Dans cet article nous allons parler du livre de Frédéric Laloux » Reinventing Organizations », publié en 2015. Frédéric Laloux est consultant, coach auprès de dirigeants d’entreprises.
Le livre s’adresse aux dirigeants, managers, et employés qui ont envie de faire bouger les lignes du management et de mettre plus d’humain dans leur environnement de travail ou associatif.
Après avoir expliqué les différents types de modèles organisationnels qui se sont succédés au fil des siècles, l’auteur fait un focus sur le modèle qui est en train d’émergé et qu’il appelle le paradigme Opale.
Les modèles sont définis par des couleurs, très similaires à ce que l’on trouve dans la Spirale Dynamique.
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Les stades sont :
Stade Réactif – infrarouge (spirale dynamique: beige) – famille
Stade Impulsif – Rouge (spirale dynamique: rouge) – Mafia, gang de rue. Petites entreprises avec un patron TRES présent.
Stade Conformiste – Ambre (spirale dynamique: bleu) – église catholique, armée, certaines écoles et tout ce qui porte un uniforme.
Stade de la réussite – Orange (spirale dynamique: orange) – entreprise capitaliste. Les plus courantes actuellement.
Stade Pluraliste – Vert (spirale dynamique: vert) – ONG.
Stade Evolutif – Opale → type d’organisation émergent.
Pour chaque phase il explique les caractéristiques et avancées par rapport à la phase précédente.i
La phase cible, ou Opale est caractérisée par l’auto-gouvernance des structures, l’affirmation de soi et par une nature évolutive proche de l’organisme vivant.
L’autonomie, la confiance sont mises en avant dans ce mode d’organisation. L’auteur a étudié de nombreuses organisations et donne plusieurs d’exemples d’entreprises qui fonctionnent selon les principes » Opale », comme Buurtzorg et FAVI longtemps dirigée par Jean François Zobrist.
On retrouve dans ces deux entreprises, une forte prise en compte des humains qui constituent les équipes. Et aussi une auto organisation qui permet d’aller au delà les attentes habituelles des managers. Et enfin une prise en compte des besoins des clients ou patients et une très faible intervention de la direction ou hiérarchie.
Dans ce paradigme Opale, les organisations, comme des organismes vivants s’adaptent aux changements d’environnement, naturellement sans qu’il y ait besoin d’une étape de change management. Ce type d’organisation est aussi très adapté à la complexité croissante de notre environnement. En effet, il permet la prise en compte des connaissances, avis et conseils de ceux qui ont la connaissance. L’agrégation de toutes les connaissances et expérience permet une vue plus large et pertinente que la vision unique et partielle d’un seul décideur, loin du sujet parfois. Les décisions sont alors basées sur de nombreux éléments.
On y crée des espaces protecteurs pour permettre la libre expression de tous. La motivation intrinsèque est le moteur de cette organisation où chacun peut être lui même sans avoir à se cacher derrière le masque de sa fonction
La mise en place de ce style d’organisation doit se faire avec le leadership fort de la direction de l’entreprise, qui va fédérer les équipes à changer de modèle. On peut ensuite faire une implantation progressive par département ou service. Les pionniers pourront ensuite partager leur expérience avec le reste de l’entreprise, afin d’encourager au déploiement.
Nous avons hâte que cela se développe et chacun peut dès maintenant être l’acteur du changement.
Créer du lien dans nos interactions à distance, c’est le thème de cette interview avec Matthieu Sabourin.
J’accélère la transformation des gens en fabriquant des moments profondément humains qui leur permette de se dépasser.
A travers des séminaires de dépassement de soi
Du conseil sur les nouvelles méthodes de collaboration
Des teambuilding en VR
Matthieu intervient dans la collaboration à distance. Il travaille à l’aide du Design Thinking notamment.
Avec la crise sanitaire, utilisation de nouveaux outils par la collaboration à distance.
Est ce qu’on va avoir le même niveau d’intelligence collective en présentiel ou à distance ?
D’après Matthieu, en présentiel c’est mieux, cependant la distance peut permettre d’activer des choses différentes.
A distance, la hiérarchie, la timidité etc est plus » gommée » et permet d’être plus anonyme pour exprimer des idées et de faire ressortir plus de diversité pour avoir plus d’idées.
On peut mettre les gens dans de bonnes conditions pour créer du lien et de l’émotion.
Créer un cadre, un contexte, un avatar, permet de libérer les personnes, libérer la parole, plus fort qu’en présentiel.
Pour fédérer les équipes, il faut creér les conditions :
Quel est mon objectif ?
Comment je m’y prends ?
Le facteur de réussite
Etre centré sur l’être humain comme une valeur cardinale.
Si les salariés vont bien, la boite ira bien.
Le manager doit incarner la volonté de créer du lien
avoir de l’empathie sur les pb et les désirs de son équipe
L’état d’esprit est plus important que les outils
Prendre du budget par prévoir des événements tous ensemble.
Avoir un intérêt sincère envers les collaborateurs
Etre sincère, transparent et faire participer l’équipe à la découverte d’une nouvelle façon de s’organiser.
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Les freins
Le « Command Control « de certaines personnes.
Travailler sur son besoin de contrôle.
L’augmentation de réunions, comme moyen de contrôle de managers qui ne font pas confiance à leurs équipes
Qu’auriez vous à perdre à co-créer, co-designer ?
Le métier de manager tend à se rapprocher du métier de coach pour aider l’équipe à trouver les meilleures solutions pour répondre aux besoins de leurs clients, remplir les objectifs.
C’est la mission du rôle de facilitateur.
Les outils digitaux pour apporter de la flexibilité. gérer le rapport au temps, on peut
être plus efficace sans augmenter la charge mentale. Le temps bien employé peut être plus efficace.
MURAL (tableau blanc digital) pour échanger des idées, des images, des vidéos etc. Matthieu forme à l’utilisation de MURAL
pour le travail asynchrone, Matthieu utilise des vidéos avec Loom et Vidyard
la communication asynchrone permet de gérer différemment le temps, mais ne doit pas supprimer les interaction en live.
https://youtu.be/G4tet6HLwGI
Utilisation de la Réalité Virtuelle qui permet une grande immersion.
VR pour collaborer et créer du lien humain.
La VR donne plus de créativité et d’intelligence collective
Son livre : » Think again » Adam Grant. Apprendre à désapprendre et Développer l’esprit critique.
Truc d’efficacité : Prendre soin de son niveau d’énergie. et faire du sport
L’année 2022 commence, et certains d’entre vous sont peut-être en train de chercher des bonnes résolutions pour l’année. On ne va pas en parler dans cet article.
Cependant, pour ceux qui cherchent une « résolution », ceux qui ont envie de tester quelque chose de nouveau, je vous propose quelques idées.
Choisissez en une seule par mois et appliquez-la totalement pendant un mois afin de voir ce qu’elle vous apporte.
Ensuite passez à une autre idée. Vous avez la possibilité de conserver bien évidemment l’idée du mois précédent et d’ajouter une nouvelle idée.
Elles ne se contredisent pas et donc elles peuvent être toutes utilisées en même temps. MAIS, elles ne peuvent pas être toutes installées en même temps, surtout si vous souhaitez qu’elles restent dans la durée.
Entre 2 réunions, 5 minutes pour prendre l’air, aller aux toilettes sans courir comme une folle dans l’escalier, pour prendre un café, se changer les idées. ⇒ Faire des pauses plus longues à l’heure du déjeuner, pour bouger, aller marcher etc
Toutes les semaines, plusieurs fois par semaine sur les prochaines semaines
Pendant ces RDV, d’une durée idéale de 2h, attaquez-vous à des tâches qui demandent beaucoup d’attention, le fameux » Deep Work ! Coupez toutes vos notifications et autres alarmes, mettez un pomodoro et hop c’est parti pour une bonne séance-
Idée 6 : Réduisez la fréquence de contrôle de votre boite mail et de vos messages instantanés.
A moins que vous ne soyez employés dans un service client dont l’outil de réclamation est le mail, rien ne justifie que vous passiez tout votre temps dessus. Si l’idée de ne vérifier vos mails que 2 à 3 fois par jour nous provoque des palpitations, Allez-y progressivement.
1 semaine avec 1 check de 5 minutes toutes les heures.
Idée 7 : Adoptez une méthode efficace par traiter vos mails.
Utilisez les options de filtre, couleurs ou tri pour identifier les mails où :
Vous êtes unique destinataire
Vous êtes destinataires avec d’autres
Vous êtes en copie
Cela vous donne l’ordre de lecture. Puis :
Je lis : je peux répondre en 2 minutes : je le fais
Je ne peux pas répondre en 2 minutes ET je suis le seul à punir je faire : je planifie dans mon agenda quand je réponds en détail et j’informe l’expéditeur que je répondrai tel jour à telle heure.
Je ne peux pas répondre en 2min ET il y a une personne dans mon équipe aussi voire plus compétente sur la demande je délègue
Je lis et je n’ai rien à faire ==> archives ou corbeille.
Pour ce qui est en cc : j’attends d’avoir du temps, peut-être une seule fois par jour et aussitôt après lecture j’ archive ou je jette .
Idée 8 : J’arrête de faire du multitâche pendant les video conf.
Ça ne marche pas, je ne peux pas avoir la même attention en faisant 2 tâches simultanées qui sollicitent la même zone du cerveau.
Donc vous allez forcément louper une information. En plus, vos interlocuteurs vont s’en rendre compte et considérer que le sujet de la réunion ne vous intéresse pas (si c’est le cas, pourquoi restez là ?) Vous mettez plus de temps sur vos tâches simultanées, serez moins pertinent et risquez même de faire une boulette en raison de votre manque d’attention .
Mettez dans notre agenda tout ce qui est prévisible dans les mois prochains, RDV, anniversaire, réunion récurrentes, préparation des réunions récurrentes, Week end prolongés, vacances scolaires, déplacements etc. Ainsi vous limitez le nombre de » mauvaises surprises », vous anticipez plus facilement la préparation de certains évènements par vous et votre équipe.
Incluez aussi des périodes de Rdv avec vous-même (Idées)
Idée 10 : Définissez par chaque journée les 3 tâches/projets les plus importants.
Idéalement, le soir avant de finir votre journée, notez ce que vous prévoyez pour le lendemain. Vous pouvez aussi définir pour chaque semaine les tâches principales par jour et vous adaptez en fonction de l’actualité chaque jour. Pas plus de 3 gros sujets par jour. Si des choses s’ajoutent, mettez-les dans un gestionnaire de tâches où elles ne seront pas perdues et où vous pourrez aller les chercher plus tard.
Encore une fois, testez pendant un mois et accrochez-vous. Rien ne se met en place immédiatement sans une période d’adaptation Si vous ne persistez pas suffisamment longtemps, vous ne verrez pas les avantages se mettre petits à petit en place.
Et vous avez besoin d’un accompagnement pour mettre en place un bonne gestion de votre temps et être plus efficace, contactez moi, nous pouvons travailler ensemble.
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Poser des questions est un outil exceptionnellement puissant qui permet de dégager de la valeur au sein des organisations : cela stimule l’apprentissage et l’échange d’idées, nourrit l’innovation et l’amélioration de la performance et développe l’entente et la confiance parmi les coéquipiers.
On n’apprend pas forcément à questionner dans les formations qui forment au management, contrairement à certins métiers ( journaliste, avocat, policier etc). Alors que le questionnement est essentiel dans toutes relations humaines et donc par extension dans notre posture de manager.
Cela ne sert à rien de savoir questionner, si on ne sait pas écouter. C’est essentiel dans tous les domaines de notre vie.
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La posture et le contexte
Le contexte, la posture et l’attitude sont essentiels dans le questionnement. Exemple : on accepte assez facilement de se faire « interroger » par son médecin sur des sujets sensibles. Mais on ne répondrait pas aux mêmes questions, dans un contexte différent et une personne différente. Le style de la question et l’intention qui est derrière la question, sont aussi essentiels.
La posture d’ouverture et la posture d’apprenant, sont essentielles.
L’intention dans le questionnement
L’intention est importante dans le questionnement.
Dans le monde professionnel, on doit savoir pourquoi on veut questionner et aussi éviter autant que possible, le questionnement inductif, dans le but d’amener la personne là où on veut qu’elle aille et pas nécessaire là où la discussion devrait aller.
Souvent on veut questionner pour comprendre, ce qui est déjà un premier pas. Mais l’étape suivante est de questionner et d’écouter pour apprendre.
Le silence dans le questionnement
On va tout faire pour laisser l’autre s’exprimer et lui donner la possibilité de nous apprendre quelque chose. C’est la chemin de l’inconnu parfois, qui peut nous amener vers de la nouveauté, de nouvelles solutions. Mais pour cela, il faudra savoir se taire, pour laisser l’autre s’exprimer. « Sur quoi tu te bases pour penser cela ? » Creuser une réponse, poser des questions qui vont aider à aller plus en profondeur et laisser à son interlocuteur le temps de formaliser sa pensée. Il faut laissr le temps en sience pour que la réflexion se fasse.
Je questionne et j’écoute pour apprendre
Je questionne et j’écoute pour comprendre
Je permets ainsi à l’autre d’apprendre par lui même, sur lui même
La source de toutes les questions est l’émerveillement, la curiosité et une capacité de ravissement.
HBR
Créer quelque chose de plus grand que la somme des parties.
Le questionnement sert beaucoup à évaluer notre interlocuteur, avec des questions dont on connait la réponse. ( à l’école, un examen)
Questionner pour aller vers l’inconnu
En posant des questions, on s’enrichit de la connaissance que notre interlocuteur a sur le sujet qu’il maitrise. Un manager ne peut pas avoir autant de connaissance que l’ensemble des personnes qui constitue sont équipe. Il doit donc questionner et écouter les avis des spécialistes de son équipe.
Lorsque l’on sort du connu, plus on élargit le champ de ses connaissances.
Le manager devrait être soucieux de questionner son équipe, pour faire émerger de nouvelles idées, trouver des solutions ensembles à des problèmes communs, pour faire participer tout le monde au maximum de ses compétences.
Technique du » 3 avant moi »: dans le cas d’une question posée en réunion au manager d’une équipe, le manager propose à 3 personnes de son équipe de partager leurs réponses, avant de faire part de son avis. cela permet de valoriser la omptétence qui est dans l’équipe et évite que l’on s’interdise de parler après « le chef ». Le manager ne se pose pas en « sachant », mais plutôt en sollicitant les specialistes, l’expérience collective.
En tant que manager, on doit éviter de proposer d’emblée une solution et de conclure par » est ce que vous êtes d’accord ». C’est le meilleur moyen de se couper d’idée bien meilleures que la sienne.
Par ailleurs, quand on sollicite l’équipe, on favorise son implication, ce qui est par conséquent enrichissant pour tous. C’est valide aussi en entretien 1 à 1, au lieu d’infantiliser son collaborateur et lui apporter des réponses à tout, on va lui poser des questions qui vont lui permettre de trouver par lui même la solution à son problème. On va mettre en valeur son autonomie sur ses actions. Cela nécessite accepter le droit à l’erreur.
Conclusion de Laurent : Le pouvoir du questionnement c’est la capacité à aller découvrir l’inconnu.
Se taire et taire son esprit Calmer son esprit, quelques minutes de méditation pour se mettre dans les conditions d’écoute optimale.
quand on a envie de répondre, je n’écoute plus. Quand j’ai envie d’apprendre j’écoute
Seulement 2% des gens apprennent à écouter. Félicitations si vous faites partie des 2%. Pour les autres 98% d’entre nous, nous devons réapprendre ce qui est notre droit de naissance – comment écouter afin que nous puissions avoir un impact au-delà des mots que nous entendons »
« Deep Listening: Impact Beyond Words » d’ Oscar Trimboli
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S’imprégner de mots, du choix de mots, du contexte, capter la gestuelle, le non-dit que l’on va questionner pour aller chercher ce qu’il y a derrière.
Le contexte et les non-dits contribuent tous au sens. Le sens peut être créé pour la personne qui parle, la personne à l’écoute et collectivement. L’écoute au niveau du sens nous aide à donner un sens à la discussion et informe un large éventail de perspectives et de possibilités. Cela aide chaque partie à comprendre ce qui a changé dans sa façon de penser depuis le début de la conversation. Nous disons entre 125 et 175 mots par minute, mais nous pouvons écouter 400 mots par minute. Cela signifie que quelle que soit la vitesse à laquelle l’autre parle, votre esprit peut traiter trois à quatre fois plus de mots. C’est cet écart qui provoque en vous l’assoupissement et la distraction ».
« Un moyen simple d’augmenter le silence est de fermer les yeux pendant 15 secondes avant une conversation, un appel téléphonique ou rencontre »
« Lorsque vous créez un espace dans votre propre esprit, vous permettez à la conversation d’atterrir et de s’étendre sans concurrence ou jugement. L’espace que vous créez dans votre esprit à partir de seulement 15 secondes de silence va considérablement améliorer votre capacité d’écoute et d’absorption d’informations. »
« Deep Listening: Impact Beyond Words » d’ Oscar Trimboli
Se comprendre et s’entendre. On ne peut pas comprendre à 100% l’autre, mais l’écoute va nous aider à nous approcher au plus près. Ted de Celeste Hadley » 10 ways to have a better conversation. »
Le non verbal se « calle » de lui même si on est réellement intéressé par notre interlocuteur, notre sujet.
Faire de chaque échange un enrichissement mutuel.
Cette semaine, nus inaugurons une nouvelle formule, pour le podcast. Une fois par mois, je vous proposerai un épisode co-animé avec Laurent Romagny, que vous avez pu déjà découvrir dans un épisode sur les KPI et un autre sur l’implication des équipes. Dans cette nouvelle formule, il ne s’agit pas d’une interview mais d’un échange d’expériences, de points de vues autour d’une thématique.
Cette semaine nous vous parlons de la hiérarchie, aide ou contrainte ?
Qu’est ce qu’apporte la hierarchie?
un statut avec la peur de le perdre?
du pouvoir ?
Evolution de la hiérarchie en fonction de l’évolution des sociétés. Lien avec la spirale dynamique
Mais quel pouvoir ?
Le punir de récompenser
le pouvoir de punir
On voit d’autres formes d’organisations apparaitre ( sociocratie, holacratie, entreprises libérées…). Pas de hiérarchie, ne veut pas dire pas d’organisation.
Hiérarchie, organisation, pouvoir, fusionnent à un certain point dans les nouveaux modes d’organisation des entreprises. On a des groupes de décision, sur des sujets différents, en fonction des besoins, des compétences etc
Délégation /Responsabilisation.
le manager offre la possibilité et incite l’équipe à prendre des responsabilités et à devenir plus créative, plus impliquée.
ll y a différents niveaux de délégations. Les nouvelles organisations ont aussi un mode de diffusion de l’information adapté, afin de permettre à tous ceux qui ont des décisions à prendre d’avoir les éléments nécessaires.
L’évolution des sociétés et des organisations ne se fait pas linéairement. Il faut parfois revenir un peu en arrière, par peur de ce qui est devant, et ensuite avancer vers la nouveauté et » l’inconnu »
Les KPI ( ou Key Performance Indicators) ont tendance à faire la pluie et le beau temps dans les entreprises et organisations. Avec Laurent Romagny, coach et consultant, on décortique la bête et surtout on creuse pour trouver des alternatives, ou des façons plus efficaces de les utiliser.
Dans certaines entreprises, on constate qu’on se sait pas toujours ce qu’il y a « dans » le KPI, comment il a été créé, dans quel but, avec quelles données. ce que l’on sait c’est qu’il doit être « vert ».
Un KI est composé de plein de » données » : Donnée qualitative, données brutes, modélisées, mise à jour ( ou pas) etc… La data science est souvent utilisée sans conscience de ce qu’on veut faire. Et il n’y a plus de lien entre le KPI et ce qu’on veut mesurer.
En quelque sorte, les voies du KPI sont impénétrables !
Ce qui va à l’encontre de la bonne gestion d’une équipe :
« La confiance n’évite pas le contrôle » et » la Confiance ça se gagne »
C’est devenu une preuve de valeur ou de non valeur d’un individu ou d’une équipe.
Le KPI sert à contrôler parce qu’il n’y a pas de confiance. ce devrait etre un outil de travail pour les éqyipes et les organisations pour grandir et s’améliorer.
On prend la pression du niveau supérieur, parce qu’on veut bien la prendre. Ce n’est donc pas une raison valable pour la transmettre à son équipe.
La confiance dans l’équipe
Un manager très controlant, est souvent un manager qui n’a pas confiance en lui. Certains managers ont peur, ce qui génère leur comportement de » control freak ».
Il faut pouvoir développer la confiance en soi pour faire confiance.
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Implication de l’équipe
On a une vraie équipe qui travaille ensemble, collabore ensemble, quand on implique les membres qui la constitue. MAis le préalable est d’avoir établi la confiance.
Tirer le meilleur de son équipe, c’est le rôle du manager. Cela va permettre de définir avec l’équipe ce que l’on veut suivre. Et ainsi de créer avec l’équipe des indicateurs qui ont du sens et qui permette à l’équipe de progresser et de grandir.
Et pour cela on part des basiques avec le fameux QQOQCCP d’Aristote.( faussement attribué à Quinquilien)
https://youtu.be/UjJQG8smEY8
Intégrer la vision de chacun
La contribution de chacun est pertinente et chacun a sa propre vision du monde et elle est aussi vraie que la mienne.
Paul Watzlawick « La réalité de la réalité » , de l’école de Palo Alto. Chacun pense qu’il n’y a qu’une seule réalité, la sienne, alors qu’il y en a autant qu’il y a de personnes.
L’implication des équipes sous entend que l’on a établi la confiance. L’implication ne nécessite pas d’acier des KPI. On a une équipe, des gens qui travaillent ensemble_
Pour résumer , on peut gérer mieux qu’avec uniquement des KPI, en :
La qualité relationnelle est au coeur de beaucoup de discussions actuelles. Dans cette discussion avec Marie Aude Lagache, on explore la qualité relationnelle au service des équipes commerciales et des clients.
Durant mes quinze ans d’expérience en tant que salariée, j’ai constaté un bon nombre de problèmes de cohésion et de communication au sein de plusieurs entreprises. La médiation professionnelle s’est ainsi imposée comme une évidence dans la suite de ma carrière commerciale afin d’aider à fluidifier les relations interpersonnelles.
Une expertise axée sur la Relation
Diplômée de l’Ecole professionnelle de la Médiation et de la Négociation (EPMN), ma formation a été une inspiration en termes d’ouverture d’esprit et de respect de l’humain. Le médiateur est avant tout neutre et impartial pour travailler de façon objective sur des problématiques où les émotions prennent souvent le dessus.
Mon engagement en tant qu’experte en qualité relationnelle et en efficacité commerciale
Aujourd’hui, ma mission en tant que consultant formateur, est d’apporter mon expertise au même titre que mon expérience au service des équipes commerciales.
J’accompagne les individus à développer leurs compétences commerciales et relationnelles afin d’interagir plus efficacement avec leur environnement professionnel : collègues et clients, pour performer dans leurs objectifs individuels et collectifs.
Les échanges interpersonnels efficaces sont un des éléments d’un travail en équipe performant et productif. Cela a aussi un impact sur la satisfaction client en créant un partenariat gagnant-gagnant.
Associer les compétences commerciales et relationnelles est, à mon sens, une synergie performante pour une équipe commerciale.
Marie Aude Lagache
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Le but de la qualité relationnelle est de créer une relation de confiance avec ses clients Gagnant / gagnant en utilisant la médiation en prévention.
En alliant objectifs et vision, on va aider les commerciaux à avoir un fil conducteur. Les objectifs font l’objet d’une Co-construction avec les équipes commerciales.
Les principes
ne pas penser à la place de l’autre
on ne juge pas.
Dire / Montrer / Impliquer
s’appuyer sur les forces de chacun.
Il doit y avoir une exemplarité du Dirigeant, qui va transmettre à son Equipe. Et à son tour l’équipe va utiliser la même démarche avec les clients.
Je lance une nouvelle série sur Le Retour au Bureau. Afin de vous soutenir dans cette période de transition avec le mode de travail » Hybride », je vous propose aujourd’hui des idées pour votre préparation individuelle.
Le sujet du moment : le travail hybride
C’est l’expression du moment. Webinar, articles, reportages, on en parle partout. Cependant tout ne semble pas rose, même si tout le monde en parle et il apparait que beaucoup de salariés soient un peu mis devant le fait accompli, sans avoir leur mot à dire.
Mais commençons par une définition pour être tous à la même page :
Le modèle de lieu de travail hybride est un type d’environnement de travail qui combine des aspects du travail à distance et du travail au bureau. Dans un lieu de travail hybride typique, certains ou tous les employés ont la liberté de choisir où et quand ils travaillent, en partageant leur temps entre le travail à domicile et le travail à partir d’un bureau central.
Steve Hogarty, journaliste et écrivain
Pourquoi c’est important
Au cours des presque 30 ans passés en entreprises en dans les grands groupes internationaux, j’ai eu largement le temps de me rendre compte que l’on utilise souvent très mal le matériel et les applications qui nous sont proposés. On nous a balancé des nouveaux modes de communication mais bien souvent sans nous fournir le matériel adéquate pour les utiliser et aussi sans un minimum de formation.
La grande mode est de balancer un lien vers un tuto et basta mais la plupart des utilisateurs ne prennent pas le temps de se former ou n’ont pas eu le temps ou sont rebuté par certains aspects techniques.
Après de dizaines de réunions en mode hybrides, où j’étais obligée de rester scotchée à un pauvre micro ou à la fameuse « pieuvre » polycom, impossible de bouger de 3 cm sans que cela affecte les personnes en remote, avec des galères de son, de slides et j’en passe, (et vous avez sans doute vous aussi expérimenté ce genre de galères), je n’ai plus en vie de perdre mon temps.
Car en sortant de ces réunions galères, j’avais le sentiment que personne n’avait réellement suivi le sujet, que je ramais pour tenter de faire passer mes idées mais que le conditions étaient tellement épouvantables que c’était vraiment pas gagné.
Aujourd’hui que je suis indépendante, je trouve encore plus important que je puisse travailler dans de bonnes conditions. Car le contexte, l’équipement etc, vont impacter la façon dont mes prospects vont répondre à mes offres, la façon dont mon travail va être perçu par les équipes et clients avec lesquels je travaille. Et tout cela aura un impact direct sur mon chiffre d’affaires et tout aussi direct que ce que je pourrais mettre dans mon frigo.
Mais pour les salariés qui m’entourent, le sujet est un peu différent. Il s’agit là de bien se préparer à passer du « tout à la maison » à une répartition différente du travail.
Cette nouvelle série d’articles, vidéos et podcasts va parler :
Donc la nouvelle vient de tomber, à partir de Septembre, vous devez retourner au bureau 2 ou 3 jours par semaine.
Profitez de l’été pour vous préparer à cette rentrée un peu particulière
Ce n’est pas qu’une histoire de manager uniquement , chacun a une part de responsabilité et comme dans tous les domaines, cela ne fonctionne bien que si chaque individu du groupe est conscient que la réussite du groupe provient de l’ensemble des actions de chacun des éléments. Nous avons tous une responsabilité partagée pour faire que les choses se passe bien.
C’est ce qu’on espère un jour de rentrée, comme à l’école, tout le monde est prêt, on a reçu pendant l’été la liste des fournitures, les profs sont prêts, le planning des cours a été fait, les travaux ont été faits pendant l’été et hop la rentrée va bien se passer.
Je livre ici une vue idéale d’une rentrée scolaire, tous les parents qui m’écoutent savent que si cela se passait souvent comme cela quand nous étions enfants, c’est plus rare aujourd’hui.
Mais que va-t il se passer à la rentrée bureau en septembre ?
Aurez vous reçu des instructions claires ? Est ce que les salles de réunions ont été équipées pour les réunions en mode hybride ? Est ce que le planning de chacun sera clairement établi ?
Si j’en crois les conversations avec des clients, prospects et amis, ou membres de ma famille, c’est loin d’être le cas.
Dans un monde idéal , on a pris le meilleur des 2 modes. Tous les avantages du mode à la maison et ceux du travail au bureau.
Mais voilà, souvent la décision été prise sur un coin de table avec l’idée que l’on verra bien à la rentrée dans beaucoup d’entreprises.
Cependant, individuellement nous avons donc notre responsabilité dans la réussite de la mise en place de cette nouvelle faction de fonctionner.
A moins que vous ne fassiez partie de cette partie des salariés qui considèrent que le chef doit tout faire, et ne pas se tromper et de toutes façons c’est sur cela ne vous ira pas… mais je pense que vous ne seriez pas entrain de m’écouter si vous étiez dans cette catégorie, vous savez que vous avez un rôle à jouer.
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Quels jours ?
Et la première question sur laquelle je vous propose de réfléchir c’est « quels jours » ? et pour vous aider à décider, il vous faut peut être avoir une discussion avec les autres membres de votre foyer qui sont dans le même cas que vous.
Quand les autres membres de la famille sont-ils là ?
En effet c’est peut être sympa de ce sire qu’une fois par semaine, on travaillera tous de la maison, mais cela peut aussi créer des difficultés de bande passante par exemple, ou de bruit si vous devait être dans la même pièce.
Ce qui était explicable lors que nous étions tous contraints d’être ensemble à la maison ne sera peut être pas aussi toléré dans des conditions « choisies ».
Quels engagements personnels ?
Par ailleurs il va falloir aussi repenser aux engagements personnels, car beaucoup d’activités vont reprendre, comme les activités péri-scolaires, le sport etc … A organiser en famille pour ne pas se retrouver dans des situations difficiles.
Quels horaires ?
On pourra aussi se poser la question des horaires de travail que l’on souhaite garder. est ce que votre employeur vous impose des plages horaires où vous devez être absolument connectés, pendant une partie de la journée et le reste est à votre convenance ?
Vuos ne savez pas ? demandez !
Enfin sur cette question des jours, si vous avez dans votre voisinage des bruits qui reviennent de façon hebdomadaire, là aussi tenez en compte. je pense au passage du jardinier chez vous ou chez les voisins ou dans votre résidence, ou tout autres activité bruyantes et planifiées.
Quand est-ce que mes collègues seront au bureau ?
Bon à savoir, si vous ne voulez pas vous taper 1 heure de métro pour finalement vous retrouver seul(e) dans l’open space ! En principe vous avez un peu envie de revoir certains collègues, autant en profiter pour se revoir et aussi au delà de l’aspect relationnel, c’est peut être l’occasion de travailler ensemble sur des dossiers communs, autrement que par vidéo ou chat.
Donc à voir avec les collègues si vous pouvez prévoir des jours de « retrouvailles » après ces 18 mois d’isolation.
Quelles activités ?
Vous allez aussi réfléchir au type d’activités qu’il vous sera plus facile de faire au bureau ou bien à la maison.
Par exemple, il sera peut être plus efficace de garder les appels téléphoniques pour vos jours à la maison si vous travaillez dans un open space.
Vous allez peut être privilégier les réunions avec les clients lorsque vous être dans les locaux de votre entreprise car les équipements sont adaptés.
Pour sélectionner vos activités, pensez à l’énergie dont vous avez besoin, à la coopération avec d’autres personnes de votre équipe ou d’autres départements qui est nécessaire pour certaines tâches.
Certains vont privilégier la rédaction de rapport, de compte rendus, des travaux de recherche, la création d’une présentation etc. quand ils sont à la maison parce qu’ils savent qu’ils ne seront pas dérangés.
Et garder pour le bureau des travaux plus légers, sachant qu’ils vont être interrompus.
J’ai suivi un webinaire récemment qui mentionnait une étude faite par l’observatoire du télétravail, qui annonçait que les personnes en télétravail avec leurs enfants pendant le confinement étaient en moyenne 30 % moins dérangés (!!!) que lorsqu’ils travaillent au bureau dans l’open space.
L’idée ici est de définir un équipement idéal et d’en disposer aussi bien à votre domicile qu’à votre bureau.
Il s’agit d’une bonne caméra, un casque / micro / un écran additionnel, des câbles etc. Dans le meilleur monde vous avez tout en double.
Sinon, on peut créer des kit de voyages pour trimbaler votre matériel, en tout cas ce qui est transportable. Et c’est aussi très lié à la définition des tâches. Peut être que vous avez besoin de 2 grands écrans au bureau car vous manipulez des fichiers excel géants ou avez des logiciels de cartographies, de dessin etc. Mais peut être que dans les tâches que vous garderez pour la maison, vous n’avez pas nécessairement besoin de 2 grands écrans. Peut être que votre portable plus un petit écran ou même une tablette ferait très bien l’affaire.
Donc réflexion à mener, avec votre service IT et votre manager. Ils ont peut être des idées, dans un autre département il y a peut être eu des idées réutilisables. Encore une fois, parlez, exprimez vous, posez des questions, montrez que vous souhaitez que tout se passe bien et que vous ne venez pas voir votre manager avec uniquement des problèmes ( ce qui risque de l’agacer) mais déjà avec des pistes de réflexion voire carrément avec la solution toute prête. Et croyez moi, quand on vous propose une solution toute prête, on refuse rarement !
Si vous avez dans votre entourage des « voyageurs » pour le business; il est fort probable qu’ils puissent vous conseiller le sac à dos qui va bien, la pochette porte câbles au top etc. alors n’hésitez pas à provoquer des conversations, à questionner. Ils seront certainement ravis de faire part de leur expérience.
Une des façons d’améliorer les choses dans le mode de travail hybride est de réduire le nombre de réunions inutiles et il y a en des tas.
Exercice à faire chez vous : imaginez que vous ne puissiez avoir que 3 réunions par semaine, lesquelles maintenez vous, lesquelles remplacez vous et comment ?
Pourquoi faire une réunion sur un status report quand on pourrait envoyer un fichier à commenter ?
Pourquoi faire une réunion d’une heure sur un projet, quand on pourrait envoyer une video présentant le sujet, en avance et avoir seulement une réunion de 30 minutes sur le coeur du sujet ?
Une tâche un peu compliquée à déléguer à un collaborateur ? utilisez une video rapide, via loom par exemple qui vous permettra de rapidement expliquer ce que vous voulez.
A chaque fois que vous êtes tenté d’organiser une réunion, demandez vous s’il n’y a pas un moyen de faire autrement. Vous ne supprimerez pas tout mais pas mal.
Soignez vos demandes
Mieux communiquer, c’est aussi être très clair dans vos demandes pour éviter les va et vient inutiles de mail, chat ou sms.
Exemple 1 : Peux tu m’envoyer le rapport sur le CA quand tu as 5 minutes ?
Exemple2 : Peux tu m’envoyer stp, le rapport sur le CA du mois dernier, au format xlsx, pour le 28/06 à 1200. Les instructions de création du rapport et le modèle se trouve sur le shared drive à l’adresse : Shared/CA/modèlerapport.xlsx
On peut tous être exemplaires et nous mettre à communiquer plus clairement. La force de l’exemple est importante, alors utilisons là.
Utiliser votre signature de mail
Dans une entreprise dans laquelle j’ai travaillé quelques temps, les personnes qui étaient à temps partiel indiquaient généralement dans leur signature d’email, les jours et heures où elles travaillaient et celles où elles étaient off.
Pourquoi ne pas utiliser la même méthode pour informer vos correspondants des jours où vous êtes à domicile et ceux où vous êtes au bureau ? Ainsi pour organiser une réunion, prévoir des échanges se sera plus facile pour tous.
Partager votre agenda
Partagez votre agenda avec votre équipe; je rencontre encore des personnes qui ne partagent pas leur agenda au motif que tout le monde peut tout voir. C’est faux. Vous choisissez le niveau de détails lorsque vous autorisez le partage. Ainsi votre collaboratrice la plus proche, votre assistante voient tout le détail de vos RDV , mais les autres voient seulement si vous êtes dispo ou occupé. C’est plus confortable pour organiser des RDV et évite aussi des échanges de mails, des personnes qui sont frustrées de ne pas avoir de réponse à leur demandes rapidement etc.
voir la vidéo sur Youtube
Informer vos interlocuteurs
Pour les membres de votre équipe, il peut être aussi utile de les informer de vos routines de travail afin qu’elles sachent quand elles peuvent vous contacter ou quand il ne faut pas. Via votre agenda ou bien, dans des instructions claires à partager avec votre équipe.
J’ai eu l’occasion de voir récemment quelques exemples de personne qui se créent une sorte de wiki sur comment bien collaborer avec eux, avec des indications sur les horaires, jours , la façon idéale de les contacter etc.
Cela peut être bien être utilisée à votre niveau et décliné au niveau d’une équipe
La technologie nous offre pas mal de possibilités, autant l’utiliser au mieux.
Ne pas hésiter à poser les questions à son manager et à l’inciter ainsi à une concertation d’équipe.Il n’y a pas de solution unique pour toutes les équipes et toutes les entreprises.
Chaque équipe doit pouvoir trouver sa façon optimale de fonctionner, pour que cette nouvelle aventure qui se joue, soit un concentrée des meilleures pratiques du travail à l maison et du travail au bureau.
Dans le prochain article de la série nous parlerons de : Le travail du manager avec son équipe
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Vous voyez certainement fleurir sur es réseaux professionnels, des dessins, des sketchnotes. Cela m’a donné l’idée d’interviewer une spécialiste de ce domaine, Lison Bernet.
Ouvrir grand ses oreilles.
Comprendre. Dessiner et dire les choses simplement.
Dans ma vie, le dessin c’est ce passeport qui me permet d’aller partout, dans tous les milieux socio-culturels. Grâce à lui j’ai visité les entrailles de machines gigantesques au CERN, je fouine dans les labos, je découvre des activités professionnelles dont je ne soupçonnais pas l’existence et j’assouvis ma curiosité naturelle pour les humains et leurs interactions.
Dans ma boite à outil de dessin, il y a la facilitation graphique, le live-sketching, les bd-reportages et la clarification. Tous sont sont au service de la compréhension et de l’attention.
Qu’il serve à faciliter la pensée du groupe, à dire les choses simplement ou à dynamiser les conférences et tables rondes, Le dessin est un outil puissant de communication et de cohésion. La mise en dessin des réflexions met à plat les idées. Il donne une place à chacun et permet d’affiner toujours plus la perspective. C’est un moyen de Résumer, d’Engager, Synthétiser et Motiver.
Lison Bernet
Dessin, un outil par comprendre
Lison fait du dessin et de la clarification .Le but est d’expliquer avec le dessin , c’est un passeport pour aller dans différents milieux.
Le dessin, c’est le marchepied de la compréhension.
Elle a créé son métier au fur et à mesure. Lison fait du Dessin son métier depuis 15 ans_
Par exemple dans le domaine de la physique des particules, discours de spécialistes et la science comme elle se fait .
Elle exploite le côté créatif de la Science .
Les étapes du processus :
Identifie les notions essentielles :
Expliquer les pré requis si besoin faut il expliquer à l’avance? Elle va interroger les spécialistes, prendre des photos, faire des enregistrements. Ensuite elle réécoute, réécrit, simplifie, réduit, dans le but de faire un BD de 18 cases avec 1 heure d’interview.
Il faut très peu de texte. Le dessin évite de répéter
Elle va identifier les messages secondaires. Vérifier si c’est accessible et donner des accès (pas d’acronymes, aucun terme scientifique) en gardant la cible : s’adresser au grand public,
Le but des clients :
Expliquer les recherches
Valoriser leurs équipes
BD – reportage par visio. Ex : Programme de 4 ans sur la recherche sur le cancer. Accompagnement des plusieurs équipes de chercheurs, avec des reportages réguliers, et suivre ce qui va ressortir de ces recherches dans les prochaines années.
Expliquer la recherche en temps de Covid.
Raconter un projet, en utilisant parfois la fiction
humour …
Autre projet : la sécurité informatique dans une administration. transformer des documents techniques ardus et lourds en documents légers et simples à comprendre.
les utilisateurs comprennent les enjeux de sécurité IT.
exemple des travaux de Lison
Autre cas d’usages :
Clarifier leurs pensées et ce qu’ils veulent dire. Vérifier l’alignement des membres d’une équipe, sur les messages, les définitions, la vision stratégique.
Décrire des projets d’innovation.
Intervention lors d’événements Live, compte rendu de réunions.
Live sketching, en visio pour fixer l’attention
Rebondir, Surprendre, Partager des dessins (humour)
Elle commence avec un dessin-teaser pour annoncer l’événement avec plusieurs niveaux d’humour pour voir le style des entreprises pour lesquelles elle intervient. ( sketchnoting). cela va la guider sur ce qu’elle peut ou ne peut pas faire durant les lives.
Depuis 4 ans elle pratique la captation graphique, les schémas dessinés des échanges.
Facilitation graphique
Elle produit beaucoup de dessins et elle fait les résumés des réunions avec les dessins.
Elle pratique sur papier, ou en numérique (Ipad, Wacom).
Lison constate que les clients sont » Lassés de l’environnement numérique léché”.
“ on en a marre des sauces où on ne voit pas la branche de thym”.
Son parcours : Licence art plastique, puis Cuisinière ( elle imaginait ses recettes en dessins).
« Plus tu dessines, mieux tu dessines. »
Autodidacte sur les outils technologiques. Lison a un grand esprit de synthèse + préparation importante en amont.
https://youtu.be/0nfqQB2GbEE
Livre : « LastMan » manga français “Corto Maltese sous stéroïdes » Bastien Vives, Balac, Michaël Sanlaville , c’est un « Seinen ».
Citation :” Projet n’est pas devis, devis n’est pas facture. » Éviter d’avoir trop d’attente.
Astuce de productivité : Lison ne travaille pas le soir ni le week-end. Faire des pauses, et avoir un temps défini.
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