiguais des conseils de réduction de consommation et d’économie d’Énergie pour éviter le surendettement.
Aujourd’hui, j’accompagne ma clientèle à consommer différemment. A prendre conscience de ce qu’elle projette pour son avenir et ainsi se libérer du poids des objets pour vivre l’instant présent. Comme une thérapeute, je soigne à ma manière les intérieurs de mes clients pour qu’ils retrouvent sérénité et bien être chez eux et en eux.
Depuis le début de mon activité de Professionnelle de l’Organisation, j’ai pu constater que le désencombrement est souvent compliqué parce les personnes ne veulent pas jeter, souvent par méconnaissance des circuits de recyclage. Je prodigue des conseils de revalorisation, de réutilisation des objets pour aider ma clientèle à tendre vers une consommation circulaire et non plus linaire.
Persuadée que chacun de nous peut faire sa part pour préserver nos ressources et éviter le gaspillage, mon métier y contribue.
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Avec le Feng Shui tout est affaire d’équilibre, entre les éléments, les couleurs…
Un logement déséquilibré ne permettra pas de se sentir « bien » chez soi.
Petit sas à l’entrée de la maison pour faire la transition entre l’énergie du dehors et de l’intérieur, permet de changer de chaussures.
un couloir long, donne une énergie très rapide. On peut mettre un tapis pour ralentir.
Chambre : dressing minimaliste pour que l’énergie circule. Une table de nuit de chaque côté du lit. Rien sous le lit ou alors un minimum et bien rangé dans les tiroirs sous le lit. Pas de photos des ancêtres ou des enfants, préférer les mettre dans le bureau par exemple, ou une autre pièce.
Salle de bain : zone d’évacuation des mauvaises énergies de la maison.
Arrangement du bureau : idéalement pas de porte dans le dos ( zone de la tortue, on peut mettre un paysage de montagne pour compenser), une belle vue dégagée ( le phénix, on peut mettre un paysage marin avec un bateau pour » compenser »), un petit meuble à gauche ou une plante et un grand meuble à droite.
Mieux connaître Anne
Mantra : le tri c’est comme dans la vie, vaut mieux garder les bons souvenirs
La question de l’accueil (onboarding) des nouveaux membres du personnel alors que l’on travaille en mode hybride est un sujet récurrent. D’autant qu’avec la pénurie de talents, les entreprises et les managers souhaitent que les nouveaux collègues soient très bien accueillis, que l’intégration se passe pour le mieux et qu’ils restent restent dans l’entreprise.
Lors de mes accompagnements et des formations que je donne dans le cadre de mon activité professionnelle j’ai pu discuter longuement de ce sujet et aussi identifier des points communs parmi les expériences partagées.
Tout d’abord, l’arrivée d’ un nouveau membre dans votre équipe se fera d’autant mieux s’il y a un transfert de savoir de l’ancien titulaire du poste.
Si vous avez pu récuperer des process, des best practices pour le nouveau, vous gagnerez du temps et lui aussi.
La transition
Idéalement il y a une phase de recouvrement entre les 2 personnes, mais je sais bien que c’est très rare, car même si le salarié est promu ou muté dans une autre fonction, dans la même entreprise, il est souvent déjà happé dans son nouveau quotidien et a rarement le temps de réellement former le suivant.
Cependant, si vous pouvez organiser ne serait ce que quelques heures d’échanges bien ciblés, vous gagnerez un temps précieux.
Le process de recrutement
Est ce l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise ?
C’est vraiment cette question qui doit être au centre de vos réflexions.
Et cette réflexion commence dès la rédaction de l’offre d’emploi et de l’organisation des entretiens. Le processus de recrutement en dit long sur votre entreprise.
J’ai lu il y a quelques années, que certaines entreprises mettent volontairement un process en place fastidieux, afin de tester la résistance et la patience des candidats, car au sein de l’organisation c’est compliqué. Donc à moins que votre entreprise soit réellement difficile en terme de process internes et de lourdeur administrative, assurez vous que le process de rerutement ne fait pas fuir les potentiels candidats. En cette période de plein emploi, où vous peinez peut être à recruter, pensez à vérifier le process de recrutement.
Personnellement, quand je cherchais du travail il y a quelques années, quand je trouvais une annonce sur Linkedin, qui m’amenait sur un voire deux sites différents où à chaque fois il fallait remplir manuellement tout un questionnaire, et que les données linkedIn n’étaient même pas pré- remplies, c’était pour moi un showstopper. Je me disais aussitôt : « s’ils ne sont pas fichus de simplifier et d’automatiser la collecte de données à ce stade là, c’est que derrière ça doit être encore pire. » Et donc pas du tout en adéquation avec mon état d’esprit et mes attentes. Ca me faisait penser immédiatement à l’épreuve de rentrée scolaire que beaucoup de parents doivent encore subir, de remplir 5 fois les mêmes informations sur des fiches de couleurs différentes pour l’école. RED ALERT BIP BIP BIP .
Ca y est, la séduction a fonctionné, vous vous plaisez et votre nouvelle recrue ne va plus tarder à arriver. On arrive donc à la phase de préparation. La commande de matériel, l’ouverture des comptes et accès divers, le contrat, le programme de formation….
Des dizaines de petites choses qui sont essentielles pour donner un sentiment de fluidité au nouvel entrant.
Et surtout, le jour J, tout est bien prêt, vous n’avez pas à courir de tous les côtés pour récupérer les informations. Et surtout, cela vous évitera de ne pas savoir quoi faire faire au nouveau le 1er jour.
Qui n’a jamais vécu le fameux. « En attendant que tout soit prêt, tu peux lire les procédures ». « ou encore « voici les offres commerciales de l’année dernière « ? C’est un excellent moyen pour faire fuir vos nouvelles recrues.
A moins que vous embauchiez une personne au département qualité, qui est intéressé par la lecture du manuel qualité ?
D Day
Passons à présent au jour J, l’arrivée de votre nouveau collaborateur, qui ce fera idéalement en présentiel si cela est possible.
Si vous avez vendu du rêve avec une superbe annonce et un process de recrutement au top, mais que les premiers jours de votre nouveau collègue ressemblent au parcours du combattant, il va rapidement penser qu’il y a un loup quelque part et peut être se mettre à douter de son choix. Rien de pire que de démarrer un nouveau job avec des arrières pensées parce que ça ne se passe pas comme espéré.
Il est très important que l’accueil du premier jour soit effectué par le responsable du service en personne. Et si vous avez un empêchement, essayez à minima de faire une visio dès son arrivée dans les locaux.
Cela montre à l’arrivant qu’il est important.
Même si vous ne pouvez pas l’accompagner toute la journée, prenez du temps pour lui. Et suite à plusieurs expériences, si vous le pouvez, aller déjeuner avec lui / elle.
Vous en profiterez pour lui montrer la plateforme d’échanges utilisée par votre équipe, là où tous les documents, modèles, ressources sont stockées afin de permettre à chacun un accès à la demande aux informations nécessaires au bon fonctionnement et aux tâches confiées.
Une de mes clientes accompagne les nouveaux équipiers elle même sur 2 jours entiers sur site. Le 3ème jour, elle est dans les locaux avec le nouveau, mais elle n’est pas / peu disponible. Elle nomme un autre membre de l’équipe ( pas nécessaire physiquement présent), comme référent si besoin. Le 4ème jour, le nouveau collaborateur est chez lui et son référent le suivi à la demande. Ils font un point en fin de semaine.
Le mentor
Il est aussi intéressant de nommer un « mentor « qui va accompagner l’arrivant, répondre à ses questions du quotidien.
Et ce mentor n’est pas nécessairement quelqu’un de très ancien dans l’équipe. Ce peut être une personne avec quelques mois d’ancienneté seulement qui se sentira valorisé par cette expérience.
En plus, elle aura peut être vécu 2- 3 « aventures » à son arrivée qu’elle souhaitera éviter à son nouveau collègue.
Si toute l’équipe peut être au bureau physiquement ce jour là, c’est super et vous organisez une réunion de présentation. Et si cela n’est pas possible, faites au moins une réunion en ligne pour les présentations, éventuellement rappeler les étapes du parcours d’intégration, indiquer qui de l’équipe va servir de référent etc.
En principe la première journée, le service RH va gérer toute la partie administrative qui n’a pas pu être réglée à distance, les badges, accès au site RH ( congés etc) etc.
Le 30-60-90
De votre côté vous pouvez aussi prévoir un programme sur 90 jours, appelé le 30-60-90
Il est proposé par vous et discuté avec le nouveau salarié.
Le but est de définir un plan d’acquisition de compétences, en connaissance (entreprise, process etc) et montée en autonomie. Ce plan sera revu lors des 1-1 par exemple. Vous pourrez peut être l’accélerer ou bien allonger certaines étapes où votre équipier a plus de mal, éventuellement.
Les feedbacks
Tout au long de cette période d’intégration et pendant la période d’essai, faites des feedbacks réguliers à votre collaborateur et demandez lui de vous en faire aussi. Vous allez apprendre à vous connaitre et à travailler ensemble. Rien n’est inné, ni évident par défaut. Soyez clair dans vos demandes et dans vos attentes. Faites la chasse au non dit et aux choses qui, dans votre référentiel, vont de soi.
Trop souvent, des collaborateurs partent ou sont remerciés en cours ou fin de période d’essai, sans avoir aucune idée de ce qui leur est reproché. Ou bien ils s’en vont d’eux même sans que le manager ne sache pourquoi.
Alors assurez le dialogue dès le début.
Le rapport d’étonnement
Si le collaborateur se sent rapidement en confiance, il osera vous faire part des choses dont il a besoin, qu’il n’a pas compris etc.
Proposez lui de rédiger un rapport d’étonnement. C’est un très bon outil pour ouvrir les yeux sur des dysfonctionnements ou des bizarreries que l’on a sous les yeux depuis des années et qu’on ne voit même plus.
Pensez aussi que rapidement votre nouveau va se retrouver chez lui à travailler seul. Interrogez le sur son installation à la maison et appelez le regulièrement voire alternez avec son référent. ll doit pouvoir se rapprocher d’un membre de l’équipe s’il rencontre une difficulté.
On peut prévoir un petit kit de bienvenu, comme un mug et une gourde, des stylos, post-it, mini déco pour le bureau.
En fonction du type de poste, le nouveau peut avoir à passer plusieurs jours avec un ou plusieurs collègues pour découvrir sa nouvelle fonction et aussi appréhender ce que les autres membres de l’équipe font, voire également des fonctions dans d’autres département en lien avec son poste à lui.
L’annonce
Annoncez l’arrivée à l’ensemble de l’entreprise, avec une photo et quelques infos sur l’arrivant. Ainsi il/elle pourra être abordé(e) et bien accueilli(e) partout. Et si vous avez des filiales ou une maison mère, prévenez les aussi.
Les mises à jour nécessaires
Prenez le temps de mettre à jour le Team Canvas avec les informations sur le nouveau. Le document peut aussi servir de base à expliquer le fonctionnement de l’équipe, les régles de communication, l’éthique etc. Revoyez régulièrement votre process d’accueil, en prenant en compte les suggestions des derniers arrivés. Il y a sans doute de petits réglages à faire pour que tout soit nickel !
Planifiez au plus vite les séances de formation si besoin. S’il y a de nombreuses applications à utiliser, prévoyez une formation avec quelqu’un pour les bases. Le « il y a tout sur l’intranet » est une façon rapide de se débarrasser de la formation, sauf que le nouveau n’a peut être aucune idée de comment y aller et surtout il ne sait peut être même pas quoi chercher. « On ne sait pas ce que l’on ne sait pas ! »
Clarifiez, expliquez
Définissez clairement les rôles et responsabilités, le périmètre d’action, les intervenants réguliers, les interactions, les rituels d’équipe.
Evidemment on ne fait pas tout cela le premier jour. On va éviter de noyer le nouveau on pensera à éviter le jargon. Non, le langage de votre entreprise n’est pas universel, il faut donc décoder pour les nouveaux voire leur proposer un petit lexique.
En conclusion, gardez à l’esprit que les premières impressions restent longtemps et que votre intérêt est de ne pas rater le début. Et que faire si quelqu’un arrive demain dans votre équipe et que tout n’est pas prêt ? Eh bien dites-le et invitez votre nouveau à co-créer avec votre équipe son programme d’accueil !
En résumé, les avantages d’ un onboarding réussi :
Vous améliorez votre expérience employé.
Vos employés deviennent efficaces plus rapidement. Ils ajoutent donc de la valeur plus tôt.
Vous réduisez la gestion et le poids de l’intégration, en rationalisant, en automatisant, et encourageant le libre-accès aux données essentielles à la réalisation des tâches.
Bonne Chance à vous tous et bonne intégration de vos nouveaux.
